DRAFT PEMINDAHAN ARSIP KE UNIT KEARSIPAN

	Nomor SOP	:
	Tgl Pembuatan	:   Desember 2014
	Tgl Revisi	:
	Tgl efektif	:
KEMENTERIAN ENEGERI DAN SUMBER DAYA MINERAL DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL	Disahkan oleh	: Sekretaris Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi [INSERT: NAMA] [INSERT: NIP]
	Nama SOP	:  PEMINDAHAN ARSIP
DASAR HUKUM		KUALIFIKASI PELAKSANA
1.     Peraturan MESDM No. 052 TAHUN 2006 tanggal 20 Oktober 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan DESDM 2.     Peraturan MESDM Nomor 18 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian ESDM 3.     Keputusan Dirjen Migas No.: 19990.K/04/DJM/2007 tentang petunjuk Teknis Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Di Lingkungan Ditjen Migas		1.     Memahami dan menguasai manajemen kearsipan 2.     Mampu melakukan pendataan asrip (survei. 3.     Memahami Klasifikasi Arsip Migas 4.     Mampu mengoperasikan software dan input data pada data basi (Sistem Informasi Persuratan)
KETERKAITAN		PERALATAN/PERLENGKAPAN
1.     SOP Pengurusan Surat Masuk di Sub Bagian TU 2.     SOP Pengurusan Surat Investasi Migas 3.     SOP Pengurusan Disposisi Pimpinan 4.     SOP Pengurusan Konsep Surat Keluar Pimpinan 5.     SOP Pengurusan Pengiriman Surat Keluar 6.     SOP Pemindahan Arsip		1.     Box Arsip 2.     Folder 3.     Sistem Informasi Kearsipan Elektronik 4.     Personal Computer (PC) 5.     Label Box 6.     Printer
PERINGATAN		PENCATATAN DAN PENDATAAN
Apabila terjadi salah penyimpanan (Filling) dokumen, maka dokumen tersebut sulit untuk ditemukembalikan untuk mendukung proses pekerjaan.		Disimpan sebagai data elektronik dan manual

NO	KEGIATAN	PELAKSANA			MUTU BAKU			KET
		Unit Pengolah	Tenaga Administrasi	Arsiparis	KELENGKAPAN	WAKTU	OUTPUT
1	Melakukan pendataan arsip yang akan dipindahkan				Pulpen, Kertas, PC dan Sistem kearsipan	4 Hari Kerja	Daftar Arsip Inaktif
2	Menyeleksi arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebih				Daftar Arsip JRA Boks Arsip	5 Hari Kerja	Arsip yang akan di simpan
3	Menilai arsip inaktif yang akan dipindahkan				JRA Daftar Arsip	7 Hari Kerja	Arsip yang akan di simpan
4	Membuat daftar arsip yang dipindahkan				PC, Printer Sistem Kearsipan	1 Hari Kerja	Daftar Arsip Siap Pindah
5	Memberkaskan Arsip				Folder, Boks Arsip	3 Hari Kerja	Arsip sesuai Folder
6	Menata ke dalam boks berdasarkan klasifikasi				Folder, Boks Arsip, Daftar Klasifikasi	3 Hari Kerja	Boks Arsip sesuai klasifikasi
7	Membuat dan menempel label boks arsip				Boks Arsip Label PC+Printer Spidol	1 Hari Kerja	Label Boks
8	Menata boks arsip pada arak/Role opac				Trolly	2 hari Kerja	Arsip Tertata Pada Rak
9	Membuat berita acara				Daftar Arsip Pindah, Jumlah boks dan folder	2 Jam	Berita Acara

PENGELOLAAN SUMBER DAYA KEARSIPAN DITJEN MIGAS KEMENTERIAN ESDM

Analisis mengenai sumber daya kearsipan di Direktorat Jenderal Migas bahwa ketersediaan tenaga SDM Kearsipan pada Ditjen Migas dapat dikategorikan belum proporsional, hal tersebut terlihat dengan pada saat ini jumlah tenaga arsiparis berjumlah 3 orang (1 ahli, dan 2 Terampil). Oleh sebab itu jumlah berdasarkan tupoksi Ditjen Migas, diharapkan nenambah jumlah SDM dengan porsi sebanyak 12 orang. 

Penambahan SDM secara kuantitas bertujuan agar perkerjaan yang terkait dengan tata persuratan dan mamajemen kearsipan dapat diakomodasi oleh tenaga fungsional arsiparis. Oleh sebab itu, pelimpahan wewenang kepada para arsiparis sebagai fungsional sudah dapat disesuaikan dengan tingkatan jabatan fungsionalnya arsiparis sesuai dengan klasifikasi masing-masing. Sehingga perkejaan dalam mendukung kegiatan ditjen Migas dapat dilakukan dengan baik. 

Tugas pokok Arsiparis adalah melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. Hasil kerja yang membuktikan tugas pokok arsiparis berbentuk daftar. Hasil kerja tersebut berada di poin pengelolaan, atau di poin penyajian arsip.

Berikut ini table menunjukkan kegiatan Pengelolaan arsip dinamis beserta hasil kerja sesuai dengan Peraturan Menteri Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014.

No	Uraian kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis	Hasil Kerja
1	melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip	registrasi arsip
2	melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta	daftar
3	melakukan pemberkasan arsip aktif	daftar
4	melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif	daftar
5	melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis	daftar
6	melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan diautentifikasi	daftar
7	melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga	daftar
8	melakukan identifikasi, verifikasi, dan penyusunan daftar salinan otentik arsip terjaga	daftar
9	melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip vital	daftar
10	melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif	daftar
11	melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan jadwal retensi arsip	persetujuan (pertimbangan)
12	melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan/ pertimbangan pemusnahan arsip;	Persetujuan (pertimbangan)
13	melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta menyusun daftar arsip yang akan dimusnahkan	daftar arsip
14	melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka penyerahan arsip statis	daftar
15	memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis.	laporan
16	melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis	laporan

Berikut ini table menunjukkan kegiatan Penyajian arsip menjadi informasi beserta hasil kerja sesuai dengan Peraturan Menteri Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014.

No	penyajian arsip menjadi informasi	Hasil Kerja
1	mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi	daftar
2	mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi	daftar
3	mengolah dan menyajikan arsip vital menjadi informasi	daftar
4	mengolah dan menyajikan arsip terjaga menjadi informasi	daftar
5	mengolah dan menyajikan arsip statis menjadi informasi	daftar
6	mengolah dan menyajikan informasi kearsipan untuk JIKN	daftar

Dengan mengcu butir kegiatan di atas membuat pelimpahan wewenangan kepada arsiparis dapat disesuaikan dengan kapasitas, sehingga tidak lagi berdampak terhadap keterbatasan ketersediaan sumber daya terhadap arsiparis yang selama ini terganggu. Adapun rekapitulasi mengenai hasil analisis dalam bidang sumber daya manusia dapat dilihat pada metriks berikut ini. 

MATRIKS EVALUASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA KEARSIPAN 

No	Analisis				Dasar Hukum
	Kondisi Saat ini	Dampak	Kondisi Ideal	Solusi
1	Terdapat tugas tamabahan bagi arsiparis diluar Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI)	Pekerjaan di bidang kearsipan mendapatkan perhatian penuh	Arisiparis diberikan tugas seusai dengan tangung jawabnya dan menjalankan fungsi sebagai tenaga fungsional	Arsiparis diberikan tugas dan tangggung jawab yang sesuai	PP. Nomor 28 Tahun 2014 Permen Kemenpan No.Per/3/M.PAN/3/2009
2	Arsiparis tidak mendapatkan kewenangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku	Ketersediaan dan akses terhadap arsip terganggu	Arsiparis dapat menjalankan kewenangan sesuai ketentuan	Arsiparis diberikan kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku	PP. Nomor 28 Tahun 2014
3	Jumlah arsiparis tidak memadai (hanya 3 orang arsiparis)	Penyelesaian pekerjaan kearsipan sulit memenuhi target	Tertanganinya arsip di lingkungan Ditjen Migas	Penambahan arsiparis (dari internal maupun eksternal) sehingga formasi minimal  sebanyak 12 orang arsiparis terpenuhi	Peraturan Menteri ESDM Nomor 11 tahun 2015
4	Kompetensi pejabat di bidang kearsipan	Kebijakan dan alokasi sumber daya yang kurang tepat sasaran	Pejabat di bidang kearsipan memiliki latar belakang pendidikan kearsipan	Pengembangan kompetensi melalui pendidikan dan pelatihan	Kebijakan Pembinaan Karir Peraturan Menteri Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014
5	Sarana dan prasarana kearsipan kurang memadai	Arsip ditjen migas tidak terpelihara dengan baik	Tersedia sarana dan prasarana kearsipan sesuai kaidah-kaidah kearsipan	Pengadaan sarana prasarana kearsipan yang sesuai standar kearsipan	Perka ANRI No. 3, 10,11, dan 12 tahun 2000 tentang standar sarana dan prasarana kearsipan
6	Keterbatasan Anggaran	Pengembangan sumber daya kearsipan terganggu	Terdapat daya dukung anggaran yang memadaai	Penyusunan kebijakan dan pengalokasian anggaran yang memadai pada tahun mendatang	Kebijakan Penganggaran