Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (6)

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Laporan

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (6)

PENDAHULUAN

1.    LATAR BELAKANG

Melanjutkan laporan kami pada tanggal 25 April 2016, kegiatan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan keenam mempunyai fokus pelaksanaan SIPD Ditjen Migas.

SIPD Ditjen Migas tersebut dapat ditelusur pada alamat http://surat.migas.esdm.go.id/migas/ . tampilan awal sebagai berikut

Pada laporan tersebut kami laporkan aktivitas sampai dengan bulan april 2016. Untuk itulah pada laporan kali ini, kami sampaikan kelanjutan aktivitas kami pada bulan Mei, Juni, Juli, dan Agustus 2016.

Kami sampaikan kembali bahwa kedudukan sebagai seorang arsiparis adalah menjadi analis business proses yang membantu para programmer. Programmer sering menanyakan alur persuratan dan output dari business proses. Kami sampaikan kepada programmer, kemudian dieksekusi menjadi bahasa pemograman.

2.    MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan adalah untuk menyampaikan perkembangan pelaksanaan SIPD Ditjen Migas dan monitoring aplikasi terkait dokumen dan surat - surat

3.    WAKTU PELAKSANAAN

kegiatan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan dilaksanakan pada bulan Mei sampai dengan Agustus 2016

ISI LAPORAN

Aktivitas sebagai arsiparis dalam melaksanaan SIPD yang kemudian kami singkat menjadi SIPD Ditjen Migas disusun berdasarkan hari pelaksanaan sebagaimana tabel dibawah ini;

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	25-Mei-16	rabu	Presentasi SIPD di depan pak Sesditjen Migas
2	26-Mei-16	kamis	Persiapan presentasi dan koordinasi hotel  The Margo Depok
3	27-Mei-16	jumat	Pengurusan administrasi ujicoba SIPD di hotel  The Margo Depok
4	29-Mei-16	minggu	Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para sekretaris pimpinan di hotel  The Margo Depok
5	30-Mei-16	senin	Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para pejabat eselon di lingkungan SDM di hotel  The Margo Depok
6	01-Jun-16	rabu	Penyusunan KAK implementasi sistem terkomputerisasi dan surat Permintaan pengadaan
7	08-Jun-16	rabu	Pelaksanaan ujicoba aplikasi SIPD di Gd, Migas lantai 15B
8	10-Jun-16	jumat	Penyusunan konsep laporan sosialisasi SIPD
9	14-Jun-16	selasa	Konsep undangan ujicoba SIPD untuk pengadministrasi surat
10	15-Jun-16	rabu	Pembuatan dan editing user acount dan unit pengolah pada aplikasi SIPD
11	23 - 24 Jun-16	kamis	Ujicoba SIPD di Hotel Ammarosa Bekasi
13	27-Jun-16	senin	penyusunan laporan ujicoba SIPD untuk pengadministrasi
15	12-Jul-16	selasa	konsep acara konsinyering di aston sentul (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat)
16	13-Jul-16	rabu	Evaluasi aplikasi SIPD
17	14-Jul-16	kamis	Penyusunan paparan aplikasi SIPD
18	15-Jul-16	jumat	Sosialisasi SIPD  (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat ) di Hotel Aston Sentul
19	26-Jul-16	selasa	Konsep undangan sosialisasi SIPD untuk staf di BSD, laporan Sosialisasi SIPD  di Hotel Aston sentul
21	29 - 30-Jul-16	sabtu	Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Santika BSD
22	01-Agust-16	senin	Monitoring user aplikasi SIPD dan moderasi grup surat dan arsip
23	02-Agust-16	selasa	Penyusunan konsep undangan monitoring SIPD
24	02-Agust-16	selasa	evaluasi update aplikasi SIPD
25	03-Agust-16	rabu	moderasi grup SIPD, dan trial eror, menyampaikan ke programmer
26	05-Agust-16	jumat	Penyusunan konsep laporan dan surat edaran pelaksanaan disposisi elektronik
27	08-Agust-16	senin	Pelaksanaan rapat pemantauan aplikasi SIPD di Gd. Migas Lt.15
28	10-Agust-16	rabu	pengarahan Dirjen atas pengembangan aplikasi surat, digitalisasi dokumen, embrio aplikasi perizinan, dan adanya petugas yang membantu persuratan DJM
29	11-Agust-16	kamis	konsep ND tentang tata laksana pengiriman nota dinas internal
30	16-Agust-16	selasa	konsep undangan sosialisasi e -surat bandung
31	21 – 22 Agust-16	minggu	Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Hotel Grand Sovia Bandung
33	24-Agust-16	rabu	evaluasi SIPD

Aktivitas arsiparis pada pelaksanaan rapat atau konsinyering atau sosialisasi adalah sebagai pemandu diskusi, pembawa acara serta penyusunan konsep laporan. Adapun pertemuan tersebut bertujuan untuk memberikan umpan balik terhadap sistem yang telah dibangun. Berikut pelaksanaan acara termaksud dalam bentuk table.

No	Tanggal	Kegiatan
1	29-30 Mei-16	Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para sekretaris pimpinan dan para pejabat eselon di lingkungan SDM di hotel  The Margo Depok
2	08-Jun-16	Pelaksanaan ujicoba aplikasi SIPD di Gd, Migas lantai 15B
3	23 - 24 Jun-16	Ujicoba SIPD di Hotel Ammarosa Bekasi
4	15 – 16 Jul-16	Sosialisasi SIPD  (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat) di Hotel Aston Sentul
5	29 - 30-Jul-16	Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Santika BSD
6	08-Agust-16	Pelaksanaan rapat pemantauan aplikasi SIPD di Gd. Migas Lt.15
7	21 – 22 Agust-16	Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Hotel Grand Sovia Bandung

Setiap kali pelaksanaan mengusung tema yang berbeda, tema tersebut yang pertama adalah untuk sekretaris pimpinan, yang kedua untuk pejabat pengawas dan administrator (eselon III dan IV), ketiga untuk pengadministrasi data di setiap unit eselon III, keempat adalah mencari kesepakatan tata laksana pengiriman surat internal, kelima dan ketujuh mempunyai sasaran staf atau pelaksana.

Untuk lebih menggambarkan pelaksanaan kegiatan termaksud, terlampir laporan sebagai bukti kerja .

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.

Jakarta, 31 Agustus 2016

Pelapor,

Nurul Muhamad

bimbingan Arsiparis yang berkaitan dengan jabatan fungsional Arsiparis

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

TENTANG

Memberikan bimbingan Arsiparis yang berkaitan dengan jabatan fungsional Arsiparis

1.        Latar Belakang

Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 tahun 2009 dan nomor 12 tahun 2009 tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya menyebutkan bahwa arsiparis unsur utama di penilaian yakni pendidikan, pengelolaan, pembinaan dan pengembangan profesi.

Salah satu poin dari pembinaan adalah untuk pelasana arsiparis pelaksana lanjutan adalah memberikan bimbingan Arsiparis yang berkaitan dengan jabatan fungsional arsiparis.

Berkaitan dengan program pemerintah di bidang pendidikan dalam mewujudkan keterkaitan dan kesepadanan (link and Match) antara pendidikan dengan dunia usaha, mahasiswa ASM-BSI (Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika melakukan riset untuk mata kuliah kearsipan. Dimana dalam pelaksanaan riset tersebut melakukan wawancara. Dan berdasarkan disposisi pimpinan atas surat dari pembantu Direktur bidang kemahasiswaan, maka arsiparis melaksanakan bimbingan yang terkait dengan jabatan fungsional arsiparis

2.        Maksud dan Tujuan

Memberikan bimbingan kepada mahasiswa ASM-BSI jurusan manajemen administrasi atas nama

No	Nama	NIM	HP
1	Tiara Novita	21150068	081294024018
2	Ceacilia Denis	21150229	085782828395

Untuk syarat memenuhi Ujian Akhir Semester, Mata Kuliah Warkat dan Arsip.

Memasyarakatkan jabatan fungsional arsiparis kepada mahasiswa , hal ini dapat dijadikan cara untuk pembinaan secara lebih luas. Dengan  mahasiswa mengetahui jabatan arsiparis dan job deskrepsinya, maka akan memberikan gambaran dunia profesi kearsipan.

3.    Waktu Pelaksanaan

Jumat,  8 April  2016                  : Mendampingi ruang olah arsip, : Memberikan jawaban wawancara

4.    Isi Wawancara

1.      Pengarsipan apa yang di gunakan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi? Konvensional/elektronik atau campuran?

Jawaban:

Pengarsipan yang digunakan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi adalah bersifat konvensional, digitalisasi, dan menggunakan kedua nya sebagai pemeliharaan arsip dan untuk kecepatan akses arsip di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

2.      Berupa apa saja jenis arsip tersebut dan bagaimana cara penyusunan nya ?

Jenis arsip nya adalah Arsip aktif dan arsip inakif, arsip aktif adalah  arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

 Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

 Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

(1)                Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat:

a.   unit pengolah;

b.   nomor berkas;

c. kode klasifikasi;

 d.   uraian informasi berkas;

e.   kurun waktu;

f.    jumlah; dan

g.   keterangan.

Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:

a.  nomor berkas;

b.  nomor item arsip;

c.  kode klasifikasi;

d.  uraian informasi arsip;

e.  tanggal;

f.   jumlah; dan keterangan.

(2 )Penataan atau penyusunan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan:

a.   pengaturan fisik arsip;

b.   pengolahan informasi arsip; dan

c. penyusunan daftar arsip inaktif.

 

Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:

a.   pencipta arsip;

b.   unit pengolah;

c.   nomor arsip;

d.   kode klasifikasi;

e.   uraian informasi arsip;

f.    kurun waktu;

g.   jumlah; dan

h.   keterangan.

3.          Pengelolaan arsip di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas bumi seperti apa, dalam struktur organisasi maupun job desk?

Jawaban:

Pengelolaan data arsip melalui penginputan data di aplikasi Direktorat Jenderal Minyak gas dan bumi, dalam satuan unit kerja Divisi DMEP contohnya, selalu menginput data dan meng uploadnya di aplikasi tersebut sesuai Jobdesk nya masing-masing. Sehingga dapat mempermudah semua satuan unit kerja apabila mencari dokumen yang di perlukan.

4.          Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar?

    Prosedur Surat masuk:

1.    surat masuk ke unit organisasi di terima dan sampul nya dibuka oleh tata usaha kecuali surat rahasia sampulnya tidak dibuka serta diberi formulir pengendalian surat dinas, lalu diinput ke dalam surat agenda masuk di aplikasi khusus surat masuk.

2.    memasukan surat masuk untuk medapatkan disposisi pimpinan.

3.    Menyampaikan disposisi pimpinan ke staff.

Prosedur surat keluar.

1.      meneliti atau memeriksa ketikan sesuai dengan EYD dan tanda baca yang benar;

2.      memasukan konsep surat untu Pengesahan atau penandatanganan dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

3.      Pencatatan dilakukan oleh Sekretaris yang bersangkuta dengan memberikan nomor, kode klarifikasi, tahun dan tanggal penerbitan surat.

4.      Pembubuhan cap dinas dilakukan oleh sekertaris yang sebelum nya dilakukan penggandaan.

5.      Penggandaan dilakukan oleh sekertaris.

6.      Pengiriman atau pendistribusian dilakukan oleh sekertaris sesuai dengan tata cara pengiriman surat tata dinas.

5.          Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip?

Penyimpanan arsip :

(1)       Penyimpanan arsip dilakukan terhadap arsip aktif dan inaktif yang sudah didaftar dalam daftar arsip.

(2)       Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.

(3)       Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan.

(4)       Penyimpanan arsip aktif dan inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.

6.          Bagaimana prosedur peminjaman arsip dilakukan?

Jawaban:

Proses peminjaman arsip dilakukan dengan pengisian formulir dengan sebelum nya peminjam mengajukan daftar arsip yang akan dipinjam. kemudian petugas arsip melakukan pencarian(penelusuran) data atau berkas yang dicari sesuai permintaan peminjam. Untuk pencarian atau penelusuran arsip bisa dilakukan melalui daftar arsip atau sytem aplikasi penyimpanan arsip Dijen Migas. penelusuran melalui kata kunci(tahun, jenis arsip, unit kerja, isi rigkas) untuk mengetahui lokasi simpan arsip. Setelah diketahui lokasi simpan, petugas arsip mengambil arsip tersebut untuk selanjutnya di data sesuai formulir dan dokumen yang dipinjam diberikan kepada pemohon.

7.          Peralatan dan perlengkapan apa saja yang menunjang dalam kearsipan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas bumi?

Jawaban:

Peralatan	Perlengkapan
a.       Lemari arsip b.      guide c.       Rak arsip d.      map arsip e.      odner f.        stapler g.       computer h.      label	·            lembar pinjam arsip ·            map ·            kartu petunjuk silang

8.          Bagaimana prosedur pemusnahan arsip?

Jawaban :

a.    Pembentukan tim penilai.

b.    Penyelesaian arsip berdasarkan jadwal retensi arsip.

c.    Pembuatan daftar usul musnah.

d.    Penilian oleh tim penilai.

e.    Persetujuan daftar pemusnahan oleh pimpinan unit pencipta.

f.     Pengajuan permohonan pemusnahan.

g.    Persetujuan pemusnahan.

h.    Pelaksanaan pemusnahan arsip.

5.    Penutup

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan

Dibuat di                    : Jakarta

Pada tanggal                        : 8 April 2016

Arsiparis,

Nurul Muhamad

NIP 19820628 200901 1003