NurulMuhamad

Kamis, 21 Mei 2020

COVID 19

Protokol COVID 19 di tempat kerja

PSBB di DKI Jakarta telah diperpanjang sampai dengan 4 Juni 2020 oleh Gubernur Anis Baswedan. Ingatan para pekerja kantoran dipaksa pada Perilaku Hidup Bersih dan Sehat (PHBS) di tempat kerja. Bersihkan meja kerja, cuci tangan, hindari menyentuh wajah, hindari kontak sesama, jaga jarak, gunakan masker, batuk beretika, tingkatkan daya tahan tubuh, dan membersihkan diri sesampai di rumah.

Berikut autentikasinya

Tanggal registrasi : 27 Maret 2020
Bentuk Naskah : Surat Edaran
Nomor: HK.02.01/Menkes/216/2020
Isi ringkas : Protokol Pencegahan Penularan COVID 19 di tempat kerja
Jabatan pengabsyahan : Menteri Kesehatan RI
Nama Penandatanganan : Terawan Agus Putranto
Diakses pada laman https://infeksiemerging.kemkes.go.id/
Ditujukan ke seluruh Pimpinan Kementerian Lembaga, Gubernur dan Bupati
Konteks Hubungan dengan Kejadian
- Melakukan pemeriksaan suhu tubuh
- Menyediakan sarana cuci tangan
- Memastikan seluruh area kerja bersih dan higienis
- Menyediakan tisu dan masker
- Menginformasikan PHBS
- Sosialisasi isolasi diri
- Memasang pesan pesan kesehatan
- Melakukan hirarki pengendalian resiko COVID 19
- Memberikan kebijakan beristirahat dan bekerja dari rumah
- Petugas K3 proaktif
- Wajib lapor kepada kepegawaian terhadap ODP PDP, Probable yang konfirmasi dan melapor ke puskesmas setempat
- Melakukan identifikasi kontak dan riwayat atas pekerja Berkriteria COVID 19

Daftar Arsip COVID 19 Bag. 3

6 Mei 2020 SE Gugus Tugas No. 4 Tahun 2020 tentang kriteria pembatasan perjalanan orang dalam rangka penanganan COVID 19 (6 Mei - 31 Mei 2019)
13 Mei 2020, Fatwa MUI nomor 28 tentang panduan kaifiat takbir dan sholat idul fitri saat Pandemi COVID 19
15 Mei 2020, Fatwa MUI Kota Depok Jawa Barat nomor 3 tahun 2020 menetapkan sholat idul fitri 1441di rumah masing masing dengan keluarga inti
19 Mei 2020, Kepgub DKI No. 489, perpanjangan PSBB sampai 4 Juni 2020

Daftar arsip COVID 19 bagian 2

Tangkapan lanjutan dari 62 item arsip COVID 19 sebelumnya. 👇 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/27/daftar-arsip-covid-19/

Rekaman Kegiatan atau arsip COVID 19 memang berada di pelaksanaan Gugus Tugas Nasional yang dibentuk sesuai Keputusan Presiden RI.

Namun demikian, ragam arsip COVID 19 yang identik dengan Struktur dan konten serta konteks telah menyebar ke seluruh otoritas di negeri ini.

Cara mengenali struktur arsip COVID 19 salah satunya adalah melihat struktur yakni yang tercermin dalam format dan isi informasi yang tertulis. Penulis berpendapat bahwa setiap kebijakan dalam bentuk naskah dinas arahan atau produk hukum sampai dalam format kedinasan lain yang disahkan pimpinan otoritas negeri ini akan mencatatkan sebagai arsip COVID 19.

28 Februari 2020
- Permen HUKHAM No. 7 tahun 2020 tentang pemberian Visa dan Izin Tinggal dalam upaya pencegahan masuknya virus Corona
18 Maret 2020
- Permen HUKHAM No. 8 tahun 2020 tentang Penghentian Sementara Bebas Visa Kunjungan dan Visa Kunjungan Saat Kedatangan serta pemberian izin tinggal keadaan terpaksa
21 Maret 2020
- Keputusan KPU tentang Penundaan tahapan pemilihan Gubernur, Bupati, wakikota tahun 2020 dalam Upaya Pencegahan Penyebaran COVID 19
24 Maret 2020
- Surat Edaran Menteri Desa dan PDTT No. 8 tahun 2020 tentang Desa Tanggap COVID 19 dan penegasan padat karya tunai desa
27 Maret 2020
- Instruksi Menteri PUPR No. 02/IN/M/2020 tentang Protokol Pencegahan Penyebaran COVID 19 dalam Penyelenggaraan Jasa Konstruksi
31 Maret 2020
- Permen HukHAM No. 11 tahun 2020 tentang pelarangan sementara orang asing masuk wilayah negara Indonesia
13 April 2020
- Permen Desa dan PDTT No. 6 Tahun 2020 tentang Perubahan atas permen tentang prioritas penggunaan dana desa 2020
22 April 2020
- Keputusan Walikota Banjarmasin nomor 446 tahun 2020 tentang Pemberlakukan Pelaksanaan Pembatasan Sosial Berskala Besar Dalam Rangka Percepatan Penanganan Corona Virus Disease 2019 (COVID-19) Di Kota Banjarmasin pada 24 April - 7 Mei 2020
23 April 2020
- KepmenkesNOMOR : HK.01.07/MENKES/275/2020 tentang Penetapan Rumah Sakit Rujukan Penanggulangan Penyakit Infeksi Emerging Tertentu

29 April 2020
- Surat Edaran Kepala BKN No. 12/SE/IV/2020 tentang Pelaksanaan Pemanggilan, Pemeriksaan, dan Penyampaian Keputusan Penjatuhan Hukum Disiplin PNS melalui Media Elektronik pada masa Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19
4 Mei 2020
- PERPU Nomor 2 tahun 2020 tentang Perubahan Ketiga atas UU No. 1 Tahun 2015 tentang penetapan PERPU No. 1 tahun 2014 tentang Pemilihan Gubernur, Bupati, dan Walikota menjadi Undang Undang
- Keputusan Gubernur Nomor 259 Tahun 2020 Tentang Pemberlakuan PSBB DI WILAYAH PROVINSI JAWA BARAT DALAM RANGKA PERCEPATAN PENANGGULANGAN CORONAVIRUS DISEASE 2019 (COVID-19)
8 Mei 2020
- Perwali Cirebon No.15 Tahun 2020 PERUBAHAN ATAS PERATURAN WALI KOTA CIREBON NOMOR 14 TAHUN 2020 TENTANG PELAKSANAAN PSBB DALAM PENANGANAN CORONA VIRUS DISEASE 2019 (COVID-19) DI WILAYAH KOTA CIREBON

11 Mei 2020
- PP No. 23 maret tentang PELAKSANAAN PROGRAM PEMULIHAN EKONOMI NASIONAL DALAM RANGKA MENDUKUNG KEBIJAKAN KEUANGAN NEGARA UNTUK PENANGANAN PANDEMI CORONA VIRUS DISEASE 2019 (COVID-19) DAN/ATAU MENGHADAPI ANCAMAN YANG MEMBAHAYAKAN PEREKONOMIAN NASIONAL DAN/ATAU STABILITAS SISTEM KEUANGAN SERTA PENYELAMATAN EKONOMI NASIONAL
12 Mei 2020
- SE Menteri PAN&RB No. 55 Tahun 2020 tentang tentang Perubahan Ketiga SE 19 tentang Penyesuaian Sistem Kerja ASN (diperpanjang sampai 29 Mei 2020)
- SE Menteri PAN&RB No. 55 Tahun 2020 tentang Perubahan SE 44 tentang Pembatasan Perjalanan ke Daerah atau Mudik atau cuti

Pilkada mundur

Kini saat mengasah rasa EMPATI, bukan menebar keTAKUTan dan bukan sekedar sadar atas BAHAYA . Pilkada Serentak pun bakal diundur dari September 2020 ke Desember 2020 serta dijadwalkan kembali jika COVID 19 belum berakhir. Dunia ini seolah lantak bukan oleh bom atom atau tenaga nuklir tapi karena serangan microorganisme jahat.

Cerita ini pun terus berlanjut, Sedari sekolah libur, membatalkan Sholat Jumat, mengancam Stabilitas Perekonomian Nasional, Pembatasan Sosial, melumpuhkan transportasi, mensunyikan ramadhan, membatalkan mudik, dan seterusnya.

Berikut autentikasi PERPU kedua di tahun 2020.

Tanggal registrasi : 4 Mei 2020
Diundangkan : 4 Mei 2020
Nomor naskah: 2 tahun 2020
Isi ringkas : Perubahan Ketiga atas UU No. 1 Tahun 2015 tentang penetapan PERPU No. 1 tahun 2014 tentang Pemilihan Gubernur, Bupati, dan Walikota menjadi Undang Undang
Tingkat Perkembangan : Salinan
Lembaran Negara RI 2020 No. 128
Pengesahan Salinan : Deputi Bidang Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara
Diakses pada laman jdih.setkab.go.id
Konteks Hubungan dengan Kejadian
- Pernyataan Pandemi COVID 19 oleh WHO dan peningkatan jumlah korban dari waktu ke waktu serta ditetapkan sebagai Bencana nasional
- Penundaan tahapan pemilihan Gubernur dan wakil, Bupati dan wakil, Walikota dan Wakil serentak 2020
- Menjaga kualitas demokrasi dan Stabilitas politik dalam negeri
- Terjadinya kerusuhan, ganguan keamanan, Bencana alam, Bencana non alam pada wilayah pemilihan (seluruh, sebagian), Daerah (sebagian besar atau seluruh daerah
- Tahapan penyelenggaraan pemilu atau pemilihan Serentak tidak dapat dilaksanakan maka dilakukan pemilihan lanjutan atau pemilihan Serentak lanjutan
- Dimulai dari tahapan pemilihan Serentak yang terhenti
- Penetapan penundaan atas persetujuan bersama KPU, Pemerintah dan DPR melalui Keputusan KPU
- Tata cara pemilihan Serentak lanjutan melalui Peraturan KPU
- Pemungutan Suara pada Desember 2020, jika tidak dapat dilakukan maka ditunda dan dijadwalkan kembali setelah bencana non alam berakhir.

Daftar arsip COVID 19 Bag. 1

Nilai kebangsaan, saat saat penjagaan kelestarian manusia, seri arsip COVID 19. Gambaran penanganan Virus. Sedikit dari ribuan arsip Bencana Nasional Non alam 2020.

28 Januari :
- Keputusan BNPB tentang penetapan status keadaan darurat tertentu bencana wabah penyakit akibat virus di Indonesia (28 jan - 28 Feb 2020)
29 Januari:
- Keputusan BNPB tentang perpanjangan status keadaan darurat selama 91 hari (29 feb - 29 Mei 2020)
4 Februari 2020 :
- Kepmenkes tentang penetapan infeksi Novel Corona virus (infeksi 2019-ncov) sebagai penyakit yang dapat menimbulkan wabah dan upaya penanggulangannya
13 Maret :
- Kepres No.7 tentang Gugus Tugas COVID 19
14 Maret :
- Permen Dalam Negeri No. 20 tentang Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE COVID 19 di Lingkungan Pemerintah Daerah
- SE Walikota DEPOK, Walikota Bandung & Seruan Gubernur DKI untuk belajar di rumah,
- SE Rektor UGM Yogyakarta tentang kesiapansiagaan dan pencegahan COVID 19
- SE Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara tentang perluasan pelaksanaan remote Working
15 Maret :
- SE Menteri Keuangan tentang Refocussing Kegiatan
- SE Sekjen KESDM tentang WFH
16 Maret 2020 :
- SE Menteri Kesehatan tentang Protokol Isolasi Diri dalam Penanganan COVID 19
- SE Menteri PAN&RB No. 19 tentang Penyesuaian Sistem Kerja ASN/WFH
- Surat Dirjen Konsuler Kemlu tentang Pembatasan layanan paspor dinas dan diplomatik
- Fatwa Majelis Ulama Indonesia No. 14 tentang Penyelenggaraan Ibadah dalam Situasi terjadi wabah COVID 19
18 Maret :
- Seruan Gubernur DKI Jakarta tentang menjaga jarak aman antar warga dalam bermasyarakat
20 Maret :
- Kepres No. 9 Tentang Gugus Tugas COVID 19 (perubahan perpres No. 7/2020)
- Inpres No. 4 ttg Refocussing Kegiatan dan Realokasi Anggaran serta pengadaan barang dan jasa dalam rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE COVID 19
- Kepgub DKI Jakarta tentang Penetapan status tanggap darurat bencana wabah COVID 19 di Provinsi DKI 20 Maret - 4 April 2020
- Seruan gubernur DKI tentang penghentian sementara kegiatan perkantoran
- Kepgub Yogyakarta penetapan Status tanggap darurat 20 Maret - 29 Mei 2020
- SE Sekjen KESDM No. 6 tentang WFH
21 Maret :
- Permen Keuangan No. 23 tentang Insentif Pajak untuk Wajib Pajak Terdampak Wabah Virus Disease COVID 19
23 Maret :
- SE LKPP No. 3 tentang penjelasan atas pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dalmm rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE COVID 19
24 Maret :
- SE Menteri Dikbud tentang pelaksanaan Kebijakan pendidikan dalam masa darurat COVID
26 Maret :
- Surat Ketua Dewan Guru Besar Fakultas Kedokteran UI kepada Presiden tentang himbauan bagi pemerintah Indonesia terkait penanganan COVID 19
27 Maret :
- SE LKPP No. 4 tentang Tata cara pelaksanaan pembuktian pemilihan penyedia dalam masa COVID 19 penjelasan
29 Maret :
- SE Mendagri tentang Pembentukan Gugus Tugas COVID 19 Daerah,
- SE MenPAN&RB No. 34 tentang WFH sampai dengan 21 April
30 Maret :
- SE MenPAN&RB No. 36 tentang himbauan tidak bepergian luar kota /mudik
- Surat Dinas Perhubungan DKI tentang penghentian layanan bus AKAP, AJP dan Pariwisata
31 Maret :
- PERPU No. 1 tentang Kebijakan Keuangan Negara dan Stabilitas Sistem Keuangan untuk Penanganan Pandemi COVID 19 dan atau dalam rangka menghadapi Ancaman yang membahayakan perekonomian nasional dan atau
- PP 21 tentang PSBB
- Kepres No. 11 tentang penetapan Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19
- Pengumuman OJK No.5 tentang keringanan bagi debitur perbankan dan perusahaan pembiayaan terkena dampak COVID 19
2 April :
- Instruksi Mendagri No. 1 tentang Pencegahan Penyebaran dan Percepatan Penanganan COVID 19 di Lingkungan Instansi Pemerintah daerah
3 April :
- Perpres No. 54 tentang Perubahan Postur dan Rincian APBN TA 2020
- Permen Kesehatan No. 9 Tentang Pedoman Pembatasan sosial Berskala Besar dalam rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE COVID 19
- SE Direktur Jenderal Kesehatan Masyarakat pada Kementerian Kesehatan tentang Penggunaan Bilik Disinfektan dalam rangka Pencegahan penyebaran Virus COVID 19
6 April :
- SE Menteri Agama No. 6 tentang Panduan Ibadah Ramadhan dan Idul fitri 1 syawal di tengah Wabah COVID 19
7 April :
- Kepmen Kesehatan No. 239 tentang penetapan PSBB DKI Jakarta
9 April :
- Permen Perhubungan No 18 tentang Pengendalian Transportasi dalam rangka pencegahan penyebaran Virus COVID 19
- Pergub DKI Jakarta No. 33 tentang pelaksanaan PSBB di DKI Jakarta
- Kepgub DKI Jakarta No. Pemberlakuan PSBB 10 April - 24 April
- SE Menteri PAN&RB No. 46 tentang Pembatasan kegiatan bepergian ke luar daerah dan atau Mudik dan atau cuti bagi Aparatur Sipil Negara
11 April :
- Kepmen Kesehatan No. 248 tentang Penetapan PSBB di Kota Bogor, Kab. BOGOR, Kota Depok, Kab Bekasi, Kota Bekasi Prov Jawa Barat
12 April :
- Kepmen Kesehatan No. 249 tentang penetapan PSBB Kab. Tangerang, Kota Tangerang, Kota Tangerang Selatan Prov Banten
- Kepmenkes No. 250 Penetapan Pembatasan Sosial Berskala Besar Di Wilayah Kota Pekanbaru Provinsi Riau
- Pergub Jawa Barat tentang Pedoman PSBB
- Kepgub Jawa barat tentang Pemberlakuan PSBB 15 - 28 April 2020
- Perwali Kota Depok No. 22 tentang Pelaksanaan PSBB di Kota Depok
13 April :
- Keppres No. 13 tentang penetapan Bencana non alam penyebaran virus COVID 19 sebagai Bencana Nasional
16 April :
- Kepmenkes No. 257 ttg Penetapan Pembatasan Sosial Berskala Besar Di Wilayah Kota Makassar Provinsi Sulawesi Selatan
17 April :
- Kepmenkes No. 259 Penetapan Pembatasan Sosial Berskala Besar Di Wilayah Kota Bandung, Kota Cimahi, Kabupaten Bandung, Kabupaten Bandung Barat, Dan Kabupaten Sumedang, Provinsi Jawa Barat
20 April :
- SE Menteri PAN&RB No. 50 tentang WFH sampai 13 Mei
22 April :
- Kepgub DKI Jakarta tentang Perpanjangan PSBB 24 April - 7 Mei dan dapat sampai 21 Mei
- SE Walikota Depok tentang penyelenggaraan ibadah ramadhan dan Idul fitri 1441 H dalam Situasi Pandemi COVID 19
23 April :
- Permen Perhubungan No.25 tentang Pengendalian Transportasi selama Mudik idul fitri 1441 H dalam rangka pencegahan penyebaran Virus COVID 19
- Kepgub Jawa Timur tentang pemberlakuan PSBB di Kota Surabaya, Kabupaten Sidoarjo dan Kabupaten Gresik pada 28 April - 11 Mei 2020
24 April:

Perwali Kota Surabaya No. 16 tentang Pedoman PSBB dalam rangka penanganan COVID 19 di Kota Surabaya

Rindu Mushola

Malam itu, terlihat hanya lima pasang sandal di pelataran mushola, termasuk sandal ku. Ramadhan 2020/1441 melewati hari kedua. Kumandang adzan di tiap waktunya, tak juga mengundang keriuhan seperti ramadhan 2019.

Keriuhan ramadhan 2019 di Mushola VTB telah mengisi ruang rindu. Akan tetapi rindu keberjamahan sekarang, ibarat rindu terlarang. Rindu tiada pertemuan.

Terjejak rasa, aku pun melepas kerinduan. Alih alih terobati, justru rindu itu bertatap sunyi. Rindu dan sunyi bercampur dengan rasa ganjil. Keganjilan saat merasa curi kesempatan atas pembatasan sosial.

Malam itu, keanehan saat berwudlu. Aneh saja, kok bisa y, sunyi di Mushola saat ramadhan. Moga kesunyian baik untuk bersama. Rela hilang hangatnya Ramadhan demi lestarinya manusia. Tiada mengapa hilang khasan Ramadhan di Mushola tahun ini saja.

Rindu malam ramadhan, tak tersampaikan. Aku tetap di rumah saja. Bersama kedua anaku yang baru saja mengenal kehangatan ramadhan di Mushola.

Mushola dan suasnan ramadhan kali kedua. Namun karena Corona harus ditunda. Anak dan remaja tetap di rumah saja. Mereka tak mendapati suasana hangatnya ramadhan di Mushola. Mereka harus di rumah saja. Sama halnya aku pun harus memastikan itu.

Di benakku, puluhan tahun sebagai anak, kehangatan ramadhan itu ya tatkala di Mushola. Wajar jika pengalaman puluhan tahun itu mengharap anak anaku mendapati hal yang sama.

Namun, Bencana Nasional ini memaksa ku harus lebih mentadaburi "kehangatan ramadhan di mushola yang urung berganti sunyi di tahun ini. Tadabur yang basisnya sosiologi dan bukan semata teologi.

Tadabur, santun memperjuangkan hadirnya kehangatan ramadhan meski tidak berada di Mushola. Bukan semata mata pembatasan dari pemerintah, namun lebih pada pertimbangan kemasyarakatan.

Pun dalam zona merah COVID 19, bermukim bersama manusia yang sedang bertahan di rumah saja. Meredakan ramadhan tidak di Mushola demi kebijaksanan sikap yang penuh perhitungan.

Jujur, aku sedih. Dihinggapi kerinduan kehangatan Ramadhan di Mushola, tp terpaksa kusebut rindu yang terlarang.

Akhirnya, aku pun tetap menerima Ramadhan 2020 dalam kondisi Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Kehangatan Ramadhan yang biasa menghadirkan pembelajaran sholat berjamaah di Mushola, lenyap berganti dengan kesunyian.

Pamungkas, rinduku terlarang ini pun meneriakkan pelajaran bahwa tegaknya sholat itu sangat perlu keberjamahan. Meski pada sisi yang lain, PSBB ini meneriakkan pula kesejatian keberjamahan.

Kesejatian tegaknya pengabdian tanpa embel embel keberjamahan. Bisa jadi kehangatan itu membuat manusia lengah. Lengah dalam keberjamahan menjelma kepada tabir penutup kesejatian sebagai hamba. Karena untuk predikat Ihsan itu justru tidak butuh itu.

Arsip Corona

Perkembangan Kedaruratan Kesehatan Masyarakat kepada Bencana Nasional, membentuk arsip Corona sebagai identitas kemasyarakatan. Berkembangnya arsip dari identitas organisasi kepada identitas kemasyarakatan tersebut tidak luput beberapa faktor antara lain kebutuhan arsip sebagai acuan kebijakan.

Betapa cepat dan bombardirnya dalam bulan terakhir ini, penciptaan arsip Corona dalam peran dan fungsi pengambilan kebijakan organisasi kenegaraan dan pemerintahan.

Masifnya penciptaan arsip Corona pada seluruh sektor urusan pemerintahan sampai dengan wilayah pemerintahan (pusat dan daerah) turut andil dalam mewujudkan perkembangan Arsip sebagai identitas kemasyarakatan.

Arsip Corona menjadi satu contoh, perkembangan identitas yang selama ini hanya eksklusif berada dan melekat sebagai unit organisasi terkait menjadi identitas kemasyarakatan.

Terciptanya Arsip Corona sejak Perpu, PP, Perpres, Kepres, Permen, Pergub, Perwali, Perbup, Kepmen, Kepgub, Kepwali, KepBup, dan berbagai Surat Edaran otoritas sesuai kewenangan masing masing sangat dibutuhkan di masyarakat.

Berikut satu kisah nyata dari kebutuhan arsip di tengah masyarakat. Arsip ini seolah menjadi acuan yang begitu dinantikan oleh sang pemutus kebijakan pada level terendah masyarakat. Keberadaan dan tersampaikannya arsip kepada pihak yang sedang membutuhkan tersebut, cukup tepat. Tepat waktu dan tepat informasi nya.

Singkatnya dengan mengacu arsip ini, Ketua RT dapat mengakhiri silang pendapat diantara warga. Kadang silang pendapat yang terdengar keras di beberapa kepala keluarga seolah cerminan hilangnya identitas.

Awal bulan April 2020, tertangkap satu episode dimana ketua RT di wilayah mukim ku, cukup dibuat galau. Kegalauan dalam pemutusan kebijakan di Perumahan. Beberapa warga melihat perlunya bilik disinfektan yang lebih dikenal dengan Chamber. Antisipasi atas penyakit yang disebabkan oleh virus SARS Cov-2 yang menyebar antar manusia melalui kontak langsung (menyentuh dan berjabat tangan) maupun pada sarana droplet memunculkan alat berupa bilik disinfektan.

Tersampaikanya arsip yang berupa Surat Edaran Direktorat Jenderal Kesehatan Masyarakat pada Kementerian Kesehatan tepatnya tanggal 3 April 2020, memperingan tugas Ketua RT untuk memutuskan kebijakan pengguna bilik disinfektan.

Sang ketua RT pun cukup dibuat lega untuk dapat memutuskan silang pendapat diantara warga. Sebagai mantan RT, aku pun cukup merasa berempati atas suasana psikologis dan sosiologi dalam kondisi penentuan keputusan wilayah RT seiring perkembangan bencana nasional.

Akhirnya COVID 19 semakin menampakkan pengaruh di berbagai sektor urusan kehidupan. Pun di kearsipan, pengaruh perubahan identitas arsip yang melekat pada unit organisasi terkait membuktikan menjadi identitas kemasyarakatan. (meski telah menjadi bahasan para pakar kearsipan jauh sebelum adanya virus COVID 19)

Sejak saat itu, Sang Ketua RT pun lebih banyak mencari arsip Corona sebagai dasar pemutusan kebijakan. Dan masyarakat pada lingkup RT tersebut lebih cepat untuk menerima (bukti telah menjadi identitas kemasyarakatan)

Berikut autentikasi Arsip Surat Edaran termaksud

Tanggal registrasi : 3 April 2020
Nomor : HK.02.02/III/375/2020
Bentuk Naskah :Surat Edaran
Jabatan Penandatanganan : Dirjen Kesehatan Masyarakat Kementerian Kesehatan RI
Isi ringkas : Penggunaan Bilik Disinfektan dalam rangka Pencegahan Penularan COVID 19
Nama Penandatanganan : dr. KIrana Pritasari, MQIH
Konteks Hubungan dengan Kejadian :
- Ditujukan kepada seluruh kepada dinas provinsi, Kota, Kabupaten di seluruh Indonesia
- Rekomendasi tidak mempergunakan bilik disinfektan pada tempat fasilitas umum dan pemukiman
- Solusi pencegahan virus dengan melakukan cuci tangan, membersihkan dan melakukan disinfektan pada permukaan benda yang sering disentuh, hindari kerumunan, jaga jarak, memakai masker, sirkulasi udara yg baik, segera mandi dan ganti pakaian.

Larangan Transportasi 24 April - 31 Mei 2020

Transmisi orang dari satu wilayah ke wilayah lain baik lokal maupun internasional terus menjadi perhatian serius. Pembatasan pun berkembang menjadi Larangan. Dicabutnya kebijakan pembatasan transportasi pada 9 April 2020 dan digantikan dengan kebijakan larangan pada 23 April 2020 yang disertai sangsi yang tegas menjadi bukti atas Kedaruratan Kesehatan Masyarakat.

Bagaimana nasib kehidupan disekitar Transportasi Negeri ini dalam kondisi Larangan sejak 24 April 2020 sampai dengan 31 Mei 2020. Misalnya saja, banyak temen yg mempunyai habitat PJKA, atau yang belum bisa move on dari tempat tidurnya di kampung halaman, teman yang terpisah dari keluarga karena tuntutan pekerjaan, dan yang menjalani LDR?

Untuk teman yang sudah berada di kampung jauh sejak sebelum adanya PSBB, bisa jadi nambah panjang y berada di dekat keluarga, seneng ya... Tenang ya... Hehe. Untuk yang masih berada di Jabodetabek, kiranya hanya kata... SALUUUT... dan tetap semangat 🙏 🙏

surat elektronik

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

14 April 2020

Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19, berbagai inisiasi agar terus melakukan administrasi pemerintahan. Inisiasi tersebut seperti yang dilaksanakan oleh Kementerian ESDM. Inisiasi pembangunan dan pengembangan Aplikasi naskah dinas elektronik perlu mendapat apresiasi dalam rangka mempertahankan capaian kinerja instansi.

Meski demikian bisa saja seharusnya dikoordinasikan oleh Kementerian aparatur negara yang memiliki domain koordinasi aplikasi kategori umum.

Sebagai aplikasi umum, aplikasi naskah dinas elektronik bisa disebut menjadi bagian dari kearsipan sebagai layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik lainnya bersama perencanaan, penganggaran, keuangan, pengadaan, Kepegawaian, BMN, Pengawasan, akuntabilitas, merupakan kategori aplikasi umum dikoordinasikan oleh Menteri PAN&RB

Berbeda dengan kategori aplikasi Khusus dimana seluruh instansi pusat dapat membangun dan mengembangkan sebagai sarana layanan publik. Hal tersebut sebagaimana yang tersebut dalam peraturan presiden nomor 95 tahun 2018.

Meski demikian, dengan terus merujuk pada evaluasi berkelanjutan atas hadirnya SPBE oleh otoritas yang berwenang, kehadiran aplikasi naskah dinas elektronik perlu diikuti pemahaman bersama seperti misalnya terkait keamanan.

Keamanan SPBE instansi meliputi jaminan kerahasiaan (pembatasan akses dan klasifikasi keamanan) , keutuhan (pendeteksian modifikasi), ketersediaan (penyediaan cadangan dan pemulihan), keaslian (verifikasi dan validasi) , dan kenirsangkalaan(tanda tangan digital yabg bersertifikat) Sumber Daya SPBE.

Akhirnya semoga hikmah kondisi darurat Kesehatan COVID 19 membawa suatu percepatan implementasi SPBE yang telah ditetapkan pada tahun 2018. Berjibun pekerjaan rumah sistem pemerintahan berbasis elektronik antara lain tata kelola, layanan, manajemen, rencana induk, arsitektur, peta rencana, proses bisnis, infrastruktur, pusat data, jaringan intra, sistem penghubung layanan, aplikasi umum dan khusus, audit teknologi informasi, keamanan, pengguna, prinsip, ruang lingkup sampai nanti di jangka panjang, 25 tahun mendatang.

Semoga bermanfaat.

Mengawal persuratan elektronik

17 April 2020

Catatan persuratan elektronik Ditjen Migas termaksud antara lain:

Suasana Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19 dan metode kerja WFH memberikan landasan kuat terkait penerapan Digital Signature (Tanda Tangan Elektronik bersertifikat BSre pada BSSN) pada layanan administrasi perkantoran pemerintahan.
Metode penyusunan surat secara elektronik dapat dijalankan secara sebagian yakni untuk bentuk surat dinas dan nota dinas yang disahkan oleh Plt. Dirjen dan para direktur serta Sesditjen Migas
Merubah kebiasaan lama yang awalnya pengajuan konsep surat atau nota dinas pada poin 1 dengan menyertakan nota dinas bertanda tangan pejabat setingkat di bawahnya
Alur pengajuan konsep surat bermula dari staf atau Pejabat administrator yang menyusun konsep surat
Konsep surat disusun dengan aplikasi MS Word dan disimpan dalam format Pdf untuk nantinya diunggah pada database
Untuk kepentingan hasil tampilan surat elektronik, agar ketikan nomor dan tanggal surat dikosongkan (hanya diketik baris "Nomor:" tanpa ketikan seperti DJM/2020 atau 14/DMO/2020 atau ketikan bulan dan tahun pada kepala surat
Secara berjenjang, Otoritasi para digantikan dengan klik persetujuan data surat (tombol diteruskan)
Surat yang dikembalikan oleh Otoritas persetujuan diatasnya, maka data surat kembali pada akun pembuat surat pertama kali (staf/pejabat administrator)
Sebelum surat disahkan oleh pejabat yang berwenang, data surat akan dikoreksi oleh operator pusat (dalam hal ini para sekretaris sesuai dengan kedudukan pejabat)
Tugas operator pusat adalah memastikan kebenaran isian tujuan surat (berwarna biru sesuai dengan kode jabatan) dan isian lain seperti klasifikasi masalah
Pejabat yang berwenang melakukan Pengesahan surat dengan Pasword yg telah di otorisasi oleh Balai Sertifikat Tanda Tangan Elektronik pada Badan Siber dan Sandi Nasional sebagai bagian keamanan sistem pemerintahan berbasis elektronik
Nota dinas bertanda tangan eselon 3 dan pejabat fungsional pelaksana anggaran masih mempergunakan metode sebelumnya (belum secara elektronik)

Kesebelas poin catatan termaksud merupakan bagian kecil untuk mengawal pelaksanaan persuratan elektronik di lingkungan Ditjen Migas. Berharap menjadi catatan yang dapat diperhatikan bagi para pelaku persuratan.

Lepas dari rapat televideo, yang juga diakhiri sambutan oleh Bapak Sesditjen, berbagai pertanyaan pun meluncur ke gawai ku. Perubahan sistem persuratan yang menjadi topik rapat televideo di rabu kemaren (15 April 2020), masih harus dimonitor dari kesiapan sarana aplikasi.

Di kamis sore, 16 April 2020, melelalui informasi dari petugas surat di Sekretariat Sesditjen Migas, telah diterima konsep surat elektronik. Konsep surat dinas yang akan dimintakan persetujuan pimpinan tinggi pratama urusan dukungan manajemen internal di Ditjen Migas.

Begitu pula di petang hari, saat petugas persuratan di Sekretariat Direktur Jenderal menyampaikan bahwa telah masuk konsep surat yang akan disyahkan oleh Plt. DIRJEN.

Selain koordinasi dengan para operator sebagai gerbang sebelum konsep surat masuk ke akun pejabat tinggi, aku pun mengkonfirmasi alur penyusunan surat ke Pranata Komputer unit Pusdatin.

Hasil koordinasi memastikan kembali sistem penomoran dan alur keluar konsep surat. Berikut poin penomoran surat yang berlaku selama ini di Ditjen Migas

Penomoran Naskah dinas di lingkungan Ditjen Migas berurut terkecuali bentuk Korespondensi internal (Nota Dinas)
Landasan pengurutan nomor dari unit informasi jenis naskah dinas
Argo nomor dimulai sejak pimpinan tinggi melakukan Pengesahan naskah dinas
Asas sentralisasi persuratan pada Ditjen Migas diterjemahkan melalui pembagian peran operator pusat dan pejabat pengawas urusan ketatausahaan ke peran para petugas surat pada sekretariat pimpinan tinggi.
Sebagai wujud pelaksanaan fungsi sentralisasi persuratan, maka user pengawas berhak atas data arsip surat keluar yang telah diterbitkan otomatis secara database.

Kamis, 22 April 2020

Komunikasi KEDINASAN (SURAT DINAS) yang belum terakomodir oleh sistem elektronik pada Nadine Kementerian ESDM antara lain:

Bentuk naskah dinas yg bertanda tangan lebih dari satu pihak

Naskah dinas yg sebelumnya tidak diberikan nomor melalui aplikasi ketatausahaan. Contohnya sertifikat PLO pada Direktorat Teknik Migas. Jenis naskah bertanda tangan Direktur tersebut oleh pemilik bisnis proses (Subdit di lingkungan Direktorat Teknik Migas) diregistrasi melalui database keteknikan.

Naskah dinas yg mengharuskan pembubuhan materai pada tanda tangan.

Nota dinas yang ditanda tangani oleh pejabat administrator (belum tersedia sertifikat tte untuk pejabat administrator)

Alur surat elektronik keluar yang diajukan bersamaan dengan pengantar berupa laporan (format nota dinas) dari pimpinan di bawah kepada pimpinan atau atasan. Contoh pada surat keluar bentuk konvensional adalah penyampaian konsep surat keluar yang akan ditanda tangani dirjen, dengan sekaligus melampirkan laporan (format nota dinas ttd Direktur) sebagai pertimbangan isi substansi dalam surat

Alur sebagaimana poin ke-5 tersebut dapat disiasati dengan terlebih dahulu melaksanakan proses komunikasi satu arah oleh pimpinan setingkat dibawah kepada atasan. Contoh : konsep nota dinas ber tte pimpinan tinggi pratama untuk melaporkan substansi tindak lanjut atas surat dan mendapatkan arahan Direktur Jenderal melampirkan konsep surat keluar namun belum akan diTTE(diterbitkan)

Setelah nota dinas di tte sebagaimana poin ke - 6 telah diterima dan mendapatkan arahan maka oleh Dirjen, maka proses selanjutnya mengajukan konsep surat yang akan di tte oleh pimpinan tinggi madya (proses penerbitan Surat ber tte) .

Tujuh poin diatas merupakan beberapa hasil diskusi "surat elektronik via aplikasi Nadine Kementerian ESDM" pada lingkungan Ditjen Migas pada hari Rabu, 22 April 2020.

Kurang lebih 30 orang dalam kedudukan pejabat pengawas, petugas sekretariat pimpinan eselon 1 dan 2 serta pejabat fungsional lintas unit kerja di Ditjen Migas mengikuti acara termaksud.

Selain poin poin diatas, monitoring pemanfaatan TTE via nadine Kementerian ESDM cq atas data surat keluar yang telah melewati user Operator (Sekretariat pimpinan) di Ditjen Migas antara lain pada surat DMB, DMI, Plt. DIRJEN, SDM. Sedangkan DMO, DMT dan DME masih belum.

Beberapa rekomendasi yang perlu disampaikan kepada pihak develop aplikasi (Pusdatin Kementerian ESDM) antara lain:

Filtering data konsep surat sesuai dengan kedudukan petugas Sekretariat pimpinan

Pengaturan tampilan referensi surat masuk yang menjadi trigger inisiasi penyusunan konsep surat keluar pada beberapa user level (misalnya pada user pengawas penerima/tujuan surat dan akun pejabat terkait)

Penjelasan atas enkripsi surat, apakah berlaku pada satu data (batang tubuh konsep surat keluar). Contoh: apakah referensi surat (tidak disertakan pada batang tubuh file surat keluar) dapat menyatu pada satu kesatuan enkripsi pada file surat keluar yang telah di TTE

Mengakomodir alur penyusun surat keluar yang terdapat komunikasi bertingkat dalam satu arah komunikasi. Contoh: penyusunan konsep surat bertanda tangan Plt. DIRJEN dengan menyertakan pengantar berupa nota dinas TTE Direktur sekaligus dalam satu arah komunikasi.

Penerbitan panduan pengguna sesuai kedudukan dalam manajemen pengguna, seperti alur tindak lanjut surat TTE yg terlanjur terbit namun dibatalkan, dan akses data surat keluar pada user pengawas (tujuan kearsipan)

Pembedaan data surat yg telah diatur spesimen tte oleh user operator masih berupa status dapat menjadi warna dan status

Help Desk Persuratan Online

6 Mei 2020

Kemajuan produk dapat ditinjau dari umpan balik para pengguna. Bisa jadi 14 pena berikut menjadi bahan positif yang berguna dalam pengembangan aplikasi persuratan di Lingkungan Kementerian ESDM.

Diingat orang sebagai ASN di urusan persuratan, gawai ku pun dihiasi pena terkait penggunaan aplikasi persuratan. Meski sebetulnya, pertanyaan terkait aplikasi lebih tepat dilayangkan langsung kepada pihak terkait yakni helpdesk Pusdatin Kementerian ESDM.

Namun demikian, pena yang datang pada gawai ku kumaknai sebagai sarana silaturahmi mempererat perkenalan sesama ASN. Pun kiranya turut mengawal produk teknologi yang menjadi sarana akselerasi perubahan birokrasi (khususnya dukungan administrasi perkantoran)

Pena ke1 6/5 13.40] pengawas penerimaan negara Migas : Helpdesk Nadine Yth. menanyakan status proses Nota Dinas sbb. Ada pengajuan dari staf, namun tidak ada di desknya Esl. IV, Tobi sdh upload beberapa hari yang lalu.

Pena ke2[6/5 13.32] statistik niaga migas : Pak Nurul, saya staf kirim konsep nodin ke atasan kok g nyampe y?, Sdh 2 x td, Jenis naskah :Nota dinas, penandatangan Kasubdit niaga, tidak muncul pada akun keaala seksi

Pena ke3[6/5 11.34] Sekretaris Dir/user operator: Mas Nurul , mau tanya Di Nadine utk ubah jenis naskah tdk bisa ya ? Ada surat keluar saya kembalikan utk merubah jenis naskahnya ternyata di pengonsep juga tdk bisa merubah, Jika seperti itu apa pengonsep buat ulang lagi, Kemarin saya masih bisa utk ubah jenis naskah nya ,, hari ini tdk b isa

Pena ke4 [5/5 10.06] pengawas informasi hukum Migas : Rul, nadine lg ga bs d pake kah?

Pena ke5[5/5 08.43] administrator Wilayah Kerja /Brur ak cek nadine yg konsep srt keluar kok gk muncul catatan yg dibikin tmn2 yo..kmrn2 muncul, Uwis refresh dan uwis logout tetep gak muncul, Wah yg catatan tmn2 konsep sblm nya yg skrng sdh dittd Djm muncul.tp skrng di cek gk muncul lg

Pena ke6[4/5 12.27] Analis Penerimaan negara Migas : terkait konsep undangan rekonsiliasi data Liftibg Di tujuan internal, mau tulis ppk dmb gak ada.

Solusinya aapa?, kalau di undangan di tulis kasubdit di lingkungan .....Maka di nadine kudu satu satu ya inputnya

Pena ke7[30/4 15.49] pengawas perencanaan infrastruktur Migas : apa yg salah ya? apa file lampiran ke gedean/

Pena ke8[29/4 09.22] petugas surat hilir Migas : Assalamualaikum Pak Nurul.. mau tanya terkait tte, utk antar eselon 3 atau surat yg dittd eselon 3 sudah pakai tte blm ya? Tapi di nadine sudah bisa Pak.. ini contohnya DMON

Pena ke9[29/4 12.55] analis kebijakan Hilir Migas: skrg sama es 3, status di aku di es 3, usah bisa skrg

[27/4 20.01] : saya kirim nodin via nadine...di status sudh di es 4, tapi di es 4 ga kebaca, g jadi..kak elvi klik nya surat..bukan nodin..pantes ga ktemu.., maaaf yaa..baru soalnya 🙏

Pena ke10[28/4 09.37] perancang Perundangan-Undangan : mas, gimana kalo sk djm? apa bisa tte?, tp klo tte hrs lewat nadine ya? ini sk tim kan banyak dan email2an antara sdmk dan sdmh aja..gak ada di nadine, Tp berarti hrs lewat nadine ya mas?

Pena ke11(24/4 20.45] petugas surat Hulu Migas : ini ada surat untuk ttd menteri pak, apa bisa dikirim lewat nadine untuk ttd elektronik nya, pak jungjungan mau input surat pak, berarti masih manual ya pak nurul?

Pena ke12[23/4 15.19] analis keselamatan Migas : Om ini di arsip surat keluar kok gaada file nya ya? Di nadine ku ga ana arsipe brarti. Harusnya di kita jg ada arsip, jadi bisa ditrace surat udh sampe mana🤭

Pena ke13[22/4 16.10] pengelola BMN: mau tanya terkait surat keluar di nadine, Saat mau kirim dokumen surat keluar kan ada 2 pilihan utk upload, di bagian surat dan lampiran.. jika saya terdapat lampiran dokumen yg jg membutuhkan tandatangan, maka saya lampirkan di bagian lampiran atau di surat nya ya?

Pena ke14[17/4 15.06] Sekretaris eselon 2: tp ini log in dari laptop dari hp pun sama, sudah di update terbaru, sudah bisa lagi

Optimis me pemanfaatan TIK pun semakin terlihat. Sebelumnya, persuratan hanya menjadi domain petugas surat, sekretaris, pengadministrasi umum, kini berkembang ke user sebenarnya. Hal itu ditunjukkan pena melalui gawaiku berasal dari pejabat administrator dan pejabat pengawas. Misalnya saja dari pena tersebut diatas dari administrator WK, pengawas informasi hukum, pengawas perencanaan infrastruktur Migas, pengawas penerimaan negara Migas.

Pun tak lupa pena dari kelompok jabatan fungsional seperti statistik, analis kebijakan dan Perancang Peraturan Perundangan-Undangan. Juga pena kelompok staf pelaksana seperti analis penerimaan negara, analis keselamatan Migas, pengelola BMN

Akhirnya, babak baru persuratan KESDM telah berada pada jalur percepatan dalam kerangka mewujudkan elektronik government atau sistem pemerintahan berbasis elektronik

Tantangan e surat

Jumat, 15 Mei 2020

Cluster jaringan internet yang menjadi jalur aplikasi naskah dinas bermasalah. Layanan Persuratan elektronik, terhenti sementara waktu. Sejak jam 10 pagi sampai dengan 18.30 WIB, aplikasi belum dapat diakses. Kehandalan sarana teknologi informasi komunikasi pun diuji. Berikut kutipan informasi terusan dari Pejabat Administrator urusan Umum Kepegawaian dan Organisasi pada Ditjen Migas

[15/5 12.35] "Selamat siang kawan-kawan semua, seluruh aplikasi ESDM yang diletakkan di Data Center ESDM di gandul saat ini sedang mengalami gangguan (termasuk nadine), saat ini sedang ada proses penggantian switch dan tdk tahu kenapa clusternya nadine bermasalah karena network putus nyambung. Mohon sabar, ini ujian "

Tidak dipungkiri, kondisi Pandemi COVID 19 telah merubah dari kekhawatiran teknologi menjadi kebutuhan teknologi. Urusan komunikasi kedinasan atau persuratan merasa sangat terbantu dengan kehadiran aplikasi berbasis Internet.

Seolah memasuki babak baru Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, aplikasi yang diberi nama NADINE telah banyak merubah wajah Birokrasi. Meski dibilang masih seumur jagung, NADINE patut mendapat apresiasi terkait inisiasi mempertahankan capaian kinerja sektor energi dan sumber daya mineral Indonesia.

Berharap, otoritas teknologi informasi pada Kementerian cepat mengatasi kendala teknis penggantian Switch. Akhirnya, kita pun sampai pada penyikapan kebutuhan layanan surat berbasis elektronik dengan kesiapan mitigasi kendala teknik.

Rabu, 20 Mei 2020

tata naskah dinas

Tatalaksana Surat

Tatalaksana Surat berkembang menjadi Tata Persuratan yang akhirnya menjadi Tata Naskah Dinas sebagai acuan dalam komunikasi kedinasan secara tertulis.

Di Kementerian ESDM, acuan komunikasi kedinasan mencatatkan delapan generasi sejak tahun 1971 kemudian diubah kembali pada tahun 1978, diperbaharui di tahun 1986 lanjut ke tahun 1998 diubah pada tahun 2001, dicabut di tahun 2006, sempat bertahan cukup lama hingga terbit versi 2015 dan terbaharui kembali saat ini, tahun 2020.

Sampai dengan tahun 2001 penetapan melalui Keputusan Menteri (Kepmen). Sedangkan selanjutnya diatur melalui Peraturan Menteri (Permen). Sejak 1998, Tatalaksana Surat berubah menjadi Tata Persuratan dan sejak tahun 2015 menjadi Tata Naskah Dinas.

Kini, acuan komunikasi kedinasan secara tertulis tersebut sangat terpengaruh oleh pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK). Pengaruh termaksud bukan saja hanya berkedudukan sebagai paradigma baru, namun menjadi kebutuhan.

Terlebih penetapan metode Bekerja Dari Rumah atau WFH yang diperpanjang sampai dengan 13 Mei 2020. Praktis tata naskah dinas dengan pemanfaatan teknologi informasi menjadi satu terobosan untuk memenuhi kebutuhan atas kebutuhan komunikasi kedinasan.

Garuda Emas pada Kop Surat

Tulisan kali ini memperdalam simpulan "tidak ada lagi Garuda pada kertas kop yang berwarna hitam". Pun garuda pada kop surat, hanya dapat dipergunakan kepada jabatan tertentu yang salah satunya adalah "Menteri". Berikut tautan tulisan sebelumnya 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/01/garuda-logo-pada-kop-surat/

Pengaturan sebagai Permen ESDM 2/2020 yang kuilustrasikan pada tulisan tautan diatas tentu mendasarkan peraturan perundangan terkait. Sejak 10 tahun yang lalu, telah ada ketentuan Garuda pada kop yang harus diperhatikan. Dua diantaranya adalah warna burung Garuda dan pejabat yang berhak mempergunakan.

Pejabat yang dapat mempergunakan

UU RI No. 24 tahun 2009, Bab IV Bagian Kedua tentang penggunaan lambang negara, pasal 54, lambang negara dapat dipergunakan sebagai kop surat oleh :

Presiden dan Wakil Presiden RI
Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR)
Dewan Perwakilan Rakyat (DPR)
Dewan Perwakilan Daerah (DPD)
Mahkamah Agung dan Badan Peradilan (Mahkamah Konstitusi)
Menteri dan Setingkat Menteri
Gubernur
Bupati dan Walikota
Duta Besar, Konsulat Jenderal, kuasa usaha tetap konsul, konsul Jenderal (kepala Perwakilan RI yang berada di luar Negeri)
Notaris
Pejabat lain yang ditentukan dengan Undang Undang

Poin ke 11, menarik untuk menjadi bahan tulisan selanjutnya y? Apakah termasuk pejabat pada urusan kepegawaian? Jika demikian, naskah kepegawaian tetap akan terdapat Garuda pada kop surat yang berwarna kuning emas.

Warna Kuning Emas

UU RI No. 24 tahun 2009 Pasal 49 poin c bahwa lambang negara mempunyai warna pokok kuning keemasan untuk seluruh burung Garuda. Warna kuning emas merupakan warna kuning keemasan secara digital mempunyai kadar MHB (Merah 255, hijau 255, biru 0) melambangkan keagungan bangsa atau keluhuran negara.

Kesimpulan

Kini, melalui Permen ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM :

TIdak ada lagi Garuda pada kertas kop yang berwarna hitam pada seluruh burung garuda. Warna pada seluruh burung garuda adalah kuning emas.
Garuda pada kop surat hanya dipergunakan oleh Menteri (pejabat yg telah ditentukan menurut UU 24/2009).
Perlu pendalaman kembali terkait pejabat lain yang dapat mempergunakan garuda pada kertas kop sebagmana ditentukan dengan Undang Undang. Apakah termasuk pejabat yang berwenang (PyB), dan Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) pada urusan manajemen PNS?

Garuda, lambang berwarna Emas

[30/4 19.56] Maulana: "Assalamualaikum pak Nurul.. Format kop surat untuk SK Dirjen berubah ya.....Saya baca, kayaknya ada yang berubah, pada bagian kop suratnya. Selain sesuai ketentuan baru, surat a.n. Menteri bertanda tangan dirjen, mempergunakan kop logo ESDM ya pak? "

Pesan diatas mengkonfirmasi kepadaku terkait perubahan ketentuan persuratan di lingkungan KESDM. Maulana, seorang petugas surat pada sekretariat Dirjen Migas juga termenyertakan pula file Pdf Permen 2/2020,

Diundangkan di akhir Februari 2020, Permen ESDM 2/2020 yang diantara isinya terkait penyusunan naskah kedinasan di Kementerian ESDM menjadi babak baru. Sesuai Permen 2/2020, tidak ada lagi Lambang Garuda berwarna hitam. Setidaknya untuk naskah kedinasan yang tidak diatur melalui Peraturan perundangan khusus/tertentu

Sebelumnya, gambar Garuda berwarna hitam lazim dipergunakan untuk naskah dinas yang mengatasnamakan menteri ESDM dan ditandatangani pimpinan tinggi madya 1.a.

Ketentuan tata naskah dinas tersirat pada lampiran ke-1 Permen ESDM termaksud. Bahwa hanya ada satu gambar Garuda, yakni Garuda Berwarna Emas.

Terus bagaimana, format kepala surat untuk Surat Keputusan (SK) yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Migas? Jika sebelumnya, SK bertanda tangan Direktur Jenderal mempergunakan kertas kop Garuda berwarna hitam. Untuk SK mempergunakan Logo Kementerian ESDM. Baik SK atas nama Menteri atau SK yang diterbitkan langsung okeh Dirjen.

Struktur Penomoran Keputusan TTD Menteri

17 April 2010

Penomoran keputusan menteri dapat dilihat dari sudut pandang masyarakat umum dan pembacaan instansi penerbit. Pada sudut pandang masyarakat, sebelas Kementerian yang telah menerapkan struktur nomor keputusan menteri yang mudah diingat. Selebihnya, nomor keputusan menteri mengesankan sulitnya diingat dan disebutkan oleh masyarakat umum.

Bagaimanakah tata naskah dinas memberikan acuan penomoran keputusan menteri? Apakah perbedaan struktur penomoran keputusan adalah hal yg terus akan dipertahankan sebagai identitas Kementerian?, ataukah keputusan menteri pembantu presiden harus sama diantara satu dengan yang lain?

Pendapatku pribadi bahwa penomoran yang memiliki struktur hanya nomor urut berdasarkan jenis naskah keputusan dan tahun terbit, memudahkan masyarakat dalam membaca.

Sedangkan yang menyulitkan pembaca yg nota bene masyarakat umum tatkala berstruktur kode naskah, kode jabatan penandatangan dan kode klasifikasi arsip, identitas konseptor, serta angka yg menunjukkan bulan.

Bisa jadi bukan bermaksud menyulitkan masyarakat namun demi kemudahan pembacaan di lingkungan instansi penerbit keputusan. Sebut saja Kode klasifikasi arsip atau kode konseptor akan memudahkan dalam mengidentifikasi PIC atau Pejabat yang berwenang atas substansi isi setelah Menteri.

Menurutku, struktur penomoran keputusan sudah tidak lagi dibutuhkan hanya untuk semata dalam kerangka pemberkasan arsip. Namun Sifat informasi untuk umum yang tertulis/terekam pada surat keputusan, lebih kepada kemudahan untuk masyarakat luas.

Berikut contoh keputusan menteri untuk mengetahui struktur penuangan nomor:

Kemenko Polhukham: 74 tahun 2017 tentang informasi jabatan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum dan Keamanan

Kemenko Perekonomian: 311 tahun 2020 tentang Peta Indikatif Tumpang Tindih Informasi Geospesial Tematik di Kepulauan Maluku dan Pulau Papua

Kemenko PMK : 7 tahun 2019 tentang nilai nilai Kemenko Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan

Kemenko Kemaritiman dan Investasi : 5.2 tahun 2016 tentang Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Kemaritiman dan Sumber Daya

Setneg : berstruktur nomor urut dan tahun

Dalam Negeri : 061-5449 tahun 2019 tentang Tata cara persetujuan Menteri Dalam Negeri terhadap tambahan penghasilan pegawai aparatur sipil negara pada pemerintah daerah

Luar Negeri: 57/B/OT/1/2015/01 tentang Pembentukan unit layanan kesehatan

Pertahanan: KEP/19/1/2019 tentang program kerja anggaran kantor wilayah Kementerian pertahanan TA 2019

Agama : 121 tahun 2020 tentang penetapan Kuota Haji tahun 1441 H/2020 M

Hukum dan Hak Asasi Manusia: M.HH-03.AH. 06.06 Tahun 2019 tentang Tim Komite bersama dengan instansi terkait perihal penyusunan rekomendasi kurikulum pelatihan evaluasi dan pengawasan kurator dan pengurus

Keuangan : 6/KM.7/2020 tentang

Pendidikan dan Kebudayaan : 230/M tahun 2019 tentang pengadaan barang dan jasa di sekolah yang bersumber dari dana BOS

Kesehatan : HK. 01.07/Menkes/104/2020 tentang

Sosial: 94/HUK/2018 tentang penerima penghargaan kesejahteraan sosial lanjut usia tingkat nasional

Ketenagakerjaan : 39 tahun 2019 tentang penetapan SKKNI kategori administrasi pemerintahan, pertahanan dan jaminan sosial wajib administrasi pemerintahan bidang kearsipan

Perindustrian: 189 tahun 2020 tentang Pendelegasian Kewenangan Menteri Perindustrian Selaku Penanggung Jawab Proyek Kerja Sama dalam Pelaksanaan Kerja Sama Pemerintah dengan Badan Usaha Kawasan Industri Teluk Bintuni

Perdagangan : 699/M.DAG/KEP/7/2013 tentang Stabilitas Harga Daging Sapi

Energi dan Sumber Daya Mineral : 79.K/12/MEM/2020 tentang Harga Minyak Mentah Indonesia Bulan Maret 2020

Pekerjaan Umum & PR: 242/KPTS/M/2020 tentang batasan penghasilan kelompok sasaran kredit/pembiayaan rumah bersubsidi

Perhubungan : KM 30 tahun 2020 tentang Perubahan atas keputusan menhub nomor KP432/2017 tentang rencana Induk pelabuhan nasional

Komunikasi dan Informatika :Nomor 159 Tahun 2020 mengenai Upaya Penanganan Corona Virus Disease (Covid-19) Melalui Dukungan Sektor Pos dan Informatika

Pertanian: 104/Kpts/HK.140/M/2020 tentang Komoditas Binaan Kementerian Pertanian

Lingkungan hidup dan kehutanan : SK.32/Menlhk/setjen/KUM.I/I/2020 tentang akhir kerjasama antara Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dengan Yayasan WWF Indonesia

Kelautan dan Perikanan : 8/KEPMEN-KP/2020 tentang Perlindungan Penuh Rambu Laut

Desa dan PDTT: 136 tahun 2020 tentang Penetapan Kabupaten Daerah Tertinggal tahun 2020-2024

Agraria dan Tata Ruang: 464/SK.DI.01.01/XII/2019 tentang Penunjukan Kantor Pertahanan Lokasi Layanan Pertanahan terintegrasi secara elektronik

Perencana Pembangunan /Bapenas : Kep.1/M. PPN/HK/01/2020 tentang Pembentukan kepanitiaan RUU dan Perpres Ibukota Negara

PAN dan RB :44 tahun 2020 tentang Petunjuk Pelaksanaan Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Di Lingkungan Kementerian / Lembaga, Pemerintah Daerah, Badan Usaha Milik Negara, Dan Badan Usaha Milik Daerah Tahun 2020,

BUMN : SK-135/MBU/12/2019 tentang PENATAAN ANAK PERUSAHAAN ATAU PERUSAHAAN PATUNGAN DI LINGKUNGAN BADAN USAHA MILIK NEGARA

Koperasi dan UKM: 361/KEP/M/II/1998 tentang pedoman pelaksanaan penggabungan dan pelebaran koperasi

Pariwisata dan Ekonomi Kreatif : KM.3/PL.00.02/M-K/2020 tentang Patokan Harga Satuan Barang di Lingkungan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif/Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Tahun Anggaran 2020

Pemberdayaan Perempuan & Perlindungan Anak : 33 tahun 2020 tentang Tim Gerakan Bersama Jaga Keluarga Kita Untuk Melindungi Perempuan Dan Anak Dari Bahaya Penularan Corona Virus Disease 2019

Riset dan Teknologi : 123/M/KPT/2019 tentang Magang Industri dan Pengakuan satuan kredit semester

Pemuda dan Olah Raga: 2 tahun 2020 tentang PENGANGKATAN DAN PENUNJUKAN TIM PERSIAPAN REVISI UNDANG-UNDANG NOMOR 3 TAHUN 2005 TENTANG SISTEM KEOLAHRAGAAN NASIONAL

Kesimpulan :

Penuangan nomor keputusan yang mendasarkan nomor urut jenis keputusan dan tahun sebanyak 11 Kementerian

Terdapat tujuh jenis kode naskah keputusan antara lain: KM, KPTS, KEP, SK, K, KPT, KEPMEN

Terdapat sembilan jenis kode penyebutan jabatan Menteri yang dituangkan pada nomor keputusan antara lain : M, MBU, M-K, MEM, M.PPN, Menlhk, M.DAG, Menkes, dan Men-KP

Struktur penomoran keputusan ditengarai menyertakan angka yang menunjukkan bulan terbit sebanyak 7 Kementerian

Struktur penomoran keputusan ditengarai menunjukkan klasifikasi arsip sebanyak Sebelas Kementerian

Ditengarai terdapat identitas konseptor keputusan sebagai PIC pelaksana substansi isi seperti kode Setjen dan MK.7

Kop surat

4 Mei 2020

Plentang plentung dering seluar kudapati menjelang siang ini. Bunyi gawai itu pertanda datang pena baru. Beberapa chat mengharuskanku memencet huruf demi kata serta kalimat pendek untuk membalasnya.

Terjadi interaksi komunikasi via Whatsapp yang berjudulkan "persuratan". Patut diakui, kegiatan birokrasi pemerintahan sangat lekat dengan persuratan. Tak heran, bersamaan dengan Isu baru tentang persuratan, menambah ramai pembicaraan.

Isu baru itu adalah lahirnya generasi ke 8 tata naskah di lingkungan Kementerian ESDM. Baca 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/05/kearsipan-kesdm/

Sejarah surat kedinasan di Kementerian ESDM memang hampir sama dengan umur kearsipan di Indonesia. Dilihat dari tahun 1971 dimana tersusun tata laksana surat Departemen Pertambangan dan Energi yang bertahun sama dengan tahun UU RI tentang Pokok Kearsipan. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/20/tatalaksana-surat/

Isu persuratan kemudian berkembang sebagai bagian dari urusan kearsipan yang dinaungi UU RI tentang Kearsipan di tahun 2009. Pun terkait penjagaan nilai keluhuran negara, lahir pula UU RI terkait pengaturan lambang negara di tahun yang sama

Dalam praktik persuratan (fase pertama kearsipan) berkaitan dengan lambang negara pada kertas kop menjadi topik pembicaraan persuratan. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/02/garuda-emas-pada-kop-surat/

Pena pertama

4/5 09.25] pengawas surat di Bandung : Ada Permen ESDM 2/2020 ttg kearsipan (dan tata naskah). Ditjen Migas udah berlaku mas?. Udah ada edaran di internal Migas atau sosialisasi Mas?. Bageol kayaknya belum ada sosialisasi dr Biro, opo aku seng telat yak...Lha aku nunggu analisa mu mas...koyone belum ada...🤣

Pena kedua

[4/5 07.14] analis usaha Hulu Migas: mau tanya ttg surat dinas yg ditandatangani oleh Plt. Dirjen a.n. Menteri ESDM apakah perlu ditulis Direktorat Jenderal Migas di kop nya?+ alamat migas ya mas?

Pena ketiga

[4/5 10.50] Pengawas surat di Ditjen Migas : Mau tanya pak katanya ada kop surat tersendiri untuk Yg ttd atas nama Menteri.

Pena keempat

[4/5 11.38] Analis Usaha Hilir Migas : 1. Kalau kop surat buat ttd plt a.n menteri gimana?, mas maulana bilang kmrn kop migas biasa, Jadi make mana ini mas surat niaga ttd plt?

Pena kelima

[4/5 11.19] suyatno: Ini mas, kop surat nya kok beda saya dapet kop yg hanya bertuliskan Kementerian namun bukan kop migas juga...😀😀 ,Ikalo kop surat unit organisasi es 1 nya, ada tulisan setjen..Ditjen..itjenA, di peraturan tertulis kata2 mandat nya A. n.M1

Pena keenam

[4/5 12.41] Maulana: Assalamualikum pak nurul..untuk kop surat an.menteri kop nya yg ini ya?

Pena ketujuh

[4/5 11.53] pengawas Kearsipan KESDM : sepengetahuan sya,,hal 225 Permen ESDM 2 2020 point 4 "dalam hal pelimpahan wewenang mandat menggunakan kop Naskah Dinas dan nomor penerima mandat, serta Cap Dinas"..jadi klo atas nama Menteri yg ttd Ditjen Migas menggunakan kop Ditjen Migas..contoh yg disampaikan atas nama Menteri ttd Sekjen..tapi cba sya diskusikan ya Mas sma yg ahlinya..

Ilustrasi pena via pesan singkat Whatsapp diatas memperlihatkan perhatian atas persuratan di masa WFH ini. Bisa jadi lebih meriah dari pada forum sosialisasi dalam bentuk rapat di luar kantor.

Akhir tulisan ini, berikut poin per poin rangkuman ilustrasi diatas:

Genderang babak baru persuratan KESDM telah diundangkan 12 Februari 2020

Sektor energi sebagaimana tergambar pada Logo Kementerian ESDM manjadi isu penting persuratan

Penggunaan logo pada kepala naskah dinas mengatasnamakan menteri, dan juga keputusan pimpinan tinggal madya menjadi bagian menjaga nilai Kementerian ESDM (sebagaimana arti logo ESDM)

Tentu saja Tanpa meninggalkan keluhuran Negara dalam penggunaan lambang negara garuda

Keluhuran itu tercermin dari penggunaan Lambang negara Garuda yang berwarna kuning emas di seluruh burung garuda pada kertas kop surat di lingkungan KESDM yang melekat erat pada pejabat negara (Menteri ESDM) dan Setingkat Menteri

Dan tidak menutup penggunaan oleh pejabat lain yang ditetapkan peraturan perundangan undangan

Rabu, 01 April 2020

autentikasi

Pembatasan Sosial Berskala Besar

Tanggal Register : 31 Maret 2020
Nomor : 21 tahun 2020
Format naskah dinas : Peraturan Pemerintah
Tingkat Perkembangan : Salinan
Isi ringkas: Pembatasan Sosial Berskala Besar dalam rangka Percepatan Penanganan Virus Corona 2019 (COVID 19)
diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM RI
Jabatan pengabsyahan salinan: Deputi Bidang Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara
Konteks Hubungan dengan Kejadian

Pembatasan pergerakan orang atau barang dalam provinsi atau kabupaten untuk mencegah penyebaran virus
Paling sedikit menghentikan sekolah, tempat kerja, dan kegiatan masyarakat di fasilitatif umum
Koordinasi antara Kepala Daerah (gubernur/walikota/Bupati), Menteri Kesehatan RI, Ketua Pelaksana Gugus Tugas Percepatan penanganan Virus corona (COVID 19) Nasional
Berkriteria yakni peningkatan yang signifikan atas kematian dan kasus serta kaitan epidemiologis di suatu wilayah tertentu
Mempertimbangkan POLESOSBUDHANKAM
Berdasarkan teknis operasional, dukungan sumber daya, dan efektivitas
Mempertimbangkan kebutuhan pendidikan, produktifitas kerja dan kebutuhan ibadah

Darurat Kesehatan

Tanggal register : 31 Maret 2020
Nomor : 11 Tahun 2020
Format : Keputusan Presiden, naskah dinas arahan
Isi ringkas : Penetapan Keadaan Kedaruratan Kesehatan Masyarakat
Tingkat perkembangan : Salinan
Jabatan pengabsyahan : Deputi Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara
Konteks Hubungan dengan Kejadian
- Penyebaran Corona VIRUS DISEASE COVID 19
- Jumlah kematian dan kasus terkonfirmasi semakin meluas lintas wilayah
- Berdampak pada seluruh aspek kehidupan, POLEKSOSBUDHANKAM dan KESRA
- UUD 1945 pasal 4 ayat 1
- UU RI No. 6 tahun 2018 tentang Kekarantinaan Kesehatan
- Wajib dilakukan upaya pencegahan sesuai ketentuan Perundangan-Undangan

Gugus Tugas COVID 19 Daerah

Tanggal registrasi: 29 Maret 2020
Nomor : 460/2622/SJ tahun 2020
Isi ringkas: Pembentukan Gugus Tugas Percepatan penanganan Virus Corona Disease (COVID 19) Daerah
Nama jabatan penandatangan : Menteri Dalam Negeri
Nama Penandatanganan : Muhammad Tito Karnavian, P.hd
Tujuan : Gubernur dan Walikota /Bupati se Indonesia
Kertas : Lambang Garuda Emas
Tembusan : Presiden, Kabinet Kerja, Ketua Gugus Tugas COVID 19 Nasional
Cap/stempel : tinta lambang garuda
Lampiran : 14 lembar
Konteks Hubungan dengan Kejadian

Keputusan Presiden No. 9 Tahun 2020
Gubernur sebagai dewan Pengarah Gugus Tugas Nasional COVID 19
Gubernur dan Walikota/Bupati sebagai ketua Gugus Tugas COVID 19 Daerah
Pemerintah Daerah dapat menetapkan status keadaan darurat bencana atau tanggap darurat
Penyusunan organisasi, anggota , jabatan dan tugas Gugus Tugas tingkat provinsi dan kota/Kabupaten
Instruksi Presiden No. 4 tahun 2020 tentang refocussing kegiatan, realokasi anggaran serta pengadaan barang dan jasa dalam rangka penanganan COVID 19
Perumusan kebijakan penanganan dampak penularan virus yakni analisa evidance bassed, Standar Pelayanan Minimum (SPM), Penyiapan Sumber Daya kesehatan (kerjasama Rumah Sakit Swasta dan peningkatan kapasitas PUSKESMAS)
Surat Edaran LKPP No. 3 tahun 2020 tentang penjelasan atas pelaksanaan pengadaan barang/Jasa pemerintah dalam rangka penanganan COVID 19
Protokol penggunaan belanja tak terduga (BTT) pada fase siaga darurat, fase tanggap darurat dan fase transisi darurat ke pemulihan
Sosialisasi pembatasan sosial dan karantina diri
Protokol tempat umum
Protokol acara resmi
Protokol kantor pemerintah
Protokol kelompok lanjut usia
Protokol Pelajar
Protokol karantina mandiri
Bantuan sosial kepada masyarakat dampak pembatasan sosial
Melibatkan asosiasi profesi, tenaga profesional, pelaku usaha, dan masyarakat sipil
Konsultasi dan Pelaporan berkala kepada Ketua Gugus Tugas COVID 19

Pembatasan Mudik Lebaran

Tanggal Registrasi : 30 Maret 2020
Nomor : 36 Tahun 2020
Isi Ringkas : Pembatasan Bepergian ke Luar Daerah dan atau Mudik bagi Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan Penyebaran COVID 19
Jabatan Penandatangan: Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN&RB)
Nama Penandatanganan: Tjahyo Kumolo
Tanda tangan: basah /tinta (bukan elektronik)
Penggunaan kertas: berlogo garuda emas
Cap/stempel: Menteri berlambang Garuda
Konteks Hubungan dengan Kejadian:

Status Keadaan Darurat (Penetapan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana)
Bencana wabah penyakit akibat virus Corona di indonesia sampai dengan 29 Mei 2020
Lebaran Idul Fitri yang akan datang pada minggu terakhir bulan Mei
Tindakan pencegahan dan meminimalisir penyebaran Virus COVID 19
pembatasan mobililitas penduduk dari satu wilayah ke wilayah lainnya di Indonesia.
Pejabat pembina kepegawaian ASN tegas dalam penerapan aturan terkait disiplin pegawai

Meng-autentikasi arsip dilakukan saat WFH. Arsiparis pada jenjang penyelia dapat melaksanakan aktivitas kearsipan tersebut dari rumah masing masing. Tata caranya adalah mengisi format isian dengan standar minimal delapan hal sebagai berikut:

Nomor urut dan tanggal registrasi
Nomor surat
Isi ringkas
Konteks, hubungan dengan kejadian
Nama jabatan dan nama penandatanganan surat
Penggunaan kertas (lambang garuda dan Logo)
Cap/stempel
Catatan hasil verifikasi

Untuk dapat mengisi isian poin nomor satu, arsiparis perlu mencermati surat yang disahkan oleh pimpinan organisasi masing masing. Pada instansi yang telah mempergunakan otomasi kearsipan secara online, tidak ada kendala untuk mendapatkan surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi.

Contoh:

melalui portal resmi https://portal.esdm.go.id, smartphone diarahkan pada tautan aplikasi sistem otomasi persuratan yang diberlakukan di Kementerian ESDM. Aku dapat melihat surat yang telah terdisposisi ke dalam akunku. Salah satunya surat yang diregistrasi pada tanggal 13 Maret 2020.
Mengisi nomor surat pada kolom yang tersedia. 2558/18/DMT/2020. Nomor surat terdiri dari nomor urut/kode klasifikasi /kode jabatan/tahun.
Isi ringkas : antisipasi penularan COVID 19
Konteks, hubungan dan kejadian: Kepala Inpeksi Migas di wilayah seluruh Indonesia menyampaikan himbauan kepada para kepala teknik tambang Migas, para direksi badan usaha dan bentuk usaha tetap Migas, serta Direksi Perusahaan Penunjang Migas terkait usaha mengkarantina diri selama 14 hari bagi pekerja Migas yang datang dari negera yg terkonfirmasi terinveksi COVID 19. Himbauan tersebut sebagaimana surat dari Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Nama jabatan penandatangan surat : Direktur Teknik dan Lingkungan Migas selaku kepala Inspeksi Tambang Migas di seluruh wilayah kerja Indonesia
Nama penandatanganan surat : Adhi Wibowo
Cap/stempel: Logo Kementerian ESDM sesuai Tata Naskah Dinas
Penggunaan kertas: Logo Kementerian ESDM dan kertas kop telah sesuai dengan tata naskah dinas.
Catatan hasil Verifikasi: format, nomor, cap/stempel pengesahan telah sesuai dengan tata naskah dinas. Namun ada satu poin di sifat surat yang perlu diperhatikan dalam penyusunan konsep surat. Sifat surat berdasarkan penyampaian terdiri tiga kategori yakni Sangat Segera, Segera dan Biasa, sedangkan sifat surat yang tertulis di amplop/sampul surat memiliki Kategori klasifikasi pengamanan informasi yakni Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, Biasa/Terbuka.
Untuk itu perlu diperhatikan kembali untuk dapat dikoreksi terkait penuangan sifat surat "penting"

Akhir tulisan ini, aku pun masih optimis bahwa produktifitas dan kreativitas arsiparis dalam menjalankan tugas kearsipan dapat menyesuaikan dengan kebijakan WFH.

Autentikasi mempunyai banyak obyek pekerjaan yang dapat diakses dari rumah. Begitu banyak surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi dimana arsiparis bertugas. Semoga COVID 19 segera berlalu, tetap setia di rumah bersama keluarga. Semoga bermanfaat.

Selasa, 31 Maret 2020

Pengawasan Kearsipan

Bogor, 30 Januari 2020, Rudi Anton selaku narasumber Lembaga Kearsipan menyampaikan kebijakan umum Pengawasan Kearsipan. Selain menjadi tuntutan Reformasi Birokrasi, Pengawasan Kearsipan menjadi piranti akselerasi tugas pengembangan sistem, pembinaan, dan konservasi kearsipan yang diemban Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pengawasan sistem, Pembinaan dan konservasi kearsipan sejak 2016 melalui instrumen Tata Naskah Dinas, Klasifikasi, SKKD, JRA sampai dengan NSPK teknis pengelolaan arsip dinamis dan statis dianggap telah mencapai pada titik memuaskan.

Metode pengawasan pun berlanjut untuk lebih memastikan fisik dan informasi berbasis arsip dapat dimanfaatkan secara penuh. Untuk itu terhitung mulai tahun 2020 menetapkan agenda pengukuran implementasi keberadaan sistem sebagai pintu masuk konservasi kearsipan secara nyata.

Lokus pengawasan dari sistem bergeser pada keberadaan Fisik dan informasi arsip. Riilnya mendorong keterhubungan central file ke Records Center sampai dengan ke Lembaga Kearsipan.

Sebagai audien, aku pun merasa seolah kegelisahan ku terkait kearsipan KESDM itu sirna di ruangan ini bersamaan penjelasan pak Rudi Anton. Terlebih mendengar info capaian nilai pengawasan KESDM dari bapak Karo Umum yang sampai MEMUASKAN, dan juga konsen terhadap records center.

Pada sesi tanya jawab, aku pun memanfaatkan untuk dapat menyampaikan kegelisahan dari sudut pandang arsiparis sebagai pelaku teknis kearsipan.

Akhirnya terkuak kegelisahan yang sama terkait kebijakan anggaran yang masih belum berpihak kepada kearsipan. Bukan saja di "IYA" kan oleh narasumber lembaga kearsipan yang dapat melihat kondisi kearsipan secara nasional, namun dari pimpinan Unit Kearsipan KESDM yang diwakili Kepala Biro Umum.

Bagi pribadi penulis, manajemen sumber daya pada unit kerja dimana terdapat central file akan MANDUL, jika tanpa keberpihakan sumber daya baik anggaran, tenaga kerja sampai dengan sarasa dan prasarana.

Namun demikian, live must goes on (sori kalo tulisan Inggris nya gak tepat), intinya kearsipan harus terus berjalan dalam kondisi apapun.

Para insan kearsipan pasti masih terngiang dengan pernyataan bahwa nilai pengawasan berdampak pada penetapan nilai Reformasi Birokrasi. Meski hanya 1%, namun bagi pribadi penulis (tataran arsiparis) yang patut diperhatikan adalah esensi perubahan paradigma praktik kearsipan.

Perubahan tersebut terletak pada obyek pengawasan kearsipan yang semula lebih banyak sistem/perangkat aturan berkembang ke fisik arsip/praktik pengelolaan.

Pada april 2019, aku tulis terkait praktik pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Biro Umum di Ditjen Migas pada 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/22/pengawasan-kearsipan-internal/

Kemudian pada bulan september 2019, bersamaan dengan bimbingan teknis pengawasan kearsipan, aku menambahkan ilustrasi 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/03/audit-internal-kearsipan/

Selain itu, catatan yg menurutku kok harus diperhatikan adalah pesan dari lembaga kearsipan melalui Pejabat tinggi pratama yang menjadi narsum adalah "perlunya dibuat suatu ketetapan tertulis di internal KESDM terkait penetapan kedudukan organisasi kearsipan yang terdiri dari records center /Unit Kearsipan dan Central File/Unit Pengolah.

Senin, 30 Maret 2020

SEKILAS TENTANG DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Minyak dan Gas Bumi merupakan sumber daya alam yang tidak dapat diperbaharui. Dalam pengelolaannya, Industri Minyak dan Gas Bumi selain bersifat pada modal dan padat teknologi juga beresiko tinggi. Namun perannya sebagai sumber pendapatan negara, memenuhi kebutuhan bahan bakar dalam negeri, sumber bahan baku industri dan menciptakan multiplier effect sangat vital untuk pembangunan nasional yang berkelanjutan.

Kilas balik kemunculan unit kerja Direktorat Jenderal Migas tatkala Biro Minyak dan Gas Bumi termasuk dalam urusan pertambangan pada domain Kementerian Perindustrian dan berkembang menjadi Departemen Urusan Minyak dan Gas Bumi pada kabinet Dwikora pada tahun 1965.

Tokoh nasional Migas, Ibnu Sutowo di bulan Maret 1966 telah membagi tugas pembantu menteri ke meliputi pengolahan dan pemasaran dalam negeri (Ir. Wijarso), urusan pemasaran luar negeri (Dr. E. Sanger), urusan produksi dan operasi dinas - dinas bantuan (Kolonel J.M. Pattiasina), urusan personalia dan kesedjahteraan dan keamanan (Brigjen. Moeljosoedjono), urusan adminisrasi dan Finansial ( Ir. Anondo)

Perubahan Kabinet Dwikora menjadi Kabinet Ampera pada tahun 1966,melebur Departemen Minyak dan Gas Bumi dan Departemen Pertambangan menjadi Departemen Pertambangan.

Sarwono Kusumaatmadja, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara menyetujui organisasi dan tata kerja Departemen Pertambangan Energi sesuai pola yang berlaku melalui surat nomor B-1489/I/92 tanggal 31 Desember 1992.

Sejumlah lima unit organisasi eselon 1 yakni Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Ditjen Pertambangan Umum, Ditjen Geologi dan Sumber Daya Mineral, Ditjen Minyak dan Gas Bumi, dan Ditjen Listrik dan Pengembangan Energi.

Ginandjar Kartasasmita, Menteri Pertambangan dan Energi menetapkan dengan Kepmen Nomor 1748 tahun 1992 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertambangan dan Energi yang mencabut keputusan serupa dengan nomor 1092 tahun 1984.

Susunan Organisasi Departemen seperti halnya Departemen Pertambangan dan Energi yang sering disingkat dengan DPE merupakan pelaksanaan lebih lanjut dari ketentuan Keppres Nomor 67 tahun 1992.

Tugas Pokok Ditjen Migas 1992 ialah melaksanakan sebagian tugas Pokok Departemen di bidang pertambangan minyak dan gas bumi serta pengusahaan panas bumi berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Ditjen Migas mempunyai susunan organisasi

Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat Eksplorasi dan Produksi, Direktorat Pengolahan dan Pemasaran, Direktorat Teknik Pertambangan Migas, Direktorat Pembinaan Pengusahaan Migas, PPPTMGB "LEMIGAS" dan Pusat Pelatihan Tenaga Perminyakan Gas Bumi Cepu

Saat ini Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi sebagai unsur pelaksana Kementerian ESDM sebagai perumus kebijakan, juga bertindak sebagai regulator. Peran - peran regulasi antara lain meliputi Kontrak kerjasama dan Perizinan, Penetapan Harga Jual, Penetapan Harga Jual Jenis BBM Tertentu, Fasilitasi Hubungan Komersial Migas, Insentif, Pembinaan dan Pengawasan.

Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mempunyai tugas dan fungsi sebagai pembinaan dan pengawasan baik dalam kegiatan usaha hulu maupun hilir serta penunjang Migas.

Penjabaran tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi tersebut diatur lebih lanjut dalam peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 13 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

Tugas dan fungsi termaksud adalah perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan NPSK

(norma, standar, prosedur dan kriteria), pemberian bimbingan teknis dan supervisi dibidang pembinaan, pengendalian, dan pengawasan pengusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, dan pembangunan sarana dan prasarana tertentu, serta pengelolaan penerimaan negara bukan pajak (PNBP) sektor minyak dan gas bumi sesuai dengan perundang-undangan.

UU RI No. 22 tahun 2001 tentang Migas merupakan landasan hukum penataan atas penyelenggaraan, pembinaan, pengawasan, pengaturan terhadap pelaksanaan dari kegiatan pengusahaan migas Indonesia.

Atas landasan tersebut, institusi penyelenggara migas terbagi sesuai peran dan wewenang dalam kegiatan usaha migas yakni Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Satuan Kerja Khusus Migas (SKK Migas), dan Badan Pengatur Hilir Migas (BPH Migas).

SKK Migas menjadi institusi pengawas dan pengendali kegiatan usaha hulu migas melalui kontrak kerjasama, agar pengambilan sumber daya minyak dan gas bumi milik negara dapat memberikan manfaat dan penerimaan negara secara maksimal.

BPH Migas merupakan institusi yang mengatur penyediaan dan pendistribusian bahan bakar minyak dan kegiatan usaha pengangkutan gas bumi melalui pipa.

🌟 Direktur Jenderal Minyak Dan Gas Bumi

Bertengger nama antara lain Djoko Siswanto 2019, Ego Syahrial 2019, IGN. Wiratmaja 2015 - 2018, Edy Hermantoro 2013 - 2015, Evita Herawati Legowo 2008 - 2012, Luluk Sumiarso 2006 - 2008, Iin Arifin Tahyan 2002 - 2006, Rachmat Sudibjo melalui Kepres 88/M tahun 1999 tanggal 22 Maret ttd BJ Habibi, Soepraptono Soeleiman, Keppres No. 374/M Tahun 1995 23 Nov, Suyitno Patmosukismo, Keppres No. 131/M tahun 1988, tanggal 25 Mei, Brigadir Jenderal TNI (Purn) Ir. Soedarno Martosewojo, Keppres 151/M tahun 1984, tanggal 26 Juni, sampai dengan 1988, dan Ir. Wijarso 1978 - 1984

🌟 MIGAS DUA,

Jabatan keramat sebagai persinggahan menuju puncak karir ASN . Sebutan tersebut bisa jadi disandang pada jabatan Sekretaris Direktorat Jenderal Migas (SDM). Tampuk kursi Pimpinan Tinggi Pratama di Direktorat Jenderal Migas ini telah menjadi jalan beberapa pejabat ke kursi Migas Satu/Direktur Jenderal MIGAS.

Sebut saja Bapak Edy Hermantoro yang kemudian Migas Satu. Sebelumnya tercatat Bapak Rida Mulyana yang kemudian menjadi Dirjen EBTKE, sedangkan Bapak Waryono Karno dan Teguh Pamudji ke KESDM 3, atau Sekretaris Jenderal KESDM.

Tercatat pula Bapak Rachmat Sudibjo melaju ke Migas Satu bahkan ke Kepala BPMigas. Tak lama ini, Bapak Susyanto melaju ke Sekretaris Kementerian BUMN.

🌟 Direktorat Teknik Migas

Numenkelatur teknik dan pertambangan migas berkembang ke Teknik dan Lingkungan Migas. Berjejer enam belas nama Direktur pada masanya. Dua nama yakni Soepraptono Soeleiman dan Djoko Siswanto Promosi ke Jabatan Direktur Jenderal Migas.

Berikut urut urutannya: Oetoyo Benyamin, R.O Hutapea, Soepraptono Soeleiman, Marzuan, Widartomo, Rivai hamzah, I Wayan Suryana, Indrayana, Suyartono, Bambang sumarsono, Edi Purnomo, Nariyanto Wagimin, Djoko Siswanto, Alfon Simanjuntak, Soerdjaningsih, Adi Wibowo

Minggu, 29 Maret 2020

Otomasi Persuratan Kementerian ESDM

Integrasi persuratan dinas seluruh unit kerja di Lingkungan KESDM.

[23/1 14.10] "Rul, sibuk ra kowe?. sek tak telp" kata senior melalui pesan singkat. Isi obrolan via telpon terkait penggunaan aplikasi persuratan.

Singkatnya, Bapak Sekjen KESDM mengharap agar aplikasi persuratan dinas dapat segera di pergunakan di kantor Ditjen Migas.

Jumat, 24 Januari 2020, aku pun memandu jalannya diskusi penggunaan aplikasi persuratan yang dihadiri lebih dari 20 orang sekretaris pimpinan dan petugas persuratan.

Hasilnya adalah kesepakatan penggunaan aplikasi persuratan Versi PUSDATIN KESDM terhitung mulai hari Senin 27 Januari 2020.

Berdasarkan arahan Bapak Sesditjen Migas (pembantu PLT Dirjen Migas dalam mendisposisi surat), "distribusi disposisi Menteri ESDM segera melalui aplikasi termaksud". Pun info dari para sekretaris pimpinan tinggi pertama dimana pejabat terkait telah mulai mempergunakan (konsekuensi PLT Dirjen Migas yang diisi oleh Bapak Sekjen KESDM)

Mengurus surat berbasis aplikasi dapat dimulai dengan mengetikan alamat https://nadine.esdm.go.id/index.html

Manajemen pengguna pada aplikasi ini terbagi menjadi level penginput data surat (operator), level pemverifikasi surat masuk (pengawas), level user sekretaris dan level user pimpinan sampai dengan pelaksana.

Alur surat masuk

1. Operator surat masuk melakukan input data sesuai melalui jendela pemasukan data yang telah disediakan bersama file Pdf. Hal yang perlu diperhatikan Operator antara lain:

1.a. Surat masuk yang tertulis tujuan sesuai numenkelatur jabatan di lingkungan Ditjen Migas akan diterima oleh petugas persuratan di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 dan diproses di lantai 15 dibawah pengawasan jabatan kasubag tata usaha Ditjen Migas.

1.b Surat masuk yang bersifat tembusan untuk Ditjen Migas, secara otomatis diterima pada username Pengawas Ditjen Migas.

1.c Surat masuk dengan kondisi beberapa tujuan surat, diinput oleh operator surat pada kesempatan pertama.

2. Pengawas melakukan verifikasi dan mengkategorikan isi surat. Jika terdapat perbaikan data surat, maka alur surat masuk kembali ke user operator untuk dilakukan perbaikan. Jika telah sesuai dengan Tata Naskah dinas, maka surat diteruskan ke user Pimpinan.

3. User Sekretaris menerima pemberitahuan surat masuk yang telah diteruskan oleh user pengawas ke user pimpinan terkait. Notifikasi jumlah surat pada kotak masuk menunjukkan bahwa user pimpinan belum mendisposisi surat kepada jabatan setingkat dibawah.

Dalam hal surat telah terdisposisi, user sekretaris dapat memonitor melalui fitur jurnal disposisi.

Pengguna di atas yakni operator, sekretaris dan pengawas menjadi satu komunitas persuratan KESDM.

Kumpulan beberapa peran diatas akan tertuju pada efektivitas dan efisiensi persuratan dalam mendukung berjalannya birokrasi.

Seiring berjalan penggunaan aplikasi oleh seluruh pegawai di Lingkungan Kementerian ESDM, akan mengantarkan pada kondisi perbaikan secara berkelanjutan.

Hal tersebut juga dilegitimasi dengan terbitnya Surat Edaran Sekretaris Jenderal KESDM tanggal 7 Januari 2020 tentang penggunaan aplikasi naskah dinas elektronik.

Semua unit organisasi di lingkungan KESDM menggelar sharing session untuk komunitas persuratan. Pada bulan Februari 2020 pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) untuk urusan persuratan berpusat pada ttta cara implementasi aplikasi berbasis Web yang diyakini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas persuratan di seluruh lingkup KESDM.

Ekspektasi para pengguna begitu tinggi, hingga pada Selasa 28 Januari 2020 menemukan kesepakatan untuk lebih bersabar dengan memberikan kepercayaan kepada PUSDATIN untuk terus melakukan penyesuaian kebutuhan sesuai alur persuratan di Lingkungan Ditjen Migas.

Kendala yang mencuat dari setiap pertanyaan anggota komunitas persuratan KESDM dijelaskan oleh Pranata Komputer Pusdatin. Ujicoba aplikasi pada menu register surat menjadi dasar kesepakatan para pelaksana persuratan di Lingkungan Ditjen Migas.

Pusdatin KESDM pun lebih membuka komunikasi untuk menerima masukan demi perbaikan dan pengembangan aplikasi selanjutnya.

Kesepakatan akhir Januari di Ruang Stretegis Lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo, "penomoran surat keluar berada di user operator yang dapat diperankan oleh user sekretaris.

Kepercayaan pengguna atau komunitas persuratan KESDM pada aplikasi perkantoran yang telah diinisiasi oleh PUSDATIN KESDM menjadi momentum peningkatan efektivitas dan efisiensi perkantoran khususnya terkait pengurusan surat.

Kepercayaan tersebut tentunya mempunyai harapan besar terkait integrasi antar unit utama yang terdiri dari Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan usaha serta pusat di lingkungan KESDM. Terutama integrasi Ditjen Migas dengan BPH Migas dan SKK Migas.

Kebutuhan kecepatan distribusi surat sampai dengan arahan pimpinan di sektor migas dipengaruhi pada lokasi empat perkantoran migas yang melekat pada Gedung yang berbeda alamat.

Gedung Kementerian dimana Menteri ESDM berkantor, Gedung Wisma Mulia dimana SKK Migas berada, Gedung BPH Migas di Tendean dan Gedung Ibnu Sutowo sebagai perkantoran Ditjen Migas.

Jumat, 7 Februari 2020 menjadi kali ketiga, berdiskusi bersama komunitas persuratan lingkup Ditjen Migas. Topik alur diskusi tentang alur surat masuk dan surat keluar yang menjadi tugas user operator.

Operator merupakan istilah yang dipergunakan di aplikasi naskah dinas elektronik untuk mewakili pengadministrasi persuratan/arsiparis. Operator tersebar di tiap jenjang unit organisasi lingkup Kementerian ESDM.

Sebelum terjadi integrasi persuratan atau penggunaan aplikasi persuratan, benar dan tidak nya hasil kerja penginputan data surat masuk dan register Surat keluar dikoreksi oleh Kasubag Tata Usaha pada unit yang membawahi petugas operator.

Contohnya pengadministrasi persuratan/arsiparis (yang bertindak selaku user operator) di Ditjen Migas hanya diawasi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Kini, setelah adanya integrasi persuratan, bukan hanya kasubag tata usaha di Ditjen Migas saja, namun kasubag tata usaha unit lain (bertindak sebagai user pengawas) dapat mengawasi benar dan tidaknya proses input data surat dan register Surat.

Pengadministrasi persuratan (User operator) mempunyai banyak atasan langsung. Bukan satu orang Kasubag tata usaha, namun beberapa kasubag tata usaha di Lingkup Kementerian (yang bertindak selaku user pengawas)

Alur persuratan pada aplikasi persuratan secara online di Kementerian ESDM, menampakkan gejala di atas. Tentunya kejadian di atas melebihi dari standar baku tata naskah dinas yang saat ini disepakati.

Sebagai data perbaikan, tulisan ini akan menjadi usulan perbaikan alur surat masuk dengan pengkondisian tertentu.

Contoh: Data input Surat masuk yang telah dikoreksi oleh Kasubag TU Ditjen migas masuk ke ke operator Ditjen Migas. Meski penginput data surat berada di operator pada unit kerja lain.

Kondisi saat ini, misalnya pak sumarjo selaku operator di Sekretaris Jenderal melakukan kesalahan penginputan data surat yang ditujukan ke Direktur Jenderal Migas, maka koreksi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas kembali ke pak sumarjo (selaku operator Sekjen)

Pada surat yang ditujukan Ditjen Migas, Operator Ditjen Migas lah yang harus memperbaiki kesalahan data input. Dengan pengkondisian alur surat masuk tersebut, operator Ditjen Migas selaku penerima surat akan memudahkan dalam pengecekan fisik surat. Surat yang datang ke kantor Migas dalam bentuk fisik kertas pun perlu segera didistribusikan ke unit terkait (jika sangat penting).

ALUR SURAT KELUAR

Pada alur surat keluar, user operator yang mempunyai kewenangan mentransmisi atau menyampaikan surat tanpa melalui pengawasan kasubag tata usaha, menjadi kasus penyimpangan tata naskah dinas.

Otomasi transmisi/distribusi surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tentunya perlu pengaturan dalam sistem agar terlebih dahulu diawasi oleh Kasubag Tata Usaha sebagai user pengawas.

Rabu, 12 Februari 2020

Di Gd Pusat Arsip Kementerian ESDM, terjadi forum komunitas persuratan lingkungan KESDM. Para peserta dalam kedudukan tenaga suporting manajemen /layanan perkantoran berasal dari satuan kerja atau unit utama antara lain, Sekretariat Jenderal KESDM, Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, BPSDM, Balitbang, Sekretariat Jenderal Dewan Energi Nasional, SKK Migas, dan BPH Migas.

Babak baru persuratan KESDM dalam kerangka pelaksanaan urusan ketatausahaan dengan Pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) untuk meraih integrasi birokrasi yang efektif dan efisien.

Kehadiran sarana mail Handling berupa aplikasi berbasis Web pada pekan kedua menerabas kebiasaan pengurusan surat di masing masing satuan kerja di Lingkup KESDM.

Selain itu, integrasi persuratan dengan TIK menjadi arena pengujian norma standar dan kriteria yang bukan hanya dikuasai ilmu terapan tertentu atau hasil kesepakatan para pemilik bisini proses namun juga menghadirkan PARADIGMA baru yakni pendekatan intelegensia.

Aplikasi yang digawangi Pusdatin dengan counterpart pemilik proses bisnis Biro Umum KESDM ini menjadi wujud nyata paradigma intelegensia.

Babak baru dengan tantangan yang berbeda tatkala menempatkan kapasitas Pusdatin sebagai unit IT level Kementerian.

Konsep E Gov yang telah lama terdengar sejak tahun 2003 akan terus tergerus jika tanpa mempersilahkan Unit Pusdatin untuk mengambil peran dari tiap pengembangan aplikasi perkantoran di birokrasi.

istilah "intelegensia" sebagai paradigma, semakin berkembang setelah paradigma kekuasaan (era orde baru), paradigma kesekapakat bersama /regulasi (era reformasi) . Belum lama ini kita juga denger dan baca di media tentang diskusi "artifisial intelegensi" yang jadi topik diskusi sebagai pengganti pejabat administrator (3&4) tatkala kebijakan pemangkasan birokrasi disampaikan oleh Presiden RI.

Pengaruh Teknologi Informasi dalam wujud aplikasi begitu sangat masif hingga mampu merubah wajah sebut saja di area tukang ojek, belanja, traveling, kuliner.

Begitu juga nantinya akan terjadi di persuratan KESDM dimana tergambar dari forum hari ini. Semangat kebersamaan petugas suporting manajemen lintas satker dalam menyambut integrasi persuratan dengan pemanfaatan TIK sebagai sarana mail Handling.

[21/2 18.48] Kasubag TU Menteri "coba itu WAG dicarikan solusi, setiap hari permasalahannya sama..hanya pelakunya aja yg bergantian..🤦🏻‍♂"

Membaca pesan tersebut, logikaku berjalan sebab dan akibat. Nalarku pun sampai pada keterhubungan antara solusi dengan masalah. Bahkan mempergunakan prasangka, jangan jangan kita masih bermasalah dalam mendefinisikan tujuan dengan metode dan sarana yang kita tetapkan.

Apa sih tujuan pengurusan surat itu? Bagaimana menyikapi integrasi persuratan via aplikasi berbasis web sebagai satu metode dalam pencapai tujuan persuratan? Untuk tujuan apa menerjang norma kesepakatan (permen esdm terkait tata naskah dinas eksisting) dengan sarana pemanfaatan teknologi komunikasi? Atau masihkah kita punya cara baca aturan teknis tata naskah dinas yang otoriter dan terlalu kaku serta belum siap berubah?

Masuk pekan ketiga, integrasi persuratan KESDM berwajahkan kendala registrasi surat masuk. Kendala tersebut menjadi dampak perubahan kebiasaan registrasi naskah dinas yang menjadi persyaratan keabsahan (UU. No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan).

Apakah perubahan itu?

Kondisi sebelumnya : kewajiban untuk meregister arsip/surat dibatasi oleh unit organisasi. Pada tiap unit organisasi melaksanakan pengagendaan surat masuk.

Pada kondisi ini, kriteria keabsahan arsip/surat dalam tinjauan unit organisasi. Adalah menjadi fungsi unit tata usaha pada tiap unit organisasi untuk menjaga keabsahan arsip/surat dengan usaha meregister/pencatatan.

Kondisi saat ini (Integrasi persuratan) : metode mail Handling atau pengurusan surat berbasis aplikasi Web menuntut pembatasan satu kali register untuk lintas unit organisasi (seluruh unit utama di lingkungan KESDM). Proses pengagendaan surat hanya dilaksanakan pada peran pengguna yang disebut "operator". Si penginput surat harus berhadapan dengan sistem komputer yang dapat membaca jika surat telah teregistrasi.

Penulis berpendapat bahwa secara kebijakan persuratan yang berlaku di KESDM, satu pencatatan surat untuk lintas unit organisasi merupakan kesalahan penterjemahan norma ke dalam sistem persuratan berbasis web. Jika konsep integrasi persuratan lebih diutamakan untuk tujuan yang lebih baik ketimbang norma dalam kebijakan teknis persuratan, maka diperlukan antisipasi kondisi pada sistem komputer.

Sistem komputerisasi dengan integrasi yang terhubung dengan Internet merubah paradigma seluruh aspek kehidupan. Penulis mendukung integrasi untuk meraih perubahan persuratan KESDM ke arah yang lebih baik.

Namun demikian, perlu pendalaman konsep batasan unit organisasi yang menjadi kriteria keabsahan arsip/surat. Semua orang pun akan menerima bahwa tradisional method dalam persuratan pun harus berganti kepada modern method.

Dalam integrasi persuratan, bisa jadi sudah tidak lagi mengenal batasan unit organisasi dalam pengagendaan/register surat masuk. Satu data register surat masuk akan secara otomatis ditransmisikan dan dapat dipergunakan oleh eluruh unit organisasi.

Sampai disini, aku pun mendapat kesimpulan sementara tentang tujuan persuratan via integrasi atau metode aplikasi berbasis web yakni memangkas pekerjaan staf tata usaha di seluruh unit organisasi pada lingkup KESDM.

Jika kondisi tersebut merupakan tujuan adanya integrasi persuratan KESDM, maka kondisi saat ini telah berada pada jalur yang tepat. Pekerjaan pencatatan surat masuk akan semakin berkurang dengan kedudukan pengguna yang disepakati sebagai "operator" yang tersebar bukan hanya di unit tata usaha saja, namun dapat berada di tiap level organisasi pada Kementerian ESDM.

Data pengalaman empirik pengembangan aplikasi surat berbasis web di Ditjen Migas :

Sebelum 2015, Unit organisasi Ditjen Migas telah mengalami hal yang serupa dengan gambaran kondisi kendala register surat masuk. Meski telah diatur pada norma persuratan internal Ditjen Migas dan keberadaan sistem informasi persuratan dinas (tahun 2003 s.d.2014), praktik pencatatan/register arsip/surat masih terlihat berulang.

Petugas surat pada ruang kerja Dirjen/Direktur/Sesditjen Migas, melakukan pengagendaan surat masuk meski telah diregistrasi oleh unit tata usaha Ditjen Migas dengan sistem persuratan berbasis web (intranet). Bukti pencatatan tersebut adalah terdapat buku agenda surat masuk yang penulis dapati di tiap ruang kerja pimpinan tinggi.

Bukti selain buku agenda, pada arsip surat masuk sebelum tahun 2014 melekat dua formulir penyelesaian surat masuk /selendang surat yakni versi unit tata usaha Ditjen Migas dan versi sekretariat pimpinan tinggi (madya dan pratama)

Jika dikembalikan pada norma di kebijakan teknis persuratan, terjadi ketidaksesuaian praktikregistrasi /pencatatan arsip/surat. Namun demikian, praktik pencatatan tersebut menjadi benar tatkala alur surat internal.

Berdasarkan pengalaman tersebut, pengembangan aplikasi persuratan berbasis web di tahun 2011 - 2014 menetapkan tujuan untuk mencegah terjadinya duplikasi register/pencatatan arsip/surat.

Munculnya user level yang kemudian disebut dengan "operator", "pengawas" dan "sekretaris" memiliki latar belakang dari permasalahan duplikasi register/pencatatan arsip atau surat masuk.

Meski terdiri dari tiga peran, sejatinya hanya pendefinisian kewenangan tata usaha Ditjen Migas. Ketiga user level tersebut menjadi pintu pertama dari keabsahan arsip sebelum data surat ditransmisikan pada pengguna sebenarnya.

Karena tujuan sebenarnya dari urusan persuratan adalah bentuk dukungan manajemen internal pimpinan tinggi atau unit organisasi. Inti urusan persuratan berada di user pimpinan, bukan di tingkatan unit ketatausahaan.

Untuk tujuan yang lebih besar yakni bentuk dukungan manajemen internal maka ditentukan peran petugas Sekretariat pimpinan tinggi untuk ikut dalam proses pelaksanaan urusan ketatausahaan cq. Pencatatan surat masuk

Pekerjaan pencatatan surat masuk pada buku agenda di tiap Sekretariat pimpinan tinggi sampai dengan sekretariat pejabat administrator oleh petugas persuratan diterjemah dengan user "sekretaris" dan user "pengadministrasi unit eselon 3" .

Kemudian peran pengguna yang disebut "operator" hanya dimiliki oleh kelompok kerja pada unit tata usaha Ditjen Migas semata. Peran operator ini dilaksanakan oleh 4 sampai dengan 8 orang dengan jabatan dan tingkat pendidikan serta pengalaman kerja yang berbeda beda. Hasil kerja berupa data register surat/arsip.

Data register surat/arsip staf tata usaha Ditjen Migas akan diawasi dan dikoreksi oleh pejabat pengawas atau Pejabat eselon 4 sebelum nantinya diteruskan kepada penerima surat sesuai tujuan surat melalui user sekretaris dan user pengadministrasi eselon 3.

Kesimpulan

Di tulisan yang terbatas ini, aku hanya akan menarik satu kesimpulan sempit dari pertanyaan seorang Kasubag TU Menteri. Mungkin tidak akan menjawab dan memberi solusi atas permasalahan integrasi persuratan KESDM yang baru berumur 3 pekan.

Berikut poin poin kesimpulan umum, semoga dapat memberi gambaran dan dapat menyampaikan apresiasi kepada Kasubag TU Menteri yang terus berharap bertemunya solusi atas permasalahan register/pencatatan arsip atau surat masuk.

Perlunya menilik kembali tujuan integrasi persuratan KESDM. Apakah hanya bertujuan pemangkasan pekerjaan ketatausahaan?

Pengembangan aplikasi harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan ketatausahaan, bukan hanya mengurangi beban pekerjaan pencatatan arsip/surat yang berulang, namun lebih kepada penyediaan sarana dalam mempercepat dan mendokumentasikan data register /pencatatan arsip atau surat.

Yuk.. kembali kita diskusikan tentang alur data surat dengan pembatasan unit organisasi. Kebijakan teknis persuratan sejak dulu yang berlaku di KESDM berpegangan pada batasan perkantoran yang tercermin pada unit utama eselon 1. Bisa jadi nanti akan berubah, namun kondisi saat ini, keberadaan kasubag tata usaha dan stafnya tersebar di tiap unit organisasi.

Menunjuk poin ke-3, apakah iya...kita langsung menggabungkan tugas dan fungsi masing masing kasubag tata usaha lintas unit organisasi. Sedangkan ada norma organisasi dan kepegawaian pada kedudukan unit tata usaha untuk tiap jenis unit organisasi yang berbeda beda.

Faktanya, bentuk organisasi sangat berpengaruh pada mekanisme penyelesaian pekerjaan ketatausahaan. Beberapa bentuk organisasi di KESDM antara lain Direktorat Jenderal, Sekretariat Jenderal, Badan, dan inspektorat Jenderal. Coba perhatikan kedudukan kasubag tata usaha pada tiap bentuk organisasi tersebut, pastinya akan berbeda.

Akhirnya, aku pun terus mengajak untuk menikmati proses integrasi persuratan KESDM. Sebagai penutup, beberapa saran berikut ini pasti akan sama yang ada di benak para pejabat urusan ketatausahaan.

Hidupkan lagi tim kecil yang terus mengawal dengan diskusi perbaikan sistem maupun proses bisnis (Biro Umum & Pusdatin)

Dokumentasikan tiap kesalahan bukan hanya menjadi pelajaran, namun perlu dikroscek langsung kepada staf penanggungjawab user/pengguna

Segera implementasi perbaikan bisnis proses kepada sistem dengan otorisasi Bapak Sekretaris Jenderal (dapat melalui surat edaran)

Terus berkarya dalam menangkap perubahan untuk kemajuan meski harus merevisi kebijakan teknis persuratan(permen/kepmen/surat edaran)

Selasa, 25 Februari 2020

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memerlukan proses pembiasaan dan pemahaman oleh si pengguna. Adanya sharing session yang rutin digelar menjadi forum untuk menembus proses pembiasaan dan pemahaman antar pengguna.

Hal tersebut menjadi tujuan dari gelaran sosialisasi pengguna aplikasi naskah dinas elektronik pada unit organisasi Ditjen Migas. Aplikasi persuratan berbasis web versi Pusdatin KESDM yang telah di otorisasi oleh Sekretaris Jenderal KESDM sebagai sarana perkantoran untuk seluruh unit organisasi di instansi /KESDM

Sebagai bentuk perhatian pelaksanaan arahan pimpinan, sub bagian tata usaha pada bagian umum kepegawaian dan organisasi Ditjen Migas melalui Surat Undangan Sesditjen Migas mengundang seluruh pelaksana teknis dalam penggunaan sarana mail handling atawa pengurusan surat yang terintegrasi lintas unit organisasi di lingkungan KESDM.

Bertempat di Wisma Energi, pertemuan/forum para pelaksana teknis persuratan tersebut menjadi keempat. Kesimpulan yang disepakati adalah perlunya penyamaan persepsi dan pemahaman fungsi fungsi aplikasi persuratan dari pengguna "operator" dan "sekretaris" serta "pengawas" sehingga dapat memetakan permasalahan yang lebih tepat.

Asumsi yang dipergunakan adalah, barangkali para pengguna belum secara maksimal dalam memahami fungsi yang melekat pada aplikasi sehingga masih memunculkan banyak permasalahan dalam pengurusan surat. Dengan kata lain, pertemuan keempat ini lebih menggali pemahaman dari tiap tiap pengguna sesuai level manajemen user untuk dapat dijadikan bahan sharing session

Selain itu, pada kesempatan hari ini, unit tata usaha Ditjen Migas menyampaikan hasil pertemuan pada tanggal 12 Februari 2020 yang diadakan oleh Biro Umum.

Berikut riwayat pertemuan/forum persuratan tahun 2020 yang terselenggara sebagai bagian dari proses menyambut integrasi persuratan KESDM.

24 Januari 2020 bertempat di Ruang Rapat Wijarso yang menghasilkan kesepakatan terhitung mulai tanggal 27 Januari 2020 beralihnya sarana persuratan dari aplikasi Versi Migas ke versi Pusdatin KESDM
28 Januari 2020 di Ruang Strategis Gd. Ibnu Sutowo yang menghasilkan kesepakatan pencatatan surat masuk dan keluar oleh pengguna yang disebut dengan "operator". Para sekretaris pun mempunyai 2 peran yakni sebagai pengguna "sekretaris" dan pengguna "operator"
7 Februari 2020, di tempat yang sama disepakati oleh para pelaksana teknis persuratan pada sekretariat pimpinan untuk lebih memperhatikan pemilihan jenis naskah dinas
12 Februari 2020 di Gedung Pusat Arsip Pondok Ranji melalui inisiasi Biro Umum KESDM, menginventarisir permasalahan dari setiap unit organisasi di lingkungan KESDM

Integrasi persuratan KESDM, 2 Maret 2020

Menapaki sebulan berlangsungnya integrasi Persuratan KESDM via aplikasi berbasis web, memunculkan kegemesan baik sebagian pihak. "gemes" untuk menyikapi harapan CeCeP (Cepat Cermat dan Produktif) terhadap perubahan fundamental pada urusan administrasi perkantoran.

Harapan kehandalan sarana mail handling dapat menjadi alternatif oleh pengguna yang notabene aparatur sipil negara di Kementerian ESDM.

Kemudian muncul lah suatu pertanyaan, bagaimanakah monitoring kehandalan sarana mail handling berbasis Web yang terhubung secara Internet tersebut untuk disebut CeCep??

Berikut sedikit sudut pandang terkait hal tersebut. Aku mulai dari kehadiran aplikasi persuratan dinas secara elektronik yang dilaunching dengan surat edaran bertanda tangan atas nama menteri ESDM pada awal tahun 2020.

Pada redaksi Surat Edaran termaksud, secara lugas tertulis mewajibkan seluruh pejabat dan pegawai di Lingkungan KESDM dalam pengelolaan naskah dinas. Dasar hukum terbitnya surat edaran tersebut adalah Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tahun 2011 dan tahun 2018 terkait Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah dan Pedoman Sistem Evaluasi Pemerintahan berbasis Elektronik.

Sedikit menyinggung dasar hukum termaksud, menurutku sebetulnya urusan naskah Dinas di Intansi Pemerintah seyogyanya bergeser kepada Peraturan Pemerintah nomor 28 tentang Pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Atau kemudian di tahun 2018 harus merujuk pada Perpres nomor 95 tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).

Pun halnya jika kita sedikit menengok kebelakang di tahun 2008 terkait dengan UU tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dan di penghujung tahun 2019, disahkan aturan pelaksana yakni Peraturan Pemerintah Nomor 71 tahun 2019 yang mengubah PP sebelumnya tahun 2012 terkait Penyelenggaraan dan Sistem Transaksi Elektronik.

Dalam tulisan ini, aku tidak memperdalam dan mempermasalahkan dasar hukum namun agar sarana persuratan tersebut cepat dipergunakan oleh pejabat dan pegawai di lingkungan KESDM.

Setelah cepat dipergunakan, apakah dapat membantu kecermatan para pengguna untuk melakukan registrasi, distribusi surat dinas???

Kebutuhan para pengguna atas sarana mail handling atau yang lebih tenar dengan sebutan panatausahaan persuratan berasal bukan hanya dari para pegawai urusan surat dinas.

Pada level manajerial, untuk tujuan kecepatan penyampaian informasi surat, bisa jadi masih belum dapat menggantikan dari penggunaan Whatsapp. Tatkala kemampuan Whatsapp tidak dapat di Adobe oleh sarana mail handling, maka jangan terlalu berharap lebih.

Pegawai dan pejabat pada level manajerial di KESDM lebih banyak memanfaatkan aplikasi Whatsapp. So, apalagi yang akan dituju dengan integrasi persuratan KESDM?

Kecermatan dalam mendisposisi pun masih terkendala dengan pengaturan sistem. Misalnya saja untuk satu pejabat pengawas dalam unit eselon 3 yang sama dalam memberikan disposisi kepada bawahan meski lintas unit kerja level eselon 4.

Sarana persuratan termaksud belum lah mengakomodir (proses development oleh Pusdatin) Perbaikan sistem untuk menunjang distribusi persuratan dinas perlu dipertegas kembali. Tatkala beberapa masukan telah disepakati, maka seharusnya tidak menunggu lama untuk dimplementasikan ke dalam sistem komputer.

Kita perlu mendudukan kembali bahwa pemahaman alur surat dari atas ke bawah disebut dengan alur disposisi. Sedangkan alur surat ke samping pada level manajerial yang sama disebut dengan alur penerusan surat.

Bahkan kedepan, seiring dengan perubahan organisasi, alur persuratan pun diprediksi dapat bergerak secara diagonal (dalam koordinasi kelompok kerja yang sama).

Kecermatan tim pengembang (Pusdatin dan Biro Umum KESDM) untuk menyediakan sarana persuratan dituntut bermuara pada produktifitas kinerja organisasi. Bukan semata pada batasan organisasi namun berbasis kebutuhan para pengguna.

5 Maret 2020

Akun pengguna aplikasi persuratan

[2/3 12.02] putri Fikdiani: "siang Mas Nurul, terkait SK Mutasi dari Biro Hukum pada Sekretariat Jenderal ke Direktorat Jenderal Migas, Pak kepala Bagian Hukum Sesditjen Migas meminta agar akun ku di aplikasi persuratan disesuaikan 🙏, terima kasih"

Pesan singkat tersebut membawa asumsiku bahwa integrasi aplikasi perkantoran di Lingkungan KESDM masih butuh proses. Sampai kapan kita harus menunggu wujud integrasi dengan hasil otomatisasi????

Sesuai data personal yang dilampirkan untuk permintaan penyesuaian akun, SK Mutasi terhitung mulai tanggal 1 Maret 2020. Sehari selepasnya pun, pegawai yang bersangkutan menyampaikan kepadaku dan langsung aku teruskan ke petugas admin aplikasi persuratan pada Pusdatin KESDM.

[2/3 13.08] Admin Aplikasi Persuratan: Dr sipeg aj hrsnya ud update si pak, Blm berubah kah? Saya cek dari db replikasi, di sipegnya blm Update.

Pemikiran ku menjadi benar, bahwa aplikasi persuratan dinas memerlukan konfirmasi dari admin SIPEG. Sejauh mana konfirmasi tersebut agar tiap pegawai mendapat kecepatan penyesuaian akun pada aplikasi persuratan?

Apakah secara otomatis atau perlu dikonfirmasi kembali oleh admin aplikasi persuratan dinas? Dari permintaanku sebelumnya dimana atas nama arif yang mendapat SK mutasi antar unit eselon 4 pada unit kerja eselon 3 yang sama, telah di kabulkan oleh admin aplikasi persuratan dinas. Itu pun, sang admin harus menghubungi admin SIPEG.

Pun hari ini, [5/3 14.28] "Siang om nurul, ini ada satu staf yang belum terdaftar di aplikasi persuratan dinas. Atas nama Pribadi IF di bawah pejabat pengawas kasie pengolahan minyak bumi.

Pada akhir tulisan ini, pantaskah kita bertanya kembali, apa yang akan dituju, dengan menetapkan single ID aplikasi persuratan sesuai dengan SIPEG? Masihkah relevan dengan tujuan otomatisasi?? Dinamika cepatnya rotasi Mutasi pegawai di lingkungan KESDM pun tak dapat tertangkap oleh otomasi persuratan via Integrasi persuratan KESDM.

Meluncurnya SK Mutasi atau SK pengangkatan PNS seorang pegawai harus menunggu konfirmasi dari admin SIPEG. Terang butuh pengaturan dan konfirmasi, namun apakah perlu tiap kali ada perubahan harus diawali dengan menyampaikan pesan ke admin aplikasi persuratan??

Kapan otomasi dapat membantu pegawai? Selain aplikasi persuratan dinas, terjadi juga pada aplikasi perjalanan dinas yang belum terintegrasi dengan SIPEG. Pencatatan perjalanan dinas belum secara otomatis mengirimkan notifikasi perbaikan kehadiran pegawai.

Si pegawai yang bersangkutan masih harus dituntut untuk mengajukan perbaikan kehadiran. Bisakah otomatisasi membantu pegawai agar tidak memunculkan beberapa kejadian potongan nilai tunjangan kinerja pada pegawai???

17 Maret 2020

Konsep Otomasi

Gagal Paham nya pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) adalah mis dalam memahami konsep otomasi. Sejak awal taun dua ribuan, konsep otomasi telah menjadi hit sebagai sarana menggapai efektif proses bisnis.

Pun pada kearsipan Cq. Persuratan, otomasi dimanfaatkan sebagai sarana untuk membantu dalam pengendalian surat (Mail Handling). Beban kerja persuratan yang ditangani beberapa orang dapat ditangani dengan satu petugas yang dilengkapi sarana otomasi.

Sarana otomasi akan mereduksi beban pencatatan surat masuk pada surat yang begitu banyak. Pun dengan kontrol sistem komputer, pencatatan surat keluar pun lebih mudah teratur.

Yang patut menjadi perhatian dari otomasi adalah dokumentasi persuratan yang selama ini mengandalkan buku agenda sebagai metode konvensional dapat lebih berjalan lebih lengkap.

Dokumentasi persuratan via sarana otomasi, mempermudah dalam penelusuran surat. Untuk kepentingan filling pun, lebih memudahkan. Filling yang bertujuan kecepatan akses, bukan filling sebagai usaha pelaksanaan kearsipan konvensional.

Sebetulnya, apa sih otomasi itu???? Dan apa beda dengannya dengan persuratan elektronik?. Proses bisnis surat elektronik secara total tidak menggunakan media konvensional berupa kertas dan tinta pulpen (sebagai pengesahan surat).

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam proses persuratan yang belum secara total meninggalkan media konvensional berupa kertas, dapat disebut otomasi.

Akhirnya, tulisan ini mengantarkan pemahaman pribadi bahwa konsep otomasi berbeda dengan persuratan elektronik atau naskah dinas elektronik. Apapun sebutan aplikasi persuratan jika masih mempergunakan metode konvensional, sepatutnya untuk memperhatikan Norma Standar Prosedur dan Ketentuan (NSPK) persuratan atau tata naskah dinas yang berlaku.

Toh otomasi hanya suatu pendekatan dan bukan menjadi proses bisnis yang baru dimana sebelumnya belum pernah ada.

Semoga berguna

NurulMuhamad

NurulMuhamad

Kamis, 21 Mei 2020

COVID 19

surat elektronik

Rabu, 20 Mei 2020

tata naskah dinas

Rabu, 01 April 2020

autentikasi

Selasa, 31 Maret 2020

Pengawasan Kearsipan

Senin, 30 Maret 2020

SEKILAS TENTANG DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Minggu, 29 Maret 2020

Otomasi Persuratan Kementerian ESDM

Cari Blog Ini

Wikipedia