Kelompok Arsip Keuangan (Belanja)

Salah satu pertumbuhan arsip yang sangat pesat adalah arsip yang tercipta dalam rangka pelaksanaan belanja pemerintah. Pemerintah baik pusat maupun daerah melaksanakan kegiatan berdasar UU keuangan negara beserta perangkat dibawahnya mulai dari Peraturan Pemerintah, Peraturan menteri keuangan (PMK) sampai aturan teknis yakni keputusan Dirjen Perbendaharaan dan dirjen Anggaran. Mekanisme belanja akan menciptakan berkas keuangan. Seri arsip belanja atau kelompok arsip keuangan (belanja) sebagaimana JRA keuangan membagi menjadi pelaksanaan belanja barang / jasa pemerintah yakni untuk barang habis pakai, belanja inventaris dan belanja jasa. Klasifikasi jenis belanja tersebut masih sangat membingungka para petugas kearsipan yang menata secara fisik arsip keuangan. 

Selama ini JRA Keuangan atau klasifikasi arsip keuangan pada kelompok arsip pembayaran belum mengikuti PMK mengenai akun belanja, sehingga membingungkan petugas arsip dalam pemberkasan. Selain itu juga JRA keuangan dan Klasifikasi arsip keuangan belom mengikuti peraturan presiden mengenai pengadaan barang dan jasa, sehingga kelompok atau klasifikasi ini dapat menjadi tool petugas arsip dalam memberkaskan.

Contoh berikut ini adalah ilustrasi pemberkasan arsip keuangan (belanja) dengan mengikuti mekanisme pembayaran dan penganggaran serta pengadaan barang dan jasa yang disebut pada tulisan ini dengan kelompok arsip non lelang 

Kolompok Arsip keuangan Non Lelang merupakan kelompok arsip pembayaran barang dan jasa yang memiliki kriteria yakni, nilai barang dibawah 100 juta, dan dibawah 50 juta untuk konsultansi. Pelaksanaan pengadaan mempergunakan metode pengadaan langsung. Pelaku atau pejabat yang berkewenangan antara lain adalah PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), pejabat penandatangan SPM dan Bendaharawan.

Kelompok Arsip keuangan non lelang juga untuk pengelompokkan arsip pembayaran yang ditransfer  mekanisme bendahara pengeluaran suatu unit Pengguna Anggaran.
Skema penataan arsip pada pembayaran barang dan jasa pemerintah dengan metode pengadaan penunjukkan langsung atau non lelang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Belanja modal yakni berupa peralatan dan mesin serta belanja fisik lainnya
2. Belanja habis pakai antara lain belanja bahan, barang operasional, barang non operasional, dan belanja honorarorium
3. Belanja jasa lainnya yang didominasi pada belaja konsinyering dan rapat
4. Belanja daya dan jasa untuk pembayaran telepon, internet dan listrik
5. Belanja perjalanan dinas yang terdiri dari perjalanan dinas dalam negeri dan luar negeri
6. Belanja sewa
7. Belanja pemeliharaan
8. Tunjangan diklat, tunjangan tugas belajar
9. Gaji dan tunjangan seperti diantaranya pembayaran lembur, uang makan, tunjangan dan lain sebagainya

kKesimpulan tulisan ini adalah, perangkat lunak dalam kearsipan yakni Klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip haruslah mengikuti mekanisme yang terdapat pada aturan di bidangnya. Misalnya jenis dan kelompok arsip keuangan harus mengikuti akun akun belanja yang terdapat pada PMK (Peraturan Menteri Keauangan) dan mekanisme di Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran. Bukan lagi hanya kelompok pembayaran untuk 3 jenis barang pakai habis, inventaris dan jasa saja, harus dirinci sesuai akun belanja. Hal tersebut akan bermanfaat bagi petugas arsip dalam melakukan pemberkasan.