Aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD)

PENGEMBANGAN SIKD

• SIKD yang akan diimplementasikan pada tahun 2012
• dikembangkan oleh Deputi Bidang Pembinaan ANRI pada tahun 2011;
• dikembangkan sepenuhnya oleh SDM TIK ANRI;
• merujuk pada Aplikasi SIKD yang dikembangkan pada tahun 2008;
• telah memiliki fungsi-fungsi utama pengelolaan arsip
• dirancang untuk mengelola arsip elektronik (born digital record) maupun non-elektronik
• telah diperkenalkan juga ke sejumlah instansi pemerintah pada tahun 2011.
• perlu ditelaah kembali kesesuaian dengan ketentuan peraturan perundangan (UU 43 tahun 2012, RPP, Perka ANRI 21 tahun 2011);
• perlu dilengkapi dengan fungsi-fungsi kearsipan tambahan;
• perlu dipastikan untuk dapat berintegrasi dengan SIKN – JIKN;
• perlu ditelaah kesesuaiannya dengan kaedah kearsipan yang umum berlaku;
• perlu ditelaah kemudahaan penggunaannya (user friendliness).

CAKUPAN FUNGSI KEARSIPAN SIKD (Administrator)

	FUNGSI KEARSIPAN	URAIAN
1	Pengaturan Klasifikasi Arsip
2	Pengaturan Jadwal Retensi Arsip
3	Pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses
4	Pengaturan Pengguna
5	Pengaturan Berkas
6	Melakukan pemberkasan ulang
7	Pelaporan:          Laporan Seluruh Berkas dan Arsip         Laporan Berkas dan Arsip Inaktif         Laporan Tindakan Akhir	Daftar Arsip Vital           Daftar Arsip Terbuka           Daftar Arsip Tertutup           Daftar Arsip Terjaga           Daftar Arsip Inaktif           Daftar Arsip Usul Musnah           Daftar Arsip Usul Serah           Daftar Arsip Dinilai Kembali

   

CAKUPAN FUNGSI KEARSIPAN SIKD (Pengguna)

	FUNGSI KEARSIPAN	URAIAN
1	Manajemen Dokumen Elektronik (versioning)	Proses pembuatan naskah (dalam format elektronik) mulai dari konsep awal hingga akhir (final) dipelihara oleh sistem
2	Meregistrasi arsip	registrasi arsip        registrasi naskah internal       registrasi naskah masuk       registrasi naskah keluar
3	Mendisposisi arsip
4	Merelasikan antararsip	Tunjuk silang
5	Melihat metadata arsip
6	Melihat riwayat penggunaan arsip	penjejakan lokasi   penjejakan tindakan
7	Melihat kopi digital arsip	Arsip elektronik maupun hasil pemindaian (scanning)
8	Mengirim arsip yang telah diberkaskan

	9       Mengkopi arsip
1	10      Melihat/mencari semua berkas dan arsip yang dimiliki
1	11       Melihat/mencari semua berkas dan arsip yang dimiliki bawahan
1	12       Melakukan pencarian arsip	Kata kunci           Seluruh kata           Salah satu dari kata           Frase yang sama            Perbanding kata

METADATA SIKD