RINCIAN KEGIATAN ARSIPARIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (Perka ANRI 5/2016)

Uraian Kegiatan	Kategori	Bukti Kerja
Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip	Pemula	Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Kearsipan Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Pengolah
Melakukan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta	Mahir	Daftar verifikasi arsip yang autentik/ autentikasi arsip
Melakukan pemberkasan arsip aktif	Terampil	Daftar Berkas Daftar Isi Berkas Daftar Arsip Aktif
Melakukan identifikasi arsip vital	Mahir	Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Vital Daftar Arsip Vital
Melakukan pengelolaan arsip vital	Terampil	Daftar Arsip Vital
Melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga	Pertama, Muda,	Daftar Berkas Arsip Terjaga Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Terjaga
Melakukan identifikasi salinan autentik arsip terjaga	Muda	Laporan Identifikasi Salinan Autentik Arsip Terjaga Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga Berita acara pelaporan arsip terjaga
Melakukan pengelolaan arsip terjaga	Mahir	Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga
Melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis	Penyelia	Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang Di Alih Media Daftar Arsip Dinamis yang di Alih Media Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis
Melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan di autentikasi	Penyelia	Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan diautentikasi Daftar Arsip Dinamis yang akan di Autentifikasi
Melakukan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif	Terampil,	Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang Dipindahkan Daftar Arsip In Aktif yang Dipindahkan ke Unit Kearsipan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif	Penyelia	Daftar Arsip Inaktif
Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta menyusun daftar arsip usul musnah Pelaksana	Muda, Pertama,	Laporan/Proceding Penilaian Arsip yang Diusulkan Musnah Daftar Arsip Usul Musnah
Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/ pertimbangan pemusnahan arsip	Madya	Telaah Persetujuan/Pemusnahan Arsip Daftar Arsip Musnah
Melakukan pembuatan daftar arsip yang dimusnahkan	Pertama	Daftar Arsip yang Dimusnahkan Berita Acara Pemusnahan Arsip
Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis	Mahir Penyelia (Unit Kearsipan dan PPID)	Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit Pengolah Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi dan penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan Jadwal Retensi Arsip (JRA)/ Jadwal Retensi Dokumen (JRD)	Madya	Telaah/ Laporan Proceding Pembahasan JRA/JRD Naskah JRA/JRD Daftar Arsip Musnah Daftar Arsip Usul Musnah
Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta menyusun daftar arsip usul serah	Muda	Laporan/Proceding Penilaian Arsip yang akan Diusulkan Serah Arsip Statis Daftar Arsip Statis Usul Serah
Melakukan pelayanan arsip dinamis (di Unit Kearsipan/PPID)	Muda	Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
Melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis	Utama	Laporan Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Dinamis

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (6)

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Laporan

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (6)

PENDAHULUAN

1.    LATAR BELAKANG

Melanjutkan laporan kami pada tanggal 25 April 2016, kegiatan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan keenam mempunyai fokus pelaksanaan SIPD Ditjen Migas.

SIPD Ditjen Migas tersebut dapat ditelusur pada alamat http://surat.migas.esdm.go.id/migas/ . tampilan awal sebagai berikut

Pada laporan tersebut kami laporkan aktivitas sampai dengan bulan april 2016. Untuk itulah pada laporan kali ini, kami sampaikan kelanjutan aktivitas kami pada bulan Mei, Juni, Juli, dan Agustus 2016.

Kami sampaikan kembali bahwa kedudukan sebagai seorang arsiparis adalah menjadi analis business proses yang membantu para programmer. Programmer sering menanyakan alur persuratan dan output dari business proses. Kami sampaikan kepada programmer, kemudian dieksekusi menjadi bahasa pemograman.

2.    MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan adalah untuk menyampaikan perkembangan pelaksanaan SIPD Ditjen Migas dan monitoring aplikasi terkait dokumen dan surat - surat

3.    WAKTU PELAKSANAAN

kegiatan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan dilaksanakan pada bulan Mei sampai dengan Agustus 2016

ISI LAPORAN

Aktivitas sebagai arsiparis dalam melaksanaan SIPD yang kemudian kami singkat menjadi SIPD Ditjen Migas disusun berdasarkan hari pelaksanaan sebagaimana tabel dibawah ini;

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	25-Mei-16	rabu	Presentasi SIPD di depan pak Sesditjen Migas
2	26-Mei-16	kamis	Persiapan presentasi dan koordinasi hotel  The Margo Depok
3	27-Mei-16	jumat	Pengurusan administrasi ujicoba SIPD di hotel  The Margo Depok
4	29-Mei-16	minggu	Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para sekretaris pimpinan di hotel  The Margo Depok
5	30-Mei-16	senin	Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para pejabat eselon di lingkungan SDM di hotel  The Margo Depok
6	01-Jun-16	rabu	Penyusunan KAK implementasi sistem terkomputerisasi dan surat Permintaan pengadaan
7	08-Jun-16	rabu	Pelaksanaan ujicoba aplikasi SIPD di Gd, Migas lantai 15B
8	10-Jun-16	jumat	Penyusunan konsep laporan sosialisasi SIPD
9	14-Jun-16	selasa	Konsep undangan ujicoba SIPD untuk pengadministrasi surat
10	15-Jun-16	rabu	Pembuatan dan editing user acount dan unit pengolah pada aplikasi SIPD
11	23 - 24 Jun-16	kamis	Ujicoba SIPD di Hotel Ammarosa Bekasi
13	27-Jun-16	senin	penyusunan laporan ujicoba SIPD untuk pengadministrasi
15	12-Jul-16	selasa	konsep acara konsinyering di aston sentul (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat)
16	13-Jul-16	rabu	Evaluasi aplikasi SIPD
17	14-Jul-16	kamis	Penyusunan paparan aplikasi SIPD
18	15-Jul-16	jumat	Sosialisasi SIPD  (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat ) di Hotel Aston Sentul
19	26-Jul-16	selasa	Konsep undangan sosialisasi SIPD untuk staf di BSD, laporan Sosialisasi SIPD  di Hotel Aston sentul
21	29 - 30-Jul-16	sabtu	Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Santika BSD
22	01-Agust-16	senin	Monitoring user aplikasi SIPD dan moderasi grup surat dan arsip
23	02-Agust-16	selasa	Penyusunan konsep undangan monitoring SIPD
24	02-Agust-16	selasa	evaluasi update aplikasi SIPD
25	03-Agust-16	rabu	moderasi grup SIPD, dan trial eror, menyampaikan ke programmer
26	05-Agust-16	jumat	Penyusunan konsep laporan dan surat edaran pelaksanaan disposisi elektronik
27	08-Agust-16	senin	Pelaksanaan rapat pemantauan aplikasi SIPD di Gd. Migas Lt.15
28	10-Agust-16	rabu	pengarahan Dirjen atas pengembangan aplikasi surat, digitalisasi dokumen, embrio aplikasi perizinan, dan adanya petugas yang membantu persuratan DJM
29	11-Agust-16	kamis	konsep ND tentang tata laksana pengiriman nota dinas internal
30	16-Agust-16	selasa	konsep undangan sosialisasi e -surat bandung
31	21 – 22 Agust-16	minggu	Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Hotel Grand Sovia Bandung
33	24-Agust-16	rabu	evaluasi SIPD

Aktivitas arsiparis pada pelaksanaan rapat atau konsinyering atau sosialisasi adalah sebagai pemandu diskusi, pembawa acara serta penyusunan konsep laporan. Adapun pertemuan tersebut bertujuan untuk memberikan umpan balik terhadap sistem yang telah dibangun. Berikut pelaksanaan acara termaksud dalam bentuk table.

No	Tanggal	Kegiatan
1	29-30 Mei-16	Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para sekretaris pimpinan dan para pejabat eselon di lingkungan SDM di hotel  The Margo Depok
2	08-Jun-16	Pelaksanaan ujicoba aplikasi SIPD di Gd, Migas lantai 15B
3	23 - 24 Jun-16	Ujicoba SIPD di Hotel Ammarosa Bekasi
4	15 – 16 Jul-16	Sosialisasi SIPD  (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat) di Hotel Aston Sentul
5	29 - 30-Jul-16	Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Santika BSD
6	08-Agust-16	Pelaksanaan rapat pemantauan aplikasi SIPD di Gd. Migas Lt.15
7	21 – 22 Agust-16	Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Hotel Grand Sovia Bandung

Setiap kali pelaksanaan mengusung tema yang berbeda, tema tersebut yang pertama adalah untuk sekretaris pimpinan, yang kedua untuk pejabat pengawas dan administrator (eselon III dan IV), ketiga untuk pengadministrasi data di setiap unit eselon III, keempat adalah mencari kesepakatan tata laksana pengiriman surat internal, kelima dan ketujuh mempunyai sasaran staf atau pelaksana.

Untuk lebih menggambarkan pelaksanaan kegiatan termaksud, terlampir laporan sebagai bukti kerja .

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.

Jakarta, 31 Agustus 2016

Pelapor,

Nurul Muhamad