Arsip Personile File Pejabat Negara

Sekretaris pimpinan bertugas dalam layanan pimpinan. Pelayanan tersebut antara lain mencatat agenda kerja pimpinan, mengingatkan, penjadwalan, penyiapan kebutuhan lainnya sampai dengan menyimpan file. File yang diarsipkan dapat berupa bahan rapat, file bersifat keuangan, administrasi, aset, dan kepegawaian. Sekretaris pimpinan yang bertugas di instansi pemerintahan biasanya terletak di sekretariat eselon I dan sekretariat eselon II. 

Pengarsipan pada sekretariat tersebut dilakukan untuk memberikan backup data baik surat bersifat keuangan, administrasi, kepegawaian dan aset. Jika sewaktu waktu dibutuhkan oleh pimpinan, maka arsip yang tercipta terkait erat dengan pimpinan dapat segera diketemukan. Misalnya untuk pencatatan agenda kerja yang berdasarkan undangan. Undangan akan disimpan karena akan disertakan pada agenda pimpinan tersebut. contoh lain adalah sekretariat pimpinan membayarkan untuk keperluan dinas dan non kedinasan yang mendukung pelaksanaan tugas. hasil dan bukti pembayaran tersebut akan diarsipkan, karena praktis akan ditanyakan oleh pimpinan.

Kategori pimpinan yang arsip perseorangan akan menjadi arsip negara yakni pimpinan yang disebut pejabat negara. Pejabat negara meliputi pejabat negara pada lembaga tertinggi dan tinggi negara, menteri, gubernur, hakim, duta besar, wakil gubernur, bupati, walikota wakil bupati, wakil walikota, pimpinan bank Indonesia, komisaris BUMN dan BUMD, direksi BUMN dan BUMD, pimpinan perguruan tinggi, pejabat eselon I, jaksa, penyidik, panitera pengadilan, Pejabat pembuat Komitmen atau pimpinan proyek, dan bendaharawan (sumber: UU nomor 28 tahun 1999 tentang penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme).

Arsip personile file untuk pejabat Negara akan disimpan sebagai sumber informasi pekembangan karir dan sebagai data dukung pelaporan harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN). Arsip personal file tersebut sebagai sumber informasi pekembangan karir bersifat permanen dan akan disimpan terus menerus sebagai asset Negara. Anak bangsa yang menunjukkan prestasi. Perkembangan karir pejabat Negara tersebut ditengarai akan menjadi arsip statis.

Berkas perorangan PNS yang tercantum dalam Peraturan bersama Kepala Arsip nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 5 tahun 2007 nomor 41 tahun 2007 tentang jadwal retensi arsip kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara terdiri atas:

1. Nota penetapan NIP dan kelengkapannya
2. Nota persetujuan / pertimbangan kepala BKN
3. SK pengangkatan CPNS
4. Hasil pengujian kesehatan
5. SK pengangkatan PNS
6. SK peninjauan masa kerja
7.  SK kenaikan Pangkat
8. Surat pernyataan melaksanakan / menduduki jabatan/surat pernyataan pelantikan
9. SK pengangkatan dalam atau pemberhentian dari jabatan structural / fungsional
10. SK perpindahan Wilayah Kerja
11. SK perpindahan antar instansi
12.   SK cuti di luar tanggungan Negara (CTLN)
13. Berita acara pemeriksaan
14. SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS
15. SK Perbantuan/dipekerjakan di luar instansi induk
16. SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/dipekerjakan
17.  SK pemberian uang tunggu
18. SK pembebasan dari jabatan Organik karena diangkat sebagai pejabat Negara
19. Sk Pengalihan PNS
20. SK Pemberhentian PNS
21. SK Pemberhentian Sementara
22. Surat Keterangan Pernyataan Hilang
23. Surat keterangan kembalinya PNS yang dinyatakan hilang
24. Sk Penggantian nama
25. Surat perbaikan tanggal tahun kelahiran
26. Akta nikah/Cerai

Sedangkan arsip personile file yang bersifat keuangan dan aset akan menjadi data penyelenggara Negara yang tercantum dalam Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN). Arsip ini akan dijadikan data dukung yang dilaporkan ke Komosi Pemberantasan Korupsi (KPK) . arsip tersebut antara lain:

1.  Kartu tanda Penduduk, NPWP untuk dilampirkan pada data pribadi seorang pejabat
2. SK Jabatan Terakhir untuk Riwayat Jabatan
3. Surat bukti kepemilikan tanah/bangunan atau apartemen, SPPT PBB Bulan terakhir, sertifikat tanah atau bukti perjanjian jual beli/girik/pipil/surat keterangan camat atau lurah untuk dilampirkan pada data harta kekayaan tanah dan bangunan (harta tidak bergerak)
4. Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB)/STNK dan sertifikat kepemilikan alat transportasi dan mesin lainnya untuk kepemilikan harta bergerak
5. Bukti kepemilihan usaha (ijin usaha)
6. Bukti kepemilikan atau bukti pembelian seperti logam mulia, batu mulia, barang seni dan antic, perabotan rumah tangga, barang elektronik, alat music
7. Surat bukti kepemilikan surat berharga (akta pendirian/perubahan)
8. Statement account untuk obligasi atau saham
9. Anggaran dasar pendirian perusahaan dan seluruh perubahannya untuk saham penyertaan
10. Bilyet atau statement rekening deposito per posisi pelaporan, rekening giro, buku tabungan halaman depan dan saldo terakhir
11. Surat perjanjian/bukti piutang, surat perjanjian tidak ada utang piutang, polis asuransi yang dapat dicairkan pada waktu tertentu
12. Surat penjanjian/bukti hutang, statemen rekening hutang bulan terakhir, tagihan kartu kredit terakhir
13. Slip gaji/honorarium bualn terakhir untuk laporan penghasilan dari jabatan baik suami / istri penyelenggara negara