Pencarian Arsip

Bagi pengelola kearsipan, rasa puas jika dapat mencarikan arsip . Terlebih lagi jika arsip tersebut sangat ditunggu sebagai dasar melanjutkan pekerjaan atau sebagai dasar untuk acuan keputusan organisasi. Arsip tidak akan dicari jika tidak dibutuhkan. Banyak hal yang menjadikan arsip dicari, antara lain adalah ketika arsip memiliki status dinamis aktif. Isi informasi arsip terkait dengan kegiatan nasional atau proyek nasional. Keputusan top management mengenai status aset, notulen rapat sebagai dasar penentuan kebijakan, terkait dengan kegiatan audit eksternal serta proses hukum oleh aparat penegak hukum.

Sampai saat ini belum diketemukan pada diskusi para pengelola kearsipan, tolok ukur yang pasti sebagai jaminan arsip akan dicari pada kemudian hari. misalnya saja siapa sangka setelah 7 tahun yang lalu,  daftar hadir rapat akan dicari. begitu juga notulen rapat. 

Para sekretaris sebagai petugas penyimpan arsip level satu (petugas yang dekat dengan pemangku jabatan), berfokus pada naskah dinas yang ditandatangani pejabat bersangkutan. Kondisi dengan tugas sekretariat yang memiliki banyak surat, notulen rapat yang sebetulnya menjadi lampiran dari naskah dinas menjadi lupa untuk diarsipkan. pada gilirannya penyimpanan level selanjutnya (petugas kearsipan), arsip notulen rapat yang menjadi lampiran surat dinas menjadi tidak dapat diketemukan.

Kearsipan memang bukan sekedar sebagai satuan kerja penerima donor, keberadaan bukan sekedar tergantung pada unit pendonor atau level penyimpanan arsip yang masih dekat dengan pejabat pelaksana kegiatan. Kemudian para arsiparis menyebut beberapa metode untuk melihat tolok ukur jaminan arsip akan diketemukan dikemudian hari. 

Salah satu tolok ukur tersebut adalah analisa organisasi. Kegiatan analisa dilakukan melalui organisasi kearsipan terbagi menjadi unit pencipta (UP) dan unit kearsipan (UK). Unit pencipta merupakan lini organisasi yang tercermin pada struktur organisasi. Pada organisasi negara perpektifnya lebih luas baik yang bersifat adhoc maupun organisasi tetap bahkan sampai dengan badan/komisi sebagai pelaksana amanah Undang Undang RI.

Namun demikian, lagi lagi permasalahannya adalah pada titik koneksi dengan Unit kearsipan. Ketika unit kearsipan tidak terkoneksi dari sisi kepercayaan untuk menyimpan arsip, Keberhasilan pencarian arsip menjadi sangat rendah. Dalam bahasa lebih sederhana adalah apakah kemudian unit pencipta menyerahkan arsipnya secara berkesinambungan.