Akspose penataan dan penyimpanan arsip Minyak dan gas Bumi

Berikut ini ringkasan paparan bapak M. Imam Mulyantono (Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI), pada acara ekspose penataan dan penyimpanan arsip Minyak dan gas Bumi di Wisma Bayu Bogor pada selasa 24 November 2015;

          Records Management is:

          Preserving the past, preparing the future, protecting the present, Preserving yesterday, managing today, preparing for tomorrow, Like oxygen no one ever notices it unless it is missing. (seperti oksigen tidak ada satupun orang yang memperhatikannya kecuali saat ia hilang/tidak ada), Like a life preserver; you never think you will need it but.... (seperti baju pelampung, kita tidak pernah berpikir untuk membutuhkannya kecuali …… ), Ensuring access to essential information, Increasing efficiency, reducing costs.

Slogans on Records Management:

Records are food for thought, not for mice.(arsip makanan untuk pikiran, bukan untuk tikus), The future is in the making, not the waiting, Control your records before they control you, Information is the currency of democracy. (Thomas Jefferson), Records are the corporate memory, everything else is anecdote."Without records, there is no information; without information, there is no functionality; without functionality, we're as good as dead“, "Without access to information there is no transparency; without transparency there is no accountability; and without transparency and accountability there is no democracy." (Dr. Harrison Mwakyembe), Information is the oxygen of the modern age. It seeps through the walls topped by barbed wire, it wafts across the electrified borders. (Ronald Reagan), Records management is a bit like brushing yourteeth. If you do it regularly, you hardly notice the time it takes, and it prevents potentially painful and expensive problems in the future.(National Archives of Australia)

-       Ketentuan Pidana pada Undang – Undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan untuk pejabat yang tidak menyerahkan salinan arsip terjaga kepada ANRI. Salah satu arsip terjaga adalah arsip kontrak minyak dan gas bumi dan kontrak minerba;

-       Permasalahan kearsipan di Indonesia bukan terletak pada kurangnya anggaran atau persepsi pentingnya arsip, namun pada kebiasaan para pejabat atau pegawai dalam memaknai kearsipan. Kearsipan adalah proses secara alami dari kegiatan pemerintahan yang dibutuhkan kebiasaan untuk memberkaskan setiap waktu;

-       Mengelola arsip sedikit banyak seperti menyikat gigi. Jika kita melakukannya secara teratur/rutin, kita hampir tidak menyadari waktu yang diperlukan untuk melakukannya, dan hal tersebut dapat mencegah munculnya masalah yang menyulitkan dan mahal di masa depan;

-       Penetapan kebijakan kearsipan di lingkungan kementerian ESDM sesuai aturan tahun 2006 sudah out of date . Seyogyanya untuk segera disesuaikan dengan aturan terbaru sebagaimana UU Kearsipan tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan kearsipan Tahun 2012.

-       Sumberdaya manusia kearsipan merupakan kendala klasik yang belum dapat diselesaikan;

-       Pemaknaan tujuan kearsipan bukan pada arsip mudah untuk diketemukan ,namun lebih dari itu bahwa tujuan kearsipan sesuai amanah konstitusi adalah adanya jaminan terciptanya arsip, ketersediaan, dan adanya pengelolaan dan pemanfaatan arsip;

-       Alur pengelolaan arsip dinamis dengan instrument yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip;

-       Prinsip penyimpanan arsip antara lain adanya daftar arsip, arsip aktif, merupakan tanggungjawab unit pengolah, arsip inaktif tanggungjawab unit kearsipan, penyimpanan terkait gedung, ruangan dan peralatan;

-       Penerapan teknologi informasi dan komunikai (TIK) dalam pengelolaan arsip untuk keperluan backup dan akses;

-       Akses terhadap arsip atau surat untuk menyelamatkan fisik kertas dan kecepatan penyampaian surat kepada pihak yang dituju;

-       Terciptanya arsip elektronik seperti disposisi pimpinan dalam sistem persuratan, menjadi perhatian untuk menyelamatkan server. Server menjadi satu bagian arsip dari data elektronik

-       Peran jasa kearsipan dalam pembangunan kearsipan melalui PP nomor 63 tahun 2014 tentang jenis dan tarif atas jenis penerimaan Negara bukan pajak yang berlaku pada ANRI menyediakan jasa penataan arsip dan jasa penyimpanan arsip, pembuatan system kearsipan (tata naskah dinas, klasifikasi, JRA) serta pembuatan aplikasi kearsipan;

-       Di KESDM, Pusat jasa kearsipan ANRI telah menjalin kerjasama penyimpanan dengan Ditjen Migas, dan jasa penataan di biro Hukum KESDM