Mushola bagian 7

Beberapa warga di Perumahan Villa Tanah Baru nampak lebih religius seiring keberadaan Mushola. Kebutuhan warga dalam menegakkan kewajiban lima waktunya secara berjamaah dapat terfasilitasi tanpa harus keluar perumahan. Pun tadi malam, pertemuan beberapa bapak dengan ustadz Tedi.

Sabtu 3 Agustus 2019, melalui kesepakatan dari keinginan untuk memperbaiki bacaan Al Qur’an, terbentuk suatu forum yang positif. Forum kajian cara membunyikan huruf demi huruf sesuai dengan makhrojnya. Interaksi dalam suatu pertemuan yang mengulas ilmu tajwid. Belajar dan mengajari untuk menggapai keberkahan dari sang Pencipta.

Meski masih pertemuan perdana, semangat 🔛🔥menggapai predikat insan yang lebih mengabdi, tersimpan di benak para bapak yang hadir malam itu. Bapak2 VTB Ade Akhyar, Baderi, Bayu S, Anwari, Gagah, Ibnu, Maradona, Nurul, dan Syamsudin duduk bersila membentuk lingkaran demi suatu tuntutan mulia.

Hikayat VTB akan menceritakan kehidupan pada memori komunitas warga level RT. Lepas Ramadhan 2019 yang nyaris satu bulan sebagai momentum pendidikan keagaman, merengkuh kesadaran ilahiah. Setelah kurang dari sebulan berjalan taman pendidikan baca Al Quran untuk anak anak, kini saatnya forum untuk para kepala keluarga.

Sadar saat metode tumbuh kembang secara bersama antara orang tua dan anak menjadi pilihan lebih baik, maka saat orang tua medalami hitam dan putih nya realitas informasi, termasuk dalam mengaji.

Penulis mengakhiri tulisan ini dengan harapan agar terus dapat mengikuti prosesi pengkondisi lebih mengabdi berbasis komunitas level RT. Kebersamaan pemukiman Villa Tanah Baru untuk manusia yang lebih bermanfaat.

Mushola bagian 6

Mushola VTB
Dulunya taman, kini berdiri bangunan. Taman dengan rumput gajah mini menghampar menyejukkan pandangan. Bukan hanya saya, burung pipit pun tak segan hinggap di rerumputan.

Taman menjadi pemandangan yang asyik di kala lewat pulang maupun pergi. Terkadang berhenti untuk menikmati nuansa taman di pagi atau kala terbenamnya mentari. Sebatang rokok dan bau rumput mengiringi. Nikmatnya alam meski berukuran mini. Terlebih kala akhir pekan, tak jarang mengajak si bayi (dipta/Thole) yang baru saja bisa merangkak belajar berdiri.

Indahnya taman bergegas pergi. Gangguan ilalang menjadi penghalang taman yang asri. Belum lagi terpaan musim yang berganti. Berhentinya hujan, membuat taman terlihat suram dan tak mempesona lagi.

Kran air di depan rumah dekat dengan taman, sering menjadi pelampiasan. Ember demi satu ember dibagikan meski tak merata untuk taman. Membuka kran air di kala subuh hingga akhirnya terbius untuk mengebor sumur dengan bantuan bang Naiman.

Dulu taman kini menjadi bangunan. Warna karpet hijau terlihat asri dan tidak kalah dengan rerumputan. Ruku dan sujud di bulan Ramadhan. Lanjut lima waktu meski saat liburan. Menjadi awal metamorfosa taman Allah Tuhan sekalian alam.

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/11/280/

Bertubi tubi uluran sumbangan sampai dengan ratusan jutaan. Mengiringi berdiri mushola bangunan yang berdiri di atas taman. Kerelaan warga Villa Tanah Baru yang berbentuk perumahan. Menjelma kekuatan swadaya tanpa tekanan.

Sehari menjelang datang tahun dua kosong satu sembilan, dimulai penggalian tanah untuk fondasi cakar ayam. Saat tiang pancang sudah tertanam, seorang warga mempertanyakan. Kapan warga menjalin kesepakatan, itu taman kok akan menjadi bangunan???

Silahkan menengok hasil pertemuan bulanan, dimana senantiasa tertinggal catatan. Itu jawabku untuk tetap bertahan. Bahwa telah direncanakan, didengarkan warga dalam pertemuan bulanan.

Jika akan dianggapnya salah, terus maju meski harus pasrah. Seorang warga tersebut terus saja menyampaikan ketidak setujuan, meski fondasi telah tertanam. Namun setelah menjadi bangunan, tiada lagi yang berani menyalahkan.

Semoga menjadi sarana penghambaan, menjadikan wilayah bermukim yang terbina kerukunan. Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/27/tingkat-kebahagiaan-warga/

Berikut Update Infaq Mushola di VTB sampai dengan hari Kamis,13 Juni 2019
Infaq Uang : Rp. 152.844.500
Infaq barang : 12.652.000,-
Jml pembelanjaan: Rp.135.662.000
Saldo uang Rp.18.182.500

DAFTAR INFAQ
Pratama Persada: 15.000.000, G. Eko Saputro(D6) 10.492.000, PT. MN. Investama (Relasi Bp. Suwandi): 10.000.000, Abdul Haris Semendawai: 10.000.000, Nurul Muhamad: 10.000.000, KOTAK AMAL TARAWIH2019: 9.104.500, Hj. Normawati (Ibunda Irwan): 7.000.000, Baderi(B3) 7.000.000, Hadi Suprayitno(G1): 6.000.000, H. Imron (T.B. bintang Jaya): 5.850.000 (60 btg kanal C baja ringan, 50 btg reng baja), , Suwandi(C3): 4.000.000, Adiknya Suwandi : 4.000.000, Afrian Jowan P(H7) : 3.242.000 (1 jt uang dan bentuk TOA &kipas angin), Kader PKS seTanah Baru: 3.000.000, Endang G2: 2.500.000, H.Suryadi(D9): 2.420.000 (hebel dan semen), Pegawai LPSK (Relasi Bp.Dawai): 2.250.000, Gagah Pramada(F6) 2.203.000,Aan Mardian : 2.120.000 (semen 20 sak 1 jt), Hamba Allah E7: 2.000.000, Bayu Suryono Hadi(C6): 2.000.000, Krestiana Evelyn(H6): 2.000.000, Patmawati (Ibunda Erna F6): 2.000.000, Ifa Rufaida(kakanda Irwan): 2.000.000, Bogi (E1): 2.000.000, PT Multi Consulting Utama (Relasi Bp. ade): 1.500.000, Hamba Allah( F7): 1.500.000, Habib Salim : 1.475.000, Alm.Radjiyem(Ibunda Ibnu): 1.300.000, NN (teman Rusdan): 1.250.000, Ibnu F1: 1.200.000, Arisan ibu2 blok FGH : 1.100.000, Jawahirul Ade Ahyar: 1.000.000, Ari Cahyo(H8): 1.000.000, Roesdan(F3): 1.000.000, Agus(G4): 1.000.000, Wahyuni(ibunda Agus): 1.000.000, Zidane: 1.000.000, H. Apriyanto: 1.000.000, , Rayhan (C3): 1.000.000, Maradona: 1.000.000, Irvan Ardiansyah (B10): 1.000.000, Nasywa(H6): 1.000.000, Pradipta (H6): 1.000.000, Rosnaetti (E3): 1.000.000, H. Anwari: 1.000.000, , Hamba Allah D5: 1.000.000, Nurdin: 1.000.000, Fatimatuzzahra (H6): 1.000.000, Wiyono Kanopi (relasi Bp.Rusdan): 1.000.000 (bentuk jasa tukang), NN blok D: 1.000.000, Jamaah masjid al ikhlas gd. Migas: 1.000.000, Aniswatul M.: 1.000.000, Hamba Allah F4: 700 rb, Romli(G6): 500 rb Ahmad Afandi (kakak Bp. Ade): 500 rb, Juhani : 500 rb Hamba Allah (saudara suwandi): 500 rb, Totok: 500 rb, Habib Asy Asy’ari (relasi puryanto security): 500.000, Hamba Allah: 500 rb, Sulani Kanopi: 500 rb, Ika Sri Martiani (kakanda Bogi): 500 rb, Hamba Allah : 350 ribu, H. Syamsudin : 320 ribu, H.A.: 300 ribu, Bu Yanti C9 : 300 ribu, Hari Susilo BNI (temen Irwan) : 300 ribu, H. A.: 300 rb, H.A. blok C: 250 ribu, H.A.: 200 rb. Bu ari (H5): 250 ribu, H.A. : 200 ribu

Mushola bagian 5

Jika tahun 2016 adalah tahun dimana dimulai adanya ketua RT 10 pada kelurahan Tanah baru kecamatan Beji Depok Jawa Barat, maka tahun 2019 merupakan tahun dimulai di bangun suatu mushola dimana pada tanggal 5 Mei 2019 dipergunakan untuk sholat berjamaah.

Momentum ramadhan yang merupakan madrasah bagi pembinaan nilai nilai keagamaan di manfaatkan oleh warga VTB. Setidaknya terdapat gambaran dari dua kali pemberitahuan oleh ketua RT yang ditujukan kepada warga melalui WAG yaitu:

PEMBERITAHUAN KEDUA ☝
Mohon izin share
Assalamu’alaikum
Alhamdulillah tiga 🌛🌟 petang menuju malam, pelaksanaan kegiatan ramadhan di Perumahan Villa Tanah Baru berlalu dengan baik. Atas nama RT 10 kami mengucapkan terimakasih atas kesediaan bapak bapak , sebagai imam, petugas kultum. Terimakasih pula kepada anak2 👭 kita yang bersemangat sebagai petugas adzan, petugas MC. Tak lupa kepada Ibu2 yang berkenan menyediakan hidangan takjil buka puasa.
Untuk lebih menghangatkan suasana berbuka, jika posisi saat menjelang buka puasa di Perumahan Villa Tanah Baru, kami mengajak bapak2 dan remaja untuk dapat sekedar berbuka bersama dg takjil yang tersedia di Mushola Al Ukhuwah.
Semoga semakin menghangatkan suasana kekeluargaan dan rasa persaudaraan dengan momentum saat saat menjelang dan berbuka puasa bersama.
Wassalamu’alaikum

PEMBERITAHUAN KEDUA
Mohon izin share
Assalamu’alaikum
Puji Syukur kehadirat Allah, Kegiatan Ramadhan di RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru sampai dengan petang yang ke enam berjalan dengan lancar. Bersama ini, kami sampaikan rasa penghargaan kepada warga muslim Bapak,Ibu,Anak2 yang telah memberi atensi kegiatan menjelang petang dan menjelang malam.
✨✨ Menjelang Petang
Sungguh suatu kebahagiaan jika dapat berkumpul untuk hadir dan bersama saat menjelang tanda waktu buka puasa untuk memaknai kebaikan atas perkenankan donatur takjil secara bergantian.
✨✨ Menjelang Malam
Suara 🔊 bacaan 📖 Tadarus Al Qur’an secara bergantian menandai Perumahan Villa Tanah Baru dg keberadaan Mushola memaknai Bulan dimana pertama kali diturunkan Kalam Ilahi.
Kami masih berharap perkenan seluruh warga muslim di RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru berkenan memberikan atensi Kegiatan menjelang petang dan malam.
Demikian, terimakasih
Salam RT 10

Enam puluh empat jumlah 🏡🏡 atau kavling terbagi menjadi delapan blok dengan penamaan huruf A s.d. H dengan mayoritas keluarga 👨👦👧👩👴👵 muslim telah mempunyai mushola sebagai pusat kegiatan keislaman. Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/10/mushola-di-villa-tanah-baru-2/?preview=true

Semoga menjadi lingkungan pemukiman yang kondusif bagi tumbuh kembang nilai sosial keagamaan yang mengakar dari keluarga. Terus berharap mushola di Perumahan Villa Tanah Baru dapat terus berkembang dimana Update Infaq Mushola di VTB sampai dengan hari Sabtu 11 Mei 2019
Infaq Uang : Rp. 116.915.000
Infaq barang : 11.612.000,-
Jml pembelanjaan: Rp.117.877.000
Saldo uang MINUS Rp.962.000
Saldo barang : 60 btg kanal C baja ringan, 50 btg reng baja ringan

DAFTAR INFAQ
G. Eko Saputro: 10.492.000, Pratama Persada: 10.000.000, PT. MN. Investama (Relasi Bp. Suwandi): 10.000.000, Abdul Haris Semendawai: 9.000.000, Nurul Muhamad: 9.000.000, Hadi Suprayitno(G1): 6.000.000 H. Imron (T.B. bintang Jaya): 5.850.000 (60 btg kanal C baja ringan, 50 btg reng baja), Suwandi: 4.000.000, Adiknya Suwandi : 4.000.000, Kader PKS se Tanah Baru: 3.000.000, Endang G2: 2.500.000, H. Suryadi(D9) : 2.420.000 (hebel dan semen),
Afrian Jowan P : 2.222.000 (1 jt bentuk uang dan 1,222 jt bentuk barang), Pegawai LPSK (Relasi Bp.Dawai): 2.250.000, Gagah Pramada(F6) 2.203.000, Hamba Allah E7: 2.000.000, Baderi: 2.000.000, , Bayu Suryono Hadi(C6) 2.000.000, Krestiana Evelyn (H6): 2.000.000, Hj. Normawati (Ibunda Irwan):2.000.000 , PT Multi Consulting Utama (Relasi Bp. ade): 1.500.000, NN (teman Rusdan): 1.250.000, Aan Mardian : 1.120.000 (semen 20 sak), Jawahirul Ade Ahyar: 1.000.000, Ari Cahyo: 1.000.000, , Roesdan: 1.000.000, Agus (G4): 1.000.000, Wahyuni(ibunda Agus): 1.000.000, Zidane: 1.000.000, H. Apriyanto: 1.000.000, Habib Salim : 1.000.000 Rayhan (C3): 1.000.000, Maradona: 1.000.000, Irvan Ardiansyah : 1.000.000, Nasywa (H6): 1.000.000, Pradipta (H6): 1.000.000, Arisan ibu2 blok FGH : 1.100.000, Roesnaetti : 1.000.000, H. Anwari: 1.000.000, Ifa Rufaida(kakanda Irwan): 1.000.000 Hamba Allah D5: 1.000.000, Nurdin: 1.000.000, Fatimatuzzahra (H6): 1.000.000, Wiyono Kanopi (relasi Bp.Rusdan): 1.000.000 (bentuk jasa tukang), NN blok D: 1.000.000, Ibnu F1: 800.000, Hamba Allah F4: 700.000, Romli G6: 500.000, Hamba Allah F7 : 500.000, Ahmad Afandi (kakak Bp. Ade): 500.000, Juhani : 500.000, Hamba Allah (saudara pak wandi) : 500.000, Totok: 500.000, Jamaah mushola al ikhlas gd. Migas: 1.000.000, Habib Asy Asy’ari (relasi puryanto security): 500.000, H. Syamsudin : 320 ribu, Hamba Allah: 300 ribu, Hamba Allah : 200 ribu, Bu Yanti C9 : 150 ribu, Hamba Allah : 350 ribu, Hari Susilo BNI (temen pak irwan) : 300 ribu, hamba allah blok C: 250 ribu, Hamba Allah: 300 rb, Hamba Allah: 200 rb. Bu ari (H5): 250 ribu, Hamba Allah: 500 rb, Sulani Kanopi: 500 rb

Total pembelanjaan per hari Sabtu, Mei 2019 sebesar 118.877.000 dg rincian:
1. Infaq bentuk barang : 3.540.000 ( hebel & semen)
2. Infaq baja ringan 60 & 50 btg reng: 5.850.000
3. Infaq jasa tukang (wiyono kanopi): 1.000.000
4. Infaq barang TOA: 1.222.000
4. Pembelanjaan melalui Bp. Eko : 17.092.000
5. Pembelanjaan melalui Bp. Irwan : 9.260.000
6. Pemasangan Kanopi: 7.000.000
7. Beli keramik 55 dus (lantai) : 3.300.000
8. Beli pasir 1 engkel pada sabtu, 13 april: 680.000
9. Bayar tukang 4 hari ( 10-13 april) : 1.000.000
10. Jasa pasang keramik lantai: 500.000
11. Beli keramik dinding 16 kardus: 1.290.000
12. Tukang Heru sabtu – sabtu 4 Mei: 900.000
13. Tukang Syahril rabu – minggu 5 mei: 750.000
14. Pembelian Karpet 2 roll: 1.850.000
15. Tukang Syahril kernet 8 -11 Mei: 1.000.000
16. Pembiayaan 1 Jan – 22 Maret ( Bp. Nurul) : 73.255.000

Mushola bagian 4

Tahun 2019 ini, bisa dibilang tingkat kebahagiaan warga di 🔛 perumahan Villa Tanah Baru menunjukkan peningkatan dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan keceriaan anak2 yang bermain dan menjalani kegiatan di bulan Mei.

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/20/villa-tanah-baru/?preview=true

Mei 2019 yang bertepatan dengan bulan ramadhan pada tiap sore menjelang petang terlihat bapak ibu serta remaja berkumpul untuk sekedar mencicipi hidangan takjil yang juga memperlihatkan tingkat kebahagiaan. Pun demikian perencanaaan dan pelaksanaan penyediaan takjil oleh ibu2 menjadi pemantik tingkat kebahagiaan karena terselip semangat berbagi menggapai kebaikan dari Sang Pencipta.

Penulis melihat dan merasakan tingkat kebahagiaan dengan rasa takjub. takjub meniti 25 hari akhir akhir ini dan semoga tetap mengarahkan rasa penghambaan kepada sang Khaliq. Ketakjuban itu berasal dari kesediaan seluruh warga atas jadwal kegiatan ramadhan yang tersusun secara sangat sederhana. Jadwal imam, penceramah, donatur takjil di mushola yang baru saja berdiri menyulut aktivitas kemasyarakatan dibungkus nuansa kebersamaan di perumahan Villa Tanah Baru.

Ketakjuban ini saya tulis untuk menyampaikan apresiasi yang setinggi tingginya kepada bapak ibu semua. Bukan dari seorang ketua RT, panggilan untuk menepati jadwal tersebut. Namun panggilan dari hati yang murni sebagai penghuni lingkungan pemukiman yang aman, nyaman, dan tumbuh rasa kebersamaan serta persaudaraan.

Tidak saja sampai di donatur takjil, sejak hari Senin tanggal 6 Mei 2019 di antara sholat isya dan tarawih, bapak2 bergiliran memberikan kuliah keagamaan. Ide dari jadwal yang disusun untuk mewujudkan ramadhan sebagai ajang pendidikan keagamaan Islam di perumahan ini disambut dengan kerelaan dan penuh kesadaran sosial.

Sambutan dari warga yang awalnya agak berat, agak membebani karena harus bergiliran berperan sebagai ustadz, namun menantang untuk mengekspresikan nilai keagamaan.

Gayung pun bersambut, perkataan ketua RT pada malam pertama di forum antara isya dan tarawih disampaikan bahwa nilai nilai agama Islam yang selama ini diidentikan dengan ceramah dari “ustadz” , dapat disampaikan dalam sudut pandang pengalaman dan pengamalan dari tiap warga. Bukan untuk menggurui, namun dapat memberikan perspektif untuk menginspirasi sesama warga di perumahan VTB tercinta.

Ajakan tersebut diterima dengan kerelaan bapak2 warga dan satu per satu dapat tampil untuk memeriahkan ramadhan tahun 2019 di Mushola Allah Ukhuwah. Bapak2 bergiliran menyampaikan perspektif pengamalan dan pengalaman nilai spiritual masing masing.

Secara bergantian tiap malam, bapak2 yakni ade akhyar Baderi, Ibnu, Dawai, Pratama, Apriyanto, Afrian, Bayu, Nurul, Anwari, Irwan, Eko, Nurdin, Maradhona, Surya, Gagah, Bogi, Yulius, Bien, dan nanti malam kesediaan Ari Cahyo. Masih tersisa beberapa hari dalam nuansa ditinggal mudik ke kampung halaman.

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/11/280/?preview=true

Meski lebaran akan jatuh pada tanggal 5 Juni, namun adanya cuti bersama selama dua hari, dua hari tanggal merah (kenaikan Isa Almasih & kesaktian pancasila), dan dua hari libur biasa(sabtu&minggu), pelaksanaan mudik serta liburan terlaksana lebih awal.

Di akhir tulisan ini, disampaikan permohonan maaf kepada beberapa warga yang lupa tanpa disengaja tidak tertulis pada jadwal. Kiranya dibuka kan pintu maaf dan dapat dimaklumi. Semoga tahun depan dapat menjadi prioritas pertama di dalam jadwal.

Mushola bagian 3

#mushola #ramadhan

Kurang lebih 24 hari menuju Bulan Suci Ramadhan, berbagai persiapan dilaksanakan. Termasuk di Perumahan Villa Tanah Baru, pembangunan Mushola sejak hari pertama di tahun 2019 sampai hari kamis tanggal 10 April 2019 dipersiapkan agar Ramadhan sebagai madrasah dapat hadir di perumahan VTB.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/08/mushola-di-villa-tanah-baru/

Aktivitas warga dalam semarak 🎉 Ramadhan taun lalu, yang berlangsung secara utuh sehari semalam dapat meningkat di tahun ini selama satu bulan. Hal tersebut karena ridhlo sang Khaliq atas ketersediaan bangunan Mushola.

Pengerjaan pembangunan Mushola yang digawangi panitia berproses sampai bangunan siap guna/pake.
Berikut gambaran umum dari pengumpulan infaq dan pembelanjaan sampai dengan hari Senin, 8 April 2019 jam 11.20 WIB
Jumlah infaq: Rp.102.810.000,-
Jml pembelanjaan: Rp.91.725.000,-
Saldo uang Rp.6.665.000,-
Saldo barang : 35 sak semen, keramik 55 kardus

DAFTAR INFAQ
Pratama Persada: 10 jt, PT. MN. Investama (Relasi Bp. Suwandi): 10 juta, Abdul Haris Semendawai : 8 Jt, 4. Bp. Nurul Muhamad: 8 jt, G. Eko Saputro: 9,650.000, Suwandi: 4 jt, Adik Suwandi : 4 jt, Endang G2: 2,5 jt, Hj Suryadi (D9) : 2,420,000 (hebel dan semen), Kader PKS se Tanah Baru: 3 Jt. Hamba Allah E7 : 2 jt, Baderi : 2 Jt, Hadi Suprayitno G1 : 2 Jt, Bayu Suryono Hadi : 2 Jt, Gagah Pramada : 1,6 juta, PT Multi Consulting Utama (Relasi Bp. ade): 1,5 juta, Jawahirul Ade Ahyar : 1 jt, Ari Cahyo : 1 jt, Afrian Jowan P : 1 jt, Roesdan : 1 jt, agus : 1 Jt, Krestiana Evelyn :1 Jt, Wahyuni(ibunya Bp.Agus): 1 Jt, Zidane : 1 Jt, Hj. Apriyanto Nugroho : 1 Jt, Habib Salim : 1 jt, Rayhan : 1 Jt, Maradona: 1 Jt, Irvan Ardiansyah : 1 Jt, Nasywa : 1 jt, Pradipta : 1 jt, Arisan ibu2 blok FGH : 1,1 jt, Roenaeti : 1 Jt, Hj. Anwari: 1Jt, Aan Mardian : 1.120.000 (semen 20 sak) Hamba Allah F4: 700 rb, Fatimatuzahra: 800 ribu, Nurdin: 500 ribu, Romli : 500 ribu, Hamba Allah F7 : 500 ribu, Ahmad Afandi (kakak Bp. Ade): 500 ribu, Juhani : 500 ribu, Hj. Syamsudin : 320 ribu, Hamba Allah F1:300 rb, hamba Allah: 300 ribu, Hamba Allah : 200 ribu, Bu Yanti C9 : 150 ribu, Hamba Allah : 350 ribu, Hari Susilo BNI (temen pak irwan) : 300 ribu, Hamba Allah (saudara pak wandi) : 500 ribu, Jamaah mushola al ikhlas gd. Migas: 500 ribu, normawati : 1 juta (ibunda Bp. Irwan), ibu ifa rufaida :1 juta (kakak Bp. Irwan)

Total pembiayaan per hari Sabtu, 31 Maret 2019 sebesar 91.725.000 dg rincian
1. Infaq bentuk barang : 2.420.000 ( hebel & semen)
2. Gaji tukang 16 – 31 Maret (Bp. Eko) : 11.250.000, –
3. Operasional belanja material (Bp. Irwan): 4,8 juta
4. Pembiayaan 1 Jan – 22 Maret melalui Bp. Nurul: 73.255.000

Atas nama Panitia Pembangunan Mushola di VTB, kami mengucapkan terima kasih kepercayaan infaq bapak ibu, semoga menjadi jariyah dihadapan Allah yang tidak berhenti sampai kapanpun. Amiin.

Saat ini sedang dikebut pengerjaan lantai bawah untuk persiapan aktivitas berjamaah di mushola seperti Sholat berjamaah, tarawih berjamaah, buka bersama, tadarus Al Qur’an, dlsb.

Semoga menjadi kebaikan di sisi Allah, kebaikan untuk lingkungan di RT 10 Villa Tanah Baru

Mushola bagian 2

Ke GE ER an ku ketika capaian Infaq Mushola mendekati 60 juta berbarengan capaian tadarus Al Quran yg mencapai menapaki juz 6. GE ER (Gedhe Rumongso) procab atau kata lisan di Jawa yang menunjukkan perasaan diri disapa oleh yang dicintai. Alam pikir bertanya, “apakah ini sapaan Allah dari permintaan hamba sahaya yang punya cita dapat membangun MUSHOLA”

Meniatkan diri membaca/ tadarus Al Qur’an untuk pembangunan Mushola di VTB. Jiwa ini butuh sumber kekuatan yang memampukan dan menjadikan layak sebagai insan yg punya cita mengawal pembangunan Mushola.

Tiap kali membuka Al Qur’an dan mulai membaca, hati ini semakin yakin, bawah Gusti Allah Mboten Sare, ku sedekahkan bacaan Al Qur’an sembari mengharap dapat dipercaya oleh muslim yang memiliki rumah, anak, saudara di VTB untuk menyalurkan Infaq sebagai pembiayaan Pembangunan Mushola di VTB.

Dengan keterbatasan pemahaman agama Islam, seiring pula dengan keterbatasan pengamalannya, hanya berbekal kepercayaan menjalankan aspirasi warga, buberanikan diri untuk mengawal pembangunan Mushola di Perumahan Villa Tanah Baru.

Sejak tanggal 1 Januari s.d. 7 Maret 2019, kemajuan pembangunan telah selesai dak lantai (nantinya sebagai area tempat sholat). Tanah Fasos perumahan yang dipergunakan untuk pembangunan Mushola memiliki Panjang 10 Meter dan Lebar 6 Meter.

Rencananya, Mushola pada lantai bawah sebagai area pembinaan anak (generasi penerus bangsa) seperti belajar ngaji, aktivitas peringatan hari besar seperti Idhul Qurban, Pengajian ibu2, dan seterusnya. Mushola pada Lantai atas sebagai ruang pelaksanaan sholat.

Kesungguhan yang baik dan harapan menggapai Keridloan Sang Pencipta Alam Semesta, Pembangunan Mushola pun dimulai. Berawal pada 30 Desember 2018 dg mengundang warga sekitar tanah fasos (taman), sebagaimana tulisan pada Whatsup grup berikut :

Info RT 10 VTB
Sehubungan dengan rencana pembangunan Mushola VTB, melalui text wa ini kami informasikan bahwa:
1. Pada Hari Minggu, 30 Desember 2018 telah dilakukan pengukuran dan pemberian tanda patok yg disaksikan, Bp. Nurul, Bp. Afrian, Bp, Gagah, Bp. Irwan, Bp. Ibnu, Bp. Anwari, Bp. Ari Cahyo, Bp. Yulius, dan Bp Syamsudin
2. Lokasi MUSHOLA yang berada di fasos (taman) blok F, dengan luasan kurang lebih 40 persen dari total luas taman
3. Rencana Mushola berada di lantai 2 (dimana lantai dasar merupakan fasos taman) dengan ukuran Panjang 10,4 Meter dan Lebar 5,5 Meter dan Tinggi 2,5 Meter(dari dataran taman yang paling tinggi)
4. Tahap pengerjaan Tahap pertama yakni penggalian 12 lubang (ground breaking) tiang Cakar Ayam dan pengumpulan kebutuhan atau penggalangan dana serta pengecoran cakar ayam beserta sluf/ ring bawah)
5. Penggalian yg dilaksanakan oleh tukang pada hari senin dg harapan, senin malam dapat diselenggarakan doa bersama dibarengi makan lele bersama.
6. Perhitungan kebutuhan bahan Tahap pertama (GROUND BREAKING) dg rincian:
– Ongkos tukang gali harian (paket @250 ribu)
– besi tiang & cakar ayam tanpa cor: @Rp. 330.000
– Besi sluf : 18 batang ukuran 8 @ 40.000
– behel sluf : 250 buah ukuran 6 banci @Rp. 1.400
– semen untuk 12 tiang: @ 3 sak @Rp. 55.000
– pasir 6 mobil bak tanggung @ Rp. 340. 000
– batu split 3 mobil bak kecil @ Rp. 220.000
– Papan Cor 2X20 32 buah @ Rp. 13.000
– Ongkos Tukang Pengecoran harian (paket@500 rb)
– Ongkos tukang rakit &pasang besi (pakt@250.000)
7. Perkiraan kebutuhan dana pembangunan Mushola tahap pertama sebesar Rp. 12.656.000,-
– Ongkong tukang galian : 750.000 (3 hari)
– Besi Tiang & ckr ayam : 3.990.000
– Besi sluf : 720.000
– Behel Sluf : 350.000
– Semen : 1.980.000
– Pasir : 2.040.000
– Batu split : 660.000
– Papan Cor : 416.000
– Ongkos Pengecoran : 1.000.000 (2 hari)
– ongkos merakit besi : 750.000 (3 hari)

Catatan info RT 10 sebagaimana di atas dapat diwujudkan pada tanggal 16 Januari 2018. aku laporan pada grup warga sebagai berikut:

…… “info RT 10.
Alhamdulillah, Pembangunan Mushola Tahap Pertama yakni Groundbreaking (tiang pancang cakar ayam dan sluf) telah selesai.
Berikut pertanggungjawaban infaq Pembangunan Mushola di RT 10 VTB dengan rincian sebagai berikut:
🌟 🌟 . Jumlah Infaq sejak 1- 16 Januari 2018 sejumlah Rp. 16.320.000,-
🌟 🌟 Pengeluran Sejumlah 15, 441,000 dg rincian
1. Pembayaran Tukang : Rp. 3.470.000
2. Pembelian Material: Rp. 11,971,000
– Besi cakar ayam berikut tiang ukuran 5 meter (Besi Ulir ukuran 10 inci) sebanyak 12 unit : Rp. 5.400.000
– Besi rangkaian kolom sluf ( 6,6 M X 10,3 M) besi 10 Inc diameter 20 cm X 10 cm : Rp. 3,588,000, –
– Semen 17 sak : Rp.848.000
– Pasir Cor sebanyak 5 Kol kecil : Rp. 1.200.000
– Batu Split 3 kol kecil : Rp. 660.000
– Pasir Putih 1 kol : Rp. 220.000
– Triplek Cor 2 lbr : Rp. 275.000
Saldo Infaq Pembangunan Mushola : Rp. 879.000,-
Untuk Tahap kedua yakni “pengocaran tiang, tangga dan dak lantai” (Lebar 6M, Panjang 10 M= 60 M)
Dg Estimasi Kebutuhan Dana Kurang Lebih Rp. 30 – 40 Juta.

Selama 16 hari ( 1 s. d. 16 Januari 2019) pembangunan Tahap pertama telah terlaksana dari perencanaan Rp. 12.656.000 terealisasi 15.449.000.

Pada pelaksanaan pembangunan Mushola Tahap kedua (pekerjaan Pengecoran tiang dan pemasangan dak lantai) dengan perencanaan kebutuhan anggaran 30-40 Juta menjadi perjalanan yg cukup menguji aqidah.

Aqidah sebagai muslim, menggantungkan segala kesulitan dan kesenangan karena Allah. Begitu kiranya yang kupahami. Permohonan pertolongan kepada sesama manusia, dianjurkan dalam manifestasi permohonan perlindungan kepada Allah semata.

Dalam perjalanan dengan Saldo Infaq Rp. 879.000, sejak 17 Januari sampai hari ini, 7 Maret 2019 telah terkumpul kurang lebih 40 juta. (total Infaq Rp. 55.500.000).

Tanda kasih sayang Allah sangat terasa. Allah menunjukkan sifat kasih dan sayang Allah kepada hamba sahaya ini. Infaq sebesar 55,5 Juta pun dipercayakan melalui Rekening BRI atas nama Bapak Suwandi Afandi (sebagai ketua panitia) dan sebagian kepada penulis menjadi bukti Kasih dan Sayang Allah. Allah maha Rahman dan Rahim.

Begitu pula Kasih sayang Allah yang ditunjukkan dengan dukungan warga RT 10, Perumahan Villa Tanah Baru (VTB). Setelah kesediaan Bapak Suwandi sebagai koordinator menyusul terpenuhi ya susunan Kepanitian yakni:
Penasehat
– DR. Abdul Haris Semendawai
– DR. Pratama Persada
Penanggungjawab
Ketua RT 10 VTB RW 11
Ketua :
Suwandi Afandi
Sekretaris :
Afrian Jowan Pangestu
Seksi Pengadaan&Logistik
– Irwan Rizqi
– Haji Syamsudin
Seksi Pembangunan :
– G. Eko Saputro
– Baderi
Seksi Humas & Usaha Dana
– Haji Ade Akhyar
– Haji Apriyanto
Seksi Dukungan Umum:
– Juhani
– Bayu Suryono Hadi

Allah menyayangi dan mengasihi penulis sebagai hamba sahaya, dengan mengutus Bapak2 di VTB untuk menemani, mendukung, membantu dan saling bekerjasama dalam kebaikan sampai nanti Mushola dapat dipergunakan.

Melalui tulisan ini, penulis sampaikan sebagai catatan KE GE ER AN kepada Allah. Perasaan penulis yg masih belum layak untuk menerima kasih sayang Nya di saat hampir dua tahun lebih jarang menuju ke Mushola atawa Masjid.

Melalui tulisan ini pula, kami mengucapkan terimakasih atas dukungan dan kepercayaan penyaluran Infaq atas perintah Allah kepada seluruh donatur (Warga Perumahan Villa Tanah Baru/VTB)

Selanjutnya menyongsong pembangunan Mushola Tahap ketiga (pemasangan tiang dan talang air beserta pekerjaan atap), telah terbentuk kepanitian, semoga dapat terus bekerjasama dalam menggapai Keridloan Sang Pencipta.

Setelah selesai dalam pembuatan proposal, dengan tetap berharap pertolongan Allah, semoga dapat dipercaya untuk menyalurkan Infaq atas perintah Allah yang berasal dari luar perumahan VTB.

Mushola

Sejak 1 Januari 2019, Mushola di Perumahan Villa Tanah Baru yg beralamat di Jl. Palakali (Depan Kantor Kelurahan Tanah Baru, Kecamatan Beji Depok Jawa Barat mulai dibangun.

Pembangunan Mushola yang berukuran Panjang 10 Meter dan Lebar 6 Meter yang berlokasi pada fasos blok F. Selama satu bulan Infaq masuk sebesar kurang lebih 34 juta.

Memasuki bulan kedua, ada tantangan yang luar biasa, laju pertambahan Infaq seakan menggoyahkan proses pembangunan. Hingga 1/3 bulan februari, pertambahan Infaq Pembangunan hanya 4,3 juta saja.

Memang ini project akhirat yang butuh keistiqomahan. Ini adalah kegiatan yang tidak harus tuntas dalam satu tahun.

dibawah ini, redaksi pengumuman ke warga

Info RT 10 VTB
Assalamualaikum
Yth.Bapak Ibu Warga RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru

Mohon Izin, bersama ini kami infokan bahwa:
🌟 Alhamdulillah Infaq Pembangunan Mushola 🕌 di Perumahan VTB sejak 1 Januari s.d 16 Februari 2019 telah mencapai Rp. 39.120.000. 🌟
🌟 Kemajuan Pembangunan Mushola tahap kedua (pemasangan dak dan tangga) mencapai 65% selesai. 🌟

💥 Dilandasi perintah Allah, sebagai pembuktian keimanan, Mari kita bersama sama membelanjakan harta kepada kebaikan untuk mewujudkan pembangunan Mushola di Perumahan VTB 💥

🍃 🍃 🍃 Semoga memberikan manfaat, menjauhkan mudharat sebelum sahabat dan kerabat tak lagi bisa berbuat 🍃 🍃 🍃

Demikian kami sampaikan
Wassalamualaikum

Assalamualaikum
Pak
ijin pak,
Sekiranya pada bulan maret 2018 terdapat rencana pelaksanaan penyampaian Infaq karena perintah Allah, dengan ini mohon diperkenankan kami atas nama Pengurus RT 10. Perumahan Villa Tanah Baru untuk dapat dipercaya dalam menyalurkan Infaq Bapak/Ibu/Saudara pada Pembangunan Mushola.

Sebagai informasi, Sejak tanggal awal Januari s. d. akhir Februari 2019, kami telah di percayakan Infaq berjumlah 42 juta yang berasal dari warga VTB dan keluarga dari warga VTB.

Dengan Infaq tersebut, kami telah belanjakan untuk pembelian Material, pembayaran tukang dan lainnya dg total sebesar 50.334.000. (per tgl 25 feb), dan akan terus bertambah seiring penyelesaian Mushola sampai dengan dapat dipergunakan.

Terimakasih atas kepercayaan bapak/ibu/Saudara kepada kami untuk dapat menyalurkan Infaq. Semoga Allah memberikan balasan.

Salam RT 10 dan Koordinator Mushola
Nurul M dan Suwandi

Arsip BMN Hibah

10 Oktober 2019
“kapan bisa diambil, kalo ditanya lagi sama pak Kapus, karena hari senin menjadi bahan metting” kata salah satu pejabat pengawas di Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara /PPBMN KESDM.

Penggalan obrolan tersebut terjadi pagi ini saat diri ini asyik melakukan pengolahan arsip. Pak Yuzi datang bersama pak Tri Wahyudi (kasubag kekayaan negara Ditjen Migas) untuk mendapatkan layanan penelusuran arsip.

Selaku petugas layanan, saya pun memperdalam identifikasi melalui wawancara dengan pihak yg membutuhkan arsip untuk mendalami terkait format arsip dan kurun waktu arsip yang dibutuhkan.

“Berita Acara Serah Terima Hibah BMN eks KKKS tahun 2009, seperti copy ini” kata pak Yuzi sembari menyerahkan contoh berita acara kepadaku.

Setelah dapat teridentifikasi, baik data BMN dan nama KKKS serta nama penerima Hibah, kita telusuri melalui daftar arsip yang ada. Della yang sedang berhadapan dengan aplikasi arsip digital aku pinta untuk memasukkan kata kunci “BMN” dan tahun 2009.

Dari data yang dapat ditampilkan pada aplikasi arsip digital, Della pun mencatat lokasi boks dan folder yang sesuai dengan nama KKKS. Catatan lokasi boks dan folder diberikan kepada Gondo untuk pengambilan berkas dari almari arsip /roll opeck.

Aku pun mengecek kembali beberapa berkas terkait yang dimaksud oleh pak Yuzi, namun hanya satu berkas saja yang sesuai. “Yes Mas” jawab pak yuzi saat aku kirim foto via Whatsapp.

Telah terlaksana satu penelusuran arsip, namun masih belum mendapatkan hasil, karena foto yg aku kirim ke pak Yuzi berupa konsep atawa belum bertanda tangan.

Kemanakah arsip nya y????

Kemudian masukan kata kunci berikutnya yakni nama KKKS dan kurun waktu. Just info saja, kalo aplikasi arsip digital yang kita bangun telah mampu mengidentifikasi bukan hanya satu kata kunci, namun beberapa kata kunci.

Dari layar monitor, muncul beberapa berkas. Setelah kita cek belum memperoleh arsip sebagaimana yang dimaksud oleh pak Yuzi. Yang ada justru berita acara pada tahun 2008. Segera aku pinta Icha (mahasiswa magang) untuk menginput dan memindai serta mengupload ke aplikasi arsip digital.

“dulu disatukan dalam odner biru sewaktu pindahan dari bagian keuangan” kata pak Yuzi yang menirukan kata pak dodi. Pak dodi selaku pengelola BMN ditjen Migas sebelum mutasi ke PPBMN.

Karakteristik pemberkasan di Ditjen Migas sebagian besar mempergunakan sarana berupa Odner atau lebih dikenal dengan merk bantex. Arsip di odner kita dapatkan dari proses pindahan ruang kerja atau limpahan dari ruang kerja seiring dengan mutasi pegawai dan pejabat di lingkungan Ditjen Migas.

Arsip pindahan dan limpahan berkarakteristik odner, kita olah kembali dan kita deskrepsi ke aplikasi arsip digital kemudian fisik disusun sesuai dengan unit kerja. Arsip di bungkus dengan map kemudian ditempatkan ke boks arsip dengan identifikasi nomor arsip dan nomor boks serta unit asal arsip/pemilik bisnis proses.

Bagian Keuangan pada Sekretariat Ditjen Migas merupakan unit kerja selaku pemilik proses bisnis pengelolaan BMN Eks KKKS sebelum adanya unit PPBMN.

Dibawah manajemen Sekretaris Ditjen Migas, berita acara tersebut ditandatangani pada 10 tahun yang lalu. Semoga kelompok surat surat bertanda tangan Sesditjen Migas dapat teridentifikasi agar memberikan kepastian kepada pak Yuzi.

Dari laporan Bapak Sesditjen Migas kepada Dirjen pada bulan Desember 2009, terlampir konsep arsip yang dibutuhkan. Mungkin belum sempat difile kala itu.

Tatkala kondisi berkas/odner yang dicurigai tersembunyi arsip yang dibutuhkan tidak jua menunjukkan keberadaan, kini saatnya mengakses satu aplikasi lama yg pernah dipergunakan sebagai sarana pemberian nomor naskah dinas.

Saya pun mengontak pak agus mendrova selaku pejabat di bidang IT Ditjen Migas, untuk dapat menghidupkan kembali aplikasi surat yang lama. Aplikasi sebagai sarana penomoran surat dan juga sebagai sarana filling elektronik pada kurun waktu 2007-2016.

Aplikasi tersebut sempat mati karena daya listrik yang mati, sedangkan kantor tidak tersedia daya cadangan. Kami selaku arsiparis, terus melakukan koordinasi agar aplikasi sebagai sarana persuratan terus aktif, karena keberadaan dan keberlanjutan filling elektronik.

Pada aplikasi surat yg lama tersebut, terregistrasi seluruh naskah dinas yang bersifat eksternal. Kami menganalisa bahwa, berita acara yg dimaksud dapat diketemukan pada aplikasi surat disaat berkas fisik belum dapat membantu untuk menyediakan arsip.

Semoga bermanfaat

Buku kerja arsiparis

#arsiparis #kearsipan

Masuk triwulan kedua (April) tahun 2019, khazanah dan koleksi arsip, daftar arsip, data arsip, boks arsip, berkas dan jenis arsip semakin bertambah sebagai hasil beberapa aktivitas yang mengisi hari hari di unit kearsipan Ditjen Migas.

Senin, 1 april 2019
1. melakukan stock opname yakni mengisi ruang simpan offstorage dengan menggantikan arsip yg pernah diolah pada 5 tahun yang lalu (2014)
2. Melanjutkan proses manuver berkas untuk jenis arsip niaga Migas.
3. Mengolah berkas Pegawai aktif
4. Penerimaan pemindahan arsip jargas
5. Deskrepsi arsip hasil kajian tenaga ahli (laporan pekerjaan pihak ketiga)
6. Pemilihan dan mensortir berkas ke kelompok eselon 3

STOCK OPNAME
Meski mempergunakan istilah yang biasa dipergunakan dan kita bisa dengar di dalam manajemen gudang, stock opname pada tulisan ini dimaksudkan untuk menggambarkan aktivitas menyimpan arsip di ruang offstorage dengan menukar dg arsip yang direncanakan untuk dilakukan pengolahan kembali.

Gondo dan Avis memindahkan arsip dari Gedung 🏢 Migas ke ruang simpan sistem sewa yang berjarak kurang lebih 10KM dengan mempergunakan mobil operasional yang dibawakan sopir bernama Angga.

Stock Opname hari ini dilaksanakan untuk mengirim 100 boks dan menarik arsip sebanyak 50 boks (arsip pada jenis/seri yang berbeda untuk dilakukan Manuver berkas)

MANUVER BERKAS
Berkas aktif untuk jenis arsip niaga Migas, memuat judul nama perusahaan. Berkas aktif yang berada di central file (penguasaan unit pengolah), telah berubah menjadi inaktif dan diterima di ruang arsip (unit kearsipan).

Agar memudahkan dalam penyimpanan di ruang arsip (penguasaan unit kearsipan) maka berkas tersebut diolah kembali. Skema penataan yang dipergunakan untuk menyimpan berkas niaga Migas bukan berdasarkan nama perusahaan, namun berdasarkan jenis izin usaha niaga Migas secara urut per tahun.

Perubahan skema penataan pada central file ke records center didasarkan pada status arsip yang sudah jarang untuk dirujuk atau menurun tingkat penggunanya. Perubahan skema penataan terwujud dari penamaan berkas.
Contohnya:
Berkas niaga umum BBM tahun 2014 adalah berkas permohonan izin yang terdiri dari kumpulan berkas tiap nama perusahaan yang mengajukan dan telah menerima sertifikat izin usaha.

Manuver berkas Niaga Migas dilaksanakan oleh dinda dibantu oleh empat orang siswi magang yakni Tania & Zaenab dari SMKN 51 Jakarta, dan Farah & Nadia dari SMKN 47 Jakarta.

BERKAS Niaga Migas sejumlah 311 boks telah dimanuver menjadi kurang lebih 180 boks.

BERKAS PEGAWAI AKTIF
Dampak renovasi yang dilaksanakan di Gd. Migas pada tahun 2018, menyisakan berkas kepegawaian yang tidak dapat dibawa serta pada ruang kerja saat ini. Konsekuensi dari dampak tersebut adalah berkas Pegawai aktif dipasrahkan oleh unit kepegawaian Ditjen Migas kepada unit kearsipan.

Sejak di unit kepegawaian, penyimpanan berkas Pegawai mempergunakan map gantung dan ditempatkan pada rol opek yang digantung. Rol opek yg dibongkar saat renovasi ruang kerja tidak dipasang kembali di ruang kerja unit kepegawaian.

Pengolahan berkas Pegawai aktif yang dilakukan oleh unit kearsipan saat ini adalah menggunakan plastik pocket yang diletakkan pada odner. Aktivitas tersebut dilaksanakan kasmari dan junaidi alfin. Pemindahan file kepegawaian dari map gantung ke plastik pocket sesuai dengan berkas perorangan pegawai aktif. Sampai hari ini telah selesai 40 berkas perorangan yang dikerjakan.

PENERIMAAN PEMINDAHAN ARSIP
Sejak pagi hari senin 1 april 2019 , seorang staf subdit pembangunan infrastruktur Migas pada Direktorat Infrastruktur Migas bernama Imam, menghubungi arsiparis di ruang arsip. Atas arahan dari pimpinan staf tersebut berkoordinasi dalam rangka pemindahan arsip. Arsip yang semula masih berada di kontraktor (PT Adhi Karya).

Sebanyak 40 kardus berisikan dokumentasi administrasi pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga Tahun Anggaran 2016 telah diterima di ruang arsip pada Gedung Migas.
Baca juga layanan penyimpanan pada tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/
Baca juga layanan penelusuran
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/01/arsip-infrastruktur-migas/

DESKRIPSI ARSIP
Istilah umum deskripsi arsip adalah input data. Sejak minggu yang lalu, Mulyanto melaksanakan input data ke aplikasi arsip digital. Seri arsip yang dikerjakan adalah laporan hasil pekerjaan konsultan atau hasil kajian tenaga ahli.

Sebanyak 70 an boks yang telah selesai dilakukan input data, diberikan nomor folder dan nomor boks (boks 717 – boks 790). Jenis arsip ini yakni boks 1 – boks 716 telah dipindahkan ke Gd. Pusat Arsip KESDM (bernilai penelitian dan dokumentasi sebagaimana tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

PEMILAHAN DAN PENYORTIRAN
Kegiatan pemilahan dan penyortiran dilaksanakan oleh penulis sebagai arsiparis penyelia. Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan uji arsip untuk mendapatkan kualitas arsip (autentitas dan reabilitas).

Arsip akan ditinjau dari segi kontek yakni kegiatan yang sesuai dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip. Jika didapatkan arsip yang lepas kontek maka akan disingkirkan meski konten atau isi arsip sangat terkait. Dari tinjauan konteks, masih banyak bahan2 penyerta yang bukan menjadi produk administrasi dari unit pengolah. Hal tersebut masih bernilai administrasi jika berada di central file(unit kerja), namun akan menjadi beban penyimpanan pada records center (unit kearsipan) jika masih dipertahankan.

Kewenangan unit kerja yang berubah sesuai peraturan tata kerja yang berlaku pada masanya menjadi dasar skema penataan. Contohnya kewenangan dalam harga gas yang semula ditangani direktorat pembinaan usaha Hulu Migas Cq. Subdit Pemanfaatan Gas menjadi dasar skema penataan sampai dengan kurun waktu beralih kewenangan ke direktorat pembinaan program Cq. Subdit penyiapan program.

Dan ketika saat ini kewenangan harga gas kembali ke direktorat penbinaan usaha Hulu Cq. Subdit pengembangan dan penilaian usaha Hulu tidak akan merubah penataan arsip harga gas sesuai kurun waktu saat kewenangan berada di Direktorat penbinaan program Migas.

Selain itu arsip ditinjau dari struktur (bentuk dan kelengkapan serta bentuk fisik lain yang menunjukkan autentik). Bentuk surat masuk dikategorikan arsip jika telah terdapat tanda registrasi dari unit penerima surat dan terdapat disposisi (arahan pimpinan). Disposisi dituangkan pada formulir penyelesaian surat masuk (di KESDM disebut dengan selendang surat)

Bentuk tulisan disposisi yang terlihat copy menunjukkan duplikasi yang dapat disingkirkan. Disposisi kepada beberapa unit kerja menunjukkan duplikasi arsip (simpan asli dan singkirkan bentuk kopi)

Tulisan pada https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/12/05/uji-arsip-migas/menunjukkan beberapa teknis pemilahan dan penyortiran.

Arsip yang berasal dari unit pengolah bersifat teratur yang ditempatkan pada odner dengan diberikan judul (mengacu konten/isi arsip). Dengan menghubungkan dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip serta pengujian struktur maka bisa jadi judul pada odner akan dipertahankan. Namun jika lepas konteks dan tidak lolos uji struktur maka akan diberikan nama dan ditempatkan sesuai dengan kelompoknya (sesuai skema penataan dan penyimpanan)

Skema penataan dan penyimpanan mendasarkan pada fungsi unit substansi dan fungsi fasilitatif(misalnya persuratan, keuangan, kepegawaian, perencanaan, pelaporan, pengadaan, perlengkapan).

Semula dengan odner dipindahkan ke map (Pada map diberikan kode unit kerja asal arsip dan judul berkas) kemudian diikat yang dibantu staf lain yakni Tatang Nurkiyawan dan Mikun untuk mengikat dan merapikan bahan non arsip & duplikasi.

Stock Opname

Satu cara untuk tetap menjaga semangat kegiatan kearsipan adalah mengilustrasikan proses kearsipan.

Salah satu ilustrasi tersebut adalah stock opname atau ganti simpan pada tautan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/28/stock-opname-arsip/

Satu protret kearsipan di bulan Agustus 2019 tersebut dimaknai untuk menjamin ketersediaan ruang simpan.

Tak dipungkiri, bentuk arsip kertas senantiasa menyedot kebutuhan berupa space lemari dan ruangan untuk merawat arsip. Perawatan arsip kertas terkait erat dengan penyimpan yang sesuai dengan standar kaidah kearsipan dengan harapan memudahkan dalam penelusuran arsip.

Pun dalam minggu ini, tim arsip Ditjen Migas bergerak melakukan stock opname atau ganti simpan koleksi arsip.

Direncanakan kurang lebih 600 boks dalam lima hari kedepan dapat terlaksana agar ruang pengolahan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 tetap berada pada tingkat kepadatan boks yang normal.

Sampai dengan bulan Oktober 2019, kepadatan arsip telah melewati besaran kapasitas penyimpanan. Lebih dari 3.000 boks arsip sebagai hasil pengolahan perlu dipindahkan untuk mengurangi tingkat kepadatan arsip di ruang pengolahan.

Beberapa kelompok arsip yang direncanakan pindah ke ruang simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung perkantoran antara lain
1. Arsip pembayaran pengadaan barang dan jasa di bawah 200 juta
2. Arsip niaga migas
3. Arsip persuratan
4. Arsip pengolahan migas
5. Arsip pengangkutan migas
6. Arsip laporan pekerjaan DIPA

Proses ganti simpan akan memanggil kembali arsip yang pada kurun waktu sebelum berada di Ruang Simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung. Kelompok arsip yang ditarik ke ruang pengolahan adalah dokumen pengadaan yang telah melewati retensi /masa simpan 9 – 10 tahun.

Penentuan metode untuk melakukan pengurangan arsip adalah mempertegas kembali definisi dokumen pengadaan yang semula terdiri dari dokumen panitia lelang dan persyaratan administrasi pengadaan menjadi dokumen inti pengadaan saja.

Rekaman kegiatan pengadaan mengendap secara menyeluruh pada berkas dokumen panitia. Sedangkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan (seperti dokumen teknis, dokumen beaya yang diusulkan calon penyedia jasa) akan dipisahkan untuk disingkirkan.

Pemisahan dan menyingkirkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan tersebut menjadi langkah untuk mengurangi beban penyimpanan arsip kertas.

Dokumen pengadaan Ditjen migas identik dengan pengadaan melalui pelelangan Umum. Usia arsip yang tertua adalah 13 tahun(2006). Sedangkan rencana pengurangan arsip akan menyasar pada arsip dengan kurun waktu sampai tahun 2012.

Pada akhirnya, proses stock opname atau ganti simpan di ruanh simpan Offstorage akan memperbaharui daftar arsip kelompok dokumen lelang. Selain itu sebagai optimasi pemanfaatan ruang simpan.

Semoga bermanfaat