Klinik Virtual Arsip Migas

"Arsip bukan hanya kertas", obrolan virtual kedua di bulan Mei 2022. Setiap Jumat, sejak jam sembilan pagi mengudara dengan kerendahan komunitas penjaga rekaman kegiatan. Sektor Energi dan Sumber Daya Mineral yang dulunya Pertambangan dan Energi pengikat memori kolektif institusi.

Jika di minggu lalu, kaitan Pengawasan Internal Kearsipan. 20 Mei 2022 dengan Arsip bukan hanya kertas. Apa itu?..melalui undangan di WAG Arsiparis KESDM dan petugas surat dan Arsip Ditnen Migas, tergandheng 32 Peserta.

"Selama ini, hampir 99% arsip berbentuk kertas kertas. Bagaimana menyikapi bentuk bukan Kertas yang kita dapati di Ruang Arsip kita????Join Yuuuuk...Klinik Virtual Arsip Pembicara: Arsiparis Madya Kementerian ESDM (Bu Vanda) Unit Kearsipan Ditjen Migas is inviting you to a scheduled Zoom meeting. Topic: Arsip Bukan Hanya Kertas"

Dua hal, yang pertama menuju paradigma komunitas dalam usaha memintal memori Kementerian ESDM. Yang kedua, nyatanya obrolan virtual sejak adanya pembatasan sosial, mampu menembus tembok kekakuan birokrasi. Disaat dibutuhkan cara baru dengan lekas meninggalkan cara cara lama, klinik virtual diilhami sebagai cara memercikkan semangat kearsipan.

Permasalahan arsip kertas sejak pesatnya pertumbuhan dan tidak sebanding dengan keberadaan ruang simpan, diperparah dengan keterbatasan arsiparis. Begitu juga dengan agenda nasional, perpindahan Ibukota Negara dari Jakarta ke IKN Kalimantan, kearsipan bersiap dengan wajah baru. Wajah transformasi digital meski jauh dari rasa tertib Arsip.

Mungkin memori kolektif bangsa yang terpendam di dalam kearsipan akan sesuai dengan masanya. Namun memori itu tiada berguna jika tak menemukan wajah baru. Dimana setiap wajah kehidupan mencirikan kontek, konten dan strukturnya. 

Bakso Kotak Kukusan

Bentuk bulat identik dengan bakso. Thole yang mendapati bentuk kotak di mangkuk berkuah itu, masih merengek pengen bakso. Kotak tak mengesankan bakso. Bahkan ketika kuberitahu kalo itu bakso, hanya gigitan kecil.

Dari kejadian itu, bentuk bulat memang milik bakso. Apa karena lagu ".... Bakso bulat, seperti bola pingpong.... " . Satu diantara hiburan masyarakat adalah makanan Bakso. Meski identik dengan bentuk bulat, nyatanya Bakso Kotak Kukusan ramai dikunjungi para pelanggan.

Bakso mana langganan mu? Apakah bakso malang? Bakso Wonogiri? 

Sholat Ied Sucen

Sholat ied. "Selamat datang 4 juta orang yang mudik di Yogyakarta (perkiraan) adalah diniatkan Silaturahmi", kata khotib nya. Satu diantara pesan di atas mimbar yang aku catat, saat mengikuti gelaran peringatan hari besar Islam di Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta. 

"Tebarkan salam, kedamaian, berilah makan, silaturahmi, dan ibadah malam" Ungkap Dzuhri Setiawan, dai lokal yang kukenal tempo dulu sebelum meninggalkan Sucen Triharjo Sleman untuk menjadi kaum urban. Ratusan kepala,muda,tua,remaja memadati komplek perkantoran mepet padukuhan Sucen, selatan pasar Sleman, Jalan Magelang KM 13.

"Selama harapan itu ada, kehidupan terus berlanjut. Catatan kekurangan akan menjadi pengingat. Lanjutkan aktivitas keberkahan di Muka Bumi" Pungkas ceramah di Lebaran Tahun 2022. Aku dan keluarga mengikuti PHBI, seiring mudik lebaran. Terang sudah saat jabat tangan dengan puluhan orang yang sempat aku kenal di tanah kelahiran. 

Bapak

Fisik yang terlihat menua, umur kadaluarsa menjadi fitrah setiap manusia di dunia. Pun itu pada Bapaku, kelahiran 1959 yang lalu. Dimasa tua, nasib mu telah mempesona. Setidaknya sebagai idolaku. Tak meragukanku kalo usaha kerasmu telah mencapai titik puncaknya.

Perjalanan panjang lelaki dengan dua anak ini, hanya mampu diceritakan demi penghargaanku kepadamu. Sudut pandang yang terus berseberangan menjadikan anak lelakimu tumbuh mapan. Ya, mapan setidaknya dari kondisi sekitar tempat tinggal.

Ingatan ini terpenuhi sifat kerja keras seorang buruh bangunan. Dari satu tempat ke tempat proyek bangunan, langkah kakimu berjalan demi memberi penghidupan anak dan istri. Pun menjaga bangunan rumah dari peluh, sedikit demi sedikit hingga mampu menjadi hunian kedua anakmu.

Di tahun 2002, bapak harus menjalani takdir seorang diri. Piala Dunia 2002 dengan kehadiran Ronaldo sebagai pemain terbaik menjadi kenangan bersama bapak. Harga televisi panasonic satu juta lima puluh ribu itu masih kau ingat baik.

Dua puluh tahun berpisah dengan ibuku, hanya rasa pengabdian terbatas dari diriku. Nasib kehidupan ku yang berjarak lebih lima ratus kilometer dari jangkauan, belum mampu kuganti dengan telepon dan video call sesuai harapanmu. 

Setidaknya, hanya mampu mengunjungi dua bulan sekali atau bahkan 6 bulan sekali dan paling lama satu tahun sekali. Tak jarang kelakuan obrolan itu muncul, namun rasa sayang dan hormat kau terus tertuju padamu. 

Program Arsip Vital

Auditorium Badan Geologi Kementerian ESDM, 14 April 2022. Puluhan ASN Ditjen Migas dan arsiparis di lingkungan KESDM mengikuti Rapat Pembahasan Program Arsip Vital secara hibrid (dalam dan luar jaringan) . Gelaran kearsipan tersebut diselenggarakan Sekretariat Direktorat Jenderal Migas sebagai unit kearsipan tingkat dua yang bertujuan melakukan pendalaman dan koordinasi awal pada tataran pegawai. 

Unit Kearsipan pada Ditjen Migas menindaklanjuti surat Biro Umum KESDM bernomor B-91/KA.04/SJU.1/2022 tanggal 18 Maret 2022 tentang Program Arsip Vital Kementerian ESDM, dimana diperlukan Identifikasi dalam rangka pendataan atau penyusunan daftar. 

Identifikasi tersebut dengan mengelompokkan arsip-arsip instansi kepada empat kategori. 

1. Arsip vital adalah arsip yang memiliki kandungan informasi krusial suatu instansi sehingga tidak dapat tergantikan dan mengancam eksistensi instansi bila hilang atau rusak, 

2. Arsip penting adalah arsip yang memiliki kandungan informasi penting dan operasional perusahaan akan terganggu tanpa keberadaannya namun masih bisa diganti. 

3. Arsip berguna adalah arsip yang selalu dimobilisasikan dalam instansi, menunjang operasional instansi, dan mudah digantikan bila hilang atau rusak. 

4. Arsip tidak berguna adalah arsip yang memiliki kontribusi sedikit atau bahkan tidak memiliki kontribusi terhadap operasional instansi.

Sumber:https://youtu.be/rhehoMcvWzk

https://youtu.be/rhehoMcvWzk

Jalannya acara pembahasan sejak pembukaan pada jam 9 pagi, menghadirkan pembicara yang diisi oleh arsiparis madya Direktorat Kearsipan Pusat pada Deputi Pembinaan ANRI, Ibu Susanti. Secara panel, sebagai pembicara kedua oleh Arsiparis Muda Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian ESDM, yakni Bapak Sofyan. Kedua pembicara mengetengahkan lokus nasional dan level Kementerian yang apik.

Dari sudut pembinaan kearsipan nasional, Program Arsip Vital termasuk dalam kategori kebijakan setelah keberadaan empat instrumen dasar yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis. 

Kementerian ESDM telah memenuhi prasarat kebijakan terkait Program Arsip Vital dimana tertuang dalam penilaian tim pengawas kearsipan ekternal oleh ANRI berkriteria seratus persen. Melalui Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020, Kementerian ESDM telah menetapkan program Arsip vital. Isi program sejak prosedur, perlindungan dan pengamanannya, penyelamatan dan pemulihannya, dan pelayanan.

Namun demikian, catatan tim pengawas kearsipan eksternal di tahun 2021 merekomendasikan agar Kementerian ESDM menyusun tabel daftar arsip vital yang kemudian ditetapkan oleh pimpinan.

Nalar pun sedikit terusik tatkala kebijakan secara nasional terbaca tahun 2005. Tahun dimana belum update setelah terbitnya Undang Undang tentang Kearsipan tahun 2009. Tentu keberadaan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 6 Tahun 2005 merupakan yuridis pelaksanaan kegiatan sebelum adanya aturan baru setelah Peraturan Pemerintah yang ditetapkan di tahun 2012.

Sejauh mana batasan program arsip vital???? Apakah kata "vital" memendam informasi terkait eksistensi suatu entitas instansi yang bilamana hilang atau rusak, tidak akan bisa diganti dan dapat mengancam eksistensi instansi yang bersangkutan.

Informasi dalam arsip vital terkait fundamental keberlangsungan operasional instansi, bukti kepemilikan asset instansi, dasar hukum, dan kebijakan strategis instansi.

Setidaknya dua kata kunci yakni fundamental dan tidak /sulit tergantikan. Atau setidaknya berbiaya mahal untuk menggantikan arsip dokumen negara. Atau ancaman kerugian negara berupa aset negara yang berpindah ke pihak lain. Atau kerugian pada pendapatan negara?

Arsip vital masih berstatus aktif tentu berada di unit kerja. Arsip yang masih melekat sebagai bahan atau data pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Status aktif ini berjalan seiring jangka waktu pelaksanaan kegiatan. Untuk itu perlu penetapan masa atau jangka waktu selama masa vital.

Setelah nantinya teridentifikasi dalam suatu daftar dan ditetapkan oleh pimpinan unit kearsipan, dilanjutkan dengan penetapan prosedur pengelolaan, perlindungan dan pengamanan, evakuasi dan recovery, serta pelayanan. 

#Perlindungan arsip vital dilakukan untuk menjaga konten informasi dan fisik, metode yang dapat diterapkan adalah duplikasi atau penyalinan, dispersal atau penyebaran arsip hasil duplikasi ke unit-unit lain. Penyimpanan dengan pendukung khusus seperti brankas. 

#Pengamanan arsip dengan memperhatikan lokasi penyimpanan dan penempatan arsip.

#Evakuasi dan recovery dilakukan untuk mencegah kerusakan dan kehilangan fisik dan informasi saat terjadi bencana.

#Tim evakuasi arsip dan prosedur evakuasi arsip sesuai dengan jenis-jenis bencana

#Recovery adalah memulihkan arsip setelah terkena dampak bencana diantaranya dekontaminasi atau pembersihan arsip dari zat kontaminan seperti debu, lumpur, dan kotoran lainnya.

#Pelayanan hanya oleh orang-orang tertentu, metode temu balik secara aman dan mudah mencakup pemberian ketentuan akses untuk internal dan eksternal instansi.

Ramadhanku

Pengajian anak anak menjelang berbuka puasa di Mushola Al Ukhuwah Perumahan Villa Tanah Baru pada Hari Sabtu, 9 April 2022. Gelaran perdana sejak berdiri nya bangunan Ibadah pada tahun 2019.

Tarawih dan Tadarus merupakan kebiasaan yang dianggap baik untuk menjalani doktrin agama. Kurang lebih 30 jamaah putra dan 20 jamaah putri 

peringatan Nuzulul Quran, diakhiri makan bersama. Menu nasi kebuli dan nasi liwet, tidak lupa lele goreng dengan sambelnya. 

Sabtu 16 april, pengajian takjil untuk anak, dan Minggu, 17 April dengan peserta Remaja. 

ada sahur bersama dan penerimaan zakat fitrah

Munggahan

Sejak berada di Ibukota, aku mengenal kata munggahan. Komunitas ASN menikmati hidangan prasmanan /makan bareng menjelang Ramadhan. Hanya makan saja, tak ada saling salaman. Apa itu munggahan?. Kenapa menjadi ajang saling memaafkan menjelang bulan puasa.

Rabu, 30 Maret 2022 di Lantai 15 Gedung Ibnu Sutowo Jakarta Selatan. Pak Agus dengan sigap memulai acara. Susunan acara disampaikan dengan runtut. Begitu juga pak Ardhi, Kabag Umum segera menyampaikan permohonan kepada Sesditjen Migas. Pak Ali pun segera mengawali sambutan sebagai Sesditjen. 

"Apa itu pensiun? ASN itu banyak yang mengatur, semua aktivitas teratur,... " Tutur nya membuka acara munggahan atau makan bersama. 

Akhirnya, munggahan kali ini terselip agenda perpisahan purnabhakti untuk Ibu Evy (pengelola kepegawaian). Permohonan maaf atas lupa dan khilaf menjelang bulan suci ramadhan terbalut harmonis dalam suasana akrab sembari makan bersama. 

Evaluasi Pengawasan Kearsipan Migas

Dari sudut kota Bandung, di Gedung C lantai 4 Pusat Sumber Daya Mineral Batubara dan Panas Bumi, anjangsana lebih dari 50 orang ASN pengadministrasi umum, staf admin, arsiparis dan sekretaris pada forum evaluasi Pengawasan Kearsipan Internal Direktorat Jenderal Migas.

Forum diawali dengan pembacaan sambutan Sekretaris Ditjen Migas oleh Bu Ike selaku Sub Koordinator Tata Usaha mewakili Kabag Umum.

Assalamu'alaikum wr wb, Salam Sejahtera untuk Kita Semua. Yth wakil Biro Umum KESDM selaku unit pembina kearsipan di lingkungan Kementerian, khususnya yang hadir adalah Bu Eny Arsiparis. Ysh wakil Direktorat di lingkungan Ditjen Migas yang hadir luar jaringan dan dalam jaringan (daring).

Pengawasan Kearsipan Migas merupakan Helikopter View atas pelaksanaan kearsipan di Ditjen Migas yang dilakukan oleh Biro Umum pada setiap tahun. Pada tahun 2021, Ditjen Migas mendapat nilai memuaskan dengan nilai 87 (obyek Setditjen) . Sedangkan nilai pengawasan dengan obyek Direktorat pada tahun 2021 adalah 68.

Pengawasan Kearsipan merupakan kerangka pembinaan pengelolaan arsip dan sumber daya kearsipan. Pembinaan terhadap praktik kearsipan diharapkan mendekati atau sesuai dengan Kaidahnya yakni Permen ESDM nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

Instrumen pertama penilaian pengawasan antara lain penyusunan surat, dokumentasi berkas kerja, dan maintenance penyimpanan arsip sampai pengurangan kapasitas demi terlaksana konservasi dan preservasi memori kolektif Energi dan Sumber Daya Mineral sektor Migas.

Instrumen kedua adalah sarana prasarana, program anggaran, serta petugas arsip. Kurang lebih terdapat 60 an ASN di Ditjen Migas yang mendukung kearsipan baik PNS dan Non PNS. Pemgadministrasi Umum, Sekretariat Pimpinan, dan staf admin yang tersebar per koordinator di lingkungan Direktorat dan sekretariat Ditjen.

Atas nama Bapak Sekretaris Ditjen Migas selaku Kepala Unit Kearsipan Tingkat II, kami mengucapkan terimakasih atas kehadiran nya dan selamat mengikuti forum pengawasan kearsipan yang nanti akan disampaikan oleh tim Biro Umum sebagai Unit vertikal kearsipan (Unit kearsipan tingkat I).

Terakhir, kami sampaikan bahwa....Demi ketersediaan data dukung dan berkas kerja serta referensi pelayanan sektor Migas yang handal, kami berharap forum pengawasan kearsipan di Bandung hari ini dapat dimanfaatkan dengan baik. menjadi sarana bertukar pikiran, memperlancar berkomunikasi dan koordinasi dalam tugas Bapak Ibu dalam dukungan administrasi Ditjen Migas.

Semoga arsip Migas dapat berperan dalam menjamin ketersediaan rekaman kegiatan sehingga mendukung akuntabilitas organisasi sampai dengan penyelamatan warisan intelektual sektor Migas yang terekam dalam dokumen negara.Sekian, wassalamu'alaikum wr wb.

............... 

Sesi pemaparan oleh Tim Biro Umum menyampaikan beberapa rekomendasi antara lain ketelitian dalam pengetikan konsep surat, pembuatan daftar berkas, pemindahan arsip dari ruang kerja ke ruang arsip, sampai dengan ketersediaan petugas yang secara khusus menangani berkas dan arsip. 

Rekomendasi penilaian dari Biro Umum KESDM kepada Direktorat dan koordinator sebagai unit pengolah agar dapat memperbaiki nilai pengawasan. Satu diantar yang penting ialah bukti dukung seperti surat surat, daftar arsip aktif, dokumentasi, serta peralatan pendukungnya. 

Berlanjut pada sesi pemaparan oleh tim arsip migas yang menyampaikan potret pengawasan kearsipan internal tahun 2021. Inti dari pembinaan kearsipan melalui instrumen penilaian dalam pengawasan ialah ketersediaan program kearsipan yang handal dan berkelanjutan. 

Akhirnya, forum evaluasi pengawasan kearsipan berujung pada schedule yang telah ditetapkan melalui Keputusan Menteri ESDM bertanda tangan Sekretaris Jenderal KESDM. Medio Maret - Juli 2022 membutuhkan koordinasi yang ekstra antar petugas administrasi di lingkungan Ditjen Migas dalam pengumpulan bukti penilaian yang nanti akan diverifikasi di bulan Agustus 2022

Pembinaan Persuratan

Cirebon P3Geologi Kelautan Kementerian ESDM, 17-19 Maret 2022, terlaksana konsinyasi pembinaan praktik persuratan dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. " Kop Surat seperti perubahan email yang saat ini menjadi tu.migas@esdm.go.id, sempat memunculkan pertanyaan dari badan usaha" Ungkap Bapak Ardhi Krisnanto, Kabag Umum saat pembukaan forum pembinaan persuratan.

Pernyataan tersebut menjadi satu diantara dalih kuat terkait perlunya ketelitian dan konsistensi persuratan sebagai bentuk komunikasi tertulis resmi pada instansi pemerintahan. Terlebih Beliau sampaikan persuratan akan menjadi dokumen resmi pimpinan.

Selain alamat email pada kertas kop yang menjadi kepala surat, Beliau juga sampaikan pemilihan antara kata "hal" atau "perihal". Pun dalam penulisan lampiran dengan tidak menulis angka arab sampai dengan sebelas. Kemudian di bagian kaki surat pemilihan tulisan numenkelatur jabatan antara "Direktur Jenderal" atau Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi".

Arahan tersebut diatas tentu memantik diskusi yang juga memerlukan konfirmasi atas kesepakatan yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM yang mengatur tentang persuratan atau tata naskah dinas. Adalah Permen ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, lampiran pertama menjadi pedoman dan acuan dalam penyusunan naskah dinas sebagai komunikasi tertulis pada instansi KESDM.

Arahan pada forum Pembinaan persuratan yang diikuti lebih dari empat puluh peserta. Forum pembinaan menyasar staf yang beperan pada urusan administrasi persuratan. Berada di ruang pertemuan Katili pada Pusat Pengembangan Penelitian Geologi Kelautan Cirebon Jawa Barat,terjalin diskusi antar peserta yang berasal dari seluruh unit kerja atau direktorat di lingkungan Ditjen Migas.

Akhirnya,tulisan ini akan menjadi dokumentasi kegiatan pada urusan ketatausahaan. Nyatanya penyamakan persepsi dan pemahaman persuratan bukan saja mengidentifikasi persepsi dokumen palsu. Lebih dari itu, mitigasi resiko dan peningkatan kinerja organisasi menjadi enggel lebih dari pembinaan persuratan.

Last, sebagaimana yang disebut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang RI No. 43 Tahun 2009, bahwa penomoran atawa registrasi naskah/dokumen menjadi gerbang keabsyahan, autentik dan tingkat keterpercayaan dokumen negara. Sebagaimana topik pembinaan persuratan yang telah terlaksana pada hari Juma-Sabtu 17-19 Maret 2022 di Cirebon oleh Sekretariat Ditjen Migas Cq. bagian Umum pada urusan ketatausahaan. Semoga bermanfaat.

Sepedaan Ngantor

Bike to work, atau sepedaan ngantor untukku adalah berkah pandemi Covid. Bermula Agustus 2021, mendapati keberanian menembus 20 kilometer di pagi hari menuju Gedung Migas Ibnu Sutowo Jakarta Selatan. Terlebih dengan adanya aplikasi strava versi gratisan, seolah menjadi mentor dalam mengukur kebugaran fisik.

Enam hari kerja di bulan Februari 2022, kulewati dengan naik sepeda. Berapa hari untuk bulan ini, Maret? Tentu berharap terus meningkat sampai seluruh hari dapat naik sepeda ke kantor. Rute Raden Sanim ke Kahfi satu, lanjut Herman susilo ke cilandak KKO.

Jalan Ampera Raya, dengan kenangan berjalan kaki menuju tempat training bekerja. Bangka tengah ke pasar buncit raya, dan memori kemacetan di mampang prapatan sampai perempatan kuningan. Berujung ke HR Rasuna Said.

40 kilometer pulang pergi menjadi keasyikan untuk dinikmati. Sepedaan ngantor menunggangi seli tern D8. Sampai kapan mulai mereda, tentu mengikuti perkembangan fisik dan kondisi jalan raya.