Implikasi logis
kemudahan yang diberikan komputer sebagai mesin adalah adanya duplikasi yang
berlebihan. Ketika birokrasi pemerintah masih menggunakan mesin tik manual
sebagai sarana dalam pembuatan dokumen kerja, kehati hatian diharapkan agar
tidak mengetik secara berulang. Masa pemanfaatan teknologi informasi komputer membawa
fenomena baru yang disebut dengan “gunung arsip”. Teknologi menjadi era yang
tidak bisa tidak untuk dimanfaatkan sebagai sarana dan alat dalam setiap sendi
birokrasi. Untuk itulah diperlukan arsiparis khusus yang memahami pengarsipan
arsip elektronik.
Gambaran berikut ini,
merupakan catatan catatan yang berkaitan dengan arsip elektronik.
Stigma penggunaan
komputer yakni kehilangan otentisitas dan reabilitas Informasi yang terkandung di
dalamnya, menjadi hilang ketika semakin banyak orang yang memahami teknologi komputer
dan semakin canggihnya teknologi komputer. Hal tersebut juga semakin banyak
perangkat hukum yang dapat melegalisasi transaksi secara elektronik. (UU Informasi dan transaksi elektronik). tinjauan aspek legalitas dari para pakar juga telah mendukung keberadaan arsip elektronik
Perkembangan komputer
sebagai mesin seperti komputer PC, laptop, notebook, tablet, smartphone
menawarkan fasilitas untuk dapat bekerja dengan sistem operasi. Beberapa sistem
operasi yang terus berkembang seperti Windows, Android, Linux, Aple menawarkan
fitur pengolah data seperti perhitungan,
statistic, presentasi, basis data. Serat optic sampai dengan teknologi wifi
dapat dimanfaatkan sebagai sarana mengkomunikasikan data dan dokumen kerja. Bentuk
Komputer semakin kecil, mudah dipindah dan dibawa kemana mana, berat komputer yang
semakin ringan, harga komputer yang semakin murah. Sistem operasi yang semakin
menarik. Jenis multimedia. Sehingga ketergantungan manusia kepada mesin
pemroses, pembaca serta pendistribusi sudah tidak menjadi kendala bagi setiap
organisasi, setiap keluarga, setiap kelompok masyarakat.
Media simpan nya pun
semakin mudah dan murah untuk didapatkan, disket digantikan kemunculan
flasdisk, hardisk yang dulunya menyatu di komputer PC atau laptop, sekarang
dijual terpisah (hardisk eksternal). CD, DVD semakin berkembang dan memberikan
kemudahan dalam menyimpan. Kapastitasnya pun semakin hari semakin besar, ukuran
mega byte diganti dengan giga byte sampai dengan ratusan sampai dengan ukuran
tera. Dan itu pun mudah dan murah untuk didapatkan.
Tenaga pemberi hidup
mesin tersebut juga dibilang mudah untuk di dapatkan. Tenaga listrik dari
perusahaan listrik dan dari tenaga
genset (sebagai back up ketika listrik dari perusahaan listrik mati). Batre
laptop mampu menyimpan listrik dan mampu menghidupkan lebih dari 3 jam. Mesin
penampung listrik dahulu berupa aki basah dan kering, sekarang adanya power
bank untuk penyimpan daya listrik.
Serangan virus dan
dan manusia yang jail mampu diproteksi dengan anti virus dan pengamanan baik
berupa password dan user id sampai dengan pengaman sidik jari. Data yang hilang
dapat dimunculkan kembali dan dapat dibackup baik secara system otomatis maupun
memakai perangkat lunak, pengangkat data yang hilang.
Terdapat 2 pembedaan
mendasar dari pemahaman arsip elektronik. Arsip elektronik yang secara proses
penciptaan dan penggunaan mempergunakan mesin sebagai contoh email, sms, . Yang
kedua adalah arsip elektronik atau biasa disebut dengan arsip digital yakni
arsip yang dialihmediakan dengan mesin pemindai yang semula bentuk kertas ke
dalam bentuk yang dapat dibaca, didistribusikan dan disimpan dalam komputer.
Agenda setting
mengenai e-government menjadi
pembahasan dan diimplementasikan pada program kerja yang diterapkan di bidang
administrasi pemerintahan. Kemunculan panduan manajemen dokumen elektronik oleh depkominfo, TNDE oleh KemenPAN dan RB, LPSE oleh LKPP, JDIH, e-Office menjadi contoh
nyata bahwa arsip elektronik akan menjadi tren dari jenis arsip di masa
mendatang. Era kebanjiran arsip konvensional (media kertas) akan tergantikan
menjadi arsip elektronik.
Dibidang pengadaan
barang dan jasa pemerintah pun, di tahun 2013 ini dokumen administrasi dan
dokumen teknis sebagai persyaratan mengikuti tender telah dialihmediakan
menjadi arsip digital/elektronik. Persyaratan dikirim via website (dilakukan
pengunggahan ke sistem pengadaan secara elektronik)
Backup data SuratPerintah Pencairan Dana (SP2D) yang dilaksanakan di kantor pelayanan Keuangan
Negara (KPKPN) dapat diunggah di aplikasi KPKPN. Produk produk hokum mulai dari
Undang undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan menteri, Keputusan Presiden,
dialihmediakan dan disimpan di hosting hosting yang dapat diakses melalui
website.
Kewajiban autentikasi sebagaimana disebut dalam pasal 49 PP nomor 82 tahun 2012 adalah memberi tanda pada arsip yang dialihmediakan. aspek legalitas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar