Alur Persuratan

Dari Ruang Rapat Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Energi Ketenagalistrikan (P3TEK) Gunung Sindur Bogor, Jawa Barat. Kamis, 25 November 2021. Unsur dukungan administrasi dan manajemen Ditjen Migas, gelar diskusi teknis persuratan. Perwakilan Unit Sekretariat Ditjen Migas, Biro Umum, dan Pusdatin KESDM saling mendalami alur persuratan. 

Kasubkoor tata usaha Ditjen Migas membuka acara dan disambung oleh Kasubag TU Menteri. Dari sini mulai tergambar jalannya diskusi demi meraih peningkatan kinerja institusi melalui urusan persuratan.

Isu yang terbawakan ialah tata waktu tindak lanjut atas disposisi dengan lima hari kerja saja. Selain itu monitoring alur disposisi ke bawah/turun, dan berbalik kembali ke atas/naik. Bisa jadi perlunya fasilitas loog book data surat yang dapat menginformasikan alur turun dan naik. 

Pada sesi pemaparan alur persuratan, aku yang ditunjuk segera menayangkan SOP pengurusan dan penyusunan surat versi Mei 2020 serta usulan alur disposisi Menteri. Melengkapi itu, terselip paparan kebutuhan dokumentasi persuratan oleh staf sekretaris JPT Madya yang telah dibahas pada tanggal 27 Oktober 2021 bersama Kasub TU Menteri sebelumnya.

Pengguna aplikasi persuratan elektronik (User Sekretaris Eselon 1) membutuhkan fasilitas penyusunan loog book untuk memberikan laporan kepada JPT Madya atas dokumentasi tindak lanjut surat. Hal tersebut sebagai inisiasi dari edaran Sekjen KESDM tanggal 8 Oktober 2021.

Substansi rapat mengalir ke agenda selanjutnya yakni Implementasi pada aplikasi persuratan elektronik. Tanggapan dari wakil Pusdatin yang mengawal aplikasi persuratan elektronik berada pada poin "perlunya analisa dan pendalaman lebih lanjut bersama otoritas persuratan yakni Biro Umum"

Diskusi teknis persuratan pun berpuncak pada tanggapan akhir pemilik bisnis proses persuratan atas agar nantinya terimplementasi se kementerian baik usulan penyederhanaan alur persuratan dan kebutuhan fitur loog book untuk user sekretaris es.1"

Akhirnya, tulisan ini hanya sebagai pengikat memoriku akan inisiasi penyederhanaan alur persuratan bersamaan datangnya penyederhanaan Birokrasi. Last, perlukah  kembali merujuk kewenangan otonom pada unit organisasi sesuai Permen ESDM 2/2020, demi percepatan penyesuaian implementasi pada aplikasi persuratan elektronik???