Arsip Keuangan (2)

PENDAHULUAN

Rekomendasi  tentang penetapan suatu jenis arsip keuangan , apakah arsip keuangan akan dilakukan pemusnahan, apakah arsip keuangan akan dinilai kembali,  atau arsip akan dipermanenkan terdapat di dalam Jadwal Retensi Arsip Keuangan. Rekomendasi tersebut dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip keuangan.

Pemberian rekomendasi tersebut dikaitkan dengan analisa nilai yang terkandung di dalam arsip. Nilai yang terkandung didalam arsip yakni ALFRED (administrasi, Legal, Finansial, Reasearch, Education, dan Documentation). Dapat pula pembedaan antara nilai primer/nilai administratis dan nilai skunder/nilai pertanggungjawaban hukum dan informasi.

 Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip.

Terkait nilai skunder, melalui Peraturan kepala ANRI nomor 19 tahun 2011 tentang pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna skunder , pencipta arsip dan lembaga kearsipan berpedoman dalam melakukan penilaian arsip yang memiliki nilai guna skunder.

Pada Bab III peraturan tersebut bahwa analisis penilaian arsip dilaksanakan dengan analisis fungsi. Analisis fungsi merupakan evaluasi terhadap pentingnya tujuan asal dari arsip. Apakah tujuan penciptaan arsip keuangan?. Arsip mengenai belanja merupakan produk administrasi proses pembayaran barang, jasa dan modal serta belanja pegawai. Pada analisis fungsi ini mengeluarkan output penetapan jenis arsip yang akan diberikan rekomendasi.

Berdasarkan pendahuluan diatas, pada tulisan ini menetapkan batasan masalah, apa saja jenis arsip keuangan yang terdapat dalam pelaksanaan fungsi belanja di KESDM?

PEMBAHASAN

Penulis akan membandingkan 2 (dua) produk hukum yang mengatur mengenai JRA Arsip Keuangan yakni Keputusan Menteri Keuangan dan Peraturan Menteri ESDM. Perbandingan yang pertama yakni kelompok besar jenis arsip keuangan sebagai berikut:

Jenis arsip sesuai Keputusan Menteri Keuangan No.769/KM.1/2010	Jenis arsip sesuai Keputusan Menteri ESDM No. 26 Tahun 2013
A.   Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBN) B.   Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja C.   Pelaksanaan Anggaran D.   Bantuan Luar Negeri E.    Pengelola APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri F.    Implementasi Sistem Akuntansi Pemerintah G.   Pertanggungjawaban Keuangan Negara	A.   Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBN) B.   Penyusunan Anggaran PEndapatan dan Belanja Kementerian C.   Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Kementerian D.   Pinjaman/Hibah Luar Negeri E.    Pengelola APBN/Dana Pinjaman F.    Sistem Akuntansi Instansi (SAI) G.    SIMAK BMN H.   Pertanggungjawaban Keuangan Negara

Jenis arsip diatas memperlihatkan fungsi keuangan. Secara umum dari kedua produk hukum tersebut tidak memperlihatkan perbedaan yang signifikan.

Namun perbandingan pada table dibawah ini, memperlihatkan perbedaan pada proses business pelaksanaan anggaran pada sub belanja lebih tergambar dari menteri keuangan.

Jenis arsip pada poin C sesuai Keputusan Menteri Keuangan No.769/KM.1/2010

Jenis arsip pada poin C sesuai Keputusan Menteri ESDM No. 26 Tahun 2013

Belanja pengeluaran anggaran a.    Permintaan pengadaan barang dan jasa b.    Dokumen proses lelang pengadaan barang dan jasa c.    SPK/SPB/Kontrak d.    Dokumen uang muka berikut data pendukungnya e.    Berita acara penyelesaian pekerjaan, berita acara serah terima dan berita acara pembayaran f.     Penagihan/invoice, faktur pajak, g.    Bukti pengeluaran kas/bank h.    SPP, SPM, dan SP2D beserta lampirannya i.     Daftar/kartu gaji j.     Laporan keadaan kas k.    LRA, CALK, dan neraca l.     Data rekening BUN

Belanja a.    Belanja Pegawai SPM/SP2D/Daftar uang makan dan uang lembur b.    Belanja Barang SPM/SP2D perjalanan dinas, jasa, honor, pengadaan dan pemeliharaan c.    Belanja Modal SPM/SP2D Pengadaan Barang Inventaris d.    Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) Realisasi Belanja Pembukuan anggaran, penyertaan modal pemerintah, hibah BMN, dan laporan pertanggungjawaban bendahara

KESIMPULAN

Jenis arsip keuangan yang terdapat dalam pelaksanaan fungsi belanja telah tergambar dalam table table perbandingan diatas. Jika dilihat dari sub kelompok belanja, jenis arsip keuangan KESDM kurang menggambarkan proses business. Hal tersebut menyebabkan arsiparis kesulitan dalam menterjemahkan. Oleh karena itu arsiparis butuh panduan untuk mengintepretasikan peraturan JRA Keuangan KESDM.

Arsiparis akan mengintepretasikan bahwa arsip dikelompokkan berdasarkan kerangka pelaksanaan anggaran dengan sub belanja dan sub-sub nya yang terdiri dari belanja pegawai, belanja barang dan belanja modal.  

PENUTUP

Sebagai suatu pedoman dalam penyusutan, JRA akan sangat berguna jika merekomendasikan musnah dan permanen. Rekomendasi “dinilai kembali” merupakan hal yang menggantung. Demikian tulisan ini disusun sebagai bukti pengembangan profesi arsiparis dan bahan masukan pejabat struktural kearsipan.