DIREKTORAT
JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI
Laporan
Melakukan
Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (6)
PENDAHULUAN
1. LATAR
BELAKANG
Melanjutkan
laporan kami pada tanggal 25 April 2016, kegiatan monitoring penggunaan
aplikasi sistem informasi kearsipan keenam mempunyai fokus pelaksanaan SIPD Ditjen
Migas.
SIPD
Ditjen Migas tersebut dapat ditelusur pada alamat http://surat.migas.esdm.go.id/migas/
. tampilan awal sebagai berikut
Pada
laporan tersebut kami laporkan aktivitas sampai dengan bulan april 2016. Untuk
itulah pada laporan kali ini, kami sampaikan kelanjutan aktivitas kami pada
bulan Mei, Juni, Juli, dan Agustus 2016.
Kami
sampaikan kembali bahwa kedudukan sebagai seorang arsiparis adalah menjadi
analis business proses yang membantu para programmer. Programmer sering
menanyakan alur persuratan dan output dari business proses. Kami sampaikan
kepada programmer, kemudian dieksekusi menjadi bahasa pemograman.
2.
MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan adalah untuk
menyampaikan perkembangan pelaksanaan SIPD Ditjen
Migas dan monitoring aplikasi terkait dokumen
dan surat - surat
3.
WAKTU PELAKSANAAN
kegiatan
monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan dilaksanakan pada bulan Mei sampai dengan Agustus 2016
ISI LAPORAN
Aktivitas sebagai
arsiparis dalam melaksanaan SIPD yang kemudian kami
singkat menjadi SIPD Ditjen Migas disusun berdasarkan hari pelaksanaan sebagaimana tabel dibawah ini;
|
No
|
Tanggal
|
Hari
|
Kegiatan
|
|
1
|
25-Mei-16
|
rabu
|
Presentasi SIPD di depan
pak Sesditjen Migas
|
|
2
|
26-Mei-16
|
kamis
|
Persiapan presentasi dan
koordinasi hotel The Margo Depok
|
|
3
|
27-Mei-16
|
jumat
|
Pengurusan administrasi
ujicoba SIPD di hotel The Margo Depok
|
|
4
|
29-Mei-16
|
minggu
|
Pelaksanaan uji coba
aplikasi SIPD bersama para sekretaris pimpinan di hotel The Margo Depok
|
|
5
|
30-Mei-16
|
senin
|
Pelaksanaan uji coba
aplikasi SIPD bersama para pejabat eselon di lingkungan SDM di hotel The Margo Depok
|
|
6
|
01-Jun-16
|
rabu
|
Penyusunan KAK implementasi
sistem terkomputerisasi dan surat Permintaan pengadaan
|
|
7
|
08-Jun-16
|
rabu
|
Pelaksanaan ujicoba
aplikasi SIPD di Gd, Migas lantai 15B
|
|
8
|
10-Jun-16
|
jumat
|
Penyusunan konsep laporan
sosialisasi SIPD
|
|
9
|
14-Jun-16
|
selasa
|
Konsep undangan ujicoba
SIPD untuk pengadministrasi surat
|
|
10
|
15-Jun-16
|
rabu
|
Pembuatan dan editing user
acount dan unit pengolah pada aplikasi SIPD
|
|
11
|
23 - 24 Jun-16
|
kamis
|
Ujicoba SIPD di Hotel
Ammarosa Bekasi
|
|
13
|
27-Jun-16
|
senin
|
penyusunan laporan ujicoba
SIPD untuk pengadministrasi
|
|
15
|
12-Jul-16
|
selasa
|
konsep acara konsinyering
di aston sentul (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat)
|
|
16
|
13-Jul-16
|
rabu
|
Evaluasi aplikasi SIPD
|
|
17
|
14-Jul-16
|
kamis
|
Penyusunan paparan aplikasi
SIPD
|
|
18
|
15-Jul-16
|
jumat
|
Sosialisasi SIPD (tata laksana penerimaan dan pengiriman
surat ) di Hotel Aston Sentul
|
|
19
|
26-Jul-16
|
selasa
|
Konsep undangan sosialisasi
SIPD untuk staf di BSD,
laporan Sosialisasi
SIPD di Hotel Aston sentul
|
|
21
|
29 - 30-Jul-16
|
sabtu
|
Pelaksanaan sosialisasi
SIPD di Santika BSD
|
|
22
|
01-Agust-16
|
senin
|
Monitoring user aplikasi
SIPD dan moderasi grup surat dan arsip
|
|
23
|
02-Agust-16
|
selasa
|
Penyusunan konsep undangan
monitoring SIPD
|
|
24
|
02-Agust-16
|
selasa
|
evaluasi update aplikasi
SIPD
|
|
25
|
03-Agust-16
|
rabu
|
moderasi grup SIPD, dan
trial eror, menyampaikan ke programmer
|
|
26
|
05-Agust-16
|
jumat
|
Penyusunan konsep laporan
dan surat edaran pelaksanaan disposisi elektronik
|
|
27
|
08-Agust-16
|
senin
|
Pelaksanaan rapat
pemantauan aplikasi SIPD di Gd. Migas Lt.15
|
|
28
|
10-Agust-16
|
rabu
|
pengarahan Dirjen atas
pengembangan aplikasi surat, digitalisasi dokumen, embrio aplikasi perizinan,
dan adanya petugas yang membantu persuratan DJM
|
|
29
|
11-Agust-16
|
kamis
|
konsep ND tentang tata
laksana pengiriman nota dinas internal
|
|
30
|
16-Agust-16
|
selasa
|
konsep undangan sosialisasi
e -surat bandung
|
|
31
|
21 – 22 Agust-16
|
minggu
|
Pelaksanaan sosialisasi
SIPD di Hotel Grand Sovia Bandung
|
|
33
|
24-Agust-16
|
rabu
|
evaluasi SIPD
|
Aktivitas arsiparis
pada pelaksanaan rapat atau konsinyering atau sosialisasi adalah sebagai
pemandu diskusi, pembawa acara serta penyusunan konsep laporan. Adapun
pertemuan tersebut bertujuan untuk memberikan umpan balik terhadap sistem yang
telah dibangun. Berikut pelaksanaan acara termaksud dalam bentuk table.
|
No
|
Tanggal
|
Kegiatan
|
|
1
|
29-30 Mei-16
|
Pelaksanaan uji coba
aplikasi SIPD bersama para sekretaris pimpinan dan para pejabat eselon di
lingkungan SDM di hotel The Margo
Depok
|
|
2
|
08-Jun-16
|
Pelaksanaan ujicoba
aplikasi SIPD di Gd, Migas lantai 15B
|
|
3
|
23 - 24 Jun-16
|
Ujicoba SIPD di Hotel
Ammarosa Bekasi
|
|
4
|
15 – 16 Jul-16
|
Sosialisasi SIPD (tata laksana penerimaan dan pengiriman
surat) di Hotel Aston Sentul
|
|
5
|
29 - 30-Jul-16
|
Pelaksanaan sosialisasi
SIPD di Santika BSD
|
|
6
|
08-Agust-16
|
Pelaksanaan rapat
pemantauan aplikasi SIPD di Gd. Migas Lt.15
|
|
7
|
21 – 22 Agust-16
|
Pelaksanaan sosialisasi
SIPD di Hotel Grand Sovia Bandung
|
Setiap kali pelaksanaan mengusung tema yang berbeda,
tema tersebut yang pertama adalah untuk sekretaris pimpinan, yang kedua untuk pejabat
pengawas dan administrator (eselon III dan IV), ketiga untuk pengadministrasi data
di setiap unit eselon III, keempat adalah mencari kesepakatan tata laksana pengiriman
surat internal, kelima dan ketujuh mempunyai sasaran staf atau pelaksana.
Untuk lebih menggambarkan pelaksanaan kegiatan
termaksud, terlampir laporan sebagai bukti kerja .
PENUTUP
Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan
bahan evaluasi serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada
Sasaran Kinerja Pegawai.
Jakarta, 31 Agustus
2016
Pelapor,
Nurul Muhamad
Tidak ada komentar:
Posting Komentar