Berkembangnya naskah- naskah menjadi rekaman kegiatan

Pakar administrasi negara UGM The Liang Gie bilang bahwa kearsipan hanyalah "hasil samping" dari proses administrasi. Kegiatan administrasi menghasilkan arsip. Konsep bahwa arsip adalah naskah naskah yang dikirim dan diterima dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Instansi pemerintah menjalankan fungsinya untuk menggerakkan roda pemerintahan menjadikan "hasil samping" (berupa arsip negara). Kegiatan kearsipan yang didasarkan pada UU kearsipan No. 7 Tahun 1971.

Paradigma administrasi negara berkembang dari zaman orde baru ke zaman reformasi. Konsep sentralisasi berubah menjadi desentralisasi dengan UU otonomi daerah tahun 1999 pun telah mengalami perkembangan di tahun 2004. Terhitung 5 (lima) tahun berjalannya otonomi daerah yang membagi kewenangan antara daerah dan pusat membawa pengaruh yang signifikan dalam paradigma administrasi negara Indonesia. Sehingga pada tahun 2004 otonomi daerah berubah berdasarkan UU pemerintah daerah dan UU perimbangan keuangan antara pusat dan daerah.

Pengaruh pada bidang kearsipan di Indonesia yakni ketika kearsipan masih menerapkan konsep "hasil samping" dari kegiatan administrasi maka perkembangan kewenangan ini juga harus diikuti pada bidang kearsipan. Naskah - naskah yang dikirim dan diterima oleh instansi pemerintah menjadi berkembang dan tumbuh pesat karena kewenangan dalam menyelenggarakan pemerintahan dipisah antara pusat dan daerah. Berdasarkan kewenangan pemerintah daerah, maka suatu surat bertanda tangan bupati memiliki nilai arsip yang hampir sama dengan yang ditandatangani oleh presiden dan menteri. Dengan nilai arsip yang hampir tidak bisa dianggap remeh pada semua aspek berbangsa dan bernegara sebagai hasil pembagian kewenangan yang didasarkan pada Undang undang, konsep kearsipan berkembang dari naskah- naskah menjadi rekaman kegiatan. 

Sehingga pada tahun 2009, UU kearsipan membawa konsep rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Lokus kearsipan bukan hanya kepada naskah naskah namun berkembang menjadi informasi yang terekam. perkembangan administrasi negara dengan adanya pembagian kewenangan berusaha diantisipasi dengan menjalankan konsep informasi yang terekam. konsep ini juga menjadi jawaban agar paradigma arsip sebagai alat menjalankan pemerintahan saja, namun keberadaan arsip merupakan rekaman kegiatan dari seluruh kegiatan pemerintahan baik pusat maupun daerah.

kesiapan bidang kearsipan akan diuji dikarenakan perkembangan kewenangan dalam menjalankan pemerintahan. sebagai contoh munculnya banyak badan dan lembaga di instansi pusat. sering berubahnya nama kantor di daerah karena harus disesuaikan dengan visi bupati / gubernur yang baru. Informasi tidak bisa hanya dikembalikan pada unit pencipta saja (dalam istilah kearsipan disebut prinsipel of provenance) namun harus dikembalikan kewenangan dari unit pencipta. dalam hal ini dasar hukum atau undang undangnya. Pemahaman unit pencipta arsip didasarkan pada peraturan yang terus berkembang, namun juga tidak melupakan periodesasi sehingga gambaran sejarah tak tergerus karena perubahan itu sendiri. 

Kesimpulannya adalah, siap dan harus disiap dengan perubahan, namun perubahan harus berdasar. rekaman kegiatan pada periode munculnya Otonomi daerah tahun 1999 dan diikuti berkembangnya pemerintah daerah tahun 2004 serta tahun 2009 dengan munculnya UU kearsipan. Klasifikasi arsip harus mampu menunjukkan dan mengakomodir perubahan tersebut. Perubahan dikarenakan dasar mengikuti peralihan kewenangan.