Elemen data "akun belanja" pada arsip pembayaran

Pada tulisan sebelumnya , elemen data pendukung yang dituangkan ke dalam lembar deskrepsi arsip keuangan adalah Nomor SP2D, nama perusahaan, pejabat pembuat komitmen/ PPK, unit kerja eselon III , metode pengadaan. Pada tulisan kali ini, penulis akan mencoba manambah elemen data dan penamaannya sehingga memberikan manfaat atau memberikan dukungan dalam pelaksanaan penyusunan SIMAK-BMN. 

Masukan dari seorang operator SIMAK BMN tersebut memberikan gambaran bahwa untuk penamaan SP2D soft file bentuk PDF (hasil pemindaian) hendaknya dengan nomor SP2D, hal tersebut sesuai dengan aplikasi SIMAK BMN. Alasannya adalah nomor dan tanggal SP2D telah rigit menjadi tanda pengenal SP2D (Surat Perintan Pencairan Dana) sebagaimana di dalam aplikasi SIMAK-BMN.

Sebelum mendapat masukan dari seorang opertor SIMAk BMN, dasar penamaan file fdf  termasksud adalah nomor definitif. Alasannya adalah didalam nomor definitif terdapat 1 atau 2 atau bahkan 3 nomor SP2D (tergantung berapa kali termin bayar kegiatan terkait). Terdapatnya beberapa nomor definitif tersebut adalah hasil dari pemberkasan, berdasarkan kegiatan yang sama.

Masukan lain yang penulis tafsirkan adalah adanya kolom "akun belanja" pada lembar deskrepsi. kolom akun belanja terbagi atas 51 untuk belanja pegawai, 52 untuk belanja barang dan 53 untuk belanja modal. Akun pokok tersebut merupakan pembagian klasifikasi sehingga jenis belanja dapat diurutkan. akun belanja 53 dipergunakan untuk penyusunan SIMAK BMN. yang walaupun terdapat belanja barang / akun 52 yang akan menjadi BMN / aset.

Sebelum mendapat masukan mengenai aku belanja, elemen data pada lembar deskrepsi adalah akun output (program). Akun ouput ini menunjukan program kerja unit eselon III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Alasan penuangan  akun ouput (program) adalah untuk kepentingan pemeriksaan. Data peminjaman arsip dan penggunaan oleh tim pemeriksa (tim audit), mempergunakan kata kunci "program" , "output", dan unit eselon III sebagai pelaksana.

Kesimpulan tulisan ini adalah, kegiatan pengarsipan terdiri atas kegiatan pendataan dan pemberkasan serta penyimpanan. Data arsip sebagai alat bantu untuk menelusuri keberadaan (makanya elemen data utama adalah uraian, lokasi boks, lokasi folder, dan nomor definitif. namun demikian elemen data yang cukup lengkap dapat lebih mendukung manajemen .Bukan hanya sekedar elemen utama, namun juga elemen sesuai dengan kepentingan pengguna arsip. contoh pengguna yakni "tim pemeriksa"  ternyata berbeda dengan "tim SIMAK BMN" ( penyusunan daftar aset/daftar BMN). Pemberkasan dipergunakan untuk mempermudah pendataan dan memaksimalkan penyimpanan, namun jika penggunaan teknologi informasi dapat menyimpan puluhan elemen data dan penyimpanan dapat berupa bentuk digital, maka kepentingan pengguna (dukungan manajemen daninfo publik) dapat maksimal diberikan.

 .