Hak akses arsip

Pembahasan penyusunan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip yg disingkat SKKA sebagaimana undangan Kepala Biro Umum yg diselenggarakan pada hari Senin, tanggal 5 November 2018 bertempat di Wisma Bayu Puncak Bogor.

Pembahasan tersebut merupakan lanjutan yang sebelumnya dilaksanakan pada awal Oktober 2018 di Yogyakarta. Informasi dari dari arsiparis madya, bahwa diperlukan konfirmasi dari Ditjen Migas atas jenis arsip minyak dan gas bumi yg telah di draft oleh tim penyusun. Maka saya pun ijin kepada manajemen Sekretariat Ditjen migas untuk dapat hadir bersama Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Acara dibuka oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Kearsipan KESDM dilanjutkan dengan paparan tim penyusun.

Pada sesi diskusi, kami perwakilan Ditjen Migas diberikan kesempatan untuk merespon draft SKKA dan kami menyampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. Milestone Peraturan Kearsipan Ditjen Migas yakni pada 2009 s.d 2011 (tiga tahun) proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yg dituangkan dalam Permen ESDM No.18 tahun 2011, berharap menjadi solusi permasalahan kearsipan.

Permasalahan kearsipan yg sangat mendesak dihadapi oleh unit kerja seperti Di Ditjen Migas adalah pertumbuhan yg tinggi sehingga menjadikan keterbatasan ruang simpan. Tahun 2018, kami mengajukan pemindahan 1800 boks hanya mampu diterima 240 boks oleh Pusat Arsip KESDM.

Maka dari itu, sejak dari tahun 2012, Ditjen Migas telah memperluas daya tampung penyimpanan arsip dimana dilakukan kerjasama penyimpanan dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI (jasa PNBP).

🌟 🌟 secara terbuka, Kepala Bagian Tata Usaha Dan Kearsipan KESDM merespon bahwa salah satu ukuran pengawasan kearsipan yg didapatkan KESDM agak menurun adalah keterbatasan ruang records center. Saat ini records center di Pusat Arsip KESDM belum mampu menyediakan kebutuhan penyimpanan arsip inaktif yg berasal dari unit utama di lingkungan KESDM. Kebutuhan Organisasi saat ini ada ay penyediaan Rumah Dinas sehingga anggaran yg telah tersedia dialihkan untuk mendukung kebutuhan organisasi.

Selain penyediaan ruang records center, rekomendasi Tim penilaian dari ANRI merekomendasikan agar adanya pengaturan menteri ESDM terkait empat instrumen kearsipan yakni klasifikasi, SKKA, JRA, dan Tata Naskah Dinas.

2. JRA Migas (Tim perumus Ditjen Migas) memunculkan jenis arsip yg lebih detil, dengan harapan memudahkan arsiparis dalam melakukan penyusutan.

Namun demikian pelaksanaan pemusnahan arsip migas terlaksana 6 taun setelah disyahkan JRA. Tepatnya setelah terbitnya penetapan pemusnahan arsip migas sebanyak enam ribuan berkas pada akhir tahun 2017 (SK ttd a.n. menteri, sekjen)

JRA hanya bisa dipergunakan oleh tim penilai sebagai landasan penilaian untuk pemusnahan arsip,
Hal tersebut sesuai dengan PP tentang pelaksanaan UU kearsipan di tahun 2012.

Adanya JRA Migas tidak serta merta dapat dijadikan dasar agar arsip langsung dapat di musnah kan namun tetap dalam proses administrasi (permohonan rekomendasi dari Sekretaris Jenderal KESDM kepada Kepala Arsip Nasional RI)

3. Kami menyampaikan bahwa tidak menolak Draft SKKA yg dibuat oleh Tim Biro Umum karena identik dengan jenis arsip yang terdapat pada JRA Migas tahun 2011.

Secara metodologi penyusunan jenis arsip JRA migas tahun 2011, melalui proses analisa tugas fungsi, dimana proses pembahasan dengan menghadirkan seluruh pejabat pengawas pada tiap subdit di lingkungan Ditjen Migas.

Waktu itu (2009 s. d. 2010) pleno perumusan beberapa kali oleh pejabat pengawas di lingkungan Ditjen Migas yg memiliki tugas organisasi kemudian pleno dilakukan di biro hukum, dan pleno berikutnya adalah di gedung anri (sebelum diterbitkan rekomendasi kepala anri)

🌟 🌟 tanggapan tim perumusan draft SKKA( arsiparis madya kesdm), bahwa jenis arsip sudah sesuai dengan usulan revisi permen esdm tentang JRA substanstif ESDM. hal tersebut telah dilaksanakan pleno oleh Instansi Pembina (ANRI)

4. Kami sampaikan pula bahwa terkait dengan kemunculan Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan pada satu tahun setelah disyahkan permen JRA migas, maka diperlukan revisi JRA migas tahun 2011 yg dimulai dari penyusunan pedoman retensi urusan ESDM

Pada draft PEDOMAN Retensi urusan ESDM, masukan kami melalui surat sekretaris ditjen migas menetapkan 11 jenis arsip (tidak sedetil jenis arsip yang ada di JRA migas.

dari 11 jenis arsip tersebut, terbagi dari kelompok fungsi organisasi Ditjen Migas 4 jenis, fungsi organisasi SKK Migas 5 jenis, dan fungsi BPH Migas sebanyak 2 jenis.

Jadi meskipun kami tidak menolak Draft SKKA yg identik dengan JRA migas, kami sampaikan kembali terkait masukan ditjen migas tentang jenis arsip pada draft pedoman retensi. Pendapat kami dengan menetapkan 11 Jenis arsip tersebut, lebih mempermudah klasifikasi arsip urusan ESDM.

🌟 🌟 respon dari tim penyusun adalah, target waktu yg ditetapkan adalah 2 minggu sebelum disampaikan ke biro hukum sebagai bahan prolegnas tahun 2019. Untuk itu, tim penyusun Draft SKKA mempertahankan jenis arsip sebagaimana jenis arsip yg ada di JRA migas.

Kami pun harus sepakat sebagai bentuk kebijaksanaan pencapaian ouput program kerja biro umum KESDM. Meskipun secara ideal kami harus mempertahankan masukan 11 jenis arsip migas sebagaimana masukan pedoman retensi, namun sebagai bentuk dukungan kepada biro umum sebagai PIC kearsipan KESDM maka sepakat terkait jenis arsip pada draft SKKA.

5. Beberapa jenis arsip pada draft SKKA menjadi catatan kami antara lain
– Kebijakan Menteri ESDM terkait dengan penyederhanaan perizinan dimana jenis arsip Ketenagakerjaan migas, kita minta di drop
– pembinaan usaha penunjang oleh ditjen migas pun disatukan pada kemampuan usaha penunjang dan menghilangkan jenis arsip Surat Keterangan Terdaftar
– begitu juga pembinaan keteknikan berupa Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT)
– jenis arsip yg terdapat kata “pengendalian” perlu dikonfirmasi ke SKK migas
– jenis arsip yg menjadi fungsi BPH Migas.

6. kami berharap bahwa draft SKKA yg akan diusung pada rancangan Peraturan Menteri menjadi solusi permasalahan kearsipan.

Setelah permasalahan pada fase pemusnahan (kebanjiran arsip) , permasalahan akses informasi arsip menjadi tolok ukur kredibilitas kesdm sebagai lembaga publik.

Meski permintaan informasi publik tidak seramai tahun 2012 dan 2013. juga SKKA hanya dipergunakan sebagai salah satu landasan dalam penyelesaian konflik informasi. namun proses penyusunan SKKA menjadi parameter pengawasan kearsipan yg berdampak pada salah satu indikator penilaian Reformasi Birokrasi KESDM.

Antara beban kerja arsiparis

Menjelang siang pada hari Kamis, tanggal 23 Januari 2019, Pejabat Pengawas bidang kepegawaian Ditjen Migas menyambangi ruang arsip. Beliau menanyakan jumlah kebutuhan petugas arsip saat ini. Kebutuhan petugas arsip akan diakomodir dengan pengadaan pegawai non ASN di Lingkungan KESDM

Dari obrolan ringan bersama pejabat tersebut, penulis merangkum dalam suatu analisis antara lain:

Jumlah formasi yang telah ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM No. 11 Tahun 2015 adalah sebanyak 23 orang arsiparis untuk Direktorat Jenderal Migas. Pada tahun 2019 ini terdapat tiga orang pegawai yang memiliki Surat Keputusan (SK) sebagai Arsiparis yakni : Sdr. Mulyanto, Sdr. Nurul dan Sdr Dinnisa

Dengan demikian kebutuhan sumber daya manusia di unit kearsipan Ditjen Migas adalah minus 20 orang karena telah terpenuhi 3 formasi.

Dari tiga orang arsiparis, satu orang diperbantukan untuk pengurusan dokumen perjalanan luar negeri, maka tersisa dua sumber daya manusia untuk melaksanakan beban kerja unit kearsipan ditjen migas.

Bp. Ahmad Fauzi selaku pejabat pengawas kepegawaian Ditjen Migas menyampaikan kebijakan rencana revisi permen 11 tahun 2015, untuk itu beliau mengharapkan dokumen tertulis yang membuktikan secara faktual pada tahun 2019 tentang kebutuhan 20 orang arsiparis termaksud.

Penulis yang mewakili unit kearsipan Ditjen Migas menyampaikan bahwa pada saat permintaan bahan atau data dukung terkait kebijakan revisi permen no 11 tahun 2015, pada bulan Mei 2018, unit kearsipan telah mengisi formulir beban kerja sesuai permen PAN dg total 12 orang arsiparis dengan rincian sebagai berikut:
-Arsiparis pelaksana : 3 orang
-Arsiparis pelaksana lanjutan : 2 orang
-Arsiparis Penyelia : 4 orang
-Arsiparis Pertama : 2 orang
-Arsiparis Muda : 1 orang
Formulir diisi secara faktual dari keberadaan petugas arsip yakni Mulyanto, Nurul Muhamad, Juli Supadmo, Kasmari, Tatang, Gilang, Reni, Catur, Gondo, Reza, alif dan avis, serta rosyid.

Meski pada awal tahun 2019 ini masuk tambahan dua orang tenaga perbantuan yakni Junaidi alfin dan Mikun sehingga total 15 orang.

Penggambaran kebutuhan petugas arsip pada unit kearsipan Ditjen Migas di atas masih bersifat faktual (apa yang telah dikerjakan oleh petugas arsip) sebagaimana keberadaan personil saat ini.

Keberadaan 12 s. d. 15 orang untuk menjalankan unit kearsipan pada tahun 2019 masih belom memenuhi standar minimal pelayanan kearsipan.

Jika mengikuti standar minimal pelayanan kearsipan maka indikator yang dipergunakan bukan hanya gambaran faktual dari keberadaan petugas arsip.

Menurut penulis, Unit Kearsipan yang telah memiliki standar minimal mendekati kondisi kearsipan sebagaimana amanat Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan Nom 43 tahun 2009.

Ragam Aktivitas penyelenggaraan kearsipan sebagaimana peraturan termaksud memang tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh unit kearsipan, namun terkait dengan unit dan jabatan lain (selain jabatan arsiparis)

Ragam aktivitas kearsipan terbagi menjadi dua yakni kegiatan yang bersifat pelaksanaan dg kategori ketrampilan dan kategori ahli atau penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria (sistem kearsipan).

Keterkaitan dg jabatan lain yakni pemanfaatan teknologi informasi harus bergerak beriring dengan pranata komputer atau setidaknya tim arsip disuport oleh programer komputer.

Ragam aktivitas kearsipan juga dihadapkan pada penyediaan arsip dan pengolahan menjadi informasi serta desiminasi informasi yang bersumber pada arsip.

Agar memenuhi standar pelayanan minimal, maka penulis berpendapat bahwa jumlah ketersediaan petugas arsip di Unit kearsipan harus dikaitkan dengan hasil kerja atau jumlah arsip, jumlah unit pengolah/unit kerja, jumlah jenis arsip serta ragam aktivitas kearsipan

Selain hal tersebut, yang terpenting pada unit kearsipan adalah kedudukan atau peran yang dapat dilaksanakan untuk pencapaian kinerja organisasi.

Unit Kearsipan Ditjen Migas memiliki peran dalam mendukung manajemen internal ditjen migas dalam bentuk layanan perkantoran.

Kebutuhan layanan perkantoran saat ini di Ditjen Migas adalah perbaikan Fasilitas perkantoran yakni renovasi gedung. Kegiatan tersebut meninggalkan kepedihan bagi unit kearsipan Ditjen Migas karena terjadi lonjakan pertumbuhan arsip yang sangat masif.

Gambaran tersebut penulis sampaikan melalui tautan:
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Selama dua tahun ini, unit kearsipan hanya mampu melaksanakan aktivitas pengolahan arsip dan belum mampu untuk mengolah data arsip menjadi informasi sampai dengan desiminasi informasi arsip (pameran arsip)

Melalui tulisan ini, penulis sebagai Arsiparis Ditjen Migas memohon permakluman kepada pimpinan. Arahan pimpinan agar unit kearsipan menyelenggarakan pameran arsip sebagai bentuk desiminasi informasi belum dapat terlaksana.

Unit Kearsipan Ditjen Migas masih di bawah standar karena belum tuntas dalam mengimbangi pertambahan arsip. Sehingga unit kearsipan Ditjen Migas baru mampu menjalankan layanan perkantoran sebagai gudang penyimpanan, penataan arsip, mengamankan arsip meski terbatas nya ruang simpan.

Jumlah arsip yang mencapai 8400 boks dihadapkan dengan ketersediaan ruang arsip ukuran 12M X 6M. Ruang yang hanya berkapasitas 2500 boks (ukuran 12M X 6M) terisi 3400 boks beserta space untuk kegiatan penyortiran atau pemilahan arsip.

Meski kerjasama penyimpanan sistem sewa di Pusat Jasa Kearsipan ANRI mencapai 5200 boks untuk tahun 2019, namun masih belum dapat mencukupi kebutuhan ruang simpan.

Capaian Unit Kearsipan Ditjen Migas yakni terbangunnya citra kehandalan dalam menyimpan arsip sehingga pimpinan dan pegawai mempercayakan penyimpanan arsip mereka. Satu penyebab yang terkait erat adalah kredibiltas petugas arsip. Tingkat kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab penyimpanan arsip untuk menjamin ketersediaan bukti jika sewaktu waktu dibutuhkan.

Petugas arsip yang mendapat predikat teladan di tingkat Kementerian ESDM dengan didukung 10 s.d. 15 orang menjadi pengungkit citra kehandalan unit kearsipan Ditjen Migas termaksud.

Petugas arsip telah melaksanakan aktivitas kearsipan pada tiap harinya dan menghasilkan hasil kerja berupa data arsip dan fisik atau pdf hasil alihmedia arsip.

Petugas melaksanakan ragam aktivitas pengolahan arsip yakni mensortir, memilih arsip dan non arsip, deskrepsi, memindai, mengupload, memberikan nomor arsip, menyimpan ke dalam boks, menata boks arsip ke dalam lemari arsip, melayani penelusuran dan peminjaman arsip sampai dengan mengelap debu debu kertas.

Gambaran obrolan bersama Bp Fauzi di atas mengerucut pada kebijakan Sekjen ESDM dalam rekruitmen pegawai non ASN untuk bidang kearsipan.

Berapapun petugas arsip yang akan disediakan dengan rekruitmen pegawai non ASN, tetap akan dibagi keseluruhan satuan kerja di Lingkungan KESDM.

Berapapun jumlah petugas arsip yang akan diperbantukan di unit kearsipan Ditjen Migas semoga menjadi tambahan amunisi bergeraknya unit kearsipan.

Beban kerja seperti Hasil kerja /jumlah arsip sebanyak 8400 boks arsip, pelayanan pemindahan arsip kepada 26 unit pengolah/unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas, 72 jenis atau seri arsip yang harus dilakukan penataan , ragam aktivitas kearsipan berkategori keahlian seperti penyusunan NSPK, pengolahan arsip menjadi informasi dan desiminasi informasi arsip dapat terus terlaksana

Daftar Berkas

Tantangan unit kearsipan adalah menghidupkan kembali peran unit kerja sebagai bagian dari sistem pengelolaan arsip dinamis. Arsip Dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif.

Arsip aktif disimpan dan didokumentasikan di unit kerja melalui daftar berkas. Tatkala telah selesai masa simpan aktif, bersama dengan fisik arsip, daftar berkas tersebut diserah terima kan dengan bukti berita acara yang ditandatangani pimpinan unit kerja.

Hal tersebut dalam Peraturan ANRI yang diterbitkan pada delapan tahun lalu telah memberikan panduan bagi Sumber Daya Manusia Kearsipan untuk mengolah arsip. Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Cara Penyediaan Arsip sebagai Informasi Publik, bab ketentuan umum disebutkan bahwa mengolah arsip inaktif adalah membuat daftar arsip, menyimpan, dan mendokumentasikannya sedangkan arsip aktif ditekankan untuk kegiatan pemberkasan dan pembuatan daftar berkas.

Bagi penulis, peraturan tersebut menjadi menarik karena sesuai dengan tuntutan instansi publik. Mengolah arsip dilakukan dengan memberkaskan, menata, dan menyusun daftar secara tematik.

Beban pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan pada saat arsip berada di unit kerja adalah membuat daftar arsip. Namun demikian, tatkala perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip inaktif tidak disertakan daftar arsip, maka yang terjadi adalah beban kerja yang tidak sesuai dengan panduan di atas.

Untuk itu, direncanakan pertemuan para pengadministrasi pada hari Kamis, 12 September 2019, di ruang Strategis lantai 16, Gedung Migas yang akan melakukan workshop pembuatan daftar berkas.

Tatkala aktivitas pembuatan daftar berkas aktif tidak pernah dilaksanakan, maka akan sangat membebani petugas pada ruang arsip inaktif. Selain perpindahan arsip tidak dapat meninggalkan bukti administrasi, dampak lainnya adalah kelengkapan berkas yang seharusnya diperiksa menjadi terlewatkan.

Beberapa kasus penelusuran arsip harus kandas dan tidak menemukan fisik arsip. Penelusuran peta koordinat salah satu wilayah kerja pada delapan belas tahun yang lalu, tidak teridentifikasi bahkan dari daftar arsip.

Permintaan arsip oleh penegak hukum menjadi momok bagi pejabat yang masih aktif tatkala hanya sebagai penerus pejabat lama. Arsip yang tidak diperkirakan sebelumnya menjadi lokus para penegak hukum terus berkembang seiring perubahan kondisi birokrasi.

Yang terbaru adalah penelusuran pegawai pada kelompok kerja pengadaan, berita acara salah satu pengadaan infrastruktur, belum dapat teridentifikasi. Atau juga salah satu pejabat pengawas yang mencari Keputusan Direktur Jenderal tahun 1999.

Meski kita dihadapkan dengan kondisi arsip yang bervariasi. Kondisi tidak teratur dan harapan dapat lebih teratur sebelum datang masa inaktif. Penulis yang setiap harinya berhadapan dengan berkas inaktif masih harus berjibaku untuk membuat daftar arsip.

Puluhan berkas inaktif yang kupilah setiap harinya. Ratusan item arsip yang memaksa diri membacanya. Begitulah kira kira gambaran aktivitas pekerjaan kearsipan setiap harinya. Kerja mengolah salah satu media yang merekam informasi pastilah identik dengan aktivitas membaca.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/17/inovasi-ketatalaksanaan/

Kalo mau disurvey, berapa orang arsiparis yang secara full mengolah arsip????. Tentunya tidak semua arsiparis full mengolah arsip. Untuk menyederhanakan persamaan definisi “mengolah arsip”, tulisan ini akan mengajak pembaca bersepakat pada salah satu pekerjaan kearsipan .

Arsiparis melayani

Rabu, 6 November 2019
Siapakah dia?? Yang sedang membangun kepuasan diri dengan melayani?? Tebar pesona dengan memposisikan jabatan untuk lebih bermanfaat. Seorang arsiparis merasa bisa tersenyum di sore hari tatkala berhasil memberikan pelayanan. Setidaknya tercatat empat orang sekaligus telah mendapat layanan pada hari Selasa, 5 November 2019
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/31/kinerja-arsiparis-itu-melayani/

1. Kepala Seksi di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri menerima manfaat konsultasi penomoran naskah dinas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/06/analisa-naskah-kedinasan/

2. Kasubag Informasi Hukum
Menindaklanjuti rapat pengelolaan dokumen kontrak KKKS, Pak Fauzi didampingi Maria dan Shinta menyambangi ruang arsip untuk memastikan kembali pelimpahan penyimpanan Arsip KKKS dari Direktorat Hulu Migas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/

3. Kasubag Rumah Tangga dan Perlengkapan
“dengan versi android, akan lebih sering baca surat” kata Pak Zainul setelah mendapatkan tutorial download aplikasi persuratan Ditjen Migas melalui Playstrore.

Meski telah lama aplikasi persuratan berbasis Web nangkring sebagai sarana perkantoran, namun kendala kecepatan akses menjadikan pengguna enggan dan tidak menciptakan ketertarikan untuk memanfaatkan aplikasi.

Pada hari ini, saat bersama salah seorang staf dari pak Zainul, saya bisa mendapatkan bukti, bahwa selaku pejabat pengawas lebih sering mendisposisi surat.

Inovasi aplikasi persuratan berbasis Android menjadi terobosan agar sarana perkantoran semakin berdaya guna untuk penyelarasan pekerjaan.

“terakhir buka aplikasi surat, di Bulan April, dan sekarang sudah ada 13 surat masuk” kata Ryan selaku Pengelola BMN yang menjadi staf dari pak Zainul.

Saya bersama Ryan sedang asyik ngobrol lepas mendarat di Bandara Abdurrahman Saleh Malang, untuk mengikuti diklat Info grafis.

Tepat di sebelah Ryan, seorang teman analis wilayah kerja, Farhan, yang juga sebagai pengguna aplikasi persuratan Ditjen Migas,kusarankan untuk mengunduh versi android dari playstrore.

4. Kepala Seksi di Subdit Penerimaan Negara Migas
Merasa membutuhkan data sebagai bahan rapat dengan Direktorat Jenderal di Kementerian Keuangan, Pak Supriyadi menyambangi ruang arsip untuk mendapatkan file surat tertanggal desember 2018.

Pasalnya, filling di aplikasi persuratan sudah tidak dapat menampilkan file Pdf. Berbekal data surat yang dicetak dari aplikasi tersebut, pak supriyadi mendapatkan layanan penelusuran file Pdf.

Demi pemeliharaan kecepatan akses, arsiparis melaksanakan kewenangan untuk menutup akses file Pdf dan hanya menampilkan data surat saja. Penutupan diberlakukan untuk file Pdf lebih dari tiga bulan silam.
Namun demikian, kebutuhan dari pengguna masih dapat terlayani dengan baik oleh tim kerja arsip Ditjen Migas.

Akhir ilustrasi diatas, kiranya kiprah arsiparis menjadi catatan karir dalam membangun kepuasan sebagai pelayan. Pelayanan berdasarkan kompetensi.

Semoga bermanfaat

Perlunya pengarsipan

Kamis, 19 September 2019
Branding gedung perkantoran yang dapat kita jumpai pada tahun terakhir adalah adanya renovasi ruang kerja. Konsep ruang perkantoran modern bukan hanya berada pada fisik ruangan yang terlihat baru. Diperlukan beberapa barang milik negara lainnya untuk menunjang operasional perkantoran pejabat dan pegawai di unit kerja. Salah satunya adalah lemari atau kredensa untuk menyimpan berkas kerja.

Workstation atau meja kerja yang dipesan melalui vendor tentunya telah menyediakan fasilitas penyimpanan berkas kerja untuk memenuhi kebutuhan. Namun bagaimana jika lemari kecil yang menjadi satu paket dengan Workstation terkesan tidak mencukupi untuk menyimpan berkas kerja???

Mengapa masih saja para pegawai merasa butuh banyak lemari?? Bagaimana kah mencukupi kebutuhan tersebut?

Beramai ramai, pegawai di unit kerja melayangkan permintaan penambahan kredensa atau almari yang akan ditempatkan di samping workstation. Berdasarkan permintaan tersebut, ruangan yang selesai direnovasi terlihat berjejer rapi kredensa atau lemari yang dipergunakan untuk menyimpan berkas kerja.

Pertanyaan selanjutnya, siapakah yang mengkoordinir penyimpanan arsip di dalam kredensa atau lemari tersebut?? Apakah setiap pegawai memanfaatkan almari untuk menyimpan berkas kerjanya? Bagaimana cara memelihara arsip di dalam kredensa tersebut?

Waktu terus berjalan, suatu saat kredensa atau lemari tersebut akan penuh. Apakah yang terjadi? Bisakah memunculkan permintaan kembali untuk pengadaan kredensa atau lemari saat area kerja di unit kerja masih memungkinkan untuk menempatkan kredensa atau lemari arsip?

Fakta yang terjadi pada unit kerja, kesan kebutuhan operasional perkantoran sangat terkait dengan pemeliharaan arsip. Setelah beberapa tahun, ternyata ruang kerja baru (hasil branding perkantoran /renovasi) menunjukkan perubahan pemandangan. Saat ini kita dapat menjumpai tumpukan arsip dalam kardus menempati area unit kerja yang belum tersedia kredensa atau lemari.

Gambaran diatas menunjukkan bahwa kearsipan belum didudukkan sebagai solusi dalam hal pengadaan sarana dan prasarana. Tatkala layanan umum pada rencana strategis direktorat jenderal 2020 – 2025 terdiri salah satu kegiatan layanan kearsipan, maka perlu kiranya untuk mendudukkan kearsipan sebagai salah satu solusi permasalahan dalam pengadaan sarana dan prasarana perkantoran.

Tiga kegiatan dalam pemeliharaan arsip sesuai ketentuan peraturan kepala ANRI nomor 9 tahun 2018 yakni
1. Pemberkasan dan penyimpanan arsip inaktif
2. Penataan dan penyimpanan arsip aktif
3. Alihmedia arsip

Bagaimanakah pengorganisasian dalam pemeliharaan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal???
Metode untuk mengorganisir pemeliharaan arsip dilaksanakan dengan membentuk sentral arsip aktif (central file) dan sentral arsip inaktif (records center).

Pada unit Direktorat Jenderal di lingkungan KESDM, jabatan kasubag tata usaha berada di bawah Sekretariat Direktorat Jenderal. Tidak ada jabatan kasubag tata usaha di lingkungan Direktorat.

Dengan demikian, kasubag tata usaha hanya dapat bertindak untuk mengorganisir pelaksanaan peran sentral arsip inaktif (records center). Bagaimana dengan pelaksanaan kerja sentral arsip aktif???

Dikarenakan tidak ada jabatan kasubag tata usaha pada tiap direktorat di lingkungan Direktorat Jenderal pada Kementerian ESDM, maka peran sentral arsip aktif harus dilaksanakan oleh unit kerja setingkat subdit/bagian pada lantai yang sama (dalam satuan unit kerja eselon 2 yang sama)

Dari uraian diatas maka dapat kesimpulan sementara adalah
1. Pejabat dan pegawai di lingkungan Subdit melaksanakan pemeliharaan arsip aktif (penyelenggaraan sentral file)
2. Pejabat pengawas urusan tata usaha direktorat jenderal melaksanakan pemeliharaan arsip inaktif (penyelenggaraan records center)

Bagaimana mekanisme hubungan kerja antara central file dengan records center???

Sesuai pedoman pemeliharaan arsip dinamis (pasal 10 pada Peraturan Anri nomor 9 tahun 2018), sentral arsip aktif (central file) menyampaikan daftar berkas paling lambat enam bulan setelah pelaksanaan kegiatan kepada sentral arsip inaktif (records center)

Berdasarkan daftar berkas yang disusun oleh petugas pada sentral arsip aktif (central file), maka dibuat pengaturan pemberkasan pada map atau folder. Tatkala map tidak dapat menyimpan arsip maka berkas yang lain disimpan pada kredensa atau lemari. Tanggung jawab pemberkasan, pengaturan penyimpanan arsip aktif di kredensa atau lemari berada pada pimpinan unit kerja atau Subdit/bagian.

Hal tersebut mengindikasikan bahwa Jumlah daftar berkas dapat dipergunakan untuk mengetahui kebutuhan kredensa atau lemari untuk penyimpanan arsip. Pada sentral arsip aktif yang memiliki daftar berkas yang panjang, maka mendapatkan prioritas dalam pengadaan kredensa/lemari.

Dari gambaran tersebut, kebutuhan lemari bukan berasal dari kesan butuh dari kondisi operasional perkantoran. Namun dapat didudukkan dari layanan kearsipan dengan output daftar berkas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/11/daftar-berkas/

Selain daftar berkas sebagai dasar pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif selama di central file(subdit/bagian), daftar tersebut menjadi bahan penelitian untuk menentukan pemindahan arsip ke records center.

Berkas kerja yang terdapat di dalam daftar, perlu dilengkapi dengan daftar isi berkas. Petugas di sentral arsip aktif perlu untuk mengendalikan keberadaan isi berkas.

Berkas yang belum lengkap dan belum terdapat daftar isi berkas tidak direkomendasikan untuk masuk ke dalam daftar arsip pindah. Dalam hal ini, perlu dilakukan aktivitas untuk melengkapi berkas sebelum dilakukan pemindahan. Daftar arsip pindah ditandatangani oleh pimpinan subdit sebagai lampiran berita acara pemindahan arsip.

Dengan dilakukan pemindahan arsip secara rutin (minimal 2 tahun sekali) , maka pemanfaatan kredensa atau lemari di unit kerja akan lebih efisien.

Pemindahan arsip dilaksanakan dari sentral file ke records center sesuai kesepakatan yang mendasarkan tingkat kegunaan arsip. Dapat juga berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

Terkait dengan kelengkapan berkas dan isi berkas, pegawai di sentral arsip aktif terus melakukan monitor sehingga dapat menjamin keutuhan rekaman kegiatan.

Misalnya saja map yang tidak mampu menyimpan seluruh kelengkapan berkas dapat mempergunakan metode tunjuk silang. Pada praktik pemberkasan, tunjuk silang ini dipergunakan untuk menandai atau memberikan petunjuk lokasi simpan yang berbeda disebabkan perbedaan bentuk arsip atau tidak tertampungnya dalam satu map.

#yukngarsip

Semoga bermanfaat

Penyimpanan Arsip

4.968 boks arsip ukuran 20cmX40cm atau setara dengan 993.6 meter linear menjadi beban penyimpanan sampai dengan bulan November 2019.

Berikut kategori arsip inaktif dalam masa pemeliharaan dengan penyimpanan di ruang arsip terpisah dengan gedung Migas (Offstorage) :

1. Arsip substantif sebanyak 1.190 boks atau setara dengan 238 ML dengan rincian sebagai berikut:
🍃 Program Migas dengan total : 186 boks / 37.2 ML
– Subdit Penerimaan Negara : 79 ( 1-79)
– Subdit Kerjasama : 43 Boks ( 1-43)
– Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri : 64 boks
🍃 Usaha Hulu Migas dengan total : 190 boks /39.8 ML
– Subdit Eksplorasi : 156 Boks
– Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional : 43 boks
🍃 Usaha Hilir Migas dengan total: 309 boks/ 61.8 MLm
– Subdit Niaga : 158 boks (384-542)
– subdit Pengolahan : 89 Boks( 93-182)
– Subdit Pengolahan : 62 Boks ( 222-284)
🍃 Teknik dan lingkungan dengan total 434 boks / 86.8 ML
– Keselamatan Hilir : 72 Boks (1 – 72)
– standarisasi : 60 Boks ( 150-210)
– Usaha Penunjang : 60 boks (1-60)
– Lindungan Lingkungan : 242 boks(160-382)
– Keselamatan Hulu : 71(1-71)

2. Arsip Fasilitatif sebanyak 2.207 boks atau setara dengan 441.4 Meter Linear dengan rincian sbb:
– Persuratan : 647 boks
– Personil file Pensiun : 203 boks
– Belanja/pembayaran langsung & >200 juta : 510 boks
– Belanja / pelelangan Umum : 229 boks
– belanja / pembayaran infrastruktur : 164 boks
– Layanan pengadaan : 362 boks (331-693)
– berkas keuangan : 92 boks

3. Koleksi lainnya atau potensial disebut program prioritas nasional sebanyak 1.571 atau setara dengan 314.2 Meter Linear
– program LPG 3Kg : 1.118 boks
– Program Gas Rumah Tangga, Transportasi : 311 boks
– kajian Konsultasi (laporan penyedia jasa) : 142 boks

Masih tersisa 232 boks untuk melengkapi target pemeliharaan arsip di luar kantor dengan total 5.200 boks. Unit Kearsipan telah mempergunakan anggaran sebesar 170 juta per tahun dengan menyewa ruang simpan dari penyedia jasa kearsipan.

Jika dalam dua minggu lalu, stock opname untuk 600 boks telah terlaksana, maka dalam minggu ini, direncanakan rampung dalam kerangka menjaga siklus penyimpanan arsip inaktif.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/29/stock-opname-arsip-2/

Filling Arsip Aktif

Pembuatan daftar berkas demi meraih perubahan wajah perkantoran terus dimonitor oleh Pejabat pengawas urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal Migas. Sebagai tindak lanjut pertemuan tanggal 17 Oktober 2019 dengan kesepakatan membuat 🏡 rumah berkas dengan judul sesuai daftar berkas telah dilaksanakan oleh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.

Langkah teknis setelah tersedia media simpan sesuai dengan judul daftar berkas adalah pemberkasan naskah kedinasan yang tercipta dan ditempatkan di media simpan yang telah di tentukan.

Contoh 1: nota dinas permintaan pengadaan barang yang diajukan oleh pelaksana kegiatan kepada pimpinan unit kerja disimpan pada media simpan tersebut. Kemudian dokumen tagihan pengadaan pun perlu diberkaskan pada media simpan tersebut. Tidak lupa juga pertanggungjawaban pengguna barang nya.

Contoh 2: nota dinas dan surat tugas pengajuan perjalanan dinas diberkaskan sesuai dengan media simpan yang sesuai dengan judul daftar berkas. Kemudian tagihan perjalanan dinas dan Laporan perjalanan dinas pun diberkaskan dan disimpan pada media sesuai dengan judul daftar berkas.

Contoh 3: nota dinas dan surat penyelenggaraan rapat di dalam maupun di luar kantor dalam pelaksanaan kegiatan anggaran. Arsip tagihan pembayaran hotel beserta laporan rapat, daftar hadir rapat, notulen rapat, undangan rapat, permintaan narasumber, pembayaran honor narasumber tidak luput untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas.

Pelaksanaana contoh tersebut pastinya akan menemukan kendala dalam pemberkasan karena tidak semua dipegang oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penata arsip. Realitas saat ini, arsip berada di masing masing PIC pelaksana kegiatan. Bahkan, karena penugasan yang didasarkan pemerataan pekerjaan, keberadaan arsip dengan kesamaan kegiatan akan berada di beberapa staf.

Dari hal hal diatas, memunculkan pertanyaan tugas baru untuk dilakukan. Beberapa respon orang, pastinya membuat ribet dan susah karena beberapa kondisi.
1. apakah petugas surat/pengadministrasi umum /penatalaksana arsip harus meminta arsip yang dipegang masing masing staf tersebut??

2. Apakah perlu menggandakan atau memfotokopi arsip yang dipegang oleh pelaksanaan kegiatan untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas?

3. Apakah perlu meminta berkas pengadaan dan pembayaran dari bagian keuangan untuk diberkaskan?

4. Apakah perlu menggandakan dan memfotokopi berkas pengadaan dan pembayaran karena yang asli harus dikelola oleh Bagian keuangan dan para Pejabat Pembuat Komitmen/PPK

Pertanyaan diatas tentunya menyelimuti para petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip dalam melanjutkan kegiatan penyusun daftar berkas.

Melalui tulisan ini, penulis akan mengajak berfikir sejenak terkait tujuan pengarsipan yakni untuk menjaga keutuhan dan kelengkapan rekaman kegiatan dalam rangka menjamin ketersediaan arsip.

Jika mendasarkan tujuan pengarsipan diatas, maka hendaknya pertanyaan diatas harus dilaksanakan. Namun demikian, jika belum dapat meminta berkas dari para pelaksana kegiatan, belum bisa mengandalkan berkas pengadaan dari Pejabat Pembuat Komitmen /PPK dan berkas pembayaran dari Bagian Keuangan, maka yang dapat dilakukan adalah menulis dalam daftar isi berkas.

Sebagai analogi, daftar isi berkas itu sama halnya daftar isi buku. Buku yang tebal pasti memiliki daftar isi yang menunjukkan informasi keberadaan halaman.

Maka yang dilakukan oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip, disiplin untuk mengisi daftar isi berkas yang dibuat dan diletakkan pada setiap media simpan sesuai judul daftar isi berkas.

Jangan lupa untuk menuliskan dan mengkonfirmasi keberadaan setiap arsip.
Contohnya:
1. Nota dinas permintaan pengadaan barang yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani tuliskan nomor nota dinas dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai di daftar isi berkas
2. Surat undangan rapat dan permintaan narasumber yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani, tuliskan nomor surat dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai pengonsep di daftar isi berkas.
3. Laporan perjalanan dinas, harus diminta dari pegawai yang melaksanakan tugas.
4. Notulen rapat dan Laporan rapat kepada, harus diminta dari pengkonsep.

Catatan:
🌟 Kedepan, nanti akan dibuatkan edaran dan diingatkan kembali bahwa konsep surat harus dibuat dan ditandatangani lebih dari satu karena kepentingan untuk dikirim, dan untuk diberkaskan.

🌟 Untuk arsip yang menjadi domain tugas PPK dan Bagian Keuangan, sebaiknya secara aktif digandakan untuk diberkaskan dan ditempatkan pada media simpan sesuai judul daftar berkas.

Semoga bermanfaat

Filling arsip aktif(2)

“kondisi ketersediaan arsip yang terpercaya sebagai dukungan manajemen pada subdit, bisa dibilang hanya dikuasai beberapa orang saja” kata bos ku saat beberapa pekan setelah dilantik menduduki jabatan pengawas yang menaungi urusan kearsipan Ditjen Migas.

Kala itu, keikutsertaan arsiparis selaku pendamping pejabat pengawas dalam forum kearsipan yang diinisiasi oleh Biro Umum KESDM, muncul ide kecil dalam menggapai perubahan birokrasi (RB)

Setelah satu forum yang terlaksana di ruang strategis lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo pada bulan lalu, maka hari ini Kamis, 17 Oktober 2019 di Ruang Rapat SG2 Gedung Arsip KESDM, Pondok Ranji Tangerang Selatan terlaksana sharing session penyusunan Daftar Berkas.

Meski nafas terendah engah dan mulut seperti berbusa, untuk lebih dari 120 menit berbicara di depan forum, tak ada dalih kuat untuk menyebut diri sebagai narasumber. Aku lebih bisa jika memaknai diri sebagai pemandu sharing session atau pemandu suara di ruangan rapat berkapasitas 30 orang.

Sebagaimana Undangan Bapak Sesditjen Migas pada sepuluh hari yang lalu, para sekretaris pimpinan eselon 1 dan 2, para ASN pada jabatan pengadministrasi umum serta petugas persuratan yang berstatus non ASN mendapatkan kesempatan kembali untuk membahas kembali terkait kearsipan dengan topik yang berkaitan langsung dengan pengelolaan arsip aktif di luar kota.

Kalimat yang terucap kepada peserta forum dengan nada penekanan setelah pembukaan acara oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas adalah “apa tujuan bapak ibu mendatangi forum ini?”

Menampik anggapan bahwa rapat di luar kota hanya sebagai sarana refreshing atau mendapatkan tambahan penghasilan, adalah poin penting agar diri ini selaku pemandu acara semakin sadar akan adanya arah dan tujuan kegiatan. Terlebih kegiatan berbasis anggaran.

Pun halnya terkait kearsipan, arah tujuan kegiatan kearsipan yang telah disepakati secara nasional sejak 48 tahun yang lalu. Kala itu Undang Undang tentang Pokok Pokok Kearsipan di Tahun 1971, kemudian di revisi pada tahun 2009 yang diberikan nama Undang Undang tentang Kearsipan menjadi satu kegiatan yang jelas mempunyai arah dan tujuan.

Arah dan tujuan kearsipan yang PERTAMA ialah menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya pada instansi publik termasuk di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Untuk itu diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan serta sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

Poin tersebut penulis sampaikan untuk menjadi landasan berfikir bagi para petugas surat dan arsip (audien) yang sebagian besar diisi oleh pegawai non ASN.

Pun dalam pelaksanaan pekerjaan sehari hari, tidak bisa tidak seorang pegawai pada instansi pemerintah berpijak pada landasan peraturan perundangan yang berlaku.

Tujuan kearsipan Yang KEDUA adalah mendukung manajemen organisasi dan meningkatkan ketertiban pengelolaan arsip pada birokrasi. Salah satunya perlu dilakukan penataan kembali pemberkasan arsip aktif di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Pada tujuan kearsipan yang kedua ini, penulis semakin mengerucutkan diskusi terkait praktik kearsipan pada unit kerja di lingkungan Ditjen Migas. Para peserta sebagai perwakilan unit level eselon 3 dimana tiap harinya melakukan dukungan administrasi diharapkan mampu memberikan gambaran kondisi kearsipan yang nyata.

Dari kondisi nyata tersebut nantinya akan melengkapi topik forum diskusi pada waktu mendatang sehingga tergambar kebutuhan kearsipan. Salah satunya kebutuhan Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Ditjen Migas sebagai acuan bagi Arsiparis dan pengelola arsip dan pengadministrasi umum dalam rangka menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip.

Tak berselang waktu lama dari pancingan pemandu suara pada forum tersebut, bu Suwarti dari Direktorat Program, Pak Rusli dari Direktorat Usaha Hulu, bu Diah dan Indasah Direktorat Teknik, bu Sinta dari Sekretariat Ditjen, bu wati dari Direktorat Usaha Hilir serta bu Wiwit dari Direktorat Infrastruktur menyampaikan tanggapan. Tanggapan yang tak ayal menghidupkan suasana diskusi.

Diskusi yang memiliki cakrawala penyediaan arsip sebagai dukungan pengambilan keputusan pimpinan dengan pembatasan ruang lingkup pengelolaan arsip aktif.

Kondisi kearsipan yang masih jauh antara panggang dengan api disampaikan para perwakilan perserta mencakup prosedur pemberkasan arsip, pembuatan daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas, layanan penggunaan arsip aktif, sarana dan prasarana, pengamanan, dan sumber daya manusia.

Secara teoritik, penulis menyampaikan bahwa kondisi kearsipan Ditjen Migas mempergunakan azas gabungan sentral dan desentral.
1. Asas sentralisasi, digunakan dalam hal penetapan kebijakan sistem pengelolaan arsip aktif, pengorganisasian, sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta pengelolaan arsip secara elektronik.

2. Asas desentralisasi, digunakan dalam hal penataan dan

penyimpanan fisik arsip aktif yang berada di central file Sekretariat eselon I, Sekretariat eselon II dan unit kerja eselon III

Dari beberapa pertanyaan yang diajukan peserta dapat dirumuskan perlunya kesepakatan Pengorganisasian Arsip aktif di lingkungan Ditjen Migas. Arsip aktif dikelola dan disimpan secara terpusat oleh Pengelola Arsip Aktif (PAA), dan atau staf Sekretariat TU eselon I, staf Sekretariat eselon II dan Pengadministrasi umum eselon III dengan pembagian sebagai berikut:

1. Central file: Direktur Jenderal, Direktur dan Kepala Subdit, Sesditjen dan Kepala Bagian menyimpan arsip aktif yang diciptakan dan diproses secara langsung oleh Kepala subdit dan kepala bagian dan tidak berasal dari unit kerja lainnya;

2. Central file Eselon I yakni Sekretariat Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi, menyimpan arsip aktif yang tanda tangani dan diproses oleh Direktur Jenderal

3. Central file Direktorat atau eselon II

menyimpan arsip aktif yang ditandatangani oleh Direktur dan Sesditjen
4. Central File pada Subdit dan bagian menyimpan arsip aktif yang diciptakan dan di proses oleh subdit dan bagian masing masing.
5.dan seterusnya sesuai jenjang jabatan dan fungsi organisasi

Pun pada tataran Tanggung Jawab, perlunya acuan yang disepakati oleh pihak manajemen (pucuk pimpinan Direktorat Jenderal Migas) untuk menyebutkan pihak terkait Pengelolaan Arsip Aktif. Sedari Pejabat eselon II, III, IV sampai dengan staf pelaksana dan berujung pada para pengadministrasi umum, petugas persuratan, sekretaris baik kategori ASN dan non ASN.

Cukup banyak yang dapat dipotret dari sharing session kearsipan pada kesempatan tersebut. Pada bagian penutup, terjaring poin kesimpulan sebagai awal kesepakatan bersama yang akan terus digulirkan pada forum selanjutnya.

Kesimpulan forum tersebut antara lain
1. daftar berkas yang telah tersusun menjadi dasar pembuatan judul berkas di seluruh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas
2. Dalam waktu yang tidak lama, seluruh penamaan berkas (biasa terlihat pada judul punggung odner) di subdit/bagian di Lingkungan Ditjen Migas perlu penyesuaian sebagai daftar berkas yang telah disusun.
3. Setelah tersedia judul berkas, tugas para pengadministrasi umum dan petugas persuratan di subdit/bagian adalah menempatkan arsip serta membuat daftar isi berkas sesuai format yang ditentukan.
4.Daftar berkas diambil dari numenkelatur sub komponen dalam rencana kegiatan anggaran masing masing subdit/bagian
5. Dengan penentuan judul berkas sesuai dengan RKAKL akan menyediakan data untuk pimpinan dan mendukung akuntabilitas pencapaian kinerja pimpinan unit
6. Perlu pendalaman kembali terkait adanya rancangan draft petunjuk teknis pengelolaan arsip aktif untuk dapat ditetapkan Direktur Jenderal sehingga mampu menjamin pelaksanaan pengarsipan di Ditjen Migas

Semoga bermanfaat

Filling arsip aktif

Tantangan unit kearsipan adalah menghidupkan kembali peran unit kerja sebagai bagian dari sistem pengelolaan arsip dinamis. Arsip Dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif.

Arsip aktif disimpan dan didokumentasikan di unit kerja melalui daftar berkas. Tatkala telah selesai masa simpan aktif, bersama dengan fisik arsip, daftar berkas tersebut diserah terima kan dengan bukti berita acara yang ditandatangani pimpinan unit kerja.

Hal tersebut dalam Peraturan ANRI yang diterbitkan pada delapan tahun lalu telah memberikan panduan bagi Sumber Daya Manusia Kearsipan untuk mengolah arsip. Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Cara Penyediaan Arsip sebagai Informasi Publik, bab ketentuan umum disebutkan bahwa mengolah arsip inaktif adalah membuat daftar arsip, menyimpan, dan mendokumentasikannya sedangkan arsip aktif ditekankan untuk kegiatan pemberkasan dan pembuatan daftar berkas.

Bagi penulis, peraturan tersebut menjadi menarik karena sesuai dengan tuntutan instansi publik. Mengolah arsip dilakukan dengan memberkaskan, menata, dan menyusun daftar secara tematik.

Beban pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan pada saat arsip berada di unit kerja adalah membuat daftar arsip. Namun demikian, tatkala perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip inaktif tidak disertakan daftar arsip, maka yang terjadi adalah beban kerja yang tidak sesuai dengan panduan di atas.

Untuk itu, direncanakan pertemuan para pengadministrasi pada hari Kamis, 12 September 2019, di ruang Strategis lantai 16, Gedung Migas yang akan melakukan workshop pembuatan daftar berkas.

Tatkala aktivitas pembuatan daftar berkas aktif tidak pernah dilaksanakan, maka akan sangat membebani petugas pada ruang arsip inaktif. Selain perpindahan arsip tidak dapat meninggalkan bukti administrasi, dampak lainnya adalah kelengkapan berkas yang seharusnya diperiksa menjadi terlewatkan.

Beberapa kasus penelusuran arsip harus kandas dan tidak menemukan fisik arsip. Penelusuran peta koordinat salah satu wilayah kerja pada delapan belas tahun yang lalu, tidak teridentifikasi bahkan dari daftar arsip.

Permintaan arsip oleh penegak hukum menjadi momok bagi pejabat yang masih aktif tatkala hanya sebagai penerus pejabat lama. Arsip yang tidak diperkirakan sebelumnya menjadi lokus para penegak hukum terus berkembang seiring perubahan kondisi birokrasi.

Yang terbaru adalah penelusuran pegawai pada kelompok kerja pengadaan, berita acara salah satu pengadaan infrastruktur, belum dapat teridentifikasi. Atau juga salah satu pejabat pengawas yang mencari Keputusan Direktur Jenderal tahun 1999.

Meski kita dihadapkan dengan kondisi arsip yang bervariasi. Kondisi tidak teratur dan harapan dapat lebih teratur sebelum datang masa inaktif. Penulis yang setiap harinya berhadapan dengan berkas inaktif masih harus berjibaku untuk membuat daftar arsip.

Puluhan berkas inaktif yang kupilah setiap harinya. Ratusan item arsip yang memaksa diri membacanya. Begitulah kira kira gambaran aktivitas pekerjaan kearsipan setiap harinya. Kerja mengolah salah satu media yang merekam informasi pastilah identik dengan aktivitas membaca.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/17/inovasi-ketatalaksanaan/

Kalo mau disurvey, berapa orang arsiparis yang secara full mengolah arsip????. Tentunya tidak semua arsiparis full mengolah arsip. Untuk menyederhanakan persamaan definisi “mengolah arsip”, tulisan ini akan mengajak pembaca bersepakat pada salah satu pekerjaan kearsipan .

INOVASI KEARSIPAN

Satu kalimat yang membekas di memori otaku dari Pidato Presiden Jokowi saat pelantikan pada Minggu, 21 Oktober 2019 adalah ***rutinitas dari proses pekerjaan adalah satu hal, dan hasil pekerjaan adalah hal lain***””

Bagaimana implementasi nya di area kearsipan? Urusan kearsipan yang selama ini masih berada pada urusan proses, atau rutinitas harus dipandang pada sudut lain dengan mengutamakan hasil pekerjaan.

Hasil kerja arsip itu apa? Apakah bentuk daftar arsip bisa dibilang seperti bentuk laporan atau buku kajian dari karangan para ahli atau konsultan? Bukankah sejak lama hasil pekerjaan tersebut telah mendapatkan kritik?.hasil kerja berupa laporan dan buku kajian setebal apapun tidak dapat menghasilkan sesuatu tanpa dipergunakan?

Memaknai pidato presiden tersebut diatas memang perlu keluasan wawasan dan ketepatan presisi. Penulis jadi ingat saat kemunculan istilah “manfaat pekerjaan atawa 🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿 Inggrisnya” impact. Kala itu memahami pertanggungjawaban dari pekerjaan adalah keselarasan perencanaan sedari input, proses dan ouput. Hanya berfokus pada batasan output saja.

Ternyata dalam manajemen ada yg perlu digali lagi terkait adanya impact atau manfaat nyata dari pencapaian output.
Bisa jadi ini juga yg dimaksud pada isi pidato presiden tentang bedanya makna “delivered” dengan “sent”

Manfaat apa yang bisa diberikan dengan hasil pekerjaan kearsipan?. Pertanyaan tersebut menjadi poin untuk menyimpulkan hal hal di atas.

Penyediaan informasi kepada pihak yang membutuhkan sesuai dengan kedudukan kearsipan pada organisasi, bisa jadi mendapat tempat yang paling tinggi dari manfaat adanya urusan kearsipan.

Atau kemudian membangun beberapa tautan informasi yang akan menjadi memori organisasi menjadi jangkar ⚓ urusan kearsipan?

Pada akhir tulisan ini, penulis hanya akan menyampaikan sedikit kegelisahan atas isi pidato presiden tentang budaya inovasi. Tingkat resistensi di kearsipan masih cukup tinggi jika dibanding dengan urusan lainnya di rumah kebangsaan NKRI.

Kearsipan yang masih dituntut sesuai dengan proses dan kaidah yg begitu normatif, menjadi tantangan terbesar para pekerja arsip. Misalnya saja, kejelasan manfaat urusan kearsipan pada tujuan pembangunan tautan informasi untuk memori organisasi.

Lebih sederhana nya penulis contohkan pada penyusutan arsip. Pelaku kearsipan pasti akan sangat tunduk dan menghargai akan proses yg sesuai dengan kaidah. Jika tidak dilewati suatu proses tersebut , maka penyusutan bisa dikatakan SALAH. Tanda tangan kedua belah pihak dalam secarik berita acara, adanya daftar arsip yang juga harus ditanda tangani kedua belah pihak sampai dengan proses berlapis lapis jika arsip akan di musnah.

Praktik inovasi kearsipan pada contoh penyusutan arsip masih terganjal dengan kaidah peraturan yang memang menomorsatukan sebuah proses yang baik. Padahal tuntunan untuk segera memberikan manfaat kearsipan senantiasa menghantui para pekerjaan arsip.

So, dimanakah letak ketepatan sudut pandang kita atas isi pidato presiden pada hari minggu itu????

Tatkala kemudahan penyusutan arsip dapat menjadi area inovasi kearsipan, tak diragukan lagi dalam pemberian dua manfaat kearsipan sekaligus yakni
1. Segera membangun memori organisasi yang tercermin dari ragam khasanah koleksi arsip di Unit Kearsipan
2. Memberikan kesegaran ruang simpan bagi unit pengolah atau unit kearsipan level bawah untuk dapat melanjutkan layanan kearsipan (solusi ruang simpan)

Semoga bermanfaat