Cerita dari sosialisasi jabatan fungsional arsiparis di Kementerian ESDM (1)

Sejak tahun 2009, penulis yang juga sebagai arsiparis pertama kalinya mengikuti sosialisasi jabatan fungsional arsiparis yang diselenggarakan biro kepegawaian dan organisasi KESDM. Perhatian pimpinan dalam hal ini kepala Biro kepegawaian dan organisasi KESDM dalam penyelenggaraan sosialisasi ini, cukup menggembirakan bagi arsiparis.

Acara diselengggarakan pada tanggal 21 sampai dengan 23 April 2014 yang mengambil tempat di teras Kota Entertainment Center Serpong BSD City diikuti oleh kurang lebih 40 orang arsiparis dari total 56 arsiparis di kementerian ESDM.

Dalam sambutannya, kepala biro kepegawaian dan organisasi KESDM menyampaikan bahwa kata kunci dalam Undang - Undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara adalah keterukuran. Kinerja seorang aparatur sipil Negara harus dapat terukur. Begitu pula kompetensinya pun harus terukur.

Kinerja seorang aparatur sipil terikat dengan jabatan yang diembannya. Dan dalam jabatan tersebut terkandung tugas dan fungsi serta kewenangan. Juga adanya jenjang jabatan. Dalam sambutan kepala biro kepegawaian dan organisasi KESDM menyampaikan bahwa dalam UU yang baru dirilis tahun 2014 tentang ASN membagi jabatan menjadi tiga kelompok.

Kelompok yang pertama adalah jabatan pimpinan tinggi. Kelompok ini terdiri dari pimpinan utama yakni kepala dari lembaga non kementerian, pimpinan madya yakni pejabat eselon 1 seperti Dirjen, kepala Badan, Sekjen, Irjen, Deputi, dan pimpinan pratama yakni pejabat selevel Eselon 2a dan 2b seperti kepala biro, direktur, sesditjen, kepala pusat, dlsb.

Kelompok yang kedua adalah jabatan fungsional tertentu seperti arsiparis. Arsiparis terbagi menjadi dua tingkatan yakni tingkatan terampil dan tingkat ahli. Jenjang jabatan arsiparis terdapat 7 jenjang yakni pelaksana, pelaksana lanjutan, penyelia, pertama, muda, madya, dan utama.

Kelompok yang ketiga adalah jabatan administrasi yang terdiri administrator, pengawas, dan pelaksana/jabatan fungsional umum. Administrator merupakan jabatan eselon 3 sedangkan pengawas adalah jabatan eselon 4. Jabatan fungsional umum yakni jabatan yang melaksanakan kerja dan dibuat sesuai kebutuhan dari unit kerja.

Menurut penulis bahwa sosialisasi ini perlu dilaksanakan secara rutin pada tiap tahunnya. Dengan sosialisasi tersebut, arsiparis menjadi mengerti tentang keberadaan arsiparis yang harus disesuaikan dengan peta jabatan. Dalam draft peta jabatan KESDM mengatur ketentuan jumlah arsiparis setiap jenjangnya serta jenjang yang tertinggi pada setiap unit kerja eselon I.

Arsiparis yang akan naik jenjang, harus juga sesuai dengan peta jabatan atau formasi yang tersedia pada suatu unit kerja. Pada unit kerja selain Sekretariat Jenderal, jenjang pangkat arsiparis tertingi adalah arsiparis muda. Contohnya di Ditjen Migas, di dalam draft Peta Jabatan status maret 2014 disebutkan bahwa dibutuhkan 2 orang arsiparis muda, 2 orang arsiparis pertama, 5 orang arsiparis penyelia, 7 orang arsiparis pelaksana lanjutan, dan 7 orang arsiparis pelaksana. Dalam hal seorang arsiparis muda Ditjen Migas akan mutasi naik jenjang pangkat arsiparis ke arsiparis madya, ada kemungkinan untuk dipekerjakan biro umum sekjen ESDM. Atau dapat tetap di Ditjen Migas, namun tak dapat mendapatkan hak mutasi kenaikan kenjang kepangkatan dan hanya mendapat hak kenaikan golongan ruang.

Pada akhir tulisan ini juga sebagaimana yang diharapan dari kepala biro kepegawaian dan organisasi bahwa administrator dan pengawas biro kepegawaian pun mendapat gambaran dalam menentukan peta jabatan arsiparis perihal data jumlah formasi arsiparis. Formasi yang tidak berlebih juga tidak kekurangan atau sesuai yang dibutuhkan. Selain itu juga mendapatkan gambaran analisa beban kerja kearsipan di suatu unit eselon I di lingkungan KESDM.