KIP (Zaman Terbukanya Informasi)

Keterbukaan informasi sebagai wujud Perlindungan terhadap hak warga negara dan civil society terdapat di dalam deklarasi PBB tahun 1984. Pada tahun 1945, Dasar Negara Indonesia telah mengatur dalam UUD 1945 pasal 28 F (amandemen ke-3) yang berbunyi setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengelola dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Selanjutnya pada tahun 2008 muncul UU tentang KIP nomor 14.

Kerangka Hukum yang terdiri dari beberapa Undang undang RI yakni UU Keterbukaan Informasi Publik 2008, UU Pelayanan Publik 2009, UU Kearsipan 2009, UU Kerahasiaan Negara, RUU Kerahasiaan Pribadi.

Perubahan paradigma informasi publik terhadap arsip Negara yakni semua informasi yang diciptakan oleh pecipta arsip (badan publik) tertutup bagi publik kecuali yang dibuka (UU Kearsipan tahun 1971) sekarang menjadi semua informasi yang diciptakan oleh badan publik bersifat terbuka bagi publik kecuali yang ditutup (UU KIP tahun 2008).

Kategori informasi publik yakni yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, wajib diumumkan secara serta merta, yang wajib tersedia setiap saat, yang dikecualikan dan yang diperoleh berdasarkan permintaan.

Menurut Peraturan komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang standar layanan informasi publik bahwa kategori informasi secara berkala terkait dengan profil organisasi (visi dan misi serta moto organisasi, tugas pokok dan fungsi dan struktur organisasi beserta profile singkat pejabat, alamat domisili lengkap dan kontak yang dapat dihubungi) terkait dengan kegiatan yang sedang dijalankan, terkait dengan anggaran dan asset. Tak luput informasi yang diumumkan secara berkala yakni pengadaan barang dan jasa badan publik. Informasi seluruh kebijakan berbentuk produk hukum (peraturan, keputusan, instruksi, pengumuman, edaran).

Kategori informasi yang wajib tersedia setiap saat merupakan kategori informasi yang dapat diperoleh jika mengajukan permintaan. Informasi tersebut adalah daftar seluruh informasi dalam penguasaan badan publik, keputusan badan publik dan pertimbangannya, kebijakan badan publik beserta dokumen pendukungnya, rencana proyek dan anggaran tahunnya, perjanjian badan publik dengan pihak ketiga, informasi yang bersifat terbuka dan umum, prosedur kerja terkait dengan layanan publik, laporan layanan akses informasi, informasi lain yang telah dinyatakan terbuka untuk akses publik berdasarkan putusan sengketa informasi.

Kategori informasi yang perlu dipersamakan persepsinya adalah sebagaimana disebut didalam pasal 17 UU Keterbukaan informasi Publik. Informasi tersebut adalah:

a.    Dapat menghambat proses penegakan hukum. Contohnya adalah surat penyidikan kasus hukum

b.    Dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha yang tidak sehat

c.    Dapat membahayakan pertahanan dan keamanan Negara

d.    Dapat mengungkap kekayaan alam Indonesia

e.    Dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional

f.     Dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri

g.    Dapat mengungkap akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir atau wasiat seseorang

h.    Dapat mengungkap rahasia pribadi misalnya rekam medik. Kemudian bagi pejabat publik, segala hal terkait pribadi dapat dikategorikan sebagai informasi publik.

i.     Memorandum atau surat surat antar badan publik atau intra badan publik yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan komisi informasi atau pengadilan

j.     Informasi yang tidak boleh diungkap berdasarkan undang undang

Antara kearsipan dan informasi publik.

Terdapat hubungan yang erat antara keterbukaan informasi publik dengan kearsipan. Hubungan yang saling mendukung. Asumsinya bahwa jika kegiatan kearsipan dilaksanakan dengan baik, maka informasi dapat disampaikan dengan baik.

Kerangka teoritisnya adalah sebagai berikut

Pengelolaan arsip mempunyai pendekatan tidak ada keberpihakan. Mulai dari penciptaan, penggunaan, penyusutan dilaksanakan secara berlanjut.hal tersebut tersebut dalam konsepsi daur hidup arsip.

Konsep records continuum model sebagai basic keilmuan kearsipan membagi 4 dimensi. Dimensi organisasi, dimensi kebuktian, dimensi informasi dan dimensi kebangsaan.

Jika instrument kearsipan adalah tata naskah dinas, jadwal retensi Arsip, klasifikasi keamanan, klasifikasi informasi maka yang harus dilakukan adalah memenuhi dan memanfaatkan instrument tersebut agar daur hidup arsip (penciptaan, penggunaan, penyusutan) dapat berjalan dengan sempurna.

Dimensi informasi terikat dengan dimensi kebuktian, jika arsip (sebagai sumber informasi) masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan, maka menjadi pengecualian atau bukan informasi publik, akan tetapi setelah menjadi sebuah laporan atau telah selesai kegiatan termaksud, hal tersebut dapat menjadi informasi publik.

JRA Migas merupakan informasi mengenai kegiatan berdasarkan tugas dan fungsi Ditjen Migas. Informasi tersebut dalam jenis dan seri arsip pada JRA termaksud. Pendekatan dalam penyusunan JRA MIGAS merupakan pendekatan analisa tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Migas. Seri dan jenis arsip yang tertera pada JRA merupakan daftar informasi yang dikuasai oleh Ditjen Migas. Khasanah yang dimiliki unit kearsipan ditjen migas belum menyeluruh sebagaimana seri dan jenis yang terdapat di dalam JRA Migas.

Bagaimanakah agar kearsipan dapat mendukung kebijakan pimpinan

Arsip sebagai naskah sumber, mempunyai karakteristik “unik”. Daftar arsip yang dapat memberikan informasi adalah daftar arsip yang telah diintepretasikan sesuai dengan kebutuhan para pengguna informasi. Peran arsip sendiri mendukung manajemen dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Selama ini hanya masih menjadi beban dalam penyimpanan. Konsep pengelolaan sehingga memberikan output belum terlaksana. Output tersebut misalnya menjadi data masukan bagi manajemen dalam pelaksanaan kegiatan.

Misalnya saja untuk arsip SP2D, dapat dikelola dan diinterpretasikan untuk pembuatan manajemen asset. Pembuatan paparan pimpinan membutuhkan data dukung yang bisa diperoleh dari arsip, namun belum siapnya dan belom tersosialisasikan kepada pengguna sehingga arsip belom maksimal.

Menyimpan tanpa tendensi dan keberpihakan memang diperlukan manajerial yang bagus, bukan hanya manajerial yang sampingan, namun diperlukan perhatian dan komitmen.

Jika arsip aktif telah dilakukan pendataan dengan bagus dan disimpan dengan dikelompokkan dengan maksimal, maka terlihat dan bersandingan dengan para pelaksana pekerjaan (manajemen). Namun hanya jika berkutat dengan muara, atau hanya bergerak di hilirnya, maka akan menjadi sebuah gudang yang dicari untuk memberikan solusi tempat.