Realisasi Produk Kearsipan

Artikel berikut ini mempergunakan pendekatan sistem manajemen mutu pada klausul “realisasi produk”.

I.             Mengidentifikasi dan mendefinisikan “produk kearsipan”

Produk kearsipan adalah pembebasan tumpukan berkas di ruang kerja dan penyediaan arsip  dalam rangka pemeriksaan dan bahan rujukan kepada pejabat/pegawai atau pemohon informasi publik. Produk nyata lain adalah daftar arsip. Arsip yang tersimpan dengan rapi. Kemudahan dalam pencarian arsip. Produk fisik arsip, produk soft file (arsip hasil alih media).

II.            Perencanaan realisasi Produk Kearsipan

Perencanaan realisasi produk kearsipan mencakup sasaran mutu pemindahan, pendataan/deskrepsi arsip, penataan , penyimpanan, pemindaian/scanning dan upload ke dalam teknologi informasi komputer (TIK).

Sasaran mutu pemindahan adalah ketika arsip tercipta dapat dipindah pada akhir tahun anggaran (Maksimal pada bulan januari tahun anggaran berikutnya). Dalam aturan pemindahan arsip mengacu pada status arsip. Status aktif berada di unit pencipta atau unit kerja. Status inaktif harus segera dipindah ke unit kearsipan.

Ketakutan para pejabat dan pegawai di unit kerja/pencipta arsip akan arsip yang belum selesai daudit oleh pemeriksa, menjadikan arsip menumpuk di unit kerja/unit pencipta. Pada tahun 2013, arsip pembayaran/SP2D dari bagian Keuangan telah dipindahkan ke unit kearsipan. Dalam rangka pemeriksaan, unit kerja dapat menghubungi unit kearsipan untuk meminjam arsip tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa produk kearsipan “penataan arsip” tidak menjadikan ketakutan tersebut.

Sasaran mutu pendataan/deskrepsi arsip adalah penyusunan metadata arsip. aturan dasar pada peraturan Kepala ANRI mengenai Metadata Arsip dan pengembangan metadata arsip disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja dalam mencari informasi. Analisa proses mempengaruhi lembar deskrepsi. Sebagai contoh lembar deskrepsi untuk arsip substantive adan berbeda dalam lembar deskrepsi arsip fasilitatif.

Sasaran mutu penataan adalah skema penataan yang dihasilkan dari analisa tugas pokok dan fungsi. Dalam hal ini diperlukan pendalaman untuk mengetahui proses kerja pekerjaan tertentu pada setiap transaksi. Misalnya untuk seri arsip rencana penggunaan tenaga kerja asing (RPTKA), bagaimana transaski dan proses serta instansi yang berhubungan dalam proses tersebut.

Sasaran mutu penyimpanan adalah jauh dari ruang kerja  dan space ruangan yang mencukupi serta tersedianya almari arsip/rool opeck atau rak statis yang memadai. Di gedung plaza centris migas, terdapat satu ruang arsip di Lantai 8 dengan kapasitas penyimpanan hanya 1000 bok. Hal tersebut tidak dapat menampung seluruh arsip yang akan disimpan. Pada setiap unit kerja terdapat ruang arsip, namun peruntukkan lebih banyak dipergunakan sebagai ruang pantry. Untuk itulah kerjasama penyimpanan dilakukan dengan pusat jasa kearsipan untuk dapat menampung penyimpanan arsip. pada tahun 2013, ditjen migas memesan ruang simpan untuk 3400 boks arsip.

Sasaran mutu pemindaian/scanning adalah ukuran dan kualitas soft file yang handal. Ukuran tidak memberatkan aplikasi dalam pengunggahan. Kualitas gambar dapat terbaca oleh aplikasi pembaca dan file tidak korrup.