LAPORAN PEMANTAUAN PENGELOLAAN ARSIP KE-4 ( Mei s.d. November 2014)

I.               PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang.

Berapa jumlah arsip yang dapat ditata, merupakan pertanyaan untuk mengukur kinerja di bidang kearsipan. Berapa jumlah boks yang bisa disusutkan adalah rangkaian pertanyaan selanjutnya, juga untuk mengukur kinerja kearsipan. Bertambahnya jumlah boks arsip harus diikuti dengan jumlah boks yang harus disusutkan. Hal tersebut merupakan siklus dari penataan arsip yang masih identik dengan fisik arsip.

Pada sudut pandang data, pertanyaan seperti berapa jumlah data yang dapat diinput, dan berapa jumlah file pdf yang dapat dialih mediakan?, pertanyaan tersebut juga dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja arsiparis.

2.    Maksud dan  Tujuan

Laporan pemantauan pengelolaan arsip Ditjen Migas disusun selain untuk memenuhi angka kredit arsiparis, selain itu juga menjadi dokumentasi pelaksanaan kegiatan kearsipan. Dalam membangun dokumentasi yang baik, arsiparis Ditjen Migas mengusahakan untuk membiasakan melaporkan pemantauan pengelolaan arsip pada tiap semester. Dokumentasi mengenai laporan kemudian akan diposting di blog pribadi arsiparis sehingga akan meninggalkan informasi kepada arsiparis yang akan datang pada tahun tahun mendatang.

3.    Waktu Pelaksanaan

Beberapa laporan yang telah disusun yakni laporan pertama dilakukan untuk memotret pelaksanaan pengelolaan arsip mulai tahun 2009 sampai dengan tahun 2013 semester  pertama. Laporan kedua yakni periode tahun 2013 semester kedua, dan laporan ketiga periode semester pertama tahun 2014. Laporan keempat ini adalah pemantauan untuk periode Mei sampai dengan November 2014/semester kedua

II.            ISI LAPORAN

Sampai bulan November 2014 kegiatan pengelolaan arsip Ditjen Migas terdiri dari kegiatan penataan arsip inaktif berjumlah 1.026 meter linear atau setara dengan 5130 boks.

1.    Penataan pertama dengan yaitu arsip yang diserahkan oleh unit pengolah yang telah dilaporkan sebagaimana laporan ketiga yakni dengan output 175 meter linear atau setara dengan 875 boks.  Arsip tersebut ditata di Gedung Ditjen Migas dan disimpan di Ruang sewa ANRI. Penataan ini juga untuk melakukan manuver berkas sehingga menemukan dokumen atau arsip copy dan dokumen telah habis masa retensinya untuk kemudian dikeluarkan dari ruang sewa ANRI.

Manfaat penataan ini adalah penyusutan kurang lebih 300 boks di ruang simpan sewa anri dan berkurangnya arsip di ruang arsip dan koridor ruang kerja unit kerja di lingkungan Ditjen Migas;

2.    Penataan kedua arsip Hukum Ditjen Migas yang disimpan di pusat arsip KESDM dengan alamat Jl Yaktapena Ciputat Tangerang.(memperbaharui daftar). Jumlah arsip yang diperbaharui daftar dan dimanuver adalah 183 meter linear atau setara dengan 915 boks arsip.

Manfaat penataan arsip Hukum Ditjen Migas adalah perawatan dengan penggantian boks sesuai standar (boks kardus) dan penyusutan yang semula berjumlah 2500 boks arsip;

3.    Penataan arsip ketiga yang dititipkan di gedung Lemigas Jl. Cipulir. Jumlah arsip yang dilakukan penataan adalah 193 meter linear atau setara dengan 965 boks. Pada penataan ini adalah memindahkan dari ruang besmen gedung secretariat badan Litbang ke gedung arsip lemigas lantai dua. Selain itu juga mendata ulang dikarenakan data yang lama tidak diketemukan.

Manfaat penataan ini adalah didapatkan daftar arsip dan pemindahan yang semula di besmen gedung secretariat balitbang ke gedung arsip lemigas lantai 2 sebanyak 965 boks. Arsip tersebut dapat ditingkatkan dengan penataan lanjutan yakni maneuver dan penyusunan usul musnah;

4.    Penataan dokumen Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) beserta lampirannya tahun 2012 s.d. tahun 2013 dengan jumlah arsip 225 meter linear atau setara dengan 1125 boks.

5.    Pemeliharaan dokumen Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) tahun 2006 s.d. tahun 2011 dengan jumlah arsip 250 meter linear atau setara dengan 1250 boks.

III.           PENUTUP

1.    Kesimpulan

Kesimpulan dari laporan ini adalah penataan arsip pada 1.006 meter linear arsip inaktif atau setara dengan 5795 boks. Lokasi simpan arsip inaktif adalah sebagaimana table di bawah ini

No	Ruang simpan	Jumlah arsip
1	Gedung Plaza Centris	400
2	Gedung O ANRI Jaksel	3400
3	Gedung Pusat Arsip KESDM Ciputat	1030
4	Gedung Arsip Lemigas	965

2.    Saran

Pemantauan pengelolaan arsip seyogyanya rutin dilaksanakan minimal 2 kali dalam satu tahun. Selain menjadi dokumentasi pelaksanaan kegiatan kearsipan, pemantauan ini juga menjadi gambaran keadaan riil perkembangan kearsipan.

Jakarta, 30 Oktober 2014

Pelapor,

Nurul Muhamad