Dialog kinerja Kabag Umum

"Tersedianya data persuratan dari Badan Usaha" tutur pak Ardhi Krisnanto, Kepala Bagian Umum yang melakukan pendalaman tugas ketatausahaan direktorat jenderal pada acara Virtual penyusunan SKP. Sebagai unsur dari layanan umum, ketatausahaan di tuntut untuk menyediakan satu diantara seabrek kinerja Kepala Bagian yakni meningkatnya layanan internal melalui "Layanan Umum".

Ketatausahaan direktorat jenderal dipenuhi rutinitas penerimaan dan pencatatan surat. Ratusan surat setiap hari kerja menjadi tumpukan data yang perlu disikapi demi peningkatan layanan internal. Seperti halnya dalam kecepatan dan ketepatan dalam pencatatan sistem buku agenda, harus di chalange dengan keberadaan aplikasi atau agenda elektronik.

Pun tatkala pergeseran pengiriman surat melalui caraka atau kurir surat dengan kehadiran penyedia jasa layanan pengiriman surat. Lagi lagi terbersit batas awal argo berjalan suatu penyelesaian pekerjaan administrasi. Validitas data yang terekam bersamaan waktu sesuai alur persuratan dinas memerlukan dimensi dokumentasi.

Aktivitas menyediakan data surat melalui aplikasi berbasis internet diawali dari para pengadministrasi umum melakukan pemasukan data surat dan pemindaian dokumen. Sudah barang tentu kehandalan data tercermin dari adanya verivikator yang dilakukan oleh sub koordinator ketatausahaan.

Sampai disini, ketersediaan data surat memerlukan pengolahan dan analisa oleh analis tata usaha. Meski petugas penerima surat telah dibekali dengan cap penerima surat, nyatanya penyesuaian jam kerja PNS sebagai dampak pandemi menuntut penerimaan surat via email.

PIC penerimaan surat memerlukan kejelasan Standar Operasional Prosedur untuk memperjelas maklumat pelayanan. Beberapa komplain atas layanan umum cq. persuratan memerlukan kehandalan data surat. Tersedianya data surat bukan semata list berdasarkan klasifikasi pihak pengiriman.

Lebih dari itu, bisa jadi seorang analis tata usaha mempergunakan dimensi dokumentasi persuratan sejak diterima, teregistrasi atau tercatat dalam aplikasi persuratan sampai dengan ditindaklanjuti sebagai umpan balik dalam komunikasi kedinasan. 

Klinik Virtual Arsip Migas

Pembinaan Kearsipan oleh arsiparis bukan saja turut menggerakkan petugas admin untuk melakukan pengarsipan. Lebih dalam dari itu, mempercayakan data perkantoran ke petugas admin sehingga tersedia dukungan manajemen pimpinan. Dan ujungnya, terengkuh pula prinsip dan azas kearsipan sesuai amanat konstitusi.

Masuk kali ketiga, Klinik Virtual Arsip Migas terus mengundang acara Zoom meeting.Jumat, 24 Februari 2022 dengan keterlibatan 17 participants mengusung Topic:

1. Daftar Berkas dan Isi Berkas pada Pokja Usaha Penunjang Migas oleh Novi

2. Review Digitasi Kearsipan Ditjen Migas

3. Diskusi

Lepas satu jam, respon positif yang melingkupi forum menjadi bentuk motivasi. Pun apresiasi dalam penyediaan informasi demi dukungan manajemen pimpinan dalam organisasi. Bukankah peningkatan kinerja melalui administrasi Cq. kearsipan akan terus dibutuhkan?

Bahkan di era serba digital dan transformasi birokrasi, pesatnya pertumbuhan transaksi yang merekam segala jenis informasi membutuhkan penguasaan kondisi lapangan untuk menjamin ketersediaan arsip. Alih alih tersedia, pun tuntutan informasi berbasis arsip menjadi tuntutan di segala masa/era.

Siapa yang tidak kenal istilah autentik dan terpercaya? Analoginya, jika informasi masih sangat terbatas, bisa jadi tinggi tingkat ketepercayaaan. Bagaimana dengan kondisi banjirnya informasi?????

Belum disisi pertanggungjawaban kinerja organisasi yang berbasis arsip. Hampir di pastikan auditor dan para penegak hukum mendasarkan fakta atas keberadaan arsip. Informasi yang melekat pada arsip bernilai autentik dan terpercaya.

Akhirnya, klinik Virtual arsip migas menjadi satu bentuk inovasi pembinaan demi merengkuh ketersediaan arsip demi manajemen pimpinan, memori organisasi dan semoga demi generasi mendatang.

Pengawasan Kearsipan

Sangat Memuaskan, Raihan Predikat Pengawasan Kearsipan untuk Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Selisih 0.21 dari peringkat kedua, predikat tingkat nasional di tahun 2021 tentu bukan hal yang ringan untuk dipertanggungjawabkan.

Apa sejatinya, predikat penghargaan tersebut?Sejauh mana indikator penilaian dapat menyentuh permasalahan kearsipan?

Bermula dari penetapan NSPK Kearsipan di kementerian ESDM yang rilis ditahun 2020 yang diyakini sebagai embrio penataan kearsipan. Atau kemudian penyediaan intrumen wajib di kearsipan seperti Klasifikasi arsip, Jadwal Retensi,dan Sistem Klasifikasi Akses & Keamanan arsip dinamis.

Demi ketersediaan arsip, NSPK dan Instrumen tersebut diatas tentu bagian penting sebagai acuan pelaksana kearsipan. Kearsipan yang sarat penjagaan autentikasi dan tingkat ketepercayaaan suatu rekaman kegiatan sangat memerlukan kesepakatan bersama. Setidaknya dalam praktik penciptaan, penggunaan, pemeriharaan sampai dengan pengurangan arsip.

Akhirnya, capaian predikat sangat memuaskan yang terukir oleh Kementerian ESDM diharapkan mampu mengangkat mentalitas arsiparis. Mentalitas untuk terus menggali indikator penilaian yang dapat memberikan dampak nyata dalam penjagaan memori institusi Kementerian. 

bersepeda

Bubur Kacang Hijau di 13 Februari 2022 sebelum mencatatkan 58 kilometer pada aplikasi strava. 

Meski hanya 4 kilometer, menguji fisik anak kedua "Thole di GBK Senayan Jakarta pada 23 Januari 2022

Gedung Bertingkat di sepanjang Jalan Rasuna Said menjadi saksi Bike to Work di tanggal 5 Januari 2022

Pun jalur kereta LRT itu yang belum beroperasi, seolah memgawasi rutinitas bersepeda ke kantor di pagi hari

Taman Mini Indonesia Indah, gowes rutin mingguan pada 2 Januari 2022

26 Desember 2021, aku dalam gerakan bersepeda warga villa Tanah baru mengukir sejarah di GBK

11 Desember 2021, jalan margonda raya

stasiun Bandung pun menjadi layar foto sepeda pada Desember sembari dinas luar kota

13 November 2021 , sepedaan di sleman

seragam sepedaan hijau, diatas tol cinere, 23 Oktober 2021

Meski Sunyi, harus BerArti

2.107 dokumen lingkungan Migas telah terselamatkan ke muara rekaman informasi institusi layanan publik. 15 Februari 2022, tim arsip telah menggenapi menjadi 132 boks dengan total 935 dokumen lingkungan untuk dipindah-simpankan ke Gedung Negara (Pusat Arsip Kementerian) sebagai Muara Rekaman Informasi. Arsip tersebut diterbitkan oleh Kementerian ESDM sejak tahun 1983 - 2014.

Pada Tahun 2015, tercatat pula penyelamatan dokumen lingkungan sebanyak 107 boks berisikan 528 dokumen ke Pusat Arsip Ponji yang diterbitkan tahun 1990 - 2011 . Pun di tahun 2013, Ditjen Migas pun telah memindahkan arsip sebanyak 644 dokumen lingkungan yang ditempatkan pada 76 boks yang diterbitkan oleh KESDM pada kurun waktu 1997 - 2010.

Ditjen Migas sebagai Unit Kearsipan tingkat dua di Kementerian ESDM melaksanakan fungsi institusional sebagai jejaring simpul memori kementerian. Mendasarkan amanat UU RI 43/2009 & PP 28/2012 tentang Kearsipan, pemindahan dokumen dari Kantor Ditjen Migas yang beralamat di Gedung Ibnu Sutowo Jalan HR Rasuna Said Kav. B5 Setya Budi Kuningan Jakarta Selatan ke Gedung Arsip beralamat Jalan Yaktapena Tangerang Selatan merupakan bagian dari siklus hidup arsip.

Baca juga tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/27/ngelink-records-center-kesdm/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/14/koordinasi-unit-kearsipan-2-setditjen-migas-1-biro-umum-auditor-irat-iv-kesdm/

Dinamika penelusuran dokumen studi evaluasi lingkungan (SEL), Analisis Dampak Lingkungan (AMDAL), dan Upaya Keselamatan dan Pengelolaan Lingkungan (UKL-UPL) oleh Badan Usaha, menyulut dokumen lingkungan sebagai pilihan tematik penyelamatan dokumen negara.

Akhirnya, tulisan ini menjadi warna warni titian kesunyian diantara kemeriahan dukungan layanan publik. Ketersediaan pembuktian melalui dokumen negara, menjadi satu diantara buah kerja kearsipan. Buah kerja yang dipercaya bakal mendatangkan manfaat publik. Setidaknya untuk pihak yang kehilangan rekaman dan catatan demi melanjutkan cita cita kesejahteraan bangsa.

Alur Naskah Dinas versi Tranformasi

Era Transformasi Di Birokrasi sejak Kabinet Kerja Jilid kedua meniupkan angin perubahan. Setidaknya guliran perubahan pada praktik administrasi persuratan. Sejak mencermati pekerjaan kepemerintahan, surat yang berpindah dari meja ke meja merupakan pola terukur dari kaidah administrasi. Bahkan sempitnya pemahamanku menalalarkan pada sisi manajemen dengan metodologi POAC (Planning Organizing, Actuating, dan Controlling).

Proses penyelesaian pekerjaan dengan pembagian tugas sejak staf ke jabatan pengawas, administrator, sampai ke Jabatan Tinggi pun memperlihatkan pola pengendalian demi kesempurnaan hasil pekerjaan. Bukankah diperlukan pemberdayaan dan pembagian tugas sumber daya manusia yang berlapis lapis demi terciptanya dialektika tugas kepemerintahan???

Teriakan layanan publik atawa public services megusik kesadaran bukan hanya bahan kerja sebagai masukan kemudian diproses dan menghasilkan keluaran administrasi. Selain keluaran/output pekerjaan yang segera berdampak ke publik, demokratisasi telah mampu membuat shortcut tata laksana yang berlapis lapis.

Gambaran tersebut diatas mengantarku pada rangkaian diskusi kecil. Diskusi pendalaman penyederhanaan alur persuratan. Forum dipandu diawali paparan pengawas Tata Usaha Menteri dan disaksikan langsung perwakilan Sekretariat Ditjen Migas, Biro Ortala, Biro SDM, dan Pusdatin.

Ahli tata laksana pun mengangguk. Bagan alur disposisi surat telah sesuai dengan Peraturan Menteri ESDM nomor 15/2021 tentang SOTK KESDM. Namun demikian sampai saat ini masih proses pembahasan mekanisme pembagian peran kelompok jabatan fungsional. Selain itu terselip tata waktu yang perlu diperhatikan terkait konfirmasi data dan kewenangan unit kerja lainnya.

"secara ideal disposisi surat memerlukan pertimbangan jenjang jabatan, pembagian peran, serta resiko penyalahgunaan jabatan" tutur ahli Kepegawaian. Secara teknis diperlukan pendalaman kembali terkait Sistem Kepegawaian atawa SIPEG yang masih mengakomodasi jabatan administrasi yang menjadi acuan dalam pengaturan akun aplikasi NGANTOR termasuk persuratan nadin. 

Forum diskusi pun berujung pada kesimpulan wakil otoritas Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Bahwa implementasi alur persuratan saat ini telah disesuaikan dengan jenjang data pegawai Sipeg dimana kooordinator dan sub koordinator masih memiliki peran dalam otorisasi. 

Akhirnya, nalarku terdampar pada dialektika antar pemilik bisnis proses, Biro Umum, Ortala, dan Datin. Forum diakusi yang mendalami secuil ide perubahan yang diusung unit Sekretariat Ditjen. Sebagai unit pelaksana tentu tak harus gegabah memaknai perubahan. Perlu kesepakatan diantara mereka sebagai pemilik kewenangan hingga dapat berlaku serentak demi birokrasi yang lebih agile. 

Siklus Dokumen Negara (Pindah)

Penting kiranya, segera memindahkan fisik kertas dari unit kerja sebagai creating agency atawa unit penerbit dokumen negara. Terlebih masa pandemi, dimana ruang perkantoran semestinya terlihat lega sehingga sirkulasi udara dapat maksimal merata.

Ruang perkantoran, terlebih untuk gedung bertingkat sudah selayaknya jauh dari tumpukan dokumen konvensional atawa kertas. Keterujian kesehatan masyarakat dg terpaan virus COVID-19 kembali mengerdipkan perhatian kita akan adanya siklus dokumen negara.

Siklus itu diawali dari menerbitkan surat atau dokumen kemudian dilanjutkan dengan menggunakan sampai batas waktu tertentu. Sejak terbit sampai dengan menggunakan, unit kerja penerbit terikat dengan nilai administrasi, keuangan dan legal/bukti. Nilai dokumen tersebut memaksa penerbit dokumen untuk "merawat" sampai batas waktu tertentu.

Sampai disini, diperlukan alarm pengingat kepada penerbit dokumen agar segera mengingat siklus dokumen negara selanjutnya. Apa itu? Yakni "memindahkan". Tatkala dokumen telah melewati batas waktu tertentu, selayaknya dokumen segera dipindahkan.

Hal tersebut menjadi pengantar kegiatan pemindahan Arsip dari Gedung Ibnu Sutowo ke Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM. Kamis, 3 Februari 2022 terlaksana siklus dokumen negara dengan proses memindahkan sejauh 24 kilometer.

Direktorat Jenderal Migas melalui Unit Kearsipan Level dua terus menjaga siklus dokumen negara dapat lestari. Sebanyak 70 boks dokumen AMDAL atau Upaya Keselamatan dan Pengelolaan Lingkungan berpindah dari Unit penerbit ( Direktorat Jenderal Migas) ke Sekretariat Jenderal KESDM cq. Biro Umum. Terlebih bersamaan berpindahnya kewenangan pengelolaan lingkungan ke kementerian lain.

Akhirnya, siklus hidup dokumen sejak terbit, guna, rawat, kemudian berujung pada pindah dapat dikaitkan pula dengan menjaga tingkat kerapian dan kesehatan ruang perkantoran. Segera pindahkan dokumen yang telah selesai nilai administrasi, termasuk selesai audit. Percayakan kepada Unit kearsipan demi suasana kerja nyaman, dokumen negara pun aman. 

Arsip Wajib Lapor

Seluruh rekaman kegiatan instansi pemerintah merupakan arsip atau dokumen negara. Kenapa? Kertas atau media perekam kegiatan menjadi satu diantara bukti lainnya dalam mempertanggung jawabkan anggaran negara. Pun tatkala itu menjadi tugas rutin yang dalam pelaksanaan intitusi layanan publik berlabel "gratis". Kenapa? Logisnya, rutinitas kementerian dan lembaga berjalan sesuai dengan kebijakan penguasa Negara (kepala pemerintahan dan kepala Negara),yakni Presiden.

Hal tersebut di atas merupakan konsepsi atau definisi? Belum lengkap dalam otaku memaknai konsepsi dan definisi arsip negara, menyeruak agenda setting " Arsip wajib lapor". Hanya setahun setelah era keterbukaan informasi publik yang diusung pada tahun 2008, tersirat kewajiban kementerian dan lembaga negara sebagai penerbit arsip untuk melaporkan ke lembaga negara urusan Kearsipan.

Sampai disini, muncul pertanyaan dalam benaku? Kenapa Arsip negara yang melekat nilai pertanggungjawaban anggaran negara dan bukti eksistensi kementerian dan lembaga masih diwajibkan lapor?

Dari sudut kota Bandung Jawa Barat, Auditorium Badan Geologi KESDM. Pada tanggal 25-26 Januari 2021, Kepala Bagian Umum pada Ditjen Migas memimpin langsung forum pembahasan Arsip wajib lapor. Apa itu? Yakni pembahasan daftar Arsip dalam kategori terjaga.

Forum yang secara apik terjalin pertukaran pemahaman atas mitigasi pengamanan rekaman kegiatan negara melalui pengusahaan sumber daya alam Indonesia. Tak ayal, sejak ditetapkan persetujuan DPR RI bersama Pemerintah melalui UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, rekaman kegiatan pengelolaan sumber daya alam menjadi satu diantara tujuh klaster informasi terekam bernilai nasional.

Nilai informasi berskala nasional dan bakal warisan generasi penerus bangsa itulah yang kemudian dibungkus dengan nama "arsip terjaga" dan kelak akan menerima amanat perundang-undangan sebagai "arsip wajib lapor"

Setidak tidaknya telah dinormakan pula dalam Permen ESDM no.2/2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM, bahwa unit organisasi penerbit arsip terjaga kudu menginternalisasi mitigasi pengamanan rekaman kegiatan bernilai informasi skala nasional.

Forum yang diselenggarakan oleh Sekretariat Ditjen Migas selalu Unit Kearsipan dibawah komando Biro Umum pada Sekretariat Jenderal KESDM, merupakan kelanjutan dari forum diskusi yang telah terlaksana pada tahun 2021. Mendasarkan pada pengorganisasian kearsipan, makan klaster arsip terjaga yang masih berstatus arsip dinamis aktif (dipergunakan dalam pelaksanaan fungsi unit kerja) perlu dikembalikan pada fungsi penyusunan dan penerbit arsip.

Akhirnya, nalarku pun bergelut pada presisi melayani dan mengarahkan sampai pada dukungan manajemen. Secara norma, Sekretariat Jenderal lah yang ditagih atas kwajiban arsip lapor ke Lembaga Negara urusan Kearsipan. Namun demikian, Sekretariat Ditjen sebagai unit kearsipan dua yang memiliki peran langsung mengarahkan dan fasilitasi unit kerja penerbit arsip wajib lapor/klaster terjaga.

#mikirBundhet

Forum Tata Naskah Dinas

Keterpercayaan dokumen negara di nalar aparatur sipil negara adalah standar baku di seluruh unsur instriksik naskah (melekat). Selain satu, dapat dijadikan cara mengidentifikasi pemalsuan dokumen dan ciri khas suatu instansi. Bahkan yang lebih menarik bisa jadi menjadi enggel pengukuran kinerja instansi layanan publik.

Apa saja kah jenis dokumen negara yang biasa disebut sebagai naskah dinas???

Wisma Lemigas Puncak Bogor Jawa Barat, 20 Januari 2022. Tak kurang dari 40 peserta dari tujuh unit kerja pada kedudukan pengadministrasi umum beranjang sana. Staf administrasi pada Direktorat Program, Hulu, Hilir, Teknik, Infrastruktur, Lemigas, dan unit Sekretariat menyelami praktik administrasi institusi layanan publik melalui tata naskah dinas.

Dari istilahnya, terdapat dua kata yakni "tata" dan "naskah dinas". Naskah Dinas sesuai jenis dibedakan menjadi naskah arahan, korespondensi dan naskah bentuk khusus. Jenis jenis tersebut secara awam sering disebut dengan persuratan.

Praktik persuratan yang sebagian besar berada pada jenis korespondensi digunakan sebagai media komunikasi kedinasan antar unit kerja. Sedangkan pada jenis naskah dinas arahan seperti Peraturan, Keputusan, Surat Edaran, dan Instruksi menjadi dokumen dalam penuangan kebijakan layanan publik.

Sejak diterbitkan Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM pada Tahun 2020, administrasi persuratan bertransformasi ke Tata Naskah Dinas dimana yang perlu tengok kembali ialah naskah bentuk khusus. Sebut saja satu jenis bentuk khusus ialah Undangan. Secara format, Undangan persis dengan bentuk "surat" pada jenis korespondensi pada umumnya.

Dari hal tersebut diatas, maka tulisan ini akan sedikit menyinggung isu forum Tata naskah dinas sebagai kelanjutan program kerja layanan kesekretariatan dan korespondensi pada Ditjen Migas. Format naskah dinas perizinan ,rekomendasi, penandasyahan, persetujuan tergabung pada beberapa jenis naskah.

Secara format, naskah layanan publik tersebut dapat dikelompokkan dalam jenis naskah arahan seperti keputusan menteri dan keputusan dirjen terkait perizinan. Selain itu naskah rekomendasi pun memiliki format dalam kategori jenis korespondensi eksternal. Pun jika diperhatikan, format sertifikat termasuk dalam kategori naskah bentuk khusus.

Akhirnya, nalarku pun harus terbentur pada kaidah dan pembakuan naskah dinas pada instansi pemerintahan. Bisa jadi naskah layanan publik memerlukan kesepakatan diluar pengkategorian sesuai jenis naskah dinas. Sampai disini diperlukan pendalaman struktur naskah, kontek layanan publik, dan konten atawa isi dokumen negara.

Struktur, kontek, dan konten tersebut perlu dikaji karena keterkaitan banyak hal. Sebut saja misalnya, tata penomoran naskah dinas yang mendasar pada kategori jenis naskah. Nomor surat berurut bukan semata secara kronologis, melainkan sesuai jenis naskah dinas.

Berapa berita acara yang telah diterbitkan? Berapa rekomendasi atau persetujuan layanan yang telah diterbitkan oleh instansi layanan publik? Berapa nomor keputusan menteri atau dirjen sebagai implementasi kebijakan pembinaan? Kemudian prasangka ku terhenti pada pertanyaannya, apa nomor naskah menunjukkan jumlah total layanan yang diberikan kepada publik? 

Memori Strategis Nasional

"Tetap cermat dengan kehati hatian serta taat prosedur dalam pengelolaan Arsip jargas" Titip pesan pejabat administrasi sebagai penanggung jawab tim kerja kearsipan. 

Dari sudut gedung Records Center PGN Bandung. Pengolahan arsip persiapan pindah, dari site lapangan pelaksana proyek ke pemilik anggaran. Rekaman penyediaan infrastruktur gas APBN 2016-2020 melalui penugasan pemerintah kepada BUMN Migas Cq. PGN, saksi program strategis nasional. 

Tim Arsip Ditjen Migas ditugaskan merechek kesesuaian antara daftar dengan fisik kertas. Daftar yang disampaikan melalui Direktorat Infrastruktur Migas menjadi kontrol perpindahan fisik kertas ke pusat Ibu kota negara sebagaimana kedudukan kementerian Cq. Direktorat Jenderal Migas.

Hasilnya, inventaris Dokumentasi konstruksi pada daerah Pasuruan, Probolinggo, Lamongan, Kutai Kartanegara, Cirebon, dan Karawang memiliki kurun waktu 2019. Di tahun 2018 pada daerah pasuruan dan probolinggo. Sedangkan tahun 2017 berada di Bandar Lampung dan Mojokerto. 

"Sore Pak, Senin akan diantar Arsip yang sdh diolah sama Tim bapak, Arsip tsb akan dikirim lsg Ke Migas" Pena di hari Jumat 21/1 15.46 dari Pak Janter PGN. Dan benar di hari senin nya kembali mengirim pesan singkat  "Selamat Pagi Pak, OTW ke Migas ya Pak"

Hasil pembaruan daftar yang terlaksana pada 11-12 Januari 2021, mengantar perpindahan fisik Arsip dari Bandung ke Jakarta. Seperti di tanggal 30 Desember 2021 lalu, satu unit mobil boks menerjang ratusan kilometer demi terselamatkan memori strategis nasional.