Sesuai dengan PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, kata kunci dalam JRA yang diperhatikan adalah pemeliharaan, penyelamatan, penyimpanan dan penyusutan.
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Pun dalam rangka pemeliharaan dengan cara penyimpanan arsip aktif dan inaktif yang sudah didaftar dalam daftar arsip untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip mendasarkan pada JRA.
Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
Hal yang menjadi diskusi diantara para arsiparis adalah bagaimana cara penentuan retensi suatu arsip. Penentuan jenis/seri dan retensi memerlukan metodologi yang disepakati dalam mengidentifikasi. Identifikasi pertama misalnya, jangka waktu penyimpanan terkait nilai administrasi suatu transaksi kegiatan. Contohnya masa berlaku suatu dokumen untuk mendukung kegiatan. Surat rekemondasi usaha tertentu mempunyai masa berlaku 2 tahun, kemudian dapat diperpanjang kembali, memiliki jangka waktu aktif selama 2 tahun.
Identifikasi kedua adalah keterkaitan proses, yakni apakah jenis kegiatan koordinatif, kegiatan yang unik hanya dimiliki oleh satu lembaga saja, atau kegiatan yang saling terkait satu unit dengan unit lainnya, terkait satu lembaga dengan lembaga lainnya. contohnya adalah, kegiatan kemigasan indonesia yang dilaksanakan oleh Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas, SKK Migas, dan BPH Migas, harus dipandang sebagai satu kesatuan konteks sehingga mendapatkan indetifikasi retensi yang mewakili.
Indentifikasi berikutnya adalah nilai pendidikan dan penelitian termasuk di dalamnya nilai kesejarahan. sering analisa terait konten/isi arsip membuat jangka waktu simpan yang tidak terukur. Nilai yang terkandung pada isi informasi dalam rekaman kegiatan menyebabkan penilaian jangka waktu penyimpanan tidak dapat distandarisasi. Hal ini terjadi jika hanya terfokus pada isi informasi dan melepaskan kontek kegiatan atau melepaskan struktur organisasi unit pencipta arsip.
Proses Identifikasi dalam penentuan retensi dan jenis/seri arsip harus memperhatikan perubahan struktur organisasi unit pencipta arsip. Perhatian tersebut karena asas pengelolaan arsip yakni asas "asal - usul". Tahun dimana terjadi perubahan organisasi, merupakan area dimana berpijaknya suatu analisa/identifikasi.
Seringnya kita perhatikan bahwa seri yang tertuang dalam JRA adalah hasil analisa tugas pokok dan fungsi organisasi yang tertuang dalam struktur organisasi versi terkini. Hal itu mengakibatkan penangkapan jenis dan seri arsip hanya dapat diliat dari tahun dimana struktur organisasi terbaru. Nah, bagaimana dengan arsip yang tercipta sebelum tahun perubahan struktur organisasi termaksud?
Jika tidak terdapat perubahan struktur organisasi yang signifikan, mungkin tidak begitu masalah bagi penentuan jenis dan seri arsip. sebagai contoh dengan diganti, dirubah, dihapuskan nomenkelatur unit eselon I, maka aka sangat mempengaruhi jenis dan seri arsip.
Metodologi penentuan retensi dengan mendasarkan proses Identifikasi arsip, kemudian oleh negara disebut dengan pedoman retensi yang dibahas oleh ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait sebagaimana amanah PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 54 ayat 2. Produk Perka ANRI mengenai Pedoman Retensi pada tahun 2013 antara lain adalah urusan perdangangan, urusan perhubungan ,
Pedoman retensi termaksud termuat inovasi yang dapat disebut dengan metodologi dalam penentuan retensi yakni dengan pola retensi jangka menengah (sampai dengan 5 tahun) dan retensi jangka panjang sampai dengan 10 tahun).
Identifikasi seri dan retensi sesuai dengan pedoman retensi termaksud menegaskan norma bahwa perhatian untuk peraturan perudangan yang mewajibkan arsip disimpan, peraturan perudangan yang mengatur daluarsa penuntutan hukum, kepentingan pertanggungjawaban keuangan.
Menurut pendapat pribadi penulis bahwa pedoman retensi yang dikeluarkan oleh negara cq. ANRI tersebut belom mengakomodir dinamika perubahan struktur organisasi yang berpengaruh terhadap jenis arsip serta penentuan retensi. Bahwa kemudian terdapat norma untuk memperhatikan peraturan perundangan hanya berada dalam identifikasi nilai administrasi dan nilai hukum.
Dengan pemaparan di atas, dapat disimpulkan sementara bahwa dalam pembuatan JRA diperlukan kesepakatan metodelogi penentuan jenis/seri dan retensi, atau kemudian menurut negara memerlukan pedoman retensi.
Namun demikian semangat untuk membuat aturan mengenai JRA perlu diapresiasi . contohnya saja terdapat 3 Peraturan Menteri ESDM tentang JRA Substantif yakni Substantif ketenagalistrikan, Substantif Mineral dan Batubara, serta substantif kegeologian.
Seringnya kita perhatikan bahwa seri yang tertuang dalam JRA adalah hasil analisa tugas pokok dan fungsi organisasi yang tertuang dalam struktur organisasi versi terkini. Hal itu mengakibatkan penangkapan jenis dan seri arsip hanya dapat diliat dari tahun dimana struktur organisasi terbaru. Nah, bagaimana dengan arsip yang tercipta sebelum tahun perubahan struktur organisasi termaksud?
Jika tidak terdapat perubahan struktur organisasi yang signifikan, mungkin tidak begitu masalah bagi penentuan jenis dan seri arsip. sebagai contoh dengan diganti, dirubah, dihapuskan nomenkelatur unit eselon I, maka aka sangat mempengaruhi jenis dan seri arsip.
Metodologi penentuan retensi dengan mendasarkan proses Identifikasi arsip, kemudian oleh negara disebut dengan pedoman retensi yang dibahas oleh ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait sebagaimana amanah PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 54 ayat 2. Produk Perka ANRI mengenai Pedoman Retensi pada tahun 2013 antara lain adalah urusan perdangangan, urusan perhubungan ,
Pedoman retensi termaksud termuat inovasi yang dapat disebut dengan metodologi dalam penentuan retensi yakni dengan pola retensi jangka menengah (sampai dengan 5 tahun) dan retensi jangka panjang sampai dengan 10 tahun).
Identifikasi seri dan retensi sesuai dengan pedoman retensi termaksud menegaskan norma bahwa perhatian untuk peraturan perudangan yang mewajibkan arsip disimpan, peraturan perudangan yang mengatur daluarsa penuntutan hukum, kepentingan pertanggungjawaban keuangan.
Menurut pendapat pribadi penulis bahwa pedoman retensi yang dikeluarkan oleh negara cq. ANRI tersebut belom mengakomodir dinamika perubahan struktur organisasi yang berpengaruh terhadap jenis arsip serta penentuan retensi. Bahwa kemudian terdapat norma untuk memperhatikan peraturan perundangan hanya berada dalam identifikasi nilai administrasi dan nilai hukum.
Dengan pemaparan di atas, dapat disimpulkan sementara bahwa dalam pembuatan JRA diperlukan kesepakatan metodelogi penentuan jenis/seri dan retensi, atau kemudian menurut negara memerlukan pedoman retensi.
Namun demikian semangat untuk membuat aturan mengenai JRA perlu diapresiasi . contohnya saja terdapat 3 Peraturan Menteri ESDM tentang JRA Substantif yakni Substantif ketenagalistrikan, Substantif Mineral dan Batubara, serta substantif kegeologian.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar