Sepedaan Ngantor

Bike to work, atau sepedaan ngantor untukku adalah berkah pandemi Covid. Bermula Agustus 2021, mendapati keberanian menembus 20 kilometer di pagi hari menuju Gedung Migas Ibnu Sutowo Jakarta Selatan. Terlebih dengan adanya aplikasi strava versi gratisan, seolah menjadi mentor dalam mengukur kebugaran fisik.

Enam hari kerja di bulan Februari 2022, kulewati dengan naik sepeda. Berapa hari untuk bulan ini, Maret? Tentu berharap terus meningkat sampai seluruh hari dapat naik sepeda ke kantor. Rute Raden Sanim ke Kahfi satu, lanjut Herman susilo ke cilandak KKO.

Jalan Ampera Raya, dengan kenangan berjalan kaki menuju tempat training bekerja. Bangka tengah ke pasar buncit raya, dan memori kemacetan di mampang prapatan sampai perempatan kuningan. Berujung ke HR Rasuna Said.

40 kilometer pulang pergi menjadi keasyikan untuk dinikmati. Sepedaan ngantor menunggangi seli tern D8. Sampai kapan mulai mereda, tentu mengikuti perkembangan fisik dan kondisi jalan raya. 

Sepedaan Jogja

27 Februari 2022 sepanjang 59 kilometer berdurasi 3 jam 12 menit, sepedaan di Yogyakarta. Berada di wilayah dalam provinsi tempat kelahiran, aku pun tak asing menentukan rute bersepeda sendirian. Mengawali pedal dari Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta bertemu Jalan Letkol Subadri dimana melewati kalakijo, ngangkrik, cimpling dan terhubung dengan Jalan cebongan.

Tak lupa menengok dimana dokter Kadir, langganan suntik tatkala badan sakit dimasa kecilku. Jalan mengarah pundong dan bedingin melintasi sekolah mataram, sungai buatan zaman belanda yang membelah kota Yogyakarta. Kenangan dan jajanan belut goreng di pasar godean mengantarku mengarah ke pasar bibis di gamping.

Pemandangan persawahan pagi hari itu dengan beberapa penampakan mobil plat non AB menunjukkan Yogyakarta satu diantara tujuan pelancong domestik. Pun terlihat Wisata kuliner di pinggiran kota Jogja begitu menjamur. Tak jarang pesepeda kutemukan sebelum akhirnya sampai ke warung Soto Kadipiro.

Lurus dari jajanan khas sarapan pagi para penikmat soto, jepretan di depan gedung Bank Indonesia sebagai cagar budaya kukirimkan ke istri. Keriuhan jalan Malioboro yang terlihat di KM 0 Jogja itu menunjukkan kembali bahwa kota budaya dan pelajar tetap menjadi destinasi wisata.

Segment Blok O ke Janti melewati Gembira Loka menyisakan kenangan yang telah terkubur dalam dalam. Detak jantung pun berdegup kencang kalaumengejar rombongan sepeda onthel yang melewati Flyover. Sampailah di jalan ringroud utara sebelum sampai ke Bandara Adisutjipto yang kini telah sepi. Ya... Karena Bandara Yogyakarta berpindah ke YIA di Kulonprogo.

Sepedaan pagi itu pun terhenti dengan warung soto di pinggir jalan, tepatnya selatan SMPN I Kalasan. Tak berapa lama semangkuk soto dan es teh manis seharga dua belas ribu rupiah, arah roda berbelok menuju ke Pakem. Arah utara dimana akan bertemu di daerah Indekost kampus UII.

Angan pun melayang, andai mampu membeli sepetak tanah dan kubangun rumah kost mahasiswa. Atau kemudian belajar berdagang seperti membuka warkop atau warung makan untuk pelajar yang datang dari luar Jawa.

Terik matahari dan jalan menanjak arah kaliurang itu tak mampu aku taklukkan. Jalan tembus ke pandanaran segera mempertemukan tujuan akhir Jabung Pandowo Harjo Sleman Yogyakarta. 

Sepedaan Roda Vit

Sejak Tugu Tanah Baru menginjak ke Kahfi2, rantai ternyata D8 sempat terlepas. Persis di depan tempat pemakaman itu, rantai berlumur oli harus sedikit berpindah ke tanganku. Jalan Kahfi 2 pun terlewati dengan adanya plang Rumah Sakit Zahira.

Segment Jakartamiles mengantarkan roda Vit ke jalan Cilandak KKO. Aku dan Pak Baderi segera meluncur ke jalan TB Simatupang arah Lebak Bulus. Tatkala melewati Arsa hiscope Fly Over, detak jantung cukup kencang. Begitu melihat ke belakang, rekan roda Vit terhenti.

"Foto foto pak" Celetuknya persis sebelum pom bensin Shell. Ya... Foto foto menjadi alasan penting, setidaknya penting untuk memberi jeda pada detak jantung yang terpacu dari jalan tanjakan.

Dadi MRT Fatmawati ke Jalan Adhiyaksa sedikit santai. Pepohonan tinggi di sepanjang jalan komplek kejaksaan RI cukup memanjakan paru paru. Udara segar di pagi hari bersamaan sepedaan di sepanjang Adhiyaksa itu menjadi kenangan roda Vit.

Magang Kearsipan di Migas

Sebulan sejak 7 Februari 2022, Aldhi Budi Lunanto Mahasiswa semester 7 pada Program Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi melaksanakan magang di Gedung Ibnu Sutowo. Habitat perkantoran Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi cq. Kearsipan menjadi keseharian untuk mempraktekkan teori dari bangku kuliah selama satu semester.

Pengenalan lingkungan pekerjaan seperti pada instansi pemerintahan yang dilakoni Aldhi sebulan ini menjembatani antara idealisme dan kondisi lapangan pekerjaan. Sejak praktik teknis kearsipan sampai pada pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana dalam pekerjaan.

Setiap tahun, Ditjen Migas Cq. unit Kearsipan senantiasa menerima mahasiswa magang sebagai program pengayaan dalam mengkontribusi dunia pendidikan bagi generasi penerus. Sebut saja si Ayu Mahasiswi asal Aceh yang telah menempuh KP pada tautan berikut 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/08/19/kp-mahasiswa-u/?preview=true

Dialog kinerja Kabag Umum

"Tersedianya data persuratan dari Badan Usaha" tutur pak Ardhi Krisnanto, Kepala Bagian Umum yang melakukan pendalaman tugas ketatausahaan direktorat jenderal pada acara Virtual penyusunan SKP. Sebagai unsur dari layanan umum, ketatausahaan di tuntut untuk menyediakan satu diantara seabrek kinerja Kepala Bagian yakni meningkatnya layanan internal melalui "Layanan Umum".

Ketatausahaan direktorat jenderal dipenuhi rutinitas penerimaan dan pencatatan surat. Ratusan surat setiap hari kerja menjadi tumpukan data yang perlu disikapi demi peningkatan layanan internal. Seperti halnya dalam kecepatan dan ketepatan dalam pencatatan sistem buku agenda, harus di chalange dengan keberadaan aplikasi atau agenda elektronik.

Pun tatkala pergeseran pengiriman surat melalui caraka atau kurir surat dengan kehadiran penyedia jasa layanan pengiriman surat. Lagi lagi terbersit batas awal argo berjalan suatu penyelesaian pekerjaan administrasi. Validitas data yang terekam bersamaan waktu sesuai alur persuratan dinas memerlukan dimensi dokumentasi.

Aktivitas menyediakan data surat melalui aplikasi berbasis internet diawali dari para pengadministrasi umum melakukan pemasukan data surat dan pemindaian dokumen. Sudah barang tentu kehandalan data tercermin dari adanya verivikator yang dilakukan oleh sub koordinator ketatausahaan.

Sampai disini, ketersediaan data surat memerlukan pengolahan dan analisa oleh analis tata usaha. Meski petugas penerima surat telah dibekali dengan cap penerima surat, nyatanya penyesuaian jam kerja PNS sebagai dampak pandemi menuntut penerimaan surat via email.

PIC penerimaan surat memerlukan kejelasan Standar Operasional Prosedur untuk memperjelas maklumat pelayanan. Beberapa komplain atas layanan umum cq. persuratan memerlukan kehandalan data surat. Tersedianya data surat bukan semata list berdasarkan klasifikasi pihak pengiriman.

Lebih dari itu, bisa jadi seorang analis tata usaha mempergunakan dimensi dokumentasi persuratan sejak diterima, teregistrasi atau tercatat dalam aplikasi persuratan sampai dengan ditindaklanjuti sebagai umpan balik dalam komunikasi kedinasan. 

Klinik Virtual Arsip Migas

Pembinaan Kearsipan oleh arsiparis bukan saja turut menggerakkan petugas admin untuk melakukan pengarsipan. Lebih dalam dari itu, mempercayakan data perkantoran ke petugas admin sehingga tersedia dukungan manajemen pimpinan. Dan ujungnya, terengkuh pula prinsip dan azas kearsipan sesuai amanat konstitusi.

Masuk kali ketiga, Klinik Virtual Arsip Migas terus mengundang acara Zoom meeting.Jumat, 24 Februari 2022 dengan keterlibatan 17 participants mengusung Topic:

1. Daftar Berkas dan Isi Berkas pada Pokja Usaha Penunjang Migas oleh Novi

2. Review Digitasi Kearsipan Ditjen Migas

3. Diskusi

Lepas satu jam, respon positif yang melingkupi forum menjadi bentuk motivasi. Pun apresiasi dalam penyediaan informasi demi dukungan manajemen pimpinan dalam organisasi. Bukankah peningkatan kinerja melalui administrasi Cq. kearsipan akan terus dibutuhkan?

Bahkan di era serba digital dan transformasi birokrasi, pesatnya pertumbuhan transaksi yang merekam segala jenis informasi membutuhkan penguasaan kondisi lapangan untuk menjamin ketersediaan arsip. Alih alih tersedia, pun tuntutan informasi berbasis arsip menjadi tuntutan di segala masa/era.

Siapa yang tidak kenal istilah autentik dan terpercaya? Analoginya, jika informasi masih sangat terbatas, bisa jadi tinggi tingkat ketepercayaaan. Bagaimana dengan kondisi banjirnya informasi?????

Belum disisi pertanggungjawaban kinerja organisasi yang berbasis arsip. Hampir di pastikan auditor dan para penegak hukum mendasarkan fakta atas keberadaan arsip. Informasi yang melekat pada arsip bernilai autentik dan terpercaya.

Akhirnya, klinik Virtual arsip migas menjadi satu bentuk inovasi pembinaan demi merengkuh ketersediaan arsip demi manajemen pimpinan, memori organisasi dan semoga demi generasi mendatang.

Pengawasan Kearsipan

Sangat Memuaskan, Raihan Predikat Pengawasan Kearsipan untuk Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Selisih 0.21 dari peringkat kedua, predikat tingkat nasional di tahun 2021 tentu bukan hal yang ringan untuk dipertanggungjawabkan.

Apa sejatinya, predikat penghargaan tersebut?Sejauh mana indikator penilaian dapat menyentuh permasalahan kearsipan?

Bermula dari penetapan NSPK Kearsipan di kementerian ESDM yang rilis ditahun 2020 yang diyakini sebagai embrio penataan kearsipan. Atau kemudian penyediaan intrumen wajib di kearsipan seperti Klasifikasi arsip, Jadwal Retensi,dan Sistem Klasifikasi Akses & Keamanan arsip dinamis.

Demi ketersediaan arsip, NSPK dan Instrumen tersebut diatas tentu bagian penting sebagai acuan pelaksana kearsipan. Kearsipan yang sarat penjagaan autentikasi dan tingkat ketepercayaaan suatu rekaman kegiatan sangat memerlukan kesepakatan bersama. Setidaknya dalam praktik penciptaan, penggunaan, pemeriharaan sampai dengan pengurangan arsip.

Akhirnya, capaian predikat sangat memuaskan yang terukir oleh Kementerian ESDM diharapkan mampu mengangkat mentalitas arsiparis. Mentalitas untuk terus menggali indikator penilaian yang dapat memberikan dampak nyata dalam penjagaan memori institusi Kementerian. 

bersepeda

Bubur Kacang Hijau di 13 Februari 2022 sebelum mencatatkan 58 kilometer pada aplikasi strava. 

Meski hanya 4 kilometer, menguji fisik anak kedua "Thole di GBK Senayan Jakarta pada 23 Januari 2022

Gedung Bertingkat di sepanjang Jalan Rasuna Said menjadi saksi Bike to Work di tanggal 5 Januari 2022

Pun jalur kereta LRT itu yang belum beroperasi, seolah memgawasi rutinitas bersepeda ke kantor di pagi hari

Taman Mini Indonesia Indah, gowes rutin mingguan pada 2 Januari 2022

26 Desember 2021, aku dalam gerakan bersepeda warga villa Tanah baru mengukir sejarah di GBK

11 Desember 2021, jalan margonda raya

stasiun Bandung pun menjadi layar foto sepeda pada Desember sembari dinas luar kota

13 November 2021 , sepedaan di sleman

seragam sepedaan hijau, diatas tol cinere, 23 Oktober 2021

Meski Sunyi, harus BerArti

2.107 dokumen lingkungan Migas telah terselamatkan ke muara rekaman informasi institusi layanan publik. 15 Februari 2022, tim arsip telah menggenapi menjadi 132 boks dengan total 935 dokumen lingkungan untuk dipindah-simpankan ke Gedung Negara (Pusat Arsip Kementerian) sebagai Muara Rekaman Informasi. Arsip tersebut diterbitkan oleh Kementerian ESDM sejak tahun 1983 - 2014.

Pada Tahun 2015, tercatat pula penyelamatan dokumen lingkungan sebanyak 107 boks berisikan 528 dokumen ke Pusat Arsip Ponji yang diterbitkan tahun 1990 - 2011 . Pun di tahun 2013, Ditjen Migas pun telah memindahkan arsip sebanyak 644 dokumen lingkungan yang ditempatkan pada 76 boks yang diterbitkan oleh KESDM pada kurun waktu 1997 - 2010.

Ditjen Migas sebagai Unit Kearsipan tingkat dua di Kementerian ESDM melaksanakan fungsi institusional sebagai jejaring simpul memori kementerian. Mendasarkan amanat UU RI 43/2009 & PP 28/2012 tentang Kearsipan, pemindahan dokumen dari Kantor Ditjen Migas yang beralamat di Gedung Ibnu Sutowo Jalan HR Rasuna Said Kav. B5 Setya Budi Kuningan Jakarta Selatan ke Gedung Arsip beralamat Jalan Yaktapena Tangerang Selatan merupakan bagian dari siklus hidup arsip.

Baca juga tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/27/ngelink-records-center-kesdm/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/14/koordinasi-unit-kearsipan-2-setditjen-migas-1-biro-umum-auditor-irat-iv-kesdm/

Dinamika penelusuran dokumen studi evaluasi lingkungan (SEL), Analisis Dampak Lingkungan (AMDAL), dan Upaya Keselamatan dan Pengelolaan Lingkungan (UKL-UPL) oleh Badan Usaha, menyulut dokumen lingkungan sebagai pilihan tematik penyelamatan dokumen negara.

Akhirnya, tulisan ini menjadi warna warni titian kesunyian diantara kemeriahan dukungan layanan publik. Ketersediaan pembuktian melalui dokumen negara, menjadi satu diantara buah kerja kearsipan. Buah kerja yang dipercaya bakal mendatangkan manfaat publik. Setidaknya untuk pihak yang kehilangan rekaman dan catatan demi melanjutkan cita cita kesejahteraan bangsa.

Alur Naskah Dinas versi Tranformasi

Era Transformasi Di Birokrasi sejak Kabinet Kerja Jilid kedua meniupkan angin perubahan. Setidaknya guliran perubahan pada praktik administrasi persuratan. Sejak mencermati pekerjaan kepemerintahan, surat yang berpindah dari meja ke meja merupakan pola terukur dari kaidah administrasi. Bahkan sempitnya pemahamanku menalalarkan pada sisi manajemen dengan metodologi POAC (Planning Organizing, Actuating, dan Controlling).

Proses penyelesaian pekerjaan dengan pembagian tugas sejak staf ke jabatan pengawas, administrator, sampai ke Jabatan Tinggi pun memperlihatkan pola pengendalian demi kesempurnaan hasil pekerjaan. Bukankah diperlukan pemberdayaan dan pembagian tugas sumber daya manusia yang berlapis lapis demi terciptanya dialektika tugas kepemerintahan???

Teriakan layanan publik atawa public services megusik kesadaran bukan hanya bahan kerja sebagai masukan kemudian diproses dan menghasilkan keluaran administrasi. Selain keluaran/output pekerjaan yang segera berdampak ke publik, demokratisasi telah mampu membuat shortcut tata laksana yang berlapis lapis.

Gambaran tersebut diatas mengantarku pada rangkaian diskusi kecil. Diskusi pendalaman penyederhanaan alur persuratan. Forum dipandu diawali paparan pengawas Tata Usaha Menteri dan disaksikan langsung perwakilan Sekretariat Ditjen Migas, Biro Ortala, Biro SDM, dan Pusdatin.

Ahli tata laksana pun mengangguk. Bagan alur disposisi surat telah sesuai dengan Peraturan Menteri ESDM nomor 15/2021 tentang SOTK KESDM. Namun demikian sampai saat ini masih proses pembahasan mekanisme pembagian peran kelompok jabatan fungsional. Selain itu terselip tata waktu yang perlu diperhatikan terkait konfirmasi data dan kewenangan unit kerja lainnya.

"secara ideal disposisi surat memerlukan pertimbangan jenjang jabatan, pembagian peran, serta resiko penyalahgunaan jabatan" tutur ahli Kepegawaian. Secara teknis diperlukan pendalaman kembali terkait Sistem Kepegawaian atawa SIPEG yang masih mengakomodasi jabatan administrasi yang menjadi acuan dalam pengaturan akun aplikasi NGANTOR termasuk persuratan nadin. 

Forum diskusi pun berujung pada kesimpulan wakil otoritas Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Bahwa implementasi alur persuratan saat ini telah disesuaikan dengan jenjang data pegawai Sipeg dimana kooordinator dan sub koordinator masih memiliki peran dalam otorisasi. 

Akhirnya, nalarku terdampar pada dialektika antar pemilik bisnis proses, Biro Umum, Ortala, dan Datin. Forum diakusi yang mendalami secuil ide perubahan yang diusung unit Sekretariat Ditjen. Sebagai unit pelaksana tentu tak harus gegabah memaknai perubahan. Perlu kesepakatan diantara mereka sebagai pemilik kewenangan hingga dapat berlaku serentak demi birokrasi yang lebih agile. 

Siklus Dokumen Negara (Pindah)

Penting kiranya, segera memindahkan fisik kertas dari unit kerja sebagai creating agency atawa unit penerbit dokumen negara. Terlebih masa pandemi, dimana ruang perkantoran semestinya terlihat lega sehingga sirkulasi udara dapat maksimal merata.

Ruang perkantoran, terlebih untuk gedung bertingkat sudah selayaknya jauh dari tumpukan dokumen konvensional atawa kertas. Keterujian kesehatan masyarakat dg terpaan virus COVID-19 kembali mengerdipkan perhatian kita akan adanya siklus dokumen negara.

Siklus itu diawali dari menerbitkan surat atau dokumen kemudian dilanjutkan dengan menggunakan sampai batas waktu tertentu. Sejak terbit sampai dengan menggunakan, unit kerja penerbit terikat dengan nilai administrasi, keuangan dan legal/bukti. Nilai dokumen tersebut memaksa penerbit dokumen untuk "merawat" sampai batas waktu tertentu.

Sampai disini, diperlukan alarm pengingat kepada penerbit dokumen agar segera mengingat siklus dokumen negara selanjutnya. Apa itu? Yakni "memindahkan". Tatkala dokumen telah melewati batas waktu tertentu, selayaknya dokumen segera dipindahkan.

Hal tersebut menjadi pengantar kegiatan pemindahan Arsip dari Gedung Ibnu Sutowo ke Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM. Kamis, 3 Februari 2022 terlaksana siklus dokumen negara dengan proses memindahkan sejauh 24 kilometer.

Direktorat Jenderal Migas melalui Unit Kearsipan Level dua terus menjaga siklus dokumen negara dapat lestari. Sebanyak 70 boks dokumen AMDAL atau Upaya Keselamatan dan Pengelolaan Lingkungan berpindah dari Unit penerbit ( Direktorat Jenderal Migas) ke Sekretariat Jenderal KESDM cq. Biro Umum. Terlebih bersamaan berpindahnya kewenangan pengelolaan lingkungan ke kementerian lain.

Akhirnya, siklus hidup dokumen sejak terbit, guna, rawat, kemudian berujung pada pindah dapat dikaitkan pula dengan menjaga tingkat kerapian dan kesehatan ruang perkantoran. Segera pindahkan dokumen yang telah selesai nilai administrasi, termasuk selesai audit. Percayakan kepada Unit kearsipan demi suasana kerja nyaman, dokumen negara pun aman. 

Arsip Wajib Lapor

Seluruh rekaman kegiatan instansi pemerintah merupakan arsip atau dokumen negara. Kenapa? Kertas atau media perekam kegiatan menjadi satu diantara bukti lainnya dalam mempertanggung jawabkan anggaran negara. Pun tatkala itu menjadi tugas rutin yang dalam pelaksanaan intitusi layanan publik berlabel "gratis". Kenapa? Logisnya, rutinitas kementerian dan lembaga berjalan sesuai dengan kebijakan penguasa Negara (kepala pemerintahan dan kepala Negara),yakni Presiden.

Hal tersebut di atas merupakan konsepsi atau definisi? Belum lengkap dalam otaku memaknai konsepsi dan definisi arsip negara, menyeruak agenda setting " Arsip wajib lapor". Hanya setahun setelah era keterbukaan informasi publik yang diusung pada tahun 2008, tersirat kewajiban kementerian dan lembaga negara sebagai penerbit arsip untuk melaporkan ke lembaga negara urusan Kearsipan.

Sampai disini, muncul pertanyaan dalam benaku? Kenapa Arsip negara yang melekat nilai pertanggungjawaban anggaran negara dan bukti eksistensi kementerian dan lembaga masih diwajibkan lapor?

Dari sudut kota Bandung Jawa Barat, Auditorium Badan Geologi KESDM. Pada tanggal 25-26 Januari 2021, Kepala Bagian Umum pada Ditjen Migas memimpin langsung forum pembahasan Arsip wajib lapor. Apa itu? Yakni pembahasan daftar Arsip dalam kategori terjaga.

Forum yang secara apik terjalin pertukaran pemahaman atas mitigasi pengamanan rekaman kegiatan negara melalui pengusahaan sumber daya alam Indonesia. Tak ayal, sejak ditetapkan persetujuan DPR RI bersama Pemerintah melalui UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, rekaman kegiatan pengelolaan sumber daya alam menjadi satu diantara tujuh klaster informasi terekam bernilai nasional.

Nilai informasi berskala nasional dan bakal warisan generasi penerus bangsa itulah yang kemudian dibungkus dengan nama "arsip terjaga" dan kelak akan menerima amanat perundang-undangan sebagai "arsip wajib lapor"

Setidak tidaknya telah dinormakan pula dalam Permen ESDM no.2/2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM, bahwa unit organisasi penerbit arsip terjaga kudu menginternalisasi mitigasi pengamanan rekaman kegiatan bernilai informasi skala nasional.

Forum yang diselenggarakan oleh Sekretariat Ditjen Migas selalu Unit Kearsipan dibawah komando Biro Umum pada Sekretariat Jenderal KESDM, merupakan kelanjutan dari forum diskusi yang telah terlaksana pada tahun 2021. Mendasarkan pada pengorganisasian kearsipan, makan klaster arsip terjaga yang masih berstatus arsip dinamis aktif (dipergunakan dalam pelaksanaan fungsi unit kerja) perlu dikembalikan pada fungsi penyusunan dan penerbit arsip.

Akhirnya, nalarku pun bergelut pada presisi melayani dan mengarahkan sampai pada dukungan manajemen. Secara norma, Sekretariat Jenderal lah yang ditagih atas kwajiban arsip lapor ke Lembaga Negara urusan Kearsipan. Namun demikian, Sekretariat Ditjen sebagai unit kearsipan dua yang memiliki peran langsung mengarahkan dan fasilitasi unit kerja penerbit arsip wajib lapor/klaster terjaga.

#mikirBundhet

Forum Tata Naskah Dinas

Keterpercayaan dokumen negara di nalar aparatur sipil negara adalah standar baku di seluruh unsur instriksik naskah (melekat). Selain satu, dapat dijadikan cara mengidentifikasi pemalsuan dokumen dan ciri khas suatu instansi. Bahkan yang lebih menarik bisa jadi menjadi enggel pengukuran kinerja instansi layanan publik.

Apa saja kah jenis dokumen negara yang biasa disebut sebagai naskah dinas???

Wisma Lemigas Puncak Bogor Jawa Barat, 20 Januari 2022. Tak kurang dari 40 peserta dari tujuh unit kerja pada kedudukan pengadministrasi umum beranjang sana. Staf administrasi pada Direktorat Program, Hulu, Hilir, Teknik, Infrastruktur, Lemigas, dan unit Sekretariat menyelami praktik administrasi institusi layanan publik melalui tata naskah dinas.

Dari istilahnya, terdapat dua kata yakni "tata" dan "naskah dinas". Naskah Dinas sesuai jenis dibedakan menjadi naskah arahan, korespondensi dan naskah bentuk khusus. Jenis jenis tersebut secara awam sering disebut dengan persuratan.

Praktik persuratan yang sebagian besar berada pada jenis korespondensi digunakan sebagai media komunikasi kedinasan antar unit kerja. Sedangkan pada jenis naskah dinas arahan seperti Peraturan, Keputusan, Surat Edaran, dan Instruksi menjadi dokumen dalam penuangan kebijakan layanan publik.

Sejak diterbitkan Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM pada Tahun 2020, administrasi persuratan bertransformasi ke Tata Naskah Dinas dimana yang perlu tengok kembali ialah naskah bentuk khusus. Sebut saja satu jenis bentuk khusus ialah Undangan. Secara format, Undangan persis dengan bentuk "surat" pada jenis korespondensi pada umumnya.

Dari hal tersebut diatas, maka tulisan ini akan sedikit menyinggung isu forum Tata naskah dinas sebagai kelanjutan program kerja layanan kesekretariatan dan korespondensi pada Ditjen Migas. Format naskah dinas perizinan ,rekomendasi, penandasyahan, persetujuan tergabung pada beberapa jenis naskah.

Secara format, naskah layanan publik tersebut dapat dikelompokkan dalam jenis naskah arahan seperti keputusan menteri dan keputusan dirjen terkait perizinan. Selain itu naskah rekomendasi pun memiliki format dalam kategori jenis korespondensi eksternal. Pun jika diperhatikan, format sertifikat termasuk dalam kategori naskah bentuk khusus.

Akhirnya, nalarku pun harus terbentur pada kaidah dan pembakuan naskah dinas pada instansi pemerintahan. Bisa jadi naskah layanan publik memerlukan kesepakatan diluar pengkategorian sesuai jenis naskah dinas. Sampai disini diperlukan pendalaman struktur naskah, kontek layanan publik, dan konten atawa isi dokumen negara.

Struktur, kontek, dan konten tersebut perlu dikaji karena keterkaitan banyak hal. Sebut saja misalnya, tata penomoran naskah dinas yang mendasar pada kategori jenis naskah. Nomor surat berurut bukan semata secara kronologis, melainkan sesuai jenis naskah dinas.

Berapa berita acara yang telah diterbitkan? Berapa rekomendasi atau persetujuan layanan yang telah diterbitkan oleh instansi layanan publik? Berapa nomor keputusan menteri atau dirjen sebagai implementasi kebijakan pembinaan? Kemudian prasangka ku terhenti pada pertanyaannya, apa nomor naskah menunjukkan jumlah total layanan yang diberikan kepada publik? 

Memori Strategis Nasional

"Tetap cermat dengan kehati hatian serta taat prosedur dalam pengelolaan Arsip jargas" Titip pesan pejabat administrasi sebagai penanggung jawab tim kerja kearsipan. 

Dari sudut gedung Records Center PGN Bandung. Pengolahan arsip persiapan pindah, dari site lapangan pelaksana proyek ke pemilik anggaran. Rekaman penyediaan infrastruktur gas APBN 2016-2020 melalui penugasan pemerintah kepada BUMN Migas Cq. PGN, saksi program strategis nasional. 

Tim Arsip Ditjen Migas ditugaskan merechek kesesuaian antara daftar dengan fisik kertas. Daftar yang disampaikan melalui Direktorat Infrastruktur Migas menjadi kontrol perpindahan fisik kertas ke pusat Ibu kota negara sebagaimana kedudukan kementerian Cq. Direktorat Jenderal Migas.

Hasilnya, inventaris Dokumentasi konstruksi pada daerah Pasuruan, Probolinggo, Lamongan, Kutai Kartanegara, Cirebon, dan Karawang memiliki kurun waktu 2019. Di tahun 2018 pada daerah pasuruan dan probolinggo. Sedangkan tahun 2017 berada di Bandar Lampung dan Mojokerto. 

"Sore Pak, Senin akan diantar Arsip yang sdh diolah sama Tim bapak, Arsip tsb akan dikirim lsg Ke Migas" Pena di hari Jumat 21/1 15.46 dari Pak Janter PGN. Dan benar di hari senin nya kembali mengirim pesan singkat  "Selamat Pagi Pak, OTW ke Migas ya Pak"

Hasil pembaruan daftar yang terlaksana pada 11-12 Januari 2021, mengantar perpindahan fisik Arsip dari Bandung ke Jakarta. Seperti di tanggal 30 Desember 2021 lalu, satu unit mobil boks menerjang ratusan kilometer demi terselamatkan memori strategis nasional. 

Kearsipan ke Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Meski bukan bagian program link & match, mahasiswa kearsipan di unit kearsipan Ditjen Migas selama tiga bulan adalah gambaran jembatan dunia pendidikan dan pekerjaan. Misalnya saja di tahun terakhir, 2018 dengan empat orang dan 2019 dengan dua orang. Terlepas perjodohan, empat dari enam mahasiswa kearsipan yang sempat PKL pada Unit Kearsipan Ditjen Migas, kini berstatus PNS pusat dan daerah. 

TILC UGM Yogyakarta lantai delapan, 17 Januari 2022 membawaku pada pendalaman keterhubungan kearsipan. Istilah kerennya link & match instansi pendidikan dengan instansi pemerintahan sebagai pengguna sumber daya manusia Kearsipan. 

Melalui pengantar penanggung jawab kinerja Sekretariat Direktorat Jenderal, tim kearsipan Migas melaksanakan audiensi dan silaturahmi ke Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta. Tujuan yang diharapkan ialah penjajagan peningkatan layanan kearsipan melalui keterhubungan antara Unit Kearsipan dengan program studi kearsipan. 

Keramahan Ibu Faiz kaprodi PARI yang memandu audiensi, mempersilahkan Ibu Ike sebagai juru bicara utama Ditjen Migas dan dilanjutkan kami untuk menyampaikan gambaran keterhubungan selama ini. Bahwa beberapa tahun terakhir terlaksana penerimaan mahasiswa semester akhir untuk menempuh praktik kerja lapangan. 

Ibu Fatma, Kepala Departemen Budaya Manajemen Seni Sekolah Vokasi UGM yang menaungi program Diploma III Kearsipan yang saat ini bertransformasi D IV Pengelolaan Rekaman Informasi (PARI) menyambut baik audiensi dan silaturahmi. 

Lanjut oleh Bapak Waluyo yang menuturkan kebijakan Universitas, agar Prodi Diploma III beranjak ke D IV. "Tersisa kurang lebih 10 mahasiswa dimana sejak angkatan 2017 berhak mengambil alih Program dari DIII ke DIV" Tutur dosen kearsipan yang pernah menjadi pembimbing tugas akhirku tersebut. 

Menurut penulis, fakta empiris kebutuhan tenaga kerja kearsipan untuk instansi pemerintahan pada sepuluh tahun terakhir didominasi jebolan Diploma III Kearsipan. Bahkan sampai hari ini, masih banyak terdengar formasi CPNS arsiparis terampil yang dikembalikan ke Kemenpan&RB. Dengan kata lain sold out. 

Kedepan, bisa jadi kebutuhan tenaga kearsipan naik ke level sarjana terapan (bukan lagi Diploma tiga). Terlebih untuk kementerian dan lembaga pada Pemerintah Pusat yang terus berbenah demi raihan predikat layanan publik. 

Nyatanya, audiensi dan silaturahmi ini membuka wawasan kami terkait program kampus merdeka. Selain itu, unggulan Laboratorium Kearsipan pada program studi Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi. Konservasi informasi melalui perawatan media kearsipan diantaranya kertas yang dibawakan Ibu Indah selaku Kepala Laboratorium Kearsipan mencirikan nalar ilmiah. 

Akhirnya, dari Gedung Teaching Industry Learning Center atawa TILC Universitas Gadjah Mada Yogyakarta terjalin pengayaan komunikasi antara pendidik dan wakil pengguna produk sumber daya kearsipan. Pengakuan SKS dari magang mahasiswa baik yang bersifat reguler/wajib prodi maupun melalui program kampus merdeka menjadi area peningkatan layanan kearsipan melalui keterhubungan antara habitat pekerjaan Kearsipan dengan dunia pendidikan kearsipan. 

Terimakasih Bu Fatma, Pak Waluyo, Bu Faiz, Bu Indah atas rasa penerimaannya. Semoga penghadir manfaat generasi penerus bangsa melalui institusi pendidikan terus menjadi sumbu dunia pekerjaan termasuk di sisi civil servants. 

 

Bangga Melayani pada Layanan Umum

Pembenahan Layanan Umum disetting di penghujung tahun 2021. Sejak ditetapkan sebagai nakhoda urusan Umum pada Direktorat Jenderal Migas di pertengahan November, Bapak Ardhi Krisnanto kembali memberikan arahannya perdana secara tatap muka.

Dimulai dari perlunya menengok standarisasi naskah atau surat demi antisipasi penyalahgunaan dokumen negara. Pun berlanjut pada struktur bangunan lantai penyimpan arsip demi keamanan bangunan. Kemudian tidak terbendung pada teknis pengarsipan demi mengkontribusi dukungan administrasi internal. 

Setidaknya hal itu tertulis di memoriku, insight penjaga dokumen negara. Resolusi akhir tahun, ya....bisa jadi memaknai pertemuan hari ini. Pertemuan ASN urusan Umum di Penghujung 2021. Bertempat di Savero Hotel Depok.

Pertemuan ASN urusan umum yang meneriakkan pembangunan tim. Kekompakkan yang tersulut bukan hanya apa yang menjadi tugas kewajiban ASN, namun perlu dilandasi nilai "Bangga Melayani".

Akhirnya, aku di sudut pertemuan itu menguntai akal warasku. Pembenahan layanan umum, bisa jadi urusan memuaskan orang lain. Lain dari itu memunculkan pertanyaan " Apakah kepuasan orang lain dapat dimulai jika tak merasa bangga melayani??? "

Arsip Terjaga

Koordinasi pelaporan dan penyerahan arsip terjaga pada 27 Desember 2021, Direktur Akuisisi ANRI, Rudi Anton SH memaparkan mekanisme pengelolaan Arsip terjaga kepada pengelola Arsip Kementerian ESDM. Secara daring, aku mengikuti dan turut dalam diskusi forum. 

"Kami pun sepakat, kata kuncinya adalah inventarisasi melalui panitia atau tim kerja. Saya kira pengelola arsip akan tergerak sesuai Organisasi Kearsipan yakni UK dan UP. Ketika Arsip terjaga, kategori dinamis, maka diperlukan kolaborasi dan konfirmasi dari UP sebagai agen penerbit arsip" ucapku sebagai salah satu peserta dalam rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM. 

Isu penyelamatan arsip tentu terkait fasilitasi peran Unit Kearsipan. Bukan saja peran pembinaan kearsipan untuk open file (berkas kerja) dan pengelolaan arsip baik yang bersifat close file (selesai proses). Nuansa Unit Kearsipan sebagai Unit penerima donor, sampai saat ini masih menggelayuti insight kearsipan. Sampai disini penting untuk memaknai peran tim kerja atau panitia penyelamatan arsip terjaga sebagai peran aktif dan inovatif. 

"Semoga di tahun 2022, melalui tim kerja atau panitia inventarisasi arsip terjaga, arsiparis mendapat suntikan dalam meyakinkan kepala UK dan Pemilik bisnis proses Arsip terjaga. tambahku saat diberikan kesempatan menyampaikan pendapat.

Menurutku, arsip terjaga yang masih berada dalam kewenangan Unit Pengolah/UP sebagai penerbit arsip atau pemilik bisnis proses akan menjadi tantangan sekaligus hambatan arsiparis dalam mengkontribusi layanan kearsipan untuk dukungan manajemen instansi. 

Pendapat itu terkait dengan kedudukan arsiparis dibawah naungan jabatan administrasi dan JPT sebagai ex oficio Unit Kearsipan (Unit sekretariat). Tak pelak, perspektif fasilitasi pelaksanaan kearsipan (pembinaan) menjadi pendekatan dalam penyelamatan fisik sejak arsip tercipta. 

Fakta pendukungnya ialah peta jabatan KESDM yang tidak menyebutkan posisi arsiparis di Unit Pengolah. Dapat disimpulkan bahwa penyelamatan arsip terjaga memerlukan intervensi putusan pimpinan tinggi berupa pembentukan tim kerja atawa kepanitiaan. 

Akhirnya, forum yang sebagian besar dihadiri arsiparis KESDM mengerucut pada pendapat kategori Arsip terjaga yang bersifat bukan close file. Pun tatkala analisa pendalaman nilai informasi dapat berkategori vital records /Arsip vital. 

Nalarku pun terasosiasi pada kata kunci, pendataan, pendalaman, kewenangan UP, bukan close file, verifikasi, dan yang penting ialah adanya tim kerja atawa kepanitiaan yang menghasilkan daftar Arsip sebagai bahan pelaporan kepada Lembaga Kearsipan. 

19+, konser dan visitasi

Titian urusan kearsipan tak menghalangi untuk bangga melayani. Asa yang terus berkobar dalam mengkontribusi pada layanan internal dan pelestarian rekaman kegiatan organisasi.

PPATK, MK, PLANOLOGI, PERHUBUNGAN, PGN, dan LHK telah dikunjungi unit kearsipan Ditjen Migas. Enam tempat penyimpanan Arsip yang semua berada di luar Jakarta, disambangi tim Arsip Ditjen Migas pada tahun 2021.

Selain visitasi, terlaksana pula konsinyasi antara Unit Kearsipan Ditjen Migas bersama Direktorat Akusisi, Direktorat Kearsipan Pusat, Pusdatin, dan Pusat Jasa Kearsipan pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Empat unit setingkat eselon dua pun digaet untuk mendalami penyelenggaraan kearsipan. 

Selain itu beberapa kali untuk koordinasi bersama Biro Umum secara tematik. Sebut saja tema persuratan, alur disposisi menteri, penyusutan, tim penilaian, sarana prasana, penelusuran Arsip, pemindahan, konsultasi tata naskah dinas, dan pengawasan kearsipan. 

Secara total sembilan belas kegiatan di luar kantor yang terdiri dari tiga belas kali konsinyasi dan enam kali studi banding. Dan tentu puluhan kali pertemuan kearsipan melalui daring platform aplikasi zoom. 

Arsip Lingkungan Hidup & Kehutanan

Tersirat makna kamus peradaban bangsa Indonesia, Gedung Flora, Gedung Fauna 1 dan Fauna 2 Records Center sebagai pusat memori kolektif Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik tercinta. Pun melalui Piagam penghargaan kepada KLHK atas peran serta dalam penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara tahun 2020.

Anjangsanaku dengan Unit Pusat Kearsipan KLHK, dari keramahan ibu Margi Utami pengawas kearsipan yang kini bertransformasi ke Arsiparis. "Silahkan, monggo mas, bisa ngobrol dg teman2 arsiparis, udah sampai blm? Jawab beliau di media Whatsapp 14/12 10.16 WIB. 

Nampak kesibukan di Records Center, lebih dari puluhan arsiparis sedari virtual meeting, rapat SOP serta layanan penelusuran pada Selasa, 14 Desember 2021. Berniat tidak mengganggu, aku pun segera berkeliling di area pusat arsip lepas diterima dengan baik oleh tuan rumah.

Berikut link 🔗 profil Records Center Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang beralamat di Jalan Raya Tapos Cimanggis Depok Jawa Barat 👇profil Records Center

https://fb.watch/9U5rUGK9SJ/

Foto empat buah Cuontainer beratap di sisi belakang gedung Fauna yang difungsikan sebagai sarana fumigasi, segera kukirim ke temen sekantor sebagai contoh acuan pemanfaatan dan rekondisi barang sebagai sarana kearsipan Ditjen Migas di tahun mendatang. Tentu bagian dari inisiasi 3R Reduce Recycle dan Reuse, sebagaimana pembiasan penghargaan lingkungan hidup. 

Tak jauh dari area fumigasi arsip, berdiri Saung menghadap ke SITU Jatijajar dalam naungan Balai Besar Wilayah Sungai Ciliwung Cisadane, Direktorat Jenderal Sumber Daya Air pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Pemerintah Rakyat, menyejukkan pandangan mata. Terlebih kesejukan udara murni pepohonan karena tepat berada di sebelah Hutan Lindung Citarum Ciliwung. 

Ternyata, lokasi gedung Pusat Arsip atawa Unit Pusat Kearsipan Kementerian LH & Kehutanan menyatu dengan di area persemaian permanen Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Hutan Lindung atau disingkat BPDASHL Citarum Ciliwung. 

Eksplore kamus peradaban Kehutanan Indonesia melepas prasangka eksistensi kearsipan Departemen Kehutanan untuk pembangunan kearsipan di Indonesia. Beberapa JPT pratama dan pejabat Administrator di Lembaga Kearsipan ANRI, tercatat sempat magang kearsipan di Unit Pusat Kearsipan Departemen Kehutanan Cimanggis. 

Setidaknya prasangka yang muncul dari obrolan sarapanku bersama memori pengelola kantin, arsiparis pertama purnabhakti, pak Abdul Majid. Tak meleset bahwa eksistensi kearsipan Kehutanan sebagai tempat magang kearsipan telah sejak lama, sesuai konfirmasi Arsiparis Madya, Kusnadi Prabakusuma yang pernah menyabet Gelar Juara III arsiparis teladan nasional kategori keahlian di tahun 2017

Penerimaan hangat Arsiparis Penyelia, Ramdani usai memberikan layanan arsip AMDAL ke suatu perusahaan, seolah dejavu bagiku kala kebutuhan referensi dan acuan pembaruan dokumen pengelolaan lingkungan hidup dan kehutanan. 

"Total arsip kertas, kalo 30 ribu boks, bisa jadi.. Karena penyimpanan dengan roll opeck dan rak terbagi ke dalam sepuluh ruangan baik di gedung Flora dan Fauna" Kata Ramdani. Artinya enam kilometer, bentuk kertas menyimpan informasi bernilai guna cukup menggambarkan untuk kamus peradaban bangsa Indonesia. Jalan kaki enam kilometer, cukup terasa pegel gak sih? 

Prestasi Unit Kearsipan Kementerian LH dan Kehutanan terbaik kedua nasional Tahun 2015 & 2017 dan terbaik pertama di tahun 2019. Untuk perhelatan pengawasan kearsipan oleh Lembaga Kearsipan Nasional pun memiliki rekor memukau yakni ketegori baik di 2016, sangat baik di tahun 2018, dan peringkat kedua kategori sangat memuaskan pada tahun 2019.

Tak kalah pula sisi prestasi para arsiparis di ajang pemilihan arsiparis reladan tingkat nasional. Terukir tinta para jawara tahun 1996, 1997, 2010, 2015, 2016, 2017, 2019 dan tahun 2021. Pun pada pengisian arsiparis utama, satu orang telah definitif dan lolos rekomendasi calon utama, arsiparis ahli madya yakni Bu Eni. 

Arsip WK Migas

Konfirmasi kepada pihak pemilik bisnis proses, memberikan insight nyata dalam pemeliharaan arsip. Meski life cycle of records cq.disposal jelas menuntun nasib akhir, namun masa simpan atawa retensi sangat terkait erat dengan nilai guna  (ALFRED, Administrasi, Legal,Financial/pemeriksaan, Research, Education, dan Documentation) 

Kesimpulan diatas merupakan sekelumit obrolan ringan di ruang arsip Ditjen Migas. "Ruanganmu koyo film film kae" Kata analis kebijakan muda sebagai sub koordinator wilayah kerja migas. Kedatangannya di ruang arsip, menerbangkan harapan penambahan roll opeck.

Pasalnya, dokumen kertas sebagai media rekam kegiatan penawaran wilayah kerja meneriakkan kebutuhan simpan. Tak heran, perkantoran sebelum era TIK atau online seperti akhir akhir ini menghasilkan dokumen kertas yang cukup banyak.

Kedatangan kepala seksi pada unit kerja sebagai penghasil PNBP Signature Migas untuk mengkonfirmasi arsip bid document expired untuk lelang wilayah kerja konvensional yang tersimpan di ruang arsip. Mau di apakan, arsip nya? 

Telepon pengawas ketatausahaan di menit sebelumnya, telah mampu mengantarkan diskusi kecil antara arsiparis dengan pihak pemilik bisnis proses lelang wilayah kerja migas. Meski expired, Bid Document berbentuk kertas seharga puluhan ribu dollar kala proses lelang itu, menyuratkan kekayaan alam Indonesia.