Surat Keputusan

"Konsep surat keputusan atawa *SK*, dimana terdapat lampiran, maka di tiap lembarnya memerlukan tanda tangan Bapak Dirjen" Pena Maulana kepadaku hari ini. Menurut petugas persuratan pada JPT Madya (Maulana) pengonsep SK , perlu memperhatikan tiap lampiran dan berkoordinasi dengan unit Hukum di Direktorat Jenderal.

Sebagaimana panduan penyusunan naskah dinas arahan pada Permen ESDM 2/2020 bahwa pada setiap lampiran tertera pengabsyahan atawa ttd Bapak Dirjen. Jadi bagaimana yang terlanjur....ya SK nya di revisi yg di setiap lampirannya ada ttd Dirjen

Yang mencengangkan lagi, menurut Maulana bahwa para konseptor surat *SK* masih terlupa pengetikan Kementrian Energi Dan Sumber Daya Mineral pada kaki surat. Numenkelatur penandatanganan seperti Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi, perlu diikuti dengan pengetikan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (semua huruf kapital)

"Diaturan sudah tertulis seperti itu kan pak" Pungkas Whatsapp nya dengan semangat. Siap pak Maulana... Terimakasih hari ini kau adalah guruku hehehehe

Kunjungan arsiparis PSG Bageol

Tim Arsip Ditjen Migas menerima Kunjungan tim Arsip PSG pada hari Senin, 23 Mei 2022. Ditemui di ruang penyimpanan arsip inaktif, tujuan kunjungan untuk mendapatkan informasi terkait penyusutan arsip inaktif. Selama ini unit kearsipan Pusat Survey Geologi Bandung telah melakukan penataan dan penyimpanan arsip yang memasuki masa penyusutan.

"Assalamualaikum wr.wb. saya dgn bu Eutik dari PSG mas nurul saya dan temen2 mau study banding ke tempat mas Nurul mengenai pemusnahan arsip yang dipihak ketigakan apakah mas Nurul ada waktunya?" Pena Bu Eutik 

Di ruangan itu aku menunjukkan berkas pemusnahan sejak berita acara penilaian, surat persetujuan pemusnahan yang dikirim ke Sekretaris Jenderal. Pada tahun 2017, SK Pemusnahan Arsip bertanda tangan Atas Nama Menteri.

"Ibu dapat memulai penyusutan dengan mengkonsep term of reference atau TOR dan RAB yang nanti diajukan menjadi RKAKL" Jelasku kepada empat orang tamu yang datang dari Bandung. Penyusutan yang berujung kepada pemusnahan merupakan proses sejak beberapa kali rapat, tindaklanjuti dengan komunikasi kedinasan atau persuratan. 

Setiap proses memerlukan dokumentasi tertulis yang dilampirkan untuk persetujuan pimpinan. Setidaknya terdapat empat kali rapat untuk mengkonfirmasi berbagai pihak seperti direktorat Akuisisi ANRI, dan Pimpinan Unit Kearsipan secara vertikal. 

Akhirnya, kunjungan arsiparis Pusat Survey Geologi memantik kunjungan balasan dari tim arsip ditjen migas. Melalui foto ruang penyimpanan arsip tiga lantai yang full dipenuhi roll opeck, akan menyibak kapasitas simpan yang perlu dikonversi ke biaya penyimpanan arsip. Bukankah penyusutan melalui pemusnahan arsip terkait keterbatasan ruang penyimpanan??? 

Taman kota 1 BSD

Edisi ngangon bocah 21 Mei 2022, membawaku ke Taman di BSD City. Kelar makan siang di SSB Gaplek, 13 kilometer dengan hampir dua jam menyusuri jalan dengan panduan google map. Taman Kota menjadi alternatif hiburan anak yang terjangkau. Taman Kota 1 BSD yang mudah ditempuh baik via tol maupun jalan biasa

Adanya jembatan gantung memperkenalkan kepada anaku atas keberanian melewati jalan bergoyang. Jembatan Bangkirai diresmikan pada Tahun 2006 oleh Menteri Lingkungan Hidup, Wimar Witoelar.

Arena prosotan anak yang ramah anak, tertera nama Pertamina. Empat tangga yang berbeda untuk menaiki prosotan, menjadi tantangan Dipta yang masih berumur 7 tahun.

Pohon menjadi pabrik oksigen, begitu juga sebagai habitat hewan, dan sebagai resapan. Beberapa jenis pohon baik yang memiliki buah maupun pohon perindang menjadikan Taman Kota 1 BSD City cukup ramah untuk menjadi arena ngangon Bocah.

Tak lupa track jalan sehat dan lari untuk menguji kebugaran fisik. Terliat dua orang security di depan pintu masuk. Toilet dan mushola pun tersedia melengkapi fasilitas Taman kota.

Klinik Virtual Arsip Migas

"Arsip bukan hanya kertas", obrolan virtual kedua di bulan Mei 2022. Setiap Jumat, sejak jam sembilan pagi mengudara dengan kerendahan komunitas penjaga rekaman kegiatan. Sektor Energi dan Sumber Daya Mineral yang dulunya Pertambangan dan Energi pengikat memori kolektif institusi.

Jika di minggu lalu, kaitan Pengawasan Internal Kearsipan. 20 Mei 2022 dengan Arsip bukan hanya kertas. Apa itu?..melalui undangan di WAG Arsiparis KESDM dan petugas surat dan Arsip Ditnen Migas, tergandheng 32 Peserta.

"Selama ini, hampir 99% arsip berbentuk kertas kertas. Bagaimana menyikapi bentuk bukan Kertas yang kita dapati di Ruang Arsip kita????Join Yuuuuk...Klinik Virtual Arsip Pembicara: Arsiparis Madya Kementerian ESDM (Bu Vanda) Unit Kearsipan Ditjen Migas is inviting you to a scheduled Zoom meeting. Topic: Arsip Bukan Hanya Kertas"

Dua hal, yang pertama menuju paradigma komunitas dalam usaha memintal memori Kementerian ESDM. Yang kedua, nyatanya obrolan virtual sejak adanya pembatasan sosial, mampu menembus tembok kekakuan birokrasi. Disaat dibutuhkan cara baru dengan lekas meninggalkan cara cara lama, klinik virtual diilhami sebagai cara memercikkan semangat kearsipan.

Permasalahan arsip kertas sejak pesatnya pertumbuhan dan tidak sebanding dengan keberadaan ruang simpan, diperparah dengan keterbatasan arsiparis. Begitu juga dengan agenda nasional, perpindahan Ibukota Negara dari Jakarta ke IKN Kalimantan, kearsipan bersiap dengan wajah baru. Wajah transformasi digital meski jauh dari rasa tertib Arsip.

Mungkin memori kolektif bangsa yang terpendam di dalam kearsipan akan sesuai dengan masanya. Namun memori itu tiada berguna jika tak menemukan wajah baru. Dimana setiap wajah kehidupan mencirikan kontek, konten dan strukturnya. 

Bakso Kotak Kukusan

Bentuk bulat identik dengan bakso. Thole yang mendapati bentuk kotak di mangkuk berkuah itu, masih merengek pengen bakso. Kotak tak mengesankan bakso. Bahkan ketika kuberitahu kalo itu bakso, hanya gigitan kecil.

Dari kejadian itu, bentuk bulat memang milik bakso. Apa karena lagu ".... Bakso bulat, seperti bola pingpong.... " . Satu diantara hiburan masyarakat adalah makanan Bakso. Meski identik dengan bentuk bulat, nyatanya Bakso Kotak Kukusan ramai dikunjungi para pelanggan.

Bakso mana langganan mu? Apakah bakso malang? Bakso Wonogiri? 

Sholat Ied Sucen

Sholat ied. "Selamat datang 4 juta orang yang mudik di Yogyakarta (perkiraan) adalah diniatkan Silaturahmi", kata khotib nya. Satu diantara pesan di atas mimbar yang aku catat, saat mengikuti gelaran peringatan hari besar Islam di Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta. 

"Tebarkan salam, kedamaian, berilah makan, silaturahmi, dan ibadah malam" Ungkap Dzuhri Setiawan, dai lokal yang kukenal tempo dulu sebelum meninggalkan Sucen Triharjo Sleman untuk menjadi kaum urban. Ratusan kepala,muda,tua,remaja memadati komplek perkantoran mepet padukuhan Sucen, selatan pasar Sleman, Jalan Magelang KM 13.

"Selama harapan itu ada, kehidupan terus berlanjut. Catatan kekurangan akan menjadi pengingat. Lanjutkan aktivitas keberkahan di Muka Bumi" Pungkas ceramah di Lebaran Tahun 2022. Aku dan keluarga mengikuti PHBI, seiring mudik lebaran. Terang sudah saat jabat tangan dengan puluhan orang yang sempat aku kenal di tanah kelahiran. 

Bapak

Fisik yang terlihat menua, umur kadaluarsa menjadi fitrah setiap manusia di dunia. Pun itu pada Bapaku, kelahiran 1959 yang lalu. Dimasa tua, nasib mu telah mempesona. Setidaknya sebagai idolaku. Tak meragukanku kalo usaha kerasmu telah mencapai titik puncaknya.

Perjalanan panjang lelaki dengan dua anak ini, hanya mampu diceritakan demi penghargaanku kepadamu. Sudut pandang yang terus berseberangan menjadikan anak lelakimu tumbuh mapan. Ya, mapan setidaknya dari kondisi sekitar tempat tinggal.

Ingatan ini terpenuhi sifat kerja keras seorang buruh bangunan. Dari satu tempat ke tempat proyek bangunan, langkah kakimu berjalan demi memberi penghidupan anak dan istri. Pun menjaga bangunan rumah dari peluh, sedikit demi sedikit hingga mampu menjadi hunian kedua anakmu.

Di tahun 2002, bapak harus menjalani takdir seorang diri. Piala Dunia 2002 dengan kehadiran Ronaldo sebagai pemain terbaik menjadi kenangan bersama bapak. Harga televisi panasonic satu juta lima puluh ribu itu masih kau ingat baik.

Dua puluh tahun berpisah dengan ibuku, hanya rasa pengabdian terbatas dari diriku. Nasib kehidupan ku yang berjarak lebih lima ratus kilometer dari jangkauan, belum mampu kuganti dengan telepon dan video call sesuai harapanmu. 

Setidaknya, hanya mampu mengunjungi dua bulan sekali atau bahkan 6 bulan sekali dan paling lama satu tahun sekali. Tak jarang kelakuan obrolan itu muncul, namun rasa sayang dan hormat kau terus tertuju padamu. 

Program Arsip Vital

Auditorium Badan Geologi Kementerian ESDM, 14 April 2022. Puluhan ASN Ditjen Migas dan arsiparis di lingkungan KESDM mengikuti Rapat Pembahasan Program Arsip Vital secara hibrid (dalam dan luar jaringan) . Gelaran kearsipan tersebut diselenggarakan Sekretariat Direktorat Jenderal Migas sebagai unit kearsipan tingkat dua yang bertujuan melakukan pendalaman dan koordinasi awal pada tataran pegawai. 

Unit Kearsipan pada Ditjen Migas menindaklanjuti surat Biro Umum KESDM bernomor B-91/KA.04/SJU.1/2022 tanggal 18 Maret 2022 tentang Program Arsip Vital Kementerian ESDM, dimana diperlukan Identifikasi dalam rangka pendataan atau penyusunan daftar. 

Identifikasi tersebut dengan mengelompokkan arsip-arsip instansi kepada empat kategori. 

1. Arsip vital adalah arsip yang memiliki kandungan informasi krusial suatu instansi sehingga tidak dapat tergantikan dan mengancam eksistensi instansi bila hilang atau rusak, 

2. Arsip penting adalah arsip yang memiliki kandungan informasi penting dan operasional perusahaan akan terganggu tanpa keberadaannya namun masih bisa diganti. 

3. Arsip berguna adalah arsip yang selalu dimobilisasikan dalam instansi, menunjang operasional instansi, dan mudah digantikan bila hilang atau rusak. 

4. Arsip tidak berguna adalah arsip yang memiliki kontribusi sedikit atau bahkan tidak memiliki kontribusi terhadap operasional instansi.

Sumber:https://youtu.be/rhehoMcvWzk

https://youtu.be/rhehoMcvWzk

Jalannya acara pembahasan sejak pembukaan pada jam 9 pagi, menghadirkan pembicara yang diisi oleh arsiparis madya Direktorat Kearsipan Pusat pada Deputi Pembinaan ANRI, Ibu Susanti. Secara panel, sebagai pembicara kedua oleh Arsiparis Muda Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian ESDM, yakni Bapak Sofyan. Kedua pembicara mengetengahkan lokus nasional dan level Kementerian yang apik.

Dari sudut pembinaan kearsipan nasional, Program Arsip Vital termasuk dalam kategori kebijakan setelah keberadaan empat instrumen dasar yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis. 

Kementerian ESDM telah memenuhi prasarat kebijakan terkait Program Arsip Vital dimana tertuang dalam penilaian tim pengawas kearsipan ekternal oleh ANRI berkriteria seratus persen. Melalui Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020, Kementerian ESDM telah menetapkan program Arsip vital. Isi program sejak prosedur, perlindungan dan pengamanannya, penyelamatan dan pemulihannya, dan pelayanan.

Namun demikian, catatan tim pengawas kearsipan eksternal di tahun 2021 merekomendasikan agar Kementerian ESDM menyusun tabel daftar arsip vital yang kemudian ditetapkan oleh pimpinan.

Nalar pun sedikit terusik tatkala kebijakan secara nasional terbaca tahun 2005. Tahun dimana belum update setelah terbitnya Undang Undang tentang Kearsipan tahun 2009. Tentu keberadaan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 6 Tahun 2005 merupakan yuridis pelaksanaan kegiatan sebelum adanya aturan baru setelah Peraturan Pemerintah yang ditetapkan di tahun 2012.

Sejauh mana batasan program arsip vital???? Apakah kata "vital" memendam informasi terkait eksistensi suatu entitas instansi yang bilamana hilang atau rusak, tidak akan bisa diganti dan dapat mengancam eksistensi instansi yang bersangkutan.

Informasi dalam arsip vital terkait fundamental keberlangsungan operasional instansi, bukti kepemilikan asset instansi, dasar hukum, dan kebijakan strategis instansi.

Setidaknya dua kata kunci yakni fundamental dan tidak /sulit tergantikan. Atau setidaknya berbiaya mahal untuk menggantikan arsip dokumen negara. Atau ancaman kerugian negara berupa aset negara yang berpindah ke pihak lain. Atau kerugian pada pendapatan negara?

Arsip vital masih berstatus aktif tentu berada di unit kerja. Arsip yang masih melekat sebagai bahan atau data pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Status aktif ini berjalan seiring jangka waktu pelaksanaan kegiatan. Untuk itu perlu penetapan masa atau jangka waktu selama masa vital.

Setelah nantinya teridentifikasi dalam suatu daftar dan ditetapkan oleh pimpinan unit kearsipan, dilanjutkan dengan penetapan prosedur pengelolaan, perlindungan dan pengamanan, evakuasi dan recovery, serta pelayanan. 

#Perlindungan arsip vital dilakukan untuk menjaga konten informasi dan fisik, metode yang dapat diterapkan adalah duplikasi atau penyalinan, dispersal atau penyebaran arsip hasil duplikasi ke unit-unit lain. Penyimpanan dengan pendukung khusus seperti brankas. 

#Pengamanan arsip dengan memperhatikan lokasi penyimpanan dan penempatan arsip.

#Evakuasi dan recovery dilakukan untuk mencegah kerusakan dan kehilangan fisik dan informasi saat terjadi bencana.

#Tim evakuasi arsip dan prosedur evakuasi arsip sesuai dengan jenis-jenis bencana

#Recovery adalah memulihkan arsip setelah terkena dampak bencana diantaranya dekontaminasi atau pembersihan arsip dari zat kontaminan seperti debu, lumpur, dan kotoran lainnya.

#Pelayanan hanya oleh orang-orang tertentu, metode temu balik secara aman dan mudah mencakup pemberian ketentuan akses untuk internal dan eksternal instansi.

Ramadhanku

Pengajian anak anak menjelang berbuka puasa di Mushola Al Ukhuwah Perumahan Villa Tanah Baru pada Hari Sabtu, 9 April 2022. Gelaran perdana sejak berdiri nya bangunan Ibadah pada tahun 2019.

Tarawih dan Tadarus merupakan kebiasaan yang dianggap baik untuk menjalani doktrin agama. Kurang lebih 30 jamaah putra dan 20 jamaah putri 

peringatan Nuzulul Quran, diakhiri makan bersama. Menu nasi kebuli dan nasi liwet, tidak lupa lele goreng dengan sambelnya. 

Sabtu 16 april, pengajian takjil untuk anak, dan Minggu, 17 April dengan peserta Remaja. 

ada sahur bersama dan penerimaan zakat fitrah

Munggahan

Sejak berada di Ibukota, aku mengenal kata munggahan. Komunitas ASN menikmati hidangan prasmanan /makan bareng menjelang Ramadhan. Hanya makan saja, tak ada saling salaman. Apa itu munggahan?. Kenapa menjadi ajang saling memaafkan menjelang bulan puasa.

Rabu, 30 Maret 2022 di Lantai 15 Gedung Ibnu Sutowo Jakarta Selatan. Pak Agus dengan sigap memulai acara. Susunan acara disampaikan dengan runtut. Begitu juga pak Ardhi, Kabag Umum segera menyampaikan permohonan kepada Sesditjen Migas. Pak Ali pun segera mengawali sambutan sebagai Sesditjen. 

"Apa itu pensiun? ASN itu banyak yang mengatur, semua aktivitas teratur,... " Tutur nya membuka acara munggahan atau makan bersama. 

Akhirnya, munggahan kali ini terselip agenda perpisahan purnabhakti untuk Ibu Evy (pengelola kepegawaian). Permohonan maaf atas lupa dan khilaf menjelang bulan suci ramadhan terbalut harmonis dalam suasana akrab sembari makan bersama.