pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Pendapat masyarakat bahwa inti dan tujuan utama kearsipan dan pengarsipan itu adalah cepat dan mudah dalam penemuan kembali. Mengarsipkan agar mudah untuk ditemukan. mengelola file agar tersimpan dengan rapi dan tersedia untuk penemuan kembali. Memang kenyataan nya adalah demikian, sebagus dan serapi apapun, jika arsip yang disimpan dan ditata sulit dan lama dalam penemuan kembali, apalah gunanya. 

Munculnya penggunaan Teknologi komputer dianggap mampu untuk mengatasi permasalahan dalam penemuan kembali. Mesin pencari ato dalam istilah kerennya "search engine" adalah alat yang sering kita dengar untuk mengatasi penemuan kembali. Basisdata terkomputerisasi sangat ngetren untuk bisa mengatasi penyimpanan dan pencarian. Sistem Informasi menjadi deket dengan telinga para arsiparis sebagai sarana bantu dalam pengarsipan dan kearsipan.

Secara kebijakan dan regulasi pun, pemerintah telah menerbitkan Peraturan Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi No.6 Tahun 2011 tentang pedoman umum tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi. Peraturan tersebut mempunyai sasaran pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Penggunaan teknologi informasi bukan hanya untuk pencatatan dan penomoran surat serta pengendalian informasinya saja. Namun penggunaan tenologi informasi untuk merekam  dan memotret naskah naskah yang telah diterima dan dikirim. Basisdata sebagai perangkat lunaknya dan server sebagai perangkat keras merupakan persyaratan mutlak yang harus tersedia.

Surat keluar ataupun surat masuk direkam mempergunakan mesin scanning dan diunggah pada basisdata. File scan berformat pdf telah tersimpan di server dan dapat dipanggil kembali dengan bantuan aplikasi komputer yang biasa dinamakan sistem informasi. Rekaman atas surat masuk dan surat keluar yang tersimpan pada komputer induk inilah yang akan menyediakan arsip. artinya arsip yang tersedia sebagai hasil rekaman para petugas persuratan yakni pengurusan surat masuk dan surat keluar. 

Para petugas persuratan baik yang memiliki jabatan arsiparis atau pengadministrasi umum dituntut untuk lebih dekat dengan teknologi informasi. Selama ini , petugas yang sudah menguasai entri komputer untuk registrasi surat dan penomoran surat,  petugas persuratan diharuskan melakukan scan /pemindaian dan mengunggah di aplikasi basisdata.

Penambahan petugas pada unit kerja yang menerima surat masuk (sistem sentralisasi), adalah penting dilakukan agar pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas dapat terlaksana dengan baik. Selain itu juga penambahan space kerja untuk memindai, peralatan scanner yang disesuaikan dengan jumlah surat, dan personal komputer yang terhubung dengan server.