I. PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
SIKN adalah Sistem informasi arsip secara nasional yang
dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana JIKN. JIKN adalah Sistem jaringan informasi & sarana pelayanan
arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. Pembentukan JIKN merupakan amanat Pasal 12 s.d. 14 UU Nomor
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. ANRI merintis SIKN sejak tahun 2004 yang ditetapkan dengan Keputusan
Presiden Nomor 105 Tahun 2004. ANRI membangun
SIKN untuk memberikan informasi yang autentik & utuh dalam
mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara,
memori kolektif bangsa, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka
NKRI.
Penyelenggara
JIKN adalah: a. Pusat Jaringan Nasional oleh
ANRI , b. Simpul Jaringan oleh lembaga kearsipan provinsi, lembaga
kearsipan kabupaten/ kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Partisipasi dalam Portal “Satu
Layanan”
•Memperhatikan arahan Wakil Presiden
mengenai peluncuran “Program Kunci Pemerintah di 2012” di kantor Wakil
Presiden, serta surat Deputi IV Kepala UKP-PPP tanggal 17 Februari 2012 perihal
Partisipasi K/L dalam Portal “Satu Pemerintah” dan “Satu Layanan”, ANRI
menyambut baik dan mendukung ajakan partisipasi tersebut.
•Diharapkan website JIKN
yaitu : www.jikn.anri.go.id
dapat menjadi salah satu bagian yang tergabung dalam portal http://satulayanan.ukp.go.id yang merupakan insiatif UKP-PPP dalam rangka mendukung
perwujudan Open Government Indonesia (OGI). Namun sampai saat dibuat
laporan monitoring, portal satulayanan termaksud belum terdapat portal JIKN. Website JIKN pun belum bisa dibuka.
2. Maksud dan Tujuan
Dalam melaksanakan
fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. berfungsi untuk meningkatkan:
a. akses & mutu layanan kearsipan
kepada masyarakat,
b. kemanfaatan arsip bagi
kesejahteraan rakyat,
c. peran serta masyarakat dalam
bidang kearsipan.
3. Waktu Pelaksanaan
Tahun
2009 setelah disyahkan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Tahun 2011 bulan
Desember Kepala ANRI menerbitkan Peraturan nomor 22 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan
Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Tahun 2012 diterbitkan PP nomor 82 tentang
pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan
II. ISI
1. Kebijakan dan Strategi Pengembangan
Kebijakan Sistem
Informasi Kearsipan terdiri atas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Sistem
Informasi Kearsipan Statis. Strategi pengembangan berkaitan dengan
pertanggungjawaban terhadap proses administrasi yang masih berlangsung di
pencipta arsip dan disimpan dalam jangwa waktu tertentu. Faktor pendukung
pengembangan system informasi kearsipan adalah penggunaan Teknologi Informasi
Komputer (TIK).
2. Kelembagaan
a.
Struktur
Kelembagaan (Pusat Jaringan Nasional dan Simpul Jaringan)
Kementerian ESDM
sebagai salah satu Unit pencipta arsip merupakan satu simpul jaringan.
Kesepakatan bahwa yang melaksanakan fungsi kearsipan menjadi unit kearsipan
merupakan simpul termaksud. Sekretariat Jenderal KESDM sebagai unit kerja yang
melaksanakan fungsi kearsipan menjadi simpul jaringan mewakili Kementerian
ESDM. Dan apabila terdapat kesepakatan di internal kementerian ESDM agar satuan
kerja dibawah kementerian ESDM bertindak sebagai simpul, maka dapat dituangkan
dalam peraturan menteri ESDM.
b.
Tugas
dan tanggung Jawab
Pelaksana tugas dan
tanggung jawab sebagai simpul harus terdapat penunjukkan dari pimpinan
kementerian ESDM (sebagai pencipta arsip)
c.
Hubungan
Kerja
Unit pelaksana tugas
yang ditunjuk Menteri ESDM dapat berhubungan langsung dengan Sekretariat Utama
ANRI untuk Sistem Informasi Kearsipan Dinamis.
d.
Tata
Cara Menjadi Simpul
Untuk menjadi simpul
jaringan dapat dilaksanakan dengan mengisi formulir pendaftaran, kemudian ANRI
akan menguji kelayakan infrasruktur jaringan internet.
3.
Informasi, Sistem,
dan Jaringan
a.
Infrastruktur
Informasi
Penyusunan data dan
informasi sesuai dengan Perka ANRI mengenai elemen Data arsip dinamis dan statis
untuk SIKN. Informasi kearsipan terdiri atas metadata sekurang kurangnya
pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, kurun waktu,
jumlah, dan keterangan. Selain metadata, informasi kearsipan terdiri atas
elemen informasi yakni jenis naskah, tingkat perkembangan, hal/judul,
klasifikasi akses, klasifikasi keamanan, kategori arsip, vital dan tidak vital,
media arsip, bahasa dan tulisan, kategori fungsi, nomor bekas, judul berkas,
status, status berkas, tanggal berkas, aplikasi pencipta, retensi aktif,
retensi inaktif.
Infrastruktur
informasi terkait dengan keamanan jaringan, keamanan basisdata dan keamanan
komputer
b.
Infrastruktur
Sistem Aplikasi
Terdapat fasilitas
antar muka dengan pengguna, juga terdapat fasilitas pengolahan data dan
penyimpanan data di basisdata. Infrastruktur aplikasi terdiri server basisdata,
server WEB, server keamanan,
c.
Infrastruktur
Jaringan
Simpul jaringan
terhubung oleh koneksi internet dengan penanggungjawab pada masing masing
simpul jaringan.
d.
Pengintegrasian
Informasi, Sistem, dan Jaringan
Terjadinya duplikasi
informasi, dan beban pengumpulan data, pemantauan dan deteksi kebocoran data
merupakan tantangan pengintegrasian informasi. Pemilihan system operasi pada
sistem operasi yang telah terbukti dipasaran. Mempunyai ruang fleksibilitas
untuk dilakukan perubahan dan diintegrasikan dengan teknologi lain.
e.
Pemeliharaan
Dilakukannya
penetapan status data terakhir, proses aplikasi, kapasitas lalulintas data dan
kapasitas penyimpanan, upgrading basisdata dan system operasi.
4.
Sumber Daya Pendukung
a.
Sumber
Daya Manusia
Peningkatan kapasitas
Pimpinan atau pejabat melalui peningkatan kesadaran pemahaman TIK, pola pikir
dan diklat. Pengadaan pegawai yang telah memiliki kualifikasi dan komptensi
system informatika serta computer.
b.
Pendanaan
Dengan mengalokasikan
pendanaan dari APBN
5. Pembinaan
Dilaksanakan dengan
koordinasi, pedoman dan standar, bimbingan, fasilitasi, konsultasi, diklat,
sosialisasi, pemantauan, evaluasi
6. Penggunaan Informasi Kearsipan
Pengguna
terdiri atas administrator di pusat jaringan nasional, administrator di pusat
simpul jaringan, administrator system di simpul jaringan, pelaksana pengumpul
data kearsipan di simpul jaringan, pelaksana validasi di simpul jaringan,
pejabat yang berwenang menetapkan hak akses, pengguna yang diberikan wewenang
khusus untuk dapat mengakses, pengguna terdaftar aplikasi SIKN, pengguna
terdaftar JIKN, pengguna umum JIKN
III. PENUTUP
Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan
referensi dan sumber pengayaan informasi arsiparis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar