Alun Alun Depok

Sabtu, 21 Januari 2023 menengok ruang terbuka untuk umum yang diresmikan kembali pada dua tahun yang lalu (12 januari 2020) di wilayah Depok Jawa Barat. Lepas menyambangi Samades (Samsat Masuk Desa) di Kelurahan Kalimukya untuk Bayar Pajak Kendaraan Bermotor, aku pun menjalin kebersamaan keluarga.

Kontribusi terhadap peradaban adalah mulai menyukai untuk bersosialisaai bersama ketiga anaku. Selain menemani mereka menuai pengalaman baru, nyatanya manusia perlu kegiatan dalam membunuh waktu.

Pemandangan perkotaan di libur akhir pekan memenuhi ruang terbuka hijau sebagai arena bersosialisasi. Fasilitas yang disediakan oleh Pemerintah Daerah Depok menjadi pilihan untuk menghalau desakan dan iklan fasilitas hiburan berbayar.

Sesampainya di lokasi, acara mahasiswa PNJ di padepokan memghangatkan alun alun yang berada di dekat Grand Depok City. peserta Lomba Tarian tradisional yang mayoritas anak anak memperindah alun alun depok di hari Sabtu Pagi itu. tentu dandanan yang diepersiapkan untuk unjuk kebolehan di atas panggung.

Para Penjaja makanan Khas daerah Jakarta Depok dan sekitarnya pun terlihat sibuk menawarkan dagangan tatkala aku dan ketiga anakku mulai berkeliling alun alun. tak terasa satu jam berkeling alun alun, dan sampailah pada rengekan Dipta dan Rara untuk menjajal permainan mobil. sampai disitu, pilihan ku menggeser lokasi ke Pusat Perbelanjaan ITC Depok.

Piknik TMII

"pak besok jadi ke Taman Mini ya...' kata Nasywa menjelang tidurnya. Ajakan itu menyemangati juga Dipta dan Rara. Senin, 23 Januari 2023 menjadi waktu piknik. bertepatan dengan Libur Nasional Hari Raya Imlek.

Anjungan Daerah Istimewa Yogyakarta, Rumah adat Papua suku dani dan miniatur kandang babi dan lomba perahu suku asmat papua. Rumah adat lobo, tambi dan souraja. patung dan beda atap rumah Sulawesi Utara, Sulawesi Barat. Warna kuning ngejreng untuk kepulauan riau ditempuh dengan mobil listrik dan odong2. Suthlebus sebagai pengganti tatakala kendaraan pribadi tidak diperkenankan memasuki kawasan Taman Mini Indonesia Indah.

Wahana kereta gantung dengan tiket Rp.50 ribu rupiah mengundang teriakan Rara menatap dari ketinggian. Tidak berapa lama berada di kaleng besar dengan digerakkan kabel listrik, kopi instan untuku dan pop mie untuk anak berhasil menghalau rasa takut ketinggian.

Kuliner Soto Madura seharga 30 ribu, Sosis Bakar dua biji 30 ribu mengakhiri piknik yang seharusnya dilengkapi dengan memperlihatkan Museum kepada Nasywa. hal itu urung terlaksana disebabkan pagu alokasi yang tembus 400 ribu termasik Tebusan tiket per kepala Rp 25 ribu.

Persuratan adalah Evidence ESDM

"Tolong perhatikan bahwa surat arsip itu evidence" tutur Plh. Inspektur III Inspektorat Jenderal Kementerian ESDM, Bapak Alimudin Baso saat menyambangi One on One Meeting Evaluasi Tatakelola Persuratan pada Hari Kamis, 19 Januari 2023 di Bogor.

Perhatian unsur manajemen kementerian atas proses administrasi persuratan menyeruak pada Tahun 2023. Setidaknya di bulan pertama 2023, terjadi penyelaman proses bisnis persuratan dan implementasi dilapangan oleh APIP. Tentu menjadi pemandangan yang indah bagiku selaku insan persuratan di instansi pemerintah saat unsur APIP dapat turut serta memberikan evaluasinya.

Sebagai satu diantara evidence atau bukti, arsip surat warkat meninggalkan log atau aktivitas. Aktivitas saat suatu arsip atau surat yang mempunyai beberapa dimensi seperti dimensi waktu, aktor atau pembuatnya serta peran atau kewenangan. Untuk itu sangat penting dalam pencatatan log aktivitas dimana dapat ditampilkan pada suatu format tertentu.

Log aktivitas yang dikibatkan oleh pengguna aplikasi atau aktivitas sistem komputer menjadi hal yang vital untuk evidence. untuk itu perlu digiatkan lagi tentang perlunya kearsipan seperti format formulir penyelesaian surat sampai dengan agenda elektronik.

Terlebih di era Teknologi Informasi yang mengiri era Industri 4.0 atau saat pemerintah mencanangkan transformasi digital untuk menjawab tantangan perekonomian global, evidence yang tergambar pada setiap log harus dikelola semaksimal mungkin.

One on one meeting evaluasi tata kelola persuratan tersebut digelar oleg APIP yang melibatkan objek auditi yakni Unit pemilik bisnis proses yakni Biro Umum dan Sekretariat Direktorat Jenderal di Lingkingan Kementerian ESDM.

Kaidah yang cukup ketat dalam persuratan berusaha digambarkan oleh para pelaku ketatanaskahdinasan. Metode pemaparan probis dan alur persuratan di hadapan forum dilengkapi dengan sesi tanya jawab.

Pertanyaan yang diajukan oleh auditor selaku APIP menguji pemahaman insan persuratan dinas. Misalnya saja apakah terdapat SOP untuk surat tembusan, apakah terdapat perlakuan yang berbeda untuk surat tembusan surat gubernur dan sekretariat negara kepada pimpinan dan seterusnya.

Melalui kehadiran teknogi informasi komunikasi atau TIK Persuratan yang diberi julukan Nadine pada aplikasi ngantor, penyelaman dan pendalaman APIP akan diharapkan dapat memunculkan rekomendasi demi peningkatan dukungan Kinerja Instansi. tentu sekaligus sebagai sarana yang akan menunjukkan evidence pembangunan Sektor ESDM

Cap Dinas VS Cap Jabatan

Perbedaan antara Cap Dinas dan Cap Jabatan adalah penggunaan lambang Garuda dan logo instansi atau huruf "RI".

Perindustrian

Departemen Perindustrian dan Perdagangan sempat bergabung dibawah Kepemimpinan Bapak Luhut B. Panjaitan.

kemudian Departemen Perindustrian pun menjadi Kementerian tersindiri tidak bergabung dengan perdagangan dimana salah satu menterinya Bapak Fahmi Idris

Sertifikat / Buku Tanah

Buku tanah dan sertifikat Tanah pernah diterbitkan Departemen Dalam Negeri yang kemudian saat ini menjadi otoritas Badan Pertanahan Nasional 

Ditjen Migas

"Tolong dong ke ruang rapat wijarso,di ruang tersebut ada foto para mantan dirjen migas, fotoin!!! Ini pensiunan mau nyusun sejarah migas" Pena eks Kabag Umum Kepegawaian dan Organisasi pada tanggal [14/12 09.01]. Aku pun mengirim foto tersebut. 

Penggalan keterhubungan itu menguak bahwa catatan suksesi kepemimpinan menjadi bagian dari sejarah intansi. Instansi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi menjadi satu entitas kemigasan Indonesia. 

FGD NADINE

Dinamika pengguna aplikasi persuratan dijaring oleh Kepala Bagian Tata Usaha Biro Umum KESDM. Demi meraih peningkatan kinerja kementerian, pendalaman atas praktik implementasi nadine menunju rekomendasi perbaikan. Selain edukasi pengguna, nyatanya diperlukan optimalisasi fitur aplikasi diperlukan demi mendekatkan pada azas kedekatan pengguna (user friendly).

Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM, 8 Desember 2022. Puluhan pegawai dalam urusan administrasi umum menjelma pada forum yang mewakili unit organisasi diantaranya Sekretariat Jenderal Ditjen Migas, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, Itjen, BPSDM, dan Badan Geologi.

Selain itu listing pengguna aplikasi pada ANRI dengan aplikasi SRIKANDI yang menjadi Program Nasional mampu menggaet Kementerian Perindustrian sebagai wahana studi tiru untuk Kementerian ESDM. Bu Anna, Sub Koordinator Kearsipan yang menggawangi implementasi aplikasi SRIKANDI untuk Biro Umum Sekjen Kemenperin menjadi inspirasi.

Pasalnya, aplikasi persuratan yang telah mampu mengatasi masa pandemi covid 19 dengan TNDE dan Ratnik nya, mulai digeser dengan menghadirkan Aplikasi Umum Kearsipan Dinamis versi SPBE. Tentu hal tersebut mengingatkan Kementerian ESDM yang telah melalui masa dimana setiap unit organisasi harus menggeser aplikasi persuratan masing masing dengan integrasi NADINE.

Integrasi dengan teknologi SOA via Telkom untuk beberapa aplikasi persuratan pada unit organisasi kala itu, mencirikan sistem berpotensi resiko. Terlebih sejak tahun 2018 dengan masa tenggang satu tahun terjadi pergeseran kebijakan penganggaran dan pengembangan TIK yang harus tersentral di PUSDATIN.

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi catatan kecilku sebagai arsiparis yang mengikuti FGD NADINE. Dimensi otomasi persuratan telah dilibas oleh digitasi dan disposisi elektronik sampai tahun 2020. Kini dengan agenda perpindahan IKN dan Implementasi SPBE sektor pemerintah Umum, aplikasi telah mampu memproduksi surat digital.

Saatnya menyambut ekosistem digital dimana infrastruktur dan suprastruktur TIK terintegrasi secara Nasional. Last, sampailah pada hipotesa samar akan konservasi arsip elektronik. 

Forum Ketatausahaan KESDM

Kurang memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia,risiko pesan tidak tersampaikan dan reputasi institusi menjadi pertaruhan. Selama dua jam lebih, kedua telinga dan perhatian tertuju pada paparan direktur Narabahasa.

Bertempat di Ruang Seminar, Balai Layanan Perpustakaan, dimana terdapat diorama arsip Jogja, wawasanku pun menyasar tentang penggunaan bahasa Indonesia dalam penyusunan Naskah Dinas. Acara yang digelar oleh forum Ketatausahaan di lingkungan Kementerian ESDM pada hari Jumat, 2 Desember 2022.

Suasana cukup hangat untuk mendengarkan konsultan bahasa Indonesia yang memiliki latar belakang pemrograman komputer dan Wikipedia bahasa Indonesia. Adalah Ivana Lanin direktur narabahasa, membawakan paparan terkait laras dan satuan bahasa.

Akhir dari keikutsertaan ku di acara Forum ketatausahaan Kementerian ESDM aku pun mendapatkan teknik dari tiga kriteria pengukuran bahasa Indonesia yakni penulisan kata baku, ejakan, dan padanan istilah. Melalui tautan kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, kita dapat mengakses untuk membantu penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam penyusunan naskah dinas yakni

1. https://kbbi.kemdikbud.go.id/ untuk mengecek penggunaan kata baku

2. https://ejaan.kemdikbud.go.id/ untuk penulisan ejakan yang disempurnakanh

3. ttps://pasti.kemdikbud.go.id/ untuk padanan istilah asing yang telah diserap ke dalam Bahasa Indonesia

Penataan Arsip Hulu Migas

Series arsip yang merupakan rekaman kegiatan Hulu Migas adalah wilayah kerja, eksplorasi, pengembangan, dan eksploitasi. Arsip disusun berdasarkan series arsip hulu sebagaimana keputusan Menteri ESDM Nomor 167.K tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian ESDM. Penataan mendasarkan klasifikasi arsip.

Rabu, 30 November 2022 di Ruang Rapat Gedung Pusat Arsip KESDM. Aku memaparkan penataan arsip inaktif Hulu migas kepada unit pengolah dan pelaksana kearsipan di Sekretaris Direktorat Jenderal.

Memulai dengan dasar hukum pelaksanaan kegiatan yang telah diatur dalam peraturan menteri ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, dan dua Keputusan Menteri 167 dan 187 yang menetapkan instrumen wajib kearsipan yakni Klasifikasi arsip, Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip.

Secara teknis, istilah "penataan" diperuntukkan untuk arsip inaktif. Sedangkan untuk arsip aktif lebih dikenal dengan istilah "pemberkasan". Langkah penataan arsip dibedakan menjadi dua yakni untuk arsip teratur dan arsip tidak teratur? Apakah perbedaannya?

Arsip teratur merupakan arsip inaktif yang dipindahkan dari unit pengolah disertakan dengan daftar arsip. Sedangkan tidak teratur adalah arsip yang telah berada di ruang pengolah namun tidak diketemukan daftar sehingga memerlukan proses yang lebih banyak ketimbang pada arsip teratur.

Setelah memaparkan langkah langkah penataan arsip, aku pun melanjutkan untuk sedikit mendalami seri arsip yang terdapat dalam klasifikasi. Sejak tahun 2020, Seri arsip hulu migas telah mengalami perubahan dimana sebelum nya berada pada kode 13 yang tertuang dalam peraturan Menteri ESDM nomor 056 tahun 2006.

Pada bagian akhir, paparan dihadapan forum tertuju pada daftar arsip yang menunjukkan volume 566 boks. Daftar arsip yang telah tersusun tersebut masih diperlukan pengolahan data untuk kemudian dikelompokkan sesuai klasifikasi MG.04.