LAPORAN PELAKSANAAN PEKERJAAN KEARSIPAN

PENDAHULUAN

Dalam peraturan menteri ESDM nomor 18 Tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral , Direktorat jenderal minyak dan gas bumi mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknik di bidang minyak dan gas bumi. Walaupun Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Energi dan Sumber daya Mineral namun alamat kantor tidak menjadi satu dengan Gedung Menteri ESDM yaitu di Jl. Medan Merdeka Selatan namun di Gedung Plaza Centris Jl. HR Rasuna Said Kav. B-5 Kuningan Jakarta Selatan.

Gedung Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mengalami perpindahan selama tiga kali yakni dari gedung migas di Jl. Thamrin, Gedung Dharma Niaga sampai dengan gedung Plaza Centris. Keadaan Ditjen Migas yang berpindah pindah sangat mempengaruhi keberadaan khasanah atau koleksi arsip. Sejak tahun 2002, Ditjen Migas mulai menempati gedung plaza centris dengan menempati lantai 6, 7, 8, 11, 14, 15, dan 16. Luas ruang yang dupergunakan oleh ditjen migas adalah 6810 M2.

Pada saat memulai menjalankan dinas sebagai seorang calon arsiparis di Ditjen Migas yakni bulan Februari tahun 2009 mendapatkan arahan dari atasan langsung yakni kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk mengelola ruang arsip yang berada di Lantai 8 yang penuh dengan boks - boks arsip. Sekitar 2000 boks memenuhi ruangan sehingga menyulitkan dalam menelusuri arsip bahkan memasuki ruangan tersebut. Kapasitas ruang arsip tersebut hanya sekitar 800 boks ukuran 20x40 cm

Ruang arsip bagian hukum di lantai 15 penuh dan sudah lama ditinggalkan oleh petugasnya. Sekitar 2750 buah boks file (10 cm X20 cm) tak ada daftarnya.

Jumlah pengelola arsip dan arsiparis di Ditjen Migas pada tahun 2009 berjumlah 2 orang yang satu orang di bagian hukum. Pada awal tahun 2010 mendapatkan satu calon arsiparis sehingga sampai dengan tahun 2010 jumlah arsiparis di ditjen migas sebanyak 3 orang. Sejak 2011, satu arsiparis difungsikan sebagai petugas pengurus dokumen perjalanan dinas luar negeri (visa dan paspor). Dan sejak tahun 2013, arsiparis di bagian hukum memasuki purna tugas.

KEGIATAN KEARSIPAN ADA PADA DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Agar dapat memulai pekerjaan kearsipan di Ditjen Migas pada tahun 2009 tersebut maka saya sebagai calon Arsiparis mengusulkan kepada pimpinan untuk dapat memindahkan arsip ke Pusat Arsip KESDM. Kementerian ESDM memiliki gedung pusat arsip yang beralamat di Jl. Yaltapena Tangerang Selatan di bawah koordinasi kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal KESDM.

Setelah mengkonsep surat bertanda tangan Sekretaris Ditjen Migas yang ditujukan kepada kepala Biro Umum dan berkoordinasi dengan pejabat terkait maka dilaksanakan pemindahan dengan judul penitipan sementara. Penitipan arsip tersebut mempunyai tujuan untuk penyelamatan 2000 boks.

Volume arsip sebesar 2.000 boks (boks ukuran 20X40 cm)tersebut hanya dapat diketemukan daftar arsip yang berupa hard copy. Tidak adanya arsiparis atau pengelola arsip sebelumnya yang mengetahui secara pasti keberadaan komputer atau back up file atau basis data yang menyimpan data arsip tersebut. Untuk itu setelah dilakukan pemindahan maka tugas sebagai calon arsiparis adalah mengetik kembali daftar arsip sejumlah kurang lebih 6000 data.

Pada tahun 2010, terdapat ruang arsip bagian Hukum di lantai 15 Gedung Plaza Centris yang akan dipergunakan sebagai ruang persedian ATK, atas arahan kepala bagian umum dan kepegawaian, saya melaksanakan pemindahan arsip tersebut dari gedung plaza centris ke pusat arsip KESDM sebanyak 2750 buah boks file (10 cm X20 cm). Pekerjaan pemindahan ini menemui pekerjaan rumah buat arsiparis yakni mendata ulang (membuat daftar arsip).

Tahun 2011 melaksanakan penataan kembali kepada sejumlah 4750 boks di gedung Pusat Arsip KESDM Jl. Yaktapena Tangerang selatan dengan tujuan untuk mendapatkan daftar arsip hukum dan updating daftar arsip pada volume 2000 boks (yang dipindah pada tahun 2009)

Dalam tahapan penataan kembali arsip di Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM yang beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan melalui tahap deskripsi, entri data, pengolahan data dan manuver fisik arsip serta reboksing (pemasukan kembali ke dalam boks arsip)yang meliputi Arsip Hukum; Arsip Subtantif Minyak dan Gas Bumi; dan Arsip Umum.

Hasil secara keseluruhan penataan arsip Minyak dan Gas Bumi di Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM yang beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan adalah sebagai berikut Arsip Hukum memiliki 2988 Data  dan jumlah bok  768    buah , Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi sejumlah  3123 data dan 394 boks Arsip Umum  sejumlah 2910 data dan 244 boks

Pada tahun 2013 melaksanakan pemindahan arsip dari gedung plaza centris yakni sejumlah 263 boks untuk dapat disimpan di Gd. Pusat Arsip KESDM di Jl. Yaktapena Tangerang Selatan.

Sampai tahun 2014 Total jumlah arsip yang tersimpan di pusat arsip KESDM adalah 1669 buah dan 9021 data yang terdiri arsip substantif, arsip hukum dan arsip umum. Arsip WP & Budget, Arsip Kerjasama internasional, arsip UKL dan UPL

Selain penataan arsip di pusat arsip KESDM, saya arsiparis juga menginisiasi penataan arsip di gedung plaza centris sehingga pada pertengahan tahun 2012, ruang arsip di lantai 8 kembali penuh. Arsip yang diserahkan oleh unit pengolah yakni unit unit kerja di lingkungan ditjen migas mencapai kurang lebih 2500 boks.

Kemudian pertangahan tahun 2012, dikarenakan kavling di Gedung pusat arsip KESDM sudah melebihi jatah untuk arsip ditjen migas, atau penuh maka arsiparis mengusulkan untuk mempergunakan jasa penyimpanan komersial yang tersedia di Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Melalui kerjasama penyimpanan arsip pada pertengahan tahun 2012 tersebut, maka dapat disimpan sebanyak 2500 boks arsip dan sampai dengan tahun 2014 ini, sebanyak 3400 boks arsip dapat tersimpan.

Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2012 yakni

No	Kode Unit	Unit Asal Arsip	Jumlah (boks)	Jml Data
1	DJM	Direktur Jenderal Migas	173	1730
2	SDML	Bagian Rencana dan Laporan	331	2900
3	SDMK	Bagian Keuangan	911	8242
4	SDMH	Bagian Hukum	23	241
5	SDMU	Bagian Umum dan Kepegawaian	61	543
6	DMBC	Subdit Penyiapan Program	11	98
7	DMBI	Subdit Pengembangan Investasi	46	205
8	DMBD	Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	321	5556
9	DMBK	Subdit Kerjasama Migas	81	469
10	DME	Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas	65	886
11	DMOT	Subdit Harga dan Subsidi	79	383
12	DMOP	Subdit Pengangkutan Migas	26	620
13	DMOK	Subdit Pengelolaan Non Bahan Bakar Migas	67	154
14	DMTE	Subdit Keselamatan Usaha hulu Migas	81	621
15	DMTL	Subdit Teknik dan Lingkungan Migas	77	644
16	DMTS	Subdit Standarisasi	98	946
17	DMT	Direktur Teknik dan Lingkungan Migas	49	189
Jumlah			2500	24597

Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2013 yakni

No	Seri Arsip	Kode Unit Pemilik	Lokasi Simpan		Jml Boks
			Boks	Rak
1	Wilayah Kerja Migas	DMEW	1 - 8	1	8
2	Pembinaan Usaha Hulu	DME	1 - 57	1	57
3	Pengembangan Investasi	DMBI	1 - 46	4	46
4	Penyiapan Program	DMBS	1 - 11	4	11
5	Harga dan Subsidi	DMOH	1 - 79	4	79
6	Pengelolaan non bahan Bakar	DMOK	1 - 67	5	67
7	Pengangkutan dan Penyimpanan	DMOP	1 - 26	5	26
8	Standarisasi	DMTS	1 - 50	5	50
9	Lindung dan Lingkungan	DMTL	50 - 127	5	77
10	Standarisasi	DMTS	128 - 175	6	47
11	Persuratan	DMT	1 - 49	7	49
12	Persuratan	DJM	9 - 40	7	31
13	Persuratan	DJM	136 - 146	7	10
14	Direktur Jenderal	DJM	1 - 91	8	91
15	Sekretariat Ditjen	SDM	1 - 52	8	52
16	Pengurusan Paspor Dinas	SDMU	53 - 61	8	8
17	Hukum	SDMH	1 - 23	9	23
18	Keuangan (SP2D PJDGB)	SDMK	1 - 22	11	22
19	Keuangan (Manajemen)	SDMK	1 - 207	13	207
20	Usaha Penunjang	DMTP	1 - 27	15	27
21	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	SDMU	1 - 61	15	61
22	Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan perleng)	SDMU	1 - 19	15	19
23	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	DMBD	1 - 30	16	30
24	Pengolahan	DMOO	1 - 5	17	5
25	Standarisasi	DMTS	1 - 123	21	122
26	Dok.Lelang Jargas 2009	ULP	1 - 57	21	57
27	Dok.Lelang Jargas 2010	ULP	1 - 96	22	96
28	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	DMBD	49 - 418	1 - 3	369
29	Kerjasama	DMBK	1 - 81	3 - 4	81
30	Keselamatan Operasi hulu	DMTT	176 - 256	6 - 7	80
31	Video Dialog TV	DMOH	1 - 8	7 - 8	8
32	Keuangan (SP2D Lelang)	SDMK	1 - 231	11 - 13	231
33	Keuangan (SP2D non lelang)	SDMK	1 - 305	18 - 20	305
34	Dok Lelang sebelum 2009	ULP	247 - 332		48
TOTAL JUMLAH BOKS ARSIP					2500

Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2014 yakni

No	Seri Arsip	JML Boks
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	94
2	Ketenagakerjaan Migas	56
3	IMTA dan RIB serta RKBI	57
4	Dokumen lelang DMB (berasal dari Lt.11 Ditjen Migas)	16
5	Pengembangan Investasi Migas	20
6	Penyiapan Program Migas	11
7	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2009	22
8	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2010	96
9	Dokumen Lelang LPG tahun 2009	34
10	Dokumen Lelang LPG tahun 2010	37
11	Dokumen Lelang LPG tahun 2011	46
12	Harga dan subsidi	79
13	Pengolahan	29
14	Standarisasi Migas	38
15	Dokumen Lelang KeselamatanOperasi  hulu Migas/SPBG	134
16	Keselamatan Operasi Hulu Migas	72
17	Surat Direktur DMT	27
18	Surat – surat Direktur  Jenderal	120
19	Bahan2 rapat Direktur Jenderal	89
20	Bahan2 rapat SDM	57
21	Bahan2 rapat SDM	30
22	Hukum	23
23	Rencana dan Laporan	56
24	Laporan pekerjaan proyek (keg.DIPA)/SDMK	73
25	Laporan pekerjaan proyek (keg.DIPA)/S	19
26	Dokumen Lelang SDMU, SDML , SDMH, SDMK 2011 – 2012	135
30	Izin DMTT	45
31	Dokumen Lelang DME (dari lantai 11)	49
32	Dokumen Lelang DMT (dari Lantai 11)	79
33	Dokumen Lelang DMO (dari lantai 11)	32
34	Berkas SP2D PJDGB beserta lampirannya	26
35	Berkas SP2D Lelang beserta lampirannya	316
36	Dokumen Lelang jargas (dari lantai 11)	47
37	Keuangan (BMN/Aset)/YD	90
38	Keuangan persuratan/ WP	34
39	Umum dan Kepegawaian (MU)	61
40	Usaha Penunjang	15
41	SP2D beserta Lampirannya tahun 2011 (MK)	182
42	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2011	177
43	Berkas SP2D non Lelang beserta lampirannya s.d Tahun 2010	303
44	Dokumen Lelang PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011	231
47	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2011	120
48	Standarisasi	123
	Jumlah Boks	3400

No	Seri Arsip	Tahun	Jumlah
1	Dokumen Hasil Pertemuan Internasional	1969 – 2005	68 boks/342 data
2	Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Pemantauan (UPL)	2007 - 2010	76 boks/646 data
3	Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS	1971 - 2006	67 boks/675 data
4	Surat dan Nota Dinas Direktur Jenderal Migas	2006 - 2007	52 boks

Selain kegiatan pengolahan arsip, yang telah saya lakukan sebagai arsiparis Ditjen migas adalah melaksanakan pemanfaatan teknologi Komputer untuk kearsipan yakni dengan membangun aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas berbentuk database pada tahun 2010 dan sistem informasi alihmedia untuk nota dinas bertandatangan direktur Jenderal pada tahun 2011. Cara pelaksanaan adalah melalui pihak ketiga metode pelelangan umum. Dalam pembuatan aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas , saya arsiparis memberikan masukan konsep proses busines modul data base.

Sebagai admin dalam Pemanfaatan teknologi Informasi berupa aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas sampai laporan ini disusun telah terinput 32.001 data arsip dan file pdf sebanyak 7.758 file

Pada sisi pengembangan profesi, maka sebagai arsiparis pengembangan pemahaman degan pembuatan tulisan yang terdokumentasi dan terpublikasi melalui media sosial blogger yang beralamat di http://nurulmuhamad.blogspot.com/.

CARA MELAKSANAKAN PEKERJAAN KEARSIPAN YANG MENJADI TUGASNYA.

Sejak tahun 2009 yakni awal melaksanakan dinas sebagai calon arsiparis, penulis memahami kebutuhan rekan sesama petugas arsip atau rekan arsiparis yang berkumpul dengan menyebut sebagai tim kerja. Untuk itulah, saya mengusulkan kepada pimpinan untuk membentuk tim kearsipan yang fokus mengerjakan kearsipan. 

Menurut penulis, pendekatan peran serta perusahaan yang bergerak di bidang kearsipan dapat menyediakan tim saya butuhkan. Saya membentuk skema penataan, dan memilah sebelum arsip dideskrepsi. Tim tersebut dibawah kendali saya sebagai seorang arsiparis. Arsiparis harus mensupervisi bahkan mengendalikan jalannya penataan arsip. Jika terjadi pergantian perusahaan yang berpengaruh ke pergantian tim, keberlanjutan pekerjaan masih dapat terkendali oleh arsiparis. Pengawasan pun dapat dilaksanakan karena terkait dengan data data negara.

HAMBATAN ATAU KENDALA YANG DIHADAPINYA

Secara ideal, kebutuhan arsiparis di Ditjen Migas adalah 2 orang per jenjang kepangkatan sehingga dapat membentuk beberapa tim kearsipan. jumlah kebutuhan adalah 12 orang arsiparis. dari 12 kebutuhan baru tersedia 1 orang saja. Menurut penulis, tim kearsipan terdiri arsiparis dan petugas non arsiparis. Jenis koordinasi fungsional memerlukan wadah tim sehingga dapat efektif dalam melaksanakan manajemen kearsipan. Tim yang sekarang saya bentuk masih terbatas pada penataan dengan output berupa boks arsip dan daftarnya. 

Dibutuhkan tim dari arsiparis ahli yang melakukan pemusnahan, karena ada unsur penilaian dan analisa arsip yang akan dimusnahkan. Kebutuhan tim lagi adalah tim pemanfaatan teknologi sehingga daftar arsip dapat tersimpan di dalam basis data. Selain itu aplikasi basisdata juga dapat dipergunakan untuk membantu perawatan serta kecepatan penemuan kembali.

Hambatan yang lain adalah ketersediaan gedung atau ruang simpan. Jika penataan arsip terus menerus dilakukan, maka membutuhkan banyak ruang simpan. Terlebih lagi belum adanya tim yang memikirkan untuk pemusnahan.