Surat dan Lampirannya

Pejabat publik melaksanakan komunikasi untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Sarana komunikasi yang dipergunakan oleh pejabat tersebut dituangkan dalam naskah. Sarana komunikasi sepeti telepon masih menjadi sarana koordinasi, namun untuk yang bersifat resmi atau formal , komunikasi para pejabat tersebut dituangkan dalam tulisan yang kemudian ditandatangani oleh pejabat. Naskah - naskah yang disyahkan dan yang diterima oleh pejabat publik  inilah yang disebut dengan arsip.

Secara umum, naskah yang dipergunakan untuk sarana komunikasi para pejabat publik disebut dengan surat. Namun demikian surat tersebut dapat dilampirkan beberapa surat atau dilampirkan keputusan/peraturan, dapat juga dilampirkan data2 dalam bentuk formulir dan lain sebagainya. salah satu contoh adalah surat usulan joint study untuk wilayah kerja Migas yang baru. 

Pimpinan perusahaan menyampaikan komunikasi secara tertulis kepada Dirjen Migas. Bentuk komunikasi tersebut adalah surat. Surat tersebut dilampirkan data - data dan surat lain yang dimaksudkan untuk memperkuat maksud pengajuan joint study. Lampiran tersebut sebagai syarat administratif pengajuan permohonan joint study wilayah kerja baru migas. Lampiran surat tersebut adalah laporan singkat geologi potensi migas, profil dan kemampuan perusahaan, pernyataan kesanggupan menyerahkan jaminan dan rencana kerja joint study.

Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi terdiri dari Sejarah ringkas kegiatan eksplorasi pada wilayah kerja yang dimaksud, ketersediaan dan akses data yang mewakili daerah usulan, Geologi Regional, Petroleum System, Konsep eksplorasi.

Profil dan Kemampuan Perusahaan berisi antara lain Bidang Usaha, Laporan Audit Keuangan, Keterangan Bank dan Sumber Daya manusia. 

Sebagai persyaratan administrasi pengajuan permohonan joint study wilayah kerja migas baru, maka dokumen tersebut menjadi satu kesatuan berkas yang tidak terpisahkan. Jika didapatkan terpisah dan maka perlu kiranya untuk dijadikan satu kesatuan. lampiran tersebut perlu dikontrol dengan adanya tanda sehingga ketika terjadi pemisahan karena salah pengurusan dapat dilacak. 

Tanda yang diberikan oleh unit yang meregister sangat diperlukan. Tanda tersebut dapat berupa cap yang menyatakan lampiran surat joint study bersama wilayah kerja migas baru. Hal tersebut sangat bermanfaat dikarenakan ketebalan dokumen lampiran sangat signifikan. Tanda tersebut dibubuhkan setelah di cheklist oleh petugas registrasi surat. 

Pembubuhan tanda ini yang sering dilupakan oleh petugas register surat. Untuk itulah kepala tata usaha harus membuat SOP dan pelatihan terhadap petugas register surat. Tanpa ada SOP dan sosialisasi yang dilakukan terhadap petugas register surat, maka tanda tersebut tak terbubuhkan.

pentingnya surat dan lampiran surat tetep menyatu, dikarenakan ketika nanti sudah selesai tindak lanjut, petugas arsip tidak merasa kebingungan. kebingungan yang dialami oleh petugas arsip adalah ketika lampiran lampiran tersebut diketemukan terpisah. contohnya Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi yang diketemukan terpisah. contoh tersebut hanyalah merupakan kelengkapan atau lampiran dari surat permohonan pengajuan joint study wilayah kerja migas baru. jika ditemukan secara terpisah maka akan diangap oleh petugas arsip sebagai arsip tersendiri.

Namun demikian, jika terdapat tanda berupa cap pada Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi, maka petugas arsip dengan mudah memberkaskan kembali. menyatukan kembali dengan surat permohonan joint study wilayah kerja migas yang baru.

duplikasi

Duplikasi merupakan arsip yang sama karakter dan sama fisik. Kegiatan administrasi yang membagi kewenangan dan tugas serta fungsi masing - masing pejabat akan menjadikan banyak munculnya duplikasi. praktik berikut ini merupakan sumber munculnya duplikasi.

1. contoh 1 adalah Seorang sekretaris menggandakan 1 naskah berdasarkan disposisi pimpinan yang menunjuk lebih dari 1 pejabat pada level dibawahnya. Pejabat level dibawahnya diberikan tugas sesuai tupoksinya berdasarkan naskah yang sama. Misalnya seorang sekretaris jenderal mendisposisi surat yang harus ditinjau dari sisi hukum, sisi organisasi dan sisi umum. hal ini menyebabkan duplikasi surat yang nantinya akan bertemu ketika arsip diserahkan ke central file. 
2. contoh 2 adalah laporan hasil pekerjaan yang dicetak 10 eksemplar (dikarenakan disebut didalam surat perjanjian) laporan sebagai lampiran diterbitkan SP2D, laporan untuk penanggungjawab kinerja dan kegiatan, laporan untuk P2K.
3. contoh 3 adalah arsip yang dipergunakan sebagai bahan /dasar pengambilan data atau rujukan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya DIPA akan digandakan sejumlah dengan pejabat sebagai manager dimasing masing bagian yakni pejabat eselon 3 yang merupakan penanggung jawab kegiatan, 
4. contoh 4 adalah fungsi dari naskah itu sendiri, misalnya SK kenaikan pangkat...naskah ini akan berada di personile file, juga akan ada di berkas keuangan, sebagai dasar kenaikan gaji. jika ditemukan bukan dalam bentuk berkas, maka akan terlihat sebagai duplikasi
5. contoh 5 adalah tembusan surat. tembusan surat biasanya ditunjukkan dibagian bawah pada naskah. tembusan menunjukkan hubungan kerja, baik sebagai pemberitahuan, laporan ataupun persyaratan administrasi, misalnya surat penugasan luar negeri seorang PNS yang ditembusakan asal instansi PNS termaksud. dan Surat penugasan untuk KPKPN sebagai dokumen pendukung pembayaran beaya perjalan dinas luar negeri. 

demikian contoh praktek duplikasi dan masih banyak lagi yang akan memperbanyak beban kerja arsiparis, jika arsip ketika masih menjadi berkas kerja tidak diberkaskan dengan baik, maka munculkan duplikasi atau arsip yang fisiknya sama, akan sangat tinggi.

Memaknai Kerja Penataan Arsip (1)

Ouput dari penataan arsip adalah daftar arsip. sering dalam pelaksanaan penataan arsip, dihasilkan beribu ribu data. Data arsip biasanya dituangkan dalam lembar kerja excel yang menunjukkan nomor urut,  informasi uraian arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, lokasi folder, dan lokasi boks. Daftar Arsip tersebut dapat menjadi panduan dalam pencarian arsip.

Daftar Arsip kemudian di cetak dan dijilid kemudian diberi judul daftar pertelaan arsip atau daftar arsip. Daftar arsip sebagai hasil penataan arsip. Penataan yang disertai dengan aplikasi komputer penyimpananan, atau database arsip, maka data dalam daftar tersebut di upload kedalam aplikasi. Pekerjaan penataan yang disertai alimedia atau digitalisasi, maka upload hasil scan akan dilaksanakan per data berdasarkan urutan dalam daftar arsip.

Suatu pekerjaan penataan arsip diakhiri dengan penyusunan laporan. Resume laporan, selain jumlah data yang terdapat di dalam daftar, sering disebutkan jumlah boks yang kemudian dikonversi ke dalam satuan ukur Meter Linear (ML). Di dalam laporan terdapat juga foto kondisi sebelum di tata dan setelah di tata yang ditunjukkan dalam boks - boks tertata dan tersusun urut. Sebagai lampiran terdapat daftar arsip yang dicetak atau data scan diupload atau diunggah ke dalam database penyimpananan. Pada penyerahan laporan pekerjaan  biasanya juga dilakukan ujicoba pencarian kembali, baik dengan daftar arsip yang telah dicetak ataupun dengan bantuan aplikasi komputer.

Dalam rangka memaknai sebuah penataan arsip, perlu kiranya untuk kita untuk bertanya, Bagaimana agar hasil penataan dapat tersosialisasikan?  Pengolahan dari setiap data dapat lebih bermakna? Bagaimana si pencari arsip atau publik dapat lebih mengerti data - data arsip?. Apakah seorang arsiparis memang hanya difungsikan untuk menata, memberkaskan, menyusun, mengurutkan dari ribuan item naskah, item berkas, dosir??. 

Penulis berfikir, bisakah daftar dapat memberikan makna jika dirangkum menjadi sebuah narasi. atau diperlukan dokumentasi lain sehingga membatu dalam menelusuri arsip. Paragraf demi paragraf yang disusun untuk menceritakan secara kuantitas baik secara kualitatif dari arsip arsip yang telah dilakukan penataan. paragraf demi paragraf tersebut  berasal dari sudut pandang proses pemberkasan, penggabungan data, pengelompokkan data, menyatukan kembali ke dalam aturan penataan asli, atau mengembalikan kepada asal usulnya (unit penciptanya).

Dokumentasi dari alasan pengelompokan berkas, yang diawali dengan berapa jumlah data (lembar deskrepsi atau satu row entri) awal sebelum dikelompokkan menjadi satu kesatuan  berkas. Notulensi diskusi dari tim yang memutuskan untuk disatukan menjadi satu kesatuan berkas atau masih belum memutuskan untuk menyatukan dalam satu berkas?

Kesimpulannya bahwa memaknai sebuah penataan arsip, bukan hanya menghasilkan arsip yang mudah diketemukan. Bukan pula hanya menghasilkan sebuah daftar arsip. atau bukan hanya mengentri data ke dalam aplikasi komputer penyimpanan arsip saja. namun juga mendokumentasikan, menarasikan gambaran dari hasil penataan arsip. seorang arsiparis mampu menceritakan dengan kata kata apakah cerita dan narasi dari hasil pemberkasan. arsiparis menceritakan alasan alasan pemberkasan. melepas dari bundel satu kedalam bundel berikutnya dikarenakan kesamaan kegiatan, kesamaan isi, atau kesamaan strukturnya.

Dapat pula cerita mengenai proses administrasi yang tergambar dalam arsip tersebut. hubungan antara item item naskah yang terdapat di dalam berkas. Penandatangan naskah atau pencipta arsip nya. Dasar hukum dan situasi perkembangan eketrnal yang menjadi dasar terciptanya arsip (jika dimungkinkan). Sehingga hasil penataan dilengkapi pula cerita dan narasi yang memperkaya informasi, bukan hanya daftar arsip saja. (bersambung)

Tata Cara Penataan Arsip (langkah - langkah teknis)

Tahap - tahap pelaksanaan penataan arsip belanja barang dan jasa pemerintah:

1. Memasukan deskrepsi arsip pada formulir yakni nomor SP2D, unit kerja (eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan), klasifikasi Belanja, nomor kontrak, nama perusahaan, paket pekerjaan, nominal, tingkat perkembangan, bulan,  tahun dan lokasi simpan sementara (boks dan folder).
2. Melakukan pemasukan data ke lembar deskrepsi atau langsung ke lembar kerja computer (excel)
3. Evaluasi entri untuk setiap pelaksana sehingga didapatkan keseragaman data; contohnya untuk kode pelaksana dengan 4 digit. 
4. Hasil evaluasi minggu pertama dan kedua yakni antara lain adalah, pengetikan jenis angka yang benar sehingga data dapat diurutkan, masih ada kolom kosong, jenis belanja yang beragam, nomor folder diseragamkan untuk 4 digit, nomor urut dengan kode pelaksana sehingga memudahkan dalam menelusuri deskrepsi sementara
5. Menyamakan untuk entri jenis belanja adalah honorarium, jasa, biaya pemeliharaan gedung dan bangunan, barang non operasional, barang operasional, pemeliharaan peralatan dan mesin, pemeliharaan jalan, perjalanan dalam negeri, perjalanan luar negeri, modal tanah, modal peralatan dan mesin, modal gedung dan bangunan, modal jaringan dan modal fisik
6. Entri untuk unit kerja menyamakan dengan kode unit kerja eselon III yang jika di nomor SP2D tidak ada maka ditelusuri dan diteliti dari narasumber maupun dari kelengkapan berkas.
7. Pemilihan tahun untuk dokumen yang dilakukan pendataan atawa deskrepsi adalah tahun 2010 dan kemudian direncanakan tahun 2011 dengan dasar untuk penyelamatan dokumen keuangan yang masih diperiksa oleh lembaga pemeriksa baik internal mupun ekternal.
8. Lembar kerja computer per pelaksana dikumpulakn menjadi satu untuk dikompilas sebelum data tersebut dilaksanan pengolahan informasinya
9. Melaksanakan cek fisik sebelum dilakukan pengolahan data untuk memastikan bahwa fisik sesuai dengan data dengan metode random
10. Melakukan pengolahan informasi untuk dasar pengaturan fisik yakni dilakukan manuver data.
11. Melakukan wawancara kepada pemakai dan petugas keuangan di bagian keuangan atas akses dan penelusuran arsip yang biasa dilaksanakan
12. Manuver fisik yang didasarkan oleh data baru sebagai hasil manuver data.
13. Mengatur fisik ke dalam boks arsip yang telah diberikan nomer baru (nomor definitive)
14. Memberikan nomor boks baru baik di dalam data maupun di dalam fisik yakni boks dokumen keuangan
15. Mengatur dan merapikan kembali data sehingga didapatkan daftar arsip yang telah selesai dilakukan penataan.

Mengenali Struktur Berkas

Pada tulisan kali ini, penulis menyampaikan apa yang sering ditemukan dalam proses penataan arsip. seringnya dijumpai mengenai deskrepsi arsip yang belum menjadi satu kesatuan. Arsip yang seharusnya satu kesatuan menjadi tersimpan terpisah pisah. perlu kiranya seorang arsiparis atau petugas arsip mengenal daftar isi berkas. Contoh kasus pada arsip belanja pemerintah yakni pembayaran barang/jara pemerintah

Satu berkas terdiri beberapa item naskah. item item naskah tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Item naskah satu akan menjadi dasar untuk diterbitkan item naskah lainnya. atau juga item satu menjadi kelanjutan untuk item berikutnya. Proses administrasi yang terpisah dikarenakan dasar (kontrak kerja) , ato proses administrasi yang terpisah pisah berdasarkan pejabat yang menandatangani menjadikan arsip tersimpan terpisah pisah. Proses administrasi yang menghasilkan arsip tidak menyatu. Oleh karena itu kelengkapan berkas harus menjadi perhatian bagi para arsiparis. Satu deskrepsi berkas arsip harus mencerminkan isi informasi yang terkadung di dalam berkas. Arsiparis melakukan deskrepasi arsip yang hanya menyadur dari judul naskah bisa dikatakan mendeskrepsi per item yang walaupun ketebelan berkasnya melebihi satu boks. Hasil deskrepsi tersebut perlu untuk disatukan sehingga mendapatkan kelengkapan berkas. 

Contohnya adalah, laporan hasil pekerjaan yang secara lengkap berdasarkan kontrak kerja terdiri dari laporan awal (pendahuluan), laporan antara dan laporan akhir. Terdapat 3 deskrepsi atas laporan dikarenakan terdapat 3 laporan yang seharusnya dideskrepsi menjadi satu deskrepsi saja. ato kemudian diberkaskan dengan berkas Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) karena laporan merupakan lampiran dari berkas termaksud.

Contoh dari item satu menjadi dasar terbitnya item naskah berikutnya adalah arsip Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). kelengkapan berkas dari SP2D menjadi bagian yang tak terpisahkan. Dasar untuk terbitnya SP2D adalah Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh Pejabat SPM. Seorang pejabat SPM dapat menandatangani naskah SPM jika terdapat kelengkapan berkas yakni Surat Permintaan Pembayaran dari Penanggungjawab Kinerja dan Penanggungjawab Kegiatan, Ringkasan Kontrak, Copy NPWP Perusahaan/pihak ke III yang melaksanakan pekerjaan, Faktur Pajak, Invoice dan kuitansi yang ditantatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Perusahaan, Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), Berita Acara Pembayaran, Berita Acara Evaluasi Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima Pekerjaan dan Laporan pekerjaan.

Contoh terpisahkanya berkas satu dengan berkas yang lain dikarenakan sistem pembayaran dilakukan per termin. berkas SP2D dari termin pertama dibayarkan pada bulan juni sedangkan termin kedua di bulan agustus. Proses pembayaran ini pun juga mengakibatkan berkas SP2D tersimpan terpisah pisah. ketika arsip tersimpan terpisah, sangat dimungkinkan untuk dideskrepsi terpisah pula oleh petugas pendeskrepsi.

Kesimpulannya adalah, mengenal dan memahami daftar isi berkas atau kelengkapan berkas adalah menjadi keharusan arsiparis. jika belom dapat mengenal struktur isi berkas, hendaknya para arsiparis melakukan pemahaman baik berdasar proses maupun berdasar produk (item naskah).

Jika tidak memungkinkan untuk mengenal berkas, maka deskrepsi dilakukan per item sehingga menghasilkan data yang dapat dianalisa. data deskrepsi dapat dianalisa jika lengkap sesuai elemen data dan elemen informasi yang dipersyaratkan bagi deskrepsi arsip yang baik.

.

Citra Digital

Akses arsip dapat mudah dilakukan jika dikakukan dalam bentuk soft file. di dalam kehidupan sehari hari sering disebut soft copy dalam format PDF atokah TIFF, atokah GIF atokah PNG atokah JPEG. Dalam istilah kearsipan biasa disebut dengan citra digital. Citra Digital adalah hasil penangkapan dari objek Fisik menggunakan peralatan pencitraan digital. kalimat sederhananya, hasil scan gitu...... sedangkan untuk kalimat sederhana peralatan pencitraan digital adalah pemindai atau scanner.

Memang citra digital bisa dihasilkan dari alat pemindai dan kamera digital. namun untuk penangkapan objek fisik yang mempergunakan kamera digital, biasanya masuk kategori arsip foto.

Sebagai pengelola arsip, kita punya ide dan sering mencoba untuk membuat soft file dari arsip atau dokumen. Istilah yang sering dipergunakan adalah digitalisasi. Pernah mencoba bagaimana agar dihasilkan citra digital yang baik. Apa saja yang diperlukan? ato jenis jenis scanner beserta spesifikasinya agar menghasilkan kualitas digital yang baik.

Citra digital yang baik haruslah memperhatikan fisik arsip yang akan dilakukan pemindaian. Karakteristik fisik arsip misalnya arsip 

1. Bentuk lembaran, arsip bentuknya buku, arsip bentuk laporan yang sudah dijilid, dan lain sebagainya. 
2. Kebersihan lembar atau naskah dari bahan bahan yang dapat merusak scanner
3. Fisik arsip berwarna atokah hasil fotokopian saja. Atau  tingkat perkembangan arsip "asli ataukah copy"
4. Ukuran kertas dan ketebalan naskah yang akan discan
5. Struktur berkas, apakah yang discan adalah seluruh berkas berserta dokumen pendukung atau lampiran lampirannya. 

Perlukah untuk membuat master file yang dibedakan dengan acces file?. apakah tujuan dalam pemindaian?

Elemen Informasi

Mengolah arsip, menata arsip untuk menjadi informasi yang bermanfaat diperlukan teknis dan kreatifitas sehingga menjadi bahan baku atau bahan yang sudah bisa dikonsumsi oleh pengguna.

Seperti kayu, kayu diolah menjadi papan....dahulu papan sudah bisa dipergunakan, namun sekarang papan belom bisa dipergunakan oleh user, untuk itu diolah kembali menjadi bahan dasar membuat meja dan kursi. apakah papan kayu tersebut dijadikan bahan dasar ato langsung dijual, itu tergantung kreatifitas tukang kayu.

pun di bidang kearsipan, ketentuan dan peraturan semakin berkembang yang mengatur mengenai pengolahan,penataan diharapkan arsip dapat diolah oleh siapapun, dimanapun, menjadi apapun. Seperti contoh dibawah ini.

Pernahkah kita sebagai arsiparis, mendapati lembar deskrepsi arsip dengan kolom kolom sebagai berikut

1. jenis naskah ( apakah bentuk nota dinas, surat keluar, surat masuk, disposisi/arahan pimpinan,  laporan, formulir, Poduk Hukum, kuitansi, berita acara, undangan, pengumuman, kuitansi/invoice)
2. tingkat perkembangan (asli, copy)
3. hal/judul
4. klasifikasi akses
5. klasifikasi keamanan
6. kategori arsip
7. Vital/tidak vital
8. media arsip
9. bahasa dan tulisan
10. kategori fungsi
11. nomor berkas
12. judul berkas

Kolom kolom tersebut harus diisi lengkap karena arsip akan dipublikasikan dan dapat diketemukan. demikian yang tersebut di dalam peraturan kepala ANRI nomor 22 Tahun 2011 mengenai pedoman penyelenggaraan sistem kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Format tersebut sangat rumit jika arsip yang arsiparis temukan masih bercampur atao belom terolah. 

Arsip yang telah dilakukan penataan, haruslah diolah kembali untuk mengisi kolom kolom tersebut diatas, misalnya untuk mengisi kolom kategori arsip, apakah masuk dalam kriteria arsip terjaga, arsip umum?. darimanakah klasifikasi akses bisa dikeluarkan, apakah arsiparis yang menentukan klasifikasi akses??? atokah pejabat yang mempunyai kewenangan sesuai dengan penciptaan arsipnya???, misalnya siapakah yang berhak menentukan klaisifkasi akses arsip keuangan?, apakah menteri?, apakah kepala biro keuangan?, apakah Kepala bagian Keuangan?, apakah Kuasa Pengguna Anggaran?, dan apakah arsiparis?

Kategori fungsi?, apakah masuk fungsi fasilitatif, atokah substantif?, menjadi fungsi utama, ato hanya faktor pendukung saja?, analisa unit pencipta arsip memegang peranan dalam mengisi kolom kolom tersebut di atas, dan disini apakah arsiparis yang harus mengisi, atokah suatu TIM yang terdiri beberapa jabatan fungasional misalnya analis kepegawaian (yang mengerti mengenai SOP, alur kerja, uraian jabatan), misalnya analis kebijakan tertentu yang memahami alur kerja dari fungsi pencipta terntentu dan dokumen tertentu. 

Kesimpulannya, arsiparis yang diibaratkan tukang kayu, jika tidak dibekali dengan alat alat yang memadai, tidak dibekali dengan sistem kerja (manajemen) yang baik, maka hanya akan menjadi tukang kayu yang hanya bisa mengolah kayu menjadi papan. hanya papan saja yang bisa dibuat. 

ELEMEN DATA "Pencipta Arsip" pada arsip pembayaran barang/jasa pemerintah (arsip keuangan)

Peraturan Kepala ANRI Nomor 21 Tahun 2012 tentang Standar elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional mengatur mengenai penamaan atau pendefinisian elemen data yang baik. Acuan penamaan atau pendefinisian atau dalam istilah para arsiparis disebut dengan istilah "deskrepsi" di dunia internasional mengacu kepada ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF dan ISDIAH. Maksud dan tujuan acuan deskrepsi agar informasi yang terkandung didalam arsip dapat dikelompokkan secara konsisten sehingga dapat menyusun metadata yang baik. jika metadata dapat disusun dengan baik, akses informasi dapat mudah untuk dilaksanakan.

Pada tulisan ini , akan dibahas standar deskrepsi jika dipraktekan pada arsip - arsip keuangan di instansi pemerintah dalam sudut pandang di lapangan (yang biasa arsiparis temukan).

Lembar deskrepsi yang dipergunakan oleh arsiparis untuk mendeskrepsi arsip inaktif biasanya terdiri beberapa kolom yakni

1. kolom Unit Pencipta  arsip

2. kolom nomor urut

3. kolom uraian

4. kolom lokasi folder di dalam boks (biasanya diisi oleh kode pelaksana/inisial nama arsiparis)

5. kolom lokasi boks (ditulis juga inisial nama arsiparis, jika diperlukan) 

6. kolom jumlah (sesuai dengan satuan yang disepakati contohnya, berkas, fond, dll)

7. kolom tingkat perkembangan yakni asli atau foto kopi

Data pada lembar deskrepsi tersebut kemudian dimasukan/dientri di lembar kerja komputer untuk menciptakan metadata arsip. Data yang berasal dari lembar deskrepsi tersebut masih bersifat umum. Sesuai dengan pengalaman penulis dilapangan , berdasar elemen data tersebut, data belum menunjukkan sesuai dengan kelompok / klasifikasinya. Jika dipaksakan untuk  dimasukan kode klasifikasi tanpa proses analisa dan pengurutan berdasarkan elemen lain, maka data akan tidak konsisten dan data tidak handal.

Contoh pada arsip keuangan (kelompok arsip pembayaran barang/jasa pemerintah)

siapakah yang menjadi unit pencipta arsip?, apakah unit pencipta tersebut adalah bendahara pengeluaran?, apakah unit pencipta tersebut adalah perusahaan sebagai pelaksana kegiatan?, apakah unit pencipta tersebut adalah Unit kerja eselon III atau II sebagai penanggungjawab kinerja atau pelaksana program?, apakah unit pencipta tersebut adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)?, apakah unit pencipta tersebut adalah Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)?, apakah unit pencipta tersebut adalah Penerima Hasil Pekerjaan?,  

Pertanyaan - pertanyaan tersebut diatas untuk menggali elemen data yang diperlukan untuk menunjukkan kehandalan informasi di dalam arsip. Disini diperlukan pemahaman alur pembayaran barang/jasa pemerintah. metode apa saja dalam pembayaran tersebut?, Dokumen apa saja dalam arsip pembayaran tersebut, pejabat dan pihak mana saja yang bertandatangan dalam dokumen tersebut. secara fungsi keuangan, alurnya seperti apa?

Peraturan Kepala ANRI nomor 7 tahun 2007 tentang JRA Keuangan menyebutkan bahwa kelompok arsip belanja salah satunya adalah kelompok arsip pembayaran terdiri atas SP2D berserta Dokumen Pendukung. 

Dasar untuk mengesahkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) yakni dokumen pendukung antara lain adalah 

• SPM yang diterbitkan oleh Pejabat SPM, 
• Surat Perintah Pembayaran ke P2K yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III sebagai penanggung jawab kegiatan dan Pejabat Eselon II sebagai penanggungjawab kinerja, 
• Ringkasan Kontrak yang ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (P2K);
• Copy NPWP Perusahaan
• Kwitansi yang disetujui KPA an. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK);
• Invoice bertanda tangan Perusahaan atau rekanan sebagai penerima pekerjaan
• Faktur Pajak
• Surat Penetapan Pemenang yang ditandatangani Ketua Panitia Lelang /pengadaan barang dan jasa/ULP
• Surat Perintah Mulai Kerja yang ditandatangani oleh PPK
•  Kontrak yang ditandatangi oleh Perusahaan dan PPK
• Berita acara penyelesaian pekerjaan yang ditandatangai pejabat eselon II, III dan perusahaan
• Berita acara Pembayaran yang ditandatangani oleh Perusahaan dan PPK
• Laporan kegiatan atau barang

Elemen data dari dokumen pendukung tersebut perlu dimunculkan di lembar deskrepsi sehingga diketahui unit pencipta arsip yang handal. kesimpulannya untuk arsip pembayaran barang / jasa pemerintah diperlukan kolom yakni

1. Nomor SP2D/SPM (untuk klarifikasi pencatatan ketika masih berada di pejabat SPM)
2. kolom nama perusahaan
3. kolom pejabat pembuat komitmen (apakah fisik, non fisik, penunjang, PJDGB, MITAN, atau nama PPK lain sesuai pengelompokkan PPK di Instansi masing masing)
4. kolom unit kerja eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan
5. kolom metode pengadaan (penunjukkan langsung, lelang, dlsb)

Pengembangan elemen data "pencipta arsip" akan berdampak pada kelompok data sehingga memudahkan dalam pemberian kode klasifikasi. jika klasifikasi arsip keuangan hanya diisi dengan kelompok arsip pembayaran barang dan jasa dan tidak diperkaya dengan elemen data lain, maka kehandalan arsip susah untuk diwujudkan.

Pengembangan elemen data yang lain seperti kolom uraian, juga diperlukan untuk memudahkan dalam pengelompokkan data. (bersambung)

Tata Cara Penataan Arsip Dinamis (contoh olah data arsip keuangan)

Penataan arsip pada tahapan Mengolah Data Arsip, kegiatan mengolah data arsip terdiri atas beberapa tahapan antara lain.

a.             Editing Data;

Kegiatan editing data arsip merupakan proses melakukan konsistensi dan kelengkapan data yang sudah terkumpul. Proses tersebut menyangkut kelengkapan, kejelasan dari

-           pencipta yakni unit kerja sebagai pengusul program atau penanggungjawab kegiatan,

-      pencipta arsip yakni pejabat pembuat komitmen penandatangan dokumen keuangan(P2K PJDGB, P2K Non Fisik, P2K Fisik dan P2K penunjang)

-   kelengkapan berkas antara lain, kontrak, laporan, berita acara serah terima pekerjaan, dokumen pendukung seperti kuitansi, pajak

b.             Pengembangan variable

Spesifikasi dari sebuah data arsip keuangan yakni klasifikasi belanja, perusahaan/pihak ketiga yang menjalankan kegiatan terkait. Variable yang dikembangkn untuk jalan masuk atau akses pencarian arsip serta untuk penganalisa data adalah nomor SP2D, Unit Kerja, Nomor Boks, Nomor Folder, Klasifikasi Belanja, Mata Anggaran, nilai pekerjaan, bulan, dan tahun.

c.             Pengkodean data

Untuk dapat dipindahkan ke dalam sarana penyimpanan misalnya boks, rak, folder. Dengan data sudah ditandai dalam sarana penyimpanan maka pengelompokkan data dokumen keuangan dapat menjadi satu kesatuan. Pengkodean lokasi folder terdapat di kode pelaksana (inisial petugas pencatat dokumen). Kode unit kerja disesuaikan dengan unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

d.             Cek kesalahan

Pengecekan kesalahan sebelum dilakukan maneuver fisik. Maneuver fisik arsip adalah pemindahan dari sarana simpan sementara atau nomor urut sementara ke sarana yang baru sesuai dengan urutan baru.

e.             Membuat struktur data

Verifikasi memastikan data sebelum dilakukan maneuver fisik arsip harus sesuai dengan fisik arsip baik uraian atau informasi arsip sesuai dengan lokasi simpan sementara. Selain itu juga konsistensi dari struktur data misalnya kurun waktu dari termuda ke tertua atau sebaliknya. Konsistensi struktur data adalah penomoran dengan 4 digit. Serta memberikan nomor bantuan untuk pengolahan data pada setiap progress.

f.              Tabulasi.

Tabulasi data menggambarkan data arsip sesuai dengan keadaan setelah dilakukan maneuver fisik. Data kemudian disesuaikan dengan pengurutan lokasi simpan sementara dan kemudian diurutkan sesuai dengan lokasi simpan baru setelah fisik arsip dilakukan maneuver.

tahapan selain dari yang tersebut, bisa juga melalui tahapan berikut:

a)        Penggabungan deskrepsi arsip

Kegiatan ini adalah kegiatan menjadikan satu data dari masing masing pelaksana untuk dijadikan satu sesuai dengan dasar pengelompokan adalah

-         Lelang atau bernilai lebih dari 100 juta

-         PJDGB (Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi)

Hasil dari kegiatan ini dapat terlihat dari table berikut ini

No	Kelompok Data	Jumlah data
1	PJDGB	69 data
2	Lelang	476 Data

b)        Merapikan deskrepsi arsip

Rekaman atau tulisan yang menjelaskan isi, kegiatan, jenis, struktur arsip adalah makna dari deskrepsi arsip. Menyamakan pengetikan atau mengedit kesalahan pengetikan serta membuat standarisasi yang berdasarkan kontek, konten dan struktur arsip sehingga menciptakan Info yang dapat dipergunakan agar arsip mudah diidentifikasi dan diakses.

c)        Verifikasi deskrepsi arsip

Untuk uraian informasi arsip yang tidak jelas, maka yang dilakukan adalah mengecek kepada fisik arsipnya. Keteledoran dari pelaksana pada waktu mengentri data, dapat dilakukan koreksi sehingga mendapat kalimat yang benar. Elemen elemen dari data yang antara lain jenis naskah, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah dan nomor berkas harus diverifikasi sesuai dengan fisik arsip.

Elemen klasifikasi belanja merupakan elemen unik di dalam deskrepsi dokumen keuangan. Klasifikasi belanja antara lain adalah

-       Lainnya

-       Konsultansi

-       DN (Perjalanan Dinas Dalam Negeri)

-       LN (Perjalanan Dinas Luar Negeri)

-       Tunjangan Diklat

-       Sewa

-       Sewa Lahan

-       Pemeliharaan

-       Oprasional

-       Non Operasional

-       Modal Peralatan dan Mesin

-       Modal Gedung dan Bangunan

-       Honorarium

-       Gaji dan Tunjangan

d)        Verifikasi Pencipta Arsip

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendokumentasikan hubungan diantara pencipta arsip dengan arsip(informasi). Tersebarnya arsip dapat dihubungkan dengan pencipta arsip. Verifikasi pencipta arsip sebagai jalur akses yang mengkontrol penggunaan.

Unit pencipta arsip dapat bersifat unit kerja atau bersifat fungsional. Pencipta tersebut adalah

-       Unit Kerja Eselon III di Lingkungan Ditjen Migas

-       Pejabat pembuat komitmen yakni penunjang, non fisik dan fisik.

e)        Verifikasi peristilahan resmi

                     Istilah resmi yang terdapat dalam informasi antara lain adalah istilah unit kerja
                     eselon III

STANDAR PELAYANAN KEARSIPAN

Bagaimana Menyusun Standar Pelayanan Kearsipan?? sebelum menjawab pertanyaan tersebut, perlu kiranya untuk memahami apakah pelayanan kearsipan? Apakah produk - produk  pelayanan kearsipan itu?

Jika kita cari kata "pelayanan atau layanan" di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tentang Kearsipan maka akan diketemukan beberapa kata kunci

1. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam pelayanan arsip.
2. Alihmedia arsip statis untuk kepentingan pelayanan arsip
3. Akses arsip statis untuk kepentingan layanan arsip
4. JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis dan arsip statis
5. Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi layanan kepentingan publik
6. Tugas dan fungsi arsiparis adalah menyediakan informasi guna meningkatkan pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Perlu kiranya untuk selanjutnya memahami arti Standar Pelayanan dan Pelayanan Publik yang terdapat dalam UU Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik adalah sebagai berikut:

1. Standar pelayanan (tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janjì penyelenggara kpd masyarakat dlm rangka pelayanan yg berkualìtas, cepat, mudah, terjangkau dan terukur).
2. Pelayanan publik merupakan Kegiatan atau rangkaian kegìatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagì setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disedìakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Standar pelayanan kearsipan dapat terkait erat dengan pemahaman standar pelayanan, pelayanan publik dan produk - produk pelayanan. Selain itu juga yang tak kalah penting adalah mengenali kondisi dan mengetahui sejauh mana kondisi kemampuan dari unsur - unsur organisasi seperti sumberdaya manusia, pembeayaan, peralatan, sarana dan prasarana (fungsi manajemen).

Rancangan disusun oleh TIM berdasarkan keputusan pimpinan yang dijelaskan tugas dari masing masing unsur tim.

Setelah Rancangan Standar Pelayanan Kearsipan haruslah dikomunikasikan oleh publik kearsipan. Siapakah publik kearsipan tersebut?. Publik Kearsipan antara lain adalah pengguna produk - produk layanan kearsipan, orang atau kumpulan orang yang memiliki kepedulian mengenai kearsipan. Arsiparis dan lembaga kearsipan baik pusat dan daerah disesuaikan dengan kedudukan.

sumber bacaan:

1. Draft Per. MENPAN & RB  tentang Juknis penyusunan, penetapan, dan penerapan standar pelayanan
2. Bahan Ajar lokakarya penyusunan standar pelayanan oleh Kabid Standarisasi Pelayanan Deputi Pelayanan Publik