Elemen data "akun belanja" pada arsip pembayaran

Pada tulisan sebelumnya , elemen data pendukung yang dituangkan ke dalam lembar deskrepsi arsip keuangan adalah Nomor SP2D, nama perusahaan, pejabat pembuat komitmen/ PPK, unit kerja eselon III , metode pengadaan. Pada tulisan kali ini, penulis akan mencoba manambah elemen data dan penamaannya sehingga memberikan manfaat atau memberikan dukungan dalam pelaksanaan penyusunan SIMAK-BMN. 

Masukan dari seorang operator SIMAK BMN tersebut memberikan gambaran bahwa untuk penamaan SP2D soft file bentuk PDF (hasil pemindaian) hendaknya dengan nomor SP2D, hal tersebut sesuai dengan aplikasi SIMAK BMN. Alasannya adalah nomor dan tanggal SP2D telah rigit menjadi tanda pengenal SP2D (Surat Perintan Pencairan Dana) sebagaimana di dalam aplikasi SIMAK-BMN.

Sebelum mendapat masukan dari seorang opertor SIMAk BMN, dasar penamaan file fdf  termasksud adalah nomor definitif. Alasannya adalah didalam nomor definitif terdapat 1 atau 2 atau bahkan 3 nomor SP2D (tergantung berapa kali termin bayar kegiatan terkait). Terdapatnya beberapa nomor definitif tersebut adalah hasil dari pemberkasan, berdasarkan kegiatan yang sama.

Masukan lain yang penulis tafsirkan adalah adanya kolom "akun belanja" pada lembar deskrepsi. kolom akun belanja terbagi atas 51 untuk belanja pegawai, 52 untuk belanja barang dan 53 untuk belanja modal. Akun pokok tersebut merupakan pembagian klasifikasi sehingga jenis belanja dapat diurutkan. akun belanja 53 dipergunakan untuk penyusunan SIMAK BMN. yang walaupun terdapat belanja barang / akun 52 yang akan menjadi BMN / aset.

Sebelum mendapat masukan mengenai aku belanja, elemen data pada lembar deskrepsi adalah akun output (program). Akun ouput ini menunjukan program kerja unit eselon III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Alasan penuangan  akun ouput (program) adalah untuk kepentingan pemeriksaan. Data peminjaman arsip dan penggunaan oleh tim pemeriksa (tim audit), mempergunakan kata kunci "program" , "output", dan unit eselon III sebagai pelaksana.

Kesimpulan tulisan ini adalah, kegiatan pengarsipan terdiri atas kegiatan pendataan dan pemberkasan serta penyimpanan. Data arsip sebagai alat bantu untuk menelusuri keberadaan (makanya elemen data utama adalah uraian, lokasi boks, lokasi folder, dan nomor definitif. namun demikian elemen data yang cukup lengkap dapat lebih mendukung manajemen .Bukan hanya sekedar elemen utama, namun juga elemen sesuai dengan kepentingan pengguna arsip. contoh pengguna yakni "tim pemeriksa"  ternyata berbeda dengan "tim SIMAK BMN" ( penyusunan daftar aset/daftar BMN). Pemberkasan dipergunakan untuk mempermudah pendataan dan memaksimalkan penyimpanan, namun jika penggunaan teknologi informasi dapat menyimpan puluhan elemen data dan penyimpanan dapat berupa bentuk digital, maka kepentingan pengguna (dukungan manajemen daninfo publik) dapat maksimal diberikan.

 . 

Rekaman Kegiatan Perencanaan dan evaluasi

di dalam pengelolaan rekaman kegiatan, hendaknya sedikit banyak harus memahami jalan dan alur kegiatan terkait. Selain itu juga mengetahui unit kerja yang menjalankan tugas koordinatif dan unit yang berfungsi sebenarnya pada setiap levelnya. Fungsi fasilitatif atau fungsi dukungan manajemen lebih bersifat kordinatif menyebabkan rekaman kegiatan berad a di seluruh unit kerja. bahan dan masukan dari seluruh unit kerja baik fungsi fasilitatif maupun fungsi substantif menjadi rekaman yang sering terjadi duplikasi. Sebagai contoh rekaman kegiatan perencanaan. Kegiatan perencanaan merupakan kegiatan fasilitatif (dukungan manajemen) yang selalu ada di setiap kembaga. 

Kegiatan perencanaan dilaksanakan oleh unit sekretariat jenderal/sekretariat menteri/sekretariat utama (untuk level eselon I). Beberapa variasi nama unit  yang menjalankan fungsi perencanaan yakni biro perencanaan (Kemtan), biro perencanaan dan kerjasama (KESDM), biro perencanaan dan organisasi (kemkopolkam),  biro perencanaan dan kerjasama teknik luar negeri (basarnas), biro perencanaan dan anggaran (kemenpera), biro perencanaan dan keuangan (Lemhanas), biro perencanaan dan hukum (bakorsurtanal) merupakan struktur level eselon 2. kemudian contoh dukungan struktur organisasi level eselon 2 di tingkat sekretariat ditjen bernama bagian rencana dan laporan (Ditjen MIgas) menjalankan fungsi perencanaan. 

Lembaga pemerintah yang menjalankan adalah seluruh lembaga pemerintahan baik pusat dan daerah. lembaga yang mengeluargan regulasi tentang perencanaan adalah kementerian Bapenas dan kementerian PAN dan RB. terdapat juga peran dari kementerian keuangan sebagai pengatur dalam anggaran. berjalannya rencana dan program berdasarkan anggaran atau kemudian anggaran berdasarkan rencana dan program menjadi hal yang masih ramai diperdebatkan. jika kementerian Menpan dan RB mengatur mengenai LAKIP, menteri keuangan mengatur pengukuran dan evaluai kinerja atas pelaksanaan RKAKL. Pelaksanaan outcome dan penjelasan pencapaian output merupakan pengukuran kinerja baik LAKIP maupun pengukuran dan evalasi RKAKL (PMK 249/PMK.02/2011)

Beberapa judul rekaman kegiatan perencanaan adalah 

1. Dokumen renstra (Rencana Strategis). Renstra tahun 2010 - 2014 mencerminkan periode pemerintah pusat, sedangkan untuk pemerintah daerah 2007 - 2012.
2. Rencana Pembangunan jangka panjang, jangka menengah dan penyelenggaraan musyawarah perencanaan pembangunan
3. Rencana Kerja Pemerintah (RKP)
4. Renja-KL
5. Rencana kerja Tahunan (RKT)
6. Program Kerja Tahunan
7. Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL)
8. Pengukuran Kinerja
9. Penetapan kontrak kinerja
10. Indikator Kinerja Utama (IKU)
11. Laporan Akuntabilitas Kinerja  Pemerintah (LAKIP)
12. Laporan Tahunan

Hirarkis struktur organisasi yang berlevel dan pelaksanaan fungsi yang besifat koordinatif menyebabkan rekaman kegiatan pun semakin semakin komplek untuk dikelola.  hal tersebut menjadi dasar bahwa mengolah rekaman kegiatan memerlukan pemahaman konteks kegiatan.

Konteks, konten dan struktur adalah penting agar rekaman kegiatan dapat terberkaskan dengan baik. akan tetapi pendataan berdasarkan konten saja, asal mudah dikendalikan dan mudah dalam pencarian, akan memberikan dukungan manajemen. memberkaskan berdasarkan konteks konten dan struktur menjadi metode untuk mempermudah penemuan kembali. Namun demikian pemanfaatan teknologi informasi dapat memperpendek metode tersebut.

Perkembangan Paradigma Kearsipan di Indonesia

Komunitas Arsip (Desember 2010) 

Komunitas 2010

Pakar Kearsipan UGM Yogyakarta, Machmoed Effendie dalam seminar nasional kearsipan tahun 2012 yang bertema “Paradigma pengelolaan informasi dan rekaman kegiatan di era keterbukaan informasi publik” di Yogyakarta mengatakan bahwa paradigma kearsipan telah berjalan empat fase. Fase pertama adalah warisan yuridis. Fase kedua adalah peralihan warisan yuridis menjadi memori budaya. Fase ketiga adalah memory budaya beralih pada keterlibatan masyarakat. Fase keempat menuju ke masyarakat pengarsipan. Fokus pemikiran kearsipan berkembang dari kebuktian ke memori ke identitas dan ke komunitas.

Penulis berpendapat bahwa paradigma kearsipan di Indonesia sangat dipengaruhi oleh paradigma administrasi Negara. Kearsipan menjadi semakin dekat dengan rumpun administrasi Negara ketika Lembaga Arsip Nasional RI yang menjalankan tugas dibawah koordinasi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Peran arsip dan arsiparis serta bidang kearsipan diarahkan untuk mendukung aparatur Negara dan birokrasi pemerintahan. Sehingga pada saat ini Kearsipan menjadi rumpun administrasi Negara bukan lagi menjadi rumpun budaya/sastra/sejarah/dokumentasi. Catatan kemunculan lembaga arsip negeri yang kemudian pada tahun 1950 menjadi arsip negara dikoordinasi oleh dokumentasi sejarah pada jawatan kementerian pendidikan pengajaran dan kebudayaan (PP dan K) menjadikan kearsipan satu rumpun dengan budaya/sastra/sejarah. Perkembangan kearsipan satu rumpun dengan administrasi dimulai pada tahun 1962. Tahun 1962 terjadi perubahan arsip Negara menjadi arsip nasional dan dikoordinasikan oleh kemeterian pertama bidang khusus. Semakin nyata pada tahun 1966 arsip Negara ditempatkan dibawah wakil perdana menteri bidang lembaga - lembaga politik.

SC seminar kearsipan 2011

SC Seminar Kearsipan 2010

SC Seminar Kearsipan 2012

Paradigma administrasi Negara “model klasik” terjadi di Indonesia ketika terjadi dikotomi antara politik dan administrasi. Lokus administrasi berada di lembaga pemerintahan dan lembaga industri. Tercermin pada pemerintahan orde baru sampai dengan tahun 90an. Masih tercatat dalam memori masyarakat bahwa arsip supersemar menjadi alat legalitas dan menjadi dasar menggulingkan pemerintahan Orde Lama. Paradigma kearsipan yakni identitasevidence tergambar pada perebutan dan melanggengkan kekuasaan. Kekuasaan untuk mengatur bidang kehidupan sosial politik ekonomi dan hankam yang dimainkan oleh aktor Negara yakni lembaga tertinggi negara, lembaga tinggi Negara, lembaga Negara atau yang sering penulis sebut organisasi Negara. Sehingga pada masa orde baru , praktik nepotisme, mendekati dengan cara kolusi dilakukan untuk melanggengkan kekuasaan. Dalam administrasi model klasik ini, Arsip merupakan identitas dan pembuktian untuk melanggengkan kekuasaan, identitas dan pembuktian untuk mengatur secara militeristik.

Ketika masalah kehidupan yang semakin komplek dianggap sebagai dasar memunculkan banyak organisasi Negara yang kemudian di sebut dengan “birokrasi”(max weber ). Justru memunculkan arsip diartikan sebagai hasil samping proses administrasi. Pekerjaan akan dianggap arsip ketika proses adminstrasi dan pertanggungjawabannya telah selesai. Arsip tak kurang dan tak lebih hanya produk samping organisasi /birokrasi pemerintahan. Unit kerja arsip merupakan tempat pengasingan pejabat yang mengalami masalah karirnya. Tujuan organisasi tidak tergambar di dalam arsip, karena unit kerja menjadi tempat pengasingan. Paradigma memori membawa arsip menjadi memori yang kelam.

Syawalan di Jakarta (2012)

Paradigma administrasi NPM (New Publik Management) menggeser model klasik. Kompleksitas permasalahan kehidupan tidak serta merta dapat teratasi dengan adanya birokrasi. Cakupan dan hirarki birokrasi yang terlalu luas dan panjang yang walaupun menurut mak weber organisasi harus bersifat rasional, anggota dan kedudukan organisasi harus ditempatkan bersasarkan kemampuan yang dimiliki, dikembangkan dan dituntun dengan peraturan yang jelas dan tegas (legal relation). Sehingga tugas tugas adminisitrasi  Negara dapat dibagi habis kedalam struktur organisasi yang baru. Namun pada perkembangannya skala birokrasi Indonesia tersebut kurang efektif dan efisien. Memori masyarakat Indonesia menganggap birokrasi kurang dalam kinerja tugas administrasi . Bahkan ada lelucon, kalo bisa dipersulit, kenapa dipermudah. Semua demi keuntungan sesaat, keuntungan suatu golongan, keuntungan untuk menembus kalangan elit.

buka bersama di Jakarta 2011

Untuk itu kemudian kata administrasi diganti dengan kata manajemen. Mekanisme pasar ,kompetitif, responsive, berjiwa wirausaha menjadi ciri dari paradigma NPM. Pada bidang kearsipan dikenal arsip dinamis dan arsip statis. Pengaruh Archive administration berbeda dengan fokus pemikiran records management. Munculnya manajemen kearsipan sehingga arsip dapat dipergunakan sebagai alat untuk menuju organisasi yang efektif efisien serta mekanisme pasar,kompetitif, responsive serta berjiwa wirausaha. Hal ini tidak terlepas juga dari pengaruh pekembanganan teknologi salah satunya adalah komputer/ teknologi  informasi. Arsip menjadi satu unsur menejemen yang dianggap penting. Paradigma identitas, evidence, memori serta komuniti diarahkan untuk mendukung peningkatan daya saing organisasi, dapat berkompetisi dengan mekanisme pasar.

Paradigma NPM bergeser menjadi New Public Services/NPS (saat ini). Rakyat yang dianggap pelanggan kurang mendapat keadilan, persamaan hak, dan partisipasi. Pada paradigma NPS lahir dengan diawali dengan good governance yang memiliki ciri khas keterlibatan aktor aktor  yang mempunyai peran masing masing. Aktor tersebut adalah yakni Negara, sektor swasta dan masyarakat. Peran Negara menciptakan situasi politik dan hukum yang kondusif, sektor swasta berperan menciptakan lapangan kerja dan pendapatan, masyarakat berperan aktif dalam aktifitas ekonomi, politik dan sosial. Pengaruh pada paradigma kearsipan adalah arsip sebagai informasi terekam. Pada media apapun dipergunakan siapa saja baik birokrasi, masyarakat maupun sektor swasta.

Paradigma tersebut lebih bisa disebut semakin terlihat ketika lahir Undang-Undang RI keterbukaan informasi publik tahun 2009, UU RI Tranksaksi Elektronik 2008. UU Pelayanan Publik tahun 2009, UU Kearsipan tahun 2009 membawa pengaruh paradigma identitas dan paradigma evidence.

Arsip merupakan identitas birokrasi menjadi  identitas Governance (terdiri dari Negara, masyarakat dan sector swasta). Arsip juga identitas masyarakat. Arsip juga identitas sektor swasta. Hal tersebut ditandai dengan hak akses arsip. Hak mengakses arsip yang dimiliki masyarakat yang dahulu hanya sebatas arsip statis sekarang berkembang kepada arsip dinamis. Paradigma evidence yang hanya melegalkan peran Negara (pengaruh model klasik), mendukung manajemen (pengaruh NPM) kemudian arsip menjadi alat untuk mengontrol keberlangsungan peran negara. Alat untuk mendapatkan keadilan bagi publik. Arsip menjadi alat agar peran masyarakat dan sektor swasta maksimal dalam konteks good governance. 

Paradigma memori dan komunitas yakni ketika Rekaman kegiatan harus diolah menjadi informasi dan disajikan kepada masyarakat, dalam tubuh birokrasi sendiri, kepada strakeholdernya kepada sektor swasta. Pemanfaatan informasi yang terekam dalam bentuk rekaman kegiatan disampaikan agar publik merasa memiliki. memiliki informasi. kompetensi birokrasi bukan lai persaingan dalam mencapai tujuan organisasi masing masing namun juga untuk berkordinasi sinergis antara negara, masyarakat, dan stakeholder, lembaga swadaya masyarakat. Rekaman kegiatan yang dikategorikan arsip dinamis harus bersifat terbuka untuk publik terkecuali untuk yang memang harus ditutup dan diatur secara jelas oleh konstitusi dan perundangan yang berlaku. 

Paradigma Kearsipan

Paradima Kearsipan “Identitas organisasi”

Karakteristik bidang kearsipan seperti prinsip - prinsip dasar pengelolaan kearsipan yakni original order dan principel of provenance mengajarkan bahwa informasi bukan hanya dikelola berdasarkan tematik, namun juga harus dapat menunjukan organisasi penciptanya. Munculnya kata “arsip merupakan identitas suatu organisasi” memberikan arah jalan bahwasanya pengelolaan arsip harus menunjukkan identitas organisasi pencipta dan menunjukkan transaksi dari proses bisnis (dalam istilah organisasi Negara adalah tugas pokok dan fungsi organisasi). Tugas pokok dan fungsi organisasi Negara dipertahankan dan disimbolkan sebagai nama kelompok bekas, berkas atau seri arsip.

Dalam hal identitas organisasi terletak kepada fungsi Substantif organisasi. Sedangkan untuk fungsi fasilitatatif seperti kepegawaian, keuangan, Hukum, rencana dan laporan, humas, umum, perlengkapan yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi substantive masih bersifat umum dan mencerminkan administrasi pada umumnya. (dapat juga sesuai dengan UU RI yang mengaturnya).

 

Proses bisnis dalam organisasi Negara atau yang biasa disebut dengan tugas pokok dan fungsi organisasi terbagi dalam struktur organisasi pada setiap level yang disebut eselonisasi. Level eselon I, eselon II, III dan IV menjadi rumah dalam pelaksanaan proses bisnis yakni pengambil kebijakan, pelaksana kebijakan, pelaksana teknis, pembinaan, pengawasan dan seterusnya. Struktur pada levelnya inilah yang akan dipraktikan oleh para arsiparis dalam menyusun klasifikasi arsip.

Praktik ajaran kearsipan dilakukan arsiparis pada pembuatan daftar arsip berdasar unit kerja eselon 2 (direktorat, pusat, asisten deputi)  ato unit eselon 1 (badan dan deputi) yang tidak komplek proses bisnisnya. Identitas unit kerja eselon 3 (subdit/bagian/bidang ) dilekatkan pada seri dan jenis arsip pada klasifikasi arsip. Penamaan seri dan jenis arsip berdasar pada tugas dan fungsi organisasi.  Identitas unit pencipta arsip semakin ditampakan pada penamaan berkas berkas berdasarkan fungsi struktur level eselon 4 (seksi/subag/subid). 

Kejelasan praktik ajaran prinsip pengelolaan kearsipan adalah ketika mengembalikan arsip yang terpisah dari unit asli pencipta, misalnya jika arsip diketemukan pada saat organisasi eselon 3 telah berubah nama, namun penamaan berkas tetap sesuai dengan eselon 3 sampai struktur level eselon4 sebelum dirubah. Dan daftar arsip dinamai dengan struktur level eselon 2 atau 1 terkait.

Paradigma Yuridis Legacy/kebuktian / evidence

Konteks penciptaan arsip yang berlangsung sejalan dengan berjalannya tugas pokok dan fungsi organisasi mendasarkan pada peraturan perundang undangan. Penyelenggaraan Negara yang berdasarkan kepastian hukum pada setiap bidang kehidupan pada undang undang. Kedudukan DPR sebagai lembaga legislative yang mengesahkan UU RI sebagai dasar pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Sedangkan pemerintah sebagai lembaga eksekutif mengusung agenda kebijakan yang akan dituangkan dalam draft UU RI tersebut sebelum disyahkan oleh DPR. Dengan demikian kontek penciptaan arsip atau kemudian rekaman kegiatan oleh organisasi Negara tidak bisa dilepaskan pula dalam paradigma yuridis legacy dalam kontek kegiatan pemerintahan yang mendasarkan pada peraturan perundangan yakni UUD 1945, UU RI, peraturan pemerintah, Peraturan presiden, inpres, peraturan menteri, keputusan menteri, peraturan daerah, keputusan gubernur, peraturan bupati/walikota.

Organisasi Negara berjalan berdasarkan UU RI, pelaksanaan kebijakan pada bidang nya berdasarkan UU RI, Proses business pada bidangnya berdasarkan UU RI. Contoh munculnya organisasi Negara yang baru sebagai amanat dari UU RI harus menjadi pertimbangan arsiparis sehingga arsip dan rekaman kegiatan pada bidangnya tidak hilang keutuhan dan karakteristik kearsipannya.

Contoh kasus pada bidang atau sektor minyak dan gas bumi. Pengaturan pengelolaan minyak dan gas bumi yang mendasarkan pada UU Pertamina direvisi menjadi UU Migas tahun 2001. UU tersebut menghasilkan organisasi baru yang disebut BPMIGAS sebagai organisasi yang melaksanakan secara langsung dalam pengelolaan bidang migas bagian HULU sedangkan BPH Migas dibagian Hilir. Pemerintah yang dalam hal ini Kementerian ESDM Cq, Direktorat Jenderal Migas sebagai organisasi pembuat dan pengawal kebijakan dan pengawasan / regulator. (sebelum munculnya putusan Mahkamah Konstitusi tentang UU Migas pada tahun 2012).

Contoh yang lain proses busines sebagaimana yang tergambar pada UU RI. Contohnya UU Kearsipan tahun 2009. Kearsipan pada UU RI ini menggambarkan proses manajemen kearsipan yang terbagi penciptaan, penggunaan, penyusutan. membedakan arsip dalam arsip dinamis dan arsip statis. UU RI tentang kearsipan tahu 2009 tersebut mengamanatkan setiap organisasi untuk mengelola arsip baik sisi rekaman kegiatan, arsiparis, organisasi kearsipan, dan peran serta masyarakat dalam kearsipan.

Paradigma yuridis inilah yang mempengaruhi praktik kearsipan. Pengelolaan arsip mengacu pada peraturan perundangan terkait. Keberadaan arsip terikat pada keberadaan organisasi. sesuai dengan perundangan terkait. Pemberkasan yang sesuai dengan proses busines yang terdapat dalam peraturan perundangan terkait. Misalnya untuk menelusuri keberadaan arsip kontrak karya Minyak dan Gas Bumi. sesuai dengan UU Migas Tahun 2001, yang berkontrak mengenai pengelolaan migas adalah BPMIGAS atas nama Pemerintah Indonesia. jika penelusuran arsip kontrak karya migas pada pemerintah yakni pada Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas maka jika dipandang dari paradigma yuridis, kementerian ESDM tidak menyimpan fisik asli surat kontrak karya migas. Arsip kontrak karya migas ditandatangani BPMIGAS atas kuasa pemerintah indonesia dengan operator KKKS (Badan Usaha bidang Migas) dan akan disimpan oleh yang berkontrak tersebut.  Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas adalah sebagai regulator dan pengawas bukan sebagai pelaksana, BPMIIGAS lah yang melaksanakan. oleh karena itu arsip kontrak karya terletak di organisasi pelaksana. walaupun ada juga salinan kontrak yang disampaikan ke Menteri ESDM dan Ditjen Migas sebagai laporan. namun nilai arsip kontrak karya migas hanya bersifat tembusan dan pasti kontrak tidak asli.

Jika putusan Mahkamah Konstitusi mengenai BPMIGAS tahun 2012 mendasarkan UUD 1945, maka keberadaan kontrak karya yang berada di Migas akan beralih kepada pemerintah.  asalkan organisasi BPMIGAS digantikan oleh organisasi negara (pemerintah). Organisasi apakah yang akan menggantikan BPMIGAS? dan amanat putusan MK agar  pengelolaan migas ditangani oleh Organisasi negara, sehingga keberadaan arsip kontrak karya dapat berada di pemerintah. Begitulah paradigma yuridis legacy yang mengatakan, keberadaan arsip akan tergantung pada organisasi yang sesuai dengan peraturan perundangan.

Arsip – arsip Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi

Rekaman kegiatan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dapat dilakukan Identifikasi dari standar operasional prosedur (SOP). SOP pada tiap penyelesaian pekerjaan menggambarkan alur kegiatan dan peran dari pegawai. Alur tersebut membutuhkan dokumen atau arsip sebagai dasar bekerja. Hasil kerja berupa data yang kemudian dikompilasi menjadi produk berupa surat keputusan, berupa berita acara, surat dinas, nota dinas, surat perjanjian, notulensi presentasi yang akan mendapatkan pengesahan dari pimpinan organisasi berupa tandatangan dan cap dinas.

Di dalam JRA Migas (Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011), seri arsip terdiri dari pelayanan ekplorasi migas dan pemantauan eksplorasi migas. pelayanan eksplorasi migas terdiri atas rekomendasi presentasi makalah, rekomendasi publikasi makalah, izin pembukaan data, izin pengiriman data ke luar negeri, pengalihan interest, penyisihan wilayah kerja dan pengembalian WK ke Pemerintah atau pengakhiran kontrak. Nasib akhir dari seri pelayanan eksplorasi migas adalah permanen kecuali presentasi dan publikasi makalah. Nasib permanen akan disimpan dalam jangka waktu yang lama (tidak dimusnahkan sebelum terbitnya peraturan JRA yang baru).

A.    Pembukaan Data Migas dalam rangka mencari calon Mitra pengelola blok Migas

1. Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Deputi perencanaan BPMIGAS mengenai proposal KKKS. Proposal termaksud antara lain berisi lingkup pekerjaan (maksud dan tujuan, lokasi pembukaan data, jenis data)
2. Surat penunjukkan petugas ditjen migas untuk menandatangani  proses pembukaan data
3. Berita Acara Pembukaan data/berita acara serah terima data
4.  Undangan kepada petugas ditjen migas untuk menjadi saksi
5. Berkas presentasi dan evaluasi teknis pembukaan data
6. perjanjian tertulis (confidentiality agreement) mengenai kerahasiaan data wilayah kerja.
7. Surat izin pembukaan data yang ditandatangani oleh Direktur Pembinaan Usaha hulu Migas (Pelimpahan dari Dirjen Migas kepada Dir. DME tahun 2007). Masa berlaku izin adalah 3 bulan setelah disyahkan.

Beberapa contoh pada tahun 2009 , pencarian mitra dilakukan oleh pertamina EP ke PTBA dan Arrow Energy untuk Blok Sumbagsel, Petronas Cagliari kepada samudra energy pada Blok Muriah, Pertamina_Hess ke PGN pada Blok Jambi Merang, Santos ke Murphy Oil untuk Blok Donggala, dan masih banyak blok lain.

B.     Penyisihan wilayah Kerja Migas kepada Pemerintah RI berdasarkan Kontrak Kerjasama Production Sharing Contract (PSC)

1.  Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Kepala BPMIGASantara lain surat dan dokumen berupa : peta, koordinat dan luas wilayah yang disisihkan dan dipertahankan, peta prospek dan lead daerah yang disisihkan, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi

2.  Berita acara serah terma data yang disisihkan (BPMIGAS dengan kontraktor/operator)

3.  Berkas evaluasi teknis dan presentasi KKKS

4.  Surat persetujuan penyisihan wilayah kerja ditandatangani oleh Direktur Jenderal Migas (pelimpahan kewenangan menteri Pertambangan dan energi tahun 1996). Surat ditujukan kepada Kepala BPMIGAS dan perusahaan bersangkutan

Contoh dasar pada kontrak PSC Section III Blok Citarum antara BPMIGAS dengan PT Bumi Parahyangan Ranhill oktober 2005, PSC Section III Blok west Kampar antara BPMIGAS dengan PT Sumatera Persada energy. PSC section III clause 3.3 Blok Madura Offshore antara Pertamina dengan talisman tahun 2001

C.     Pengembalian wilayah Kerja Migas kepada pemerintah RI berdasarkan kontrak kerjasama PSC berakhir tidak menemukan cadangan migas melalui BPMIGAS

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas laporan terminasi, peta prospek dan lead, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan keuangan dan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi dan laporan asset

2.  Disposisi Menteri kepada Direktur Jenderal Migas

3.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

4.  Rekomendasi Direktur Jenderal Kepada Menteri yakni berupa nota dinas ke menteri dilampirkan draft surat persetujuan yang akan ditandatangani oleh Menteri ESDM

Contoh pengakhiran kontrak  adalah PSC Binjai, PSC Blok Nila west natuna pada tahun 2006, Blok Salikili oleh KKKS Total pada 2009, PSC Blok Tanjung Utara tahun 2009, PSC Blok Tanjung Jabung tahun 2008

D.    Pengembalian anggaran yang disediakan KKKS sebagai jaminan 2 tahun untuk membiayai kegiatan eksplorasi

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas berupa dokumen dari proses lelang di media atau joint survei dengan Kontraktor lainnya sampai penunjukan pemenang, WP&B, AFE.

2.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.  Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.  Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas

E.     Pengalihan interest (kepemilikan sebagian atau seluruhnya dari nilai asset terhadap hak dan kewajiban Kontraktor dalam melaksanakan komitmen di Kontrak Kerja Sama) untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1.    Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan Perjanjian kerahasiaan kerahasiaan data yang telah ditandatangani apra pihak, berita acara pembukaan data yang ditandatangani antara ditjen migas dengan pembuka data, profil perusahaan BU?BUT yang menerima pengalihan interest, akte pendirian perusahaan dan perubahannya, bukti afiliasi berupa daftar pemegang daham (registered of shareholders) atau akta pendirian/anggaran dasar (memorandum incorporation/article of association) dalam bentuk notarial deed, perjanjian pengalihan interest/deed assignment/fam in-out agreement, laporan nilai ekivalen kuantitatif besaran prosentasi interest, surat kesedian untuk mengambil tanggung jawab kegiatan eksplorasi dan eksploitasi diatas materai yang ditandatangani pimpinan tertinggi antara perusahaan yang melakukan pengalihan interest dengan calon mitra kerja

2.    Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.    Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.    Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas (pelimpahan kewenangan Menteri Tamben tahun 2000 kepada Dirjen migas)

F. Pengiriman data ke luar negeri dalam rangka analisis lebih lanjut (processing) yang tidak dapat dilakukan di Indonesia untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1. Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan lingkup pekerjaan (mencakup maksud dan tujuan pengiriman data, daerah tujuan/lokasi pelaksanaan, bentuk dan cara pengiriman, tata waktu), perjanjian kerahasiaan data antara pengirim dan penerima data, daftar data, copy WP&B, copy AFE, surat pernyataan kesediaan untuk mengembalikan data ke Indonesia dan surat pernyataan diatas materai yang ditandatangani pimpinan KKS bahwa kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan di dalam negeri serta penjelasan dari penyedia jasa dalam negeri tidak dapat melaksanakan kegiatan dimaksud.
2. Berkas evaluasi teknis dan presentasi
3. Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Direktur pembinaan usaha hulu migas (pelimpahan kewenangan Dirjen Migas tahun 200t kepada dir DME)

Perawatan Arsip Kertas

Hal yang perlu diperhatikan dalam perawatan kertas dapat diawali dengan penentuan kertas yang dipergunakan untuk media arsip yakni tingkat keasaman yang terkandung pada kertas dan tinta. Dalam hal perawatan, faktor cahaya baik cahaya matahari dan lampu listrik sangat berperan dalam merusak kertas. Partikel yang dibawa oleh udara seperti debu, pasir halus, partikel dari polusi kendaraan bermotor atau asap motor akan menyebabkan noda noda pada kertas.

Kertas dalam menuangkan rekaman informasi mempunyai kandungan kimia yang beragam. Kertas yang terbuat dari serat kayu.  Residu bahan bahan kimia yang digunakan pembuatan kertas, lignin, alum-rosin sizing, zat pemutih mepengaruhi tingkat keasaman kertas. Lignin adalah senyawa kimia yang terdapat dalam kayu sebagai bahan pengikat antar serat. Reaksi oksidasi dari lignin akan menyebabkan kertas menjadi coklat dan kekuatan kertas mudah sobek. Untuk itulah lignin dihilangkan mempergunakan bahan bahan kimia tertentu.

Zat kima kedua yang mempengaruhi tingkat keasaman kertas yakni zat sizing alum-rosing. Zat ini dipergunakan untuk mengurangi daya serap air dari kertas. Sifat kertas yang mudah menyerap air mengakibatkan tinta yang ditulis di atas kerta akan mengembang. Untuk itulah penggunaan alum rosin dapat mengantisipasi hal tersebut.

Zat pemutih seperti hipoklorit, klor di oksida dan per oksida juga merupakan sumber keasaman. Penghilangan  zat tersebut dengan pemasakan yang sempurna pada saat pemasakan untuk memisahkan lignin dan zat zat lain yang tidak diinginkan.

Sumber asam selain berasal dari kertas, dapat juga berasal dari tinta. Perkembangan mesin cetak (printer) membedakan tinta yakni inkjet dan tonner. Adanya asam di dalam tinta mengakibatkan kertas akan terkikis dan membentuk lubang pada bagian bagian yang tertulisi oleh tinta.

Sinar matahari yang terlalu terik dan sinar lampu yang terlalu terang akan merusak arsip kertas. Kerusakan yang ditimbulkan yakni adalah pemudaran ketikan dan kerapuhan kertas serta berubah warna putihnya kertas. Sinar matahari yang terik menyebabkan naiknya suhu udara sehingga kerta menjadi getas, begitu pula jika sinar lampu listrik terlalu terang untuk itu diperlukan pelembabab yang sesuai. Akan tetapi jika suhu udara terlalu lembab akan menjadi media tumbuhnya jamur.

Kesimpulan: hal hal tersebut di atas akan menjadikan dasar tindakan perawatan arsip kertas. Para arsiparis secara tanggap dan berkoordinasi dengan pihak pihak terkait. Koordinasi tersebut diantaranya adalan dengan unit kerja pengadaan sarana prasarana kerja (biasanya bagian perlengkapan) agar mengadakan kertas yang mempunyai tingkat keasaman rendah. Pemilihan tinta untuk mesin cetak juga harus yang rendah tingkat asamnya.

Koordinasi dengan petugas kebersihan dilakukan agar ruang kerja atau ruang arsip dapat terbebas dari debu, asap rokok, pasir halus dengan mesin penyedot debu secara teratur dan berkala. Arsiparis juga memberikan masukan agar pencahayaan yang terdapat ruang arsip dapat melindungi kertas, cahaya matahari masuk tidak terlalu terik atau lampu juga tidak terlalu terang, pun dengan pengaturan suhu yang konstan.

Sumber bacaan: modul diklat penyetaraan arsparis , PUSDIKLAT ANRI seri terbatas (digandakan pada tahun 2010)