Transformasi arsip konvensional ke elektronik

Implikasi logis kemudahan yang diberikan komputer sebagai mesin adalah adanya duplikasi yang berlebihan. Ketika birokrasi pemerintah masih menggunakan mesin tik manual sebagai sarana dalam pembuatan dokumen kerja, kehati hatian diharapkan agar tidak mengetik secara berulang. Masa pemanfaatan teknologi informasi komputer membawa fenomena baru yang disebut dengan “gunung arsip”. Teknologi menjadi era yang tidak bisa tidak untuk dimanfaatkan sebagai sarana dan alat dalam setiap sendi birokrasi. Untuk itulah diperlukan arsiparis khusus yang memahami pengarsipan arsip elektronik.

Gambaran berikut ini, merupakan catatan catatan yang berkaitan dengan arsip elektronik.

Stigma penggunaan komputer yakni kehilangan otentisitas dan reabilitas Informasi yang terkandung di dalamnya, menjadi hilang ketika semakin banyak orang yang memahami teknologi komputer dan semakin canggihnya teknologi komputer. Hal tersebut juga semakin banyak perangkat hukum yang dapat melegalisasi transaksi secara elektronik. (UU Informasi dan transaksi elektronik). tinjauan aspek legalitas dari para pakar juga telah mendukung keberadaan arsip elektronik

Perkembangan komputer sebagai mesin seperti komputer PC, laptop, notebook, tablet, smartphone menawarkan fasilitas untuk dapat bekerja dengan sistem operasi. Beberapa sistem operasi yang terus berkembang seperti Windows, Android, Linux, Aple menawarkan fitur pengolah data seperti  perhitungan, statistic, presentasi, basis data. Serat optic sampai dengan teknologi wifi dapat dimanfaatkan sebagai sarana mengkomunikasikan data dan dokumen kerja. Bentuk Komputer semakin kecil, mudah dipindah dan dibawa kemana mana, berat komputer yang semakin ringan, harga komputer yang semakin murah. Sistem operasi yang semakin menarik. Jenis multimedia. Sehingga ketergantungan manusia kepada mesin pemroses, pembaca serta pendistribusi sudah tidak menjadi kendala bagi setiap organisasi, setiap keluarga, setiap kelompok masyarakat.

Media simpan nya pun semakin mudah dan murah untuk didapatkan, disket digantikan kemunculan flasdisk, hardisk yang dulunya menyatu di komputer PC atau laptop, sekarang dijual terpisah (hardisk eksternal). CD, DVD semakin berkembang dan memberikan kemudahan dalam menyimpan. Kapastitasnya pun semakin hari semakin besar, ukuran mega byte diganti dengan giga byte sampai dengan ratusan sampai dengan ukuran tera. Dan itu pun mudah dan murah untuk didapatkan.

Tenaga pemberi hidup mesin tersebut juga dibilang mudah untuk di dapatkan. Tenaga listrik dari perusahaan listrik  dan dari tenaga genset (sebagai back up ketika listrik dari perusahaan listrik mati). Batre laptop mampu menyimpan listrik dan mampu menghidupkan lebih dari 3 jam. Mesin penampung listrik dahulu berupa aki basah dan kering, sekarang adanya power bank untuk penyimpan daya listrik.

Serangan virus dan dan manusia yang jail mampu diproteksi dengan anti virus dan pengamanan baik berupa password dan user id sampai dengan pengaman sidik jari. Data yang hilang dapat dimunculkan kembali dan dapat dibackup baik secara system otomatis maupun memakai perangkat lunak, pengangkat data yang hilang.

Terdapat 2 pembedaan mendasar dari pemahaman arsip elektronik. Arsip elektronik yang secara proses penciptaan dan penggunaan mempergunakan mesin sebagai contoh email, sms, . Yang kedua adalah arsip elektronik atau biasa disebut dengan arsip digital yakni arsip yang dialihmediakan dengan mesin pemindai yang semula bentuk kertas ke dalam bentuk yang dapat dibaca, didistribusikan dan disimpan dalam komputer.

Agenda setting mengenai e-government menjadi pembahasan dan diimplementasikan pada program kerja yang diterapkan di bidang administrasi pemerintahan. Kemunculan panduan manajemen dokumen elektronik oleh depkominfo, TNDE oleh KemenPAN dan RB, LPSE oleh LKPP, JDIH, e-Office menjadi contoh nyata bahwa arsip elektronik akan menjadi tren dari jenis arsip di masa mendatang. Era kebanjiran arsip konvensional (media kertas) akan tergantikan menjadi arsip elektronik.

Dibidang pengadaan barang dan jasa pemerintah pun, di tahun 2013 ini dokumen administrasi dan dokumen teknis sebagai persyaratan mengikuti tender telah dialihmediakan menjadi arsip digital/elektronik. Persyaratan dikirim via website (dilakukan pengunggahan ke sistem pengadaan secara elektronik)

Backup data SuratPerintah Pencairan Dana (SP2D) yang dilaksanakan di kantor pelayanan Keuangan Negara (KPKPN) dapat diunggah di aplikasi KPKPN. Produk produk hokum mulai dari Undang undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan menteri, Keputusan Presiden, dialihmediakan dan disimpan di hosting hosting yang dapat diakses melalui website.

Kewajiban autentikasi sebagaimana disebut dalam pasal 49 PP nomor 82 tahun 2012 adalah memberi tanda pada arsip yang dialihmediakan. aspek legalitas. 

Pelimpahan Menteri ESDM kepada Dirjen Migas

Sebagai pimpinan organisasi, seorang menteri dibantu oleh para pejabat level pelaksana kebijakan. Pembantu Menteri ESDM yakni Wakil menteri ESDM ( Widjajono Partowidagdo Rudi Rubiandini Susilo Siwo Utomo ) pejabat eselon I yakni direktur jenderal dan kepala badan, Dalam rangka memperlancar tugas, seorang menteri melimpahkan sebagian kewenangan melalui sebuah keputusan menteri. Berikut catatan pelimpahan kewenangan Menteri ESDM kepada Direktur Jenderal Migas.

1.     Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 1203K/10/MEM/2009 tanggal 29 April 2009 tentang Pelimpahan Sebagian Wewenang Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral di Bidang Minyak dan Gas Bumi. Dokumen bertanda tangan Atas nama Menteri, Direktur Jenderal mengeluarkan Surat Keputusan Pemenang Lelang Penawaran Langsung wilayah kerja GMB

2.  Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1272.K/03/MPE/1996 tentang pelimpahan wewenang Menteri Pertambangan dan Energi kepada Dirjen Migas dalam hal persetujuan penyisihan Wilayah Kerja. atas nama Menteri ESDM Direktur Jenderal memberikan persetujuan penyisihan sebagian Wilayah Kerja dimaksud kepada KKS dan BPMIGAS dengan mengacu berita acara serah terima data fisik

     PERATURAN MESDM NOMOR 5 TAHUN 2012 TENTANG TATA CARA PENETAPAN DAN PENAWARAN WILAYAH KERJA MIGAS NON KONVENSIONAL

3.    Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi  No. 1024.K/30/MPE/2000 tanggal 30 Mei 2000 Pelimpahan Wewenang Sebagian Wewenang Menteri Pertambangan dan Energi Kepada Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi Dalam Pelaksanaan Kontrak Bagi Hasil dan Kontrak Kerja Sama Lainnya di Bidang Pertambangan Minyak dan Gas Bumi. a.n. Menteri ESDM Direktur Jenderal memberikan persetujuan alih interest kepada perusahaan non affiliasi/afiliasi dimaksud kepada KKKS dan BPMIGAS

4.  Peraturan Menteri  Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor: 007 Tahun 2005 tentang  Persyaratan dan Pedoman Pelaksanaan Izin Usaha dalam Kegiatan Usaha Hilir Minyak dan Gas Bumi;

      PERATURAN MENTERI ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL NOMOR:  16  TAHUN  2011  TENTANG KEGIATAN PENYALURAN BAHAN BAKAR MINYAK

5.   Permen Energi dan Sumber Daya Mineral No. 2808.K/20/M.EM/2006 Tentang Standar dan Mutu (spesifikasi) Pelumas Yang Dipasarkan di Dalam Negeri

6. Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 06P/0746.M,PE/1991 Tentang Pemeriksaan Keselamatan Kerja Atas Instalasi, Peralatan dan Teknik yang dipergunakan dalam pertambangan Minyak dan Gas Bumi dan pengusahaan Sumber Daya Panas Bumi

7.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral  Nomor  27  Tahun 2008   tanggal  22 Agustus 2008 tentang Kegiatan Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi

8. KepMen ESDM Nomor: 1088.K/20/MEM/2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pembinaan, Pengawasan, Pengaturan dan Pengendalian Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi dan Kegiatan Usaha Hilir Minyak dan Gas Bumi.

9.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 037 Tahun 2006 tentang Tatacara Pengajuan Rencana Impor dan Penyelesaiannya Barang Yang Dipergunakan untuk Operasi Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi.

10. Keputusan Menteri ESDM No. 1454K/30/MEM/2000 tentang Pedoman Teknis Penyelenggaraan Tugas Pemerintahan Di bidang Minyak dan Gas Bumi

11. Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 2280.K/05/MEM/2007 tanggal 24 Agustus 2007 tentang Koordinasi Antar Unit Di Lingkungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral dalam Penanganan Dialog/Kerjasama Luar Negeri

12. Permen Pertambangan dan Energi No. 05/P/M/PERTAMB/1977 tentang Kewajiban Memiliki Sertifikasi Kelayakan Konstruksi untuk Platform Minyak dan Gas Bumi di Daerah Lepas Pantai

13. Kepmen Pertambangan dan Energi No. 300.K/38/M.PE/1997 tentang Keselamatan Kerja Pipa penyalur Minyak dan Gas Bumi

14. Permen Energi dan Sumber Daya Mineral No. 045 tahun 2006 tentang Pengelolaan Lumpur Bor, Limbah Lumpur dan Serbuk Bor Pada Kegiatan Pengeboran Minyak dan Gas Bumi; dan

Klasifikasi Arsip (masalah) Pertambangan dan Energi1984

Menteri Pertambangan Soebroto
didampingi Dirjen Migas Wijarso
 pada sidang OPEC. 1980 di Bali

Aturan yang terkandung dalam prinsip kearsipan yakni principel of provenance, arsip seyogyanya dikembalikan kepada unit pencipta. Klasifikasi arsip (masalah) di departemen ESDM yang berlaku sebagaimana yang termuat dalam Permen ESDM nomor 056 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan kearsipan disusun sebagaimana aturan prinsip kearsipan termaksud (belom terdapat produk yang lebih baru). 

Klasifikasi arsip tersebut mencerminkan unit kerja “Departemen Pertambangan Energi” . Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1092 Tahun 1984 tentang Organisasi dan Tata Kerja Depertemen ESDM. Masalah Pertambangan dan energi dibingkai dengan nomenkelatur sebagaimana organisasi telah mengaturnya. Ketika eselon II menjadi Level 1 (masalah) maka untuk level 2 (sub masalah) dicerminkan dari eselon III. Hal tersebut ,masalah pencerminan level 2 dan 3 yakni level eselon II dan III. 

Sejarahnya, sebelum berubah menjadi Depertemen Energi dan Sumber Daya Mineral (sampai dengan tahun 2009), nama depertemen adalah Pertambangan dan Energi. Salah satu menteri yang memimpin depertemen ini adalah Bapak Susilo Bambang Yudoyono (Presiden RI Periode 2004 - 2009 dan Periode 2009 – 2014) pada masa pemerintahan Megawati.

Melalui Keputusan Presiden nomor 44 tahun 1974 tentang pokok pokok Organisasi Departemen , Kepres No. 45/M Tahun 1983 tentang Pembentukan Kabinet Pembangunan IV dan Keputusan Presiden nomor 15 tahun 1984 tentang susunan organisasi departemen maka dirumuskanlah kedudukan, tugas, fungsi dan susunan tata kerja unit – unit organisasi di lungkungan depertemen Pertambangan Energi. Perumusan tersebut melalui sebuah keputusan yang disyahkan oleh Menteri Pertambangan dan energi yang mendapat persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara pada tanggal 24 Oktober tahun 1984. Menteri Pertambangan yakni bapak Subroto menandatangai pada tanggal 5 Nopember 1984 dengan Nomor 1092 Tahun 1984.

Menteri dibantu oleh pejabat eselon I di lingkungan Departemen Pertambangan dan Energi. Pejabat eselon I tersebut yakni Sekretaris Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktur jenderal Pertambangan Umum, Direktorat Jenderal Geologi dan Sumber Daya Mineral, Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi, dan Direktur Jenderal Listrik dan Energi dan Terbarukan.

Matrik nomenkelatur jabatan di Departamen Pertambangan Energi yang menunjukkan fungsi Substantif Pertambangan dan energi menjadi dasar penyusunan klasifikasi arsip (subyek). Terdapat 34 unit kerja eselon II dan 165 unit kerja eselon III. 

Level	MASALAH
Eselon I	I. Pertambangan Umum	2. Geologi dan Sumber Daya Mineral	3. Minyak dan Gas Bumi	4. Listrik dan energi dan terbarukan
Eselon II	Pertambangan	Sumber Daya Mineral	Eksplorasi dan Produksi Migas	Pembinaan Program Kelistrikan
	Pembinaan Pengusahaan Pertambangan	Geologi tata lingkungan	Eksplorasi dan produksi Panas Bumi	Pembinaan Pengusahaan Kelistrikan
	Batubara	Vulkanologi	Teknik Pertambangan Migas	Pengembangan energi baru
			Pembinaan Pengusahaan Migas
Eselon III	Perijinan Pertambangan	Ekplorasi Mineral Logam	Eksplorasi dan Eksploitasi Migas	Pengaturan Jasa penunjang kelistrikan
	BImbingan Pertambangan	Eksplorasi Mineral Industri dan batuan	Pemurnian, pengolahan dan Pengangkutan Minyak bumi	Standarisasi kelistrikan
	Pengamanan Teknis	Eksplorasi Batubara dan Gambut	Pemurnian, pengolahan dan Pengangkutan Gas Bumi	Teknik Pengusahaan kelistrikan
	Keselamatan Kerja Perta	Geofisika dan Pemboran eksplorasi	Anggaran, pungutan dan Pemasaran Migas	Analisa pembeayaan kelistrikan
	Konservasi	Geokomia dan Informasi Mineral	Penataan Usaha Migas	Bina Program energy baru
	Produksi dan Pengembangan	Hidro Geologi tata lingkungan	Eksplorasi dan Eksploitasi Panas Bumi	Bina usaha energy baru
	Teknik dan Logistik	Geologi Teknik tata lingkungan	Anggaran, Pungutan dan Pemasaran Panas Bumi	Konversi energy baru
	Penanaman modal	Geologi Lingkungan Perkotaan dan daerah	Penataan Usaha Pansa Bumi	Energy pedesaan
	Analisa Pemasaran	Pemboran, Pemeliharaan Peralatan dan Geofisika	Penelaahan Migas dan Panas bumi
	Pembinaan tenaga Kerja	Analisa, dokumentasi dan Pengolahan data	Keselamatan Kerja Eksplorasi dan eksploitasi
	Bina usaha Batubara	Pegamatan Gunung Api	Keselamatan Kerja Pemurnian, Pengolahan, pengangkutan dan Pemasaran
	Evaluasi dan Pengembangan batubara	Pemetaan gunung Api	Klaibrasi Alat ukur
	Pemanfaatan dan tata lingkungan batubara	Inventarisasi Panas Bumi	Pembinaan Tenaga Kerja
		Analisa Gunung Api	Evaluasi Teknologi Peralatan
		Penyuluhan dan Dokumentasi	Perijinan dan Apresiasi
			Standarisasi Peralatan
			Bina usaha jasa Penunjang
			Pengolahan Informasi data