jenis / seri arsip fasilitatif

Pada tulisan sebelumnya, penulis membandingkan seri arsip perlengkapan yang termuat pada Per. Menkominfo No.17/Per/M.Kominfo/7/2011 dengan Per. Menpan dan RB No.43 Tahun 2013. Kedua produk pengaturan mengenai Jadwal Retensi Arsip tersebut mempunyai pola penentuan retensi yang hampir sama yakni di bawah 5 tahun. 

Jika menilik permasalahan di kearsipan, salah satunya adalah kepastian hukum dalam penyimpanan arsip, maka produk pengaturan mengenai Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu solusi mengatasi permasalahan kearsipan termaksud. Jika permasalahan kearsipan adalah terlalu mahalnya beaya penyimpanan, maka tuntutan terhadap Jadwal Retensi Arsip adalah pola penentuan retensi yang semakin dipersingkat. 

Pola penentuan retensi selama 5 tahun merupakan pola retensi jangka menengah. Bisa jadi disebabkan semakin mahalnya beaya penyimpanan menuntut beralihnya dari pola retensi jangka menengah ke dalam jangka pendek. Namun demikian, pertimbangan daluarsa penuntutan hukum mengubur pertimbangan berakhirnya pemeriksaan pertanggungjawaban keuangan. Bayang - bayang daluarsa penuntutan hukum menghantui dalam desakan tuntutan agar dari pola jangka menengah ke jangka pendek. Malahan, bayang kekhawatiran tersebut membawa dari pola jangka menengah ke jangka panjang (retensi 10 tahun).

Contoh dari hal di atas adalah terbitnya permen ESDM Nomor 13 tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian KESDM. Seri arsip Perlengkapan pada sub seri pengadaan barang mempunyai retensi 10 tahun. Menurut pendapat penulis, penentuan retensi pada sub seri pengadaan tersebut mendapatkan pengaruh psikologis kejadian daluara penuntutan hukum di sekretariat Jenderal KESDM pada kurun waktu akhir 2012 sampai dengan awal tahun 2014. 

Dengan pola retensi yang panjang (10 tahun), maksud dari efektifitas dan efisiensi pengelolaan kearsipan urung terlaksana. Pola retensi yang panjang mengakibatkan beaya penyimpanan semakin tinggi. Desakan permasalahan kearsipan yang perlu dijawab dengan terobosan penentuan retensi, harus mati terkubur oleh pertimbangan bayang bayang daluarsa penuntutan hukum.

Kepentingan efektifitas dan efisiensi pengelolaan kearsipan, memang harus diakomodir tidak hanya pada pola retensi. Efektifitas dan efisiensi pengelolaan kearsipan dapat diakomodir dengan penentuan jenis dan seri arsip yang sesuai dengan kondisi kekinian. Penentuan jenis dan seri arsip seyogyanya disesuaikan dengan produk hukum terbaru yang mengaturnya. 

misalnya: dalam permen esdm nomor 13 tersebut disuratkan bahwa sub seri arsip pengadaan barang hanya terdiri dari 2 hal saja. yang pertama adalah telaahan pelaksanaan lelang/pemilikan/penunjukan langsung, yang kedua adalah dokumen lelang. penulis berpendapat bahwa penentuan jenis / seri arsip pengadaan barang haruslah dianalisa dari proses administrasi yang termuat di dalam peraturan presiden tentang pengadaan barang dan jasa. dengan mengundang para pelaksana di bidang pengadaan dan para pakar sehingga terumuskan jenis/seri arsip pengadaan yang memang mewakili kondisi kekinian. 

Dengan penentuan jenis / seri pengadaan sesuai dengan kondisi kekinian, maka pola penentuan retensi dapat rijit sesuai dengan gambaran daluarsa penuntutan hukum serta pertimbangan berakhirnya pemeriksaan pertanggungjawaban keuangan. dengan analisa penentuan retensi yang bersifak kekinian dapan menghasilkan seri sebagai berikut

1. berkas pengadaan barang dengan metode penunjukkan langsung akan memiliki retensi yang berbeda dengan metode lelang umum. 
2. arsip pengadan barang dengan nilai pengadaan diatas satu milyar akan memiliki retensi berbeda dengan nilai dibawah 900 juta.
3. arsip pengadan barang untuk belanja modal akan berbeda dengan belanja bahan. 
4. arsip pengadaaan barang infrastruktur (sesuai dengan intruksi presiden) memiliki retensi yang berbeda dengan pengadaan barang yang bersifat rutin.
5. dan lain sebagainya