Berita Apresiasi Kearsipan April s.d Mei 2013

1. JAKARTA - Hari Kearsipan tahun 2013 mengangkat tema “Refleksi 42 Tahun Kearsipan, Kita Tingkatkan Jiwa Korsa Pegawai Negeri Sipil Arsip Nasional Republik Indonesia untuk mencapai kinerja yang optimal.” sumber
2. Asichin "Dari empat naskah Supersemar yang ada saat ini, belum ada yang asli," Workshop Pengujian Autentikasi Arsip, di Jakarta, Selasa (21/5). sumber 
3. KALTIM - “Arsip merupakan aset yang berharga, bila arsip hilang maka aset pun akan hilang,” oleh Asisten II Bidang Perekonomian dan Pembangunan Sekkab Kukar Bahteramsyah. sumber
4. JAKARTA - Tiga hal yang harus dibenahi yaitu: kelembagaan, manajemen sumber daya manusia (SDM), dan penataan mekanisme atau tata kerja kearsipan," ujar Sekretaris Kemenpan RB. Tasdik Kinanto . sumber
5. 14 mei 2013 Pemda Rokan Hulu menggambarkan masih rendahnya pemahaman aparat tentang arti pentingnya arsip serta masih kurangnya tenaga pengelolaan dan penataan arsip. sumber
6. KABUPATEN TRENGGALEK - Sosialisasi kepada Kepala  Desa/Lurah se-Kabupaten Trenggalek sebanyak 78 orang, oleh Asisten Administrasi Umum Drs. H. ABDUL MU’ID, MM mewakili Bupati Trenggalek. sumber
7. Diklat Di Tempat Kerja  Tata Persuratan dan Kearsipan di Kantor Kementerian Agama Kab. Magelang diselenggarakan mulai tanggal 29 April s.d. 2 Mei 2013, diikuti oleh 30 pegawai dari lingkungan Sekretariat, KUA dan MIN. sumber 
8. 23 april 2013, kegiatan Advokasi Hukum Dalam Pelaksanaan Tugas Direktorat Jenderal Cipta Karya dan Pembinaan Kearsipan diperlukan untuk menambah pengetahuan peraturan mengenai pengadaan barang/jasa serta penanganan permasalahan hukum, serta pengelolaan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Cipta Karya sesuai dengan kaidah peraturan perundang-undangan. sumber 
9. Sosialisasi diikuti oleh perwakilan masing-masing Satuan Kerja Perangkat  Daerah (SKPD) di lingkungan Pemkab Bengkalis. sumber
10. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum (Pusdiklat KU) Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) menyelenggarakan Diklat Kearsipan Dinamis di Balai Diklat Keuangan Balikpapan,diharapkan nantinya peserta diklat ini dapat mengelola arsip dinamis dengan efektif dan efisien khususnya yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi di masing-masing unit. Pengelolaan Kearsipan ini sangat penting perannya misalnya saja di Direktorat Jenderal Perpajakan, dalam hal tindak penagihan misalnya, tentu membutuhkan data-data yang dikelola sedemikian rupa sehingga mudah untuk melakukan pemantauan dan mudah juga ketika akan dilakukan tindak lanjutnya. sumber
11. Asisten Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor “Tentu dibutuhkan sebuah sistem kearsipan daerah yang praktis dan efektif dengan dukungan teknologi informasi, karena sebuah arsip pada dasarnya adalah dokumen informatif yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan tata pemerintahan yang baik,” sumber
12. Asisten II Bidang Bidang Ekonomi dan Kesra Rokan Hulu RIAU Jika suatu arsip tersebut bagus, maka pendataan di suatu satker akan semakin lengkap. Dengan sistim teknologi komputerisasi sekarang, tentunya data-data tersebut bisa disimpan lebih rapi dan aman dalam komputer sumber 
13. ANRI menyerahkan SIKD ke Universitas Andaalas pada 22 Juli 2013 sumber
14. 
    

15. Arsip Nikah di Poso sejak 1979 Ludes Terbakar pada 10 agustus 2013 sumber

Analisa Kebijakan Perpres 2012 dan Permenpan 2009 terkait jabatan fungsional arsiparis

1.   PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Isu yang masih baru pada tahun 2013 ini adalah tentang  perubahan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya. Perubahan tersebut masih digodok oleh Tim dari ANRI.

Isu tersebut dibarengi dengan ramainya perbincangan mengenai  Perpres  No. 42 tahun 2012 tentang perpanjangan masa pensiun arsiparis madya dari 56 tahun menjadi 60 tahun. Peluang untuk mempertahankan jabatan menjadi sangat terbuka. Namun disisi lain hal tersebut menjadi permasalahan bagi Pembina kepegawaian jika permen PAN menemukan kasus yang belum tersurat secara jelas dan bagaimana implementasinya.

Apakah kejelasan tujuan dari kebijakan perpanjangan pensiun untuk arsiparis madya menjadi 60 tahun. Apa yang melatarbelakangi kebijakan tersebut. Apakah Kebijakan membawa perubahan perilaku yang lebih baik serta dapat memajukan bidang kearsipan. Atau hanya menjadi sarana dan alat pada kelompok ternetu untuk mencapai tujuan mereka.

Arsiparis sebagai alat selama ini dijalani karena dapat menjadi batu loncatan/sarana akselerasi pangkat dan golongan ruang. Dan ketika telah sampai pada pangkat golongan yang memungkinkan untuk menjadi pejabat struktural, mengkondisikan untuk pembebasan sementara sebagai arsiparis. Dalih diangkat menjadi pejabat structural memperkosa profesionalitas sebagai arsiparis.

Implementasi kebijakan pembebasan sementara dalam jabatan arsiparis yang sering mampir ditelinga kita adalah ketika seorang arsiparis penyelia peñata tingkat I golongan ruang III/d telah diangkat menjadi pejabat struktural eselon IV.

Namun tak jarang kita temukan bahwa Seorang arsiparis penata tingkat 1 golongan III/d dalam jangka waktu satu tahun sejak dibebaskan sementara dari jabatannya yang tidak mengumpulkan angka kredit minimal 10 dari tugas pokok dapat tidak diterbitkan SK pemberhentian jabatan fungsional arsiparis.

Kebijakan pemberhentian dari jabatan arsiparis sering dilupakan oleh unit kerja Pembina kepegawaian. Lengahnya dalam pembinaan kepegawaian ketika seseorang menjalani pembebasan sementara dikarenakan menjadi pejabat struktural yang melebihi satu tahun.  Akibatnya dapat terjadi seorang menjadi pejabat struktural yang mendapat SK pemberhentian sementara dari jabatan arsiparis dapat mengajukan untuk dilakukan pengangkatan kembali.

1.2 Tinjauan Teoritis

Tinjauan teoritis yang dipergunakan penulis dalam membasah adalah Tahapan dalam proses Implementasi kebijakan menurut Sabartier dan Mazmanian. Tahapan tersebut antara lain adalah output kebijakan dari organisasi pelaksana, kepatuhan target terhadap output kebijakan, hasil nyata kebijakan, diterimanya hasil tersebut dan revisi kebijakan

Tahap - tahap implementasi suatu kebijakan akan dipengaruhi oleh 2 faktor. Factor yang pertama adalah Daya dukung peraturan dan faktor yang kedua adalah variable non peraturan. Daya dukung peraturan terdiri atas kejelasan dan konsistensi tujuan, teori kausal yang memadai, sumber dana yang cukup, integritas organisasi pelaksana dan diskresi pelaksana

Sedangkan variable non peraturan terdiri atas kondisi sosio, ekonomi dan teknologi, dukungan public, sikap dan sumberdaya dari kelompok sasaran, dukungan pejabat yang lebih tinggi, serta komitmen dan kualitas

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis mengangkat permasalahan bagaimanakah implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya

2.   PEMBAHASAN

2.1 Output, kepatuhan, dan hasil nyata kebijakan

Peraturan Presiden tentang perpanjangan BUP arsiparis madya memberikan penghargaan kepada jabatan fungsional yang telah memberikan pengabdian kepada profesionalitas. Selain itu output yang diharapkan adalah memperkuat bidang kearsipan dimana secara kuantitatif tidak banyak arsiparis Pembina utama madya. Masih dibutuhkannya pemikiran dan kiprah para arsiparis Pembina utama madya dalam memajukan bidang kearsipan.

Output tersebut diatas harus dipertanyakan kepada lembaga/kementerian sebagai pelaksana dari kebijakan apakah mendapatkan kepatuhan. Kepatuhan yang dapat diukur adalah hasil nyata bahwa seorang arsiparis Pembina utama madya dapat memberikan sumbangsih pada lembaga/kementerian terkait dalam bidang kearsipan.

Jika yang terjadi di unit lembaga/kementerian bahwa apresiasi serta perkembangan bidang kearsipan masih di bawah rata rata, dapat disebut maksud dari tujuan kebijakan BUP arsiparis madya tidak konsisten dalam mencapai tujuannya.

2.2 Daya dukung peraturan

2.2.1 Sumber dana yang cukup

Pembangunan bidang kearsipan mustahil dapat berhasil tanpa ada sumber pendanaan yang cukup. Seringnya ditemukan dana yang terbatas dalam bidang kearsipan akan mengakibatkan tawar menawar dari suatu kebijakan.  dari nilai tawar yang disodorkan akan dijadikan sumber pendanaan bagi bidang kearsipan. Maka tak proses implementasi dari suatu kebijakan menemukan titik ouput nyata dari sebuah tawar menawar.

Akselesari dari tujuan kebijakan BUP terkait sumbangsih yang nyata melalui pendanaan pada bidang kearsipan akan menjadi pilihan organisasi Pembina. Akselerasi tersebut sangat nyata dan menjadi pilian.

2.2.2 Integritas organisasi pelaksana

Baik organisasi Pembina maupun organisasi yang dibina akan mengeluarkan jurus jurus tertentu demi tujuan yang telah ditetapkan. Bagi instansi Pembina (ANRI), jika memang memungkinkan untuk  mengkomunikasikan kebijakan dengan baik dan tidak menyalahi koridor organisasi pelaksana, maka integritas organisasi tetap akan terjaga.

Pada proses komunikasi organisasi inilah yang menjadi kunci bahwa integritas dari organisasi pelaksana tidak akan juga terganggu. Begitu sebaliknya dalam komunikasi terdapat intergritas yang mengganggu, maka baik organisasi Pembina maupun organisasi pelaksana akan memperhatikan hal tersebut.

2.2.3 Teori kausal

Ada dasar dasar kenapa suatu peraturan harus tetap ditegakkan, dan juga ada pula pengecualian. Untuk tetap mempertahankan maksud dari suatu peraturan maka akan ditinjau dari tujuan suatu kebijakan. implementasi kebijakan pemberhentian yang tidak dilakukan oleh Pembina kepegawaian akan menjadi celah. Celah sehingga contoh usulan pengangkatan kembali dari pemberhentian sementara akan diusulkan dengan disponsori pejabat yang lebih tinggi

2.3 Variabel non peraturan

2.3.1 Sikap kelompok sasaran

Sikap dan anggapan para arsiparis mengenai kebijakan BUP masih bersifat biasa biasa saja. Artinya tidak terdapat euphoria berlebih dari kebijakan, dikarenakan penilaian arsiparis Pembina utama madya berada di ANRI dan untuk angka kreditnya pun masih susah untuk dikumpulkan.

Sisi yang lain, para arsiparis merasa bangga karena terdapat penghargaan atas pembelaan kepada profesionalitas kearsipan. Arsiparis akan merasa tertantang dengan penghargaan tersebut. Jika ternyata ada satu atau dua orang yang telah mendapatkan manfaat dari kebijakan tersebut maka akan mendongkrak motifasi arsiparis.

2.3.2 Dukungan pejabat yang lebih tinggi

Pada variable ini, penulis berpendapat bahwa ada hal positif. Hal positif adalah terjadi peningkatan apresiasi pada kompetensi arsiparis. Tidaklah merasa kecil hati bahwa seorang arsiparis akan mendapat dukungan menuju jabatan strategis. Hal tersebut terlepas dari komitmen dan tujuan dari pejabat yang lebih tinggi dalam memberikan dukungan.

2.3.3 Kondisi sosial, ekonomi dan teknologi

Derasnya informasi sebagai akibat dari teknologi informasi membawa dampak yang signifikan pada stabilitas keadaan social. Organisasi pelaksana akan terasa mudah untuk menelusuri praktek praktek ketidak konsistenan dalam pelaksanaan suatu keputusan. Hal tersebut dapat dimungkinkan untuk mencontek suatu kasu sehingga menjadi justifikasi. Apakah kemudian dengan meloloskan satu orang dapat menghentikan langkah orang yang lain, begitupun sebaliknya.

3.   KESIMPULAN

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran ouput kebijakan dari ANRI dipergunakan untuk mendukung pembangunan bidang kearsipan kepada seluruh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah.

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran kepatuhan target terhadap ouput kebijakan membawa dampak pembinaan kepegawaian dan organisasi. Memungkinkannya usulan unit Pembina kepegawaian ke ANRI untuk mendapat rekomendasi menjadi jalan yang ditempuh jika patuh terhadap output kebijakan termaksud. Jalan mengkomunikasikan kepatuhan terhadap aturan pelaksana Perpres perpanjangan batas usia pension harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum diterbitkannya rekomendasi dari ANRI. Pada aturan ini sebetulnya mengharap kesadaran dari kelompok sasaran atau arsiparis patuh kepada Permenpan termaksud.

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran hasil nyata output kebijakan memunculkan konflik, tawar menawar, serta persuasive. Birokrat tingkat atas dan bawah dan kelompok arsiparis justru lebih intensif memperjuangkan kepentingan masing masing. Bukannya mendukung perkembangan profesi dan tuntutan kompetensi arsiparis.

4.   SARAN

1. Perlu adanya penyelarasan tujuan kebijakan dengan aturan pelaksanaan. Perlu segera dilaksanakan Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya  untuk memberikan penjelasan tentang kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012;
2. Pada sisi pembinaan kepegawaian, harus segera menerbitkan SK Pemberhentian TETAP (BUKAN SEMENTARA) dari jabatan arsiparis sesuai pasal 32 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya;
3. Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya perlu memasukan klausul tidak dapat diangkat kembali setelah diberhentikan dalam jabatan arsiparis;
4. Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya memasukan bab tersendiri mengenai pengangkatan kembali ke dalam jabatan arsiparis dengan kriteria yang ketat mendukung komitmen dan kualitas tujuan pembangunan pada bidang kearsipan;
5. Kode etik arsiparis dalam membangun profesionalitas seperti loyal terhadap profesi harus juga dimasukkan dalam revisi aturan termaksud.

Sistem Pengarsipan di Ditjen Migas

BAB I PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Arsip dan informasi merupakan sumber daya suatu organisasi. Arsip merupakan dasar pelaksanaan organisasi, akuntabilitas, compliance with legislative requirements dan pengembangan memori organisasi.

Pengertian arsip sebagai informasi tertentu yang terekam dalam suatu media termasuk data di dalam sistem infomasi komputer. Arsip merupakan hasil dari sebuah transaksi atau membuat sebuah bukti dari sebuah aktivitas kerja.

Contoh Tipe transaksi yang menjadi bagian dari aktivitas kerja yakni korespondensi (surat menyurat), pelaksanaan dari kebijakan / peraturan / keputusan / SOP dan notulensi rapat. Notulensi rapat haruslah ditandatangani oleh pimpinan rapat. Selain itu juga harus didukung oleh bahan - bahan seperti bahan tayangan/file presentasi, daftar hadir, dan berkas lain menjadi dasar terjadinya suatu rapat.

Hampir tidak ada satu sistem kearsipan yang kompatibel atau dapat diterapkan untuk semua jenis arsip dan atau semua institusi/organisasi. Bisa jadi satu institusi atau organisasi memerlukan beberapa bahkan banyak sistem pengarsipan. Bahkan untuk satu organisasi yang memiliki beberapa satuan kerja, pasti akan memerlukan banyak sistem pengarsipan.

Jika suatu organisasi menggunakan single sistem pengarsipan, akan menemukan kelemahan dalam teridentifikasi, tertemukan kembali serta teraksesnya suatu arsip.

1.2  RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

Rumusan dan batasan masalah pada penulisan ini adalah “Apa saja sistem pengarsipan yang dapat dilaksanakan oleh Ditjen Migas?”

1.3  TUJUAN

Tujuan tulisan ini adalah

1.      melaksanakan kegiatan pengembangan profesi arsiparis dengan membuat karya tulis yang dapat dipublikasikan atau tidak dipublikasikan

2.      merangkum sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan

3.      membandingkan antara jenis/seri arsip dengan khasanah yang dikelola sampai dengan 2013

1.4  KERANGKA /TINJAUAN TEORI

Melalui terjemahan bebas dari Artikel internet yang berjudul “Records Management Policy And Procedures Manual di University Of Melbourne Created: 28 November 2002, Last modified: Tuesday, 21-Oct-2003 05:35:45 AEST, Authorised by: Manager Records Services,  Maintained by: Jon-Paul Williams, E-mail: jpmw@unimelb.edu.au penulis mendasarkan analisa sistem pengarsipan pada ditjen Migas. Bagian dari artikel tersebut antara lain adalah:

1.4.1. Manajemen arsip.

Manajemen arsip terdiri beberapa kegiatan yang antara lain adalah:

1.    Kegiatan menampung arsip. arsip yang tidak komplit harus dilengkapi di manajemen arsip. merekonstrksi agar arsip bersifat handal. Menjaga keterkaitan antara isi, kerangka kegiatan dan struktur berkasnya. Pemanfaatan arsip sehingga dapat berguna dalam hukum, pembuktian, dan referensi

2.    Pembahasan kebutuhan perlindangan kepentingan organiasi terhadap suatu arsip

3.    Preservasi memori organisasi

4.    Memutuskan berapa lama atau jangka waktu arsip harus disimpan, dipindahkan, dan diserahkan.

Ukuran dari manajemen arsip yang baik adalah ketika arsip dapat teridentifikasi, arsip dapat diketemukan kembali, dan arsip dapat diakses.

1.4.2 Modus – modus terciptanya arsip

Modus terciptanya arsip dapat dilihat dari beberapa fakta yang antara lain adalah

1.             Kebutuhan dari seorang pelaksana kegiatan untuk membuktikan hasil kerja contohnya fotokopi tanda terima surat, pertinggal surat/laporan dan lain sebagainya

2.             Kepentingan menjadikan dasar suatu penagihan atau pembayaran atau dasar pelaksanaan suatu kegiatan contohnya perjanjian kontrak pengadaan, surat perjanjian sewa, klaim asuransi. SK Kenaikan pangkat, rekomendasi impor dan lain sebagainya

3.             Pengesahan dari pelaku yang memiliki kewenangan. Kewenangan biasanya dilindungi oleh peraturan perundangan.

4.             Akumulasi suatu proses dari beberapa dan bahkan banyak pelaku untuk mendapatkan ouput dan outcome. Misalnya dikirim dan diterimanya suatu surat untuk kepentingan tertentu. Ditindaklanjuti surat masuk dengan dibuatkannya surat keluar dan lain sebagainya.

1.4.3. Sistem Pengarsipan yang baik

Kriteria untuk disebut “baik” maka sistem pengarsipan harus dapat

1.             Berstrukturkan komplet dan komprehensif dan yang utama adalah mudah dilaksanakan oleh pelaksana

2.             Memperdayakan arsiparis sebagai operator sistem baik dalam alih ketrampilan maupun manual book yang dapat dipergunakan oleh operator lain (jika terdapat pergantian operator)

3.             Memastikan arsip terlindungi dan terdapat preservasinya

4.             Rendah beaya

5.             Kemungkinan mencegah missing file atau kesalahan pemberkasan serta melebur duplikasi yang berlebihan

6.             Menjadi sarana bantu dalam kecepatan pencarian arsip

7.             Sistem pengarsipan harus mencerminkan tugas dan fungsi serta uarain jabatan seorang pejabat, baik jabatan fungsional maupun jabatan struktural

1.4.4. Desain Dan Mendesain Ulang Sistem Pengarsipan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat desain dan mendesaiin ulang sistem pengarsipan yakni:

1.      Hubungan berkas dan file mempunyai perbedaan kategori

2.      Dilakukan desain ulang jika tingkat penemuan kembali nya rendah

3.      Ketidaktepatan dalam penempatan / penyimpanan sehinga menyebabkan lamanya penemuan arsip

4.      Terdapat beberapa ruangan yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. macam ruang penyimpanan seperti records center, ruang pengolahan, ruang simpan arsip inaktif, ruang simpan arsip aktif. Ruang ruang tersebut mempunyai fungsi yang sama yakni penyimpanan, namun kategori penyimpanannya berbeda beda

5.      Tinggnya angka duplikasi arsip

6.      Pergantian personel atau arsiparis sebagai operatir sistem pengarsipan

7.      Keutuhan dan kelengkapan berkas arsip

8.      Rak statis atau rol opec yang penuh dan kelebihan muatan

1.4.5. Survey Dan Pengumpulan Bahan

Dalam rangka membuat dasar penentuan desain atau mendesain ulang sistem pengarsipan, perlu didukung oleh data data sebagai berikut:

1.      Bagaimanakah arsip ditemukan kembali atau dipergunakan oleh pengguna

Data dapat dikumpulkan dengan menanyakan kepada pengguna arsip, apakah nomor menjadi dasar pencarian?, dan apakah pencarian arsip dicari dengan menanyakan subyeknya?, bahkan tanggal dan tahunnya?

2.      Berapa banyak arsip yang tercipta

Volume yang banyak namun jenis yang sedikit, mungkin tak mempergunakan sistem alphabetic. Jenis yang sedikit namun menyangkut kepemilikan orang banyak, akan cocok dengan alpabetik mislnya arsip kenaikan pangkat pegawai.

3.      Siapakah pengguna arsip

Karakteristik pengguna dan mengetahui maksud penggunaan akan mempengarui penentuan sistem. Jika penggunaan arsip untuk memetakan lokasi sumberdaya alam, kemungkinan yang cocok adalah sistem geografis. Penggunanya adalah manajer, maka akan cocok jika sistem subyek (terkait dengan manajemen)

4.      Berapa luas ruang simpan dan berapa jumlah ruangan arsip

Pelaksanaan sistem pengarsipan nantinya akan dikontrol oleh petugas, dengan sistem sentral atau desentralisasi tergantung dengan karakteristik organisasi, jika organisasi terdiri dari satuan kerja, bahkan satuan kerja terbagi unit kerja yang terpisah oleh letak dan alamat kantor.

BAB II PEMBAHASAN

2.1  Rangkuman Jenis Arsip dan Sistem Pengarsipan pada Ditjen Migas

No	Jenis arsip	Desain sistem pengarsipan
1	Arsip konvensional	Berdasarkan unit eselon III yang menyerahkan arsip Jika diketemukan bercanpur maka dijadikan per eselon 2
2	Arsip keuangan, Berkas SP2D (pembayaran pengadaan barang / jasa)	Metode pangadaan (lelang, pengadaan langsung) Bidang ke-PPK an yakni PJDGB, PIGBT, PLG 3 Kg, Non fisik, dan penunjang Berdasarkan unit kerja penanggungjawab kegiatan (untuk PPK Penunjang
3	Arsip penggunaan tenaga kerja asing	Abjad berdasarkan perusahaan Jenis Perizinan (IMTA, RPTKA, IKTA) Proses (status permohonan ditolak)
4	Arsip dokumen UKL dan UPL	Geografi Perusahaan
5	Laporan pekerjaan konstruksi Jaringan Gas Bumi	Per tahun Geografi (daerah pembangunan) Jenis pekerjaan (FEED, Konstruksi, Pengawasan, dan UKL UPL)
6	Dokumen Lelang	Berdasarkan nama paket pekerjaan Berdasarkan pokja (unit eselon II)
7	Korespondensi	Konseptor surat keluar (per eselon 2 yakni DJM.S, DJM.E, DJM.B, DJM.O, dan DJM.T) Surat masuk dengan system kronologis (agenda diterimanya surat) Surat masuk dengan system kronologis (surat masuk diberikan nomor agenda) Jenis internal dan eksternal Bentuk (nota dinas, surat, keputusan)
8	Arsip surat keterangan terdaftar	Permohonan dan hasil evaluasi sedangkan untuk dokumen permohonan dikembalikan kepada perusahaan yang bersangkutan
9	Arsip standarisasi teknik migas
10	Arsip keselamatan hulu migas
11	Arsip Harga dan Subsidi	Belum terdapat system pengarsipan (dideskrepsi sesuai dengan judul dokumen)
12	Arsip Kerjasama Migas	Organisasi multilateral Organisasi bilateral Dalam negeri
13	Arsip hukum
14	Pengembangan investasi
15	Pengolahan
16	Work program & budget KKS	-          Perusahaan -          Wilayah kerja
17	Penyiapan program	-
18		-

2.2 Jenis dan Seri sebagai Khasanah Arsip Ditjen Migas yang wajib dikelola

Terdapat 80 jenis / seri arsip sebagaimana tersurat pada peraturan Menteri ESDM nomor 18 tahun 2011 tentang JRA Arsup Subtantif Migas. Pada kenyataannya data tentang jenis dan seri yang tersebut di atas masih jauh dari 80 jenis dan seri yang sudah ditetapkan pada permen ESDM.

Idealnya, jenis dan seri arsip ditjen migas terdiri dari:

No	Jenis / Seri
1	Penyiapan dan Perencanaan Program Minyak dan Gas Bumi
2	Rekomendasi Penanaman Modal
3	Rencana dan Realisasi Investasi Minyak dan Gas Bumi
4	Usulan Kebijakan Investasi Kegiatan Usaha Minyak dan Gas Bumi
5	Layanan Informasi Peluang Investasi Minyak dan Gas Bumi
6	Penetapan Harga Minyak Mentah
7	Monitoring Lifting
8	Bahan Penetapan PNBP dan Tarif Minyak dan Gas Bumi
9	Penetapan Bagi Hasil Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Minyak dan Gas Bumi
10	Pelaksanaan Pemeriksaan dan Pengujian PNBP
11	Penetapan Daerah Penghasil Minyak dan Gas Bumi
12	Ketenagakerjaan Minyak dan Gas Bumi
13	Pengelolaan Barang Operasi
14	Verifikasi Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
15	Rekomendasi Kemampuan Produksi Barang dan Jasa Dalam Negeri
16	Penyaksian Proses Produksi (Witnessing)
17	Penyiapan Bahan Bilateral/Multilateral dan Regional
18	Pengurusan Kegiatan Kerja Sama Lembaga Internasional
19	Penyusunan Dokumentasi Kesepakatan atau Perjanjian Kerja Sama Internasional
20	Pengelolaan Kerja Sama Dalam Negeri
21	Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi Melalui Lelang Reguler
22	Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi melalui Studi Bersama dan Joint Evaluasi
23	Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara
24	Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS
25	Fasilitasi Pelaksanaan Partisipasi Interest
26	Penyelesaian Tumpang Tindih Lahan
27	Perpanjangan Kontrak KKS
28	Penilaian Rencana Pengembangan Lapangan (POD Pertama)
29	Penetapan Harga Gas
30	Pelayanan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
31	Pemantauan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
32	Pelayanan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
33	Pemantauan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
34	Permohonan Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
35	Surat Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
36	Laporan Berkala Badan Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
37	Laporan Monitoring dan Pengawasan Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
38	Laporan Sosialisasi Usaha Pengolahan Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
39	SK Penetapan Spesifikasi BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar Lain
40	Laporan Pemeriksaan Mutu BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar Lain
41	Dokumen Kajian Kerja Sama Teknik Pengolahan
42	Permohonan Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan Pelumas Bekas, dan Pengemasan
43	Surat Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan Pelumas Bekas, dan Pengemasan
44	Permohonan Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi, BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
45	Surat Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi, BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
46	Permohonan Importir Pelumas
47	Surat Rekomendasi Importir Pelumas
48	Pemantauan Harga dan Subsidi Bahan Bakar
49	Harga dan Subsidi Bahan Bakar  Minyak dan Gas Bumi
50	Laporan Proyek Sosialisasi dan Pengurangan Harga dan Subsidi
51	Proyek Perlindungan Konsumen
52	Laporan Proyek Penetapan harga BBM, LPG dan BBG
53	Konversi Minyak Tanah ke LPG
54	Dokumen Perumusan RSNI (Rancangan Standar Nasional Indonesia) / RSKKNI (Rancangan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia)
55	Dokumen Penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI) / Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
56	Dokumen Pembinaan Penerapan SNI/SKKNI
57	Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)
58	Buku Register Welding Procedure Specification (WPS) / Procedure Qualification Record (PQR)
59	Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las
60	Dokumen Persetujuan Penunjukkan Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Hulu dan Hilir
61	Pemberian Penghargaan Keselamatan Kerja
62	Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hulu
63	Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hilir
64	Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
65	Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hilir Minyak dan Gas Bumi
66	Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur Kegiatan Minyak dan Gas Bumi
67	Pengawasan Keselamatan Instalasi dan Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
68	Pemeriksaan Rutin Keselamatan Operasi Hilir Minyak dan Gas Bumi
69	Pengesahan Prosedur Penyerahan atau Pemindahan Minyak dan Gas Bumi
70	Dokumen Sosialisasi Keselamatan Instalasi dan Peralatan Minyak dan Gas Bumi
71	Dokumen Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)
72	Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Upaya Pemantauan Lingkungan (UPL)
73	Rekomendasi Bahan Kimia
74	Pengawasan Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan
75	Dokumen Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
76	Pembinaan dan Pengawasan Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
77	Dokumen Lisensi Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT) Minyak dan Gas Bumi
78	Pembinaan dan Pengawasan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik (PJIT)
79	Dokumen Rekomendasi Lembaga Sertifikasi
80	Pembinaan dan Pengawasan Lembaga Sertifikasi

2.3 Kapasitas simpan ditjen Migas sampai dengan 2013

Permasalahan ruang simpan di Ditjen Migas menjadi salah satu penyebab tidak lengkapnya khasanah yang dimiliki sesuai dengan JRA subtantif Migas. Ruang penyimpanan arsip ditjen migas terdiri atas

a.       Sewa ruang di arsip Nasional yang memiliki kapasitas simpan 3400 boks

b.      Ruang simpan arsip di Gedung Plaza Centris Migas Lantai 8 terdiri atas 1000 boks arsip

c.       Kavling yang disediakan di Pusat Arsip KESDM terdiri atas 2000 boks arsip

d.      Ruang Arsip Lantai 12 memiliki kapasitas 400 boks

Menilik dari nasib akhir arsip sibstantif minyak dan gas bumi dan pertumbuhan arsip bahwa kapasitas 6800 boks arsip belum memadai untuk melengkapi khasanah arsip.

2.4  Volume arsip konvensional ditjen migas sampai dengan tahun 2013

a.       Jumlah arsip yang disimpan di ruang sewa ANRI

No	Jenis/seri arsip	Kode Unit	Jml Boks
1	Berkas Direktur Jenderal	DJM	91
2	Dok Lelang sebelum 2009	ULP	85
3	Dok.Lelang Jargas 2009	ULP	57
4	Dok.Lelang Jargas 2010	ULP	96
5	Duplikasi		16
6	Harga dan Subsidi	DMOH	79
7	Hukum	SDMH	23
8	Kerjasama	DMBK	81
9	Keselamatan Operasi hulu	DMTT	80
10	Keuangan (belum Manuver)	SDMK	47
11	Keuangan (dari lantai 4)	SDMK	8
12	Keuangan (data paket III)	SDMK	207
13	Keuangan (lap Lelang)	SDMK	9
14	Keuangan (MK)	SDMK	92
15	Keuangan (per pelaksana)	SDMK	19
16	Keuangan (PJDGB)	SDMK	22
17	Keuangan (SP2D Lelang)	SDMK	231
18	Keuangan (SP2D non lelang)	SDMK	305
19	Keuangan (WP)	SDMK	34
20	Keuangan (YD)	SDMK	90
21	Laporan Pekerjaan Jargas	DMON	237
22	Lindung dan Lingkungan	DMTL	77
23	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	DMBD	369
24	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	DMBD	30
25	Pembinaan Usaha Hulu	DME	57
26	Pengangkutan dan Penyimpanan	DMOP	26
27	Pengelolaan non bahan Bakar	DMOK	67
28	Pengembangan Investasi	DMBI	46
29	Pengolahan	DMOO	5
30	Pengurusan Paspor Dinas	SDMU	8
31	Penyiapan Program	DMBS	11
32	Persuratan	DMT	49
33	Persuratan	DJM	31
34	Persuratan	DJM	10
35	Rencana dan Laporan	SDML	246
36	Sekretariat Ditjen	SDM	52
37	Standarisasi	DMTS	50
38	Standarisasi	DMTS	47
39	Standarisasi	DMTS	122
40	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	SDMU	61
41	Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan perleng)	SDMU	19
42	Usaha Penunjang	DMTP	27
43	Video Dialog TV		8
44	Wilayah Kerja Migas	DMEW	8
Jumlah Total Boks yang disimpan di ANRI			3335

b.      Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip lantai 8 gedung Plaza centris

No	Jenis/seri arsip	Kode Unit	Jml Boks
1	Persuratan	DJM	150
	Persuratan	DMO	40
	Persuratan	DMB	30
	SP2D Tahun 2011 (metode pelelangan)	SDMK	105
	Laporan Pekerjaan Pembangunan Infrastruktur gas untuk Transportasi (PIGBT)	DMTE	100
	Laporan proyek PJDGB	DMON	150
	Dokumen lelang PIGBT	DMTE	80
	Dokumen lelang	SDM	25
	Berkas DJM	DJM	10
	Dokumen Lelang LPG 3 Kg	DMOH	150
	Space untuk boks hasil olahan		160
			1000

c.       Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Pusat Arsip KESDM

No	Jenis/seri arsip	Kode Unit	Jml Boks
1	Arsip migas (dikelola sebelum tahun 2008)	SDMU	400
2	Arsip hukum (pindahan ruang arsip hukum lantai 15)	SDMH	2000
3	Arsip non subtantif migas/fasilitatif		100
Jumlah Total Boks			2500

d.      Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Arsip Lantai 12 gd. Plaza centris

No	Jenis/seri arsip	Kode Unit	Jml Boks
1	Berkas SP2D tahun 2012	SDMK	200
2	Space untuk boks hasil olahan		200
Jumlah total			400

BAB III KESIMPULAN

3.1  Kesimpulan

a.       sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan pada ditjen migas masih perlu banyak dikembangkan. System pengarsipan seperti abjad, numeric, geografi, kronologis diadop untuk mendapatkan desain system pengarsipan yang ideal. Yang sudah dikembangkan adalah penataan dokumen keuangan pada tahun 2013.

b.      Perbandingan antara jenis/seri arsip dengan khasanah yang dikelola dengan idealnya

Jika dibandingkan antara keadaan ideal dengan keberadaan arsip, masih sangat jauh. Terdapat delapan puluh jenis dan seri arsip substantive migas, namun masih 10% jenis dan seri tersebut dapat dipelihara.

c.       Kebutuhan ruang menjadi kendala dalam pengelolaan dan pemeliharaan arsip. kelengkapan khasanah ditentukan oleh kesadaran unit kerja eselon III dalam menyerahkan arsip.

d.      Dari data pembahasan belum Nampak periodesasi atau kurun waktu arsip arsip yang tercipta sehingga nilai dari khasanah arsip masih kurang.

3.2  Saran

a.       Desain dari system pengarsipan disesuaikan dengan kebutuhan pencarian. Selama ini masih dikelompookan berdasarkan unit kerja eselon III. Ketika tidak diketemukan eselon III maka dikelompokkan berdasarkan unit kerja eselon 2. Jenis dan seri di dalam JRA substantive dapat menjadi acuan pertama dalam pengelompokkan. Dalam sub seri atau berkas harus dikembangkan agar memudahkan dalam pencarian

b.      Mendasarkan pada data keberadaan arsip yang telah dipelihara, masih dibutuhkan sosialisasi dan keaktifan dari unit kersipan. Solusi kekurangan ruang harus segera diantisipasi mengingat tingginya pertumbuhan arsip di ditjen migas.

c.       Mendata dan mengukur kapasitas simpan pada ruang arsip di unit kerja eselon III. Selama ini ruang arsip tersebut tidak dipergunkan sebagaimana mestinya. Dengan demikian diharapkan optimalisasi ruangan arsip di Gedung Plaza centris Migas

3.3  Rekomendasi

a.       Mengkonsep surat Sesditjen migas yang ditujukan kepada direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk mengelompokkan arsip sesuai jenis dan seri yang ideal

b.      Konsep surat tersebut juga menganjurkan untuk menyerahkan arsip yang telah selesai masa simpan aktifnya.

c.       Membuat program fasilitasi pendataan dan pengangkutan dengan aktif oleh unit kearsipan (SDMU)

d.      Memberikan perhatian baik penganggaran, SDM dan support kepada pelaksana kearsipan yakni arsiparis, petugas penataan dokumen

e.       Mengaktifkan kembali database sebagai sarana penyimpanan data (daftar Arsip)