Kegiatan Arsiparis Penyelia

Salah satu kegiatan pelaksanaan tugas arsiparis penyelia yang menjadi Uraian kerja yakni melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif memiliki rincian yaitu memeriksa, mendeskrepsi, menyortir, menempatkan ke dalam folder, memberikan nomor definitive, menata folder dalam boks, membuat daftar arsip inaktif, membuat skema lokasi simpan, dan melakukan penyimpanan arsip.

Jika ruang arsip telah dilengkapi dengan sarana seperti lemari, rak atau mobile file mekanik/rol opeck maka seorang arsiparis penyelia dengan mudah melaksanakan kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif sebagaimana termaksud di atas.

Namun bagaimana jika arsiparis penyelia menemukan ruangan arsip telah penuh dengan arsip yang telah tertata di dalam boks. Apa yang akan dilakukan oleh arsiparis penyelia?. Dan bagaimana rincian pekerjaan sebagaimana tertuang di dalam perka anri tentang pelaksanaan tugas arsiparis pasal 11 ayat kedua poin b yang dari angka satu yang tertulis memeriksa sampai dengan melakukan penyimpanan dapat dilaksanakan?

Salah satu pilihan kegiatan yang dapat dilakukan menghubungi arsiparis pelaksana lanjutan untuk melaksanakan pemindahan arsip inaktif yang terdapat di ruang arsip tersebut. Penyelia menghubungi pelaksana lanjutan yang nota bene jabatan satu tingkat di bawah. Jika memilih kegiatan tersebut akan tidak ketemu solusinya karena kenapa ruang arsip penuh karena ketidaksesuaian jumlah arsip dengan kapasitas ruang arsip. Atau bukan karena kegiatan yang dimiliki oleh arsiparis pelaksana lanjutan tidak dijalankan.

Seandainya ruang arsip tersebut berada di unit kearsipan dua, maka dapat melaporkan kepada pimpinan unit kearsipan untuk mengusulkan pemindahan ke Pusat Arsip atau Record Center). Laporan kepada pimpinan dapat dituangkan dengan mengkonsep nota dinas ke pimpinan unit kerja yang sekaligus dilampirkan surat permohonan pemindahan yang ditujukan kepada pimpinan unit kearsipan satu atau yang menaungi pusat arsip/record center.

Sebagai data dukung konsep permohonan pemindahan arsip inaktif diperlukan daftar arsip yang akan dipindahkan. Maka kegiatan menghubungi arsiparis pelaksana lanjutan menjadi kegiatan kerjasama antar jenjang. Penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan menjadi tugas dari arsiparis pelaksana lanjutan.

Hasil arsip inaktif yang telah diseleksi oleh pelaksana lanjutan, dapat dilakukan penataan kembali oleh arsiparis penyelia. Meski dianggap tidak menggambarkan beban kerja yang sesuai dengan jenjang jabatan, namun hak tersebut tersebut dalam uraian pekerjaan arsiparis penyelia

Uraian Kerja dan Rincian Kerja Arsiparis

Uraian kerja Arsiparis tertuang pada Perka ANRI tentang Standar Kualitas Hasil Kerja (SKH) Tahun 2016 sedangkan Rincian Kerja arsiparis tertuang pada Perka ANRI tentang Pelaksanaan Tugas Arsiparis (Kegiatan Kearsipan) Tahun 2017.

Pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/09/rincian-kegiatan-arsiparis-pengelolaan.html penulis membuat matrik kegiatan arsiparis yang kemudian disebut sebagai Uraian Kerja Arsiparis. Sedangkan pada tulisan saat ini, penulis akan menjabarkan pelaksanaan tugas arsiparis (kegiatan kearsipan) sebagai penjabaran permen PAN dan RB No.13/2016 tentang perubahan Permen PAN dan RB No.48/2014 yang kemudian disebut sebagai rincian kerja arsiparis. (jenjang arsiparis pelaksana dan pelaksana lanjutan)

Kegiatan kearsipan untuk jenjang arsiparis pemula pada SKH 2016 disebut sebagai uraian kerja yang kemudian menjadi uraian kerja arsiparis pelaksana untuk lebih menggambarkan kegiatan penciptaan arsip.

Uraian Kerja : Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016 terdapat kegiatan dengan kategori “Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip” oleh arsiparis pemula yang menghasilkan bukti kerja Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Kearsipan dan Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Pengolah.

Rincian Kerja : Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan membuat dan menerima arsip. Kegiatan membuat arsip terdiri atas mengkonsep, meregister, mendistribusikan, dan mengendalikan oleh arsiparis pelaksana menghasilkan bukti kerja register arsip. Sedangkan kegiatan menerima arsip terdiri atas menyeleksi, meregister, mendistribusikan dan mengendalikan oleh arsiparis pelaksana menghasilkan bukti kerja register arsip.

Penulis berpendapat bahwa agak sulit untuk memahami uraian dengan rincian disebabkan karena pelaksana yang berbeda yakni jenjang arsiparis pemula dengan jenjang arsiparis pelaksana. Hal tersebut dapat difahami karena permen pan dan RB No.48/2014 telah dirubah dengan Permen PAN dan RB No.13/2016 yang menghilangkan jenjang pemula.

Kegiatan kearsipan disebutkan pada SKH 2016 merupakan uraian kerja sedangkan kegiatan kearsipan pada pelaksanaan tugas arsiparis 2017 merupakan rincian kerja yang menggambarkan kegiatan penggunaan arsip (arsip Aktif) sebagaimana berikut:

Uraian Kerja: Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016  terdapat kegiatan dengan  kategori ” Melakukan pemberkasan arsip aktif” oleh arsiparis Terampil yang menghasilkan tiga bukti kerja yakni Daftar Berkas, Daftar Isi Berkas, dan  Daftar Arsip Aktif

Rincian Kerja: Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan “pemberkasan arsip aktif” yang terdiri atas memeriksa, menyeleksi, mengindek, mengkode, melabel, tunjuk silang, menata, membuat daftar berkas dan isi berkas oleh arsiparis pelaksana.

Uraian Kerja: Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016 terdapat kegiatan dengan kategori “Melakukan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif oleh arsiparis Terampil menghasilkan tiga bukti kerja yakni Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang Dipindahkan, Daftar Arsip In Aktif yang Dipindahkan ke Unit Kearsipan, dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Rincian Kerja: Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan “menata arsip inaktif yang akan dipindahkan oleh arsiparis pelaksana. Sedangkan untuk kegiatan “menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan dilaksanakan oleh arsiparis mahir/pelaksana lanjutan. Demikian pula kegiatan “membuat daftar arsip usul pindah dan melaksanakan pemindahan arsip inaktif dilaksanakan oleh arsiparis mahir/pelaksana lanjutan.

Pengelolaan Arsip Mei s.d. Oktober 2017

     

Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip ke-11

Bulan Mei 2017 s.d. Oktober 2017

•  PENDAHULUAN

1.    Gambaran Umum

Pada laporan sebelumnya (periode Desember 2016 s.d. April 2017), unit kearsipan Ditjen Migas telah mengelola sejumlah 8.076 boks dengan rincian 6.701 boks arsip simpan, 418 boks arsip usul musnah, dan 957 boks arsip di pindahkan ke Pusat Arsip KESDM.

2.    Maksud dan Tujuan

Penggambaran kondisi unit kearsipan Ditjen Migas adalah maksud dari laporan pemantauan pengelolaan yang ke-11. Tujuan nya adalah menyampaikan informasi tentang perpindahan ruang arsip, jumlah arsip sehingga tergambar pula hasil kerja urusan kearsipan Ditjen Migas.

3.    Ruang lingkup

Secara ringkas terdapat tiga hal yang menjadi lingkup laporan periode ini yakni kondisi pemindahan ruang arsip akibat kegiatan renovasi Gedung Migas. Kondisi Gedung Migas yang beralamat di Jl. HR Rasuna Said Kav. B-5 Kuningan Jakarta Selatan sedang dalam Renovasi Ruangan pada Tahun 2017. Kondisi tersebut mempengaruhi secara signifikan terhadap kearsipan.

Ruang lingkup yaitu

3.1.  Pemindahan Ruang Arsip dari lantai 10 ke lantai 4

Kondisi Ruang Arsip Lantai 10 telah dipenuhi dengan boks arsip pada dua Unit Mobil File Mekanik dengan kapasitas 1200 boks dan 30 Unit Rak Statis berkapasitas 750 boks.

3.2.  Pemindahan Ruang Arsip Keuangan Lantai 12 ke Lantai 4

Ruang Arsip di Lantai 12 dipergunakan untuk menyimpan arsip keuangan yang terdapat satu unit mobil file mekanik berkapasitas 200 boks serta rak statis berkapasitas 250 boks

3.3.  Pemindahan Arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan

Sejak bulan Agustus 2017 dilaksanakan relokasi unit Direktorat Teknik dan Lingkungan yang semula di Lantai 14 ke Lantai 10, mengakibatkan pemindahan arsip yang bersifat masif. Semula pada setiap unit pengolah, arsip sangat di sayang bahkan didekatkan dengan posisi duduk pejabat dan staf. Namun disaat keharusan pindah ruangan atau pindah jabatan, arsip sangat diacuhkan.

4.    Dasar

Arahan pimpinan atas permintaan pemindahan arsip di lingkungan Teknik dan Lingkungan berdasarkan:

1.    Nota Dinas Kasubdit Keselamatan Hilir Migas No. 2160/DMTO/2017 tanggal 31 Agustus tentang penyiapan dokumen keuangan TA 2016/2017

2.    Nota Dinas Kasubdit Usaha Penunjang Migas No. 1407/DMTP/2017 tanggal 25 Agustus 2017 dan No. 1014/DMTP/2017 tanggal 10 juli 2017 mengenai pemindahan dokumen permohonan Surat Keterangan Terdaftar tahun 2017 dan tahun sebelumnya

3.    Nota Dinas Kasubdit Standarisasi No. 1084/DMTS/2017 tanggal 10 Agustus 2017 sejumlah 15 Kardus

4.    Nota Dinas Kasubdit Keteknikan No.1297/DMTL/2017 tanggal 10 Agustus sejumlah 11 kardus

5.    Nota Dinas Kasubdit Keselamatan Hulu No.1375/DMTE/2017 tanggal 3 Agustus sejumlah 28 Kardus

6.    Permohonan lisan Kasubdit Keselamatan Hilir

7.    ND Bapak SDMU kepada Sesditjen Migas no. 421/04/SDMU/2017 tentang penyimpanan arsip migas

• HASIL YANG DICAPAI

1.    Jumlah boks yang dipindahkan dari Lt.10 ke Lt.4 adalah 1422 update per Oktober 2017 (selain arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan) sebagai berikut:

No	Seri Arsip	sebelumnya (Lt.10)		sesudahnya (Lt.4)		Ket
		Jml Bok	No boks	Jml Boks	No boks
1	Berkas Dirjen (Evita Legowo)	87	1, 1-87	87	1, 1-87	Tetap
2	Berkas Sesditjen Migas	54	1-20, 1-34	54	1-20, 1-34	Tetap
3	Laporan Pekerjaan DIPA	91	339 - 430	39	284 - 323	R. Sewa
4	Laporan PJDGB 2009	14	24 - 38	0	0	R. Sewa
5	Laporan PJDGB 2010	14	73 - 87	0	0	R. Sewa
6	Dok Lelang all	109	623-732	0	0	R. Sewa
7	Dokumen Lelang PJDGB 2009-2014	38	1-38	0	0	R. Sewa
8	Dokumen Lelang LPG	64	1-64	0	0	R. Sewa
9	Laporan lelang LPG 2012	28	1-28	0	0	R. Sewa
10	Laporan Lelang LPG 2013	443	1-443	0	0	R. Sewa
11	Lap Lelang SPBG	112	1-75, 91-128	0	0	R. Sewa
12	Pengangkutan Migas	113	1-113	0	0	R. Sewa
13	Pengolahan	92	1 – 92	0	0	R. Sewa
14	Niaga	106	77-183	0	0	R. Sewa
15	Surat keluar	209	1-209	239	1-239	+ 25 boks
16	Penerimaan Negara	0	0	57	80-137	Tambah
17	Hukum	107	1-38 1-69	117	1-38 1-79	+10 boks
18	Perencanaan dan Laporan	42	24-66	42	24-66	Tetap
19	Kerjasama	0	0	9	44-52	+9 boks
20	Berkas Keuangan	140	93-233	140	93-233	Tetap
21	Surat masuk	151	1-151	151	1-151	Tetap
22	Umum, kepegawaian	191		191		tetap

2.    Jumlah boks dari Ruang Arsip lantai 12 ke lantai 4 sejumlah 350 boks dengan rincian sebagai berikut:

No	Seri Arsip	sebelumnya (lt.12)		sesudahnya (Lt.4)		Ket
		Jml Bok	No boks	Jml Boks	No boks
1	Pembayaran LS di bawah nilai 200 Jt Tahun 2014	30	1-30	0	0	R. Sewa
2	Pembayaran LS di atas nilai 200 Jt Tahun 2014	60	1-62	0	0	R. Sewa
3	Pembayaran lainnya 2014 yakni:	79
	ATK & Belanja Bahan Daya & Jasa Ganti Uang Honor Jaldis SPPD Rampung Sewa FC Fisik Pemeliharaan Gedung		1-17 1 1-2 1-5 1-3 1-45 1-3 1-2 1	0	0	R. Sewa
4	Pembayaran LS di bawah nilai 200 Jt Tahun 2015	45	1-45	45	1-45	Tetap
5	Pembayaran LS di atas nilai 200 Jt Tahun 2015	45	1-45	45	1-45	Tetap
6	Perjalanan Dinas Tahun 2015	76	1-76	76	1-76	Tetap
7	Arsip pembayaran Tahun 2016	211		211		Tetap

3.    Jumlah Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas Sampai dengan bulan Oktober 2017 (di Lt.4 dan di ruang sewa ANRI) sejumlah 922 boks dengan rincian sebagai berikut:

3.1.        Subdit Standarisasi sejumlah : 195  boks terdata dan 42 boks belom terdata

3.2.        Subdit Keselamatan Hulu: 111 sudah terdata dan 115 belom terdata

3.3.        Subdit Keselamatan Hilir sejumlah 72 Boks telah terdata dan 64 boks belom didata

3.4.        Subdit Keteknikan : 68 boks telah terdata dan 23 boks belom terdata

3.5.        Subdit Usaha Penunjang :  178 Boks sudah terdata dan 54 boks belom terdata