Registrasi surat investasi

A. Persoalan

Apakah surat investasi yang telah dilimpahkan kepada PTSP Pusat masih harus dilakukan pencatatan oleh Ditjen Migas?

B. Praanggapan

Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang telah dilaksanakan adalah sebagai berikut:

1. Peraturan menteri ESDM nomor 23 tahun 2015 tentang pendelegasian wewenang pemberian perizinan bidang minyak dan gas bumi dalam rangka pelaksanaan pelayanan terpadu satu pintu kepada kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal;

2.    Keputusan Dirjen Migas tentang penunjukkan pejabat/pegawai penugasan di BKPM;

3.    Standar Operasi Prosedur yang berlaku di Ditjen Migas.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang mempengaruhi adalah dokumen permohonan perijinan diajukan ke kepala BKPM sebagai PTSP Pusat. Bersadasarkan pendelegasian wewenang tersebut, dokumen perijinan menjadi kewajiban PTSP Pusat dalam hal pengelelolaan (pencatatan dan pendokumentasian).

D. Analisis

Pemecahan atau cara bertindak yang pertama adalah melakukan pencatatan surat terhadap formulir checklist yang diterbitkan oleh PTSP pusat pada saat dokumen tersebut sampai ke Ditjen Migas. Yang kedua adalah menyampaikan formulir checklist melalui surat.

E. Simpulan

Kesimpulan telaahan ini adalah pejabat/pegawai yang ditugaskan di BKPM melaksanakan tugasnya dengan sistem kerja BKPM sebagai PTSP Pusat.  Ditjen migas sudah tidak lagi mencatat dan memberikan nomor terhadap dokumen perijinan yang telah dilimpahkan.

F. Saran

Pencatatan formulir checklist yang disampaikan oleh PTSP Pusat ke Ditjen Migas dilaksanakan secara terpusat melalui aplikasi surat di tata usaha Ditjen Migas. Hal tersebut untuk mempermudah penelusuran dokumen perijinan dan penyusunan dokumentasi jumlah perijinan.

Arsiparis Pelaksana Lanjutan

Pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas ke-7

I.          PENDAHULUAN

Definisi pengelolaan menurut Kamus Bahasa Indonesia adalah menyelenggarakan, mengendalikan, atau mengurus, Pengelolaan arsip dapat mempunyai arti menyelenggarakan kearsipan, mengurus arsip, dan mengendalikan pertumbuhan arsip. Kegiatan pengelolaan arsip dapat berisi tentang pemberkasan, input data, deskrepsi, penataan, pembuatan daftar, mengolah data, scanning, upload pdf, pemilahan arsip dan non arsip, pengelompokkan berdasarkan klasifikasi, pemindahan dari unit kerja ke unit kearsipan, pengangkutan dari ruang olah ke ruang simpan, pengurutan boks, labeling boks.

Kegiatan mengurus arsip diperlukan perbandingan yang ideal antara petugas atau dan jumlah arsip. Menurut perhitungan bahwa setiap tahunnya, satu petugas  dapat menghasilkan mengurus 480 boks arsip dalam satu tahunnya. dengan asumsi 2 boks per hari x 240 hari. Juga dapat mengurus 6.000 data per tahun dengan asumsi 25 data pada tiap harinya.

Kegiatan mengendalikan arsip dilaksanakan dengan melaksanakan peningkatan kepercayaan unit pengolah atas layanan penyimpanan. Ketika unit pengolah tumbuh kepercayaannya, maka mereka akan sadar untuk membuat permohonan pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan. dengan demikian maka akan terjadi penciptaan arsip di unit kearsipan. Arsip tercipta dari hasil pemindahan arsip unit pengolah.

II.          MAKSUD DAN TUJUAN

Mencatatkan capaian bidang kearsipan di Ditjen Migas

III.          WAKTU PELAKSANAAN

Juni sampai dengan Desember 2015

IV.          ISI LAPORAN

Beberapa capaian yang dapat disampaikan antara lain adalah:

1.    Terjadi revisi kapasitas simpan di gedung migas yang semula 1200 boks (bulan mei 2015) menjadi 1600 boks (bulan desember 2015). Hal tersebut karena telah diadakan lemari arsip (roll opeck);

2.    Tumbuhnya kesadaran dari unit untuk menyampaikan pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan melalui nota dinas. Sampai dengan bulan desember 2015 tercatat 13 unit pengolah yang memohon untuk dapat memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan;

3.    Membaiknya tingkat kepercayaan pejabat dan pegawai mengenai layanan kearsipan. hal tersebut ditandai dengan sudah menipisnya stigma bahwa jika arsip masuk ke unit kearsipan akan susah untuk dicari kembali;

4.    Terselenggaranya rapat – rapat kearsipan dengan pemilihan tema antara lain, pemindahan arsip ke pusat arsip KESDM, Bimbingan teknis penyimpanan arsip dalam perspektif pemeriksaan, penyusunan SOP Kearsipan, kunjungan ke Kantor Arsip UI dan Kantor Arsip Kabupaten Sleman;

5.    Diteruskan kerjasama penyimpanan arsip inaktif dengan lembaga penyedia jasa penyimpanan telah memberikan solusi untuk penyimpanan arsip sebanyak 3500 boks;

6.    Optimalisasi penyimpanan arsip yang dititipkan di pusat arsip KESDM. Hal tersebut dilakukan dengan memindahkan ke ruang arsip lantai 10 di gedung migas;

7.    Berperan serta dalam proses pengumpulan koleksi arsip permanen energi dan sumber daya mineral yakni berhasil dipindahkannya dokumen UKL dan UPL migas ke Pusat Arsip KESDM.

V.          PENUTUP

Demikian laporan pemantauan pengelolaan arsip ke tujuh disusun sebagai bukti pelaksanaan pekerjaan arsiparis. 

Penyeleksian Arsip yang akan disusutkan

Latar belakang

Kearsipan sebagai tata kelola terhadap bentuk komunikasi dan transaksi pelaksanaan kegiatan pemerintahan, dituntut untuk dapat menjamin ketersediaan arsip.

Bukti jalannya pemerintahan dapat ditunjukkan dengan adanya data arsip yang dikelola. Bukan hanya menunjukkan berapa banyak data arsip serta kuantitas boks arsip dalam satuan ukur meter linear, namun meninggalkan pula alur cerita tata kelola dalam kearsipan.

Sesuai dengan peraturan menteri PAN dan RB Tahun 2009 tentang arsiparis dan angka kreditnya kegiatan “penyeleksian arsip yang akan disusutkan” merupakan penggambaran kondisi arsip yang akan disusutkan.

Sindiran bahwa kondisi kearsipan di Indonesia masih dalam tataran perdebatan pengelolaan, tak menyurutkan dalam aktifitas arsiparis. Mau tak mau arsiparis melaksanakan aktifitas sesuai dengan rincian butir kegiatan sebagaimana aturan yang berlaku.

Maksud dan tujuan:

Maksud dan tujuan antara lain menciptakan daftar arsip yang diusulkan musnah, daftar arsip yang disimpan, daftar arsip yang dipindahkan. Selain itu juga menciptakan dampak baik yakni menjaga ruang kerja yang kondusif (tidak terpenuhi dengan tumpukan arsip).

Waktu pelaksanaan

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan selama tahun 2015.

Isi laporan

Pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan Ditjen Migas selama tahun 2015 sebagaimana tabel di bawah ini;

No	Unit kerja	Keterangan	Kelompok
1	Sekretariat DJM	disimpan oleh sekretariat DJM, berupa copy surat masuk	Dikelompokkan kedalam masalah ketatausahaan
2	Investasi migas	Pengukuran kemampuan usaha penunjang bidang migas (SKUP)	Inisial DMBI
3	Pemberdayaan potensi dalam negeri	Berkas perijinan impor barang untuk kepentingan industri migas dan ijin mempekerjakan tenaga kerja asing migas	Inisial DMBD
4	Standarisasi Migas	Arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi antara lain penyusunan SNI Migas, penerbitan ijin NPT, serta register dan sertifikat juru las	Inisial DMTS
5	Keuangan	Dokumen pembayaran seperti SPM dan SP2D beserta lampirannya	Kelompok dokumen pembayaran terdiri atas pembayaran di atas 200 juta, sampai dengan 200 juta, dan pembayaran melalui bendahara
6	Hukum	Rancangan keputusan menteri terkait kemigasan diharmonisasi oleh hukum	Inisial SDMH
		Kontrak kerjasama “PSC”, TAC,
7	Umum dan kepegawaian	Berisi berkas Daftar usulan Penilaian Angka Kredit Inspektur Migas
8	PPK Jargas 2013, 2014	Laporan pembangunan, pengawasan dan penyusunan dokumen FEED dan DEDC Jaringan Gas Kota
9	Pengangkutan	Ijin usaha pengangkutan	Inisial DMOA
10	PPK Penunjang	Permintaan pengadaan
11	Pokja - Pokja DMO/E/B/T	Dokumen pembuktian pelelangan
12	Niaga migas	Dokumen penerbitan ijin niaga migas	Inisial DMON
13	Penyimpanan migas	Penerbitan ijin penyimpanan migas	Inisial DMOS
14	Keselamatan hilir migas	Data kelengkapan sertifikasi keteknikan hilir migas	Inisial DMTO

Penutup

Sampai dengan akhir tahun 2015, jumlah boks yang disimpan di gedung migas adalah 1.342 boks dan di ruang sewa sebanyak 3.500 boks.