Dinamika pengguna aplikasi persuratan dijaring oleh Kepala Bagian Tata Usaha Biro Umum KESDM. Demi meraih peningkatan kinerja kementerian, pendalaman atas praktik implementasi nadine menunju rekomendasi perbaikan. Selain edukasi pengguna, nyatanya diperlukan optimalisasi fitur aplikasi diperlukan demi mendekatkan pada azas kedekatan pengguna (user friendly).
Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM, 8 Desember 2022. Puluhan pegawai dalam urusan administrasi umum menjelma pada forum yang mewakili unit organisasi diantaranya Sekretariat Jenderal Ditjen Migas, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, Itjen, BPSDM, dan Badan Geologi.
Selain itu listing pengguna aplikasi pada ANRI dengan aplikasi SRIKANDI yang menjadi Program Nasional mampu menggaet Kementerian Perindustrian sebagai wahana studi tiru untuk Kementerian ESDM. Bu Anna, Sub Koordinator Kearsipan yang menggawangi implementasi aplikasi SRIKANDI untuk Biro Umum Sekjen Kemenperin menjadi inspirasi.
Pasalnya, aplikasi persuratan yang telah mampu mengatasi masa pandemi covid 19 dengan TNDE dan Ratnik nya, mulai digeser dengan menghadirkan Aplikasi Umum Kearsipan Dinamis versi SPBE. Tentu hal tersebut mengingatkan Kementerian ESDM yang telah melalui masa dimana setiap unit organisasi harus menggeser aplikasi persuratan masing masing dengan integrasi NADINE.
Integrasi dengan teknologi SOA via Telkom untuk beberapa aplikasi persuratan pada unit organisasi kala itu, mencirikan sistem berpotensi resiko. Terlebih sejak tahun 2018 dengan masa tenggang satu tahun terjadi pergeseran kebijakan penganggaran dan pengembangan TIK yang harus tersentral di PUSDATIN.
Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi catatan kecilku sebagai arsiparis yang mengikuti FGD NADINE. Dimensi otomasi persuratan telah dilibas oleh digitasi dan disposisi elektronik sampai tahun 2020. Kini dengan agenda perpindahan IKN dan Implementasi SPBE sektor pemerintah Umum, aplikasi telah mampu memproduksi surat digital.
Saatnya menyambut ekosistem digital dimana infrastruktur dan suprastruktur TIK terintegrasi secara Nasional. Last, sampailah pada hipotesa samar akan konservasi arsip elektronik.
Kurang memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia,risiko pesan tidak tersampaikan dan reputasi institusi menjadi pertaruhan. Selama dua jam lebih, kedua telinga dan perhatian tertuju pada paparan direktur Narabahasa.
Bertempat di Ruang Seminar, Balai Layanan Perpustakaan, dimana terdapat diorama arsip Jogja, wawasanku pun menyasar tentang penggunaan bahasa Indonesia dalam penyusunan Naskah Dinas. Acara yang digelar oleh forum Ketatausahaan di lingkungan Kementerian ESDM pada hari Jumat, 2 Desember 2022.
Suasana cukup hangat untuk mendengarkan konsultan bahasa Indonesia yang memiliki latar belakang pemrograman komputer dan Wikipedia bahasa Indonesia. Adalah Ivana Lanin direktur narabahasa, membawakan paparan terkait laras dan satuan bahasa.
Akhir dari keikutsertaan ku di acara Forum ketatausahaan Kementerian ESDM aku pun mendapatkan teknik dari tiga kriteria pengukuran bahasa Indonesia yakni penulisan kata baku, ejakan, dan padanan istilah. Melalui tautan kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, kita dapat mengakses untuk membantu penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam penyusunan naskah dinas yakni
https://kbbi.kemdikbud.go.id/ untuk mengecek penggunaan kata baku
https://ejaan.kemdikbud.go.id/ untuk penulisan ejakan yang disempurnakanh
ttps://pasti.kemdikbud.go.id/ untuk padanan istilah asing yang telah diserap ke dalam Bahasa Indonesia
Series arsip yang merupakan rekaman kegiatan Hulu Migas adalah wilayah kerja, eksplorasi, pengembangan, dan eksploitasi. Arsip disusun berdasarkan series arsip hulu sebagaimana keputusan Menteri ESDM Nomor 167.K tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian ESDM. Penataan mendasarkan klasifikasi arsip.
Rabu, 30 November 2022 di Ruang Rapat Gedung Pusat Arsip KESDM. Aku memaparkan penataan arsip inaktif Hulu migas kepada unit pengolah dan pelaksana kearsipan di Sekretaris Direktorat Jenderal.
Memulai dengan dasar hukum pelaksanaan kegiatan yang telah diatur dalam peraturan menteri ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, dan dua Keputusan Menteri 167 dan 187 yang menetapkan instrumen wajib kearsipan yakni Klasifikasi arsip, Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip.
Secara teknis, istilah "penataan" diperuntukkan untuk arsip inaktif. Sedangkan untuk arsip aktif lebih dikenal dengan istilah "pemberkasan". Langkah penataan arsip dibedakan menjadi dua yakni untuk arsip teratur dan arsip tidak teratur? Apakah perbedaannya?
Arsip teratur merupakan arsip inaktif yang dipindahkan dari unit pengolah disertakan dengan daftar arsip. Sedangkan tidak teratur adalah arsip yang telah berada di ruang pengolah namun tidak diketemukan daftar sehingga memerlukan proses yang lebih banyak ketimbang pada arsip teratur.
Setelah memaparkan langkah langkah penataan arsip, aku pun melanjutkan untuk sedikit mendalami seri arsip yang terdapat dalam klasifikasi. Sejak tahun 2020, Seri arsip hulu migas telah mengalami perubahan dimana sebelum nya berada pada kode 13 yang tertuang dalam peraturan Menteri ESDM nomor 056 tahun 2006.
Pada bagian akhir, paparan dihadapan forum tertuju pada daftar arsip yang menunjukkan volume 566 boks. Daftar arsip yang telah tersusun tersebut masih diperlukan pengolahan data untuk kemudian dikelompokkan sesuai klasifikasi MG.04.
525 Petani Kabupaten Cilacap direncanakan menerima program konversi BBM ke BBG. Penguatan Sosial yang merupakan Program Nasional terus di genjot oleh pemerintah bersama DPR RI melalui pendistribusian paket konventer kit mesin pompa air untuk petani.
"Tahun ini adalah kedua kalinya" Tutur Bapak Slamet Nova Dinas Pertanian Kabupaten Cilacap saat ditemui penulis di kantornya. Lokasi pendistribusian berada di kecamatan Kesugihan dan Kecamatan Sidareja.
Paket konkit untuk petani sasaran terdiri Mesin Pompa Air Terisi Oli, 1 tabung gas3Kg, konkit, bracket dan Tool kit, selang LPG, regulator, selang, manual book dan kartu garansi, oli prima XP 2 liter, manual paket.
Akhirnya, tulisan ini menjadi arsip (rekaman kegiatan) dalam implementasi program strategis Direktorat Jenderal Migas yakni konversi BBM ke BBG untuk Petani Sasaran. Entitas kemigasan di Indonesia terus menginisiasi ketersediaan sumber energi. Bahan Bakar Minyak yang melambung seiring harga minyak dunia menjadi tantangan program penguatan sosial khususnya petani dan nelayan
Penelusuran arsip tahun 2009 pun terhenti kala Kasubkor Wilayah Kerja Non Konvensional mengirimkan pena pada 2/11 13.08 WIB. "Alhamdulillah ketemu Om, Lt 4. Sak map ijo tak pinjem dl nggih". Tulis pak Firdaus. Naskah dinas bertanda tangan JPT Madya di kantor ku itu telah diketemukan.
Satu episode penelusuran arsip tersebut menceritakan kepadaku bahwa kerapian saat proses penciptaan arsip menjadi satu diantara indikator lain dalam pengarsipan. Pasalnya, isi naskah dinas yang dicari tidak tercatat pada aplikasi persuratan sehingga tidak terbaca melalui data base berkata kunci "perihal" surat.
Sehari setelah arsip diketemukan, aku pun memproses digitasi atau pemindaian. File PDF dicocokkan dengan database aplikasi persuratan di kantorku dengan kata kunci nomor naskah. Hasilnya, terdapat kecocokan nomor surat. Namun demikian tidak terdapat perihak surat pada data surat berkurun waktu tahun 2009.
Sampai disini, nalarku pun kembali mempertanyakan validitas dari database aplikasi persuratan internal di kantorku yang telah dipergunakan oleh para petugas persuratan dalam memberikan nomor surat sejak tahun 2003. Ketidaksesuaian antara nomor naskah dinas dengan isi atau perihak surat bisa saja terjadi.
Akhirnya, tulisan ini akan menjadi ingatanku bahwa database aplikasi persuratan perlu verifikasi dengan mengunggah file PDF terkait. Catatan untuk pertugas arsip yang melakukan proses pengunggahan file PDF sesuai data surat antara lain melakukan edit dengan menyesuaikan isi surat/perihal surat yang terdapat di aplikasi persuratan sesuai dengan fisik suratnya.
"Pak besok ke Rawa" Tanya Nasywa menjelang tidur... Situ Rawa Kalong, Danau buatan di daerah Depok Jawa Barat yang di poles oleh Pemerintah Provinsi (Pemda). Tawaranku untik mengisi akhir pekan disambutnya penasaran oleh anak pertama.
Daerah resapan atau penyimpanan air demi menjaga keharmonisan alam menjelm menjadi pusat wisata rakyat. Agustus silam, gubernur Jawa Barat, Balak Ridwan Kamil meresmikan Revitalisasi Situ Rawa Kalong Depok Jawa Barat yang menelan biaya 20 milyar rupiah. Sumber 👇https://www.google.com/amp/s/amp.kompas.com/megapolitan/read/2022/08/05/13421871/resmikan-situ-rawa-kalong-depok-ridwan-kamil-ajak-bonge-scbd
Riuh ramai warga sekitar di bulan November 2022, memadati sekitar panggung apung di atas danau buatan tersebut. Penjaja makanan dan hiburan untuk anak melengkapi ruang publik yang telah berhasil direvitalisasi. Akhirnya, aku bersama ketiga bocah mulai mengenal ramahnya lingkungan sarana publik di Depok Jawa Barat.
Arsip aktivitas sejak Normal, Waspada, Siaga sampai dengan level IV yakni Awas merupakan rekaman kegiatan di Balai Penyelidikan dan Penngembangan Teknologi Kebencanaan Gunung Api. Unit Pelaksana teknis di bawah Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi, rekaman kegiatan terkait kebencanaan Gunung Api.
Pun arsip teknis mitigasi berupa pemanfaatan lahan di wilayah Kawasan Rawan Bencana (KRB) berkategori arsip penting dalam lingkup mitigasi bencana Gunung berapi. "Jika akan ada even berkemah di kawasan rawan bencana, sekolah atau institusi dapat meminta rekomendasi ke kantor kami" Jelas Bu Sulis , sub pokja gunung berapi.
Sampai disini, ancaman, pemantauan dan penilaian bahaya dalam konteks mitigasi menjadi metode peringatan kebencanaan sejak dini. Ancaman primer berupa awan panas, lontaran lava pijar, gas beracun dan abu vulkanik. Ancaman skunder berupa lahar hujan.
Pemantauan Gunung berapi melalui seismik, deformasi, geokimia, Visua-cuaca melengkapi survey geofisika, UAV/Drone, dan survey geomorfologi. Kemudian penilaian bahaya melalui kondisi bahaya terkini di antaranya skenario bahaya, prediksi aktivitas, Prediksi daerah terancam, serta pemodelan awan panas, abu dan lahar.
Melalui Maket Gunung Merapi, aku mulai menerima penjelasan Bu Sulis, kasub kelompok kerja Gunung Berapi yang berkantor di Jalan Cendana Yogyakarta. Setelah kami serombongan diterima dengan mesra Ibu Tin, Kasub Bagian Umum, maket yang persis berada di area pintu masuk Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Gunung Api, menjadi sarana desiminasi informasi kebencanaan Gunung api.
Terdapat lima pos pengamatan Gunung Merapi yang letaknya mengelilingi gunung sebagai lokasi berkantornya pengamat Gunung api dimana terdapat Stasiun pemantauan gunung api terbanyak se Indonesia yakni 150 titik.
Gunung Merapi yang dekat dengan pemukiman masyarakat telah terpetakan pada klasifikasi kawasan rawan bencana disingkat dengan KRB. Tingkatan rawan ditunjukkan dengan warna merah, pink, dan hijau sebagaimana warna yang dipergunakan secara internasional. Begitu pun dengan indek resiko bahaya karena dekat dengan pemukiman.
Tidak hanya maket, terdapat pula banyak poster, perconto atau contoh batuan, alat pemantau seismograph yang di relay secara langsung atau yang sudah tidak dipergunakan karena terganti dengan teknologi digital. Di Kantor yang beralamat di Jalan Cendana Yogyakarta (selatan stadion Mandala Krida, dan sebelahnya GOR AmongRogo), kita dapat menerima pembelajaran tentang Gunung berapi.
Akhirnya, apa yang kudapat di tanggal 18 November 2022 adalah hasil kunjungan kearsipan. "Arsip itu bukan hanya gudang penyimpanan saja" Kataku ber api api di ruangan 209 lantai 2. Tim kerja yang menangani arsip dokumen negara, perlu menyelami kegiatan utama di suatu instansi. Dengan begitu, arsip dapat didudukan sebagai dukungan manajemen organisasi dan sumber informasi yang turut mencerdaskan kehidupan bangsa.
