Daftar Arsip Aktif

"Jangankan staf admin, terkadang kita yang ditugaskan mengkonsep surat saja, belum tentu diberikan arsipnya" Kata bu Ike dalam zoom meet pembinaan pengelola Arsip hari Senin, 23 Agustus 2021.

Respon sub koordinator ketatausahaan tersebut menanggapi  pendapat sebelumnya yang disampaikan oleh bu suwarti "kami selaku staf admin belum di percaya menyimpan arsip aktif oleh staf teknis. Mereka menganggap arsip nya penting. Dan hanya disimpan oleh staf yang bersangkutan"

Dinamika diskusi tersebut, memperkaya sudut pandang dalam meraih kondisi praktik kearsipan menuju kesesuaian. Sesuai kaidahnya, daftar arsip aktif menjadi penting dalam membuktikan penyimpanan arsip. Tidak disebut "menyimpan arsip" jika tidak terdapat daftar Arsip. 

Jika kita mempergunakan analogi rekening koran yang diterbitkan oleh bank maka daftar arsip diibaratkan sebagai bukti transaksi keuangan. Toh unit atau staf penerbit rekening koran, tidak menyimpan uangnya.

Daftar arsip menjadi bukti transaksi dalam penyimpanan Arsip. Daftar Arsip di setiap direktorat cq. per koordinator perlu disusun sebagai bukti kinerja kearsipan. Setiap staf admin mempunyai tugas menyusun daftar arsip yang berada di unit kerja masing masing. 

Sampai disini muncul pertanyaan ❓🙋. Bagaimana dapat menyusun daftar jika arsipnya tidak dipegang? bukankah rekening koran menjadi bukti transaksi. Dimensi registrasi naskah dinas yang berada pada unit ketatausahaan terwujud dari agenda surat masuk, registrasi surat keluar, histori disposisi/arahan pimpinan merupakan bukti transaksi. 

Untuk lebih aplikatif, pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan mempergunakan format isian yang disebut "daftar berkas dan daftar isi berkas". Kedua daftar tersebut merupakan wujud daftar Arsip. Daftar Arsip merupakan dokumentasi dari tiap transaksi naskah yang berada pada sistem perkantoran. 

Melalui form tersebut, staf admin dapat mengkonfirmasi kepada pihak terkait tiap transaksi kegiatan dalam unit kerja. Siapa saja pihak tersebut? Seluruh pegawai dan pemimpin yang terlibat dalam pekerjaan. Sampai disini, daftar arsip mereduksi status penyimpanan arsip.

Bisa saja arsip masih berada di staf teknis karena alasan yang lebih penting dari pencapaian tujuan organisasi. Ini suatu metamorfosa pengikatan rekaman kegiatan yang terdapat di unit kerja. Daftar Arsip menjadi peta jalan masuk keberadaan arsip sampai nanti bertemu dengan fisik arsipnya. 

Daftar Arsip menjadi bukti kinerja staf admin/ketatausahaan pada unit kerja dan menjadi dasar untuk melakukan perawatan arsip tatkala memasuki masa inaktif (konsep life cycle of records). Sedangkan dengan pendekatan lain, misalnya record continum model (RCM), daftar arsip ini menjadi dimensi capture atau menangkap informasi yang menjadi bahan dasar dokumentasi. 

Akhirnya, dari diskusi dengan topik "keeping arsip migas digital" via zoom meet hari ini, tersimpan niat sepakat untuk bersama menyusun daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas). Inisiasi pembinaan teknis oleh ketatausahaan Ditjen Migas dimulai dari membangun kapasitas staf admin di seluruh direktorat sampai nanti menunjukkan manfaat kearsipan sebagai data dukung akuntabilitas kinerja organisasi. 

Sepedaan Danau Cisawang

Dapuran pring di RT 2/3 Kampung Pabuaran, Desa pabuaran kecamatan Gunungsindur menghentikan laju sepedaku. "Bentar aku pasang video, jalannya terlihat menantang" celetuk Abid yang berada di depan. Aku yang berada di tengah terus melaju dan terhenti tepat di bawah pohon bambu. 

"Wah, iso selip ki, ban ku ra cocok" Kata Pardi yang mengiringi di belakangku. Jalan setapak di tengah sawah yang ditempuh kurang lebih 5 menit itu mengantarkan untuk bertemu dengan Danau Cisawang. 

Mendekati Jam 9 pagi, sampailah pada tujuan sepedaan sejak direncanakan sebelumnya. Tepat depan Taman Pratama Tanah Baru, butuh dua jam untuk menuju Danau Cisawang yang hanya berjarak 25 KM. Dan disana sudah menunggu arif, temen kita yang lain. 

Akhirnya, empat puluh lima menit bercengkerama, ngobrol ringan di pinggir danau diiringi segelas kopi hitam. Sepedaan bersama temen kuliah telah menembus sisi lain cerita pertemanan. Dan uji stamina beserta otot kaki menembus pula nyali kebersamaan. Bersama bersepeda. 

Klasifikasi Pengarsipan

Saudara Tunjung selaku Inspektur Migas mengunggah surat keluar pada aplikasi NADINE tidak hanya memilih kode klasifikasi MG (Minyak dan Gas Bumi), namun dapat mempergunakan kode KP (Kepegawaian) karena isi surat terkait kepegawaian. 

Saudari Anisa selaku petugas registrasi surat masuk menerima surat dari Jogmec yang ditujukan ke Direktorat Hulu Migas. Anisa memilih kode klasifikasi bukan MG (Migas) melainkan yakni DL (Diklat) karena Jogmec menyampaikan undangan diklat teknis. 

Saudara Ahmad selaku staf Kepegawaian, menyimpan rekaman kegiatan perihal diklat, mempergunakan kode klasifikasi DL (Pendidikan dan Latihan) 

Ketiga orang tersebut telah mempergunakan klasifikasi arsip sebagai instrumen wajib dalam pelaksanaan kearsipan. Saudara Tunjung, meski berada di Subdit Keteknikan dan Lingkungan Migas mempergunakan kode klasifikasi bukan hanya MG. 

Begitu juga Saudara Ahmad yang berada pada Sub Bagian Kepegawaian, mempergunakan kode DL. Perihal atau isi surat menjadi dasar penentuan kode klasifikasi Arsip. Sampai disini perlunya internalisasi bersama diantara staf teknis, pengadministrasi umum, staf sekretariat pimpinan dan para pengelola Arsip.

Kode berupa alfa numerik telah disepakati sebagai klasifikasi Arsip. Contohnya, Minyak dan Gas Bumi di kodekan MG. Kode ini akan menjadi titik pertemuan berbagai naskah kedinasan sebagai rekaman kegiatan unit organisasi. 

Hipotesis berbagai kalangan mendudukkan klasifikasi arsip sebagai pertemuan antara rubrik, sisir dan seri. Registrasi surat masuk dengan pemberian klasifikasi diwujudkan dalam nomor agenda. Pun, registrasi surat keluar mencantumkan klasifikasi yang dapat ditengarai pada nomor. 

Berdasarkan Keputusan Menteri Nomor 167 tahun 2020, praktik penentuan klasifikasi Arsip menjadi prasarat atau intrumen dalam pengarsipan. Struktur penomoran agenda masuk dan nomor surat keluar dituntut memenuhi persyaratan atau instrumen klasifikasi Arsip.

Akhirnya, perlunya Internalisasi Klasifikasi Arsip akan memperjelas tinjauan kontek kegiatan yang teridentifikasi numenklatur instansi penerbit/pengirim dan penerima naskah dinas. Ketidaktahuan klasifikasi Arsip terkadang membelenggu kebebasan penentuan klasifikasi Arsip. 

Ngepit ke 9 ,Strava

66,4 KM pada strava memantik semangat ngepit. Pergi dan pulang kantor mengendarai sepeda, ku sebut dengan "ngepit" Tak memandang lagi terik mentari yang melewati jam sembilan pagi. Kelar mandi, segera meluncur ke arah Gedung Ibnu Sutowo dengan bersepeda. 

Arah pulang, kucatatkan 90 menit dengan jarak 22 - 24 KM. Perbedaan rute jalan arah pulang, terpaut 1-2 KM. Hari ini, 19 Agustus kupilih rute bangka tengah tembus ke kemang. Rute jalan pulang yang menceritakan era bujangan. 

Akhirnya, strava menjadi teman dalam bersepeda. Mode free trial yang disediakan penyedia, cukup menghibur untuk diri dapat mengukur kecepatan bahkan tingkat elevasi rute jalan. 

Tokoh Nasional

Sardjito, diabaikan sebagai nama Rumah Sakit di Yogyakarta

Mohammad Hatta

Sepedaan "ngepit"ke-8

Menjelang sore, gemeter dari rasa haus dan lapar mendera begitu hebatnya. Terik diantara gedung bertingkat itu mengiringi ketidakberdayaan stamina. Hingga akhirnya di pojok ragunan itu, sebutir kelapa muda menjadi pengobat untuk menyelesaikan 10 KM  sebelum sampai di rumah.

Berani? bersepeda menerobos padat lalu lintas kendaraan bermotor 🚘 seputaran jakarta Selatan di hari kerja. Rabu, 18 Agustus 202 adalah serial ke delapan. Sejak awal Juni 2021, kuberanikan menjajal sepeda sebagai alat transportasi menuju tempat kerja. 

Kantor hanya mewajibkan sekali dalam seminggu selama masa PPKM Darurat. Itu pun jika tidak diselingi ikut diklat seminar pelatihan sosialisasi secara virtual. Target 12 kali untuk dapat "ngepit", moga bertemu kesempatan dan keberanian.

Beda,  ngos ngosan plus pegel di kaki untuk 20 KM  🚴🚲 sekali jalan di pagi hari dengan arah pulang. Memilih " Ngepit " ke kantor adalah insight diri mensyukuri atas karunia pilihan transportasi. 

Sepedaan 17an

"jadi gowes pakai kaos merah besok pagi?" Tulis Pak RT Eko lepas doa bersama warga Villa Tanah Baru di WAG Roda Vit semalam. Kaos baru warna merah berlogo 76 "Indonesia Tangguh , Indonesia Tumbuh" memantik kembali kebersamaan sepedaan. 

"Jam 8 upacara, kalau rute deket ikut .. woooke... 🚴‍♂️💨🤭🤭" Saut Pak Baderi. Sautan di WAG, membuktikan kesetiaan berkomunitas meski tuntutan Upacara Bendera virtual dari di kantornya. 

Tak lama lepas kompromi rute, jepretan gambar Pak Jaka, security VTB melepas jalannya roda Vit. Begitu juta hamparan tanah merah rencana lanjutan Tol DESARI (Depok - Antasari) menjadi latar foto kedua. 

Akhirnya, lima participant telah mencatatkan diri sepedaan 17an sekaligus melaunching seragam baru, kaos Roda Vit Merah. Tepat sebelum jam delapan pagi, rombongan sepedaan warga villa tanah baru telah kembali di VTB. 

Puisi 17an Virtual

Ijin Prof. Tetuko Ariadji,

disini nurul untuk baca puisi

Meski sedikit grogi,

memberanikan diri berekspresi

Selamat pagi bapak ibu pimpinan

Mewakili agen perubahan

memaknai kemerdekaan.

Halo Migaaas...

Terus berkontribusi

menguntai jati diri institusi

yang khaaaas..... 

Video please... 

Cintaku bukan abal abal, cinta Direktorat Jenderal

Kepemimpinan Jenderal,

Ibnu Sutowo yang terkenal..

Migas mempesona

Harapan bangsa dan negara

"Coba dua tahun saja"

"Segera tentukan arah kembali bekarya" Tutur Dirjen wanita satu satunya

Nasehat itu, seolah dejavu

Berderu perubahan mendayu biru

Menakar makna cinta sakral

Direktorat Jenderal

Unjuk niat, beda unjuk rasa 

Tak menakar kadar cinta. 

Cintaku bukan abal abal

cinta Direktorat Jenderal

Himpitan jiwa jiwa penuh tuntutan

Kebutuhan seolah kenyataan

Jebakan saling menyalahkan

kelugasan mengebiri kesantunan

Kini..."Kami Bangga Melayani"

"apa iya, benturan identitas dengan personalitas" Gelisahku dalam hati

Jakarta, 13 Agustus 2020

Insight Agen Perubahan Migas 

Sepedaan Ngantor ke-7

Menapaki satu suro 2021 dan guyuran hujan semalam mengantar sepedaan ngantor ketujuh. Meski jam sembilan, cuaca cerah menyambut 1 Muharam. Sisi lain di masa PPKM, menguji daya kayuh pada kaki dan keengganan diri menyusuri jalanan ibukota. 

Sejarah pun terjadi, biasanya di Tahun Baru Hijriyah, hari kerja menjadi tanggal merah. Namun tidak di masa Pandemi COVID-19. Otoritas Negeri ini menggeser libur yang harusnya tanggal 10 menjadi tanggal 11 Agustus 2021.

Akhirnya, tulisan ini menjadi satu cerita untuk menguji kebugaran tubuh dengan "ngepit". Ya istilah Jawa untuk mempergunakan sarana transportasi sepeda menuju ke kantor. 

Pemaknaan Jati Diri Institusi KESDM

Riuh suasana penggerak perekonomian urusan kepemerintahan Sumber Daya Alam, terbersit asa merengkuh pemaknaan jati diri institusi. 

"Konteks Arsip terkait erat dengan peran serta stakeholder Migas" Arahan Bapak Alimuddin Baso selaku Sekretaris Ditjen Migas.

Air mata keharuan menggenangi pelupuk mataku. Kering kerontang semangat penjagaan rekaman kegiatan, seolah basah dengan 10 menit. Secara bergantian, dua orang pimpinan tinggi pratama dalam peran kepala Unit Kearsipan menyuarakan keberpihakannya.

"Penataan Arsip adalah tabungan atau investasi yang meyakinkan untuk kebutuhan masa mendatang" Tutur Bu Upik yang sebelumnya menggawangi HRD KESDM.

Keduanya, memberikan arahan dalam gelaran Pengawasan Kearsipan Internal Kementerian ESDM dari obyek Direktorat Jenderal Migas. 

"Terimakasih pak, berkenan ngelead forum Arsip. Hari ini, merasakan keharuan berbaur kebahagiaan. Sedari pak diyan, bahkan menghadirkan pak ses dan bu karo untuk bisa join, Makasih pak" Pena ku kepada Bapak Diyan Wahyudi, selaku Plt Bagian Umum. 

Terucap apresiasi dan penghargaan setinggi tingginya. Tentu bukan sepele untuk berkenan meluangkan waktu pada urusan kearsipan. Wilayah urusan kepemerintahan sektoral industri energi yang identik pola pikir teknologi dan persaingan modernitas harus kembali menguntai makna jatidiri institusi.

Belum lagi pergulatan keras melanda tingkat prioritas antar urusan kepemerintahan serumpun atau dalam kedudukan dukungan manajemen (perencanaan, keuangan, hukum, kepegawaian, organisasi, kerumahtanggan, perlengkapan). Tentu menjadi ciri khas dari kementerian teknis. 

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi pelajaranku. Memaknai jati diri itu perlu berpijak untuk mampu mengapresiasi sekecil apapun bentuk keberpihakan. Termasuk para pimpinan tinggi yang mengobarkan semangat 🔛🔥 penjaga rekaman kegiatan institusi. Terus berpihak pada nalar menuju jati diri, seperti pohon jati.