Kelompok Arsip Keuangan (Belanja)

Salah satu pertumbuhan arsip yang sangat pesat adalah arsip yang tercipta dalam rangka pelaksanaan belanja pemerintah. Pemerintah baik pusat maupun daerah melaksanakan kegiatan berdasar UU keuangan negara beserta perangkat dibawahnya mulai dari Peraturan Pemerintah, Peraturan menteri keuangan (PMK) sampai aturan teknis yakni keputusan Dirjen Perbendaharaan dan dirjen Anggaran. Mekanisme belanja akan menciptakan berkas keuangan. Seri arsip belanja atau kelompok arsip keuangan (belanja) sebagaimana JRA keuangan membagi menjadi pelaksanaan belanja barang / jasa pemerintah yakni untuk barang habis pakai, belanja inventaris dan belanja jasa. Klasifikasi jenis belanja tersebut masih sangat membingungka para petugas kearsipan yang menata secara fisik arsip keuangan. 

Selama ini JRA Keuangan atau klasifikasi arsip keuangan pada kelompok arsip pembayaran belum mengikuti PMK mengenai akun belanja, sehingga membingungkan petugas arsip dalam pemberkasan. Selain itu juga JRA keuangan dan Klasifikasi arsip keuangan belom mengikuti peraturan presiden mengenai pengadaan barang dan jasa, sehingga kelompok atau klasifikasi ini dapat menjadi tool petugas arsip dalam memberkaskan.

Contoh berikut ini adalah ilustrasi pemberkasan arsip keuangan (belanja) dengan mengikuti mekanisme pembayaran dan penganggaran serta pengadaan barang dan jasa yang disebut pada tulisan ini dengan kelompok arsip non lelang 

Kolompok Arsip keuangan Non Lelang merupakan kelompok arsip pembayaran barang dan jasa yang memiliki kriteria yakni, nilai barang dibawah 100 juta, dan dibawah 50 juta untuk konsultansi. Pelaksanaan pengadaan mempergunakan metode pengadaan langsung. Pelaku atau pejabat yang berkewenangan antara lain adalah PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), pejabat penandatangan SPM dan Bendaharawan.

Kelompok Arsip keuangan non lelang juga untuk pengelompokkan arsip pembayaran yang ditransfer  mekanisme bendahara pengeluaran suatu unit Pengguna Anggaran.
Skema penataan arsip pada pembayaran barang dan jasa pemerintah dengan metode pengadaan penunjukkan langsung atau non lelang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Belanja modal yakni berupa peralatan dan mesin serta belanja fisik lainnya
2. Belanja habis pakai antara lain belanja bahan, barang operasional, barang non operasional, dan belanja honorarorium
3. Belanja jasa lainnya yang didominasi pada belaja konsinyering dan rapat
4. Belanja daya dan jasa untuk pembayaran telepon, internet dan listrik
5. Belanja perjalanan dinas yang terdiri dari perjalanan dinas dalam negeri dan luar negeri
6. Belanja sewa
7. Belanja pemeliharaan
8. Tunjangan diklat, tunjangan tugas belajar
9. Gaji dan tunjangan seperti diantaranya pembayaran lembur, uang makan, tunjangan dan lain sebagainya

kKesimpulan tulisan ini adalah, perangkat lunak dalam kearsipan yakni Klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip haruslah mengikuti mekanisme yang terdapat pada aturan di bidangnya. Misalnya jenis dan kelompok arsip keuangan harus mengikuti akun akun belanja yang terdapat pada PMK (Peraturan Menteri Keauangan) dan mekanisme di Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran. Bukan lagi hanya kelompok pembayaran untuk 3 jenis barang pakai habis, inventaris dan jasa saja, harus dirinci sesuai akun belanja. Hal tersebut akan bermanfaat bagi petugas arsip dalam melakukan pemberkasan. 

Berkembangnya naskah- naskah menjadi rekaman kegiatan

Pakar administrasi negara UGM The Liang Gie bilang bahwa kearsipan hanyalah "hasil samping" dari proses administrasi. Kegiatan administrasi menghasilkan arsip. Konsep bahwa arsip adalah naskah naskah yang dikirim dan diterima dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Instansi pemerintah menjalankan fungsinya untuk menggerakkan roda pemerintahan menjadikan "hasil samping" (berupa arsip negara). Kegiatan kearsipan yang didasarkan pada UU kearsipan No. 7 Tahun 1971.

Paradigma administrasi negara berkembang dari zaman orde baru ke zaman reformasi. Konsep sentralisasi berubah menjadi desentralisasi dengan UU otonomi daerah tahun 1999 pun telah mengalami perkembangan di tahun 2004. Terhitung 5 (lima) tahun berjalannya otonomi daerah yang membagi kewenangan antara daerah dan pusat membawa pengaruh yang signifikan dalam paradigma administrasi negara Indonesia. Sehingga pada tahun 2004 otonomi daerah berubah berdasarkan UU pemerintah daerah dan UU perimbangan keuangan antara pusat dan daerah.

Pengaruh pada bidang kearsipan di Indonesia yakni ketika kearsipan masih menerapkan konsep "hasil samping" dari kegiatan administrasi maka perkembangan kewenangan ini juga harus diikuti pada bidang kearsipan. Naskah - naskah yang dikirim dan diterima oleh instansi pemerintah menjadi berkembang dan tumbuh pesat karena kewenangan dalam menyelenggarakan pemerintahan dipisah antara pusat dan daerah. Berdasarkan kewenangan pemerintah daerah, maka suatu surat bertanda tangan bupati memiliki nilai arsip yang hampir sama dengan yang ditandatangani oleh presiden dan menteri. Dengan nilai arsip yang hampir tidak bisa dianggap remeh pada semua aspek berbangsa dan bernegara sebagai hasil pembagian kewenangan yang didasarkan pada Undang undang, konsep kearsipan berkembang dari naskah- naskah menjadi rekaman kegiatan. 

Sehingga pada tahun 2009, UU kearsipan membawa konsep rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Lokus kearsipan bukan hanya kepada naskah naskah namun berkembang menjadi informasi yang terekam. perkembangan administrasi negara dengan adanya pembagian kewenangan berusaha diantisipasi dengan menjalankan konsep informasi yang terekam. konsep ini juga menjadi jawaban agar paradigma arsip sebagai alat menjalankan pemerintahan saja, namun keberadaan arsip merupakan rekaman kegiatan dari seluruh kegiatan pemerintahan baik pusat maupun daerah.

kesiapan bidang kearsipan akan diuji dikarenakan perkembangan kewenangan dalam menjalankan pemerintahan. sebagai contoh munculnya banyak badan dan lembaga di instansi pusat. sering berubahnya nama kantor di daerah karena harus disesuaikan dengan visi bupati / gubernur yang baru. Informasi tidak bisa hanya dikembalikan pada unit pencipta saja (dalam istilah kearsipan disebut prinsipel of provenance) namun harus dikembalikan kewenangan dari unit pencipta. dalam hal ini dasar hukum atau undang undangnya. Pemahaman unit pencipta arsip didasarkan pada peraturan yang terus berkembang, namun juga tidak melupakan periodesasi sehingga gambaran sejarah tak tergerus karena perubahan itu sendiri. 

Kesimpulannya adalah, siap dan harus disiap dengan perubahan, namun perubahan harus berdasar. rekaman kegiatan pada periode munculnya Otonomi daerah tahun 1999 dan diikuti berkembangnya pemerintah daerah tahun 2004 serta tahun 2009 dengan munculnya UU kearsipan. Klasifikasi arsip harus mampu menunjukkan dan mengakomodir perubahan tersebut. Perubahan dikarenakan dasar mengikuti peralihan kewenangan. 

Arsip Usaha Penunjang Migas

Masa simpan aktif dokumen usaha penunjang minyak dan gas bumi sesuai Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, KESDM  Arsip atau dokumen ini adalah 3 tahun.  
Berikut beberapa analisa yang terkait dengan dokumen usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi

1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Ditjen Migas yang berubah mengikuti Permen 030 Tahun 2005 menyebabkan perubahan kewenangan penandatanganan Dokumen Usaha Penunjang Migas. terhitung mulai tanggal 9 Februari 2006, kewenangan tersebut berpindah dari Direktur Pembinaan Program (DMB) kepada Direktur Teknik dan Lingkungan (DMT)
2. Pelaksanaan didasarkan pada peraturan MESDM nomor 27 tahun 2008 tentang Kegiatan usaha Penunjang Migas dan SK Dirjen nomor 15784.K/10/DJM.S/2010 tentang pedoman pemberian surat keterangan terdaftar yang menimbang bahwa dalam rangka kelancaran dan ketertiban pelayanan memutuskan Direktur jenderal Migas melimpahkan kepada Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas. Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas melalui Subdit Usaha Penunjang meneliti dan mengevaluasi permohonan dan data yang disampaikan oleh perusahaan atau perseorangan.
3. Untuk mengetahui kemampuan dari perusahaan jasa penunjang, surat permohonan ditujukan ke direktur teknik dan lingkungan migas dengan melampirkan data - data antara lain : Biodata Perusahaan  (fotokopi Akte Pendirian, Neraca terkini, NPWP, SIUP/SIUJK, sertifikat Kadin/Asosiasi, SITU/domisili, SP BKPM bagi perusahaan PMA/PMDN, dan SKT Migas lama bagi pendaftar ulang), Daftar tenaga ahli  (struktur organisasi, fotokopi ijazah/curiculum vitae, dan IKTA jika mempekerjaan tenaga kerja asing), Sarana dan Prasarana (daftar peralatan yang digunakan, dan/atau workshop yang dimiliki/dipakai),  Pengalaman usaha perusahaan  (yang terkait dengan bidang usahanya, dan fotokopi kontrak kerja/SPK), Keterangan/izin khusus  (Izin BATAN untuk usaha Radiographic Inspection, dan Izin Perla untuk usaha Pekerjaan Bawah Air), dan fotokopi agreement untuk yang bekerjasama dengan pihak asing), Surat pernyataan tentang kebenanaran dokumen, dan Surat Kuasa Direksi perusahaan yang bersangkutan bila pengurusan SKT Migas  (Registrasi Perusahaan Usaha Penujang Migas  didelegasikan kepada orang lain (selain Direksi)
4. Alur sesuai dengan SOP penerbitan SKT Migas menciptakan arsip antara lain adalah Lembar disposisi Direktur Teknik ke Subdit Usaha Penunjang Migas;  Inspektur Migas/Verifikator langsung melakukan interview tentang bidang usaha yang diinginkan perusahaan serta kesiapan pendukung usaha yang akan dilakukan baik permodalan, peralatan / fasilitas dan SDM dituangkan dalam suatu Berita Acara Verifikasi; Berdasarkan Berita Acara Verifikasi, Subdit Usaha Penunjang Migas mengajukan Nota Dinas usulan/rekomendasi kepada Direktur DMT tentang bidang usaha yang akan diterbitkan dalam SKT Migas disertai pengajuan konsep SKT Migas untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun; Direktur DMT atas nama Direktur Jenderal Migas memberikan persetujuan / menandatangani SKT Migas.

Seri ini memiliki masa simpan aktif selama 3 tahun. Setelah 3 tahun terhitung dari tahun pada dokumen, arsip harus diserahkan ke unit kearsipan (Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Umum dan Kepegawaian) untuk disimpan selama 1 tahun. dan pada tahun ke 5 arsip tersebut dapat dimusnahkan. Dasar penghitungan umur arsip atau masa simpan aktif berdasarkan masa berlaku SKT Migas yang hanya berlaku selama 3 tahun.

pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Pendapat masyarakat bahwa inti dan tujuan utama kearsipan dan pengarsipan itu adalah cepat dan mudah dalam penemuan kembali. Mengarsipkan agar mudah untuk ditemukan. mengelola file agar tersimpan dengan rapi dan tersedia untuk penemuan kembali. Memang kenyataan nya adalah demikian, sebagus dan serapi apapun, jika arsip yang disimpan dan ditata sulit dan lama dalam penemuan kembali, apalah gunanya. 

Munculnya penggunaan Teknologi komputer dianggap mampu untuk mengatasi permasalahan dalam penemuan kembali. Mesin pencari ato dalam istilah kerennya "search engine" adalah alat yang sering kita dengar untuk mengatasi penemuan kembali. Basisdata terkomputerisasi sangat ngetren untuk bisa mengatasi penyimpanan dan pencarian. Sistem Informasi menjadi deket dengan telinga para arsiparis sebagai sarana bantu dalam pengarsipan dan kearsipan.

Secara kebijakan dan regulasi pun, pemerintah telah menerbitkan Peraturan Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi No.6 Tahun 2011 tentang pedoman umum tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi. Peraturan tersebut mempunyai sasaran pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Penggunaan teknologi informasi bukan hanya untuk pencatatan dan penomoran surat serta pengendalian informasinya saja. Namun penggunaan tenologi informasi untuk merekam  dan memotret naskah naskah yang telah diterima dan dikirim. Basisdata sebagai perangkat lunaknya dan server sebagai perangkat keras merupakan persyaratan mutlak yang harus tersedia.

Surat keluar ataupun surat masuk direkam mempergunakan mesin scanning dan diunggah pada basisdata. File scan berformat pdf telah tersimpan di server dan dapat dipanggil kembali dengan bantuan aplikasi komputer yang biasa dinamakan sistem informasi. Rekaman atas surat masuk dan surat keluar yang tersimpan pada komputer induk inilah yang akan menyediakan arsip. artinya arsip yang tersedia sebagai hasil rekaman para petugas persuratan yakni pengurusan surat masuk dan surat keluar. 

Para petugas persuratan baik yang memiliki jabatan arsiparis atau pengadministrasi umum dituntut untuk lebih dekat dengan teknologi informasi. Selama ini , petugas yang sudah menguasai entri komputer untuk registrasi surat dan penomoran surat,  petugas persuratan diharuskan melakukan scan /pemindaian dan mengunggah di aplikasi basisdata.

Penambahan petugas pada unit kerja yang menerima surat masuk (sistem sentralisasi), adalah penting dilakukan agar pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas dapat terlaksana dengan baik. Selain itu juga penambahan space kerja untuk memindai, peralatan scanner yang disesuaikan dengan jumlah surat, dan personal komputer yang terhubung dengan server.

arsip ketenagakerjaan Migas

Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, KESDM menyebutkan seri arsip Pembinaan Program Migas yang salah satunya berisi mengenai ketenagakerjaan.

Seri arsip mengenai ketenagakerjaan migas terdiri atas Rekomendasi Peggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA), Rekomendasi Izin Mempekerjakan Tenaga Asing (IMTA). Seri arsip ini mempunyai masa aktif  selama 1 tahun dan masa inaktif selama 2 tahun dan nasib akhirnya musnah. Masa aktif adalah masih berada di ruang arsip Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri (DMBD), sedangkan untuk masa inaktif, posisi arsip harus sudah diserahkan kepada Unit Kearsipan yakni Bagian Umum dan Kepegawaian Setditjen Migas.

Analisa organisasi dan peraturan yang harus diperhatikan untuk mengelola arsip berseri ketenagakerjaan migas. Analisa tersebut adalah sebagai berikut

1. Dasar hukum pelaksanaan kegiatan ini adalah UU no 22 Tahun 2001 pasal 42 huruf i dan j dan UU no.13 Tahun 2003 serta Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor kep 110 tahun 1997 tentang pelaksanaan pembatasan TKWNA di sektor Migas. 
2. Hubungan kerja antara Ditjen Migas Cq. Direktorat Pembinaan Program di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri dan Ditjen Binapenta cq. Dit Pengendalian Penggunaan Tenaga Kerja Asing dan Kadisnakertrans Prov Seluruh Indonesia. dan Satuan Kerja Migas (eks BPMIGAS)
3. Pembinaan Tenaga Kerja Indonesia mewajibkan agar dalam mempekerjakan 5 (lima) orang TKA waib mempekerjakan 1 (satu) tenaga kerja Indonesia (fresh Graduate). Selain itu juga melaksanakan program diklat untuk TKI dalam rangka alih ketrampilan kepada tenaga pendamping
4. arsip arsip atau Data data yang dilampirkan pada surat permohonan IMTA adalah Formulir IMTA Kemnakertrans, Paspor yang berlaku, Curiculum Vitae disyahkan oleh HRD perusahaan, ijazah di legalisir oleh HRD perusahaan, Job deskrepsi, CV tenaga kerja Indonesia sebagai pendamping, ijazah TKI pendamping, Rencana Kerja Tahunan (Program Kerja) Tenaga Asing termaksud, pelaksanaan alih teknologi yang berupa keterangan telah melakukan mentoring kepada tenaga kerja indonesia sebagai pendamping, dan Rekomendasi dari BPMIGAS atau SK Migas untuk Perusahaan KKKS.

Secara nasional, seri arsip ketenagakerjaan akan berada di unit kerja atau instansi yang terkait. berkas sebagai dasar untuk mengeluarkan rekomendasi saja sudah tebal, palagi harus disampaikan ke beberapa instansi yang melaksanakan tugas terkait. contohnya saja SK Migas yang memberikan rekomendasi kepada Ditjen Migas atas TKA yang akan dipekerjakan. Ditjen Migas memberikan Rekomendasi ke Ditjen Binapenta untuk diterbitkan pengesahann rencana penggunaan tenaga kerja Asing.

Seri arsip tenaga kerja di bidang migas tumbuh dengan cepat pada instansi yang menjalankan tugas pembinaan dan pengawasan tenaga kerja. Hal tersebut dikarenakan perijinan dilakukan pada 1 jabatan atau 1 orang tenaga kerja. Pun instansi yang menjalankan pembinaan dan pengawasan tenaga kerja harus berkoordinasi, hasil koordinasi inilah yang mencipatakan pertumbuhan arsip yang cepat. SK Migas (eks BPMIGAS), Ditjen MIgas, Ditjen Binapenta, Kadisnakertrans di seluruh provinsi.

Surat dan Lampirannya

Pejabat publik melaksanakan komunikasi untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Sarana komunikasi yang dipergunakan oleh pejabat tersebut dituangkan dalam naskah. Sarana komunikasi sepeti telepon masih menjadi sarana koordinasi, namun untuk yang bersifat resmi atau formal , komunikasi para pejabat tersebut dituangkan dalam tulisan yang kemudian ditandatangani oleh pejabat. Naskah - naskah yang disyahkan dan yang diterima oleh pejabat publik  inilah yang disebut dengan arsip.

Secara umum, naskah yang dipergunakan untuk sarana komunikasi para pejabat publik disebut dengan surat. Namun demikian surat tersebut dapat dilampirkan beberapa surat atau dilampirkan keputusan/peraturan, dapat juga dilampirkan data2 dalam bentuk formulir dan lain sebagainya. salah satu contoh adalah surat usulan joint study untuk wilayah kerja Migas yang baru. 

Pimpinan perusahaan menyampaikan komunikasi secara tertulis kepada Dirjen Migas. Bentuk komunikasi tersebut adalah surat. Surat tersebut dilampirkan data - data dan surat lain yang dimaksudkan untuk memperkuat maksud pengajuan joint study. Lampiran tersebut sebagai syarat administratif pengajuan permohonan joint study wilayah kerja baru migas. Lampiran surat tersebut adalah laporan singkat geologi potensi migas, profil dan kemampuan perusahaan, pernyataan kesanggupan menyerahkan jaminan dan rencana kerja joint study.

Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi terdiri dari Sejarah ringkas kegiatan eksplorasi pada wilayah kerja yang dimaksud, ketersediaan dan akses data yang mewakili daerah usulan, Geologi Regional, Petroleum System, Konsep eksplorasi.

Profil dan Kemampuan Perusahaan berisi antara lain Bidang Usaha, Laporan Audit Keuangan, Keterangan Bank dan Sumber Daya manusia. 

Sebagai persyaratan administrasi pengajuan permohonan joint study wilayah kerja migas baru, maka dokumen tersebut menjadi satu kesatuan berkas yang tidak terpisahkan. Jika didapatkan terpisah dan maka perlu kiranya untuk dijadikan satu kesatuan. lampiran tersebut perlu dikontrol dengan adanya tanda sehingga ketika terjadi pemisahan karena salah pengurusan dapat dilacak. 

Tanda yang diberikan oleh unit yang meregister sangat diperlukan. Tanda tersebut dapat berupa cap yang menyatakan lampiran surat joint study bersama wilayah kerja migas baru. Hal tersebut sangat bermanfaat dikarenakan ketebalan dokumen lampiran sangat signifikan. Tanda tersebut dibubuhkan setelah di cheklist oleh petugas registrasi surat. 

Pembubuhan tanda ini yang sering dilupakan oleh petugas register surat. Untuk itulah kepala tata usaha harus membuat SOP dan pelatihan terhadap petugas register surat. Tanpa ada SOP dan sosialisasi yang dilakukan terhadap petugas register surat, maka tanda tersebut tak terbubuhkan.

pentingnya surat dan lampiran surat tetep menyatu, dikarenakan ketika nanti sudah selesai tindak lanjut, petugas arsip tidak merasa kebingungan. kebingungan yang dialami oleh petugas arsip adalah ketika lampiran lampiran tersebut diketemukan terpisah. contohnya Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi yang diketemukan terpisah. contoh tersebut hanyalah merupakan kelengkapan atau lampiran dari surat permohonan pengajuan joint study wilayah kerja migas baru. jika ditemukan secara terpisah maka akan diangap oleh petugas arsip sebagai arsip tersendiri.

Namun demikian, jika terdapat tanda berupa cap pada Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi, maka petugas arsip dengan mudah memberkaskan kembali. menyatukan kembali dengan surat permohonan joint study wilayah kerja migas yang baru.

duplikasi

Duplikasi merupakan arsip yang sama karakter dan sama fisik. Kegiatan administrasi yang membagi kewenangan dan tugas serta fungsi masing - masing pejabat akan menjadikan banyak munculnya duplikasi. praktik berikut ini merupakan sumber munculnya duplikasi.

1. contoh 1 adalah Seorang sekretaris menggandakan 1 naskah berdasarkan disposisi pimpinan yang menunjuk lebih dari 1 pejabat pada level dibawahnya. Pejabat level dibawahnya diberikan tugas sesuai tupoksinya berdasarkan naskah yang sama. Misalnya seorang sekretaris jenderal mendisposisi surat yang harus ditinjau dari sisi hukum, sisi organisasi dan sisi umum. hal ini menyebabkan duplikasi surat yang nantinya akan bertemu ketika arsip diserahkan ke central file. 
2. contoh 2 adalah laporan hasil pekerjaan yang dicetak 10 eksemplar (dikarenakan disebut didalam surat perjanjian) laporan sebagai lampiran diterbitkan SP2D, laporan untuk penanggungjawab kinerja dan kegiatan, laporan untuk P2K.
3. contoh 3 adalah arsip yang dipergunakan sebagai bahan /dasar pengambilan data atau rujukan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya DIPA akan digandakan sejumlah dengan pejabat sebagai manager dimasing masing bagian yakni pejabat eselon 3 yang merupakan penanggung jawab kegiatan, 
4. contoh 4 adalah fungsi dari naskah itu sendiri, misalnya SK kenaikan pangkat...naskah ini akan berada di personile file, juga akan ada di berkas keuangan, sebagai dasar kenaikan gaji. jika ditemukan bukan dalam bentuk berkas, maka akan terlihat sebagai duplikasi
5. contoh 5 adalah tembusan surat. tembusan surat biasanya ditunjukkan dibagian bawah pada naskah. tembusan menunjukkan hubungan kerja, baik sebagai pemberitahuan, laporan ataupun persyaratan administrasi, misalnya surat penugasan luar negeri seorang PNS yang ditembusakan asal instansi PNS termaksud. dan Surat penugasan untuk KPKPN sebagai dokumen pendukung pembayaran beaya perjalan dinas luar negeri. 

demikian contoh praktek duplikasi dan masih banyak lagi yang akan memperbanyak beban kerja arsiparis, jika arsip ketika masih menjadi berkas kerja tidak diberkaskan dengan baik, maka munculkan duplikasi atau arsip yang fisiknya sama, akan sangat tinggi.

Memaknai Kerja Penataan Arsip (1)

Ouput dari penataan arsip adalah daftar arsip. sering dalam pelaksanaan penataan arsip, dihasilkan beribu ribu data. Data arsip biasanya dituangkan dalam lembar kerja excel yang menunjukkan nomor urut,  informasi uraian arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, lokasi folder, dan lokasi boks. Daftar Arsip tersebut dapat menjadi panduan dalam pencarian arsip.

Daftar Arsip kemudian di cetak dan dijilid kemudian diberi judul daftar pertelaan arsip atau daftar arsip. Daftar arsip sebagai hasil penataan arsip. Penataan yang disertai dengan aplikasi komputer penyimpananan, atau database arsip, maka data dalam daftar tersebut di upload kedalam aplikasi. Pekerjaan penataan yang disertai alimedia atau digitalisasi, maka upload hasil scan akan dilaksanakan per data berdasarkan urutan dalam daftar arsip.

Suatu pekerjaan penataan arsip diakhiri dengan penyusunan laporan. Resume laporan, selain jumlah data yang terdapat di dalam daftar, sering disebutkan jumlah boks yang kemudian dikonversi ke dalam satuan ukur Meter Linear (ML). Di dalam laporan terdapat juga foto kondisi sebelum di tata dan setelah di tata yang ditunjukkan dalam boks - boks tertata dan tersusun urut. Sebagai lampiran terdapat daftar arsip yang dicetak atau data scan diupload atau diunggah ke dalam database penyimpananan. Pada penyerahan laporan pekerjaan  biasanya juga dilakukan ujicoba pencarian kembali, baik dengan daftar arsip yang telah dicetak ataupun dengan bantuan aplikasi komputer.

Dalam rangka memaknai sebuah penataan arsip, perlu kiranya untuk kita untuk bertanya, Bagaimana agar hasil penataan dapat tersosialisasikan?  Pengolahan dari setiap data dapat lebih bermakna? Bagaimana si pencari arsip atau publik dapat lebih mengerti data - data arsip?. Apakah seorang arsiparis memang hanya difungsikan untuk menata, memberkaskan, menyusun, mengurutkan dari ribuan item naskah, item berkas, dosir??. 

Penulis berfikir, bisakah daftar dapat memberikan makna jika dirangkum menjadi sebuah narasi. atau diperlukan dokumentasi lain sehingga membatu dalam menelusuri arsip. Paragraf demi paragraf yang disusun untuk menceritakan secara kuantitas baik secara kualitatif dari arsip arsip yang telah dilakukan penataan. paragraf demi paragraf tersebut  berasal dari sudut pandang proses pemberkasan, penggabungan data, pengelompokkan data, menyatukan kembali ke dalam aturan penataan asli, atau mengembalikan kepada asal usulnya (unit penciptanya).

Dokumentasi dari alasan pengelompokan berkas, yang diawali dengan berapa jumlah data (lembar deskrepsi atau satu row entri) awal sebelum dikelompokkan menjadi satu kesatuan  berkas. Notulensi diskusi dari tim yang memutuskan untuk disatukan menjadi satu kesatuan berkas atau masih belum memutuskan untuk menyatukan dalam satu berkas?

Kesimpulannya bahwa memaknai sebuah penataan arsip, bukan hanya menghasilkan arsip yang mudah diketemukan. Bukan pula hanya menghasilkan sebuah daftar arsip. atau bukan hanya mengentri data ke dalam aplikasi komputer penyimpanan arsip saja. namun juga mendokumentasikan, menarasikan gambaran dari hasil penataan arsip. seorang arsiparis mampu menceritakan dengan kata kata apakah cerita dan narasi dari hasil pemberkasan. arsiparis menceritakan alasan alasan pemberkasan. melepas dari bundel satu kedalam bundel berikutnya dikarenakan kesamaan kegiatan, kesamaan isi, atau kesamaan strukturnya.

Dapat pula cerita mengenai proses administrasi yang tergambar dalam arsip tersebut. hubungan antara item item naskah yang terdapat di dalam berkas. Penandatangan naskah atau pencipta arsip nya. Dasar hukum dan situasi perkembangan eketrnal yang menjadi dasar terciptanya arsip (jika dimungkinkan). Sehingga hasil penataan dilengkapi pula cerita dan narasi yang memperkaya informasi, bukan hanya daftar arsip saja. (bersambung)

Tata Cara Penataan Arsip (langkah - langkah teknis)

Tahap - tahap pelaksanaan penataan arsip belanja barang dan jasa pemerintah:

1. Memasukan deskrepsi arsip pada formulir yakni nomor SP2D, unit kerja (eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan), klasifikasi Belanja, nomor kontrak, nama perusahaan, paket pekerjaan, nominal, tingkat perkembangan, bulan,  tahun dan lokasi simpan sementara (boks dan folder).
2. Melakukan pemasukan data ke lembar deskrepsi atau langsung ke lembar kerja computer (excel)
3. Evaluasi entri untuk setiap pelaksana sehingga didapatkan keseragaman data; contohnya untuk kode pelaksana dengan 4 digit. 
4. Hasil evaluasi minggu pertama dan kedua yakni antara lain adalah, pengetikan jenis angka yang benar sehingga data dapat diurutkan, masih ada kolom kosong, jenis belanja yang beragam, nomor folder diseragamkan untuk 4 digit, nomor urut dengan kode pelaksana sehingga memudahkan dalam menelusuri deskrepsi sementara
5. Menyamakan untuk entri jenis belanja adalah honorarium, jasa, biaya pemeliharaan gedung dan bangunan, barang non operasional, barang operasional, pemeliharaan peralatan dan mesin, pemeliharaan jalan, perjalanan dalam negeri, perjalanan luar negeri, modal tanah, modal peralatan dan mesin, modal gedung dan bangunan, modal jaringan dan modal fisik
6. Entri untuk unit kerja menyamakan dengan kode unit kerja eselon III yang jika di nomor SP2D tidak ada maka ditelusuri dan diteliti dari narasumber maupun dari kelengkapan berkas.
7. Pemilihan tahun untuk dokumen yang dilakukan pendataan atawa deskrepsi adalah tahun 2010 dan kemudian direncanakan tahun 2011 dengan dasar untuk penyelamatan dokumen keuangan yang masih diperiksa oleh lembaga pemeriksa baik internal mupun ekternal.
8. Lembar kerja computer per pelaksana dikumpulakn menjadi satu untuk dikompilas sebelum data tersebut dilaksanan pengolahan informasinya
9. Melaksanakan cek fisik sebelum dilakukan pengolahan data untuk memastikan bahwa fisik sesuai dengan data dengan metode random
10. Melakukan pengolahan informasi untuk dasar pengaturan fisik yakni dilakukan manuver data.
11. Melakukan wawancara kepada pemakai dan petugas keuangan di bagian keuangan atas akses dan penelusuran arsip yang biasa dilaksanakan
12. Manuver fisik yang didasarkan oleh data baru sebagai hasil manuver data.
13. Mengatur fisik ke dalam boks arsip yang telah diberikan nomer baru (nomor definitive)
14. Memberikan nomor boks baru baik di dalam data maupun di dalam fisik yakni boks dokumen keuangan
15. Mengatur dan merapikan kembali data sehingga didapatkan daftar arsip yang telah selesai dilakukan penataan.

Mengenali Struktur Berkas

Pada tulisan kali ini, penulis menyampaikan apa yang sering ditemukan dalam proses penataan arsip. seringnya dijumpai mengenai deskrepsi arsip yang belum menjadi satu kesatuan. Arsip yang seharusnya satu kesatuan menjadi tersimpan terpisah pisah. perlu kiranya seorang arsiparis atau petugas arsip mengenal daftar isi berkas. Contoh kasus pada arsip belanja pemerintah yakni pembayaran barang/jara pemerintah

Satu berkas terdiri beberapa item naskah. item item naskah tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Item naskah satu akan menjadi dasar untuk diterbitkan item naskah lainnya. atau juga item satu menjadi kelanjutan untuk item berikutnya. Proses administrasi yang terpisah dikarenakan dasar (kontrak kerja) , ato proses administrasi yang terpisah pisah berdasarkan pejabat yang menandatangani menjadikan arsip tersimpan terpisah pisah. Proses administrasi yang menghasilkan arsip tidak menyatu. Oleh karena itu kelengkapan berkas harus menjadi perhatian bagi para arsiparis. Satu deskrepsi berkas arsip harus mencerminkan isi informasi yang terkadung di dalam berkas. Arsiparis melakukan deskrepasi arsip yang hanya menyadur dari judul naskah bisa dikatakan mendeskrepsi per item yang walaupun ketebelan berkasnya melebihi satu boks. Hasil deskrepsi tersebut perlu untuk disatukan sehingga mendapatkan kelengkapan berkas. 

Contohnya adalah, laporan hasil pekerjaan yang secara lengkap berdasarkan kontrak kerja terdiri dari laporan awal (pendahuluan), laporan antara dan laporan akhir. Terdapat 3 deskrepsi atas laporan dikarenakan terdapat 3 laporan yang seharusnya dideskrepsi menjadi satu deskrepsi saja. ato kemudian diberkaskan dengan berkas Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) karena laporan merupakan lampiran dari berkas termaksud.

Contoh dari item satu menjadi dasar terbitnya item naskah berikutnya adalah arsip Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). kelengkapan berkas dari SP2D menjadi bagian yang tak terpisahkan. Dasar untuk terbitnya SP2D adalah Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh Pejabat SPM. Seorang pejabat SPM dapat menandatangani naskah SPM jika terdapat kelengkapan berkas yakni Surat Permintaan Pembayaran dari Penanggungjawab Kinerja dan Penanggungjawab Kegiatan, Ringkasan Kontrak, Copy NPWP Perusahaan/pihak ke III yang melaksanakan pekerjaan, Faktur Pajak, Invoice dan kuitansi yang ditantatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Perusahaan, Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), Berita Acara Pembayaran, Berita Acara Evaluasi Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima Pekerjaan dan Laporan pekerjaan.

Contoh terpisahkanya berkas satu dengan berkas yang lain dikarenakan sistem pembayaran dilakukan per termin. berkas SP2D dari termin pertama dibayarkan pada bulan juni sedangkan termin kedua di bulan agustus. Proses pembayaran ini pun juga mengakibatkan berkas SP2D tersimpan terpisah pisah. ketika arsip tersimpan terpisah, sangat dimungkinkan untuk dideskrepsi terpisah pula oleh petugas pendeskrepsi.

Kesimpulannya adalah, mengenal dan memahami daftar isi berkas atau kelengkapan berkas adalah menjadi keharusan arsiparis. jika belom dapat mengenal struktur isi berkas, hendaknya para arsiparis melakukan pemahaman baik berdasar proses maupun berdasar produk (item naskah).

Jika tidak memungkinkan untuk mengenal berkas, maka deskrepsi dilakukan per item sehingga menghasilkan data yang dapat dianalisa. data deskrepsi dapat dianalisa jika lengkap sesuai elemen data dan elemen informasi yang dipersyaratkan bagi deskrepsi arsip yang baik.

.