Exit Meeting Pengawasan Kearsipan Internal

Senin, 27 Juni 2022. Konfirmasi pengisian formulir penilaian pengawasan kearsipan internal untuk objek pengawasan direktorat di lingkungan Ditjen Migas diselenggarakan di ruang rapat Pusat Penelitian dan Pengembangan EBTKE Gunung Sindur Bogor Jawa Barat.

Konfirmasi format dan penomoran Surat Edaran atau yang biasa di kenal dengan SE, Surat Tugas dengan Kode.Tug dan surat undangan dengan berkode.Und, mencuat seiring diskusi pemaparan tabulasi nilai sementara pengawasan yang rata rata bernilai Baik.

Forum pengawasan kearsipan diikuti oleh pegawai atau ASN untuk lima direktorat yakni Program, Hulu, Hilir, Teknik dan Infrastruktur Migas. Seluruhnya terdapat 26 unit pengolah (kelompok kerja) dimana backup platform zoom sebagai alternatif menjaga kuarom perwakilan unit kerja di lingkungan Ditjen Migas.

Lepas pembukaan, pemaparan terkait sampel kesalahan naskah dinas menunjukkan rendahnya efektivitas edukasi dan sosialisasi. Peserta yang seluruhnya sebagai petugas administrasi tidak berperan sebagai konseptor surat. Tak pelak pelaku penyusun naskah dinas yang notabene analis atau jabatan fungsional tertentu yang mendapat penugasan pimpinan tak terinfokan dengan apik.

Konseptor surat terlihat melakukan kesalahan yang sama seperti pemilihan jenis naskah dinas, kode klasifikasi, pengetikan tujuan surat saat penginputan konsep surat dinas ke aplikasi nadine. Hal tersebut memerlukan peran petugas sekretaris untuk mengkoreksi. Berikut ini merupakan poin poin rekomendasi tim pengawasan kearsipan internal yakni

1. Penentuan format naskah dinas saat pengetikan konsep ke MS word dan di simpan ke dalam format pdf, disesuaikan pula saat penginputan di aplikasi nadin

2. Jenis naskah dinas menentukan benar tidaknya penomoran Surat

3. Pengekitan hal Surat edaran pada Surat dinas keluar, menimbulkan persepsi orang untuk mempergunakan format Surat Edaran

4. Begitu pula hal Surat tugas atau penugasan inspektur Migas yang menjawab undangan Badan Usaha dapat dipersepsikan kebutuhan format Surat tugas (selama ini masih mempergunakan format Surat dinas)

5. Format Nota Dinas yang selama ini diterapkan untuk penuangan Surat Undangan perlu diubah sejak konseptor Surat.

6. Penginputan konsep Surat undangan pada aplikasi Surat nadine agar memilih jenis naskah undangan

7. Klasifikasi masalah dan tujuan surat dapat diperiksa kembali oleh sekretaris pimpinan sebelum proses tanda tangan elektronik

8. Klasifikasi arsip telah ditentukan melalui keputusan menteri ESDM nomor 167 tahun 2022 sesuai informasi isi Surat (bukan berdasarkan unit kerja penandatanganan

Aspek pengelolaan arsip yang menjadi obyek penilaian sebagaimana tersebut diatas merupakan sub aspek penciptaan arsip. Meski terdapat sampel kesalahan dalam penciptaan atau penyusunan naskah, nilai yang diberikan oleh tim pengawasan rata rata nyaris 90 untuk seluruh direktorat. Artinya kurang lebih 10 persen memiliki kesalahan yang perlu perbaikan.

Nilai tersebut tentu memantik kembali Internalisasi sudut pandang naskah dinas sebagai komunikasi kedinasan sebagaimana Permen ESDM 2/2020 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan KESDM. Kesamaan persepsi dalam implementasi tata naskah dinas memerlukan ketelitian sejak tataran staf pelaksana.

Dari lima direktorat, Nilai Sangat Baik diraih oleh direktorat pembinaan usaha hulu migas. Satu pengungkit nilai di Direktorat tersebut ialah mulai meningkatnya kesadaran untuk menjaga siklus dokumen sampai dengan muara kearsipan yakni Sekretariat Ditjen cq. Bagian Umum. Di triwulan pertama, satu kelompok kerja telah menandatangani berita acara pemindahan arsip inaktif.

Pengelolaan arsip secara fisik diharapkan berpindah sejak ruang kerja ke ruang arsip sampai nantinya ke gedung pusat arsip KESDM. Terlebih nantinya untuk arsip bernilai sumber daya alam berpotensi menjadi memori kolektif kebangsaan.

Peningkatan nilai pengawasan kearsipan internal dapat dilakukan pada sub aspek pemeliharaan arsip. Aspek tersebut seperti pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas sampai nantinya berpengaruh pada tingkat kerapihan di ruang kerja pada tiap kelompok kerja. Pun menjadi pijakan dalam peningkatan dukungan administrasi bagi unit kerja dengan adanya daftar informasi yang terolah secara tematik.

Akhirnya, forum kearsipan Ditjen Migas pada hari ini mengulik helikopter view penerapan standarisasi pengelolaan arsip. Ketersediaan rekaman kegiatan perlu aksi nyata dari unsur ketatausahaan. Selain memastikan dokumen negara terkelola dengan baik, nilai informasi terekam pada institusi pemerintahan perlu desiminisasi dan konservasi sampai di abad generasi berikutnya. 

Kunjungan Arsiparis BPH Migas

Arsiparis pada Badan Pengatur Hilir Migas menyambangi Ditjen Migas. Pertautan dua intitusi kemigasan Indonesia terjalin memori Energi Fosil di Republik Indonesia. Meski dibilang tidak terbarukan, sektor migas bisa di bilang menjadi indikator pertumbuhan ekonomi nasional. Paska era reformasi, konstelasi kemigasan sejalan dengan pengesahan Parlemen DPR atas Undang Undang RI Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi.

Jika ditilik dari usia, mungkin Buku berjudul "seratus tahun Migas di Indonesia", menterangai eksistensi memori kemigasan di Indonesia. Usia yang bisa dibilang melebihi NKRI. Pusat Pengembangan Tenaga Migas atau disingkat dengan PPT Migas, menjadi kawah candradimuka embrio para ekspertis kemigasan Indonesia. Begitu juga pusat teknologi Migas atau yang lebih terkenal dengan nama Lemigas, tenar dimata dosen dan mahasiswa teknik perminyakan.

Kembali pada kunjungan arsiparis BPH Migas. Semangat Arsiparis Muda, Bu Yuni untuk menyemangati komunitas penjaga memori kementerian ESDM pantas diacungi jempol. Eks pejabat pengawas urusan tata usaha yang beralih ke Jabatan Fungsional Arsiparis, bahkan sebelum adanya era transformasi jabatan struktural ke fungsional. 

Peleburan Nadan Litbang ke BRIN, bisa jadi menjadi berkah untuk BPH Migas yang mendapatkan suntikan PNS Arsiparis. Badan Pengatur Penyediaan Dan Pendistribusian Bahan Bakar Minyak dan Kegiatan Pengangkutan Gas Melalui Pipa atau yang dikenal dengan nama BPH Migas, sangat membutuhkan arsiparis sebagai penjaga memori lembaga yang menangani regulasi hilir Migas di Indonesia.

Sejak pembentukan Badan Pengatur melalui Keputusan Presiden di tahun 2002, kemudian diperbaharui dengan Peraturan Presiden di tahun 2012 tentu menguntai memori organisasi yang begitu strategis. Terlebih dengan pimpinan lembaga yang perlu rekomendasi Dewan Perwakilan Rakyat dan dilantik oleh Menteri ESDM.

Direktorat Bahan Bakar Minyak yang memberikan racikan kebijakan untuk penyediaan dan pendistribusian BBM dari Sabang sampai Merauke. Apa jadinya jika SPBU di setiap jalan mulai berkurang pasokannya. Stabilitas ketersediaan BBM tentu menjadi vital bagi terus berjalannya peradaban manusia.

Direktorat Gas Bumi, mengawal fairplaynya pemanfaatan jalur pipa gas yang bisa jadi ratusan kilometer yang tak kita kira sebelumnya. Kegiatan pengangkutan gas melalui pipa oleh para produsen, penjual, pembeli memerlukan wasit yang amanah. Bahkan memerlukan pengarahan sehingga sektor gas mencukupi faktor produksi untuk pembangunan dan kemajuan ekonomi bangsa.

Kedua direktorat tersebut menjadi agen pencipta memori kemigasan Indonesia dimana di manajemen pimpinan terdapat struktur anggota komite BPH. Akhirnya, kunjungan arsiparis BPH Migas di tanggal 9 Juni 2022 itu, memantik peningkatan awarnes dalam penjagaan tiap lembar atau naskah (Arsip) yang memendam memori kemigasan di Indonesia. 

Jembatan Gantung Curug Bojongsari

Empat belas kilometer dari Villa Tanah Baru, tujuan gowes di Depok Jawa Barat. "Tanah Baru mana" Tanya goweser di rest area (warung di bawah jembatan gantung). Ramai riuh candaan pesepeda lokal asal pamulang yang terlihat berambut putih. 

Suara musik dangdut di warung, menghangatkan suasana pemberhentian sepedaan. Begitu juga rombongan yang datang silih berganti untuk melewati jembatan gantung Curug Bojongsari. "Orang sudah tua tua mas, sepedaan asal rutin saja" Pungkas rombongan pesepeda dari Pamulang yang akan menuju ke tujuh muara sawangan. 

Tak hanya pesepeda, rombongan pemotor yang terdiri ibu ibu pun, terlihat mendatangi jembatan Curug Bojongsari untuk sekedar berfoto. "Jembatan viral" celetuk seorang ibu yang mengajak rombongan untuk melihat lihat jembatan gantung. 

Akhirnya, minggu 12 Juni 2022 bersama Roda Vit mengantarkan ku untuk mengenali wilayah himpitan Depok, Bogor, dan Tangerang Selatan

Surat Keputusan

"Konsep surat keputusan atawa *SK*, dimana terdapat lampiran, maka di tiap lembarnya memerlukan tanda tangan Bapak Dirjen" Pena Maulana kepadaku hari ini. Menurut petugas persuratan pada JPT Madya (Maulana) pengonsep SK , perlu memperhatikan tiap lampiran dan berkoordinasi dengan unit Hukum di Direktorat Jenderal.

Sebagaimana panduan penyusunan naskah dinas arahan pada Permen ESDM 2/2020 bahwa pada setiap lampiran tertera pengabsyahan atawa ttd Bapak Dirjen. Jadi bagaimana yang terlanjur....ya SK nya di revisi yg di setiap lampirannya ada ttd Dirjen

Yang mencengangkan lagi, menurut Maulana bahwa para konseptor surat *SK* masih terlupa pengetikan Kementrian Energi Dan Sumber Daya Mineral pada kaki surat. Numenkelatur penandatanganan seperti Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi, perlu diikuti dengan pengetikan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (semua huruf kapital)

"Diaturan sudah tertulis seperti itu kan pak" Pungkas Whatsapp nya dengan semangat. Siap pak Maulana... Terimakasih hari ini kau adalah guruku hehehehe

Kunjungan arsiparis PSG Bageol

Tim Arsip Ditjen Migas menerima Kunjungan tim Arsip PSG pada hari Senin, 23 Mei 2022. Ditemui di ruang penyimpanan arsip inaktif, tujuan kunjungan untuk mendapatkan informasi terkait penyusutan arsip inaktif. Selama ini unit kearsipan Pusat Survey Geologi Bandung telah melakukan penataan dan penyimpanan arsip yang memasuki masa penyusutan.

"Assalamualaikum wr.wb. saya dgn bu Eutik dari PSG mas nurul saya dan temen2 mau study banding ke tempat mas Nurul mengenai pemusnahan arsip yang dipihak ketigakan apakah mas Nurul ada waktunya?" Pena Bu Eutik 

Di ruangan itu aku menunjukkan berkas pemusnahan sejak berita acara penilaian, surat persetujuan pemusnahan yang dikirim ke Sekretaris Jenderal. Pada tahun 2017, SK Pemusnahan Arsip bertanda tangan Atas Nama Menteri.

"Ibu dapat memulai penyusutan dengan mengkonsep term of reference atau TOR dan RAB yang nanti diajukan menjadi RKAKL" Jelasku kepada empat orang tamu yang datang dari Bandung. Penyusutan yang berujung kepada pemusnahan merupakan proses sejak beberapa kali rapat, tindaklanjuti dengan komunikasi kedinasan atau persuratan. 

Setiap proses memerlukan dokumentasi tertulis yang dilampirkan untuk persetujuan pimpinan. Setidaknya terdapat empat kali rapat untuk mengkonfirmasi berbagai pihak seperti direktorat Akuisisi ANRI, dan Pimpinan Unit Kearsipan secara vertikal. 

Akhirnya, kunjungan arsiparis Pusat Survey Geologi memantik kunjungan balasan dari tim arsip ditjen migas. Melalui foto ruang penyimpanan arsip tiga lantai yang full dipenuhi roll opeck, akan menyibak kapasitas simpan yang perlu dikonversi ke biaya penyimpanan arsip. Bukankah penyusutan melalui pemusnahan arsip terkait keterbatasan ruang penyimpanan??? 

Taman kota 1 BSD

Edisi ngangon bocah 21 Mei 2022, membawaku ke Taman di BSD City. Kelar makan siang di SSB Gaplek, 13 kilometer dengan hampir dua jam menyusuri jalan dengan panduan google map. Taman Kota menjadi alternatif hiburan anak yang terjangkau. Taman Kota 1 BSD yang mudah ditempuh baik via tol maupun jalan biasa

Adanya jembatan gantung memperkenalkan kepada anaku atas keberanian melewati jalan bergoyang. Jembatan Bangkirai diresmikan pada Tahun 2006 oleh Menteri Lingkungan Hidup, Wimar Witoelar.

Arena prosotan anak yang ramah anak, tertera nama Pertamina. Empat tangga yang berbeda untuk menaiki prosotan, menjadi tantangan Dipta yang masih berumur 7 tahun.

Pohon menjadi pabrik oksigen, begitu juga sebagai habitat hewan, dan sebagai resapan. Beberapa jenis pohon baik yang memiliki buah maupun pohon perindang menjadikan Taman Kota 1 BSD City cukup ramah untuk menjadi arena ngangon Bocah.

Tak lupa track jalan sehat dan lari untuk menguji kebugaran fisik. Terliat dua orang security di depan pintu masuk. Toilet dan mushola pun tersedia melengkapi fasilitas Taman kota.

Klinik Virtual Arsip Migas

"Arsip bukan hanya kertas", obrolan virtual kedua di bulan Mei 2022. Setiap Jumat, sejak jam sembilan pagi mengudara dengan kerendahan komunitas penjaga rekaman kegiatan. Sektor Energi dan Sumber Daya Mineral yang dulunya Pertambangan dan Energi pengikat memori kolektif institusi.

Jika di minggu lalu, kaitan Pengawasan Internal Kearsipan. 20 Mei 2022 dengan Arsip bukan hanya kertas. Apa itu?..melalui undangan di WAG Arsiparis KESDM dan petugas surat dan Arsip Ditnen Migas, tergandheng 32 Peserta.

"Selama ini, hampir 99% arsip berbentuk kertas kertas. Bagaimana menyikapi bentuk bukan Kertas yang kita dapati di Ruang Arsip kita????Join Yuuuuk...Klinik Virtual Arsip Pembicara: Arsiparis Madya Kementerian ESDM (Bu Vanda) Unit Kearsipan Ditjen Migas is inviting you to a scheduled Zoom meeting. Topic: Arsip Bukan Hanya Kertas"

Dua hal, yang pertama menuju paradigma komunitas dalam usaha memintal memori Kementerian ESDM. Yang kedua, nyatanya obrolan virtual sejak adanya pembatasan sosial, mampu menembus tembok kekakuan birokrasi. Disaat dibutuhkan cara baru dengan lekas meninggalkan cara cara lama, klinik virtual diilhami sebagai cara memercikkan semangat kearsipan.

Permasalahan arsip kertas sejak pesatnya pertumbuhan dan tidak sebanding dengan keberadaan ruang simpan, diperparah dengan keterbatasan arsiparis. Begitu juga dengan agenda nasional, perpindahan Ibukota Negara dari Jakarta ke IKN Kalimantan, kearsipan bersiap dengan wajah baru. Wajah transformasi digital meski jauh dari rasa tertib Arsip.

Mungkin memori kolektif bangsa yang terpendam di dalam kearsipan akan sesuai dengan masanya. Namun memori itu tiada berguna jika tak menemukan wajah baru. Dimana setiap wajah kehidupan mencirikan kontek, konten dan strukturnya. 

Bakso Kotak Kukusan

Bentuk bulat identik dengan bakso. Thole yang mendapati bentuk kotak di mangkuk berkuah itu, masih merengek pengen bakso. Kotak tak mengesankan bakso. Bahkan ketika kuberitahu kalo itu bakso, hanya gigitan kecil.

Dari kejadian itu, bentuk bulat memang milik bakso. Apa karena lagu ".... Bakso bulat, seperti bola pingpong.... " . Satu diantara hiburan masyarakat adalah makanan Bakso. Meski identik dengan bentuk bulat, nyatanya Bakso Kotak Kukusan ramai dikunjungi para pelanggan.

Bakso mana langganan mu? Apakah bakso malang? Bakso Wonogiri? 

Sholat Ied Sucen

Sholat ied. "Selamat datang 4 juta orang yang mudik di Yogyakarta (perkiraan) adalah diniatkan Silaturahmi", kata khotib nya. Satu diantara pesan di atas mimbar yang aku catat, saat mengikuti gelaran peringatan hari besar Islam di Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta. 

"Tebarkan salam, kedamaian, berilah makan, silaturahmi, dan ibadah malam" Ungkap Dzuhri Setiawan, dai lokal yang kukenal tempo dulu sebelum meninggalkan Sucen Triharjo Sleman untuk menjadi kaum urban. Ratusan kepala,muda,tua,remaja memadati komplek perkantoran mepet padukuhan Sucen, selatan pasar Sleman, Jalan Magelang KM 13.

"Selama harapan itu ada, kehidupan terus berlanjut. Catatan kekurangan akan menjadi pengingat. Lanjutkan aktivitas keberkahan di Muka Bumi" Pungkas ceramah di Lebaran Tahun 2022. Aku dan keluarga mengikuti PHBI, seiring mudik lebaran. Terang sudah saat jabat tangan dengan puluhan orang yang sempat aku kenal di tanah kelahiran. 

Bapak

Fisik yang terlihat menua, umur kadaluarsa menjadi fitrah setiap manusia di dunia. Pun itu pada Bapaku, kelahiran 1959 yang lalu. Dimasa tua, nasib mu telah mempesona. Setidaknya sebagai idolaku. Tak meragukanku kalo usaha kerasmu telah mencapai titik puncaknya.

Perjalanan panjang lelaki dengan dua anak ini, hanya mampu diceritakan demi penghargaanku kepadamu. Sudut pandang yang terus berseberangan menjadikan anak lelakimu tumbuh mapan. Ya, mapan setidaknya dari kondisi sekitar tempat tinggal.

Ingatan ini terpenuhi sifat kerja keras seorang buruh bangunan. Dari satu tempat ke tempat proyek bangunan, langkah kakimu berjalan demi memberi penghidupan anak dan istri. Pun menjaga bangunan rumah dari peluh, sedikit demi sedikit hingga mampu menjadi hunian kedua anakmu.

Di tahun 2002, bapak harus menjalani takdir seorang diri. Piala Dunia 2002 dengan kehadiran Ronaldo sebagai pemain terbaik menjadi kenangan bersama bapak. Harga televisi panasonic satu juta lima puluh ribu itu masih kau ingat baik.

Dua puluh tahun berpisah dengan ibuku, hanya rasa pengabdian terbatas dari diriku. Nasib kehidupan ku yang berjarak lebih lima ratus kilometer dari jangkauan, belum mampu kuganti dengan telepon dan video call sesuai harapanmu. 

Setidaknya, hanya mampu mengunjungi dua bulan sekali atau bahkan 6 bulan sekali dan paling lama satu tahun sekali. Tak jarang kelakuan obrolan itu muncul, namun rasa sayang dan hormat kau terus tertuju padamu.