Arsip Keuangan (3)

PENDAHULUAN
Dasar pelaksanaan

1. Peraturan Pemerintah nomor 82 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang menyebutkan bahwa kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara yang menyebutkan bahwa kewajiban PPK menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan
3. Peraturan MESDM nomor 056 tahun 2006 tentang Tata Persuratan dan Kearsipan yang mengatur Ditjen Migas merupakan unit kearsipan yang harus mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif)
4. Permen ESDM nomor 26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

RUMUSAN MASALAH
Bagaimanakah masukan, proses, keluaran, manfaat, keuntungan serta dampak penataan dokumen keuangan?

PEMBAHASAN

Masukan dalam kegiatan penataan adalah dokumen keuangan. Pada tiap transaksi pembayaran oleh Ditjen Migas menghasilkan dokumen sebagai bukti pertanggungjawaban, Dokumen yang paling tinggi tingkat pertumbuhannya adalah dokumen SP2D.

Proses penataan dokumen keuangan terdiri yang pertama adalah penarikan dokumen dari ruang kerja bagian keuangan ditjen migas. Proses yang pertama ini berkoordinasi dengan petugas atau pegawai yang berhubungan langsung dengan Kantor KPPN. Dokumen keuangan dapat ditarik jika telah lengkap diberkaskan oleh petugas tersebut.

Proses kedua adalah pendataan satu per satu dokumen keuangan. Petugas penata arsip menuangkan informasi kedalam daftar (Microsoft excel). Informasi yang dituangkan yakni nomor Sp2D, uraian atau paket kegiatan, pejabat pembuat komitmen, unit penanggungjawab program, perusahaan penyedia barang/jasa, nilai kontrak, dan bulan pembayaran.

Proses ketiga adalah memasukan dokumen yang telah terdata ke dalam boks arsip. Pada proses ini juga dilakukan pemberian nomor urut pada dokumen keuangan dan pemberian nomor pada boks. Berdasarkan nomor yang diberikan pada dokumen dan boks tersebut maka dokumen dapat diketemukan kembali (fisik dokumen).

Pemberian nomor pada boks dokumen memuat informasi antara lain, unit organisasi yakni SDMK/bagian keuangan ditjen Migas, jenis dokumen yakni SP2D, kurun waktu dokumen atau tahun dokumen, nomor urut boks, dan nomor urut dokumen.

Proses keempat adalah menyimpan boks dokumen ke dalam rak. Urutan boks harus diperhatikan jangan sampai bercampur dengan boks dokumen lainnya.

Proses kelima yakni mengalihmediakan dokumen. Peralatan yang dipergunakan adalah mesin scanner dan software adobewriter serta laptop atau PC komputer. Tidak lupa software scanner yang disesuaikan dengan merk. Untuk diperhatikan adalah pengaturan pada software adobewriter sehingga file pdf hasil alihmedia dapat terbaca. Selain file harus bersih dan dapat dibaca proses alihmedia berorientasi pada kehandalan file agar tidak corrupt dan file dapat di akses dan didistribusikan dengan cepat. Untuk itulah perlu pembatasan ukuran file pdf.

Proses keenam adalah input data kedalam aplikasi penyimpanan dan upload file pdf hasil pemindaian. Identitas file pdf mempergunakan nomor sp2d. Pemasukan data pada aplikasi penyimpanan memenuhi seluruh unsur informasi yakni nomor Sp2D, uraian atau paket kegiatan, pejabat pembuat komitmen, unit penanggungjawab program, perusahaan penyedia barang/jasa.

Proses terakhir atau yang ketujuh adalah pembuatan daftar arsip. Daftar arsip sebagai pertanggungjawaban kegiatan penataa merupakan bagian tak terpisahkan dari laporan kegiatan. Sedangkan untuk daftar arsip dapat diperoleh dari aplikasi penyimpanan.

Keluaran dari kegiatan penataan adalah dokumen keuangan yang terdata dan tersimpan di dalam boks boks yang urut serta tersimpan di rak arsip. Selain itu juga adanya file pdf yang dapat dipanggil dengan mengetikan kata pencarian pada aplikasi computer penyimpanan arsip. Data dan file pdf tersimpan di PC arsiparis.

Manfaat kegiatan penataan dokumen keuangan adalah membantu kecepatan pencarian dokumen keuangan terkait dengan auditor baik internal maupun eksternal. Manfaat lain adalah ruang kerja bagian keuangan tidak dipenuhi dengan dokumen.

Keuntungan atau perubahan yang terjadi dengan adanya kegiatan penataan dokumen keuangan adalah pola pikir pengadministrasi keuangan bahwa ketakutan kehilangan dokumen dapat dijembatani dengan kehandalan penataan dokumen keuangan. Para pejabat pembuat komitmen merasa tenang dengan kehandalan penataan sehingga dapat membackup file pdf.

Dampak penataan dokumen keuangan yang dirasakan pihak internal adalah para pengadministrasi keuangan merasa terbantu dengan dikelolanya dokumen. Sebelum adanya kegiatan, dokumen keuangan disimpan dibawah bawah meja, di lorong lorong ruangan, jika sudah penuh disimpan di gudang, yang pada akhirnya kesulitan dalam menemukan kembali dokumen keuangan. Pihak eksternal yang merasakan adalah pihak auditor. Auditor mudah dalam melaksanakan pemeriksaan mendasarkan file pdf hasi pemindaian. Akhirnya kegiatan penataan memberikan kepuasan pihak pihak terkait.

PENUTUP

Pada bagian penutup penulis memberikan saran pada kepala bagian keuangan beserta staf agar senantiasa melakukan perencanaan kegiatan dalam DIPA sehingga kegiatan ini dapat berkelanjutan.