pemberkasan, Daftar Arsip

Masuk 📥ke tujuh, Klinik Virtual Arsip Migas membawa topik Arsip terjaga. Forum di buka sejak 13.30 WIB itu langsung memaparkan pemberkasan. Ya... Arsip terjaga pun dikaitkan dengan pelaksanaan pemberkasan. 

"pemberkasan", bisa jadi istilah yang kurang dipahami secara umum. Sederhananya, menyusun data yang terdiri dari beberapa isian seperti nomor, uraian informasi yang terkandung dalam Arsip, tahun penerbitan, asli or copy, kode klasifikasi, lokasi simpan dan seterusnya dengan menyalin yang tersurat dalam suatu dokumen. 

Inti data tersebut adalah daftar arsip aktif. Ya...,saat ini daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan isi berkas menjadi hal penting dalam kearsipan. Daftar tersebut dimaknai sebagai satu sarana keterukuran dalam layanan informasi publik dan ketersediaan dukungan akuntabilitas kinerja organisasi.

Bagi setiap unit kerja, adalah tuntutan dalam penyediaan Daftar Arsip yang senantiasa diperbaharui atau diupdate setiap enam bulan sekali. Untuk itu, Klinik Virtual Arsip Migas mengawal peran para staf administrasi, staf sekretariat pimpinan dan pengelola Arsip untuk dapat berperan lebih banyak. 

Forum pembinaan kearsipan yang bertajuk Klinik Virtual Arsip Migas ini menyasar pemahaman staf teknis dalam pengarsipan yang sesuai kaidah sehingga nantinya mendukung kebutuhan manajemen dalam pelaksanaan urusan kearsipan. 

Pemilihan topik pendalaman Arsip terjaga inheren tatkala Kementerian ESDM ditengarai sebagai pencipta arsip terjaga. Kluster Arsip yang disematkan pada Konsensus Nasional tahun 2009.

Akhirnya, dinamika diskusi pun menyeruak dari peserta. "Disepakati saja mas, jika memang arsip harus tersimpan tersentral pada tiap subdit atau koordinator pada direktorat oleh satu PIC staf admin" Usul Tunjung dari Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas pada forum siang itu. 

Menarik, usulan Tunjung menjadi aspirasi dari JFT Inspektur Migas dimana memperlihatkan kebutuhan dalam penyimpanan rekaman kegiatan pelaksanaan tugas fungsi keteknikan Migas. Dalam hal ini menjadi awal dalam menghidupkan konsepsi Central File pada tiap Direktorat sebagai unit pencipta Arsip. 

Pun peserta dari PPSDM Geominerba Bandung yang juga sekaligus arsiparis, M. sya'banny "ditempat kami penamaan file PDF merujuk tata aturan yang terdapat di instagram Universitas UI yang salah satunya terdapat kode unit Geominerba"

Judul atau nama file PDF, menjadi satu enggel yang perlu kesepakatan. Setidaknya dari tahapan pemberkasan yakni "pemeriksaan arsip" sebelum menjadi kesatuan berkas ke dalam folder elektronik. Tatkala judul atau nama berkas telah mengambil kode klasifikasi arsip, maka perlu peninjauan dan kesepakatan untuk memberi judul atau nama file/item dalam berkas. 

Klinik Virtual Arsip, 60 orang

Jumat, 27 Agustus 2021 Klinik Virtual Arsip Migas berhasil mencatatkan enam kali pertemuan nya. Enam puluh participants menunjukkan penerimaan yang baik atas inisiasi menuju tertib arsip. "Forum virtual ini sengaja diperlebar ke seluruh staf admin se Kementerian ESDM" ucapku dalam forum tersebut

Topik yang dibahas masih seputar praktik penyusunan daftar arsip aktif. Novi selaku staf admin pada subdit usaha penunjang Migas telah menyampaikan hasil penyusunan daftar isi berkas yang menjadi bahan uji praktek yang dibahas menjadi contoh untuk unit pengolah lainnya.

Dihari sebelum nya, tata cara pemberkasan yang diawali dengan pemeriksaan, pengkodean, pengindekan sampai dengan penyusunan daftar arsip menjadi sarana diskusi. Forum pun sepakat untuk membalik tahap pemberkasan. Daftar berkas dan isi berkas sesuai dengan format excel, perlu disusun terlebih dahulu. 

"Ikut bergabung mas nurul" Jawab bu krismiyati dari Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara, saat kusapa beliau. Beliau pun sepakat bahwa daftar arsip aktif menjadi kunci dalam pelaksanaan unit kearsipan tingkat dua. Berdasarkan daftar Arsip aktif yang tersusun pada tiap unit pengolah (direktorat) maka pelaksanaan pelaporan berkas kepada unit kearsipan tingkat satu (Biro Umum) menjadi lancar. 

Klinik virtual kali ini diikuti 31 staf ditjen Migas dan 29 pegawai yang tersebar sejak Ditjen Minerba, Ditjen Ketenagalistrikan, PPSDM Bandung, PPSDM KEBTKE, Pusdatin sampai dengan SKK Migas. "Hebat keren pak nurul👍🙏🏻, Ngak yangka ya banyak pesertanya hebat👍" Pena Bu Ike selalu Sub Koordinator Tata Usaha Ditjen Migas. 

Akhirnya, dengan menghidupkan ekosistem sejak komunitas kecil staf admin dan arsiparis di KESDM berharap menggiatkan penyusunan daftar arsip aktif untuk menuju bukti akuntabilitas kinerja organisasi serta menjadi data dukung layanan informasi publik sektor energi dan sumber daya mineral. 

Dengan kehadiran 60 orang, tentu menjadi pemacu semangat, bahwa staf admin, pengadministrasi dan arsiparis yang tersebar ke seluruh unit dapat mengambil peran demi berlangsungnya manajemen kementerian

Bangga Melayani "Arsip"

"nuwun, wahh top ki om nurul.. 👍 nuwun yo om " Pena WA pada 27/8 10.53 dari Pak Wijayanto ST. Pesan singkat yang merengkuh kebahagiaan ku dalam peran pelayanan kearsipan. Kartu Istri (Karis) yang diterbitkan pada tahun 1996 dapat disampaikan melalui pdf. 

Identitas ASN atau yang terdengar dengan kata lebih keren "branding ASN" terimplementasi dengan melayani kebutuhan arsip dari para pegawai di kantorku. Seperti hari ini, Jumat 27 Agustus 2021, menyediakan layanan pdf kepada para PNS untuk keperluan pembaharuan Myspk BKN. 

"matur nuwun pak Arsiparis Teladan👍🏻👍🏻👍🏻, Yg lain taksuruh minta sampeyan juga ya pak, matur nuwun banget yo pak🙏🏻🙏🏻🙏🏻 "tulis dalam gawai pada 27/8 10.02 WIB dari Arif Wibowo. Arsip SLKS sepuluh tahun yang diterbitkan pada tahun 2016 diterimanya dalam bentuk pdf. 

"layanan arsip, Laris manis dari para pegawai untuk isian myspk, Jgn lupa, setiap pegawai yang meminjam Arsip baik pdf maupun di fotokopi, sediakan isi form peminjaman Form peminjaman bukti kinerja Arsip. 👍👍👍" Tulisku kepada Tim Arsip Migas yang tetap semangat stanby di kantor. 

Akhirnya, peran tim arsip akan sampai pada dayaguna dalam kerangka dukungan manajemen organisasi. Meski sepi tapi terus berjuang menjadi berarti. 

Berkas Perseorangan PNS

"Siang pak Nurul, Saya mau meminta karis/karsu". Sapa Aulia unit DMT di pagi hari 26 Agustus 2021. Inovasi BKN dalam penyusunan data nasional PNS, menambah keterhubungan arsiparis dengan para pegawai sebagai penggunaan Arsip. 

Di minggu ini layanan oleh Unit Kearsipan Ditjen Migas cukup ramai. Alhamdulillah sebelum siang sudah ditindaklanjuti "Sdh dkasih oleh tim SDM pak 👍🏽" Tulisnya Aulia melalui Whatsapp sebelum istirahat siang. 

Permintaan berkas perseorangan meningkat pesat seiring dengan kebijakan nasional dari Badan Kepegawaian Negara (BKNi) "Ini bnyk PNS yg tanya SK no 822 ttg JFU buat mysapk, kira2 ada soft file pdf ngga ya di arsip. krn kpegawaian kehilangan jejak fisiknya, pas pindah2, itu SK thn 2015" Tanya Ardian Kusuma (staf pengelola Kepegawaian)melalui gawai selaku staf pada tanggal 23/8 08.54 WIB

Akhirnya, kearsipan pun berada pada perannya dalam mendukung berjalannya organisasi. Berkas pribadi PNS berteriak lantang untuk terus di perbaharui. Begitu juga pembaruan dalam pemberkasannya. 

Berikut berkas perorangan PNS untuk update My SAPK BKN yang perlu dialihmedia dari kertas ke dalam bentuk file pdf dalam mempermudah layanan kearsipan:

1. KTP

2. Kartu Keluarga

3. Buku Nikah (bagi yg sudah berkeluarga) 

4. Akta Lahir anak (bagi yg punya anak)

5. KTP orang tua bila ada

6. Ijazah terakhir

7. Transkrip nilai/NEM terakhir

8. Kartu Taspen

9. KARIS/KARSU

10. Sertifikat Prajab

11. SK CPNS

12. SK Pengangkatan PNS

13. SK Jabatan terakhir (bagi struktural dan Fungsional tertentu)

14. SK Kenaikan Pangkat Terakhir

15. Sertifikat Diklat terakhir yg pernah diikuti

16. Sertifikat penghargaan /SLKS

17. Karpeg (Kartu Pegawai)

18. Kartu BPJS / Kartu Indonesia Sehat(KIS) / ASKES

Klinik Virtual Kearsipan Migas

Rabu, 25 Agustus 2021, Bimtek Arsip Migas Virtual ke 4 bakal menjadi Klinik Virtual Kearsipan Migas. Empat kali mengudara di Zoom meeting sejak jumat 20 Agustus 2021 rutin harian mendapatkan respon puluhan balik pegawai pengadministrasi di lingkungan Ditjen Migas. 36 orang participant untuk hari ini. 

Surprise, hari ini pun join teman Migas lain seperti Politeknik Migas, PPSDM Migas dan Litbang Migas. Bahkan, dari Klinik Virtual Arsip Migas berharap menggaet arsiparis Ahli yang berasal dari jabatan pengawas (eselon 4) atau sub koordinator atau JFT lain yang memiliki ketertarikan kearsipan. 

"Ikut gabung pak Nurul" sapa Alif Jayadi yang sebelumnya menjalani keseharian di Jepang. Sebelum ke Jepang untuk mengawal keluarga selama tahunan, pak Alif Jayadi tercatat sebagai kasubag pelaporan di Sekretariat Ditjen Migas. 

Bagiku, keikutsertaan zoom meet akan memperkaya warna kearsipan Migas. Terbersit harapan adanya ketertarikan dan perpindahan masuk ke dalam jabatan ke JFT arsiparis.

Kemudian apa sih, tujuan adanya Klinik Virtual Arsip Migas yang rutin mengudara ini???? 

Bagiku, kearsipan tidak lari dari kontek revolusi mental dan pembangunan manusia indonesia serta mengkontribusi budaya dalam Peningkatan PDB Nasional. Kontek yang sesuai dengan Isu kepemimpinan nasional yang saya ilustrasikan dalam tulisan berikut 👇https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/08/03/kearsipan-pembangunan-manusia/

Beralihnya Bimtek Arsip Migas ke Klinik Virtual Migas akan mengelaborasi metode dalam pembinaan kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan yang terdiri dari Pembinaan dan Pengelolaan, tentu tidak terlepas dari peningkatan wawasan sumber manusia atau pegawai yang tergabung di institusi pemerintahan Cq. KESDM

Sampai di hari ke empat, gelaran zoom meet Arsip Migas telah terlaksana dilandasi keaktifan bahkan hanya berbekal ajakan via WAG. "Arsip Migas akan terus menyelenggarakan minimal untuk 20 kali pertemuan, sampai tercatat 68 nama pengadministrasi yang ada di Ditjen Migas" Ungkap fasilitator dalam forum tersebut di hari ini. 

Akhirnya, soft banget untuk kata "Lauching Klinik Virtual Arsip Migas". Bersiap menghadapi hari esok untuk kali ke lima sampai nanti keduapuluh. Semoga menjadi perkenan pihak terkait sebagaimana tulisan Kepala Unit Kearsipan tingkat I dalam WAG Team Kearsipan KESDM. "Tks Pak Nurul" tulis ibu Karo Upik Jamil untuk respon ilustrasiku berikut 👇

http://nurulmuhamad.blogspot.com/2021/08/instrumen-arsip.html

Instrumen Arsip

Kearsipan yang baik, dipersyaratkan memenuhi tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, tingkatan akses (terbatas/terbuka/rahasia) dan usia simpan (retensi). Persyaratan tersebut sering disebut dengan Instrumen wajib. Untuk merengkuh hal tersebut, maka 35 pegawai pengadministrasi di Ditjen Migas secara virtual melaksanakan diskusi. 

Selasa, 24 Agustus 2021, dalam suasana PPKM level 3, internalisasi Permen ESDM 2/2020 dan KepMen ESDM 167 dan 187 dalam jaringan (daring). Gelaran internalisasi tersebut merupakan tindakan lanjut arahan Kepala Unit Kearsipan tingkat I (karo Umum) dan II (sekretaris Ditjen Migas minggu yang lalu. 

Paparan disampaikan Arsiparis Ditjen Migas melalui modul diklat tanggal 3-6 Agustus 2021 yang diselenggarakan oleh PPSDM Aparatur KESDM dan Direktorat Kearsipan Pusat ANRI.

Akhirnya, Bimtek Arsip Migas Virtual sekaligus menjadi ajang pertanggungjawaban arsiparis untuk mensosialisasikan kepada sesama pegawai setelah mengikuti Diklat Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis. Selain itu juga memggali diskusi praktik kearsipan yang perlu penyesuaian kaidah peraturan kearsipan yang berlaku. 

Arsip KESDM siap Terakreditasi

 

Lepas menyabet gelar terbaik ketiga nasional dalam pengawasan kearsipan di tahun 2020, unit kearsipan Kementerian ESDM bersiap dalam meraih pengakuan formal terhadap mutu penyelenggaraan kearsipan.

Ya...akreditasi kearsipan. "Mohon doa nya rekan rekan, Unit Kearsipan KESDM sedang melakukan kegiatan akreditasi kearsipan" Tulis Eny Arsiparis Madya pada WAG Arsiparis KESDM. Pada tanggal 18 Agustus 2021, terkirim foto rapat virtual yang memperlihatkan rapat pleno majelis pertimbangan akreditasi. 

Tak lama berselang, rilis lah grup Whatsapp yang dilabel team kearsipan KESDM. Aku pun merasa gegap gempita setelah nomorku di undang dalam grup tersebut. "Siap melaksanakan. Terimakasih bu upik. Sejarah kearsipan KESDM melalui media Whatsup Grup Ijin, saya Nurul, Arsiparis Ditjen Migas" Tulisku dalam grup tersebut. 

Bagiku grup tersebut mengelaborasi keluwesan komunikasi dan silaturahmi antar sumber daya manusia kearsipan sejak pimpinan tinggi, pejabat administrasi urusan kearsipan sampai dengan jabatan fungsional arsiparis. Komunikasi dalam komunitas kearsipan di KESDM tentu akan menjadi enggel yang lebih cair dibanding dengan sosialisasi, rapat, seminar, desiminasi sampai dengan pameran Arsip dalam mengiring penyelenggaraan kearsipan tingkat kementerian. 

"Saya ingin anda semua bisa secara cepat memperoleh info info terupdate terkait tugas jabatan serta tanggungjawab yg harus dituntaskan unit organisasi di bidang kearsipan, forum ini tidak harus saya yg mengguide namun kita semua harus proaktif jika perlu arahan saya silahkan disampaikan, Setelah itu agendakan virtual meeting dg anggota grup ini tks" Tulis Kepala Unit Kearsipan I, Ibu Upik Jamil pada tanggal 23 Agustus 2021.

Ahirnya, tulisan ini menjadi catatan kecil yang akan terus terpatri sebagai PNS yang menggeluti kearsipan sejak 2009. Pengawasan Kearsipan dilanjutkan dengan Akreditasi Kearsipan menandakan kematangan Kearsipan di Kementerian ESDM. Semoga terlingkupi  optimisme dalam mewujudkan kearsipan yang andal dan tangguh. Prestasi dan keberhasilan penyelenggaraan kearsipan sesuai norma, kaidah dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Daftar Arsip Aktif

"Jangankan staf admin, terkadang kita yang ditugaskan mengkonsep surat saja, belum tentu diberikan arsipnya" Kata bu Ike dalam zoom meet pembinaan pengelola Arsip hari Senin, 23 Agustus 2021.

Respon sub koordinator ketatausahaan tersebut menanggapi  pendapat sebelumnya yang disampaikan oleh bu suwarti "kami selaku staf admin belum di percaya menyimpan arsip aktif oleh staf teknis. Mereka menganggap arsip nya penting. Dan hanya disimpan oleh staf yang bersangkutan"

Dinamika diskusi tersebut, memperkaya sudut pandang dalam meraih kondisi praktik kearsipan menuju kesesuaian. Sesuai kaidahnya, daftar arsip aktif menjadi penting dalam membuktikan penyimpanan arsip. Tidak disebut "menyimpan arsip" jika tidak terdapat daftar Arsip. 

Jika kita mempergunakan analogi rekening koran yang diterbitkan oleh bank maka daftar arsip diibaratkan sebagai bukti transaksi keuangan. Toh unit atau staf penerbit rekening koran, tidak menyimpan uangnya.

Daftar arsip menjadi bukti transaksi dalam penyimpanan Arsip. Daftar Arsip di setiap direktorat cq. per koordinator perlu disusun sebagai bukti kinerja kearsipan. Setiap staf admin mempunyai tugas menyusun daftar arsip yang berada di unit kerja masing masing. 

Sampai disini muncul pertanyaan ❓🙋. Bagaimana dapat menyusun daftar jika arsipnya tidak dipegang? bukankah rekening koran menjadi bukti transaksi. Dimensi registrasi naskah dinas yang berada pada unit ketatausahaan terwujud dari agenda surat masuk, registrasi surat keluar, histori disposisi/arahan pimpinan merupakan bukti transaksi. 

Untuk lebih aplikatif, pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan mempergunakan format isian yang disebut "daftar berkas dan daftar isi berkas". Kedua daftar tersebut merupakan wujud daftar Arsip. Daftar Arsip merupakan dokumentasi dari tiap transaksi naskah yang berada pada sistem perkantoran. 

Melalui form tersebut, staf admin dapat mengkonfirmasi kepada pihak terkait tiap transaksi kegiatan dalam unit kerja. Siapa saja pihak tersebut? Seluruh pegawai dan pemimpin yang terlibat dalam pekerjaan. Sampai disini, daftar arsip mereduksi status penyimpanan arsip.

Bisa saja arsip masih berada di staf teknis karena alasan yang lebih penting dari pencapaian tujuan organisasi. Ini suatu metamorfosa pengikatan rekaman kegiatan yang terdapat di unit kerja. Daftar Arsip menjadi peta jalan masuk keberadaan arsip sampai nanti bertemu dengan fisik arsipnya. 

Daftar Arsip menjadi bukti kinerja staf admin/ketatausahaan pada unit kerja dan menjadi dasar untuk melakukan perawatan arsip tatkala memasuki masa inaktif (konsep life cycle of records). Sedangkan dengan pendekatan lain, misalnya record continum model (RCM), daftar arsip ini menjadi dimensi capture atau menangkap informasi yang menjadi bahan dasar dokumentasi. 

Akhirnya, dari diskusi dengan topik "keeping arsip migas digital" via zoom meet hari ini, tersimpan niat sepakat untuk bersama menyusun daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas). Inisiasi pembinaan teknis oleh ketatausahaan Ditjen Migas dimulai dari membangun kapasitas staf admin di seluruh direktorat sampai nanti menunjukkan manfaat kearsipan sebagai data dukung akuntabilitas kinerja organisasi. 

Sepedaan Danau Cisawang

Dapuran pring di RT 2/3 Kampung Pabuaran, Desa pabuaran kecamatan Gunungsindur menghentikan laju sepedaku. "Bentar aku pasang video, jalannya terlihat menantang" celetuk Abid yang berada di depan. Aku yang berada di tengah terus melaju dan terhenti tepat di bawah pohon bambu. 

"Wah, iso selip ki, ban ku ra cocok" Kata Pardi yang mengiringi di belakangku. Jalan setapak di tengah sawah yang ditempuh kurang lebih 5 menit itu mengantarkan untuk bertemu dengan Danau Cisawang. 

Mendekati Jam 9 pagi, sampailah pada tujuan sepedaan sejak direncanakan sebelumnya. Tepat depan Taman Pratama Tanah Baru, butuh dua jam untuk menuju Danau Cisawang yang hanya berjarak 25 KM. Dan disana sudah menunggu arif, temen kita yang lain. 

Akhirnya, empat puluh lima menit bercengkerama, ngobrol ringan di pinggir danau diiringi segelas kopi hitam. Sepedaan bersama temen kuliah telah menembus sisi lain cerita pertemanan. Dan uji stamina beserta otot kaki menembus pula nyali kebersamaan. Bersama bersepeda. 

Klasifikasi Pengarsipan

Saudara Tunjung selaku Inspektur Migas mengunggah surat keluar pada aplikasi NADINE tidak hanya memilih kode klasifikasi MG (Minyak dan Gas Bumi), namun dapat mempergunakan kode KP (Kepegawaian) karena isi surat terkait kepegawaian. 

Saudari Anisa selaku petugas registrasi surat masuk menerima surat dari Jogmec yang ditujukan ke Direktorat Hulu Migas. Anisa memilih kode klasifikasi bukan MG (Migas) melainkan yakni DL (Diklat) karena Jogmec menyampaikan undangan diklat teknis. 

Saudara Ahmad selaku staf Kepegawaian, menyimpan rekaman kegiatan perihal diklat, mempergunakan kode klasifikasi DL (Pendidikan dan Latihan) 

Ketiga orang tersebut telah mempergunakan klasifikasi arsip sebagai instrumen wajib dalam pelaksanaan kearsipan. Saudara Tunjung, meski berada di Subdit Keteknikan dan Lingkungan Migas mempergunakan kode klasifikasi bukan hanya MG. 

Begitu juga Saudara Ahmad yang berada pada Sub Bagian Kepegawaian, mempergunakan kode DL. Perihal atau isi surat menjadi dasar penentuan kode klasifikasi Arsip. Sampai disini perlunya internalisasi bersama diantara staf teknis, pengadministrasi umum, staf sekretariat pimpinan dan para pengelola Arsip.

Kode berupa alfa numerik telah disepakati sebagai klasifikasi Arsip. Contohnya, Minyak dan Gas Bumi di kodekan MG. Kode ini akan menjadi titik pertemuan berbagai naskah kedinasan sebagai rekaman kegiatan unit organisasi. 

Hipotesis berbagai kalangan mendudukkan klasifikasi arsip sebagai pertemuan antara rubrik, sisir dan seri. Registrasi surat masuk dengan pemberian klasifikasi diwujudkan dalam nomor agenda. Pun, registrasi surat keluar mencantumkan klasifikasi yang dapat ditengarai pada nomor. 

Berdasarkan Keputusan Menteri Nomor 167 tahun 2020, praktik penentuan klasifikasi Arsip menjadi prasarat atau intrumen dalam pengarsipan. Struktur penomoran agenda masuk dan nomor surat keluar dituntut memenuhi persyaratan atau instrumen klasifikasi Arsip.

Akhirnya, perlunya Internalisasi Klasifikasi Arsip akan memperjelas tinjauan kontek kegiatan yang teridentifikasi numenklatur instansi penerbit/pengirim dan penerima naskah dinas. Ketidaktahuan klasifikasi Arsip terkadang membelenggu kebebasan penentuan klasifikasi Arsip.