Pejabat publik melaksanakan komunikasi untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Sarana komunikasi yang dipergunakan oleh pejabat tersebut dituangkan dalam naskah. Sarana komunikasi sepeti telepon masih menjadi sarana koordinasi, namun untuk yang bersifat resmi atau formal , komunikasi para pejabat tersebut dituangkan dalam tulisan yang kemudian ditandatangani oleh pejabat. Naskah - naskah yang disyahkan dan yang diterima oleh pejabat publik inilah yang disebut dengan arsip.
Secara umum, naskah yang dipergunakan untuk sarana komunikasi para pejabat publik disebut dengan surat. Namun demikian surat tersebut dapat dilampirkan beberapa surat atau dilampirkan keputusan/peraturan, dapat juga dilampirkan data2 dalam bentuk formulir dan lain sebagainya. salah satu contoh adalah surat usulan joint study untuk wilayah kerja Migas yang baru.
Pimpinan perusahaan menyampaikan komunikasi secara tertulis kepada Dirjen Migas. Bentuk komunikasi tersebut adalah surat. Surat tersebut dilampirkan data - data dan surat lain yang dimaksudkan untuk memperkuat maksud pengajuan joint study. Lampiran tersebut sebagai syarat administratif pengajuan permohonan joint study wilayah kerja baru migas. Lampiran surat tersebut adalah laporan singkat geologi potensi migas, profil dan kemampuan perusahaan, pernyataan kesanggupan menyerahkan jaminan dan rencana kerja joint study.
Laporan Singkat Geologi Potensi minyak dan Gas Bumi terdiri dari Sejarah ringkas kegiatan eksplorasi pada wilayah kerja yang dimaksud, ketersediaan dan akses data yang mewakili daerah usulan, Geologi Regional, Petroleum System, Konsep eksplorasi.
Profil dan Kemampuan Perusahaan berisi antara lain Bidang Usaha, Laporan Audit Keuangan, Keterangan Bank dan Sumber Daya manusia.
Sebagai persyaratan administrasi pengajuan permohonan joint study wilayah kerja migas baru, maka dokumen tersebut menjadi satu kesatuan berkas yang tidak terpisahkan. Jika didapatkan terpisah dan maka perlu kiranya untuk dijadikan satu kesatuan. lampiran tersebut perlu dikontrol dengan adanya tanda sehingga ketika terjadi pemisahan karena salah pengurusan dapat dilacak.
Tanda yang diberikan oleh unit yang meregister sangat diperlukan. Tanda tersebut dapat berupa cap yang menyatakan lampiran surat joint study bersama wilayah kerja migas baru. Hal tersebut sangat bermanfaat dikarenakan ketebalan dokumen lampiran sangat signifikan. Tanda tersebut dibubuhkan setelah di cheklist oleh petugas registrasi surat.
Pembubuhan tanda ini yang sering dilupakan oleh petugas register surat. Untuk itulah kepala tata usaha harus membuat SOP dan pelatihan terhadap petugas register surat. Tanpa ada SOP dan sosialisasi yang dilakukan terhadap petugas register surat, maka tanda tersebut tak terbubuhkan.
pentingnya surat dan lampiran surat tetep menyatu, dikarenakan ketika nanti sudah selesai tindak lanjut, petugas arsip tidak merasa kebingungan. kebingungan yang dialami oleh petugas arsip adalah ketika lampiran lampiran tersebut diketemukan terpisah. contohnya Laporan Singkat Geologi Potensi minyak dan Gas Bumi yang diketemukan terpisah. contoh tersebut hanyalah merupakan kelengkapan atau lampiran dari surat permohonan pengajuan joint study wilayah kerja migas baru. jika ditemukan secara terpisah maka akan diangap oleh petugas arsip sebagai arsip tersendiri.
Namun demikian, jika terdapat tanda berupa cap pada Laporan Singkat Geologi Potensi minyak dan Gas Bumi, maka petugas arsip dengan mudah memberkaskan kembali. menyatukan kembali dengan surat permohonan joint study wilayah kerja migas yang baru.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar