Telaahan Arsiparis “ Pengurusan Surat “

A. Persoalan

Bagaimana cara melaksanakan kegiatan persuratan yang diperhitungkan sebagai bagian dari dukungan manajemen teknis kepada pimpinan?,

B. Praanggapan

Setelah pada akhir bulan Desember 2014 launching kegiatan persuratan secara elektronik, baru pada tanggal 5 Maret 2015 melaksanakan evaluasi penggunaan sistem informasi tata laksana persuratan di Ditjen Migas.(lihatpengurusan surat). Kegiatan persuratan tersebut diberi nama penggunaan aplikasi SITU. Kemudian tanggal 13 Maret 2015, melaksanakan sinkronisasi penggunaan aplikasi SITU dengan aplikasi TPDK PUSDATIN KESDM.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Masuknya agenda rapat pimpinan terkait kegiatan persuratan membuat kegiatan persuratan membaik. Tepatnya hari selasa tanggal 17 Februari 2015, Pelaksana tugas Dirjen Migas mengundang Kepala PUSDATIN KESDM untuk mempresentasikan produk sistem informasi terkait persuratan. Produk tersebut dapat diakses di tpdk.pusdatin.esdm.go.id.

Kemudian pada tanggal 24 Februari 2015, bimbingan teknis mengenai disposisi surat masuk secara elektronik dilaksanakan yang dipandu langsung oleh PUSDATIN KESDM. Perhatian pimpinan terhadap ketatalaksanaan persuratan ditunjukkan kembali pada tanggal 5 Maret 2015, kepala PUSDATIN KESDM kembali diundang bersamaan dengan rapim diperluas di Ditjen Migas. Terhitung mulai tanggal 6 Maret 2015, pendampingan oleh PUSDATIN KESDM selama seminggu.

D. Analisis

1. Sistem persuratan elektronik menuntut keaktifan seluruh pejabat dan pegawai untuk aktif membuka http://tpdk.pusdatin.esdm.go.id; karena disposisi pimpinan beserta surat yang sampai ke email mendasarkan pada action pada sistem termaksud; kemudian agar sistem dapat dipergunakan secara maksimal, masih memerlukan waktu untuk sosialisasi dan dorongan dari atasan langsung terhadap penggunaan sampai dengan level staf/pelaksana.
2. Petugas persuratan dapat mendatangi ke pejabat tinggi (eselon II), pejabat administrator (eselon III) dan pejabat pengawas (eselon IV) untuk menerangkan program ini ke ruangan masing masing.
3. Bagian persuratan tidak menyampaikan fisik suratnya, karena surat telah discan, diunggah, diinput ke dalam sistem.

E. Simpulan

Menteri ESDM segera menginstruksikan melalui Sekretaris Jenderal agar seluruh eselon I di lingkungan KESDM menerapkan sistem ini.

F. Saran

Pada setiap minggunya harus ada action plan mengenai persuratan dari pelaksana program. Persuratan menjadi topik dalam rapat pimpinan. Pimpinan tidak melakukan disposisi surat kecuali dengan sistem.