Paradigma Kearsipan

Paradima Kearsipan “Identitas organisasi”

Karakteristik bidang kearsipan seperti prinsip - prinsip dasar pengelolaan kearsipan yakni original order dan principel of provenance mengajarkan bahwa informasi bukan hanya dikelola berdasarkan tematik, namun juga harus dapat menunjukan organisasi penciptanya. Munculnya kata “arsip merupakan identitas suatu organisasi” memberikan arah jalan bahwasanya pengelolaan arsip harus menunjukkan identitas organisasi pencipta dan menunjukkan transaksi dari proses bisnis (dalam istilah organisasi Negara adalah tugas pokok dan fungsi organisasi). Tugas pokok dan fungsi organisasi Negara dipertahankan dan disimbolkan sebagai nama kelompok bekas, berkas atau seri arsip.

Dalam hal identitas organisasi terletak kepada fungsi Substantif organisasi. Sedangkan untuk fungsi fasilitatatif seperti kepegawaian, keuangan, Hukum, rencana dan laporan, humas, umum, perlengkapan yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi substantive masih bersifat umum dan mencerminkan administrasi pada umumnya. (dapat juga sesuai dengan UU RI yang mengaturnya).

 

Proses bisnis dalam organisasi Negara atau yang biasa disebut dengan tugas pokok dan fungsi organisasi terbagi dalam struktur organisasi pada setiap level yang disebut eselonisasi. Level eselon I, eselon II, III dan IV menjadi rumah dalam pelaksanaan proses bisnis yakni pengambil kebijakan, pelaksana kebijakan, pelaksana teknis, pembinaan, pengawasan dan seterusnya. Struktur pada levelnya inilah yang akan dipraktikan oleh para arsiparis dalam menyusun klasifikasi arsip.

Praktik ajaran kearsipan dilakukan arsiparis pada pembuatan daftar arsip berdasar unit kerja eselon 2 (direktorat, pusat, asisten deputi)  ato unit eselon 1 (badan dan deputi) yang tidak komplek proses bisnisnya. Identitas unit kerja eselon 3 (subdit/bagian/bidang ) dilekatkan pada seri dan jenis arsip pada klasifikasi arsip. Penamaan seri dan jenis arsip berdasar pada tugas dan fungsi organisasi.  Identitas unit pencipta arsip semakin ditampakan pada penamaan berkas berkas berdasarkan fungsi struktur level eselon 4 (seksi/subag/subid). 

Kejelasan praktik ajaran prinsip pengelolaan kearsipan adalah ketika mengembalikan arsip yang terpisah dari unit asli pencipta, misalnya jika arsip diketemukan pada saat organisasi eselon 3 telah berubah nama, namun penamaan berkas tetap sesuai dengan eselon 3 sampai struktur level eselon4 sebelum dirubah. Dan daftar arsip dinamai dengan struktur level eselon 2 atau 1 terkait.

Paradigma Yuridis Legacy/kebuktian / evidence

Konteks penciptaan arsip yang berlangsung sejalan dengan berjalannya tugas pokok dan fungsi organisasi mendasarkan pada peraturan perundang undangan. Penyelenggaraan Negara yang berdasarkan kepastian hukum pada setiap bidang kehidupan pada undang undang. Kedudukan DPR sebagai lembaga legislative yang mengesahkan UU RI sebagai dasar pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Sedangkan pemerintah sebagai lembaga eksekutif mengusung agenda kebijakan yang akan dituangkan dalam draft UU RI tersebut sebelum disyahkan oleh DPR. Dengan demikian kontek penciptaan arsip atau kemudian rekaman kegiatan oleh organisasi Negara tidak bisa dilepaskan pula dalam paradigma yuridis legacy dalam kontek kegiatan pemerintahan yang mendasarkan pada peraturan perundangan yakni UUD 1945, UU RI, peraturan pemerintah, Peraturan presiden, inpres, peraturan menteri, keputusan menteri, peraturan daerah, keputusan gubernur, peraturan bupati/walikota.

Organisasi Negara berjalan berdasarkan UU RI, pelaksanaan kebijakan pada bidang nya berdasarkan UU RI, Proses business pada bidangnya berdasarkan UU RI. Contoh munculnya organisasi Negara yang baru sebagai amanat dari UU RI harus menjadi pertimbangan arsiparis sehingga arsip dan rekaman kegiatan pada bidangnya tidak hilang keutuhan dan karakteristik kearsipannya.

Contoh kasus pada bidang atau sektor minyak dan gas bumi. Pengaturan pengelolaan minyak dan gas bumi yang mendasarkan pada UU Pertamina direvisi menjadi UU Migas tahun 2001. UU tersebut menghasilkan organisasi baru yang disebut BPMIGAS sebagai organisasi yang melaksanakan secara langsung dalam pengelolaan bidang migas bagian HULU sedangkan BPH Migas dibagian Hilir. Pemerintah yang dalam hal ini Kementerian ESDM Cq, Direktorat Jenderal Migas sebagai organisasi pembuat dan pengawal kebijakan dan pengawasan / regulator. (sebelum munculnya putusan Mahkamah Konstitusi tentang UU Migas pada tahun 2012).

Contoh yang lain proses busines sebagaimana yang tergambar pada UU RI. Contohnya UU Kearsipan tahun 2009. Kearsipan pada UU RI ini menggambarkan proses manajemen kearsipan yang terbagi penciptaan, penggunaan, penyusutan. membedakan arsip dalam arsip dinamis dan arsip statis. UU RI tentang kearsipan tahu 2009 tersebut mengamanatkan setiap organisasi untuk mengelola arsip baik sisi rekaman kegiatan, arsiparis, organisasi kearsipan, dan peran serta masyarakat dalam kearsipan.

Paradigma yuridis inilah yang mempengaruhi praktik kearsipan. Pengelolaan arsip mengacu pada peraturan perundangan terkait. Keberadaan arsip terikat pada keberadaan organisasi. sesuai dengan perundangan terkait. Pemberkasan yang sesuai dengan proses busines yang terdapat dalam peraturan perundangan terkait. Misalnya untuk menelusuri keberadaan arsip kontrak karya Minyak dan Gas Bumi. sesuai dengan UU Migas Tahun 2001, yang berkontrak mengenai pengelolaan migas adalah BPMIGAS atas nama Pemerintah Indonesia. jika penelusuran arsip kontrak karya migas pada pemerintah yakni pada Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas maka jika dipandang dari paradigma yuridis, kementerian ESDM tidak menyimpan fisik asli surat kontrak karya migas. Arsip kontrak karya migas ditandatangani BPMIGAS atas kuasa pemerintah indonesia dengan operator KKKS (Badan Usaha bidang Migas) dan akan disimpan oleh yang berkontrak tersebut.  Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas adalah sebagai regulator dan pengawas bukan sebagai pelaksana, BPMIIGAS lah yang melaksanakan. oleh karena itu arsip kontrak karya terletak di organisasi pelaksana. walaupun ada juga salinan kontrak yang disampaikan ke Menteri ESDM dan Ditjen Migas sebagai laporan. namun nilai arsip kontrak karya migas hanya bersifat tembusan dan pasti kontrak tidak asli.

Jika putusan Mahkamah Konstitusi mengenai BPMIGAS tahun 2012 mendasarkan UUD 1945, maka keberadaan kontrak karya yang berada di Migas akan beralih kepada pemerintah.  asalkan organisasi BPMIGAS digantikan oleh organisasi negara (pemerintah). Organisasi apakah yang akan menggantikan BPMIGAS? dan amanat putusan MK agar  pengelolaan migas ditangani oleh Organisasi negara, sehingga keberadaan arsip kontrak karya dapat berada di pemerintah. Begitulah paradigma yuridis legacy yang mengatakan, keberadaan arsip akan tergantung pada organisasi yang sesuai dengan peraturan perundangan.

Arsip – arsip Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi

Rekaman kegiatan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dapat dilakukan Identifikasi dari standar operasional prosedur (SOP). SOP pada tiap penyelesaian pekerjaan menggambarkan alur kegiatan dan peran dari pegawai. Alur tersebut membutuhkan dokumen atau arsip sebagai dasar bekerja. Hasil kerja berupa data yang kemudian dikompilasi menjadi produk berupa surat keputusan, berupa berita acara, surat dinas, nota dinas, surat perjanjian, notulensi presentasi yang akan mendapatkan pengesahan dari pimpinan organisasi berupa tandatangan dan cap dinas.

Di dalam JRA Migas (Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011), seri arsip terdiri dari pelayanan ekplorasi migas dan pemantauan eksplorasi migas. pelayanan eksplorasi migas terdiri atas rekomendasi presentasi makalah, rekomendasi publikasi makalah, izin pembukaan data, izin pengiriman data ke luar negeri, pengalihan interest, penyisihan wilayah kerja dan pengembalian WK ke Pemerintah atau pengakhiran kontrak. Nasib akhir dari seri pelayanan eksplorasi migas adalah permanen kecuali presentasi dan publikasi makalah. Nasib permanen akan disimpan dalam jangka waktu yang lama (tidak dimusnahkan sebelum terbitnya peraturan JRA yang baru).

A.    Pembukaan Data Migas dalam rangka mencari calon Mitra pengelola blok Migas

1. Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Deputi perencanaan BPMIGAS mengenai proposal KKKS. Proposal termaksud antara lain berisi lingkup pekerjaan (maksud dan tujuan, lokasi pembukaan data, jenis data)
2. Surat penunjukkan petugas ditjen migas untuk menandatangani  proses pembukaan data
3. Berita Acara Pembukaan data/berita acara serah terima data
4.  Undangan kepada petugas ditjen migas untuk menjadi saksi
5. Berkas presentasi dan evaluasi teknis pembukaan data
6. perjanjian tertulis (confidentiality agreement) mengenai kerahasiaan data wilayah kerja.
7. Surat izin pembukaan data yang ditandatangani oleh Direktur Pembinaan Usaha hulu Migas (Pelimpahan dari Dirjen Migas kepada Dir. DME tahun 2007). Masa berlaku izin adalah 3 bulan setelah disyahkan.

Beberapa contoh pada tahun 2009 , pencarian mitra dilakukan oleh pertamina EP ke PTBA dan Arrow Energy untuk Blok Sumbagsel, Petronas Cagliari kepada samudra energy pada Blok Muriah, Pertamina_Hess ke PGN pada Blok Jambi Merang, Santos ke Murphy Oil untuk Blok Donggala, dan masih banyak blok lain.

B.     Penyisihan wilayah Kerja Migas kepada Pemerintah RI berdasarkan Kontrak Kerjasama Production Sharing Contract (PSC)

1.  Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Kepala BPMIGASantara lain surat dan dokumen berupa : peta, koordinat dan luas wilayah yang disisihkan dan dipertahankan, peta prospek dan lead daerah yang disisihkan, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi

2.  Berita acara serah terma data yang disisihkan (BPMIGAS dengan kontraktor/operator)

3.  Berkas evaluasi teknis dan presentasi KKKS

4.  Surat persetujuan penyisihan wilayah kerja ditandatangani oleh Direktur Jenderal Migas (pelimpahan kewenangan menteri Pertambangan dan energi tahun 1996). Surat ditujukan kepada Kepala BPMIGAS dan perusahaan bersangkutan

Contoh dasar pada kontrak PSC Section III Blok Citarum antara BPMIGAS dengan PT Bumi Parahyangan Ranhill oktober 2005, PSC Section III Blok west Kampar antara BPMIGAS dengan PT Sumatera Persada energy. PSC section III clause 3.3 Blok Madura Offshore antara Pertamina dengan talisman tahun 2001

C.     Pengembalian wilayah Kerja Migas kepada pemerintah RI berdasarkan kontrak kerjasama PSC berakhir tidak menemukan cadangan migas melalui BPMIGAS

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas laporan terminasi, peta prospek dan lead, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan keuangan dan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi dan laporan asset

2.  Disposisi Menteri kepada Direktur Jenderal Migas

3.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

4.  Rekomendasi Direktur Jenderal Kepada Menteri yakni berupa nota dinas ke menteri dilampirkan draft surat persetujuan yang akan ditandatangani oleh Menteri ESDM

Contoh pengakhiran kontrak  adalah PSC Binjai, PSC Blok Nila west natuna pada tahun 2006, Blok Salikili oleh KKKS Total pada 2009, PSC Blok Tanjung Utara tahun 2009, PSC Blok Tanjung Jabung tahun 2008

D.    Pengembalian anggaran yang disediakan KKKS sebagai jaminan 2 tahun untuk membiayai kegiatan eksplorasi

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas berupa dokumen dari proses lelang di media atau joint survei dengan Kontraktor lainnya sampai penunjukan pemenang, WP&B, AFE.

2.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.  Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.  Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas

E.     Pengalihan interest (kepemilikan sebagian atau seluruhnya dari nilai asset terhadap hak dan kewajiban Kontraktor dalam melaksanakan komitmen di Kontrak Kerja Sama) untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1.    Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan Perjanjian kerahasiaan kerahasiaan data yang telah ditandatangani apra pihak, berita acara pembukaan data yang ditandatangani antara ditjen migas dengan pembuka data, profil perusahaan BU?BUT yang menerima pengalihan interest, akte pendirian perusahaan dan perubahannya, bukti afiliasi berupa daftar pemegang daham (registered of shareholders) atau akta pendirian/anggaran dasar (memorandum incorporation/article of association) dalam bentuk notarial deed, perjanjian pengalihan interest/deed assignment/fam in-out agreement, laporan nilai ekivalen kuantitatif besaran prosentasi interest, surat kesedian untuk mengambil tanggung jawab kegiatan eksplorasi dan eksploitasi diatas materai yang ditandatangani pimpinan tertinggi antara perusahaan yang melakukan pengalihan interest dengan calon mitra kerja

2.    Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.    Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.    Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas (pelimpahan kewenangan Menteri Tamben tahun 2000 kepada Dirjen migas)

F. Pengiriman data ke luar negeri dalam rangka analisis lebih lanjut (processing) yang tidak dapat dilakukan di Indonesia untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1. Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan lingkup pekerjaan (mencakup maksud dan tujuan pengiriman data, daerah tujuan/lokasi pelaksanaan, bentuk dan cara pengiriman, tata waktu), perjanjian kerahasiaan data antara pengirim dan penerima data, daftar data, copy WP&B, copy AFE, surat pernyataan kesediaan untuk mengembalikan data ke Indonesia dan surat pernyataan diatas materai yang ditandatangani pimpinan KKS bahwa kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan di dalam negeri serta penjelasan dari penyedia jasa dalam negeri tidak dapat melaksanakan kegiatan dimaksud.
2. Berkas evaluasi teknis dan presentasi
3. Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Direktur pembinaan usaha hulu migas (pelimpahan kewenangan Dirjen Migas tahun 200t kepada dir DME)

Perawatan Arsip Kertas

Hal yang perlu diperhatikan dalam perawatan kertas dapat diawali dengan penentuan kertas yang dipergunakan untuk media arsip yakni tingkat keasaman yang terkandung pada kertas dan tinta. Dalam hal perawatan, faktor cahaya baik cahaya matahari dan lampu listrik sangat berperan dalam merusak kertas. Partikel yang dibawa oleh udara seperti debu, pasir halus, partikel dari polusi kendaraan bermotor atau asap motor akan menyebabkan noda noda pada kertas.

Kertas dalam menuangkan rekaman informasi mempunyai kandungan kimia yang beragam. Kertas yang terbuat dari serat kayu.  Residu bahan bahan kimia yang digunakan pembuatan kertas, lignin, alum-rosin sizing, zat pemutih mepengaruhi tingkat keasaman kertas. Lignin adalah senyawa kimia yang terdapat dalam kayu sebagai bahan pengikat antar serat. Reaksi oksidasi dari lignin akan menyebabkan kertas menjadi coklat dan kekuatan kertas mudah sobek. Untuk itulah lignin dihilangkan mempergunakan bahan bahan kimia tertentu.

Zat kima kedua yang mempengaruhi tingkat keasaman kertas yakni zat sizing alum-rosing. Zat ini dipergunakan untuk mengurangi daya serap air dari kertas. Sifat kertas yang mudah menyerap air mengakibatkan tinta yang ditulis di atas kerta akan mengembang. Untuk itulah penggunaan alum rosin dapat mengantisipasi hal tersebut.

Zat pemutih seperti hipoklorit, klor di oksida dan per oksida juga merupakan sumber keasaman. Penghilangan  zat tersebut dengan pemasakan yang sempurna pada saat pemasakan untuk memisahkan lignin dan zat zat lain yang tidak diinginkan.

Sumber asam selain berasal dari kertas, dapat juga berasal dari tinta. Perkembangan mesin cetak (printer) membedakan tinta yakni inkjet dan tonner. Adanya asam di dalam tinta mengakibatkan kertas akan terkikis dan membentuk lubang pada bagian bagian yang tertulisi oleh tinta.

Sinar matahari yang terlalu terik dan sinar lampu yang terlalu terang akan merusak arsip kertas. Kerusakan yang ditimbulkan yakni adalah pemudaran ketikan dan kerapuhan kertas serta berubah warna putihnya kertas. Sinar matahari yang terik menyebabkan naiknya suhu udara sehingga kerta menjadi getas, begitu pula jika sinar lampu listrik terlalu terang untuk itu diperlukan pelembabab yang sesuai. Akan tetapi jika suhu udara terlalu lembab akan menjadi media tumbuhnya jamur.

Kesimpulan: hal hal tersebut di atas akan menjadikan dasar tindakan perawatan arsip kertas. Para arsiparis secara tanggap dan berkoordinasi dengan pihak pihak terkait. Koordinasi tersebut diantaranya adalan dengan unit kerja pengadaan sarana prasarana kerja (biasanya bagian perlengkapan) agar mengadakan kertas yang mempunyai tingkat keasaman rendah. Pemilihan tinta untuk mesin cetak juga harus yang rendah tingkat asamnya.

Koordinasi dengan petugas kebersihan dilakukan agar ruang kerja atau ruang arsip dapat terbebas dari debu, asap rokok, pasir halus dengan mesin penyedot debu secara teratur dan berkala. Arsiparis juga memberikan masukan agar pencahayaan yang terdapat ruang arsip dapat melindungi kertas, cahaya matahari masuk tidak terlalu terik atau lampu juga tidak terlalu terang, pun dengan pengaturan suhu yang konstan.

Sumber bacaan: modul diklat penyetaraan arsparis , PUSDIKLAT ANRI seri terbatas (digandakan pada tahun 2010)

TNDE

Pegawai memerlukan kantor atau tidak jika TNDE sudah diterapkan? penyelenggaraan pemerintahan atas kebijakan kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi Tren administrasi perkantoran yang banyak menerapkan tata naskah dinas elektronik. geliat dan semangat menuju perubahan dengan Tata Naskah Dinas elektronik dapat terlihat pada pemberitaan, peraturan, aplikasi yang sudah tersusun ini diantaranya adalah 

1. manual Kementerian Lingkungan Hidup dan aplikasinya 
2. pemerhati tata naskah dinas
3. kemenpera mengadakan pelatihan, 
4. 13 september deseminiasi mengenai TNDE oleh Menpan 
5. 6 november 2012 di kanim palembang, 
6. 6 nov 2012Sesditjen sumber daya pos dan informatika , 
7. 30 november 2012 di manado
8. penerapan di Lembaga Antariksa dan Penerbangan Nasional
9. sosialisi di bakorsurtanal,
10. pada isi  seminar yang diselenggarakan LIPI tahun 2008 bahwa manfaat kedepan dari TNDE adalah menuju officeless
11. TNDE yang terdapat di batan, 
12. kabupaten pemalang,
13. 3 november di pusdiklat BPK
14. KPDT Bantul 13 des
15. provinsi kalimantan
16. Peresmian Tata Naskah DInas Elektronik Oleh Wakil Mentri HUKUM dan HAM
17. tautan aplikasi TNDE KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT diakses pada tgl 2 Maret 2015 jam 8 pagi

Arsip Kepegawaian

Kalo pada tulisan yang lalu, arsip personile file, merupakan arsip perseorangan yang terkait dengan sosok seseorang pegawai negeri sipil. Logika berfikirnya adalah ketika arsip PNS dikelola dengan baik, maka ketika PNS tersebut menjadi pejabat negara, maka arsipnya telah terkelola dengan baik. Rekaman kegiatan karir PNS tersusun rapi berdasarkan tahap  administrasi kepegawaian. Yang pada akhirnya pada dimensi pertanggungjawaban nasional maka informasi tokoh tokoh tersebut dapat diketemukan dan diselamatkan. 
Biografi para tokoh yang selama ini dapat menginspirasi generasi penerus.
Anak - anak bangsa yang berprestasi di bidang pemerintahan atau menjalankan kehidupan kenegaraan. Anak bangsa yang dapat menjadi pejabat negara akan menjadi aset negara. Arsipnya menjadi bahan pertanggungjawaban nasional. walau belom bisa menjadi arsip statis, namun nasib akhir dari arsip perseorangan pejabat negara bersifat permanen.
Disisi menjalankan manajemen kepagawaian, membutuhkan data kepegawaian berdasar perkembangan dari setiap manajemen kepegawaian yang tersurat di dalam arsip. kelompok berkas dan isi berkas arsip kepegawaian sebagaimana tercermin dalam manajemen kepegawaian.

Dasar peraturan versi terbaru yang mengaharuskan adanya JRA adalah PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN. Produk aturan pada tahun 2000 mengenai JRA Kepegawaian dalam bentuk Keputusan Bersama antara Kepala ANRI dan Kepala BKN.

Manajemen kepegawaian menghasilkan jenis jenis arsip yakni

1. Formasi Pegawai yang terdiri atas berkas usulan dari unit kerja, usulan permintaan formasi ke Kementerian PAN dan BKN, Persetujuan Kementerian PAN dan penetapan formasi
2. Pengadaan Pegawai terdiri atas berkas proses penerimaan, penetapan dan pengumuman kelulusan, berkas lamaran yang diterima, Nota usul dan kelengkapan NIP, nota pengusulan pengangkatan CPNS menjadi PNS dan Sk CPNS kolektif
3. Pembinaan Karir Pegawai terdiri atas berkas berkas yakni diklat/kurus/ijin belajar/tugas belajar/, surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan (STTP) atau sertifikat, Dftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar usul Penetapan Angka Kredit
4. Penyeleseaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
5. Mutasi Pegawai
6. Administrasi Pegawai
7. Kesejahteraan Pegawai
8. Pemberhentian Pegawai tanpa hak pensiun
9. Perselisihan / sengketa kepegawaian
10. Usul pemberhentian dan penetapan pensiun/janda/duda PNS yang tewas
11. Berkas Perseorangan
12. Berkas Perseorangan Pejabat Negara
13. Berkas Perseorangan Pejabat Lainnya

Pelimpahan Kewenangan Penandatanganan Surat

Pimpinan Organisasi melimpahkan sebagian kewenangan kepada pejabat setingkat atau dua tingkat dibawah disebabkan oleh jumlah tugas yang besar. Pada tulisan pengorganisasian surat, hal tersebut akan mempengaruhi sentral atau desentralisasi dalam pengurusan surat. Pada tulisan ini akan dibahas mengenai kewenangan penandatanganan surat dan garis kewenangan. Perkembangan tata laksana pada organisasi pemerintah terlihat dalam bidang bidang yang berbeda beda. Walaupun surat merupakan bidang administrasi namun sifat administrasi pada keuangan, kepegawaian, aset, dan administrasi perkantoran memunculkan kekhususan masing masing. Semua mendasarkan pada peraturan yang telah disyahkan oleh pimpinan lembaga. 

Pelimpahan Kewenangan penandatangan surat yang terdapat di Peraturan masing masing lembaga negara baik kementerian, lembaga non kementerian:

1. Pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat menyerahkan atau melimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pimpinan organisasi lini yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi dengan bidang masing - masing mempergunakan surat kuasa atau keputusan tertulis. (sumber : PerMenpan RI nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas). Penandatanganan surat mempergunakan atas nama (a.n.)
2. Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab. Pelimpahan harus mengikuti jalur struktural  dan paling banyak hanya dua rentang jabatan struktural di bawahnya. (sumber :PerMenhukum dan HAM nomor M-03.UM.04.10 tahun 2006). Penandatangan surat mempergunakan atas nama (a.n.) jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya Persyaratan yang harus dipenuhi adalah (a) Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis. (b) Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab yang dilimpahkan. (c) Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan.
3. Kewenangan  untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan unit organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia dilaksanakan sebagai berikut: Sekretaris Utama, Inspektur  Utama, Deputi, dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing; Pimpinan unit eselon II yaitu para Kepala Biro,  Inspektur, Direktur, Kepala Pusat, dan Kepala Kanwil, dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing masing;Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena sifat tugasnya otonom, dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing (Badan Pertanahan Nasional /BPN)
4. Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya. Atas nama dan untuk beliau dilakukan setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang digunakan namanya melalui naskah dinas. tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan(sumber: Peraturan menteri dalam negeri Nomor 55 tahun 2010 Tentang Tata naskah dinas di lingkungan Kementerian dalam negeri) 
5. Merupakan jenis pelimpahan wewenang secara mandat. Atas nama (a.n.)digunakan jika yang menandatangani surat telah diberi wewenang oleh pejabat yang bertanggung jawab berdasarkan bidang tugas, wewenang dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Pejabat yang bertanggung jawab melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya, paling banyak hanya 2 (dua) rentang jabatan struktural di bawahnya. Persyaratan pelimpahan wewenang ini adalah: (sumber: BPK)
• pelimpahan wewenang harus dituangkan dalam bentuk tertulis yaitu dalam bentuk Instruksi Dinas atau Surat Kuasa; 
• materi yang dilimpahkan harus merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; pada dasarnya wewenang penandatanganan meliputi surat-surat untuk kepentingan ke luar maupun di dalam lingkungan Lembaga Negara tersebut; 
• penggunaan wewenang hanya sebatas kewenangan yang dilimpahkan kepadanya dan materi kewenangan tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh yang dilimpahkan kepada yang melimpahkan; tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan.
6. Pada hakikatnya setiap surat ke luar merupakan tanggung jawab pimpinan kementerian dan unit kerja yang bersangkutan. Surat ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai kewenangan atau yang mendapat pelimpahan wewenang, sesuai dengan tanggung jawabnya berdasarkan ketentuan kedinasan yang berlaku, sehingga hal-hal yang diperlu diperhatikan sebagai berikut: a. kewenangan dalam penandatanganan surat harus memperhatikan kesesuaian dengan jenjang struktural pejabat yang dituju; b. untuk surat dinas, sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, diperlukan pengesahan pertanggungjawaban, baik materi maupun teknis, dari pejabat yang bersangkutan; c. pelimpahan wewenang penandatanganan dan paraf dalam naskah dinas . Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundangundangan, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahan.  Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. (sumber:Peraturan Kementerian Kelautan no. per.03/MEN/2011)
7. Pada Kementerian DIKBUD penandatanganan keputusan dan instruksi kepada pimpinan Unit utama setelah mendapatkan  pelimpahan atau pendelegasian wewenang dari Menteri :sumber: Surat Edaran 0677/A.A5/SE/2012)
8. Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundangan, wewenang penandatanganan surat dapat dilimpahkan kepada pejabat dibawahnya, degan syarat pelimpahan wewnang tersebut dibuat secara tertulis. pelimpahan wewenang terjadi bsia disebabkan oleh beban kerja pejabat yang bersagkutan. pelimpahan dimaksudkan agartuga tugas kedinasan tetap dapat berjalan lancar. mempergunakan bentu "atas nama (a.n.) dengan syarat pelimpahan wewenang harus dibuat secara tertulis, materi yang dilimpiahkan benar benar menjadi wewenang dan tanggungjawan pejabat yang melimpahkan dan akibat pelimpahan menjadi tanggungjawab pejabat yang melimpahkan wewenang (sumber: Keputusan kepala BPKP nomor kep-1317/K/SU/2007)
9. Atas nama, yang disingkat a.n., dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut: a. pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan naskah dinas berada pada pejabat yang diatas namakan. (sumber:PMK  NOMOR 151/PMK.01/2010 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN KEUANGAN) Tanggung jawab pelimpahan wewenang baik formil maupun materiil tetap berada pada pejabat yang memberi pelimpahan wewenang, sedangkan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang hanya bertanggung jawab sebatas aspek administrasi. Dalam hal kelancaran pelaksanaan tugas dan wewenang, Menteri Keuangan apabila dipandang perlu dapat melimpahkan wewenang secara tertulis dalam Keputusan Menteri Keuangan kepada para pejabat di lingkungan Kementerian Keuangan untuk melaksanakan tugas teknis unit organisasi masing-masing
10. Atas nama (a.n.) dipergunakan jika pejabat yang menandatangani Surat Dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang berwenang berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.b) Pejabat penandatangan Surat Dinas bertanggung jawab atas isiSurat Dinas kepada pejabat yang memberikan kuasa, sedangkan tanggung jawab akhir tetap berada pada pejabat yang memberikan kuasa.c) Naskah dinas yang sudah ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang ditembuskan kepada pejabat yang memberikan kuasa. d) Naskah dinas dengan penandatanganan atas nama Menteri Sekretaris Negara menggunakan kop naskah dinas instansi dan dibubuhi cap dinas instansi. (sumber: PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA)

Arsip Personile File Pejabat Negara

Sekretaris pimpinan bertugas dalam layanan pimpinan. Pelayanan tersebut antara lain mencatat agenda kerja pimpinan, mengingatkan, penjadwalan, penyiapan kebutuhan lainnya sampai dengan menyimpan file. File yang diarsipkan dapat berupa bahan rapat, file bersifat keuangan, administrasi, aset, dan kepegawaian. Sekretaris pimpinan yang bertugas di instansi pemerintahan biasanya terletak di sekretariat eselon I dan sekretariat eselon II. 

Pengarsipan pada sekretariat tersebut dilakukan untuk memberikan backup data baik surat bersifat keuangan, administrasi, kepegawaian dan aset. Jika sewaktu waktu dibutuhkan oleh pimpinan, maka arsip yang tercipta terkait erat dengan pimpinan dapat segera diketemukan. Misalnya untuk pencatatan agenda kerja yang berdasarkan undangan. Undangan akan disimpan karena akan disertakan pada agenda pimpinan tersebut. contoh lain adalah sekretariat pimpinan membayarkan untuk keperluan dinas dan non kedinasan yang mendukung pelaksanaan tugas. hasil dan bukti pembayaran tersebut akan diarsipkan, karena praktis akan ditanyakan oleh pimpinan.

Kategori pimpinan yang arsip perseorangan akan menjadi arsip negara yakni pimpinan yang disebut pejabat negara. Pejabat negara meliputi pejabat negara pada lembaga tertinggi dan tinggi negara, menteri, gubernur, hakim, duta besar, wakil gubernur, bupati, walikota wakil bupati, wakil walikota, pimpinan bank Indonesia, komisaris BUMN dan BUMD, direksi BUMN dan BUMD, pimpinan perguruan tinggi, pejabat eselon I, jaksa, penyidik, panitera pengadilan, Pejabat pembuat Komitmen atau pimpinan proyek, dan bendaharawan (sumber: UU nomor 28 tahun 1999 tentang penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme).

Arsip personile file untuk pejabat Negara akan disimpan sebagai sumber informasi pekembangan karir dan sebagai data dukung pelaporan harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN). Arsip personal file tersebut sebagai sumber informasi pekembangan karir bersifat permanen dan akan disimpan terus menerus sebagai asset Negara. Anak bangsa yang menunjukkan prestasi. Perkembangan karir pejabat Negara tersebut ditengarai akan menjadi arsip statis.

Berkas perorangan PNS yang tercantum dalam Peraturan bersama Kepala Arsip nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 5 tahun 2007 nomor 41 tahun 2007 tentang jadwal retensi arsip kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara terdiri atas:

1. Nota penetapan NIP dan kelengkapannya
2. Nota persetujuan / pertimbangan kepala BKN
3. SK pengangkatan CPNS
4. Hasil pengujian kesehatan
5. SK pengangkatan PNS
6. SK peninjauan masa kerja
7.  SK kenaikan Pangkat
8. Surat pernyataan melaksanakan / menduduki jabatan/surat pernyataan pelantikan
9. SK pengangkatan dalam atau pemberhentian dari jabatan structural / fungsional
10. SK perpindahan Wilayah Kerja
11. SK perpindahan antar instansi
12.   SK cuti di luar tanggungan Negara (CTLN)
13. Berita acara pemeriksaan
14. SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS
15. SK Perbantuan/dipekerjakan di luar instansi induk
16. SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/dipekerjakan
17.  SK pemberian uang tunggu
18. SK pembebasan dari jabatan Organik karena diangkat sebagai pejabat Negara
19. Sk Pengalihan PNS
20. SK Pemberhentian PNS
21. SK Pemberhentian Sementara
22. Surat Keterangan Pernyataan Hilang
23. Surat keterangan kembalinya PNS yang dinyatakan hilang
24. Sk Penggantian nama
25. Surat perbaikan tanggal tahun kelahiran
26. Akta nikah/Cerai

Sedangkan arsip personile file yang bersifat keuangan dan aset akan menjadi data penyelenggara Negara yang tercantum dalam Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN). Arsip ini akan dijadikan data dukung yang dilaporkan ke Komosi Pemberantasan Korupsi (KPK) . arsip tersebut antara lain:

1.  Kartu tanda Penduduk, NPWP untuk dilampirkan pada data pribadi seorang pejabat
2. SK Jabatan Terakhir untuk Riwayat Jabatan
3. Surat bukti kepemilikan tanah/bangunan atau apartemen, SPPT PBB Bulan terakhir, sertifikat tanah atau bukti perjanjian jual beli/girik/pipil/surat keterangan camat atau lurah untuk dilampirkan pada data harta kekayaan tanah dan bangunan (harta tidak bergerak)
4. Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB)/STNK dan sertifikat kepemilikan alat transportasi dan mesin lainnya untuk kepemilikan harta bergerak
5. Bukti kepemilihan usaha (ijin usaha)
6. Bukti kepemilikan atau bukti pembelian seperti logam mulia, batu mulia, barang seni dan antic, perabotan rumah tangga, barang elektronik, alat music
7. Surat bukti kepemilikan surat berharga (akta pendirian/perubahan)
8. Statement account untuk obligasi atau saham
9. Anggaran dasar pendirian perusahaan dan seluruh perubahannya untuk saham penyertaan
10. Bilyet atau statement rekening deposito per posisi pelaporan, rekening giro, buku tabungan halaman depan dan saldo terakhir
11. Surat perjanjian/bukti piutang, surat perjanjian tidak ada utang piutang, polis asuransi yang dapat dicairkan pada waktu tertentu
12. Surat penjanjian/bukti hutang, statemen rekening hutang bulan terakhir, tagihan kartu kredit terakhir
13. Slip gaji/honorarium bualn terakhir untuk laporan penghasilan dari jabatan baik suami / istri penyelenggara negara