Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip ke3 (jan s.d. April 2014)

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

TENTANG

Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip

PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang

      Kondisi kearsipan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dipotret dari empat pilar kearsipan yakni kelembagaan, system, Sumber Daya Manusia Kearsipan, dan sarana dan Prasarana. Kelembagaan dalam hal ini diartikan sebagai organisasi kearsipan yang terdiri unit pengolah dan unit kearsipan. Unit kearsipan Ditjen Migas dilaksanakan oleh Sekretariat Ditjen Migas cq. Bagian Umum dan Kepegawaian. Unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas adalah unit kerja selevel eselon III yang berjumlah 24 dan unit sekretariat eselon II berjumlah 5 dan sekretariat Dirjen berjumlah 1. Total unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas adalah 30 unit kerja.

      Sebagai pilar kedua untuk memotret kondisi kearsipan di Ditjen Migas adalah Sistem kearsipan. Peraturan menteri ESDM nomor 056 tahun 2006 tentang tata Persuratan Dinas dan Kearsipan dan diterjemahkan menjadi juknis dengan keputusan Dirjen Migas tahun 2009 menjadi bagian format pengaturan sistem kearsipan. Dalam produk pengaturan tersebut telah diatur mengenai klasifikasi arsip dengan menganut system klaisifikasi  masalah dan klasifikasi instansi yang dituangkan kedalam format numerik.

      Pilar ketiga adalah Sumber daya Kearsipan. Ketersediaan arsiparis dan pegawai yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas kearsipan sangat minim. Kebutuhan 24 orang arsiparis hanya terisi 3 orang. Hal ini menyebabkan ketidakseimbangan antara jumlah arsip yang dikelola dengan petugas dan arsiparis.

      Pilar keempat adalah sarana dan prasarana. Penulis member focus kepada gudang dan almari penyimpanan arsip. Lokasi penyimpanan arsip sampai dengan tahun 2014 mempunyai kapasitas simpan kurang lebih 5400 boks. Lokasi terpisah yakni di dalam gedung ditjen migas dan di luar gedung ditjen migas.

2.    Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan laporan pemantauan pengelolaan arsip adalah pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis yakni;

2.1     Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Ditjen Migas

2.2     Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sbg alat bukti yang sah

2.3  Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan per UU an

2.4     Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan arsip yang autentik dan terpercaya.

2.5     Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban Ditjen Migas dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

2.6  Menjaga keselamatan aset Ditjen Migas  dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri Ditjen Migas  ; dan

2.7 Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas   pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

3.    Waktu Pelaksanaan

Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip dilaksanakan pada periode bulan Januari sampai dengan April 2014

ISI LAPORAN

Laporan ini meneruskan laporan pemantauan pengelolaan arsip yang telah disusun penulis pada tanggal bulan September 2013 (laporan pertama) dan laporan pada akhir Desember 2013. 

Pada laporan ketiga ini, yakni laporan melakukan pemantauan pengelolaan arsip meneruskan capaian sebagaimana laporan pertama dan kedua antara lain adalah;

a.  Pemanfaatan teknologi komputer dilaksanakan dengan mempergunakan aplikasi sebagaimana telah dilaporkan pada laporan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan. jumlah data sampai dengan tanggal 25 april adalah 31.388 data dan jumlah file pdf/hasil alihmedia adalah 7.414 file;

b.    Penataan arsip dilaksanakan dengan menghasilkan output 175 ML untuk arsip yang diserahkan unit pengolah dan 300 ML untuk arsip keuangan atau setara dengan 2.375 boks. (laporan penataan terlampir);

 

c.        Melanjutkan Kerjasama kearsipan antara Ditjen Migas dengan pusat jasa kearsipan ANRI dengan penyimpanan arsip inaktif sejumlah 3400 boks untuk periode Januari s.d. Desember 2014;

d.        Alihmedia arsip surat bertandatangan Dirjen Migas diupload ke aplikasi sistem informasi persuratan dinas. Kegiatan ini bertujuan untuk menyediakan kecepatan akses untuk pencarian surat keluar bertanda tangan dirjen migas;

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan referensi dan sumber pengayaan informasi arsiparis. Laporan juga dipergunakan sebagai masukan pejabat administrator yang mempunyai kewenangan di bidang kearsipan. Laporan ini juga dipergunakan sebagai bahan pengajuan angka kredit arsiparis pelaksana lanjutan.

Dibuat di                    : Jakarta

Pada tanggal                        : 25 April 2014

Arsiparis,

Nurul Muhamad

NIP 19820628 200901 1003

Penyeleksian Arsip Inaktif yang akan disusutkan Juli 2011 s.d januari 2012

LAPORAN

TENTANG

Penyeleksian Arsip Inaktif yang akan disusutkan

   PENDAHULUAN

1.        Latar Belakang

Dalam menjaga Daur Hidup Arsip maka menjaga pertumbuhan jumlah arsip harus sesuai dengan kapasitas simpan Ruang Arsip. Pertumbuhan arsip dimulai dari penyerahan unit pengolah kepada bagian umum dan kepegawaian sebagai unit kearsipan.

Kapasitas Ruang Arsip di Lantai 8 adalah 1200 boks dan kapasitas Ruang Arsip lantai 4 adalah 300 boks.

2.        Maksud dan Tujuan

Seleksi terhadap arsip yang akan disusutkan bertujuan untuk mendapatkan daftar berkas yang akan diusulkan musnah serta mendapatkan ruang penyimpanan yang dapat menampung penyerahan arsip ke bagian umum dan kepegawaian.

3.        Waktu Pelaksanaan

Periode Juli 2011 s.d Oktober 2011 dan OKtober 2011 s.d Januari 2012

ISI LAPORAN

Laporan jumlah arsip yang disimpan di Ruang Arsip lantai 8 gd. Plaza Centris sebagaimana table berikut:

NO	UNIT	Laporan						Hasil Penyusutan
		Juli 2011		Oktober 2011		Januari 2011		Juli ke Oktober 2011		oktober 2011 ke januari 2012
		BOKS	Bekas	BOKS	Berkas	BOKS	Berkas	BOKS	Berkas	BOKS	Berkas
1	DJM	10	174	10	174	10	174	-	-	-	-
2	DMB	335	4687	208	3398	169	2593	127	1289	39	805
3	DME	57	556	0	0	0	0	57	556	-	-
4	DMO	303	1135	303	1135	79	399	-	-	224	736
5	DMT	127	1044	50	400	175	959	77	644	-	-
6	SDM	180	1604	180	1604	52	517	-	-	128	1087
TOTAL		1012	9200	751	6711	485	4642	261	2489	391	2628

Keterangan penyusutan
pada periode Juli s.d Oktober 2011
	·         Jumlah boks DMB tersusutkan sejumlah 127 boks / 1289 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Jumlah Boks DME tersusutkan sejumlah 57 boks / 556 berkas untuk diusulkan pindah dari Lt8 ke Lt 4
	·         Jumlah Boks DMT tersusutkan 77 boks / 644 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Total jumlah  yang disusutkan pada periode juli 2011 s.d oktober 2011 adalah 261 boks / 2489 berkas
pada periode Oktober 2011 s.d Januari 2012
	·         Jumlah Boks DMB tersusutkan sejumlah 39 boks / 805 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Jumlah Boks DMO tersusutkan sejumlah 224 boks / 736 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Jumlah Boks SDM tersusutkan sejumlah 128 boks / 1087 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Total Jumlah yang telah disusutkan pada periode Oktober 2011 s.d januari 2011 adalah 391 boks/2628 berkas

  PENUTUP

           Periode Juli 2011 sampai dengan Januari 2011 telah disustkan sejumlah 625 boks/5117 berkas. Demikian laporan ini disusun untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

                                                                            Dibuat di                Jakarta

                                                                            pada tanggal         27 Januari 2011

                                                                            Arsiparis Ditjen Migas

                                                                           

                                                                           

                                                                            Nurul Muhamad, A.Md

                                                                            NIP 19820628 200901 1003

Cerita dari sosialisasi jabatan fungsional arsiparis di Kementerian ESDM (1)

Sejak tahun 2009, penulis yang juga sebagai arsiparis pertama kalinya mengikuti sosialisasi jabatan fungsional arsiparis yang diselenggarakan biro kepegawaian dan organisasi KESDM. Perhatian pimpinan dalam hal ini kepala Biro kepegawaian dan organisasi KESDM dalam penyelenggaraan sosialisasi ini, cukup menggembirakan bagi arsiparis.

Acara diselengggarakan pada tanggal 21 sampai dengan 23 April 2014 yang mengambil tempat di teras Kota Entertainment Center Serpong BSD City diikuti oleh kurang lebih 40 orang arsiparis dari total 56 arsiparis di kementerian ESDM.

Dalam sambutannya, kepala biro kepegawaian dan organisasi KESDM menyampaikan bahwa kata kunci dalam Undang - Undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara adalah keterukuran. Kinerja seorang aparatur sipil Negara harus dapat terukur. Begitu pula kompetensinya pun harus terukur.

Kinerja seorang aparatur sipil terikat dengan jabatan yang diembannya. Dan dalam jabatan tersebut terkandung tugas dan fungsi serta kewenangan. Juga adanya jenjang jabatan. Dalam sambutan kepala biro kepegawaian dan organisasi KESDM menyampaikan bahwa dalam UU yang baru dirilis tahun 2014 tentang ASN membagi jabatan menjadi tiga kelompok.

Kelompok yang pertama adalah jabatan pimpinan tinggi. Kelompok ini terdiri dari pimpinan utama yakni kepala dari lembaga non kementerian, pimpinan madya yakni pejabat eselon 1 seperti Dirjen, kepala Badan, Sekjen, Irjen, Deputi, dan pimpinan pratama yakni pejabat selevel Eselon 2a dan 2b seperti kepala biro, direktur, sesditjen, kepala pusat, dlsb.

Kelompok yang kedua adalah jabatan fungsional tertentu seperti arsiparis. Arsiparis terbagi menjadi dua tingkatan yakni tingkatan terampil dan tingkat ahli. Jenjang jabatan arsiparis terdapat 7 jenjang yakni pelaksana, pelaksana lanjutan, penyelia, pertama, muda, madya, dan utama.

Kelompok yang ketiga adalah jabatan administrasi yang terdiri administrator, pengawas, dan pelaksana/jabatan fungsional umum. Administrator merupakan jabatan eselon 3 sedangkan pengawas adalah jabatan eselon 4. Jabatan fungsional umum yakni jabatan yang melaksanakan kerja dan dibuat sesuai kebutuhan dari unit kerja.

Menurut penulis bahwa sosialisasi ini perlu dilaksanakan secara rutin pada tiap tahunnya. Dengan sosialisasi tersebut, arsiparis menjadi mengerti tentang keberadaan arsiparis yang harus disesuaikan dengan peta jabatan. Dalam draft peta jabatan KESDM mengatur ketentuan jumlah arsiparis setiap jenjangnya serta jenjang yang tertinggi pada setiap unit kerja eselon I.

Arsiparis yang akan naik jenjang, harus juga sesuai dengan peta jabatan atau formasi yang tersedia pada suatu unit kerja. Pada unit kerja selain Sekretariat Jenderal, jenjang pangkat arsiparis tertingi adalah arsiparis muda. Contohnya di Ditjen Migas, di dalam draft Peta Jabatan status maret 2014 disebutkan bahwa dibutuhkan 2 orang arsiparis muda, 2 orang arsiparis pertama, 5 orang arsiparis penyelia, 7 orang arsiparis pelaksana lanjutan, dan 7 orang arsiparis pelaksana. Dalam hal seorang arsiparis muda Ditjen Migas akan mutasi naik jenjang pangkat arsiparis ke arsiparis madya, ada kemungkinan untuk dipekerjakan biro umum sekjen ESDM. Atau dapat tetap di Ditjen Migas, namun tak dapat mendapatkan hak mutasi kenaikan kenjang kepangkatan dan hanya mendapat hak kenaikan golongan ruang.

Pada akhir tulisan ini juga sebagaimana yang diharapan dari kepala biro kepegawaian dan organisasi bahwa administrator dan pengawas biro kepegawaian pun mendapat gambaran dalam menentukan peta jabatan arsiparis perihal data jumlah formasi arsiparis. Formasi yang tidak berlebih juga tidak kekurangan atau sesuai yang dibutuhkan. Selain itu juga mendapatkan gambaran analisa beban kerja kearsipan di suatu unit eselon I di lingkungan KESDM.