Mushola bagian 4

Tahun 2019 ini, bisa dibilang tingkat kebahagiaan warga di 🔛 perumahan Villa Tanah Baru menunjukkan peningkatan dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan keceriaan anak2 yang bermain dan menjalani kegiatan di bulan Mei.

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/20/villa-tanah-baru/?preview=true

Mei 2019 yang bertepatan dengan bulan ramadhan pada tiap sore menjelang petang terlihat bapak ibu serta remaja berkumpul untuk sekedar mencicipi hidangan takjil yang juga memperlihatkan tingkat kebahagiaan. Pun demikian perencanaaan dan pelaksanaan penyediaan takjil oleh ibu2 menjadi pemantik tingkat kebahagiaan karena terselip semangat berbagi menggapai kebaikan dari Sang Pencipta.

Penulis melihat dan merasakan tingkat kebahagiaan dengan rasa takjub. takjub meniti 25 hari akhir akhir ini dan semoga tetap mengarahkan rasa penghambaan kepada sang Khaliq. Ketakjuban itu berasal dari kesediaan seluruh warga atas jadwal kegiatan ramadhan yang tersusun secara sangat sederhana. Jadwal imam, penceramah, donatur takjil di mushola yang baru saja berdiri menyulut aktivitas kemasyarakatan dibungkus nuansa kebersamaan di perumahan Villa Tanah Baru.

Ketakjuban ini saya tulis untuk menyampaikan apresiasi yang setinggi tingginya kepada bapak ibu semua. Bukan dari seorang ketua RT, panggilan untuk menepati jadwal tersebut. Namun panggilan dari hati yang murni sebagai penghuni lingkungan pemukiman yang aman, nyaman, dan tumbuh rasa kebersamaan serta persaudaraan.

Tidak saja sampai di donatur takjil, sejak hari Senin tanggal 6 Mei 2019 di antara sholat isya dan tarawih, bapak2 bergiliran memberikan kuliah keagamaan. Ide dari jadwal yang disusun untuk mewujudkan ramadhan sebagai ajang pendidikan keagamaan Islam di perumahan ini disambut dengan kerelaan dan penuh kesadaran sosial.

Sambutan dari warga yang awalnya agak berat, agak membebani karena harus bergiliran berperan sebagai ustadz, namun menantang untuk mengekspresikan nilai keagamaan.

Gayung pun bersambut, perkataan ketua RT pada malam pertama di forum antara isya dan tarawih disampaikan bahwa nilai nilai agama Islam yang selama ini diidentikan dengan ceramah dari “ustadz” , dapat disampaikan dalam sudut pandang pengalaman dan pengamalan dari tiap warga. Bukan untuk menggurui, namun dapat memberikan perspektif untuk menginspirasi sesama warga di perumahan VTB tercinta.

Ajakan tersebut diterima dengan kerelaan bapak2 warga dan satu per satu dapat tampil untuk memeriahkan ramadhan tahun 2019 di Mushola Allah Ukhuwah. Bapak2 bergiliran menyampaikan perspektif pengamalan dan pengalaman nilai spiritual masing masing.

Secara bergantian tiap malam, bapak2 yakni ade akhyar Baderi, Ibnu, Dawai, Pratama, Apriyanto, Afrian, Bayu, Nurul, Anwari, Irwan, Eko, Nurdin, Maradhona, Surya, Gagah, Bogi, Yulius, Bien, dan nanti malam kesediaan Ari Cahyo. Masih tersisa beberapa hari dalam nuansa ditinggal mudik ke kampung halaman.

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/11/280/?preview=true

Meski lebaran akan jatuh pada tanggal 5 Juni, namun adanya cuti bersama selama dua hari, dua hari tanggal merah (kenaikan Isa Almasih & kesaktian pancasila), dan dua hari libur biasa(sabtu&minggu), pelaksanaan mudik serta liburan terlaksana lebih awal.

Di akhir tulisan ini, disampaikan permohonan maaf kepada beberapa warga yang lupa tanpa disengaja tidak tertulis pada jadwal. Kiranya dibuka kan pintu maaf dan dapat dimaklumi. Semoga tahun depan dapat menjadi prioritas pertama di dalam jadwal.

Mushola bagian 3

#mushola #ramadhan

Kurang lebih 24 hari menuju Bulan Suci Ramadhan, berbagai persiapan dilaksanakan. Termasuk di Perumahan Villa Tanah Baru, pembangunan Mushola sejak hari pertama di tahun 2019 sampai hari kamis tanggal 10 April 2019 dipersiapkan agar Ramadhan sebagai madrasah dapat hadir di perumahan VTB.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/08/mushola-di-villa-tanah-baru/

Aktivitas warga dalam semarak 🎉 Ramadhan taun lalu, yang berlangsung secara utuh sehari semalam dapat meningkat di tahun ini selama satu bulan. Hal tersebut karena ridhlo sang Khaliq atas ketersediaan bangunan Mushola.

Pengerjaan pembangunan Mushola yang digawangi panitia berproses sampai bangunan siap guna/pake.
Berikut gambaran umum dari pengumpulan infaq dan pembelanjaan sampai dengan hari Senin, 8 April 2019 jam 11.20 WIB
Jumlah infaq: Rp.102.810.000,-
Jml pembelanjaan: Rp.91.725.000,-
Saldo uang Rp.6.665.000,-
Saldo barang : 35 sak semen, keramik 55 kardus

DAFTAR INFAQ
Pratama Persada: 10 jt, PT. MN. Investama (Relasi Bp. Suwandi): 10 juta, Abdul Haris Semendawai : 8 Jt, 4. Bp. Nurul Muhamad: 8 jt, G. Eko Saputro: 9,650.000, Suwandi: 4 jt, Adik Suwandi : 4 jt, Endang G2: 2,5 jt, Hj Suryadi (D9) : 2,420,000 (hebel dan semen), Kader PKS se Tanah Baru: 3 Jt. Hamba Allah E7 : 2 jt, Baderi : 2 Jt, Hadi Suprayitno G1 : 2 Jt, Bayu Suryono Hadi : 2 Jt, Gagah Pramada : 1,6 juta, PT Multi Consulting Utama (Relasi Bp. ade): 1,5 juta, Jawahirul Ade Ahyar : 1 jt, Ari Cahyo : 1 jt, Afrian Jowan P : 1 jt, Roesdan : 1 jt, agus : 1 Jt, Krestiana Evelyn :1 Jt, Wahyuni(ibunya Bp.Agus): 1 Jt, Zidane : 1 Jt, Hj. Apriyanto Nugroho : 1 Jt, Habib Salim : 1 jt, Rayhan : 1 Jt, Maradona: 1 Jt, Irvan Ardiansyah : 1 Jt, Nasywa : 1 jt, Pradipta : 1 jt, Arisan ibu2 blok FGH : 1,1 jt, Roenaeti : 1 Jt, Hj. Anwari: 1Jt, Aan Mardian : 1.120.000 (semen 20 sak) Hamba Allah F4: 700 rb, Fatimatuzahra: 800 ribu, Nurdin: 500 ribu, Romli : 500 ribu, Hamba Allah F7 : 500 ribu, Ahmad Afandi (kakak Bp. Ade): 500 ribu, Juhani : 500 ribu, Hj. Syamsudin : 320 ribu, Hamba Allah F1:300 rb, hamba Allah: 300 ribu, Hamba Allah : 200 ribu, Bu Yanti C9 : 150 ribu, Hamba Allah : 350 ribu, Hari Susilo BNI (temen pak irwan) : 300 ribu, Hamba Allah (saudara pak wandi) : 500 ribu, Jamaah mushola al ikhlas gd. Migas: 500 ribu, normawati : 1 juta (ibunda Bp. Irwan), ibu ifa rufaida :1 juta (kakak Bp. Irwan)

Total pembiayaan per hari Sabtu, 31 Maret 2019 sebesar 91.725.000 dg rincian
1. Infaq bentuk barang : 2.420.000 ( hebel & semen)
2. Gaji tukang 16 – 31 Maret (Bp. Eko) : 11.250.000, –
3. Operasional belanja material (Bp. Irwan): 4,8 juta
4. Pembiayaan 1 Jan – 22 Maret melalui Bp. Nurul: 73.255.000

Atas nama Panitia Pembangunan Mushola di VTB, kami mengucapkan terima kasih kepercayaan infaq bapak ibu, semoga menjadi jariyah dihadapan Allah yang tidak berhenti sampai kapanpun. Amiin.

Saat ini sedang dikebut pengerjaan lantai bawah untuk persiapan aktivitas berjamaah di mushola seperti Sholat berjamaah, tarawih berjamaah, buka bersama, tadarus Al Qur’an, dlsb.

Semoga menjadi kebaikan di sisi Allah, kebaikan untuk lingkungan di RT 10 Villa Tanah Baru

Mushola bagian 2

Ke GE ER an ku ketika capaian Infaq Mushola mendekati 60 juta berbarengan capaian tadarus Al Quran yg mencapai menapaki juz 6. GE ER (Gedhe Rumongso) procab atau kata lisan di Jawa yang menunjukkan perasaan diri disapa oleh yang dicintai. Alam pikir bertanya, “apakah ini sapaan Allah dari permintaan hamba sahaya yang punya cita dapat membangun MUSHOLA”

Meniatkan diri membaca/ tadarus Al Qur’an untuk pembangunan Mushola di VTB. Jiwa ini butuh sumber kekuatan yang memampukan dan menjadikan layak sebagai insan yg punya cita mengawal pembangunan Mushola.

Tiap kali membuka Al Qur’an dan mulai membaca, hati ini semakin yakin, bawah Gusti Allah Mboten Sare, ku sedekahkan bacaan Al Qur’an sembari mengharap dapat dipercaya oleh muslim yang memiliki rumah, anak, saudara di VTB untuk menyalurkan Infaq sebagai pembiayaan Pembangunan Mushola di VTB.

Dengan keterbatasan pemahaman agama Islam, seiring pula dengan keterbatasan pengamalannya, hanya berbekal kepercayaan menjalankan aspirasi warga, buberanikan diri untuk mengawal pembangunan Mushola di Perumahan Villa Tanah Baru.

Sejak tanggal 1 Januari s.d. 7 Maret 2019, kemajuan pembangunan telah selesai dak lantai (nantinya sebagai area tempat sholat). Tanah Fasos perumahan yang dipergunakan untuk pembangunan Mushola memiliki Panjang 10 Meter dan Lebar 6 Meter.

Rencananya, Mushola pada lantai bawah sebagai area pembinaan anak (generasi penerus bangsa) seperti belajar ngaji, aktivitas peringatan hari besar seperti Idhul Qurban, Pengajian ibu2, dan seterusnya. Mushola pada Lantai atas sebagai ruang pelaksanaan sholat.

Kesungguhan yang baik dan harapan menggapai Keridloan Sang Pencipta Alam Semesta, Pembangunan Mushola pun dimulai. Berawal pada 30 Desember 2018 dg mengundang warga sekitar tanah fasos (taman), sebagaimana tulisan pada Whatsup grup berikut :

Info RT 10 VTB
Sehubungan dengan rencana pembangunan Mushola VTB, melalui text wa ini kami informasikan bahwa:
1. Pada Hari Minggu, 30 Desember 2018 telah dilakukan pengukuran dan pemberian tanda patok yg disaksikan, Bp. Nurul, Bp. Afrian, Bp, Gagah, Bp. Irwan, Bp. Ibnu, Bp. Anwari, Bp. Ari Cahyo, Bp. Yulius, dan Bp Syamsudin
2. Lokasi MUSHOLA yang berada di fasos (taman) blok F, dengan luasan kurang lebih 40 persen dari total luas taman
3. Rencana Mushola berada di lantai 2 (dimana lantai dasar merupakan fasos taman) dengan ukuran Panjang 10,4 Meter dan Lebar 5,5 Meter dan Tinggi 2,5 Meter(dari dataran taman yang paling tinggi)
4. Tahap pengerjaan Tahap pertama yakni penggalian 12 lubang (ground breaking) tiang Cakar Ayam dan pengumpulan kebutuhan atau penggalangan dana serta pengecoran cakar ayam beserta sluf/ ring bawah)
5. Penggalian yg dilaksanakan oleh tukang pada hari senin dg harapan, senin malam dapat diselenggarakan doa bersama dibarengi makan lele bersama.
6. Perhitungan kebutuhan bahan Tahap pertama (GROUND BREAKING) dg rincian:
– Ongkos tukang gali harian (paket @250 ribu)
– besi tiang & cakar ayam tanpa cor: @Rp. 330.000
– Besi sluf : 18 batang ukuran 8 @ 40.000
– behel sluf : 250 buah ukuran 6 banci @Rp. 1.400
– semen untuk 12 tiang: @ 3 sak @Rp. 55.000
– pasir 6 mobil bak tanggung @ Rp. 340. 000
– batu split 3 mobil bak kecil @ Rp. 220.000
– Papan Cor 2X20 32 buah @ Rp. 13.000
– Ongkos Tukang Pengecoran harian (paket@500 rb)
– Ongkos tukang rakit &pasang besi (pakt@250.000)
7. Perkiraan kebutuhan dana pembangunan Mushola tahap pertama sebesar Rp. 12.656.000,-
– Ongkong tukang galian : 750.000 (3 hari)
– Besi Tiang & ckr ayam : 3.990.000
– Besi sluf : 720.000
– Behel Sluf : 350.000
– Semen : 1.980.000
– Pasir : 2.040.000
– Batu split : 660.000
– Papan Cor : 416.000
– Ongkos Pengecoran : 1.000.000 (2 hari)
– ongkos merakit besi : 750.000 (3 hari)

Catatan info RT 10 sebagaimana di atas dapat diwujudkan pada tanggal 16 Januari 2018. aku laporan pada grup warga sebagai berikut:

…… “info RT 10.
Alhamdulillah, Pembangunan Mushola Tahap Pertama yakni Groundbreaking (tiang pancang cakar ayam dan sluf) telah selesai.
Berikut pertanggungjawaban infaq Pembangunan Mushola di RT 10 VTB dengan rincian sebagai berikut:
🌟 🌟 . Jumlah Infaq sejak 1- 16 Januari 2018 sejumlah Rp. 16.320.000,-
🌟 🌟 Pengeluran Sejumlah 15, 441,000 dg rincian
1. Pembayaran Tukang : Rp. 3.470.000
2. Pembelian Material: Rp. 11,971,000
– Besi cakar ayam berikut tiang ukuran 5 meter (Besi Ulir ukuran 10 inci) sebanyak 12 unit : Rp. 5.400.000
– Besi rangkaian kolom sluf ( 6,6 M X 10,3 M) besi 10 Inc diameter 20 cm X 10 cm : Rp. 3,588,000, –
– Semen 17 sak : Rp.848.000
– Pasir Cor sebanyak 5 Kol kecil : Rp. 1.200.000
– Batu Split 3 kol kecil : Rp. 660.000
– Pasir Putih 1 kol : Rp. 220.000
– Triplek Cor 2 lbr : Rp. 275.000
Saldo Infaq Pembangunan Mushola : Rp. 879.000,-
Untuk Tahap kedua yakni “pengocaran tiang, tangga dan dak lantai” (Lebar 6M, Panjang 10 M= 60 M)
Dg Estimasi Kebutuhan Dana Kurang Lebih Rp. 30 – 40 Juta.

Selama 16 hari ( 1 s. d. 16 Januari 2019) pembangunan Tahap pertama telah terlaksana dari perencanaan Rp. 12.656.000 terealisasi 15.449.000.

Pada pelaksanaan pembangunan Mushola Tahap kedua (pekerjaan Pengecoran tiang dan pemasangan dak lantai) dengan perencanaan kebutuhan anggaran 30-40 Juta menjadi perjalanan yg cukup menguji aqidah.

Aqidah sebagai muslim, menggantungkan segala kesulitan dan kesenangan karena Allah. Begitu kiranya yang kupahami. Permohonan pertolongan kepada sesama manusia, dianjurkan dalam manifestasi permohonan perlindungan kepada Allah semata.

Dalam perjalanan dengan Saldo Infaq Rp. 879.000, sejak 17 Januari sampai hari ini, 7 Maret 2019 telah terkumpul kurang lebih 40 juta. (total Infaq Rp. 55.500.000).

Tanda kasih sayang Allah sangat terasa. Allah menunjukkan sifat kasih dan sayang Allah kepada hamba sahaya ini. Infaq sebesar 55,5 Juta pun dipercayakan melalui Rekening BRI atas nama Bapak Suwandi Afandi (sebagai ketua panitia) dan sebagian kepada penulis menjadi bukti Kasih dan Sayang Allah. Allah maha Rahman dan Rahim.

Begitu pula Kasih sayang Allah yang ditunjukkan dengan dukungan warga RT 10, Perumahan Villa Tanah Baru (VTB). Setelah kesediaan Bapak Suwandi sebagai koordinator menyusul terpenuhi ya susunan Kepanitian yakni:
Penasehat
– DR. Abdul Haris Semendawai
– DR. Pratama Persada
Penanggungjawab
Ketua RT 10 VTB RW 11
Ketua :
Suwandi Afandi
Sekretaris :
Afrian Jowan Pangestu
Seksi Pengadaan&Logistik
– Irwan Rizqi
– Haji Syamsudin
Seksi Pembangunan :
– G. Eko Saputro
– Baderi
Seksi Humas & Usaha Dana
– Haji Ade Akhyar
– Haji Apriyanto
Seksi Dukungan Umum:
– Juhani
– Bayu Suryono Hadi

Allah menyayangi dan mengasihi penulis sebagai hamba sahaya, dengan mengutus Bapak2 di VTB untuk menemani, mendukung, membantu dan saling bekerjasama dalam kebaikan sampai nanti Mushola dapat dipergunakan.

Melalui tulisan ini, penulis sampaikan sebagai catatan KE GE ER AN kepada Allah. Perasaan penulis yg masih belum layak untuk menerima kasih sayang Nya di saat hampir dua tahun lebih jarang menuju ke Mushola atawa Masjid.

Melalui tulisan ini pula, kami mengucapkan terimakasih atas dukungan dan kepercayaan penyaluran Infaq atas perintah Allah kepada seluruh donatur (Warga Perumahan Villa Tanah Baru/VTB)

Selanjutnya menyongsong pembangunan Mushola Tahap ketiga (pemasangan tiang dan talang air beserta pekerjaan atap), telah terbentuk kepanitian, semoga dapat terus bekerjasama dalam menggapai Keridloan Sang Pencipta.

Setelah selesai dalam pembuatan proposal, dengan tetap berharap pertolongan Allah, semoga dapat dipercaya untuk menyalurkan Infaq atas perintah Allah yang berasal dari luar perumahan VTB.

Mushola

Sejak 1 Januari 2019, Mushola di Perumahan Villa Tanah Baru yg beralamat di Jl. Palakali (Depan Kantor Kelurahan Tanah Baru, Kecamatan Beji Depok Jawa Barat mulai dibangun.

Pembangunan Mushola yang berukuran Panjang 10 Meter dan Lebar 6 Meter yang berlokasi pada fasos blok F. Selama satu bulan Infaq masuk sebesar kurang lebih 34 juta.

Memasuki bulan kedua, ada tantangan yang luar biasa, laju pertambahan Infaq seakan menggoyahkan proses pembangunan. Hingga 1/3 bulan februari, pertambahan Infaq Pembangunan hanya 4,3 juta saja.

Memang ini project akhirat yang butuh keistiqomahan. Ini adalah kegiatan yang tidak harus tuntas dalam satu tahun.

dibawah ini, redaksi pengumuman ke warga

Info RT 10 VTB
Assalamualaikum
Yth.Bapak Ibu Warga RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru

Mohon Izin, bersama ini kami infokan bahwa:
🌟 Alhamdulillah Infaq Pembangunan Mushola 🕌 di Perumahan VTB sejak 1 Januari s.d 16 Februari 2019 telah mencapai Rp. 39.120.000. 🌟
🌟 Kemajuan Pembangunan Mushola tahap kedua (pemasangan dak dan tangga) mencapai 65% selesai. 🌟

💥 Dilandasi perintah Allah, sebagai pembuktian keimanan, Mari kita bersama sama membelanjakan harta kepada kebaikan untuk mewujudkan pembangunan Mushola di Perumahan VTB 💥

🍃 🍃 🍃 Semoga memberikan manfaat, menjauhkan mudharat sebelum sahabat dan kerabat tak lagi bisa berbuat 🍃 🍃 🍃

Demikian kami sampaikan
Wassalamualaikum

Assalamualaikum
Pak
ijin pak,
Sekiranya pada bulan maret 2018 terdapat rencana pelaksanaan penyampaian Infaq karena perintah Allah, dengan ini mohon diperkenankan kami atas nama Pengurus RT 10. Perumahan Villa Tanah Baru untuk dapat dipercaya dalam menyalurkan Infaq Bapak/Ibu/Saudara pada Pembangunan Mushola.

Sebagai informasi, Sejak tanggal awal Januari s. d. akhir Februari 2019, kami telah di percayakan Infaq berjumlah 42 juta yang berasal dari warga VTB dan keluarga dari warga VTB.

Dengan Infaq tersebut, kami telah belanjakan untuk pembelian Material, pembayaran tukang dan lainnya dg total sebesar 50.334.000. (per tgl 25 feb), dan akan terus bertambah seiring penyelesaian Mushola sampai dengan dapat dipergunakan.

Terimakasih atas kepercayaan bapak/ibu/Saudara kepada kami untuk dapat menyalurkan Infaq. Semoga Allah memberikan balasan.

Salam RT 10 dan Koordinator Mushola
Nurul M dan Suwandi

Arsip BMN Hibah

10 Oktober 2019
“kapan bisa diambil, kalo ditanya lagi sama pak Kapus, karena hari senin menjadi bahan metting” kata salah satu pejabat pengawas di Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara /PPBMN KESDM.

Penggalan obrolan tersebut terjadi pagi ini saat diri ini asyik melakukan pengolahan arsip. Pak Yuzi datang bersama pak Tri Wahyudi (kasubag kekayaan negara Ditjen Migas) untuk mendapatkan layanan penelusuran arsip.

Selaku petugas layanan, saya pun memperdalam identifikasi melalui wawancara dengan pihak yg membutuhkan arsip untuk mendalami terkait format arsip dan kurun waktu arsip yang dibutuhkan.

“Berita Acara Serah Terima Hibah BMN eks KKKS tahun 2009, seperti copy ini” kata pak Yuzi sembari menyerahkan contoh berita acara kepadaku.

Setelah dapat teridentifikasi, baik data BMN dan nama KKKS serta nama penerima Hibah, kita telusuri melalui daftar arsip yang ada. Della yang sedang berhadapan dengan aplikasi arsip digital aku pinta untuk memasukkan kata kunci “BMN” dan tahun 2009.

Dari data yang dapat ditampilkan pada aplikasi arsip digital, Della pun mencatat lokasi boks dan folder yang sesuai dengan nama KKKS. Catatan lokasi boks dan folder diberikan kepada Gondo untuk pengambilan berkas dari almari arsip /roll opeck.

Aku pun mengecek kembali beberapa berkas terkait yang dimaksud oleh pak Yuzi, namun hanya satu berkas saja yang sesuai. “Yes Mas” jawab pak yuzi saat aku kirim foto via Whatsapp.

Telah terlaksana satu penelusuran arsip, namun masih belum mendapatkan hasil, karena foto yg aku kirim ke pak Yuzi berupa konsep atawa belum bertanda tangan.

Kemanakah arsip nya y????

Kemudian masukan kata kunci berikutnya yakni nama KKKS dan kurun waktu. Just info saja, kalo aplikasi arsip digital yang kita bangun telah mampu mengidentifikasi bukan hanya satu kata kunci, namun beberapa kata kunci.

Dari layar monitor, muncul beberapa berkas. Setelah kita cek belum memperoleh arsip sebagaimana yang dimaksud oleh pak Yuzi. Yang ada justru berita acara pada tahun 2008. Segera aku pinta Icha (mahasiswa magang) untuk menginput dan memindai serta mengupload ke aplikasi arsip digital.

“dulu disatukan dalam odner biru sewaktu pindahan dari bagian keuangan” kata pak Yuzi yang menirukan kata pak dodi. Pak dodi selaku pengelola BMN ditjen Migas sebelum mutasi ke PPBMN.

Karakteristik pemberkasan di Ditjen Migas sebagian besar mempergunakan sarana berupa Odner atau lebih dikenal dengan merk bantex. Arsip di odner kita dapatkan dari proses pindahan ruang kerja atau limpahan dari ruang kerja seiring dengan mutasi pegawai dan pejabat di lingkungan Ditjen Migas.

Arsip pindahan dan limpahan berkarakteristik odner, kita olah kembali dan kita deskrepsi ke aplikasi arsip digital kemudian fisik disusun sesuai dengan unit kerja. Arsip di bungkus dengan map kemudian ditempatkan ke boks arsip dengan identifikasi nomor arsip dan nomor boks serta unit asal arsip/pemilik bisnis proses.

Bagian Keuangan pada Sekretariat Ditjen Migas merupakan unit kerja selaku pemilik proses bisnis pengelolaan BMN Eks KKKS sebelum adanya unit PPBMN.

Dibawah manajemen Sekretaris Ditjen Migas, berita acara tersebut ditandatangani pada 10 tahun yang lalu. Semoga kelompok surat surat bertanda tangan Sesditjen Migas dapat teridentifikasi agar memberikan kepastian kepada pak Yuzi.

Dari laporan Bapak Sesditjen Migas kepada Dirjen pada bulan Desember 2009, terlampir konsep arsip yang dibutuhkan. Mungkin belum sempat difile kala itu.

Tatkala kondisi berkas/odner yang dicurigai tersembunyi arsip yang dibutuhkan tidak jua menunjukkan keberadaan, kini saatnya mengakses satu aplikasi lama yg pernah dipergunakan sebagai sarana pemberian nomor naskah dinas.

Saya pun mengontak pak agus mendrova selaku pejabat di bidang IT Ditjen Migas, untuk dapat menghidupkan kembali aplikasi surat yang lama. Aplikasi sebagai sarana penomoran surat dan juga sebagai sarana filling elektronik pada kurun waktu 2007-2016.

Aplikasi tersebut sempat mati karena daya listrik yang mati, sedangkan kantor tidak tersedia daya cadangan. Kami selaku arsiparis, terus melakukan koordinasi agar aplikasi sebagai sarana persuratan terus aktif, karena keberadaan dan keberlanjutan filling elektronik.

Pada aplikasi surat yg lama tersebut, terregistrasi seluruh naskah dinas yang bersifat eksternal. Kami menganalisa bahwa, berita acara yg dimaksud dapat diketemukan pada aplikasi surat disaat berkas fisik belum dapat membantu untuk menyediakan arsip.

Semoga bermanfaat

Buku kerja arsiparis

#arsiparis #kearsipan

Masuk triwulan kedua (April) tahun 2019, khazanah dan koleksi arsip, daftar arsip, data arsip, boks arsip, berkas dan jenis arsip semakin bertambah sebagai hasil beberapa aktivitas yang mengisi hari hari di unit kearsipan Ditjen Migas.

Senin, 1 april 2019
1. melakukan stock opname yakni mengisi ruang simpan offstorage dengan menggantikan arsip yg pernah diolah pada 5 tahun yang lalu (2014)
2. Melanjutkan proses manuver berkas untuk jenis arsip niaga Migas.
3. Mengolah berkas Pegawai aktif
4. Penerimaan pemindahan arsip jargas
5. Deskrepsi arsip hasil kajian tenaga ahli (laporan pekerjaan pihak ketiga)
6. Pemilihan dan mensortir berkas ke kelompok eselon 3

STOCK OPNAME
Meski mempergunakan istilah yang biasa dipergunakan dan kita bisa dengar di dalam manajemen gudang, stock opname pada tulisan ini dimaksudkan untuk menggambarkan aktivitas menyimpan arsip di ruang offstorage dengan menukar dg arsip yang direncanakan untuk dilakukan pengolahan kembali.

Gondo dan Avis memindahkan arsip dari Gedung 🏢 Migas ke ruang simpan sistem sewa yang berjarak kurang lebih 10KM dengan mempergunakan mobil operasional yang dibawakan sopir bernama Angga.

Stock Opname hari ini dilaksanakan untuk mengirim 100 boks dan menarik arsip sebanyak 50 boks (arsip pada jenis/seri yang berbeda untuk dilakukan Manuver berkas)

MANUVER BERKAS
Berkas aktif untuk jenis arsip niaga Migas, memuat judul nama perusahaan. Berkas aktif yang berada di central file (penguasaan unit pengolah), telah berubah menjadi inaktif dan diterima di ruang arsip (unit kearsipan).

Agar memudahkan dalam penyimpanan di ruang arsip (penguasaan unit kearsipan) maka berkas tersebut diolah kembali. Skema penataan yang dipergunakan untuk menyimpan berkas niaga Migas bukan berdasarkan nama perusahaan, namun berdasarkan jenis izin usaha niaga Migas secara urut per tahun.

Perubahan skema penataan pada central file ke records center didasarkan pada status arsip yang sudah jarang untuk dirujuk atau menurun tingkat penggunanya. Perubahan skema penataan terwujud dari penamaan berkas.
Contohnya:
Berkas niaga umum BBM tahun 2014 adalah berkas permohonan izin yang terdiri dari kumpulan berkas tiap nama perusahaan yang mengajukan dan telah menerima sertifikat izin usaha.

Manuver berkas Niaga Migas dilaksanakan oleh dinda dibantu oleh empat orang siswi magang yakni Tania & Zaenab dari SMKN 51 Jakarta, dan Farah & Nadia dari SMKN 47 Jakarta.

BERKAS Niaga Migas sejumlah 311 boks telah dimanuver menjadi kurang lebih 180 boks.

BERKAS PEGAWAI AKTIF
Dampak renovasi yang dilaksanakan di Gd. Migas pada tahun 2018, menyisakan berkas kepegawaian yang tidak dapat dibawa serta pada ruang kerja saat ini. Konsekuensi dari dampak tersebut adalah berkas Pegawai aktif dipasrahkan oleh unit kepegawaian Ditjen Migas kepada unit kearsipan.

Sejak di unit kepegawaian, penyimpanan berkas Pegawai mempergunakan map gantung dan ditempatkan pada rol opek yang digantung. Rol opek yg dibongkar saat renovasi ruang kerja tidak dipasang kembali di ruang kerja unit kepegawaian.

Pengolahan berkas Pegawai aktif yang dilakukan oleh unit kearsipan saat ini adalah menggunakan plastik pocket yang diletakkan pada odner. Aktivitas tersebut dilaksanakan kasmari dan junaidi alfin. Pemindahan file kepegawaian dari map gantung ke plastik pocket sesuai dengan berkas perorangan pegawai aktif. Sampai hari ini telah selesai 40 berkas perorangan yang dikerjakan.

PENERIMAAN PEMINDAHAN ARSIP
Sejak pagi hari senin 1 april 2019 , seorang staf subdit pembangunan infrastruktur Migas pada Direktorat Infrastruktur Migas bernama Imam, menghubungi arsiparis di ruang arsip. Atas arahan dari pimpinan staf tersebut berkoordinasi dalam rangka pemindahan arsip. Arsip yang semula masih berada di kontraktor (PT Adhi Karya).

Sebanyak 40 kardus berisikan dokumentasi administrasi pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga Tahun Anggaran 2016 telah diterima di ruang arsip pada Gedung Migas.
Baca juga layanan penyimpanan pada tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/
Baca juga layanan penelusuran
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/01/arsip-infrastruktur-migas/

DESKRIPSI ARSIP
Istilah umum deskripsi arsip adalah input data. Sejak minggu yang lalu, Mulyanto melaksanakan input data ke aplikasi arsip digital. Seri arsip yang dikerjakan adalah laporan hasil pekerjaan konsultan atau hasil kajian tenaga ahli.

Sebanyak 70 an boks yang telah selesai dilakukan input data, diberikan nomor folder dan nomor boks (boks 717 – boks 790). Jenis arsip ini yakni boks 1 – boks 716 telah dipindahkan ke Gd. Pusat Arsip KESDM (bernilai penelitian dan dokumentasi sebagaimana tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

PEMILAHAN DAN PENYORTIRAN
Kegiatan pemilahan dan penyortiran dilaksanakan oleh penulis sebagai arsiparis penyelia. Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan uji arsip untuk mendapatkan kualitas arsip (autentitas dan reabilitas).

Arsip akan ditinjau dari segi kontek yakni kegiatan yang sesuai dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip. Jika didapatkan arsip yang lepas kontek maka akan disingkirkan meski konten atau isi arsip sangat terkait. Dari tinjauan konteks, masih banyak bahan2 penyerta yang bukan menjadi produk administrasi dari unit pengolah. Hal tersebut masih bernilai administrasi jika berada di central file(unit kerja), namun akan menjadi beban penyimpanan pada records center (unit kearsipan) jika masih dipertahankan.

Kewenangan unit kerja yang berubah sesuai peraturan tata kerja yang berlaku pada masanya menjadi dasar skema penataan. Contohnya kewenangan dalam harga gas yang semula ditangani direktorat pembinaan usaha Hulu Migas Cq. Subdit Pemanfaatan Gas menjadi dasar skema penataan sampai dengan kurun waktu beralih kewenangan ke direktorat pembinaan program Cq. Subdit penyiapan program.

Dan ketika saat ini kewenangan harga gas kembali ke direktorat penbinaan usaha Hulu Cq. Subdit pengembangan dan penilaian usaha Hulu tidak akan merubah penataan arsip harga gas sesuai kurun waktu saat kewenangan berada di Direktorat penbinaan program Migas.

Selain itu arsip ditinjau dari struktur (bentuk dan kelengkapan serta bentuk fisik lain yang menunjukkan autentik). Bentuk surat masuk dikategorikan arsip jika telah terdapat tanda registrasi dari unit penerima surat dan terdapat disposisi (arahan pimpinan). Disposisi dituangkan pada formulir penyelesaian surat masuk (di KESDM disebut dengan selendang surat)

Bentuk tulisan disposisi yang terlihat copy menunjukkan duplikasi yang dapat disingkirkan. Disposisi kepada beberapa unit kerja menunjukkan duplikasi arsip (simpan asli dan singkirkan bentuk kopi)

Tulisan pada https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/12/05/uji-arsip-migas/menunjukkan beberapa teknis pemilahan dan penyortiran.

Arsip yang berasal dari unit pengolah bersifat teratur yang ditempatkan pada odner dengan diberikan judul (mengacu konten/isi arsip). Dengan menghubungkan dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip serta pengujian struktur maka bisa jadi judul pada odner akan dipertahankan. Namun jika lepas konteks dan tidak lolos uji struktur maka akan diberikan nama dan ditempatkan sesuai dengan kelompoknya (sesuai skema penataan dan penyimpanan)

Skema penataan dan penyimpanan mendasarkan pada fungsi unit substansi dan fungsi fasilitatif(misalnya persuratan, keuangan, kepegawaian, perencanaan, pelaporan, pengadaan, perlengkapan).

Semula dengan odner dipindahkan ke map (Pada map diberikan kode unit kerja asal arsip dan judul berkas) kemudian diikat yang dibantu staf lain yakni Tatang Nurkiyawan dan Mikun untuk mengikat dan merapikan bahan non arsip & duplikasi.

Stock Opname

Satu cara untuk tetap menjaga semangat kegiatan kearsipan adalah mengilustrasikan proses kearsipan.

Salah satu ilustrasi tersebut adalah stock opname atau ganti simpan pada tautan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/28/stock-opname-arsip/

Satu protret kearsipan di bulan Agustus 2019 tersebut dimaknai untuk menjamin ketersediaan ruang simpan.

Tak dipungkiri, bentuk arsip kertas senantiasa menyedot kebutuhan berupa space lemari dan ruangan untuk merawat arsip. Perawatan arsip kertas terkait erat dengan penyimpan yang sesuai dengan standar kaidah kearsipan dengan harapan memudahkan dalam penelusuran arsip.

Pun dalam minggu ini, tim arsip Ditjen Migas bergerak melakukan stock opname atau ganti simpan koleksi arsip.

Direncanakan kurang lebih 600 boks dalam lima hari kedepan dapat terlaksana agar ruang pengolahan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 tetap berada pada tingkat kepadatan boks yang normal.

Sampai dengan bulan Oktober 2019, kepadatan arsip telah melewati besaran kapasitas penyimpanan. Lebih dari 3.000 boks arsip sebagai hasil pengolahan perlu dipindahkan untuk mengurangi tingkat kepadatan arsip di ruang pengolahan.

Beberapa kelompok arsip yang direncanakan pindah ke ruang simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung perkantoran antara lain
1. Arsip pembayaran pengadaan barang dan jasa di bawah 200 juta
2. Arsip niaga migas
3. Arsip persuratan
4. Arsip pengolahan migas
5. Arsip pengangkutan migas
6. Arsip laporan pekerjaan DIPA

Proses ganti simpan akan memanggil kembali arsip yang pada kurun waktu sebelum berada di Ruang Simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung. Kelompok arsip yang ditarik ke ruang pengolahan adalah dokumen pengadaan yang telah melewati retensi /masa simpan 9 – 10 tahun.

Penentuan metode untuk melakukan pengurangan arsip adalah mempertegas kembali definisi dokumen pengadaan yang semula terdiri dari dokumen panitia lelang dan persyaratan administrasi pengadaan menjadi dokumen inti pengadaan saja.

Rekaman kegiatan pengadaan mengendap secara menyeluruh pada berkas dokumen panitia. Sedangkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan (seperti dokumen teknis, dokumen beaya yang diusulkan calon penyedia jasa) akan dipisahkan untuk disingkirkan.

Pemisahan dan menyingkirkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan tersebut menjadi langkah untuk mengurangi beban penyimpanan arsip kertas.

Dokumen pengadaan Ditjen migas identik dengan pengadaan melalui pelelangan Umum. Usia arsip yang tertua adalah 13 tahun(2006). Sedangkan rencana pengurangan arsip akan menyasar pada arsip dengan kurun waktu sampai tahun 2012.

Pada akhirnya, proses stock opname atau ganti simpan di ruanh simpan Offstorage akan memperbaharui daftar arsip kelompok dokumen lelang. Selain itu sebagai optimasi pemanfaatan ruang simpan.

Semoga bermanfaat

Menjadi Pelaku Kearsipan

Pada tulisan yang lalu, penulis sempat mengilustrasikan secuil semarak nya kegiatan pembinaan kearsipan. Pada tulisan ini mencoba menguraikan kembali lagi memperdalam pemahaman pembinaan kearsipan sebagai salah satu lingkup penyelenggaraan kearsipan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/04/pembinaan-kearsipan/

Meski tidak bermaksud membingungkan temen2 yang sedang anget anget nya dalam semangat kearsipan, namun tulisan pada blog ini hanya sekedar memberikan opini saja. Opini dari sudut pandang penulis tentang bagaimana kita memposisikan diri dari semarak nya even even kegiatan kearsipan pada kurun waktu dua bulan terakhir dan pada akhir tahun anggaran.

Berikut adalah tanggapan dari tulisan sebelumnya, yang berasal dari dua orang arsiparis di instansi (lembaga non Kementerian /LPNK). Rani dan Heri di foto 👇

” Logis👍🏻👍🏻”

“Tulisan mu menggelitik pengen komen je pakde 😁 😁 bagi para new be dalam dunia kearsipan pasti awalnya menjadi objek”

“mereka yg bertahan dan mampu menunjukkan kinerja biasanya yg menjadi pelaku…seperti pak nurul, pak setyo edi dan pakar kearsipan yg lain 😊”

“Bagaimanapun wujud bimtek dan semacamnya kembali lagi kepada motivasi peserta mengikuti acara tersebut…”

” materi pelatihan pun pada umumnya seputaran hal yg terus berulang dan belum cukup signifikan dalam peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan..”

” tapi segala sesuatu yg berulang itu akhirnya bisa juga menjadi pemicu para arsiparis dan pengelola arsip untuk memberikan kontribusi pada dunia kearsipan dan sedikit mengatasi permasalahan kearsipan di lokus nya 😁😁”

Penulis mengucapkan terimakasih dan merasa tersanjung dg respon tersebut. Jika boleh mengambil perumpamaan Kearsipan sebagai panggung besar yang terdiri dari beberapa lakon, maka respon tersebut bener bener berasal dari para pelaku kearsipan yang terus menggalang kebersemangatan.

Yang menjadi poin adalah, tanggapan yang positif untuk memaknai bahwa ada kesadaran kearsipan dalam kedaulatan memposisikan diri. Begitu juga hampir sama dengan maksud tulisan ini, bahwa penulis memberikan sudut pandang yang secara proporsional, selaku subyek kearsipan. Bahwa arsiparis dituntut terus sadar dalam kedaulatan bertindak dalam mengimplementasikan Peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Selain pembinaan kearsipan , masih ada dua hal lagi sebagai lingkup penyelenggaraan kearsipan yakni kebijakan kearsipan dan pengelolaan arsip.

Semarak pembinaan kearsipan saat ini, pastinya untuk melanjutkan satu lingkup penyelenggaraan kearsipan yang menurut penulis butuh perhatian yakni “Pengelolaan arsip”.

Pembinaaan kearsipan cukup kaya konten karena melaksanakan 19 pasal dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 (pasal 9 s.d pasal 28). Tatkala BAB pembina kearsipan pada awal tahun 2019 sempat terpentok pada guyonan dalam obrolan emperan para arsiparis dengan istilah plesetan yakni “pembinasaan kearsipan”, kini pembinaan kearsipan terus bergerak untuk menampakan keberpihakkan pada arsiparis.

Meski kaya Konten, namun itu tidak seberapa jika di banding BAB pengelolaan arsip yang mencapai 90 pasal (pasal 29 s.d. Pasal 108).

Jika dibandingkan dengan Bab lain pada Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012, memang masih unggul secara jumlah pasal. Coba para pembaca perhatikan Bab SIKN dan JIKN yang mencapai 16 pasal (109 s.d. 125). Artinya hanya selisih 3 pasal saja dengan BAB pembinaan kearsipan.

Namun karena lebih prospektif dari sudut pandang komoditas (bisa jadi), maka gaung dan semarak pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan mendominasi pertukaran informasi pada media sosial seperti WAG.

Bahkan jika dibandingkan dengan BAB sumber daya kearsipan yang terdapat paragraf sumber daya manusia kearsipan masih kalah dalam jumlah pasal yang mencapai 35 pasal (pasal 127 s.d. 162).

Diakhir tulisan ini, terus berperan sesuai dengan kapasitas masing masing, asal itu menggelorakan semangat penyelenggaraan kearsipan, bagi penulis sudah OK bingit lah.

Yang menjadi bijak ketika disposisikan secara proporsional saja. Porsi yang lebih banyak sebagaimana tugas pokok arsiparis adalah pengelolaan arsip secara fisik. So, demi menepati sumpah janji yang melekat pada jabatan arsiparis, kesetiaan terhadap ruang arsip untuk usaha pengelolaan arsip harus nomor satu.

Semoga bermanfaat.

Jejak arsip kertas

Meniti kembali jejak jejak kearsipan Ditjen Migas di tahun 2016????? Jejak yang tertinggal dalam mengawal kearsipan dalam manajemen birokrasi pemerintahan.

Bak ibarat lilin 🕯di tengah belantara hutan, kearsipan di Ditjen Migas merasa diri dalam harapan tinggi untuk bisa menjadi penerang kegelapan informasi. Berbeda dengan sumber informasi lainnya, kearsipan kental dengan ciri kertas sebagai kekhasan identitas jati diri suatu organisasi.

Adakah jejak kearsipan itu? Secarik kertas tertanggal 26 Agustus 2016 bertandatangan pimpinan tinggi pratama, menjadi satu jejak kearsipan. Jejak penggunaan logo Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai identitas.

Tak dipungkiri, identitas terpatri pada kertas menjadi bukti keberadaan organisasi. Bahkan sampai kepada suatu asumsi, terungkapnya kepalsuan yang mengaku sebagai instansi resmi.

Dari satu jejak kearsipan itu, kuuntuai cerita sebagai apresiasi diri dalam peran mengawal kearsipan. Berharap jejak kearsipan dapat berperan dalam menghidupkan lentera penerang kegelapan informasi di antara riuh dan gemerlapnya industri informasi.

Pun kiranya pada secarik kertas bertanggal 9 Agustus, 15 Agustus 2016 dan tanggal 20 September 2016, terdapat jejak kearsipan dalam Nota Dinas Bertanda tangan pimpinan.

Atas tujuan pengurusan surat sebagai salah satu area kearsipan, inisiasi untuk mewujudkan penciptaan arsip yang terdokumentasi dengan baik menjadi langkah kearsipan.

Kertas yang selalu mengisi sisi meja kerja, kertas yang kadang mengubur infomasi karena terlalu banyak, menjadi perhatian kearsipan. Melalui pendekatan teknologi informasi e surat, kearsipan mulai menarasikan tata laksana persuratan dalam menggapai kondisi perkantoran elektronik (e office).

Berbekal dukungan Direktur Jenderal kala itu, hampir tiga tahun, ratusan ribu surat mondar mandir antar meja kerja tanpa bentuk kertas. Penurunan penggunaan kertas pada praktik perkantoran dapat berujung pada efisiensi ruang arsip.

Potret kinerja tengah tahun 2019

Bagaimana kearsipan Ditjen Migas pada pertengahan tahun 2019

Yuk kita intip bagaimana kondisi penjagaan rekaman kegiatan pembinaan dan pengawasan usaha sub sektor minyak dan gas bumi di Indonesia. Tapi sebelum nya, jangan salah sangka y, Ditjen Migas berbeda dengan SKK Migas maupun BPH Migas. So, penjagaan rekaman kegiatan bisa jadi terbagi pada dua lembaga lainnya selain Ditjen Migas.

Kondisi kearsipan atau kondisi penjagaan rekaman kegiatan pada tulisan ini terbagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama adalah fase penciptaan arsip. Saya mengambil salah satu unsur dalam fase tersebut yakni pengurusan surat atau mail handling.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/19/pengarsipan-ditjen-migas/

Mail handling di kantor Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dilaksanakan dengan sistem informasi persuratan dinas. Fungsi sistem tersebut sebagai sarana melakukan registrasi arsip. Sebagaimana ketentuan perundangan kearsipan, pencipta arsip wajib melaksanakan pencatatan atawa registrasi naskah dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/01/291/

Seluruh naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat struktural di Lingkungan Ditjen Migas telah dilakukan pencatatan melalui aplikasi tersebut. Begitu juga naskah dinas yang ditujukan kepada seluruh pejabat di Ditjen Migas, telah terdokumentasi dengan baik.

Bahkan, dokumentasi telah mencakup file PDF dari naskah dinas yang telah dilakukan pemindaian beserta data disposisi dari atasan kepada bawahan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/05/419/

Selanjutnya, kondisi kearsipan Ditjen Migas tengah tahun 2019 dari tinjauan fase penggunaan dan pemeliharaan.

Proses pemeliharaan arsip yang menjadi tugas utama penulis selaku arsiparis Ditjen Migas dilaksanakan rutin setiap hari. Beberapa aktivitas penataan, pengolahan, penyimpanan dan juga alih media. Kegiatan ini saya dokumentasikan ke dalam catatan kerja arsiparis. Catatan dipergunakan sebagai bagian dari komunikasi dan saling berbagi pemahaman kearaipan antar tim kerja.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/01/catatan-kerja-arsiparis/

Letak kantor di pusat kegiatan bisnis yakni kawasan mega kuningan, tepatnya di Jl HR Rasuna Sa’id Kav B5 kuningan Setyabudi Jakarta Selatan menjadi tantangan berat untuk kegiatan menyimpan arsip. Karakteristik arsip yang masih berbentuk kertas sangat memerlukan ketersediaan luasan ruangan. Alhasil alamat gedung kantor di pusat bisnis sangat kontraproduktif jika harus menyimpan seluruh arsip.

Alternatif solusi adalah melakukan kerjasama dengan pihak penyedia jasa layanan penyimpanan. Kerjasama dalam skema pengadaan barang dan jasa antar instansi pemerintahan dalam bentuk kerjasama sewa ruangan dengan harga satuan boks per bulan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/29/jasa-penyimpanan-arsip/

Kondisi penyimpanan arsip tidak bisa dilepaskan dengan kondisi gedung perkantoran secara keseluruhan. Gedung kantor Ditjen Migas pada tiga tahun terakhir ini mengalami renovasi ruang kerja. Hal itu sangat berpengaruh pada ruang arsip.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/05/normalisasi-ruang-arsip/

Ketika ruang penyimpanan tidak dapat diperluas dihadapan dengan kondisi renovaai gedung Migas maka strategi pemeliharaan arsip berfokus pada bahan non arsip. Tinggi nya tingkat pertumbuhan duplikasi dan banyaknya bahan dokumentasi lainnya yang termasuk kategori bahan non arsip menjadi target utama dalam usaha pemeliharaan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

Aktivitas kearsipan dalam kerangka pemeliharaan arsip diakui menjadi bagian terberat. Sebagaimana tugas arsiparis, saya pun melakukan autentikasi untuk dapat memisahkan dan memilah antara arsip dan bahan non arsip.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/15/menjaga-autentikasi-arsip/

Kondisi kearsipan Ditjen Migas bagian ketiga adalah fase penyusutan. Kegiatan memindahkan arsip dari satu tempat ke tempat lainnya sering disebut sebagai salah satu aktivitas penyusutan.

Misalnya memindahkan dari ruang arsip pada unit kearsipan Ditjen Migas ke pusat arsip pada unit kearsipan yang berada di naungan Sekretariat Jenderal KESDM.

Pada bulan Februari 2019 , kegiatan tersebut telah dilaksanakan sebagaimana tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

Sedangkan kondisi perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip Migas terlaksana dengan sempurna. Pindah secara paksa dari dampak perpindahan ruang kerja. Penulis memakai istilah evakuasi arsip

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/11/evakuasi-arsip/?preview=true

Sekian dulu y, disambung pada tulisan berikutnya. Gambaran kondisi kearsipan tersebut masih secuil dari kondisi yang sebenarnya. Sampai berjumpa kembali pada tulisan yang menggambarkan kondisi kearsipan Ditjen Migas dengan sudut pandang lain.

Semoga bermanfaat