Artelnas19 1

Menyambut kegiatan Pemilihan Arsiparis Teladan tingkat Nasional tahun 2019, kurang lebih satu bulan kedepan, tepatnya 15 s.d. 17 Agustus 2019, para Arsiparis tingkat provinsi dan instansi pusat berada salah satu momentum untuk mempertahankan lingkungan hidup komunal kearsipan.

Kata kunci nya berada pada lingkungan kearsipan secara komunal. Urusan kearsipan yang dimotori para pekerja kearsipan (arsiparis dan petugas kearsipan) dengan nahkoda lembaga kearsipan dan unit kearsipan berhadapan dengan peran urusan lain dalam menghadapi era industri 4.0.

Untuk itu diperlukan lingkungan kearsipan komunal yang terlihat hidup, mengesankan dinamis, dan meneriakan semangat perubahan. Bukan saja untuk mengambil peran dalam pembangunan Indonesia, namun yang lebih penting adalah mempertahankan eksistensi lingkungan kearsipan secara komunal.

Kearsipan dituntut untuk mengikuti perubahan kondisi birokrasi baik sejak tingkat daerah sampai ke tingkat pusat. Belum lama, kearsipan mendapat kan apresiasi dari pucuk pimpinan. Belum meratanya perhatian pimpinan terhadap kearsipan. Atau kesan belum dianggap sebagai suatu urusan pemerintahan dalam kerangka manajemen birokrasi. Bisa jadi suatu instansi memang masih ada yang tidak mengenal urusan kearsipan.

Gambaran diatas biasa direngkuh dengan cara menciptakan suasana kompetisi. Namun demikian, pernahkah mendalami makna kompetisi???? Sabrang Damar mowo Panuluh, di suatu obrolan yang santai pernah menyampaikan, bahwa makna kompetisi diharapkan mampu membuat suatu komunitas dapat berbuat lebih bermanfaat.

Dari rekaman pada Channel Youtube, “Edukasi Maiyah”, Sabrang sebagai penerus Mbah Nun, telah memantik perspektifku tentang kompetisi. Konsep dasar suatu kompetisi bukan sekedar saling mengalahkan, bukan untuk menjadi pemenang 🏆🎉🏆, bukan sekedar saling mengungguli. Ada tata nilai Fairplay yang harus dijaga untuk tujuan menjadikan lingkungan hidup komunal dapat lestari. Lagi lagi, kalimat kuncinya adalah: menjaga lngkungan hidup komunal hingga dapat lestari.

Misalnya kompetisi sepak bola tingkat lokal dapat menjaring bibit unggul untuk menciptakan tim sepak bola nasional yang unggul. Bukan si pemangku kebijakan dan operator sepakbola saja yang dapat berkontribusi membentuk tim nasional sepakbola yang unggul, namun berasal pula dari tingkat komunitas sepakbola paling rendah atau lokal.

Pun misalnya tim nasional sepakbola yang telah terbentuk dari kompetisi yang sehat belum dapat unggul di kancah internasional, itu bukan tujuan utama. Tujuan utama adalah mempertahankan lingkungan hidup komunal sehingga dapat lestari. Persepakbolaan yang terus lestari.

Begitu juga kiranya pada bidang kearsipan. Pemilihan arsiparis teladan tingkat nasional seyogyanya berujung pada terjaganya lingkungan kearsipan secara komunal. Sedari pekerja Arsip, pejabat struktural urusan arsip, unit kearsipan pada tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan pusat dan daerah, Perguruan tinggi, dan badan usaha yang bergerak di bisnis kearsipan perlu memberikan perhatian atas momentum kegiatan tersebut. Kegiatan sebagai salah satu usaha mempertahankan eksistensi kearsipan dalam pembangunan Indonesia.

Selamat berlomba wahai para arsiparis Indonesia. Kobarkan semangat 🔛🔥 kearsipan Indonesia untuk simpul pemersatu bangsa

Semoga bermanfaat

Inpassing 3

Pengangkatan arsiparis jalur Penyesuaian/ Inpassing menjadi bahasan menarik pada akhir akhir ini. Misalnya saja sebanyak 292 kali diminati pembaca, tautan 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/15/impasing-jabatan-arsiparis/
Sedangkan 77 viewer untuk tulisan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/16/arsiparis-inpassing-jalur-umum/

Bilang saja, bukan penulisan bernilai ilmiah, bukan pula untuk tujuan komersial, atau tujuan program desiminasi kearsipan. Tulisan ini hanya bersifat Uraian dari sudut pandang terbatas diri penulis yang memiliki profesi arsiparis.

Mohon permakluman tatkala masih banyak ketidaksesuaian substansi isi tulisan. Dari dalam hati penulis hanya ingin mewarnai diskusi untuk menuju kedaulatan berpendapat. Kesalahan tulis bukan kesengajaan tapi suatu proses dan tahapan hingga si Arsiparis pun bisa disebut juga sebagai penulis/wartawan/penghobi Literasi.

Untuk tulisan kali ini, lebih merujuk pada aturan main Inpassing arsiparis di Peraturan ANRI No 5 tahun 2019.
Bisa jadi pertimbangan pengembangan karir arsiparis, profesionalisme dan peningkatan kinerja organisasi terkubur dalam dengan pemenuhan target kuantitas arsiparis.

Tak menutup mata sih, merasa seprofesi aku pun menaruh harapan kuat terkait adanya kompetisi impasing untuk mendapatkan kualitas arsiparis yang sejajar dengan pengadaan arsiparis jalur umum.

Jika kita tengok tiga taun terakhir ini, ketentuan Inpassing senantiasa mengalami perubahan. Ketentuan penyesuaian yang juga menyesuaikan kondisi terakhir untuk mendapatkan hasil penambahan arsiparis.

Di tahun terkahir(2019), jelas tersebut dalam pasal 3 ayat 1 poin C bahwa Inpassing memberi karpet merah kepada pejabat pengawas dan pejabat administrator serta pejabat tinggi pratama yang berminat alih jabatan ke fungsional arsiparis.

Selain itu, karpet merah juga di tandai juga dengan tidak dipersyaratkan diklat penciptaan arsiparis sebagaimana ilustrasi penulis pada tulisan sebelumnya. Pendidikan dan latihan dengan puluhan jam pelajaran cukup digantikan dengan persyaratan lulus uji kompetensi saja.

Luar biasa y jalur Inpassing…

Masuk akal juga sih, jika calon peserta Inpassing adalah eks pejabat pengawas dan eks pejabat administrator. Pengalaman manajerial dan sertifikat diklatpim menjadi nilai tukar dengan diklat penciptaan arsiparis.

Namun bagaimana caranya memilah milih dan hanya meloloskan pengajuan yg berportofilio pejabat pengawas/administrasi?

Otak liciku sih menebak, bahwa pemilahan itu akan menjadi area teknis tim bentukan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melakukan verifikasi berkas kelengkapan administrasi pengajuan Inpassing. Karena hanya terhadap ASN yang lolos verifikasi berkas sajalah yg berhak mengikuti proses uji kompetensi.

Ternyata eh ternyata…. Fakta yang terjadi tidak sesuai tebakanku. Emang TTS bersampul gadis Seksi, tebak tebak segala 🙄

Kita dapat lihat, beberapa pengajuan Inpassing bukan melihat portofolio ASN mantan atau sedang menduduki pejabat pengawas atau administrator. Hampir semua ASN asal memenuhi persyaratan minimal maka lolos verifikasi dan berhak mengikuti uji kompetensi.

Setelah mengikuti uji kompetensi yang berbentuk ujian pilihan ganda, ujian essay dan wawancara, dengan capaian skor di atas 70, maka sudah siap memasuki gerbang jabatan arsiparis.

“rul, gemana perkembangan arsiparis Inpassing di KESDM” kata Direktur SDM Kearsipan kepadaku saat acara pemilihan arsiparis teladan 2019 Agustus lalu.

Otaku jadi berfikir, di meja direktur tersebut lah kewenangan usulan penetapan verifikasi berkas administrasi pengajuan Inpassing ditetapkan. Dibawah Deputi Pembinaan Kearsipan, konsep rekomendasi akan diajukan untuk mendapatkan Pengesahan Kepala ANRI.

Rekomendasi inspassing memuat informasi formasi arsiparis yang dibutuhkan dan hasil penilaian lulus oleh asesor dan dua tahun masa berlaku.

Rekomendasi tersebut menjadi dasar pengangkatan arsiparis oleh pejabat pembina kepegawaian sesuai dengan kebutuhan formasi arsiparis dan ketentuan yang berlaku. Ketentuan impasing arsiparis dapat dilaksanakan sampai dengan bulan keempat tahun 2021.

Diakhir tulisan ini, tatkala dinamika Inpassing bagi sebagian pihak masih menjadi bahan perbedaan pendapat, maka yg penulis dapat sampaikan adalah memaknai kondisi riil profesi arsiparis masih berada di kelas bawah.

Bisa jadi berbeda dengan jabatan fungsional tertentu lainnya yang sudah lebih mendapatkan tempat dihati para ASN. Jabatan arsiparis masih harus mencari perhatian, menawar nawarkan diri agar rumpun jabatan ini terus lestari.

Harapan perubahan identitas arsiparis yang identik sebagai penjaga gudang, sebagai penunggu kertas bekas, sebagai pengepul, masih memerlukan waktu dan momentum perubahan. Salah satunya dengan membuka seluas nya dan mempermudah jalur Inpassing.

Semoga bermanfaat

Inpassing 2

Penghapusan eselonisasi untuk digantikan dengan jabatan fungsional yang menghargai keahlian, bisa jadi trending topik percakapan para ASN. Hal itu penulis simpulkan, lebih dari 230 pembaca sejak diunggah terkait Ilustrasi pengadaan arsiparis melalui jalur Penyesuaian atau Inpassing pada tautan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/15/impasing-jabatan-arsiparis/

Otaku kembali terusik untuk memperdalam hal yang berkaitan dengan pengadaan arsiparis non jalur formasi umum. Penulis yg menjadi pelaku saat mengisi formasi arsiparis melalui jalur umum di tahun 2009, menerima kenyataan bahwa mayoritas arsiparis di instansiku terdiri dari kelompok arsiparis pengadaan jalur impasing (arsiparis impasing)

Bisa jadi, kala itu formasi jalur umum sangatlah terbatas. Beberapa arsiparis senior di kantor yang hadir melalui jalur umum (arsiparis umum), kini telah beralih jalur ke pejabat struktural. Jadi praktis kondisi kearsipan secara jumlah lebih banyak arsiparis impasing dari pada arsiparis umum.

Pembinaan arsiparis terkait dengan menjaga kecukupan ketersediaan jumlah Arsiparis, terlihat kembang kempis. Strategi pencantuman formasi arsiparis pada peta jabatan harus berbenturan dengan kebijakan pimpinan saat pengadaan ASN pada urusan yang lain.

Ketepatan penyusun analisis beban kerja kearsipan dan pencantuman jumlah kebutuhan arsiparis tak juga dihiraukan tatkala prioritas organisasi berada di lain bidang (non ketatausahaan).

Instansi mana yang tidak meneriakkan kekurangan jumlah arsiparis? Permasalahan kurangnya arsiparis kemudian dijawab dengan dalih bahwa “sumber daya manusia kearsipan bukan hanya arsiparis semata”. Secara jelas tertulis di dalam ketentuan, pejabat struktural di bidang kearsipan dan pengelola arsip sebagai dua pelaku lain selain arsiparis.

Ketentuan yang berbentuk produk parlemen tentang kearsipan tahun 2009, belum juga menjadi tafsir dalam ketatalaksanaan sampai dengan penataan organisasi birokrasi yang berfihak pada urusan kearsipan.

Pemandangan umum di pemerintahan daerah baik tingkat 1 dan 2 terkait penggabungan numenkelatur perpustakaan dan kearsipan, hampir terjadi di seluruh Indonesia. Begitu pula numenkelatur jabatan struktural urusan kearsipan di pemerintahan pusat mentok pada level eselon 4.

Usulan menaikkan eselon 4 ke eselon 3 dengan mempertimbangkan adanya gedung depot arsip yang terpisah dengan kantor induk hanya menjadi suara yang tak ada realisasi.

Kemudian strategi yang paling realistis sebagaimana yang terjadi di Kementerian Kehutanan dan Lingkungan Hidup bahwa pejabat eselon 4 yang menangani urusan kearsipan ditugaskan sebagai kepala kantor melalui Penetapan kuasa pengguna anggaran.

Namun demikian menurut penulis yang sempat melakukan kunjungan dan berbincang dengan Pejabat terkait, kelonggaran pengusulan program kegiatan anggaran masih menginduk pada Sekretariat Jenderal. Artinya bukan kepala kantor yang bersifat Satker.

Arahan Presiden tentang identifikasi unit yang berpotensi dihapuskan, mengecualikan kantor yang berbentuk satker terpisah. Kemudian muncul pendapat yang sudah telat, bahkan bisa jadi tidak masuk logika saat penyederhanaan birokrasi menjadi kebijakan kepala pemerintahan, adalah harapan munculnya eselonisasi baru untuk kepala Depot Arsip. Enggak lah ya….

Apa Mungkin arahan pergantian eselonisasi kok mau mengusulkan eselonisasi baru dengan sebutan kepada Depot Arsip???

Dengan demikian, dapat diambil kesimpulan, nantinya setelah penyederhanaan birokrasi benar terjadi, hanya ada beberapa pejabat struktural kearsipan di pemerintahan pusat yakni pejabat di Lembaga Kearsipan.

Karena di Kementerian dan lembaga non Kementerian (instansi pusat), belum ada jabatan struktural Eselon 2 yang secara khusus melakukan fungsi kearsipan.

Kenyataan ini sangat abasurd jika kita kaitkan dengan penilaian kinerja arsiparis sistem SKP. Bagi beberapa arsiparis termasuk penulis, sistem penilaian SKP menjadi kenyataan pahit.

Kenyataan bahwa jabatan arsiparis harus tidak berdaya menolak dukungan target kinerja eselon. Sasaran kinerja arsiparis harus menunjukkan cascading penetapan kinerja organisasi bersangkutan.

Penulis merasa, sistem penilaian SKP dengan dihadapkan dengan penyederhanaan birokrasi harus didudukkan pada penghormatan jabatan yang menghargai keahlian.

Jangan lah menjadikan sistem penilaian kinerja arsiparis seolah menjadi pelayan pencapaian kinerja organisasi,namun didudukkan dalam pembangunan kearsipan secara nasional.

#####

Ada juga kenyataan yang juga tidak manis, bisa dibilang pahit, tatkala respon beberapa arsiparis jalur umum memandang miring kelompok arsiparis impasing.
“inpassing:kuantitas,kualitas dan realitas…ra nyambung” kata seorang arsiparis pemerintah pusat di WAG.

Wajar saja kalimat arsiparis tersebut jika memang pernah kerja bareng dengan para arsiparis impasing. Tak dipungkiri bahwa arsiparis dari jalur umum lebih percaya diri membawakan urusan kearsipan ketimbang arsiparis impasing.

Hampir mirip dengan temen lain yang Juga berasal dari jalur umum dan berkantor di Jakarta.
[15/11 14.44] arsiparis: Lg dibahas masalah tsb, tapi ketika ikut bahas jd ngelus dada je. Khusus nya pembahasan di anri sbg pembina arsiparis, lebih memberi kemudahan pns yg impasing, tp yg melalui jenjang karir dipersulit dgn harus diklat dan ujikom serta persyaratan yg tidak tercantum pd permenpan

Akhirnya, tulisan ini Penulis tetap berada pada pihak yang konservatif. Selamat datang arsiparis impasing. Selain perlindungan BUP dan kelas jabatan, masih banyak keuntungan menjadi arsiparis, salah satunya adalah tanpa kerja arsip sennyatanya, asal mengumpulkan penilaian kinerja dan tidak melanggar disiplin, dapat diusulkan naik pangkat.

Semoga bermanfaat

Inpassing 1

Pidato Presiden sesaat setelah pelantikan pada 21 Oktober 2019 yang salah satu berisikan penyederhanaan birokrasi menggelitik untuk diilustrasikan.

Setidaknya sampai hari ini, 15 November 2019 telah beredar informasi melalui Media sosial WAG terkait eselonisasi yang digantikan dengan jabatan fungsional. Berdasarkan Paparan terkait dari Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi ditetapkan paling lambat dapat terlaksana pada bulan keenam tahun 2020.

Paparan dalam format File bentuk Pdf yang menyebar dan bisa dibilang viral hampir pada WAG para Aparatur Sipil Negara diantaranya berjudul Bahan Deputi Sumber Daya Manusia tentang tindak Lanjut arahan Presiden telah memetakan dengan gamblang langkah kongkrit sedari penataan organisasi, penataan jabatan fungsional dan transformasi jabatan.

Yang menarik bagi penulis adalah disalah satu slide adanya catatan jabatan fungsional bidang ketatausahaan yang salah satunya dilaksanakan oleh arsiparis.Pastinya akan terjadi penambahan jabatan fungsional arsiparis sebagai salah satu dampak pemangkasan struktur organisasi level 3 dan 4.

Inventarisasi jabatan struktural Eselon III atau saat ini disebut dengan Pejabat Administrator dan jabatan struktural Eselon IV atau Pejabat Pengawas yang berpotensi pemangkasan pada klasifikasi Kementerian yang terdiri dari koordinator, kelompok 1 s.d 3 pada urusan ketatausahaan akan berpotensi menambahkan jumlah arsiparis di Pusat.

Memori kita masih anget saat ramai ramainya impasing pada jabatan arsiparis. Beberapa pejabat struktural yang melompat ke jabatan arsiparis termotivasi dengan Batas Usia Pensiun (BUP) atau kelas jabatan yang lebih tinggi.

Kemudahan dalam proses impasing pada jabatan arsiparis bisa jadi menjadi target sasaran para eks pejabat struktural. Proses yang relatif mudah sebagaimana diutarakan oleh Wisudowati di Jurnal Diplomatika UGM Vol 2 2018 dengan mengambil studi kasus di Kementerian ESDM.

Meski demikian, yang perlu diperhatikan selanjutnya adalah ketersediaan kursi pendidikan dan latihan secara singkat pada pusat pengembangan sumber daya manusia di setiap Kementerian atau Pusdiklat ANRI, dengan kelas Diklat Penciptaan Arsiparis.

Dari beberapa hal diatas, maka mengantarkan penulis pada pendalaman “prediksi impasing jabatan arsiparis” ke arah yang lebih kompetitif.

Dengan kompetisi impasing maka diharapkan mendapatkan kualitas penambahan jumlah personil arsiparis yang mempu untuk mengangkat kearsipan ke jalur yang lebih maju.

Kita tak menutup mata, jika kehadiran arsiparis melalui jalur impasing masih menjadi perbincangan miring diantara arsiparis. Kiprah arsiparis jebolan impasing sebagian besar masih dibawah ambang standar kualitas, meski beberapa orang yang penulis kenal telah membawa banyak perubahan di kearsipan.

Tanpa bermaksud membandingkan antara penciptaan arsiparis melalui pendidikan dan latihan dengan kuliah kearsipan, namun di permukaan memang jelas terlihat perbedaan kualitas antara pengadaan arsiparis dari jalur formasi umum dengan impasing.

Jika kita tengok lebih dalam, keberadaan arsiparis melalui impasing terdiri dari 2 jalur pengadaan pegawai negeri. Pertama adalah jalur pengadaan formasi pelamar umum dengan standar D3 dan S1 meski bukan pada formasi arsiparis. PNS ini menjalani proses impasing dengan mengikuti diklat penciptaan. Kedua adalah adalah pengadaan pegawai negeri jalur pengangkatan atau non jalur umum. Setelah menjadi PNS pada urusan ketatausahaan dengan pengalaman beberapa tahun dan mendapatkan sertifikat diklat penciptaan arsiparis, jadilah arsiparis.

Pada kategori kedua ini yang masih menjadi pemandangan ketidaksesuaian ambang batas standar kualitas arsiparis.

Diakhir tulisan ini, penulis sebagai arsiparis siap menyambut dengan gembira calon Arsiparis jalur impasing. Pastinya calon arsiparis ini banyak yang berasal dari kategori pertama sebagaimana termaksud diatas. Kategori pengadaan formasi umum kala itu.

Meski badai demotivasi karir bakal melanda musim pemangkasan jabatan eselon 3 dan 4, namun perlu dimaknai positif untuk transformasi jabatan arsiparis. Kompetisi impasing dari para mantan struktural ini dapat menjadi potensi unggul menciptakan arsiparis berkualitas.

Semoga bermanfaat

Penelusuran arsip

Kehandalan Layanan Kearsipan
Antara dua sisi yang perlu disikapi. Satu sisi, aku berasa bermanfaat tatkala bertubi tubi permintaan layanan penelusuran arsip datang ke unit kearsipan. Sisi yang lain adalah terngiang selalu untuk menjamin kehandalan layanan.

Beberapa pegawai yang melayangkan pesan singkat melalui WA, menyampaikan info hal ihwal kebutuhan arsip. Berikut ini beberapa kutipan pesan singkat 👇 dari mereka selaku pengguna arsip.

🌟 7 November 2019 dari azis, Pengelola BMN
[7/11 09.25] Aziz Sdmk: Mas. Ini Aziz, saya minta tolong data spm th 2018 bisa ke mas Nurul ya?

🌟 11 November 2019, Puji selaku pengelola kepegawaian
[11/11 18.24] Mas Nurul, Kami lgi nyari arsip, uraian jabatan struktural yg udah di tandatangani pejabat ybs.
Buat data dukung yg diminta penilaian maturitas spip ditjen migas

🌟 13 November 2019,Dharmawan,Staf subdit Pembangunan Infrastruktur Migas
[13/11 06.41] Mas, jargas tarakan lagi audit BPK, Mohon izin mas BPK minta data penagihan, Tpi saya posisi d lapangan lgi dampingi

🌟 14 november 2019 dari ganjar, sekretaris Direktur Infrastruktur Migas
[14/11 11.36] ini lg nyari bahan2 buat rapat nanti jam 14
No. Surat: 1. 8390/D.3.1/12/2018 tanggal 03 Desember 2018, 5058/D.1.1/05/2018 tanggal 21 Mei 201, dan 3325/D.1.1/04/2017 tanggal 12 April 2017

Dari keempat pencari arsip tersebut diatas, ternyata kebutuhan rujukan atau data dukung menjadi bagian dari nilai arsip. Karenanya mereka hanya membutuhkan file bentuk Pdf saja.

Saat perilaku birokrasi yang membutuhkan kecepatan akses dengan dukungan peningkatan teknologi telepon pintar, file bentuk Pdf sangat laris diminati oleh pengguna arsip.

Di tulisan ini, aku coba mengilustrasikan kehandalan layanan dari sisi praktik melayani permintaan arsip sebagaimana diatas.

1. Permintaan Aziz terpenuhi dengan adanya program pengelolaan dokumen keuangan. 4 tahun terakhir program anggaran ini cukup membantu dalam pengelolaan data arsip pembayaran barang dan jasa di lingkungan Ditjen Migas.

Manfaat nyata dari program yg dilaksanakan oleh Bagian Keuangan sebagai pelaksanaan fungsi central file adalah ketersediaan petugas untuk mendata, memindai dan meng-upload file Pdf ke aplikasi arsip digital.

Tak heran, jika kehandalan penyediaan data untuk layanan para auditor baik internal dan eksternal dapat dengan cepat dilaksanakan.

Meski program ini masih perlu dimonitoring misalnya terkait kelengkapan isi berkas pembayaran tiap transaksi yang dikelola dari staf pembantu bendahara pengeluaran. Setelah lengkap, maka perlu dipastikan tata waktu yang tidak begitu lama untuk dilakukan pengolahan arsip oleh petugas arsip.

2. Permintaan Puji terkait data dukung telah dipenuhi dengan menyampaikan berkas informasi jabatan. Meski berbeda dengan apa yang dimintakan, yakni data uraian jabatan, namun dikarenakan hanya bersifat data dukung, Pengelola kepegawaian tersebut menerima hasil penelusuran arsip.

Bentuk arsip yang masih konvensional, dan perpindahan paksa dari dampak renovasi, memang menjadi kendala dalam penelusuran arsip Kepegawaian. Beberapa kasus permintaan arsip kepegawaian yang telah berhasil dilaksanakan adalah SK pensiun Dirjen Migas periode 2002.

Kehandalan ketersediaan arsip kepegawaian dapat ditinjau dari keberadaan program anggaran yang belum tersedia di unit kepegawaian. Untuk itu, kami selaku unit kearsipan telah menyampaikan beberapa masukan yang disertai analisis kepada pejabat pengawas di bidang kepegawaian

3. Permintaan Saudara Dharmawan, tidak dapat kami tindaklanjuti dikarenakan sifat data arsip pembayaran yang masih rahasia untuk dikirim melalui aplikasi WA.

Meski demikian, pada bulan Juli 2019,Saudara Dharmawan telah menerima layanan penelusuran arsip. Kala itu dengan membawa plesdis di ruang arsip.

Atas kewenangan arsiparis, kami belum dapat menyampaikan arsip pada staf melalui aplikasi WA terkait kekhawatiran bocornya informasi arsip yang masih bersifat rahasia.

Kehandalan ketersediaan arsip telah terpenuhi dengan adanya program anggaran pengelolaan dokumen keuangan oleh Bagian keuangan

4. Permintaan Saudara Ganjar tersebut dilaksanakan dengan keberadaan aplikasi persuratan. Selama ini, surat masuk telah dilakukan pemindaian dan tersimpan di database dimana server telah di kelola unit IT Ditjen.

Kehandalan layanan permintaan surat masuk dapat ditinjau dari aksesibilitas aplikasi surat. Kebijakan pembatasan akses untuk surat tahun sebelumnya agar mendapat kecepatan aksesibilitas aplikasi persuratan, menjadi tantangan bagi unit kearsipan.

Saat ini, masih dipersiapkan satu aplikasi sebagai kelanjutan perawatan arsip yang tertangkap melalui aplikasi persuratan online. Dengan konsep housekeeping, atau records keping diharapkan petugas arsip di records center dapat mengelola arsip inaktif yang terekam pada database aplikasi persuratan online.

Untuk itu diperlukan program anggaran kegiatan yang dapat dilakukan oleh unit IT Ditjen (bagian rencana dan Laporan) . Dikarenakan beberapa kali pengajuan kegiatan anggaran dimana prinsip “money follow function” menjadi hal yang harus diperhatikan.

Semoga bermanfaat

Layanan kearsipan

Layanan penelusuran arsip yang dilaksanakan oleh Tim Arsip Ditjen Migas hanya bersifat back office. Tim arsip sesuai kedudukan di records center, mulai diuji dengan permintaan arsip oleh beberapa pejabat dan pegawai di lingkungan internal.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/

Misalnya pada tanggal 3 Oktober 2019, dalam dukungan unit Sekretariat Ditjen Migas tim arsip berhasil menyampaikan hasil penelusuran terkait penetapan oleh Dirjen Migas tentang spesifikasi bahan bakar gas elpiji untuk keperluan dalam negeri.

Dari info staf pengelolaan informasi yang menyampaikan permintaan penelusuran, informasi jenis elpiji Propana, elpiji butana dan elpiji campuran(Propana dan butana) yang diterbitkan tahun 1990 diperlukan oleh masyarakat.

Penetapan oleh Bapak Suyitno Patmo Sukismo selaku Dirjen Migas pada 29 tahun yang lampau tersebut didasari dengan pertimbangan bahwa gas elpiji sebagai bahan bakar alternatif disamping bahan bakar minyak, baik untuk keperluan rumah tangga, industri maupun keperluan khusus lainnya.

Bagaimana dengan sekarang y gaes…. Gas elpiji bukan lagi bahan bakar alternatif, namun telah menjadi bahan bakar yang harus ada di dapur kita.

Contoh penelusuran arsip di atas, bisa jadi menjadi ladang kesempatan beramal y gaes.. Selain memang sudah menjadi tugas pokok arsiparis.

Meski searching di mbah google yang diyakini beberapa pihak sebagai jurus ampuh mendapatkan bahan rujukan, namun bisa juga terpentok karena keterbatasan laman online.

Pun pada tanggal 5 November 2019. Tim arsip telah berhasil memberikan layanan penelusuran arsip jadul. Meski beberapa kasus penelusuran kurang berhasil, namun tidak mematahkan semangat untuk pelaksanaan tupoksi arsiparis sekaligus menjadikan hasil pekerjaan arsip bermanfaat.

Melalui kasubag Informasi Hukum Ditjen Migas, yang mengcapture ringkasan surat pembaca pada web Migas, kebutuhan rujukan pada penetapan oleh Direktur Jenderal Migas terkait pedoman tata cara pemeriksaan keselamatan kerja atas instalasi, peralatan dan teknik yang dipergunakan dalam usaha pertambangan minyak dan gas bumi dan pengusaha panas bumi masih saja terjadi.

Ternyata y gaes… Arsip tersebut berguna lo sebagai rujukan dalam Penyusunan dokumen teknis pada salah satu badan usaha Migas. Si penyusun memerlukan secercah sinar dari endapan informasi terkait persiapan untuk pelaksanaan pemeriksaan keselamatan kerja.

Pemeriksaan keselamatan kerja dilakukan terhadap instalasi dan peralatan Migas sebelum didirikan, sedang dipasang dan siap dipergunakan.

Pemeriksaan dilakukan oleh pelaksana inspeksi tambang dan perusahaan jasa inspeksi tambang. Terhadap instalasi peralatan yang telah dilakukan pemeriksaan maka akan diterbitkan Surat Kelayakan Pengguna instalasi atau SKPI dan Surat Kelayakan Penggunaan Peralatan (SKPP)

Kalo dilihat dari tahun terbitnya, penetapan pedoman termaksud sudah berumur dewasa dan sudah terdapat generasi pedoman yang terbaru. Yakni pada tahun 1998 atau 21 tahun dengan pemangku jabatan Dirjen Migas saat itu Almarhum Bapak Soeprapto Soelaiman.

Meski sebagai aturan teknik pelaksanaan Peraturan Menteri pertambangan dan energi tahun 1991 yang saat ini telah diperbaharui, namun masih saja ada orang yang mencari untuk menjadi rujukan.

Pemeriksaan keselamatan kerja termaksud dengan objek instalasi meliputi penilaian perencanaan dengan menelaah data terkait peralatan proses, utilitas dan pengolah limbah, sistem perpipaan, sistem instrumentasi, piranti pengaman, tangki rimbun, sistem pencegahan dan penanggulangan kebakaran, sistem pencegahan dan pemantauan pencemaran lingkungan, peralatan lain, diagram alir proses dan diagram pipa, gambar tata letak peralatan, pekerjaan sipil, Klasifikasi daerah berbahaya, electrical online diagram, gambar tata letak pentanahan, diagram cause dan effect, prosedur kerja pengoperasian peralatan, prosedur evakuasi darat, rekomendasi dari instansi badan lingkungan hidup.

Wooww.. Banyak sekali y, data yang harus ditelaah sebelum dilakukan pemeriksaan fisik. Jika proses administrasi berada di suatu kantor, gk bisa bayangin kecepatan pertumbuhan arsip yang tercipta y… Palagi basic arsip kertas, waduh….

Dari kesembilan belas data tersebut bersama dengan klasifikasi lapangan, tertangkap dalam suatu format arsip pelaporan yang diserahkan ke Direktur Teknik pertambangan Migas sebagai bahan evaluasi untuk penerbitan Sertifikat Kelayakan Penggunaan Instalasi(SKPI)

Akhir nya, melalui tulisan ini diri ini terbersit penjagaan semangat kerja. Bahwa hasil kerja arsiparis dapat membantu penyelesaian tugas unit kerja internal dan dapat menjadi secercah cahaya pembuka informasi bagi masyarakat luas.

Selanjutnya dengan menuliskan kembali sebagian isi ketentuan teknis pembinaan dan pengawasan kemigasan yang termuat dalam naskah penetapan oleh Dirjen Migas, arsiparis dapat melakukan identifikasi penangkapan rekaman kegiatan yang lebih valid.

Validitas arsip yang dimaksud adalah, dapat memilah mana data pendukung dan mana dokumen hasil sehingga mengantisipasi penggunaan kapasitas ruang penyimpanan fisik kertas yang semakin hari berasa sempit.

Semoga bermanfaat

Layanan kearsipan

12 November 2019
Tiba tiba merasa sedih, saat seorang temen yang membutuhkan arsip laporan tugas belajar tahun 2017, urung ditemukan. Ada saja alibi diotaku saat tidak dapat menemukan arsip. Misalnya kesatu ialah perbandingan kuantitas arsip yang tidak sebanding dengan ketersediaan petugas arsip. Kemudian kedua keterbatasan ruang penyimpanan arsip.

Dua alasan tersebut menyebabkan sebagian besar arsip belum terdaftar secara rigit. Al hasil, sarana temu balik berupa daftar berbentuk aplikasi database, tidak menunjukkan data arsip termaksud.

Aku harus mengakui meski totalitas seluruh hari kerja telah berusaha dicurahkan untuk aktivitas kearsipan, namun masih saja kehandalan pelayanan arsip belum dapat maksimal.

Pantas saja, saat kulirik informasi kinerja di tahun 2020 pada unit kerjaku, menetapkan nilai 76% saja. Masih banyak perbaikan yang harus dijalani untuk mendapat nilai 100%.

Kehadiran tim yang selama ini aku bentuk masih harus berfokus pada maintenance ruang penyimpanan yang berasa sangat tidak memadai. Belum lagi limpahan arsip karena dampak renovasi gedung yang membanjiri ruang pengolahan.

Jika ditilik dari kelengkapan Norma dan Standar Prosedur Ketentuan (NSPK) Kearsipan yang berlaku, masih belum menjawab permasalahan pengelolaan arsip. Misalnya saja, pelaksanaan penyimpanan arsip aktif yang seharusnya berada di ruang central file harus berada di ruang records center.

Namun demikian, tidak dapat dikatakan salah mutlak bagi unit pengolah saat program kerja anggaran yang belum memberikan atensi urusan kearsipan. Contohnya, Ditjen anggaran Kementerian Keuangan menolak pengajuan program pengelolaan arsip infrastruktur di unit kerja Direktorat.

Penyusunan anggaran berbasis tugas pokok fungsi menjadi dalih penolakan meski justifikasi keterbatasan alokasi pada sekretariat telah berusaha disampaikan. Atau mungkin kurang dalam memperjuangkan nilai penting kearsipan.

Kearsipan sangat bernilai di saat dibutuhkan seperti permintaan salah satu temenku diatas. Kebutuhan laporan penyelesaian tugas belajar untuk memenuhi tindak lanjut temuan auditor menjadi tekanan seorang arsiparis.

Padahal keberadaan arsiparis di records center. Tatkala central file yang berada di Direktorat mengalami penolakan program anggaran, bagaimana dapat terwujud kehandalan kearsipan.

Kehandalan layanan kearsipan itu dapat terwujud kala central file berjalan baik dan di tangkap oleh records center.

Semoga bermanfaat

Program kerja kearsipan

Menjadi buah pembicaraan dan mencuri perhatian pimpinan tinggi merupakan dambaan urusan kearsipan. Untuk itu pengorganisasian kearsipan yang berjenjang antara Unit Kearsipan dapat diinisiasi melalui Program kearsipan. Bahwa kesamaan program kearsipan akan terlihat masif tatkala terlaksana di keseluruhan unit kearsipan 2 di lingkungan KESDM.

Kiranya hal tersebut menjadi salah satu konsen Bagian Tata Usaha Biro KESDM, bapak Achmad Sudaryanto dalam slide presentasi yabg yang berjudul Sinkronisasi program kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

Dalam kurun waktu 10 tahun terakhir sejak diundangkan pada tahun 2009 dan pengaturan dan penetapan kebijakan Pemerintah, kebijakan Arsip Nasional sampai dengan pengaturan di Kementerian dan lembaga belum signifikan dalam mengubah wajah kearsipan.

Seolah kearsipan berjalan di tempat, bahkan kondisi kurangnya anggaran, kearsipan tidak ada di tataran prioritas pimpinan organisasi, kurang nya sumber daya manusia kearsipan terus mengungkung semangat komunitas kearsipan.

Pemahaman kita selama ini terkait “Organisasi tanpa arsip, ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, saksi bisu tak terpisahkan, handal dan abadi kesaksian keberhasilan” hanya menjadi kalimat manis tanpa ada perwujudan dalam konteks institusional.

Pun misalnya, pendapat para pakar dan realitas keadaan seperti indikasi kejahatan dokumen berupa pemalsuan, kebocoran informasi, menyimpan dokumen yang bukan hak nya, merahasiakan yang terbuka, pemusnahan tanpa prosedur masih berupa informasi tanpa ada tindak lanjut.

Begitu pentingnya kearsipan tersebut mungkin belum terasa saat peran kearsipan sebagai pengungkit penataan tata laksana di Reformasi Birokrasi memiliki bobot 1% saja.

Padahal, ketentuan pidana sebagai ancaman berdasarkan undang undang misalnya Sengaja menguasai arsip dengan kurungan 5 tahun penjara telah terbukti memakan korban.

Penyimpanan arsip memang bukan hanya berada di pemerintahan saja. Namun juga berada di Pihak ketiga sebagai penyedia barang dan jasa. Menjadi delik pidana tatkala pihak terkait yg tidak menyerahkan dokumen pelaksanaan kegiatan anggaran kepada negara.

Saat ini ramai juga dibicarakan bahwa mulai tahun 2021 pengawasan arsip akan menggandeng pihak penegak hukum. Diharapkan dapat melakukan penerapan sangsi pidana terkait penghilangan dokumen.

Alih alih, otak ini masih belum bisa memahami kondisi kearsipan. Disaat permasalahan pengelolaan dihadapkan dengan segala keterbatasan, insan kearsipan seolah dibuat spaneng dan penuh kekhawatiran dengan penegakan peraturan berbasis ancaman pidana.

Realitas di Sekjen KESDM, seperti yang disampaikan kabag TU dan Kearsipan KESDM, Potensi pertumbuhan komunikasi kedinasan semakin hari semakin meningkat seiring pengguna ANGGARAN.

Menjadi pertanyaanku, Apakah secara regulasi sudah mulai mengantisipasi dampak pertumbuhan arsip terkait karakteris bentuk kertas yang memakan biaya simpan dan pengelolaan????

Lagi lagi, kebijakan kearsipan di tataran Kementerian merupakan kebutuhan mendesak untuk segera di penuhi. Target tahun 2019 terkait revisi tata naskah dinas, dan JRA harus menunggu keterhubungan antar instansi.

Tidak mengherankan jika target tersebut dapat terselesaikan di tahun 2023. Penetapan empat instrumen kearsipan yang wajib yakni tata naskah dinas, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan Akses dan Klasifikasi melalui pimpinan Kementerian memerlukan dua sampai tiga tahun lagi.

Fokus pada sisi penyediaan sistem melalui penetapan kebijakan kearsipan ternyata melupakan sejenak urusan pengelolaan arsip. Inti pengelolaan yang sejatinya pelaksanaan penyusutan berkala, urung terlaksana. Fakta tersebut didukung dengan penampakan setara 200 ton arsip yang masih dalam kondisi tidak teratur di satu lokal Gedung Pusat Arsip.

Sisi yang lain, gelegar Penyiapan kebijakan kearsipan yang sepenggal sepenggal ternyata bukan hanya melupakan fokus pengelolaan arsip, namun juga indikasi gagal paham terkait sumber daya manusia kearsipan. Sumber Daya manusia kearsipan bukan hanya arsiparis, namun masih terjebak pemenuhan 159 formasi arsiparis.

Cita cita meraih predikat Unit Kearsipan terbaik nasional bukan melulu adanya sistem, terpenuhi kebutuhan arsiparis bahkan akreditasi kearsipan yang sempurna, namun adanya Harmonosasi program kearsipan nasional bersama Lembaga Kearsipan,ANRI.

Akhir tulisan, penulis hanya mengilustrasikan masih banyak pekerjaan rumah yg dapat dipikir bersama sama. Dilakukan secara berkelanjutan dan komprehensif bukan sepotong sepotong bak ibarat gagap informasi dan tuntunan kondisi kearsipan.

Penulis selaku arsiparis berusaha memaknai positif adanya Sinkronisasi program kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagaimana paparan pejabat terkait di forum para arsiparis. Semoga lekas tergambar wajah kearsipan KESDM yang cerah dan indah.

Sadar atau tidak, begitu berat pekerjaan rumah kearsipan, belum tentu saya pun sanggup menyelesaikan dalam waktu 5 tahun.

Semoga bermanfaat

Daftar arsip

Anita, arsiparis pada unit Badan Geologi, menanyakan kepada penulis tentang pelaporan arsip aktif ke biro umum KESDM. Begitu juga Inna Putri, pelaksana kearsipan di Sekjen Dewan Energi Nasional (DEN), mengirim pesan singkat untuk mengkonfirmasi cara pembuatan daftar arsip aktif yg akan disetorkan ke sekretariat jenderal KESDM.

Anita dan Inna Putri menerima penugasan pimpinan dalam kerangka tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan oleh ANRI kepada unit kearsipan KESDM. Dalam monitoring capaian predikat BAIK, pengawasan kearsipan, Biro Umum KESDM selaku unit kearsipan 1 telah mengirimkan surat kepada tiap sekretariat utama di lingkungan KESDM atau Unit Kearsipan 2.

Dalam surat nya, UK 1 mendasarkan amanat Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang implementasi UU RI no.43 tentang Kearsipan serta aturan teknis pengelolaan arsip dinamis sebagaimana peraturan ANRI no.19 tahun 2018.

Aktivitas kearsipan yg dilaksanakan Arsiparis dan unit kearsipan termaksud melatarbelakangi tulisan ini. Penulis menentukan tema pelaporan arsip aktif dalam kerangka pengawasan kearsipan yang dilaksanakan ANRI dalam kerangka pembinaan kearsipan secara nasional.

Beberapa waktu yang lalu, sempat beredar pemberitaan kearsipan di media sosial maupun berita online bahwa ANRI telah menyampaikan hasil anugerah pengawasan kearsipan untuk seluruh penyelenggaraan kearsioan baik level kementerian, level pemerintah daerah, dan lainnya.

Sudah mengarah ke tradisi bahwa penghargaan atau predikat tertentu menjadi pemantik perbaikan pada tiap urusan kehidupan berbangsa dan bernegara. Pun dalam birokrasi pemerintahan, predikat dalam pengawasan kearsipan menjadi penanda perbaikan. Selain itu pengawasan kearsipan menjadi salah satu indikator penilaian Reformasi Birokrasi.

Predikat BAIK yang dicapai oleh KESDM dalam pengawasan kearsipan pada tahun 2018, perlu dilakukan maintenance dengan monitoring dan tindak lanjut dengan mendasarkan pada perka ANRI nomor 19 tahun 2018 yakni terkait pemeliharaan arsip.

Jika kita baca dengan sesama pedoman pemeliharaan arsip sebagaimana peraturan termaksud, tiga hal yang menjadi ruang lingkup yakni
1. pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif,
2. penataan dan penyimpanan arsip inaktif,
3. alih media

Sebagaimana ruang lingkup pemeliharaan arsip poin satu diatas, UK 1 KESDM, telah melayangkan surat ke seluruh UK 2 di lingkungan KESDM untuk dapat melaporkan arsip aktif dalam bentuk laporan dengan format daftar berkas dan daftar isi berkas.

Meski demikian, masih menyisakan beberapa permasalahan terkait implementasi aktivitas tersebut. Permasalah mandegnya pelaporan arsip aktif ditandai dari beberapa Arsiparis yang menanyakan kepada penulis.

Menurut penulis, beberapa keadaan ditengarai menyebabkan pelaporan arsip aktif belum dapat terimplementasi secara rutin antara lain:
1. Belum terdapat kesepakatan atau penetapan organisasi kearsipan. Ketetapan Menteri tentang pelaksanaan kearsipan pada tahun 2006 terkait organisasi kearsipan perlu penyesuaian tugas yang jelas antara unit pengolah dan unit kearsipan. Salah satu penyesuaian yakni tugas dari unit pengolah untuk melaporkan arsip aktif kepada unit kearsipan secara periodik.

2. Rentang Organisasi KESDM yang luas perlu penetapan jenjang unit kearsipan. Meski secara faktual UK 1 menjadi fungsi yang melekat di sekretariat jenderal cq. Biro umum, dan UK 2 pada sekretariat Ditjen dan sekretariat badan, namun belum menjadi ketetapan Menteri. Selain itu fungsi yang melekat tersebut belum menjadi Indikator penilaian kinerja pejabat yang bersangkutan.

3. Belum adanya ketetapan terkait sistem central file untuk unit pengolah. Sistem central file yang dituangkan dengan ketetapan Menteri akan menjadi pedoman pelaksanaan pemberkasan arsip aktif. Sistem central file menetapkan rincian tugas kearsipan di unit kerja sebagai unit pengolah. Yang tidak kalah penting adalah menetapkan penugasan staf atau Arsiparis di unit pengolah.

4. Secara faktual, tidak adanya penempatan Arsiparis di unit pengolah menjadi tantangan. Penulis berpendapat bahwa masih ada alternatif solusi terkait keadaan tersebut yakni dilaksanakan workshop kepada staf pengadministrasi di unit kerja (unit pengolah). Meski demikian, tergantung pada ketersediaan pada sumber daya pada unit kearsipan.

Pada bagian penutup tulisan ini, penulis berpendapat bahwa seyogyanya diperlukan tafsir yang luas terkait pemeliharaan arsip. Pemeliharaan merupakan bagian daur hidup arsip yakni penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan dan penyusutan.

Tafsir yang luas akan membuka kemungkinan lain dalam usaha mencapai tujuan pemeliharaan arsip. Hal ini perlu disepakati antara petugas pengawasan kearsipan (asesor) dan petugas Unit kearsipan pada tiap level.

Pun dalam cara menafsirkan pedoman pemeliharaan arsip sebagaimana termuat di perka ANRI no 19 tahun 2018. Diperlukan tafsir dari tinjauan yang luas. Misalnya pada penjelasan pasal pasal untuk menegaskan tujuan pemeliharaan arsip.

Tujuan pemeliharaan arsip dalam penjaminan ketersediaan informasi arsip aktif dilaksanakan dan dipastikan dengan aktivitas pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif di unit pengolah. Sedangkan pelaporan arsip aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan adalah salah satu cara mengecek dan memastikan bahwa telah dilaksanakan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif di unit pengolah.

Meski telah di sebut bahwa klasifikasi sebagai dasar pemberkasan untuk tujuan
Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Namun perlu cara pandang yang luas terkait adanya tiga model pemberkasan yakni kesamaan masalah, kesamaan bentuk dan kesamaan kegiatan.

Akhirnya, apa guna pelaporan arsip inaktif ketika lingkup pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif tidak menjadi perhatian unit pengolah. Begitu juga, pemberkasan yang memudahkan dalam proses penataan dan penyimpanan arsip inaktif.

Kenapa tidak menentukan pilihan bahwa secara faktual alihmedia dapat mendukung ketersediaan informasi arsip. Akses yang cepat dengan pemanfaatan teknologi komputer menjadi tantangan bidang kearsipan. Sehingga kesan cepat diketemukan akan mendukung pencapaian tujuan menjamin ketersediaan arsip.

INISIASI PERSURATAN

Para staf pada sekretariat pimpinan & Pengadministrasi Umum selaku petugas persuratan di lingkungan Ditjen migas mengikuti acara monitoring dan evaluasi (Monev) pelaksanaan e-surat di Wisma Energi Bogor, pada hari Rabu, 29 Mei 2019.

Kurang lebih tiga puluh (30) orang perwakilan unit kerja sejak pukul 09.30 WIB mengikuti acara termaksud untuk menyusun kesepakatan dalam pelaksanaan urusan persuratan berbasis teknologi informasi komputer (TIK)

Kesepakatan akan dikompilasi dari keaktifan pengguna & pemanfaatan fitur pada aplikasi sebagai data dukung penilaian Mandiri Reformasi Birokrasi pada indikator perubahan tatalaksana bidang e-government.

Perubahan tatalaksana tersebut ter implementasi dengan wujud pengelolaan aplikasi persuratan dinas secara elektronik atau biasa di sebut dengan e-surat.

Tema yang diusung pada monev kali ini adalah pemanfaatan fitur pengarsipan terhadap naskah dinas yang bertanda tangan pimpinan di lingkungan Ditjen Migas. Sebagai sarana tatalaksana administrasi perkantoran, aplikasi e-surat memiliki fitur antara lain registrasi, disposisi dan distribusi, dan pengarsipan file pdf.

Beberapa contoh kasus pencarian arsip surat yang terjadi di lingkungan Ditjen Migas dapat dilaksanakan dengan baik karena dukungan aplikasi e surat. Selain itu juga memberikan kemudahan dalam penyimpanan dan pendataan sebagai dukungan pelaksanaan administrasi Ditjen Migas.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/25/261/?preview=true .

Kehadiran aplikasi persuratan termaksud menggeser penomoran surat dengan metode buku agenda. Data surat beserta file PDF tersimpan di dalam database dan di server yang terjaga aksesibilitasnya.

Hasil monitoring menunjukkan bahwa sebagian besar surat yang tercipta di Lingkungan Ditjen Migas belum diunggah pada aplikasi persuratan. Hasil uji petik atas pemanfaatan fitur pengarsipan dilaksanakan berdasarkan data pengguna (user pada sekretariat pimpinan Dirjen, Direktur, Kasubdit/Kabag)

Maulana telah mulai melaksanakan scan dan mengunggah untuk surat bertandatangan Dirjen sejak bulan April. Ganjar menyatakan belum memanfaatkan fitur pengarsipan untuk surat bertandatangan Direktur Infrastruktur Migas. Ganjar meminta agar penomoran (register) surat Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat melalui aplikasi surat.

Mala merasa telah melaksanakan untuk nota dinas bertandatangan Subdit Pengolahan Migas dan Direktur Pembinaan Usaha Hilir, namun setelah dicek baru beberapa surat yang terlaksana. Suyatno(Jebeng) aktif dalam pengarsipan terhadap nota dinas bertandatangan kepala Subdit Harga dan Subsidi dengan capai an 70% dari jumlah data.

Kasus pencarian nota dinas bertanda tangan kasubdit antara lain pada Subdit Wilayah Kerja Migas untuk data dukung penyelidikan penegak hukum, nota dinas kasubdit terkait perizinan pengangkutan Migas dimana Wati menjadi Pengadministrasi umumnya.

Sedangkan Sustini dan Firman menyampaikan bahwa sejak Januari 2018, nota dinas Kasubdit kepada Direktur terkait izin penyimpanan Migas telah terintegrasi dengan database aplikasi perizinan hilir Migas (bukan bentuk nota dinas)

Lima orang peserta mewakili seluruh Subdit pada Direktorat Pembinaan Program Migas yakni Pipin, Ima, Lala, Laila, Suparman, dan Santi diharapkan segera mengunggah file PDF ke dalam aplikasi. Harapannya adalah tidak ada lagi odner yang berlebihan untuk menyimpan arsip surat. Semoga hari kerja pasca libur Lebaran, fitur pengarsipan dapat dimanfaatkan dengan segera.

Begitu pula Sri Hartini dari Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional, satu satunya perwakilan dari Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas, mendapat tugas untuk segera melakukan scan, unggah file PDF ke database aplikasi e surat.

Sedangkan Suratija & Umar mewakili Direktorat Teknik dan Lingkungan asyik memperhatikan uji petik pengarsipan surat secara digital dg sampel unit DMB dan DMO. Begitu juga Sinta & Kabul dari Bagian Hukum.

Dukungan fasilitas pengarsipan secara digital yakni tim arsip di lantai 4 atau ekstensi 285 bersifat sementara sehingga perlu digantikan dengan peran dan tugas yg nyata dari para sekretaris dan pengadministrasi untuk melakukan pengarsipan.

Surat yang akan dikirim ke tujuan, dibawa ke lantai 4 untuk dilakukan perekaman ke bentuk PDF mendukung proses pengarsipan secara digital. Hal tersebut merupakan pendekatan sementara untuk mendorong terciptanya pengarsipan secara digital.

Saat ini dukungan tersebut kurang diminati dan justru menjadikan kesalahan persepsi dan mengaburkan tujuan sebenarnya sebagai usaha pengarsipan secara digital.

Akhir tulisan ini, memberi simpulan bahwa ketatalaksanaan seperti urusan persuratan dapat terjadi perubahan dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer. Namun demikian sebagaimana logika komputasi, minimal terdapat tiga hal yang harus menjadi perhatian yakni hardware, software, brainware.

Monitoring brainware atau pengguna, Sub Bagian Tata Usaha Migas melakukan monev kepada sekretaris pimpinan dan pengadmintrasi umum untuk mendapatkan data keaktifan dan pemanfaatan fitur aplikasi e surat bahkan untuk mendapatkan masukan bagi pengembangan aplikasinya.

Semoga bermanfaat