PEMUSNAHAN ARSIP

Dasar hukum pemusnahan arsip adalah ketentuan pasal 89 Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dengan berdasar ketentuan tersebut, Kepala ANRI mengeluarkan Peraturan nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip.

Kata kunci dalam pemusnahan arsip antara lain adalah nilai guna arsip, Jadwal Retensi Arsip, TIM penilai, kewenangan dan tanggungjawab pemusnahan, persetujuan dan pelaksanaan pemusnahan. Kata pemusnahan merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip. Kegiatan pemusnahan merupakan sub unsur siklus hidup arsip. Siklus hidup arsip menjadi landasan norma yang kemudian menjadi kaidah kearsipan.

Menurut penulis, pemusnahan menjadi primadona karena pertumbuhan arsip kertas semakin tinggi. Saat ini, penggunaan kertas masih menempati posisi pertama dalam proses kegiatan administrasi di instansi pemerintah. Bahkan ada anggapan bahwa tanpa adanya arsip kertas, tidak ada pula kegiatan dalam instansi pemerintah. Komunikasi kedinasan mempergunakan surat, melaporkan proses sampai hasil mempergunakan media kertas, mengumpulkan data dengan bermediakan kertas, dlsb.

Central file pada suatu unit kerja penuh dengan arsip kertas, bahkan koridor ruang kerja tak luput untuk menempatkan arsip kertas. Central file sampai dengan records center penuh dengan arsip. Penuhnya arsip tersebut selain diakibatkan oleh pertumbuhan arsip kertas yang tinggi, juga diakibatkan oleh kegiatan penyiangan arsip yang jarang dilaksanakan. kegiatan penyiangan arsip adalah menyisihkan bahan bahan non arsip seperti Duplikasi, kertas kosong, formulir kosong, undangan.

Duplikasi arsip yang berelebih sering kita jumpai dari proses kegiatan birokrasi yang memiliki struktur berjenjang dan bersifat koordinatif. selain itu, duplikasi diakibatkan oleh salah dalam memahami definisi arsip. Dalam tumpukan arsip terdapat bahan rujukan, data dan informasi pendukung, referensi namun menjdai satu dengan arsip, kemudian disebut arsip. arsip belom dilihat dari kesatuan kontek, konten dan struktur, sehingga mengakibatkan berlebihan bahan bahan yang sebetulnya tidak masuk dalam kriteria arsip.

Prinsip pemusnahan antara lain adalah prosedur, tanggungjawab pencipta arsip, persetujuan pencipta dan atau ANRI, dibawah koordinasi unit kearsipan, dilakukan total baik fisik dan informasinya.

Prosedur pemusnahan terdiri dari pembentukan panitia, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian oleh panitia penilai, permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip ke ANRI(untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun), membuat notulen rapat, surat pertimbangan dari panitia penilai, surat persetujuan dari pencipta arsip, persetujuan ANRI untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun, Daftar arsip yang dimusnahkan, berita acara pemusnahan.

Sifat pekerjaan pemusnahaan adalah koordinatif antara unit pengolah, unit kearsipan, dan unit kerja di ANRI. Unit tersebut adalah Deputi Bidang Konservasi, Direktur Akuisisi dan Kasubdit Akuisisi Lembaga Negara. Unit kerja ini mempunyai kewenangan dalam penilaian dan penyusunan telaahan persetujuan pemusnahan arsip bersama dengan anggota tim penilai dan arsiparis.